TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD WATES KULON PROGO KARYA TULIS ILMIAH

(1)

i

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN

BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD WATES KULON PROGO

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun Oleh:

LUTHFI NISRINA SALSABILA 1314045

PROGRAM STUDI

PEREKAM DAN INFORMASI KEHATAN (D-3) SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA

(2)

(3)

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur peneliti haturkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Usulan Penelitian ini dengan baik. Usulan Penelitian ini berjudul “Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di RSUD Wates” merupakan persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kuswanto Hardjo, dr.,M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM.,MPH selaku Ketua Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

3. Kori Puspita Ningsih, A.Md.,SKM selaku dosen pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan dalam pembuatan karya tulis.

4. Ibnu Mardiyoko, SKM.,MM selaku dosen penguji yang telah menguji serta membimbing dalam pembuatan karya tulis ilmiah.

5. Staf dan dosen-dosen Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukung melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis ilmiah ini.

6. dr. Lies Indriyati, Sp.A selaku Direktur RSUD Wates Kulon Progo yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian.

7. Dewi Natalia, A.Md selaku kepala instalasi rekam medis RSUD Wates Kulon Progo yang telah membantu dalam penyusunan penelitian

8. Seluruh staf dan pegawai rekam medis di RSUD Wates Kulon Progo yang telah mendukung dan melancarkan kegiatan penelitian

9. Bapak dan Ibu tersayang yang telah memberi doa dan semangat serta telah mendukung baik secara moril maupun materiil untuk tercapainya

(5)

v

penelitian ini, serta atas kesabarannya, doanya yang tidak pernah telat dipanjatkan untuk kelancaran penelitian

10. Teman-teman atas kebersamaan dan dukungannya yang sangat berarti 11. Semua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, yang telah

mendukung dan membantu dalam menyusun penelitian

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan usulan penelitian ini jauh dari sempurna.Namun hanya dapat bermanfaat bagi yang membacanya.

Yogyakarta, Juli 2017

(6)

vi Daftar Isi

Halaman Judul ... i

Halaman Pengesahan ... ii

Surat Pernyataan... iii

Kata Pengantar ... iv

Daftar Isi... vi

Daftar Tabel ... viii

Daftar Gambar ... ix

Daftar Singkatan... x

Daftar Lampiran ... xi

Daftar Coding ... xii

INTISARI ... xiii ABSTRACT ... xiv BAB I Pendahuluan ... 1 A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 2 C. Tujuan Penelitian ... 2 D. Manfaat Penelitian ... 2 E. Keaslian Penelitian ... 3

BAB II Tinjauan Pustaka ... 5

A. Tinjauan Teori ... 5

B. Landasan Teori ... 14

C. Kerangka Konsep ... 16

D. Pertanyaan Penelitian ... 16

BAB III Metode Penelitian ... 15

A. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian ... 17

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 17

C. Subjek dan Objek Penelitian ... 18

D. Definisi Operasional ... 18

E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data ... 19

F. Instrumen Pengumpulan Data ... 20

G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ... 21

H. Metode Pengolahan dan Analisis Data ... 22

I. Etika Penelitian ... 24

(7)

vii

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ... 26

B. Hasil Penelitian ... 29

C. Pembahasan ... 43

D. Keterbatasan Penelitian ... 51

BAB V Kesimpulan dan Penutup ... 52 Daftar Pustaka

(8)

viii Daftar Tabel

Tabel 3.1 Definisi Operasional ... 16

Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan ... 23

Tabel 4.1 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan ... 29

Tabel 4.2 Hasil Observasi Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis ... 30

Tabel 4.7 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan ... 33

Tabel 4.8 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis ... 34

(9)

ix

Daftar Gambar

(10)

x

Daftar Singkatan APAR : Alat Pemadam Kebakaran

KARS : Komisi Akreditasi Rumah Sakit MFK : Manajemen Fasilitas dan Keselamatan MKI : Manajemen Komunikasi dan Informasi RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SDM : Sumber Daya Manusia SKM : Surat Keterangan Medis SMA : Sekolah Menengah Atas SMP : Sekolah Menengah Pertama SOP : Standar Operasional Prosedur

(11)

xi

Daftar Lampiran Lampiran 1. Surat Izin Studi Pendahuluan

Lampiran 2. Surat Izin Penelitian

Lampiran 3. Surat Persetujuan Studi Pendahuluan dari RSUD Wates Lampiran 4. Surat Persetujuan Penelitian dari RSUD Wates

Lampiran 5. Pengantar Wawancara Lampiran 6. Pedoman Wawancara Lampiran 7. Persetujuan Responden

Lampiran 8. Persetujuan Subyek Triangulasi Sumber Lampiran 9. Transkip Wawancara

Lampiran 10. Checklist Observasi Lampiran 11. Checklist Dokumentasi

Lampiran 12. Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis Lampiran 13. Panduan Manajemen Risiko di RSUD Wates Lampiran 14. Kebijakan Pelepasan Informasi

(12)

xii

DAFTAR CODING

Coding 1 Upaya rumah sakit dalam menjaga berkas rekam medis dari aspek isi di RSUD Wates ... 29 Coding 2 Upaya rumah sakit dalam menjaga berkas rekam medis dari aspek fisik di RSUD Wates ... 30 Coding 3 Kebijakan yang mengatur tentang pentingnya menjaga keamanan berkas rekam medis ... 32 Coding 4 Sosialisai pentingnya menjaga berkas rekam medis ... 33 Coding 5 Sarana dan Prasarana di ruang filing RSUD Wates ... 34

(13)

xiii

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD WATES KULON PROGO

Oleh:

Luthfi Nisrina Salsabila¹, Kori Puspita Ningsih²

INTISARI

Latar Belakang : Setiap pelayanan salah satunya rumah sakit wajib membuat rekam medis yang dibuat oleh dokter maupun dokter gigi sebagai dasar menentukan diagnosis dan tindakan selanjutnya kepada pasien. Faktor yang menunjang dalam manajemen pengelolaan rekam medis salah satunya adalah faktor keamanan berkas rekam medis karena rekam medis mempunyai aspek yang mengandung informasi yang penting dan bersifat rahasia.

Tujuan Penelitian : Mengetahui aspek keamanan isi berkas rekam medis dan mengetahui aspek keamanan fisik berkas rekam medis di RSUD Wates.

Metode Penelitian : Jenis penelitian ini yaitu deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian cross sectional. Subyek dalam penelitian ini yaitu kepala instalasi rekam medis dan petugas filing RSUD Wates dan obyek dalam penelitian ini yaitu rak penyimpanan, berkas rekam medis dan ruang filing. Hasil : Berkas rekam medis di RSUD Wates bersifat rahasia. Keamanan berkas rekam medis dari segi fisik masih terdapat beberapa komponen yang belum aman seperti pintu ruangan yang selalu terbuka. Sedangkan keamanan berkas rekam medis dari segi non fisik masih terdapat beberapa komponen yang belum aman seperti dari bahaya bencana kebakaran, pihak lain yang tidak berwenang, dan debu serta suhu ruangan yang masih tinggi.

Kesimpulan : Berkas rekam medis bersifat rahasia, dengan demikian pintu ruangan filing harus selalu dalam keadaan tertutup agar terhindar dari bahaya pencurian atau penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang.

Kata Kunci : Keamanan, Berkas rekam medis

¹Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

²Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

(14)

xiv

REVIEW OF MEDICAL RECORD SECURITY ASPECTS IN WATES HOSPITAL KULON PROGO

By:

Luthfi Nisrina Salsabila¹, Kori Puspita Ningsih²

ABSTRACT

Background : Each service one of which the hospital must create a medical record created by doctors and dentists as a basis for determining the diagnosis and further action to the patient. Factors that support the management of medical record one of them is the security factor of medical records file because medical record has aspect containing information that is important and confidential.

Objectives: To know the safety aspect of medical record file content and to know the physical security aspect of medical record file at Wates Hospital.

Method : The type of this research is descriptive with qualitative approach and cross sectional study design. Subjects in this research are head of medical record and filing officer of RSUD Wates and object in this research is storage rack, medical record file and filing room.

Result : The medical record file at Wates Hospital is confidential. Security records of medical records in terms of physical there are still some unsafe components such as the door of the room is always open. While the safety of medical records records in terms of non-physical there are still some unsafe components such as from the danger of fire disaster, others who are not authorized, and dust and room temperature is still high.

Conclusion : The medical record file is confidential, so the filing room door must always be closed to avoid theft or misuse by unauthorized persons.

Keywords : Security, Medical record files

¹ Student Diploma 3 Program of Medical Recorders and Health Information STIKES General Achmad Yani Yogyakarta

² Lecturer of Diploma 3 Program of Medical Recorders and Health Information STIKES General Achmad Yani Yogyakarta

(15)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era saat ini, kesehatan menjadi suatu kebutuhan yang harus dipenuhi oleh setiap individu. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, terdapat sarana penunjang berupa fasilitas pelayanan kesehatan, baik pelayanan primer (Puskesmas) maupun pelayanan sekunder (Rumah Sakit) yang sebagai tindak lanjut pelayanan primer.

Menurut Undang-undang No. 44 tahun 2009 rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat, agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

Menurut Permenkes Nomor 269 pasal 1 ayat 1 tahun 2008 Rekam Medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Untuk menghasilkan data yang akurat, terpercaya, teratur, tepat waktu maka sangat diperlukan manajemen pengelolaan rekam medis yang baik di rumah sakit. Dalam manajemen pengelolaan rekam medis yang baik salah satu faktor yang menunjang adalah faktor keamanan berkas rekam medis karena rekam medis mempunyai aspek kegunaan dalam pelayanan kesehatan pasien salah satu kegunaan rekam medis adalah aspek dokumentasi yang mengandung informasi yang penting dan bermanfaat dari berbagai pihak.

RSUD Wates merupakan rumah sakit tipe B Pendidikan. RSUD Wates merupakan salah satu pusat pelayanan kesehatan yang terletak di daerah Wates Kulon Progo. Berdasarkan studi pendahuluan yang

(16)

2

dilakukan pada 13 Mei 2017, di RSUD Wates diketahui berkas rekam medis di ruang penyimpanan kurang terjaga karena kondisi ruang penyimpanan berkas rekam medis terbuka, petugas yang makan dan minum diruang penyimpanan. Hal ini beresiko berkas rekam medis dapat dicuri atau diambil dan dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah dalam penelian ini adalah “Bagaimana aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates?”

C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum

Mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates 2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui aspek keamanan isi berkas rekam medis di RSUD Wates

b. Mengetahui aspek keamanan fisik berkas rekam medis di RSUD Wates

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Mahasiswa

a. Dapat menambah wawasan mengenai pentingnya dalam menjaga berkas rekam medis

b. Dapat menerapkan teori di perkuliahan untuk dipraktikan di lahan c. Dapat menjadi pembelajaran untuk diterapkan pada masa yang

akan datang 2. Bagi Rumah Sakit

Mendapatkan masukan dan evaluasi untuk menjaga berkas rekam medis pasien agar meminimalisir terjadinya berkas yang rusak dan hilang.

3. Bagi Institusi Pendidikan

Menambah reverensi untuk perpustakaan dan sebagai bahan tolak ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan.

(17)

3

E. Keaslian Penelitian

Menurut pengamatan peneliti, penelitian dengan judul “Tinjauan Aspek Keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates” belum pernah dilakukan, namun ada beberapa penelitian yang hampir sama, yaitu : 1. Hanna Taslima R (2016) dengan judul “Keamanan Berkas Rekam

Medis di RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang”.

Hasil Penelitian : Keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik di RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang pada komponen yang aman adalah tinta, keras. Sedangkan komponen yang tidak aman adalah map dan rak terbuka. Untuk keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi non fisik RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang pada komponen yang aman adalah gempa. Sedangkan komponen yang tidak aman adalah bahaya bencana kebakaran, pihak lain/tidak berwenangan, debu, dan kecoa.

Persamaan : Jenis penelitian yang digunakan adalah dengan metode penelitian deskriptif. Subjek pada penelitian ini adalah Kepala Instalasi Rekam Medis

Perbedaan : Penelitian Hanna Taslima (2016) bertujuan Mengetahui keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik dan non fisik di RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates.

2. Yuliana Duwi Antari (2015) dengan judul “Persepsi Petugas Rekam Medis Terhadap Keamanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sanden Bantul”.

Hasil Penelitian : Menurut persepsi petugas rekam medis terhadap keamanan berkas rekam medis dari segi fisik masih terdapat beberapa komponen yang belum aman seperti map berkas rekam medis. Menurut persepsi petugas rekam medis terhadap keamanan berkas rekam medis dari segi non fisik masih terdapat komponen yang

(18)

4

belum aman seperti dari bahaya bencana kebakaran, pihak lain dan debu.

Persamaan : Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif, Rancangan penelitian yang digunakan adalah cross sectional, Subjek dalam penelitian ini adalah petugas rekam medis.

Perbedaan : Penelitian Yuliana Duwi Antari (2015) bertujuan untuk mengetahui persepsi petugas rekam medis terhadap keamanan berkas rekam medis Puskesmas Sanden Bantul baik dari fisik maupun non fisik, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates.

3. IrmaYusrotun FJ (2016) dengan judul “Tinjauan Keamanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Jatisrono 1 Kabupaten Wonogiri”.

Hasil Penelitian : Menurut Tinta yang digunakan untuk pencatatan berkas rekam medis sudah jelas, dan mudah untuk dibaca. Kertas yang digunakan adalah jenis kertas manila berat 160 gram. Dari segi map belum aman karena berkas rekam medis tersimpan dalam bentuk selembar kertas. Rak berkas terbuka dan banyak debu. Dari bahaya kebakaran belum aman karena belum terdapat alat pemadam kebakaran dan tidak ada pengecekan sekring listrik

Persamaan : Jenis penelitian yang digunakan deskriptif. Teknik pengambilan datanya meliputi wawancara dan observasi.

Perbedaan : Penelitian IrmaYusrotun FJ (2016) bertujuan untuk mengetahui keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik dan non fisik berkas rekam medis, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates.

(19)

26 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates

Lokasi RSUD Wates berada di Dusun Beji Kecamatan Wates, tepatnya di Jalan Tentara Pelajar Km. 1 No. 5 Wates, Kulon Progo. Pembangunan dan kepindahannya diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI yang menjabat saat itu, dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal 26 Februari 1983 dengan status kelas D.

Rumah Sakit Umum Daerah Wates ditingkatkan kelasnya menjadi kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menkes Nomor 491/SK/V/1994 tentang Peningkatan kelas RSUD Wates milik Pemda TK II Kulon Progo menjadi kelas C. Setelah menjalani ujicoba maka ditetapkan menjadi RSUD Unit Swadana melalui SK Bupati No. 343/2001. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 720/Menkes/SK/V/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon Progo sebagai RSUD kelas B Non Pendidikan pada tanggal 15 Juni 2010.

Sejak tanggal 19 Januari 2015 berdasarkan SK Menteri Kesehatan No. HK 02.03/I/0085/2015 RSUD Wates sudah menjadi RSUD kelas B Pendidikan.

Sejak berdirinya RSUD Wates telah mengalami pergantian pimpinan. Berikut daftar urutan Direktur RSUD Wates.

a. dr. Samadikun Maryadi Tahun 1966-1977 b. dr. M. Harsono Tahun 1977-1987 c. dr. Edhi Jatno, MMR Tahun 1987-2001 d. dr. Moerlani M Dahlan, Sp.Pd Tahun 2001-2005 e. dr. Bambang Haryatno, M.Kes Tahun 2005-2012 f. dr. Lie Indriyati, Sp.A Tahun 2012-Sekarang

(20)

27

2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Wates a. Pelayanan Rawat Jalan

1) Poliklinik Kebidanan 2) Poliklinik Anak 3) Poliklinik Bedah 4) Poliklinik Dalam 5) Poliklinik Jiwa

6) Poliklinik Gigi dan Mulut 7) Poliklinik Kulit dan Kelamin 8) Poliklinik Mata 9) Poliklinik THT 10) Poliklinik Syaraf 11) Poliklinik Orthopedi 12) Poliklinik Psikologi 13) Poliklinik Gizi b. Pelayanan Rawat Inap

1) Kelas Utama 2) Kelas I 3) Kelas II 4) Kelas III 5) Non Kelas III c. Pelayanan Penunjang

1) Pelayanan Administrasi

2) Pelayanan Ambulance dan Mobil Jenazah 3) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral

4) Pelayanan Instalasi Gizi

5) Pelayanan Instalasi Laboratorium Klinik (24 jam) 6) Pelayanan Informasi, Wartel, Koperasi

7) Pelayanan Instalasi Radiologi 8) Pelayanan Keuangan (kasir)

(21)

28

9) Pelayanan Pemulangan Jenazah

10) Pelayanan Fisioterapi/Rehabilitasi Medis 11) Pelayanan Farmasi (24 jam)

12) Pelayanan Haemodialisa 13) Pelayanan Treadmil

14) Pelayanan Ketertiban dan keamanan d. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (24 jam)

3. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Kepala Instalasi Rekam Medis

Dewi Natalia, A.Md

Pengelolaan Berkas, Pengolahan Data dan Pelaporan

Tri Nur Endah, A.Md 1. Assembling 2. Coding Indexsing 3. Analisis 4. Filing 5. Pelaporan 6. SKM dan Visum Et Repertum

Penjaminan dan INA CBG’S Dian Wijayanti, A.Md 1. Verifikator Internal 2. Penjaminan 3. Coding INA CBG’S Penerimaan Pasien Purwantiningsih, A.Md 1. Rawat Jalan 2. Rawat Inap 3. IGD 4. Distribusi

(22)

29

B. Hasil Penelitian

1. Mengetahui Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa di RSUD Wates pengelolaan rekam medis yang meliputi keamanan berkas rekam medis dari aspek isi sudah terdapat kebijakan yang mengatur bagaimana pengelolaan rekam medis, kebijakan pelepasan informasi medis, serta kebijakan praktisi kesehatan yang memiliki akses data rekam medis. Berikut wawancara tentang kebijakan keamanan berkas rekam medis Adakah kebijakan atau pedoman atau SOP yang mengatur tentang keamanan berkas rekam medis?

Pernyataan di atas sejalan dengan hasil tringulasi sumber. Berikut pernyataannya :

Berdasarkan hasil wawancara semua hal yang berkaitan dengan aspek keamanan berkas rekam medis sudah tercantum dalam Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis. Hal ini diperkuat dari studi dokumentasi berikut ini :

Tabel 4.1 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan

No Dokumentasi Ada Tidak Keterangan 1. Kebijakan

Penyelenggaraan Rekam Medis di RSUD Wates

√ Nomor : 165.2 Tahun 2015 Ada…. Responden 1 Ada Triangulasi Sumber

(23)

30

Hal ini sesuai dengan pernyataan dari responden 1 yang telah peneliti wawancarai.

Berdasarkan hasil observasi, aspek keamanan isi untuk menjaga keamanan berkas rekam medis, yaitu karena berkas rekam medis bersifat rahasia maka lembar setelah pelayanan disimpan di ruang penyimpanan. Di RSUD Wates hanya petugas yang berwenang saja yang diijinkan masuk ke dalam ruang filing. Hal ini sesuai dengan hasil observasi dan hasil wawancara. Berikut adalah hasil checklist observasi yang dilakukan di RSUD Wates :

Tabel 4.2 Hasil Observasi Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan

1. Tanda peringatan “Selain petugas dilarang masuk”

√

Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi sumber

Di RSUD Wates, berkas rekam medis bersifat rahasia. Hal ini sesuai dengan hasil observasi dan wawancara dengan petugas filing. Berikut hasil checklist observasi yang dilakukan:

Ada di pintu

(24)

31

2. Berkas rekam medis bersifat rahasia

√

Di RSUD Wates terdapat prosedur pelepasan informasi bagi pasien atau keluarga yang menginginkan isi dari rekam medis yang terlebih dahulu mengisi surat permohonan. Berikut hasil checklist observasi yang dilakukan:

3. Prosedur pelepasan informasi rekam medis berupa kebijakan pelepasan informasi

√

Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi sumber Iya betul…

Triangulasi Sumber

Iya, jadi misalnya ada asuransi atau pasien yang menginginkan itu..resumenya bisa mengajukan surat pernyataan dengan materainya terus nanti dari kita di proses pembuatannya

(25)

32

Berdasarkan hasil observasi bahwa di ruang filing termasuk area yang sangat berisiko tinggi terhadap risiko dari serangan api dan bencana. Hal ini sesuai dengan hasil checkilist observasi dan wawancara : Tabel 4.5 Hasil Observasi Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan

5. Kebijakan tentang MFK √ Nomor : 119.2 tahun 2015 Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi sumber

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates lembar formulir setelah dilakukan pelayanan disimpan didalam map rekam medis. Hal ini bertujuan agar lembar formulir tidak tercecer dan hilang. Berikut hasil checklist observasi dan wawancara:

Tabel 4. 6 Hasil Observasi Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis No Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 6. Map berkas rekam medis √

Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi sumber Ada, pasca akreditasi..

Triangulasi Sumber

Iya sudah…

(26)

33

2. Mengetahui Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa di RSUD Wates pengelolaan rekam medis yang meliputi keamanan berkas rekam medis dari aspek fisik sudah terdapat kebijakan yang mengatur bagaimana pengelolaan rekam medis. Berikut wawancara tentang kebijakan keamanan berkas rekam medis

Adakah kebijakan atau pedoman atau SOP yang mengatur tentang keamanan berkas rekam medis?

Pernyataan di atas sejalan dengan hasil triangulasi sumber. Berikut pernyataannya:

Berdasarkan hasil wawancara semua hal yang berkaitan dengan aspek keamanan berkas rekam medis berdasarkan fisik sudah tercantum dalam Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis. Hal ini diperkuat dari studi dokumentasi berikut ini :

Tabel 4.7 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan

No Dokumentasi Ada Tidak Keterangan 1. Kebijakan

Penyelenggaraan Rekam Medis di RSUD Wates

√ Nomor : 165.2 Tahun 2015

Berdasarkan hasil observasi, aspek keamanan fisik untuk menjaga keamanan berkas rekam medis, yaitu Pengaturan ruangan penyimpanan berupa pencahayaan, ketersediaan ventilasi, kebersihan ruangan yang selalu dijaga, dan perawatan terhadap rak penyimpanan agar tidak berkarat atau berdebu serta terhindar dari serangan api, air,

Ada….

Responden 1

Ada

(27)

34

serangga, dan sebagainya. Berikut adalah hasil checklist observasi yang dilakukan di RSUD Wates :

a. Pengaturan ruangan

1) Suhu dan kelembaban ruangan

Pada ruang filing di RSUD Wates tidak tersedia alat pengukur suhu dan kelembaban ruangan (Termohigrometer) serta tidak tersedia formulir pemantauan suhu. Berikut hasil checklist observasi dan wawacara yang dialukan di RSUD Wates:

Tabel 4.8 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 1. Tersedia

Termohigrometer

√

Berdasarkan hasil pengukuran suhu dan kelembaban di ruang filing menggunakan Termohigrometer milik peneliti didapatkan hasil suhu mencapai 28,5ºC dengan kelembaban udara mencapai 71%.

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 2. Formulir

pemantauan suhu dan kelembaban

√

Belum

Triangulasi Sumber

Enggak ada….

(28)

35

2) Pencahayaan

Berdasarkan hasil observasi pada ruang filing di RSUD Wates kondisi pencahayaan ruangan cukup terang. Untuk penerangan pada ruangan menggunakan lampu 4 buah dengan daya 20 watt, sinar matahari tidak dapat masuk secara langsung karena pada ruangan jumlah ventilasi yang masih kurang cukup. Berikut adalah hasil checklist observasi dan wawanacara di RSUD Wates:

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan

3. Lampu √

3) Ventilasi

Berdasarkan hasil observasi ventilasi pada ruang filing di RSUD Wates tidak dapat membantu dalam mengatur suhu serta pencahayaan, hal ini karena jumlah ventilasi yang kurang serta bentuk ventilasi yang tertutup dengan kaca mengakibatkan udara dan sinar matahari tidak dapat masuk secara langsung dan secara merata. Berikut adalah hasil checklist observasi dan wawancara di RSUD Wates:

Iya lampu…berjumlah 4 ya..sudah cukup terang

(29)

36

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 4. Ventilasi √

4) Keamanan dari serangan api, serangga dan sebagainya

Berdasarkan hasil observasi tidak terdapat alat pemadam kebakaran, karena letak tabung bersebelahan dengan ruang filing dan tidak berada didalam ruangan filing. Berikut ini hasil checklist observasi dan wawancara di RSUD Wates:

Yo cuma kecil…yo nek harusnya enggak disitu ya…disebelahnya sana ada…kurang cukup

(30)

37

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 5. Tersedia APAR √

Berdasarkan hasil observasi di ruang filing terdapat alat penyemprot serangga yang bertujuan untuk membunuh serangga yang ada di ruang filing tetapi penyemprotan hanya dilakukan setiap ada hewan atau serangga saja.

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 6. Pembersih serangga √

Ada, disebelah itu

(31)

38

b. Tempat penyimpanan berkas

Pelengkap utama guna menjaga keamanan berkas rekam medis adalah berkas yang diletakkan di lemari penyimpanan atau roll o’pack. Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates diruang filing terdapat roll o’pack yang terbuat dari logam sudah dicat agar tidak cepat berkarat. Berikut hasil checklist observasi dan wawancara yang dilakukan di RSUD Wates:

Tabel 4.14 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Bekas Rekam Medis

7. Roll o’pack berkarat √

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya berkas

Untuk mencegah kerusakan berkas dari debu, ataupun serangga setiap lemari penyimpanan atau roll o’pack harus ada kapus barus agar mencegah rusaknya berkas. Hal ini tidak terdapat di ruang filing RSUD Wates berupa kapur barus atau bahan kimia pencegah rusaknya berkas. Berikut hasil checklist observasi dan wawancara di RSUD Wates:

Baygon semprot ada

Triangulasi Sumber

Enggak

(32)

39

8. Kapur barus √

d. Larangan-larangan 1) Tanda peringatan

Berdasarkan hasil observasi, aspek keamanan isi untuk menjaga keamanan berkas rekam medis, yaitu karena berkas rekam medis bersifat rahasia maka lembar setelah pelayanan disimpan di ruang penyimpanan. Di RSUD Wates hanya petugas yang berwenang saja yang diijinkan masuk ke dalam ruang filing. Hal ini sesuai dengan hasil observasi dan hasil wawancara. Berikut adalah hasil checklist observasi yang dilakukan di RSUD Wates :

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 10. Tanda peringatan

“Selain petugas dilarang masuk”

√

Enggak

Triangulasi Sumber

Ada, dipintu

(33)

40

2) Makanan atau minuman

Berdasarkan hasil observasi di ruang filing terdapat makan dan minuman milik petugas, hal tersebut apabila makanan dan minuman tumpah dan mengenai berkas rekam medis akan menyebabkan berkas rekam medis menjadi rusak. Hal ini sesuai dengan hasil observasi di RSUD Wates :

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 11. Makanan atau

minuman

√

3) Merokok

Ruang filing adalah termasuk ruangan yang sangat berisiko tinggi terhadap bencana dan risiko serangan api. Berdasarkan observasi di ruang filing masih ditemukan sisa pembuangan rokok milik petugas, hal ini apabila petugas lalai dalam mematikan api pada rokok dapat menyebabkan kebakaran. Berikut hasil checklist observasi dan wawancara di RSUD Wates:

Hehehehe kemungkinan ada

(34)

41

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 12. Petugas merokok

diruangan filing

√

e. Kebersihan

Debu di ruang filing juga harus diperhatikan karena jika terlalu banyak debu akan berdampak terhadap keamanan berkas rekam medis. Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates untuk menjaga kebersihan khususnya debu ruangan hanya dilakukan dengan cara disapu dan dipel, dengan demikian hanya akan memindahkan debu dari lantai ke berkas rekam medis. Hal ini sesuai dengan hasil checklist observasi dan wawancara:

Kadang ada, tapi berhubung kita sudah punya smoke detector itu, jadi misal ada asap yang berlebih itu bisa nyala

(35)

42

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 13. Debu di rak

penyimpanan

√

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates untuk menjaga kebersihan khususnya debu ruangan hanya dilakukan dengan cara disapu dan dipel, dengan demikian hanya akan memindahkan debu dari lantai ke berkas rekam medis. Hal ini sesuai dengan hasil checklist observasi dan wawancara:

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan 14. Alat pembersih rak √

Ya kaya gitu..hehehe

(36)

43

C. Pembahasan

Berdasarkan hasil studi dokumentasi di RSUD Wates upaya menjaga kerahasiaan isi berkas rekam medis terdapat kebijakan yang mengatur tentang pelepasan informasi medis dengan nomor 165.2 tahun 2015 yang bertujuan untuk menjaga kerahasiaan riwayat kesehatan pasien, berikut adalah isi dari kebijakan tersebut:

a. Setiap permohonan informasi medis pasien (surat keterangan medis) harus dengan surat permohonan dari pasien. Informasi yang diberikan adalah resume medis.

b. Surat permohonan dapat dilakukan oleh orang tua pasien apabila pasien belum dewasa atau dalam gangguan jiwa.

c. Permohonan penggandaan (foto copy) oleh pasien yang diperbolehkan adalah hasil pemeriksaan penunjang medis.

d. Pembuatan surat keterangan medis dilakukan oleh dokter yang merawat pasien tersebut.

e. Permohonan informasi medis pasien kepada pihak ketiga harus secara tertulis.

f. Peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan hokum/pengadilan/penelitian harus mendapatkan ijin dari direktur RSUD Wates.

g. Informasi yang diakses untuk keperluan hukum /pengadilan adalah berupa visum at repertum yang dibuat oleh dokter yang menangani. h. Informasi yang diakses untuk keperluan penelitian disesuaikan dengan informasi yang berkaitan dengan penelitian yang dikakukan.

Sapu…pel juga

(37)

44

Menurut Rustiyanto (2011) adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya. Untuk melindungi kerahasiaan informasi dalam rekam medis dibuat ketentuan sebagai berikut:

a. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan dokumen rekam medis

b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku

c. Menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien d. Memeliharan kerahasiaan pasien

e. Mengidentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan

f. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates keamanan berkas rekam medis dari aspek isi antara lain:

a. Tanda peringatan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates di setiap pintu ruangan rekam medis baik ruang filing dan atau ruang kerja sudah terdapat tanda peringatan bahwa selain petugas dilarang masuk. Hal ini sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) bahwa ruang filing harus aman (untuk melindungi dokumen rekam medis dari kerusakan, kehilangan, atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang). Selain itu petugas dapat memberikan tanda peringatan “SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK” didepan pintu filing. b. Berkas rekam medis bersifat rahasia

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa berkas rekam medis adalah milik pasien yang bersifat rahasia, oleh karena itu lembar formulir setelah pelayanan disimpan dan ditata didalam

(38)

45

map rekam medis yang bertujuan agar lembar formulir tidak hilang.

Hal ini sejalan dengan teori Budi (2011) bahwa berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu.

c. Pelepasan informasi

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di RSUD Wates terdapat ruangan yang menyediakan pelayanan bagi pasien yang membutuhkan surat keterangan medis, dan terdapat prosedur pelepasan informasi bagi pasien atau keluarga yang menginginkan isi dari rekam medis yang terlebih dahulu mengisi surat permohonan dengan menandatangani surat pernyataan.

Menurut KARS 2012 Standar MKI. 11 bahwa salah satu aspek untuk menjaga keamanan informasi pasien adalah dengan menentukan siapa yang berwenang untuk mendapatkan berkas rekam medis pasien dan yang melakukan pengisian berkas ke dalam rekam medis pasien tersebut. Rumah sakit harus mengembangkan suatu kebijakan dalam memberikan kewenangan pada seseorang individu terhadap isi dan format pengisian berkas rekam medis klinis pasien.

d. Area yang berisiko

Berdasarkan hasil wawancara bahwa di RSUD Wates sudah terdapat panduan manajemen risiko di RSUD Wates Nomor 119.2 tahun 2015 hal ini dapat dikategorikan sebagai risiko yang berhubungan dengan properti rumah sakit, yang antara lain :

1) Perlindungan asset dari bencana 2) Perlindungan dokumen

(39)

46

Menurut KARS 2012 Standar MFK. 4 bahwa pencegahan dan perencanaan penting untuk menciptakan fasilitas pelayanan pasien yang aman dan mendukung. Untuk merencanakan secara efektif, rumah sakit harus menyadari akan seluruh risiko yang ada pada fasilitas. Ini meliputi keselamatan, seperti keamanan kebakaran, maupun risiko keamanan. Tujuannya adalah untuk mencegah keselakaan dan cidera, menjaga kondisi bagi keselamatan dan keamanan pasien, keluarga, staf, dan pengunjung, serta mengurangi dan mengendalikan bahaya dan risiko.

e. Map rekam medis

Berdasarkan hasil observasi, di RSUD Wates lembar formulir setelah dilakukannya pelayanan disimpan didalam map rekam medis yang kemudian ditata kedalam rak penyimpanan. Hal ini sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) map fungsinya digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau dokumen rekam medis. Selain itu map bermanfaat untuk, memelihara keutuhan susunan lembar rekam medis, meminimalisir terjadinya sobek pada formulir/lembar rekam medis, dan melindungi berkas rekam medis.

Menurut KARS 2012 Standar MKI. 7 bahwa berkas rekam medis pasien adalah suatu sumber informasi utama mengenai proses asuhan dan perkembangan pasien, sehingga mer upakan alat komunikasi yang penting. Agar informasi ini berguna dan mendukung asuhan pasien berkelanjutan, maka perlu tersedia selama asuhan pasien rawat inap, untuk kunjungan rawat jalan, dan setiap saat dibutuhkan, serta dijaga selalu diperbaharui (up to date). Catatan medis keperawatan dan catatan pelayanan pasien lainnya tersedia untuk semua praktisi kesehatan pasien tersebut. Kebijakan rumah sakit mengidentifikasi praktisi kesehatan mana saja yang mempunyai akses ke berkas rekam medis pasien untuk menjamin kerahasiaan informasi pasien.

(40)

47

Menurut Sedarmayanti (2003), pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab.

a. Pengaturan ruangan 1) Suhu

Berdasarkan uraian dari hasil observasi dan wawancara di ruang filing RSUD Wates tidak tersedia alat pengukur suhu ruangan (Termohigrometer) serta tidak tersedia formulir pemantauan kelembaban. Suasana ruangan yang begitu panas karena tidak ada AC serta kipas angin, peneliti mencoba mengukur suhu ruangan dengan menggunakan Termohigrometer milik peneliiti dan didapatkan suhu mencapai 28,5ºC sedangkan kelembaban udaranya sekitar 71%, jadi pada ruang filing tersebut suhu dan kelembaban terlalu tinggi dan tidak menggunakan AC yang berguna untuk menstabilkan suhu ruangan pada saat ruangan tidak dipakai.

Menurut Sudarmayanti (2003) untuk mencegah kerusakan arsip secara fisik ruangan penyimpanan arsip harus selalu dijaga suhu serta kelembaban ruangan agar tetap kering (temperaturr ideal anatara 60º-75ºF (15,6º-23,9ºC) , dengan kelembaban antara 50-60%).

2) Pencahayaan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates bahwa pencahayaan menggunakan lampu neon berjumah 3 dengan daya 20 watt yang cukup terang dan didalam ruangan tidak dapat terkena sinar matahari secara langsung karena ventilasi yang kurang sehingga sinar matahari tidak dapat masuk secara merata.

(41)

48

Hal ini sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) faktor pencahayaan dalam ruangan ini sangat penting dan akan sangat mendukung kinerja dalam bekerja di lingkungan ruang kerja yang sehat dan nyaman. Pencahayaan dibagi menjadi dua, yaitu pencahayaan alami dan pencahayaan buatan. Agar penchayaan di ruang filing memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai berikut:

e) Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan kesilauan dan memiliki inensitas sesuai dengan kebutuhannya.

f) Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesialuan atau bayangan

g) Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum dan bola lampu sering dibersihkan.

h) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera diganti.

3) Ventilasi

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates ventilasi yang ada di ruang filing tidak dapat membantu mengatur suhu serta cahaya karena kurangnya jumlah ventilasi serta bentuk ventilasi yang tertutup mengakibatkan udara dan cahaya tidak dapat masuk secara merata.

Menurut Sedarmayanti (2003) untuk mencegah kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara mempunyai dan menyediakan ventilasi yang merata.

4) Keamanan dari serangan api, serangga, dan sebagainya

Berdasarkan hasil observasi bahwa tidak terdapat alat pemadam kebakaran, karena letak tabung bersebelahan dengan ruang filing, dan peneliti menjumpai adanya sisa rokok petugas yang berada di ruang filing.

(42)

49

Menurut Menurut KARS 2012 Standar MKI. 16 bahwa rekam medis pasien dan data serta informasi lain aman dan dilindungi sepanjang waktu. Sebagai contoh, rekam medis pasien yang aktif disimpan di area dimana hanya staf professional kesehatan yang mempunyai otorisasi untuk akses, serta dokumen disimpan pada lokasi dimana terhindar dari air, api, panas, dan kerusakan lainnya.

b. Tempat penyimpanan berkas rekam medis

Berdasarkan hasil observasi di ruang filing RSUD Wates sudah menggunakan Roll o’pack. Dengan bahan yang terbuat dari logam yang sudah di cat, jadi kemungkinan cepat rapuh dan berkarat tersebut kecil.

Menurut Rustiyanto (2011) perlengkapan utama dari ruang filing adalah adanya almari atau rak penyimpanan.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya berkas rekam medis. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, di ruang filing tidak terdapat bahan-bahan pencegah rusaknya berkas seperti kapur barus ataupun penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala. Menurut Sedarmayanti (2003) bahwa untuk mencegah kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

d. Larangan-larangan 1) Tanda peringatan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates di setiap pintu ruangan rekam medis baik ruang filing dan atau ruang kerja sudah terdapat tanda peringatan bahwa selain petugas dilarang masuk.

Hal ini sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) bahwa ruang filing harus aman (untuk melindungi dokumen rekam

(43)

50

medis dari kerusakan, kehilangan, atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang). Selain itu petugas dapat memberikan tanda peringatan “SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK” didepan pintu filing.

2) Makanan dan minuman

Berdasarkan hasil observasi terdapat petugas yang membawa makanan serta minuman kedalam ruangan, hal tersebut apabila makanan atau minuman tumpah dan mengenai berkas rekam medis maka akan menyebabkan berkas rekam medis menjadi rusak dan tulisan di dalam berkas rekam medis akan luntur.

Menurut Sedarmayanti (2003) bahwa untuk mencegah kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara perlu dibuat peraturan dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.

3) Merokok

Berdasarkan hasil observasi, petugas mengerti bahwa di ruang filing sangat rentan terhadap kebakaran akan tetapi di ruang filing masih ditemukan sisa pembuangan rokok petugas. Hal ini apabila petugas lalai dalam mematikan api pada rokok dapat menyebabkan kebakaran.

Menurut Menurut KARS 2012 Standar MKI. 16 bahwa rekam medis pasien dan data serta informasi lain aman dan dilindungi sepanjang waktu. Sebagai contoh, rekam medis pasien yang aktif disimpan di area dimana hanya staf professional kesehatan yang mempunyai otorisasi untuk akses, serta dokumen disimpan pada lokasi dimana terhindar dari air, api, panas, dan kerusakan lainnya.

Menurut Sedarmayanti (2003) bahwa untuk mencegah kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara perlu dibuat peringatan bahwa didalam ruangan penyimpanan arsip

(44)

51

dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

e. Kebersihan

Berdasarkan hasil observasi di ruang penyimpanan di RSUD Wates untuk menjaga kebersihan ruangan hanya dengan disapu dan di pel. Dengan demikian hanya akan memindahkan debu dari lantai ke dokumen, sehingga rak dan berkas berdebu. Menurut Rustiyanto (2011) debu di ruangan filing juga harus kita perhatikan, karena jika diruang filing terlalu banyak debu juga akan mempengaruhi kinerja petugas filing, baik segi kesehatan maupun kenyamanan. Agar kandungan debu di dalam udara ruang filing memenuhi persyaratan kesehatan maka perlu dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:

1) Kegiatan membersihkan ruang filing dilakukan pada pagi dan sore hari dengan menggunakan kain pel basah atau pompa hampa (vacuum pump)

2) Pembersihan dinding dilakukan secara periodic 2 kali/tahun dan dicat ulang 1 kali setahun.

3) Sistem ventilasi yang memenuhi syarat.

D. Keterbatasan Penelitian

Ketrebatasan dalam penelitian ini adalah wawancara tidak dapat dilakukan kepada semua petugas filing karena terdapat petugas filing yang tidak berkenan untuk dilakukan wawancara

(45)

52 BAB V

KESIMPULAN DAN PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari segi isi, di RSUD Wates rekam medis sudah menggunakan Map yang bersifat rahasia, terdapat prosedur pelepasan informasi rekam medis, terdapat kebijakan yang mengatur tentang pentingnya mengidentifikasi area yang beresiko tinggi.

2. Mengetahui Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis a. Pengaturan ruangan

1) Berdasarkan hasil pengukuran suhu dan kelembaban udara di filing masih tinggi, untuk suhu ruang filing 28,5ºC, sedangkan kelembabannya 71%.

2) Kondisi pencahayaan di RSUD Wates sudah baik, karena ruangan sudah menggunakan lampu yang terang dengan daya 20 watt.

3) Kurangnya jumlah ventilasi di ruang filing mengakibatkan udara tidak masuk secara merata

4) Kondisi keamanan dari serangan api dan serangga belum baik karena sudah terdapat tabung pemadam kebakaran, tetapi letak tabung kebakaran bersebelahan dengan ruang filing

b. Tempat penyimpanan berkas rekam medis

Kondisi rak penyimpanan di RSUD Wates sudah menggunakan Roll o’pack dengan bahan yang terbuat dari logam yang dicat agar kemungkinan berkarat kecil

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya berkas rekam medis Tidak terdapat kapur barus ataupun penyempotan bahan kimia secara berkala

(46)

53

d. Larangan-larangan

1) Setiap pintu ruangan sudah terdapat tanda peringatan siapa saja yang boleh masuk keruangan, tetapi hal tersebut tidak didukung karena pintu ruangan yang selalu terbuka

2) Terdapat petugas yang membawa makanan serta minuman kedalam ruangan

3) Kondisi yang terdapat di ruang filing masih ditemukan sisa pembuangan rokok petugas

e. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan hanya dengan disapu dan dipel

B. Saran

1. Sebaiknya pada ruang filing diberi alat pengukur suhu dan kelembababan udara serta formulir pemantauan suhu, disediakan AC dan dihidupkan 24 jam walaupun pada saat ruangan tidak dipakai supaya suhu menjadi normal. Serta pada ruang filing diberi alat pengukur suhu ruangan dan kelembaban serta formulir pemantauan suhu.

2. Sebaiknya ditambah ventilasi yang merata, agar udara dapat keluar-masuk secara merata.

3. Sebaiknya APAR diletakkan didalam ruangan filing, bukan diluar ruangan.

4. Pada ruang filing disediakan kapur barus dan dilakukan penyemprotan bahan kimia secara berkala agar berkas rekam medis tidak mudah rusak.

5. Berkas rekam medis bersifat rahasia, dengan demikian pintu ruang filing harus selalu dalam keadaan tertutup agar menghindari dari bahaya pencurian atau penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang.

6. Sebaiknya disetiap ruang diberi peringatan bahwa dilarang membawa makan atau minum di ruang filing, apabila masih terdapat petugas yang

(47)

54

membawa sebaiknya diberi peringatan langsung atau menegur dan sesekali diberi peringatan tentang pentingnya kebersihan di ruang filing.

7. Petugas mengerti bahwa di ruang filing sangat rentan terhadap kebakaran, apabila masih terdapat petugas yang merokok di ruang filing sebaiknya diberi peringatan lansgung atau sesekali diberi peringatan tentang bahayanya apabila merokok di ruang filing yang rentan kebakaran.

8. Sebaiknya dalam membersihkan rak berkas rekam medis di ruang filing disediakan vacuum cleaner supaya debu yang terdapat di rak berkas rekam medis bersih secara maksimal.

(48)

DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Saifuddin. 2011. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.

Hatta, Gemala R. 2014. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press.

Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

Republik Indonesia. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan RI.

Republik Indonesia. 2009. Undang-undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta: Menteri Kesehatan RI.

Kemenkes RI. 2012. Standar Akreditasi Rumah Sakit, Kerjasama Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). Jakarta

Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan RI.

Rustiyanto, Ery dan Warih. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju

(49)