PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PROSES VETTING PK.UniMAP.(O).23

(1)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

PROSEDUR

PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN

DAN PROSES VETTING

PK.UniMAP.(O).23

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PENSYARAH KANAN WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________ (Prof. Ir. Dr. Rezuwan Kamaruddin)

Dekan

(2)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi garis panduan bagi merancang serta melaksanakan proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting.

2.0 SKOP

Prosedur ini diterimapakai oleh Pengurusan UniMAP dan staf akademik/pentadbiran semasa proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting.

(3)

3.0 SINGKATAN

TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

Dekan PA : Dekan Pengurusan Akademik

Dk : Dekan

Pgh : Pengarah

TD (A&P) : Timbalan Dekan (Akademik & Penyelidikan)

PR : Pengerusi Rancangan/Program Chairman

KPe : Ketua Pemeriksa

Pe : Pemeriksa

PP PTNC (A&A) : Penolong Pendaftar, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

PP UP : Penolong Pendaftar, Unit Peperiksaan PP PPK : Penolong Pendaftar, Pusat Pengajian PT(A&P) : Pembantu Tadbir (Akademik & Pelajar)

(4)

MPPP : Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian

MPU : Majlis Peperiksaan Universiti

JPA KK

: :

Jawatankuasa Pengurusan Akademik Ketua Kursus

4.0 DEFINISI

Kertas soalan

peperiksaan akhir : Kertas soalan bagi peperiksaan akhir sahaja, dan bukannya melibatkan kertas soalan bagi ujian pertengahan semester yang dijalankan antara minggu ke-5 hingga minggu ke-7 semester pengajian.

Pemeriksa : Pensyarah atau sekumpulan pensyarah yang mengajar sesuatu kursus tertentu, dan bertanggungjawab untuk menyediakan kertas soalan peperiksaan akhir bagi kursus tersebut (sekiranya berkenaan sebagaimana yang terkandung dalam Borang HEA01-Borang Penawaran Kursus Baru bagi kursus tersebut). Pensyarah atau sekumpulan pensyarah ini juga akan bertanggungjawab untuk memeriksa skrip kertas jawapan yang berkaitan dan menilai markah pelajar berdasarkan skema pemarkahan.

(5)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Penilai : Pensyarah (sekurang-kurangnya 2 orang) yang

mempunyai kepakaran dalam bidang kursus yang dinilai, namun tidak langsung terlibat dalam proses membangunkan menyediakan set asal kertas soalan peperiksaan akhir untuk dinilai.

Pengawas : Staf akademik (Pensyarah/Pegawai Latihan Vokasional) yang dicadangkan oleh PPUP bagi sesuatu kursus dengan persetujuan dan cadangan daripada Dekan di pusat pengajian; dan Pengawas ini adalah bertanggungjawab untuk mengawasi dan memantau perjalanan semasa sesi peperiksaan akhir sedang dijalankan bagi mengelakkan sebarang kes penipuan.

Vetting : Proses penilaian oleh beberapa orang Penilai ke atas

kualiti kertas soalan peperiksaan yang disediakan oleh Pemeriksa dengan melengkapkan Bahagian A & B Borang HEA04.

Portal AR : Laman web yang disediakan khas untuk PPPP untuk

memapar dan memuat turun borang-borang yang berkaitan dengan akademik, contoh HEA 02(B)

(6)

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti - Seksyen 3.3.3

Pengendalian, Penilaian dan Peperiksaan.

Bilik Dokumen MK-UniMAP-01

5.2 Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian

PNA 03 (B)

Pejabat Pengurusan

Akademik DS.PK.UniMAP.(O).23-01

5.3 Garis Panduan Pelaksanaan Proses Vetting

PNA 03 (C)

Pejabat Pengurusan

Akademik DS.PK.UniMAP.(O).23-02

5.4 _Garis _Panduan Pemeriksa-Pemeriksa Menyediakan Soalan-soalan Peperiksaan

Pejabat Pengurusan

(7)

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

TNC (A&A) 1. Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat universiti.

DPA 2. Membantu TNC (A&A) untuk memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat universiti.

(8)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Dk / Pgh 3. Memastikan kualiti keseluruhan set-set soalan peperiksaan akhir

bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat pusat pengajian.

4. Bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan pelaksanaan proses vetting.

5. Menjamin kualiti soalan-soalan peperiksaan yang dibangunkan berupaya menilai kefahaman pelajar UniMAP berdasarkan sasaran pencapaian Course Outcome (CO) sebagaimana yang terkandung dalam Borang HEA01 (Borang Penawaran Kursus Baru) di peringkat pusat pengajian/pusat dengan membuat pengesahan pada Borang HEA04, Borang HEA05, Borang HEA06 dan Borang Final Exam Question Appropriateness Assesment bagi kursus sarjana muda

TD (A&P) 6. Bertanggungjawab membantu Dekan dalam proses vetting

berjalan lancar.

PP UP 7. Mengeluarkan memo tentang Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 berhubung tarikh-tarikh penting berhubung keperluan pembangunan kertas peperiksaan pada sekitar 10 minggu sebelum minggu peperiksaan akhir. Memo melalui email (softcopy) dan surat rasmi (hardcopy) dihantar kepada semua Dk / Pgh di pusat pengajian / pusat yang menawarkan kursus-kursus akademik.

8. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada PP PPK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

(9)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan PP PPK 9. Menghebahkan memo berhubung Pekeliling Peperiksaan

Bilangan 1 kepada TD (A&P), PR dan KK di pusat pengajian. 10. Menyediakan Borang HEA04, Borang HEA05 dan HEA06 dan

garis pandun penyediaan kertas soalan kepada semua KK yang terlibat untuk membangunkan set soalan peperiksaan akhir untuk dilengkapkan.

(10)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan 11. Mengumpul set soalan peperiksaan akhir beserta Borang

HEA04, Borang HEA05 dan Borang HEA06 daripada KK untuk diteliti sebelum diserahkan kepada PP UP mengikut tarikh ajal yang ditetapkan melalui pengesahan PP PPK dalam Borang HEA15i yang perlu dilampirkan bersama.

12. Memastikan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK telah disediakan mengikut format/template yang telah ditetapkan berdasarkan Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 sebelum diserahkan kepada PP UP.

13. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KPe tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

14. Membuat dan memfailkan salinan pendua borang-borang berkenaan dan disimpan di pusat pengajian/pusat sebagai rekod rujukan.

15. Mencetak Borang HEA02 (B) dari portal setelah selesai proses kemasukan data markah-markah oleh KPe ke dalam Sistem IUS-Pelajar.

16. Menjadi Urusetia dalam menyediakan maklumat-maklumat yang diperlukan bagi menjalankan Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Mesyuarat Khas Majlis mengikut tempoh yang ditetapkan.

17. Menyiap dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian dengan mendapatkan pengesahan dan tandatangan daripada Dk / Pgh sebelum diserahkan kedua-dua laporan tersebut (hard copy & soft copy) kepada PP UP.

(11)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan 18. Menyediakan dua (2) salinan berhubung maklumat lengkap yang

terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian yang difailkan untuk rujukan Dk dan PP PPK sendiri untuk dibawa ke MPU dan sebagai rekod rujukan di pusat pengajian.

KK 19.Merujuk Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian [PNA 03(B)]; Garis Panduan Pemeriksa-pemeriksa Menyediakan Soalan-soalan Peperiksaan dan Format Muka Hadapan Kertas Soalan Peperiksaan

20.Menyediakan draf set soalan peperiksaan akhir mengikut format/template yang telah ditetapkan oleh Universiti dengan merujuk Course Outcome (CO) yang terkandung dalam Borang HEA01 kursus tersebut.

21.Membuat pembetulan (sekiranya ada berdasarkan cadangan input penambahbaikan yang diterima daripada panel Penilai semasa mesyuarat vetting berlangsung) ke atas kertas soalan peperiksaan akhir tersebut untuk tujuan pengharmonian / penambahbaikan.

22.Memastikan bahawa tidak berlaku kesilapan pada kertas soalan yang sudah siap ditaip dan juga memelihara ketepatan maklumat yang terkandung dalam Borang HEA 04, HEA05 dan HEA06 yang telah dilengkapkan sebelum diserahkan kepada PP PPK.

23.Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

(12)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan PR . 24. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima

daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

Penilai 25. Menilai kualiti kertas soalan semasa proses vetting dijalankan serta mencadangkan langkah-langkah untuk menambahbaik kualiti soalan peperiksaan tersebut (sekiranya diperlukan) supaya diambil tindakan oleh KK dengan mengisi Bahagian A dan Bahagian B dalam Borang HEA04.

26. Memastikan kerahsiaan draf soalan akhir yang di-vet semasa proses vetting tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

(13)

7.0 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh

Simpanan

7.1 Fail Kompilasi Borang HEA04, HEA05, HEA06 & HEA15(i)

FRK.UniMAP.(O).23-01 Bilik Fail Pusat

Pengajian 1 tahun

7.2 _{Skrip Jawapan Peperiksaan} Akhir Pelajar * sampel terpilih skrip jawapan peperiksaan akhir pelajar perlu dimasukkan oleh Pemeriksa dalam Fail Lengkap Kursus (Fail Penilaian)

RK.UniMAP.(O).23-02 Bilik Fail Pusat

Pengajian 1 Semester

7.3 Fail Lengkap Kursus

(14)

8.0 LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 – Carta Alir Prosedur Penyediaan Soalan Peperiksaan dan Proses Vetting.

(15)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Lampiran 1

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SOALOAN PEPERIKSAAN AKHIR DAN PROSES VETTING

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod

Mula

TNC (A&A)

1. Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir berada pada standard yang disasarkan

DPA 2. Membantu TNC (A&A) untuk mempastikan

standard soalan seperti yang disasarkan.

Dk / Pgh 3. Memastikan kualiti keseluruhan set soalan

peperiksaan berada dalam standard yang disasarkan.

4. Bertanggungjawab secara keseluruhan

terhadap proses penyedian kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting. 5. Menjamin kualiti soalan-solan peperiksaan

yang dibangunkan berupaya mencapai sasaran pencapaian Course Outcome (CO).

TD (A&P) 6. Bertanggungjawab membantu Dekan _{supaya proses vetting berjalan lancer}

PP UP

7. Mengeluarkan memo tentang Pekeliling

Peperiksaan Bil 1 berhubung tarikh-tarikh penting keperluan pembangunan kertas peperiksaan pada sekitar 10 minggu sebelum minggu peperiksaan akhir . Memo kepada semua Dk/Pgh di PTJ yang menawarkan kursus akademik

(16)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan 8. Memastikan kerahsian set kertas soalan

akhir yang diterima daripada PP PPK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlansung

PP PPK 9. Menghebahkan memo berhubung Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 kepada TD (A&P), PR dan KK di pusat pengajian.

10. Menyediakan borang HEA04/HEA05 dan

HEA 06 kepada semua KK yang terlibat untuk membangunkan set soalan pepriksaan akhir untuk dilengkapkan 11. Mengumpul set soalan peperiksaan akhir

beserta Borang HEA04, Borang HEA05 dan Borang HEA06 daripada KK untuk diteliti sebelum diserahkan kepada PP UP mengikut tarikh ajal yang ditetapkan melalui pengesahan PP PPK dalam Borang HEA15i yang perlu dilampirkan bersama.

12. Memastikan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK telah disediakan mengikut format/template yang telah

ditetapkan berdasarkan Pekeliling

Peperiksaan Bilangan 1 sebelum

diserahkan kepada PP UP.

13. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KPe tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

14. Membuat dan memfailkan salinan pendua borang-borang berkenaan dan disimpan di pusat pengajian/pusat sebagai rekod rujukan.

(17)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan 15. Mencetak Borang HEA02 (B) dari portal

setelah selesai proses kemasukan data markah-markah oleh KPe ke dalam Sistem IUS-Pelajar.

16. Menjadi Urusetia dalam menyediakan

maklumat-maklumat yang diperlukan bagi menjalankan Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Mesyuarat Khas Majlis mengikut tempoh yang ditetapkan.

17. Menyiap dan memastikan ketepatan

maklumat yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian dengan mendapatkan pengesahan dan tandatangan daripada Dk / Pgh sebelum diserahkan kedua-dua laporan tersebut (hard copy & soft copy) kepada PP UP.

18. Menyediakan dua (2) salinan berhubung maklumat lengkap yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian yang difailkan untuk rujukan Dk dan PP PPK sendiri untuk dibawa ke MPU dan sebagai rekod rujukan di pusat pengajian.

KK 19. Merujuk Garis Panduan Penyediaan

Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian [PNA 03(B)]; Garis Panduan

Pemeriksa-pemeriksa Menyediakan

Soalan-soalan Peperiksaan dan Format

Muka Hadapan Kertas Soalan

(18)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan 20. Menyediakan draf set soalan peperiksaan

akhir mengikut format/template yang telah ditetapkan oleh Universiti dengan merujuk Course Outcome (CO) yang terkandung dalam Borang HEA01 kursus tersebut. 21. Membuat pembetulan (sekiranya ada

berdasarkan cadangan input

penambahbaikan yang diterima daripada panel Penilai semasa mesyuarat vetting berlangsung) ke atas kertas soalan peperiksaan akhir tersebut untuk tujuan pengharmonian / penambahbaikan.

22. Memastikan bahawa tidak berlaku

kesilapan pada kertas soalan yang sudah siap ditaip dan juga memelihara ketepatan maklumat yang terkandung dalam Borang HEA 04, HEA05 dan HEA06 yang telah dilengkapkan sebelum diserahkan kepada PP PPK.

23. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

PR . 24. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan

akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

Penilai 25. Menilai kualiti kertas soalan semasa

proses vetting dijalankan serta

mencadangkan langkah-langkah untuk menambahbaik kualiti soalan peperiksaan tersebut (sekiranya diperlukan) supaya diambil tindakan oleh KK dengan mengisi

(19)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Bahagian A dan Bahagian B dalam Borang HEA04.

26. Memastikan kerahsiaan draf soalan akhir yang di-vet semasa proses vetting tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

Tamat