PROSES PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PENILAIAN (VETTING) PK.UniMAP.(O).17

(1)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

PROSEDUR OPERASI

PROSES PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PENILAIAN

(VETTING)

PK.UniMAP.(O).17

Disediakan Oleh: Disemak Oleh:

PENOLONG PENDAFTAR

BPA TIMBALAN DEKAN BPA

Diluluskan Oleh:

____________________________________

(Prof. Ir. Dr. Rezuwan Kamarudin) Dekan

Pengurusan Akademik

(2)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi garis panduan bagi merancang serta melaksanakan proses penyediaan kertas soalan peperiksaan dan penilaian (vetting).

2.0 SKOP

Prosedur ini diterimapakai oleh Pengurusan UniMAP dan staf akademik/pentadbiran semasa proses penyediaan kertas soalan-soalan peperiksaan dan penilaian (vetting).

3.0 SINGKATAN

Dk : Dekan

TD : Timbalan Dekan

PR : Pengerusi Rancangan/Program Chairman

KK : Ketua Kursus

Psy : Pensyarah

PP UP : Penolong Pendaftar, Unit Peperiksaan PP PPgn : Penolong Pendaftar, Pusat Pengajian MPPP : Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian

MPU : Majlis Peperiksaan Universiti

(3)

4.0 DEFINISI

Kertas soalan

peperiksaan : Kertas soalan bagi peperiksaan meliputi soalan-soalan bagi ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir di dalam semester.

Pemeriksa : Pensyarah atau sekumpulan pensyarah yang mengajar sesuatu kursus tertentu, dan bertanggungjawab untuk menyediakan kertas soalan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir di dalam semester bagi kursus tersebut (sekiranya berkenaan sebagaimana yang terkandung dalam Borang HEA01- Borang Penawaran Kursus Baru bagi kursus tersebut).

Pensyarah atau sekumpulan pensyarah ini juga akan bertanggungjawab untuk memeriksa skrip kertas jawapan yang berkaitan dan menilai markah pelajar berdasarkan skema pemarkahan.

Penilai : Pensyarah (sekurang-kurangnya 2 orang) yang mempunyai kepakaran dalam bidang kursus yang dinilai.

Walaubagaimanapun mereka tidak terlibat langsung dalam proses membangunkan set asal kertas soalan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir untuk dinilai (terkecuali untuk kursus tertentu contohnya bahasa asing).

Pengawas : Staf akademik (Pensyarah/Pegawai Latihan Vokasional) yang dicadangkan oleh PPUP bagi sesuatu kursus dengan persetujuan dan cadangan daripada Dekan di pusat pengajian; dan Pengawas ini adalah bertanggungjawab untuk mengawasi dan memantau perjalanan semasa sesi ujian/peperiksaan sedang

(4)

dijalankan bagi mengelakkan sebarang kes salahlaku.

Penilaian (vetting) : Proses penilaian oleh beberapa orang Penilai terhadap kualiti kertas soalan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir yang disediakan oleh Pemeriksa dengan melengkapkan Bahagian A & B di dalam Borang HEA04 (peperiksaan akhir) dan borang 15L (ujian).

Portal Dk/PP : Laman web yang disediakan khas untuk PP untuk memapar dan memuat turun borang-borang yang berkaitan dengan akademik, contoh HEA 02(B)

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 ISO 9001:2015 eqdoc.unimap.edu.my

5.2 ISO 9000:2015 eqdoc.unimap.edu.my

5.3 Manual Sistem Pengurusan Kualiti eqdoc.unimap.edu.my MSPK-UniMAP-01/16

5.4 Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian

PNA 03 (B)

Pejabat Pengurusan

Akademik DS.PK.UniMAP.(O).23-

01

(5)

5.5 Garis Panduan Pelaksanaan Proses Vetting

PNA 03 (C)

Pejabat Pengurusan

02

5.6 Garis Panduan Pemeriksa- Pemeriksa Menyediakan Soalan- soalan Peperiksaan

Pejabat Pengurusan

03

6.0 INPUT PROSES

6.1 Memo tentang Pekeliling Peperiksaan berhubung tarikh-tarikh keperluan pembangunan kertas peperiksaan.

6.2 Borang appropriateness, HEA-04, HEA-05 dan HEA-06, HEA-15L

(6)

7.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

PP UP 1. Keluarkan memo tentang Pekeliling Peperiksaan berhubung tarikh-tarikh keperluan pembangunan kertas peperiksaan.

PP PPgn 2. Hebahkan memo tersebut kepada ; TD, PR, KK, Psy.

TD 3. Melantik Psy sebagai penilai bagi subjek-subjek yang ditawarkan di PP/Fakulti.

KK/Psy 4. Sediakan soalan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir.

Penilai 5. Jalankan proses vetting terhadap soalan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir yang telah disediakan beserta dengan Borang appropriateness, HEA-04, HEA-05 dan HEA-06, HEA-15L diperingkat pusat pengajian dan dapatkan kelulusan Dk terhadap proses penilaian (vetting) tersebut.

Dk 6. Semak dan luluskan penilaian (vetting) tersebut

PP 7. Hantar soalan peperiksaan akhir ke Unit Peperiksaan beserta dengan borang HEA-15i

(7)

PP UP/KK/Psy 8. Adakan proses penilaian (vetting) diperingkat universiti untuk peperiksaan akhir.

9. Cetak soalan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir

10. Laksanakan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir

8.0 OUTPUT PROSES

8.1 Kertas soalan peperiksaan akhir 8.2 Borang HEA-15i

9.0 PENUNJUK PRESTASI

Bil. Perkara Penunjuk Prestasi

(Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos) 9.1 Keputusan vetting dikeluarkan Seminggu selepas mesyuarat

diperingkat univesiti

(8)

10.0 RISIKO BERKAITAN

10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini.

Risiko/Risk Kemungkinan (Likelihood)

a

Keterukan (Severity)

b

Penilaian Risiko (a x b)

Aras

Risiko Mitigasi / Mitigation Soalan tidak

memenuhi keperluan EAC dari segi peringkat kognitif

1 3 3 Rendah

KK perlu memahami garis panduan penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir

Penilai tidak mempunyai pengetahuan yang sesuai

3 2 6 Sederhana

TD (A&A) perlu melantik penilai yang mempunyai pengetahuan berkaitan dengan kursus yang dinilai.

Soalan peperiksaan terbocor selepas vetting

1 4 4 Sederhana

KK perlu memahami garis panduan pelaksanaan proses vetting

(9)

11.0 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh

Simpanan 7.1

Fail Kompilasi Borang HEA04, HEA05, HEA06 &

HEA15(i),HEA15L

RK.UniMAP.(O).23-01 Bilik Fail Pusat

Pengajian 5 tahun

7.2 Salinan kertas soalan ujian/peperiksaan

pertengahan semester dan peperiksaan akhir yang disemak semasa proses penilaian (vetting).

Bilik Fail Pusat

Pengajian 5 tahun

12.0 LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 – Carta Alir Prosedur Proses Penyediaan Soalan Peperiksaan dan Penilaian (Vetting).

(10)

Lampiran 1

CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PENILAIAN (VETTING)

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod

Mula

PP UP 1. Keluarkan memo tentang Pekeliling Peperiksaan

berhubung tarikh-tarikh keperluan pembangunan kertas peperiksaan

Memo

PP 2. Hebahkan memo tersebut kepada ; TD, PR, KK,

Psy.

Memo

TD(A&A) 3. Melantik Psy sebagai penilai bagi subjek-subjek yang ditawarkan di PP/Fakulti.

Surat perlantikan

KK/Psy 4. Sediakan soalan peperiksaan akhir. Deraf soalan

peperiksaan akhir

Penilai

5. Jalankan proses vetting terhadap soalan peperiksaan akhir yang telah disediakan beserta dengan Borang appropriateness, HEA-04, HEA- 05, HEA-06 dan HEA 15l diperingkat pusat pengajian dan dapatkan kelulusan Dk terhadap proses penilaian (vetting) tersebut.

Borang appropriateness, HEA-04, HEA-05, HEA-06 dan HEA 15l

Dk 6. Semak dan luluskan vetting tersebut Borang penilaian

PP 7. Hantar soalan peperiksaan akhir ke Unit

Peperiksaan beserta dengan borang HEA-15i

Kertas soalan peperiksaan akhir

PP UP/KK/Psy 8. Adakan proses penilaian (vetting) diperingkat universiti untuk peperiksaan akhir

Borang penilaian dan Kertas soalan peperiksaan akhir 7

1

4 2

5

6

8 Ya Ya Tidak

Tidak

Tidak 3

Ya

(11)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan 9. Cetak soalan peperiksaan akhir

10. Laksanakan ujian/peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir

Tamat 10

9