• Tidak ada hasil yang ditemukan

WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUD WATES TAHUN 2017 KARYA TULIS ILMIAH

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUD WATES TAHUN 2017 KARYA TULIS ILMIAH"

Copied!
64
0
0

Teks penuh

(1)

WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUD WATES TAHUN 2017

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun Oleh: DEWI KOTIMAH

1314019

PROGRAM STUDI

PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA

(2)
(3)
(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan judul: “Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017” dengan tepat waktu. Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

Karya tulis ilmiah ini dapat diselesaikan, atas bimbingan, arahan, dan bantuan berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, dan pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus-tulusnya kepada:

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes, SKM, MPH selaku Ketua Prodi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta dan Koordinator pelaksanaan penelitian dan pembuatan KTI.

3. Kori Puspita Ningsih A.Md., SKM selaku pembimbing akademik yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing penulis dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

4. Suryo Nugroho Markus SE., MPH selaku penguji yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam Karya Tulis Ilmiah ini.

5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukung penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

6. Dr. Lies Indriyati, Sp.A sebagai Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Wates. 7. Dewi Natalia, A.Md sebagai Kepala Instalasi Rumah Sakit Umum Daerah

(5)

v

8. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Wates. 9. Ayah, Ibu, adik tercinta atas do’a, motivasi dan kasih sayang yang telah

diberikan selama ini untuk kelancaran penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. 10.Seluruh teman-teman Rekam Medis angkatan 2014 atas dukungan dan do’a

yang telah kalian berikan demi kelancaran KaryaTulis Ilmiah ini.

11.Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya, atas segala amal kebaikan dan bantuannya. Akhirnya besar harapan penulis semoga karya tulis ilmiah ini berguna bagi semua.

Yogyakarta, Juli 2017

(6)

vi DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR SINGKATAN ... x

DAFTAR KODING ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

INTISARI ... xiv ABSTRACT ... xv BAB I PENDAHULUAN ... 1 A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 2 C. Tujuan Penelitian ... 2 D. Manfaat Penelitian ... 3 E. Keaslian Penelitian ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

A. Tinjauan Teoritis ... 5

B. Landasan Teori ... 12

C. Kerangka Konsep ... 13

BAB III METODE PENELITIAN ... 14

A. Desain Penelitian ... 14

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 15

C. Subjek dan Objek Penelitian ... 15

D. Definisi Operasional ... 17

E. Metode dan Alat Pengumpulan Data ... 18

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ... 20

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ... 21

H. Teknik Analisis Data ... 23

I. Etika Penelitian ... 24

J. Jalannya Penelitian ... 24

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 26

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ... 26

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates ... 26

2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Wates27 3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis RSUD Wates ... 28

4. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis ... 29

B. Hasil Penelitian ... 30

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017. ... 30

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ... 38

(7)

vii

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ... 42

C. Pembahasan ... 48

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017. ... 48

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ... 53

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ... 56

D. Keterbatasan... 61

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 62

A. Kesimpulan... 62

B. Saran ... 62 DAFTAR PUSTAKA

(8)

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....8 Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis...30 Tabel 4.2 Kualifikasi Jumlah SDM Petugas Penyedia Dokumen Rekam Medis..31 Tabel 4.3 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM...38 Tabel 4.4 Rata-rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan...41 Tabel 4.5 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....52 Tabel 4.6 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....53 Tabel 4.7 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM...53 Tabel 4.8 Frekuensi Waktu Pelayanan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien

Rawat Jalan Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis Tahun 2014...54 Tabel 4.9 Distribusi Frekuensi Waktu Pelayanan Penyediaan Dokumen Rekam

(9)

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep...12 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun

2017...28 Gambar 4.1 Prosentase Total Kualifikasi SDM...30 Gambar 4.2 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran di RSUD

Wates...31 Gambar 4.3 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Filing di RSUD Wates...32 Gambar 4.4 Diagram Penyediaan DRM Rawat Jalan...38 Gambar 4.5 Prosentase Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

(10)

x

DAFTAR SINGKATAN DRM : Dokumen Rekam Medis

SDM` : Sumber Daya Manusia RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

MKI : Manajemen Komunikasi dan Informasi KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit

SPO : Standar Prosedur Operasional SPM : Standar Pelayanan Minimal

TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan KIB : Kartu Identitas Pasien

NCR : Non Carbon Required Paper ATK : Alat Tulis Kantor

DPPKA : Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset PNS : Pegawai Negeri Sipil

IGD : Instalasi Gawat Darurat

TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap KEPMENKES: Keputusan Menteri Kesehatan

AP : Asesmen Pasien

IFHIMA : International Federation of Health Information Management Assosiation

(11)

xi

DAFTAR KODING

Koding 1 Pedoman/kebijakan Penyediaan dokumen rawat jalan, berapa standar waktunya

Koding 2 Waktu evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dan pelaksanaannya

Koding 3 Didalam indikator mutu ditentukan peninjauan/ PIC untuk melakukan evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 4 Perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan di RSUD Wates

Koding 5 Capaian waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan sudah sesuai dengan standar waktu yang sudah ditentukan

Koding 6 SPO tentang uraian tugas untuk petugas filing di RSUD Wates Koding 7 Apakah SDM petugas filing sudah mencukupi

Koding 8 Pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 9 Apakah sering terjadi kesalahan dalam pendistribusian rekam medis pasien ke klinik

Koding 10 Penyebab terjadinya kesalahan pendistribusian rekam medis pasien ke klinik.

Koding 11 Faktor dari SDM/man yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 12 Faktor dari bahan/ material yang menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 13 Faktor dari cara kerja/methode yang menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 14 Faktor dari uang/money yang menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?

Koding 15 Faktor dari mesin/machine yang menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?

Koding 16 Perbaikan yang telah dilakukan dengan permasalahan tentang penyediaan dokumen rekam medis

(12)

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1.1 Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus Untuk Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 1.2 Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus untuk Direktur RSUD Wates Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 2 Surat Keterangan/Izin dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 3 Surat Balasan Ijin Studi Pendahuluan RSUD Wates

Lampiran 4.1 Ijin Penelitian dari Kampus untuk Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 4.2 Ijin Penelitian dari Kampus untuk Direktur RSUD Wates Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 4.3 Keterangan Persetujuan Etik Penelitian

Lampiran 5 Surat Keterangan/Izin Penelitian dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 6 Surat Balasan Ijin Penelitian RSUD Wates Lampiran 7 Persetujuan Responden

Lampiran 8 Persetujuan Responden Lampiran 9 Persetujuan Responden Lampiran 10 Persetujuan Responden Lampiran 11 Persetujuan Responden Lampiran 12 Persetujuan Responden Lampiran 14 Persetujuan Responden Lampiran 15 Persetujuan Responden Lampiran 16 Persetujuan Responden Lampiran 17 Persetujuan Responden Lampiran 18 Pedoman Wawancara Lampiran 19 Hasil Wawancara Koding 1 Lampiran 20 Hasil Wawancara Koding 2 Lampiran 21 Hasil Wawancara Koding 3 Lampiran 22 Hasil Wawancara Koding 4 Lampiran 23 Hasil Wawancara Koding 5 Lampiran 24 Hasil Wawancara Koding 6 Lampiran 25 Hasil Wawancara Koding 7 Lampiran 26 Hasil Wawancara Koding 8 Lampiran 27 Hasil Wawancara Koding 9 Lampiran 28 Hasil Wawancara Koding 10 Lampiran 29 Hasil Wawancara Koding 11 Lampiran 30 Hasil Wawancara Koding 12 Lampiran 31 Hasil Wawancara Koding 13 Lampiran 32 Hasil Wawancara Koding 14 Lampiran 33 Hasil Wawancara Koding 15 Lampiran 34 Hasil Wawancara Koding 16 Lampiran 35 List Dokumentasi

(13)

xiii

Lampiran 36 Check List Observasi Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Baru Di RSUD Wates 2017

Lampiran 37 Check List Observasi Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Wates 2017

Lampiran 38 Check List Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Baru Di RSUD Wates 2017

Lampiran 39 Check List Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Wates 2017

Lampiran 40 Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan Periode Triwulan I di RSUD Wates.

Lampiran 41 Lembar Hadir Bimbingan

(14)

xiv

WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUD WATES TAHUN 2017

Oleh:

Dewi Kotimah1 , Kori Puspita Ningsih2 INTISARI

Latar Belakang : Pentingnya penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan untuk kepentingan pelayanan pasien maka penulis ingin mengetahui tentang tinjauan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. Namun pada studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Mei 2017 di RSUD Wates dengan jumlah sampel 31 dokumen rekam medis masih terdapat waktu penyediaan dokumen rekam medis yang telat lebih dari 10 menit yaitu sebesar 93,54% dan yang tidak terlambat yaitu sebesar 6,45%. Sedangkan kebijakan di RSUD Wates standar pelayanan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan yaitu ≤10 menit.

Tujuan Penelitian : Mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

Metodologi Penelitian : Jenis Penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan cross-sectional. Metode pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil Penelitian : Pelaksanaan penyediaan dokumen terdapat 13 orang petugas. Dalam penyediaan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan sebanyak 152 (76,8%) dokumen pasien baru dan pasien lama dari jumlah sampel 198 dokumen rekam medis. faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis di RSUD Wates yaitu kurangnya SDM di bagian filing, terjadinya misfile, penumpukan tracer, dan dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan.

Kesimpulan : Penyediaan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan sebanyak 152 (76,8%) dokumen pasien baru dan pasien lama dari jumlah sampel 198 dokumen rekam medis dipengaruhi karena kurangnya SDM di bagian filing, terjadinya misfile, penumpukan tracer, dan dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan.

Kata Kunci: Dokumen rekam medis, Waktu Penyediaan 1

Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2

Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

(15)

xv

TIME OF PROVIDING MEDICAL RECREASE DOCUMENTS IN RSUD WATES 2017

By:

Dewi Kotimah1 , Kori Puspita Ningsih2

ABSTRACT

Background: The importance of providing outpatient medical record documents for the sake of patient services, the authors want to know about the time review of provision of medical records outpatient in hospitals Wates 2017. But in the preliminary study conducted in May 2017 at Wates Hospital with a sample of 31 medical record documents There is still time to provide medical record document that is more than 10 minutes late is 93.54% and that is not too late that is 6.45%. While the policy in hospitals Wates standard service time of medical records document outpatients that is ≤10 minutes.

Objective: To know the time of medical record of outpatient medical records at Wates Hospital in 2017.

Method: The type of research used is descriptive with qualitative approach and cross-sectional design. Methods of data collection by way of observation, interviews, and study documentation.

Result: Implementation of document provision there are 13 officers. In the provision of medical record documents, 152 (76.8%) of new and old patients documented the sample size of 198 medical record documents. The factors that influence the delay in providing medical record documents at Wates Hospital are the lack of human resources in filing, misfile, tracer buildup, and medical records not found on storage shelves.

Conclusions: The provision of medical record documents has been delayed by as many as 152 (76.8%) of new patient documents and the old patients from the sample number. 198 medical record documents were affected due to lack of human resources in filing, misfile, tracer buildup and medical records not found On the storage rack.

Keywords: Document Record, Time of Provision 1

Student of Medical Record and Health Information Study Program STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2

Lecturer of Medical Record and Health Information Study Program STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

(16)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (UU, 2009). Salah satu kewajiban rumah sakit sebagaimana tertuang dalam Permenkes RI No. 69 tahun 2014 tentang kewajiban rumah sakit dan kewajiban pasien adalah menyelenggarakan kegiatan rekam medis.

Menurut Permenkes 269/2008 Tentang rekam medis dalam pasal 1 ayat 1 Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis juga mempunyai nilai informasi yang bertanggung jawab dan setiap unit-unit terkait perlu memberikan dukungan pada unit ream medis salah satunya dukungan dari unit rawat jalan kepada rekam medis yang seharusnya dapat dilakukan dengan cepat. Dengan begitu tujuan unit rekam medis dalam menyelenggarakan proses pengelolaan serta penyimpanan dapat berjalan dengan baik.

Mutu pelayanan kesehatan adalah menunjuk pada tingkat kesempurnaan penampilan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan yang di satu pihak dapat memuaskan para pemakai jasa jasa pelayanan dan di pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan kode etik serta standar yang telah ditetapkan (Azwar, 2010).

Standar pelayanan minimal adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh setiap warga secara minimal. Standar pelayanan minimal merupakan spesifikasi teknis tentang tolak ukur pelayanan minimum yang diberikan oleh Badan Layanan Umum kepada masyarakat. Salah satu standar pelayanan minimal pada unit rekam medis yaitu waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan adalah ≤ 10 menit (Kepmenkes

(17)

129, 2008). Yang dihitung untuk waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai dokumen rekam medis tersebut disediakan/ditemukan oleh petugas.

Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Mei 2017 di RSUD Watea tidak ada pendaftaran perjanjian, dengan jumlah sampel 31 dokumen rekam medis masih terdapat waktu penyediaan dokumen rekam medis yang telat lebih dari 10 menit yaitu sebesar 93,54% dan yang tidak terlambat yaitu sebesar 6,45%. Sedangkan kebijakan di RSUD Wates standar pelayanan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan yaitu ≤10 menit.

Berdasarkan permasalahan diatas, pentingnya penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan untuk kepentingan pelayanan pasien maka penulis ingin mengetahui tentang tinjauan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil adalah “Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017?”.

C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum

Mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

b. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

c. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

(18)

3

D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas di RSUD Wates.

2. Manfaat bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa dimasa yang akan datang dan menambah kerja sama dengan rumah sakit pemerintah maupun swasta.

3. Manfaat bagi Mahasiswa

Menambah wawasan secara teori yang dipelajari maupun keterampilan di dunia kerja dan sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.

E. Keaslian Penelitian

1. Dwi Novalina (2005) dengan judul jangka waktu pendistribusian berkas rekam medis pasien lama klinik syaraf Rumah Sakit Pusat Pertamina Jakarta.

Persamaan Penelitian: Jenis penelitian yang dilakukan menggunakan deskriptif.

Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengetahui pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan, mengetahui faktor pendukung pelaksanaan distribusi berkas rekam medis dan mengetahui prosentase kecepatan berkas rekam medis sampai ke poliklinik sesudah menggunakan alat baru.

2. Ferlina Mauren (2011) dengan judul tinjauan lama waktu pendistribusian rekam medis dilihat dari lokasi penyimpanan di RSJ Dr. Soeharto Heerdjan.

Persamaan Penelitian: jenis penelitian yang dilakukan menggunakan deskriptif.

(19)

Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengidentifikasi lama waktu yang diperlukan dalam pendistribusian berkas rekam medis, mendapatkan informasi mengenai alur pasien rawat jalan, dan mendapatkan informasi mengenai lokasi penyimpanan berkas rekam medis.

3. Nimade Gina S D Sw (2016) dengan judul Pelaksanaan Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Wonosari II.

Persamaan penelitian: penelitian ini sama-sama meneliti tentang faktor 5M yang mempengaruhi lama penyediaan berkas rekam medis.

Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk penyediaan berkas rekam medis. Sedangkan penelitian ini tujuannya yaitu mengetahui tingkat prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

(20)

26 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A.Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates

Lokasi RSUD Wates di Dusun Beji Kecamatan Wates, tepatnya di Jalan Tentara Pelajar Km.1 No.5 Wates, Kulon Progo. Pembangunan dan kepindahannya diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI yang menjabat saat itu, dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal 26 Februari 1983 dengan status kelas D.

Rumah Sakit Umum Daerah Wates ditingkatkan kelasnya menjadi kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menkes Nomor 491/SK/V/1994 tentang Peningkatan kelas RSUD Wates milik Pemda TK II Kulon Progo menjadi kelas C. Setelah menjalani ujicoba maka ditetapkan menjadi RSUD Unit Swadana melalui SK Bupati No.343/2001. Surat keputusan menteri kesehatan RI Nomor 720/Menkes/SK/V/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon Progo sebagai RSUD Kelas B Non Pendidikan pada tanggal 15 Juni 2010.

Sejak tanggal 19 Januari 2015 berdasarkan SK Menteri Kesehatan No. HK 02.03/I/0085/2015 RSUD Wates sudah menjadi RSUD Kelas B Pendidikan.

Sejak berdirinya RSUD Wates telah mengalami pergantian pimpinan. Berikut daftar urutan Direktur RSUD Wates.

a. dr. Samadikun Maryadi Tahun 1966-1977 b. dr. M. Harsono Tahun 1977-1987 c. dr. Edhi Jatno, MMR Tahun 1987-2001 d. dr. Moerlani M Dahlan, Sp.PD Tahun 2001-2005 e. dr. Bambang Haryatno, M.Kes Tahun 2005-2012

(21)

2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Wates

a. Pelayanan Rawat Jalan 1) Poliklinik Kebidanan 2) Poliklinik Anak 3) Poliklinik Bedah 4) Poliklinik Dalam 5) Poliklinik Jiwa

6) Poliklinik Gigi dan Mulut 7) Poliklinik Kulit dan Kelamin 8) Poliklinik Mata 9) Poliklinik THT 10) Poliklinik Syaraf 11) Poliklinik Orthopedi 12) Poliklinik Psikologi 13) Poliklinik Gizi b. Pelayanan Rawat Inap

1) Kelas Utama 2) Kelas I 3) Kelas II 4) Kelas III 5) Non Kelas III c. Pelayanan Penunjang

1) Pelayanan Administrasi

2) Pelayanan Ambulance dan Mobil Jenazah 3) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral

4) Pelayanan Instalasi Gizi

5) Pelayanan Instalasi Laboratorium Klinik (24 jam) 6) Pelayanan Informasi, Wartel, Koperasi

(22)

28

8) Pelayanan Keuangan (kasir) 9) Pelayanan Pemulasaran Jenazah

10) Pelayanan Fisioterapi/Rehabilitasi Medis 11) Pelayanan Farmasi (24 jam)

12) Pelayanan Haemodialisa 13) Pelayanan Treadmil

14) Pelayanan Ketertiban dan Keamanan d. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (24 jam)

3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis RSUD Wates

Sejarah Rekam Medis RSUD Wates dapat diketahui melalui instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Pada awal berdirinya, kegiatan pencatatan medis pasien telah mulai dilaksanakan di RSUD Wates. Pasien yang semakin banyak, membuat catatan medis pasien di RSUD Wates semakin hari semakin bertambah banyak pula, sampai akhirnya di RSUD Wates terbentuklah tata kerja dan organisasi rumah sakit yang dinamakan catatan medis.

(23)

4. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun 2017

Sumber: Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun 2017 Kepala Instalasi Rekam Medis

Dewi Natalia, A.Md

Pengelolaan Berkas, Pengolahan Data dan

Pelaporan Tri Nur Endah, A.Md

1. Assembling 2. Coding Indexsing 3. Analisis 4. Filing 5. Pelaporan 6. SKM dan Visum Et Repertum

Penjaminan dan INA CBG’S

Dian Wijayanti, A.Md 1. Verifikator Internal 2. Penjaminan 3. Coding INA CBG’S Penerimaan Pasien Purwantiningsih, A.Md 1. Rawat Jalan 2. Rawat Inap 3. IGD 4. Distribusi

(24)

30

B. Hasil Penelitian

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017.

Peneliti melakukan penelitian di instalasi rekam medis pada bagian pendaftaran dan bagian filing di RSUD Wates untuk mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan pada periode triwulan I (Januari-Maret). Pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates dilihat dari man (manusia), methode (cara kerja), material (bahan), machine (mesin), dan money (uang):

a. Man (Manusia)

Berdasarkan hasi observasi SDM penyediaan dokumen rekam medis di RSUD Wates dilakukan oleh petugas pendaftaran untuk pasien baru, dan petugas filing untuk pasien lama, petugas pendataran berjumlah 7 orang, untuk pendaftaran umum 1 orang berlatarbelakang pendidikan D3 Rekam Medis, jaminan lain atau jamkesda 2 orang berlatar pendidikan sarjana ekonomi dan SMA, sedangkan untuk pendaftaran pasien jaminan BPJS berjumlah 4 orang berlatarbelakang pendidikan SMA. Petugas filing berjumlah 6 orang yang diantaranya 1 orang berlatarbelakang pendidikan D3 Rekam Medis sedangkan 5 orang berlatarbelakang pendidikan SMA.

Hal ini dipertegas dengan hasil wawancara kepada Triangulasi Sumber yaitu (Koding 4):

Yang melaksanakan penyediaan DRM petugas rekam medis petugas pendaftaran untuk pasien baru, kalau pasien lama petugas filing.

(25)

Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis

No. Kualifikasi Jumlah Prosentase

1 D3 Rekam Medis 2 Orang 15,4% 2 Sarjana Ekonomi 1 Orang 7,7%

3 SMA 10 Orang 76,9%

Jumlah 13 Orang 100%

Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates Berdasarkan tabel diatas, dapat digambarkan dengan menggunakan diagram pie mengenai total kualifikasi SDM penyediaan dokumen rekam medis sebagai berikut:

Gambar 4.2 Prosentase Total Kualifikasi SDM

Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates Berdasarkan diagram diatas dapat diketahui bahwa dari total SDM penyedia dokumen rekam medis dari total 13 orang petugas yang paling banyak yaitu pendidikan terakhir SMA berjumlah 10 orang sebesar 76,9%, petugas penyedia dokumen rekam memdis berpendidikan terakhir sarjana ekonomi berjumlah 1 orang sebesar 7,7% untuk petugas penyedia dokumen yang berpendidikan terakhir D3 rekam medis hanya 2 orang yaitu sebesar 15,4%. Berikut adalah tabel penjabaran dari total kualifikasi SDM penyedia dokumen rekam medis di RSUD Wates:

15,4%

7,7%

76,9%

Total Kualifikasi SDM

(26)

32

Tabel 4.2 Kualifikasi Jumlah SDM Petugas Penyedia Dokumen Rekam Medis

No. Petugas Kualifikasi Jumlah Prosentase 1 Petugas Pendaftaran

Pasien Rawat Jalan

D3 Rekam Medis 1 Orang 14,3% Sarjana Ekonomi 1 Orang 14,3% SMA 5 Orang 71,4% Jumlah 7 Orang

2 Petugas Filing D3 Rekam Medis

1 orang 16,7% SMA 5 Orang 83,3%

Jumlah 6 Orang

Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates Berdasarkan tabel diatas, dapat digambarkan dengan menggunakan diagram pie mengenai kualifikasi dan jumlah petugas pendaftaran penyediaan dokumen rekam medis sebagai berikut:

Gambar 4.3 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran di RSUD Wates

Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates

SMA 71,4% D3Rekam Medis 14,3% Sarjana Ekonomi 14,3%

Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran di

RSUD Wates Tahun 2017

(27)

Sedangkan penjabaran diagram pie untuk petugas filing adalah sebagai berikut:

Gambar 4.4 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Filing di RSUD Wates

Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates Berdasarkan kedua diagram diatas dapat diketahui bahwa pendidikan terakhir petugas pendaftaran dari total 7 orang petugas yang paling banyak yaitu pendidikan terakhir SMA berjumlah 5 orang sebesar 71,4%, petugas pendaftaran berpendidikan terakhir sarjana ekonomi berjumlah 1 orang sebesar 14,3% untuk petugas pendaftaran yang berpendidikan terakhir D3 rekam medis hanya 1 orang yaitu sebesar 14,3%. Sedangkan petugas filing di RSUD Wates berjumlah 6 orang terdiri dari 1 orang sebesar 16,7% berpendidikan terakhir D3 rekam medis dan yang paling banyak yaitu 5 orang sebesar 83,3% berpendidikan terakhir SMA.

b. Methode (Cara Kerja)

Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates dimulai dari pasien mendaftar atau melihat jam registrasi yang tertera pada tracer hingga dokumen rekam medis tersebut sampai ke poliklinik yang dituju. Dalam pelaksanaan

D3 Rekam Medis 16,7% SMA 83,3%

Pendidikan Terakhir Petugas Filing di

RSUD Wates Tahun 2017

(28)

34

penyediaan dokumen rekam medis tersebut sudah ada SPO tentang pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan No. MKI/449.1/10/2015, SPO tentang pendaftaran pasien umum baru dengan no. MKI/449.1/45/2015, SPO tentang pencarian atau pengambilan status rekam medis rawat jalan dengan no. dokumen MKI/449.1/11/2015, dan SPO tentang pendaftaran pasien penjaminan kesehatan rawat jalan dengan no. MKI/449.1/47/2015 sebagai acuan langkah-langkah kegiatan penyediaan dokumen rekam medis untuk petugas, dan terdapat SPM dengan dasar Peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2009 mengenai penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan, Hal ini diperkuat dengan wawancara kepada responden tentang pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan (Koding 1):

Menurut Responden C

Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan pernyataan dari triangulasi sumber:

Berdasarkan hasil observasi langkah-langkah penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru di RSUD Wates adalah sebagai berikut:

1) Pasien mengambil no Antrian

2) Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru

Untuk penyediaan dokumen rawat jalan itu ada pedomannya Responden C

Kita ada SPM standar Pelayanan minimal untuk bagian pelayanan untuk penyediaan status rawat jalannya untuk pasien baru 5-10 menit, untuk pasien lamanya 10-20 menit. Kita tidak buat SPO karna menurut saya kalau SPO itu sifatnya kegiatan kalau penyediaan itu kan hasilnya, kalau SPOnya kita ya pas daftar pasien itu, terus nanti pengambilan statusnya, terus pendistribusiannya sampai ke poli tujuan, kalau SPO penyediaan rekam medis itu gk ada.

(29)

3) Pasien mendaftar di TPP RJ,

4) Petugas TPP RJ mewawancarai pasien 5) Petugas TPP RJ melakukan input data pasien 6) Petugas TPP RJ mencetak tracer

7) Petugas mencetak lembar admission bagi pasien baru 8) Petugas mencetak kartu berobat

9) Petugas TPP RJ memberikan no antrian poliklinik pada pasien 10)Petugas TPP RJ membuat dokumen rekam medis baru

11)Kemudian Petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke poliklinik yang dituju.

Langkah-langkah penyediaan dokumen pasien lama: 1) Pasien mengambil no Antrian

2) Pasien mendaftar di TPP RJ,

3) Petugas TPP RJ mewawancarai pasien

4) Petugas TPP RJ melihat nomor rekam medis pada KIB pasien 5) Petugas TPP RJ mencetak tracer

6) Petugas pendaftaran menempelkan Tracer yang sudah dicetak pada outguide.

7) Petugas distribusi mengumpulkan dan menaikkan tracer tersebut ke bagian filing menggunakan alat bantu retractor di tempat penyimpanan lantai 2.

8) Kemudian petugas filing menyortir tracer tersebut sesuai dengan angka terakhir pada nomor rekam medis pasien.

9) Petugas mulai mencari dokumen rekam medis.

10)Jika dokumen rekam medis telah ditemukan, petugas filing akan memberi cap dan menuliskan poliklinik tujuan pada lembar poliklinik.

11)Kemudian petugas filing akan mengumpulkan dokumen rekam medis yang telah diberi cap dan telah dituliskan poliklinik tujuan pada retractor dan di turunkan ke bagian pendaftaran menggunakan alat bantu untuk didistribusikan.

(30)

36

12)Petugas distribusi menyortir dokumen rekam medis sesuai dengan poliklinik yang dituju yang tertera pada tracer yang diselipkan di dokumen rekam medis tersebut.

13)Kemudian petugas distribusi mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik tujuan.

c. Material (Bahan)

Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat di RSUD Wates untuk pasien lama menggunakan bahan KIB, tracer, dan dokumen rekam medis. KIB tersebut digunakan pasien lama sebagai identitas pasien untuk mendaftar ke poliklinik yang di tuju. Tracer berbahan dari kertas NCR 3 rangkap bewarna kuning, pink, dan putih berisi jam daftar pasien, nomor antrian, dan poliklinik tujuan. Tracer berwarna kuning akan diberikan kepada pasien untuk nomor antrian poliklinik, sedangkan tracer warna putih akan di tempelkan pada dokumen rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis dan identitas pasien, dan untuk tracer warna merah akan di selipkan pada outguide untuk dipasang di rak penyimpanan tempat dokumen rekam medis yang diambil.

Tracer dicetak oleh bagian pendaftaran yang kemudian tracer tersebut akan dinaikkan menggunakan retractor, lalu tracer akan disortir menurut angka akhir oleh petugas filing, kemudian dicari dokumen rekam medis menurut permintaan di tracer tersebut, setelah dokumen rekam medis ditemukan dokumen rekam medis diambil dan tracer tersebut diselipkan antara dokumen yang diambil. Dokumen yang telah diambil tersebut dicek kelengkapannya kemudian diberi cap dan diturunkan kebagian distribusi untuk didistribusikan menggunakan retractor. Sedangkan untuk pasien baru bahan yang digunakan yaitu formulir pendaftaran pasien baru, KIB, dokumen rekam medis baru yang akan ditulis identitas pasien oleh petugas pendaftaran. Hal ini

(31)

dipertegas dengan hasil wawancara dengan Triangulasi Sumber yaitu (Koding 12):

d. Machine (Mesin)

Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat di RSUD Wates menggunakan komputer yang digunakan di instalasi pendaftaran rawat jalan untuk mendaftar pasien rawat jalan dan untuk mencetak tracer serta kerekan/ retractor yang digunakan untuk menaikkan dan menurunkan tracer atau dokumen rekam medis pasien rawat jalan yang akan disediakan dan didistribusikan oleh petugas rekam medis. untuk mendistribusikan dokumen rekam medis rawat jalan RSUD Wates masih manual menggunakan SDM. SDM pendistribusian rekam medis berjumlah 3 orang, 1 orang berlatar pendidikan D3 Rekam medis, dan 2 orang berlatar pendidikan SMA. Hal ini dipertegas dengan hasil wawancara dengan Triangulasi Sumber yaitu (Koding 15):

e. Money (Uang)

Berdasarkan hasil wawancara pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis di RSUD Wates dilihat dari money atau uang secara langsung tidak menggunakan uang untuk pelaksanaannya dikarenakan begitu ada pasien sudah memiliki material untuk penyediaan dokumen rekam medis, dan tidak harus membeli bahan. Bahwa untuk pengadaan barang dokumen rekam medis, tracer, alat tulis dan sebagainya, tertuang dalam Untuk bahan kita memakai tracer yang dicetak di bagian pendaftaran untuk pasien lama. Kalau pasien baru ada dokumen rekam medis.

Triangulasi Sumber

Pakai komputer di pendaftaran rawat jalan rawat dan pakai kerekan itu yang di ruang filing.

(32)

38

perencanaan anggaran instalasi rekam medis yang dibuat oleh kepala rekam medis setiap satu tahun sekali kemudian kepala rekam medis akan melaporkan apa yang akan dibutuhkan untuk pengadaan barang rekam medis tersebut kepada bagian rumah tangga di RSUD Wates. Sedangkan untuk gaji pegawai PNS di sediakan oleh DPPKA, dan untuk karyawan biasa digaji oleh bagian keuangan. Hal ini dipertegas dengan hasil wawancara dengan Triangulasi sumber yaitu (Koding 14):

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

Berdasarkan hasil wawancara dengan triangulasi sumber di RSUD Wates perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan mengacu pada indikator mutu SPM dengan dasar peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2009 di RSUD Wates sendiri belum melakukan perhitungan atau evaluasi secara rutin terkait waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan, perhitungan baru dilakukan satu kali pada tahun 2015 terhitung dari tahun 2014 sampai sekarang.

Berdasarkan hasil observasi di bagian pendaftaran dan filing di RSUD Wates, peneliti melakukan check list observasi waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan periode triwulan I dengan hasil sebagai berikut:

untuk pengadaan barang penyediaan dokumen, status, ATK nggak belanja sendiri, lewate rumah tangga. Kita pokokmen cuma aku butuh ini ini harus ada gak belanja sendiri, itu tertuang dalam perencanaan anggaran instalasi rekam medis tapi gak belanja sendiri ya.. tetep lewatnya sana.. perencanaan itu buatnya satu tahun sekali.. gaji kita kan kalau PNS dari DPPKA jadi udah langsung masuk kesini, teruskalau sing lain-lanya ya nanti keuangan. Kita instalasi ning nggak sampai kesitu.kita cuman angkanya aja..

(33)

Gambar 4.5 Diagram Penyediaan DRM Rawat Jalan

Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017 Berdasarkan penjabaran diatas diatas, dapat digambarkan dengan menggunakan tabel mengenai hasil penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates.

Tabel 4.3 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM Jenis Pasien

Tepat ≤ 10 Menit

Tidak Tepat ≥ 10 Menit Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase

Baru 32 32,7% 66 67,3%

Lama 14 14,0% 86 86,0%

Jumlah DRM 46 23,2% 152 76,8%

Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017 Berdasarkan tabel 4.3 diatas, dapat diketahui bahwa penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates dari total sampel sebanyak 198 terdiri dari 98 dokumen pasien baru dan 100 dokumen pasien lama. Terdapat dokumen rekam medis yang tepat waktu sebesar 32,7% (32 dokumen dari 98 dokumen rekam medis pasien baru) dan 14,0% (14 dokumen dari 100 dokumen rekam medis pasien lama) penyediaan dokumen.

Pasien Baru Pasien Lama

Tepat 32 14 Terlambat 66 86 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

(34)

40

Berdasarkan penjabaran tabel 4.3 diatas, dapat diketahui prosentase waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dengan melihat diagram pie sebagai berikut:

Gambar 4.6 Prosentase Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan RSUD Wates.

Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017 Prosentase penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates yang mengalami keterlambatan dari total dokumen pasien baru dan pasien lama sebesar 76,8% yaitu 152 dokumen dari sampel 198 dokumen rekam medis. Terdiri atas 66 dokumen dari 98 dokumen pasien baru (67,3%) dan 86 dari 100 dokumen rekam medis pasien lama (86,0%). Hal ini dikarenakan untuk pasien baru, petugas pendaftaran harus mengentri data identitas pasien baru di SIMRS dengan rata-rata waktu kurang lebih 3,6 menit, sedangkan untuk menyediakan dokumen rekam medis baru petugas pendaftaran akan mencetak tracer, mencetak KIB, edukasi pasien, mencetak label, mencetak data identitas sosial pasien, menulis identitas paien di map rekam medis, mengisi formulir rawat jalan dalam map rekam medis, dan memberi cap tanggal periksa dengan rata-rata waktu kurang lebih 12,7 menit. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Responden B (Koding 2 ):

23,2%

76,8%

Prosentase Waktu Penyediaan DRM

(35)

Dan dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber:

Sedangkan untuk dokumen rekam medis pasien lama terlambat dikarenakan tracer yang tercetak dibagian pendaftaran tidak langsung dinaikkan ke ruang filing dan dibiarkan dibawah sampai menumpuk. Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber (Koding 13) :

Dokumen rekam medis yang telah memenuhi standar waktu penyediaan yaitu sebesar 23,2% dari total dokumen pasien baru dan lama, 32,7% dokumen pasien baru dan 14,0% dokumen pasien lama.

Jadi dari bawah itu tracer yang udah habis dicetak yang seharusnya langsung naik masih dibiarkan dibawah nunggu sampe ada tumpukannya dulu, nanti ke atas di atas tu seperti itu di filing gak tiap ada langsung dikirim, nunggu barengannya dulu mungkin itu yang jadi lama terus bikin statusnya terlambat sampai di poli.

Triangulasi Sumber

Alur pasien baru kita tentukan dulu pasien jaminan atau bayar, kalau umum nanti ambil antrian didepan ditanyain ke poli mana terus ngisi general consent atau surat persetujuan umum sama ngisi form identitas baru ke skriningnya, setelah itu pasien mengantri di loket D sambil membawa general consent sama form identitas, kalau sudah dipanggil kan nanti dientry ke komputer, kalau misalnya databasenya sudah lengkap kita cetakin antrian, cetakin identitasnya, cetakin kartu pasiennya, form rekam medis baru dilengkapi , berkas poliklinik, diasembling lengkap terus diantarkan kepoli.

Responden B

Pasien datang terus nanti dientry sama petugasnya identitas, poliklinik tujuannya kemana, dokternya siapa kalau sudah simpan terus nanti diprintkan itu identitas sama form-form yang didalamnya itu terus sekalian dikasih antrian ditempel ke mapnya yang baru sudah jadi status barunya.

(36)

42

Untuk memperoleh rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates periode triwulan I tahun 2017 adalah sebagai berikut:

Tabel 4.4 rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates

Pasien Baru Pasien lama Pasien baru dan pasien lama Numerator Jumlah komulatif

waktu penyediaan dokumen rawat jalan pasien baru

1605 2020 3625

Denominator Tota sampel yang diamati 98 100 198 Rata-rata Penyediaan DRM 16,4 menit 20,2 menit 18,3 menit

Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017 a. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru

Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀 𝑏𝑎𝑟𝑢 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑠𝑎𝑚𝑝𝑒𝑙

= 1605

98 = 16,4 menit b. Rata-rata penyediaan DRM pasien lama

Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀 𝑙𝑎𝑚𝑎 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑠𝑎𝑚𝑝𝑒𝑙

= 2020

100 = 20,2 menit c. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru dan lama

Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑠𝑎𝑚𝑝𝑒𝑙

= 3625

198 = 18,3 menit

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. Penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates masih terdapat keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara terdapat faktor-faktor yang

(37)

mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis tersebut antara lain faktor dari man (manusia), methode (cara kerja), dan material (bahan), machine (mesin), money (uang):

a. Man (Manusia)

1) Kurangnya SDM bagian filing

SDM yang bertugas di bagian filing di RSUD Wates terdapat 6 orang petugas namun dengan jumlah pasien yang setiap hari semakin banyak menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Di RSUD Wates sendiri saat ini sedang melakukan perekrutan petugas rekam medis untuk ditempatkan di pendaftaran loket a, bagian filing, pendaftaran IGD, dan pendaftaran TPPRI.

Berdasarkan wawancara dengan Responden B tentang kurangnya SDM yaitu (Koding 7):

Menurut Responden B yaitu:

Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan pernyataan dari triangulasi sumber:

b. Methode (Cara Kerja)

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates sudah terdapat kebijakan, pedoman, dan SPO untuk penyediaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Faktor methode (cara) dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tidak mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber yaitu (Koding 1):

Dengan pasien yang banyak seperti ini sangat kurang sekali, apalagi kalau ada yang ijin atau cuti kan mesti terlambat..

Responden B

Belum, masih sangat kurang..

(38)

44

c. Material (bahan)

1) Terjadinya misfile (salah letak)

Terjadinya misfile atau salah letak sangat mempengaruhi dalam keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis, dikarenakan petugas harus menyisir satu-satu dokumen rekam medis dan menyebabkan lama ditemukannya dokumen rekam medis tersebut. Berdasarkan wawancara dengan responden B yaitu (Koding 11):

Dari kedua pernyataan diatas, maka diperkuat dengan wawancara kepada triangulasi sumber:

2) Terjadinya Penumpukan Tracer

Berdasarkan tabel 4.3 keterlambatan dokumen rekam medis paling banyak adalah pada pasien lama yaitu 86 dokumen sebesar 86,0% untuk proses yang paling lama adalah dibagian pendaftaran dan bagian filing yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis yaitu tracer yang seharusnya setelah dicetak langsung dinaikkan tetapi masih dibiarkan dibawah sampai menumpuk, dan di bagian Misalnya ada yang salah masuk, eee.. pencariannya kan butuh waktu lama, kan waktunya mengulur-mengulur terus. Responden B

Iya adanya dokumen yang misfile..

Triangulasi Sumber Kita ada SPM standar Pelayanan minimal untuk bagian pelayanan untuk penyediaan status rawat jalannya untuk pasien baru 5-10 menit, untuk pasien lamanya 10-20 menit. Kita tidak buat SPO karna menurut saya kalau SPO itu sifatnya kegiatan kalau penyediaan itu kan hasilnya, kalau SPOnya kita ya pas daftar pasien itu, terus nanti pengambilan statusnya, terus pendistribusiannya sampai ke poli tujuan,

(39)

filing dokumen rekam medis tidak langsung dikirim dan ditunggu sampai dokumen rekam medis tersebut penuh.

Menurut wawancara dengan responden A yaitu (Koding 13):

Dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber, yaitu:

3) Dokumen rekam medis tidak ditemukan di rak filing

Berdasarkan hasil observasi terdapat dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak filing, sehingga petugas filing akan melacak dokumen rekam medis tersebut, petugas harus menyisir terlebih dahulu di rak-rak yang memiliki nomor rekam medis yang hampir sama dan melacak menggunakan komputer. Apabila dokumen rekam medis yang dicari tidak ditemukan petugas akan membuatkan dokumen rekam medis baru sehingga hal ini akan membutuhkan waktu lama dan akan mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis. Menurut wawancara dengan responden D untuk permasalahan tersebut (Koding 12):

Untuk mempertegas hasil wawancara responden D, maka dilakukan wawancara dengan triangulasi sumber, yaitu:

Kadang tu tracernya numpuk karna harus nunggu yang diatas diturunkan.

Responden A

jadi dari bawah itu tracer yang udah habis dicetak yang sharusnya langsung naik masih dibiarkan dibawah nunggu sampe ada tumpukannya dulu, nanti ke atas di atas tu seperti itu di filing gak tiap ada langsung dikirim, nunggu barengannya dulu mungkin itu yang jadi lama terus bikin statusnya terlambat sampai di poli.

Triangulasi Sumber

Adaa sih sakjane,, salah letak bisa, misfile, nek DRM gak ditemukan di ruang filing kae..

Responden D

...Terus nek DRM gak ditemukan biasanya dicari lewat komputer.

(40)

46

4) Formulir pendaftaran pasien baru habis

Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru menggunakan bahan salah satunya formulir pendaftaran pasien baru. Apabila formulir tersebut habis petugas pendaftaran akan menghubungi bagian rumah tangga RSUD Wates untuk persediaan formulir, hal ini akan mempengaruhi keterlambatan waktu penyediaan dokumen rekam medis dikarenakan dalam kehabisan formulir akan mengulur waktu dan antrian pasien yang mendaftar akan semakin banyak. Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber, yaitu (Koding 12 ):

d. Machine (Mesin)

Faktor dari machine (mesin) yang mempengaruhi keterlambatan penyedian dokumen rekam medis adalah pada penggunaan retractor, hal ini sangat mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates dikarenakan jika retractor tersebut belum terisi penuh dokumen rekam medis maka retractor tersebut tidak mau diturunkan atau akan macet di tengah jalan, sehingga petugas filing harus menunggu sampai dokumen rekam medis tersebut penuh, kemudian tracer yang dibawah akan terus menumpuk karena harus menunggu retractor tersebut turun baru tracer tersebut dapat dinaikkan. Menurut wawancara dengan responden D tentang permasalahan tersebut yaitu (Koding 12):

Masalah sama kerekan itu, kan kalau belum diturunkan tracernya pasti akan numpuk, dan menyebabkan lama.

Responden D Ya ngambil ke RT, kalau yang RT stoknya habis, sebelum stok habis itu RT nyetak terus dikita sendiri juga sebelum stoknya habis ngambil ke RT,bisa jadi mempengaruhi nek sampai kejadian kayak gitu kan menghubungi RT lama to, jadi harus kesana dulu..

(41)

Untuk mempertegas hasil wawancara responden D, maka dilakukan wawancara dengan triangulasi sumber, yaitu:

e. Money (Uang)

Waktu penyediaan rekam medis merupakan salah satu standar pelayanan minimal di instalasi rekam medis RSUD Wates namun berdasarkan hasil wawancara apabila SPM mencapai dengan target petugas tidak akan diberikan reward atau hadiah apapun dan jika petugas mendapat komplain dari banyak pihak tentang keterlambatan penyediaan dokumen petugas juga tidak akan mendapat punishment (hukuman) apapun juga dari atasan. Faktor money (uang) dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tidak mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara responden A yaitu (Koding 14):

Wawancara dengan triangulasi sumber yaitu: Apa faktor uang ki, gak ada..

Responden A

Enggak sih.. kita nggak ada reward buat petugas, nek ada komplain kita juga nggak kasih hukuman.

Triangulasi Sumber

Mungkin kerekannya ya.. kan kadang itu ditengah-tengah kalo misalnya kurang banyak memang gak bisa turun kal gak ada bebannya, jadi misanya nurunin satu-satu itu tu macet ditengah itu lo.. atau tutupannya bengkong atau apa , sebenarnya kalo hanya kurang itu nek turun tu mesti macet ditengah.

(42)

48

C. Pembahasan

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017.

a. Man (Manusia)

Berdasarkan hasil observasi SDM penyediaan dokumen rekam medis di RSUD Wates masih ditemukan petugas yang berpendidikan terakhir SMA yaitu sebesar 76,9% (10 orang dari 13 petugas), petugas yang berpendidikan terakhir sarjana ekonomi sebesar 7,7% (1 orang dari 13 petugas), dan SDM yang telah lulus pendidikan rekam medis, atau SDM yang berpendidikan terakhir D3 rekam medis hanya sebesar 15,4% (2 orang dari 13 petugas). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55/MENKES/PER/III/2013 mengenai Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis yang menjelaskan tentang SDM perekam medis adalah seseorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Sebagaimana yang telah dijelaskan peraturan menteri kesehatan nomor 55 tahun 2013 petugas rekam medis tidak hanya mengerjakan lingkup tugasnya namun juga memiliki tanggung jawab untuk melakukan kegiatan pelayanan rekam medis.

b. Methode (Cara Kerja)

Berdasarkan hasil observasi langkah-langkah penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di lihat dari pasien mendaftar RSUD Wates adalah sebagai berikut:

1) Pasien mengambil no Antrian

2) Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru 3) Pasien mendaftar di TPP RJ,

4) Petugas TPP RJ mewawancarai pasien 5) Petugas TPP RJ melakukan input data pasien 6) Petugas TPP RJ mencetak tracer

(43)

8) Petugas mencetak kartu berobat

9) Petugas TPP RJ memberikan no antrian poliklinik pada pasien 10)Petugas TPP RJ membuat dokumen rekam medis baru

11)Kemudian Petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke poliklinik yang dituju.

SPO mengenai alur pendaftaran pasien baru dengan nomor dokumen MKI/449.1/45/2015 SPO tentang pendaftaran pasien umum baru adalah sebagai berikut:

1) Pasien diterima di tempat pendaftaran pasien rawat jalan 2) Pasien diwawancarai oleh petugas rekam medis

3) Pasien baru diminta mengisi formulir pendaftaran pasien baru. 4) Pasien baru diminta untuk menunggu di ruang tunggu poli

tujuan.

5) Petugas mengecek identitas pasien ke dalam komputer apakah pernah berobat atau belum;

6) Petugas menginput data pasien ke dalam SIM RS

7) Petugas kemudian mencetak lembar data identitas sosial 8) Petugas pendaftaran memberikan status pasien baru pada

petugas distribusi untuk di distribusikan ke poliklinik tujuan. SPO pendaftaran pasien umum baru di bagian pendaftaran RSUD Wates pada point (4) menjelaskan setelah pasien diminta mengisi formulir pendaftaran pasien baru diminta untuk menunggu diruang tunggu poli tujuan. Namun pada berdasarkan hasil observasi proses tersebut belum selesai karena petugas belum memberikan tracer yang berisi nomor antrian untuk periksa dipoliklinik.

Menurut Permenkes No. 512 Tahun 2007 SPO adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu, dimana SPO memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan

(44)

50

fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.

Menurut Budi (2011) identifikasi adalah proses pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan tentang bukti-bukti dari seseorang. Unit rekam medis mempunyai tanggung jawab atas kelengkapan data identitas pasien maka dalam mengumpulkan data identitas pasien harus diperoleh data yang lengkap sehingga dalam proses pelayanan kesehatan selanjutnya akan berjalan dengan baik. Sedangkan Menurut KARS 2012 dalam standar AP 1.2 asesmen awal seorang pasien, rawat jalan atau rawat inap, sangat penting untuk mengidentifikasi kebutuhan pasien dan untuk memulai proses pelayanan. Asesmen awal memberikan informasi untuk:

1) Memahami pelayanan apa yang dicari pasien 2) Memilih jenis pelayanan yang terbaik bagi pasien.

Berdasarkan hasil observasi pasien baru di RSUD Wates pertama kali diterima di tempat penerimaan pasien dan diwawancarai petugas guna mendapat informasi mengenai data pasien.

c. Material (bahan)

Berdasarkan hasil observasi bahan yang digunakan untuk penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan yaitu dokumen rekam medis dan tracer.

Menurut KARS (2012) dalam standar MKI. 7 menyebutkan bahwa dokumen rekam medis adalah suatu sumber informasi utama mengenai proses asuhan dan perkembangan pasien sehingga merupakan alat yang penting. Dalam pelaksanaan penyediaan dokumen RSUD Wates juga menggunakan dokumen rekam medis. Sedangkan berdasarkan hasi observasi tracer hanya terdapat pada bagian pendaftaran rawat jalan. Di bagian filing juga sudah terdapat alat cetak tracer. Namun dalam pelaksanaan cetak tracer

(45)

hanya dilakukan di bagian pendaftaran dikarenakan letak ruang filing di lantai dua dan tracer berbentuk rangkap 3 dengan menggunakan kertas NCR dengan didalamnya terdapat nomor antrian pendaftaran poliklinik yang harus diberikan oleh pasien sehingga tidak memungkinkan untuk petugas filing mencetak tracer.

Menurut IFHIMA (2012) Tracer (outguide) yaitu pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Adanya tracer dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan saat kembali. Dengan adanya tracer agar memudahkan petugas rekam medis dalam menyediakan rekam medis.

Menurut Budi (2011) beberapa fasilitas di ruang penyimpanan dokumen rekam medis diantataranya ada tracer yang digunakan sebagai pengganti dokumen rekam medis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.

d. Machine (mesin)

Berdasarkan hasil observasi pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates masih menggunakan manual yaitu menggunakan tangan petugas distribusi untuk menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan ke meja dokter di poliklinik dan menggunakan mesin retractor/kerekan untuk mengirimkan dokumen rekam medis rawat jalan di bagian distribusi. Untuk penyediaan dokumen rekam medis pasien baru RSUD Wates juga menggunakan komputer yang ada di bagian pendaftaran.

Menurut Rustiyanto (2010) komputer dirumah sakit dinilai sangat bermanfaat untuk meningkatkan mutu pelayanan. Selain untuk mempermudah pelayanan, sistem komputerisasi di rumah sakit tidak hanya digunakan dibagian administrasi khususnya dipersonalia, tetapi komputerisasi bisa digunakan diberbagai unit pelayanan di rumah sakit.

(46)

52

e. Money (uang)

Berdasarkan hasil wawancara untuk pengadaan barang dokumen rekam medis, tracer, alat tulis dan sebagainya, tertuang dalam perencanaan anggaran instalasi rekam medis yang dibuat oleh kepala rekam medis setiap satu tahun sekali kemudian kepala rekam medis akan melaporkan apa yang akan dibutuhkan untuk pengadaan barang rekam medis tersebut kepada bagian rumah tangga di RSUD Wates. Sedangkan untuk gaji pegawai PNS di sediakan oleh DPPKA, dan untuk karyawan biasa digaji oeh bagian keuangan.

Menurut M. Harujito (2001) uang merupakan alat (tools) yang penting untuk menilai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

(47)

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

Berdasarkan hasil studi dokumentasi di RSUD Wates sudah terdapat SPM dengan dasar peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2009 tentang Standar Pelayanan Miniman RSUD Wates yang menyebutkan bahwa penyediaan dokumen rekam medis dimulai dari saat pasien mendaftar sampai dokumen rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas dengan standar pelayanan minimalnya adalah ≤10 menit. Dengan isi sebagai berikut:

Tabel 4.5 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan

Judul Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan

Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi

Tujuan Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan Definisi

operasional

Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas.

Frekuensi pengumpulan data

Tiap bulan

Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati

Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N kurang dari 100)

Sumber data Hasil survey pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama.

Standar Rerata ≤ 10 menit

Penanggung jawab

Kepala instalasi rekam medis

Sumber:Profil/Kamus Indikator Mutu RSUD Wates Tahun 2015 Sesuai dengan Kepmenkes 129, 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit dengan isi sebagai berikut:

(48)

54

Tabel 4.6 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan

Judul Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan

Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi

Tujuan Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan Definisi

operasional

Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas.

Frekuensi pengumpulan data

Tiap bulan

Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati

Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N kurang dari 100)

Sumber data Hasil survey pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama.

Standar Rerata ≤ 10 menit

Penanggung jawab

Kepala instalasi rekam medis

Sumber: Kepmenkes No 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit

Berdasarkan hasil observasi waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates adalah sebagai berikut:

Tabel 4.7 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM Jenis Pasien

Tepat ≤ 10 Menit

Tidak Tepat ≥ 10 Menit Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase

Baru 32 32,7% 66 67,4%

Lama 14 14,0% 86 86,0%

Jumlah DRM 46 23,2% 152 76,8%

Sumber: Hasil Observasi Penyediaan DRM di RSUD Wates Tahun 2017

Berdasarkan tabel diatas tergambar bahwa capaian waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dalam waktu 10 menit mencapai 23,2% (46 dari 198 dokumen rekam medis).

Menurut Sudrajat (2014) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa berdasarkan hasil pengumpulan data tentang kecepatan pelayanan penyediaan dokumen rekam medis pasien lama di pelayanan rawat

(49)

jalan Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis diperoleh data sebagai berikut:

Tabel 4.8 Frekuensi waktu pelayanan penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum

Daerah Ciamis Tahun 2014

No. Kategori Jumlah

Responden

Presentase

1 Cepat 35 39,8%

2 Lambat 53 60,2%

Jumlah 88 100

Sumber : Data Primer 2014

Menurut Andria (2015) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa berdasarkan hasil pengumpulan data tentang kecepatan pelayanan penyediaan dokumen rekam medis pasien lama di pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya diperoleh data sebagai berikut:

Tabel 4.9 Distribusi Frekuensi Waktu Pelayanan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama

No. Kategori Waktu Frekuensi Prosentase 1 Cepat 36 36,4% 2 Lambat 63 63,6% Jumlah 99 100

Berdasarkan ketiga data diatas dapat diketahui bahwa dalam penelitian Sudrajat (2014) waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien lama di pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis yaitu sebanyak 35 dokumen (39,8%) dari 88 dokumen sudah memenuhi standar standar ≤10 menit. Dalam penelitian Andria (2015) diketahui bahwa sebanyak 36 dokumen (36,4%) dari 99 dokumen penyediaan dokumen Rekam Medis Pasien Lama sudah memenuhi standar ≤10 menit. Sedangkan peneliti melakukan penelitian di RSUD Wates menemukan bahwa dengan sampel 198 dokumen rekam medis pasien baru dan pasien lama ditemukan dokumen yang sudah memenuhi standar ≤10 menit sebanyak 46 dokumen (23,2%). Berdasarkan hasil evaluasi tentang capaian indikator mutu yang sudah

(50)

56

dilakukan di RSUD Wates terdapat rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru sebesar 15,9 menit, dan rata-rata dokumen rekam medis pasien lama sebesar 22,3 menit. Sedangkan hasil yang diperoleh peneliti pada penelitian di RSUD Wates rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien baru yaitu 16,4 menit dan dokumen rekam medis pasien lama sebesar 20,2 menit.

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. Faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah sebagai berikut:

a. Man (Manusia)

Menurut Ningsih (2012) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa dengan banyaknya jumlah kunjungan pasien, mengharuskan Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta memiliki SDM dengan kinerja yang berkualitas sesuai dengan kompetensinya dengan jumlah yang mencukupi untuk memberikan pelayanan kepada pasien sehingga diharapkan mampu meningkatkan mutu pelayanan.

Menurut Harujito (2001) Manusia merupakan unsur

manajemen yang pokok manusia tidak dapat disamakan oleh benda. Ia mempunyai peranan, pikiran harapan, serta gagasan. Reaksi psikisnya terhadap keadaan sekeliling dapat menimbulkan pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar diperhitungkan secara seksama. Oleh karena itu, manusia perlu senantiasa diperhatikan untuk dikembangkan kearah yang positif sesuai dengan martabat dan kepribadiannya sebagai manusia.

Berdasarkan hasil wawancara SDM dibagian filing tidak sebanding dengan jumlah pasien yang setiap hari semakin banyak menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan.

Gambar

Tabel 2.1 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....8  Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis......................................30  Tabel 4.2 Kualifikasi Jumlah SDM Petugas Penyedia Dokumen Rekam Medis..31  Tabel 4.3 Ketepa
Gambar 2.1 Kerangka Konsep...............................................................................12  Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates  Tahun 2017
Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis
+7

Referensi

Dokumen terkait

Pelaksanaan sistem penjajaran SNF sebagaimana dikemukakan dalam penelitian Asmayanti (2011) tentang Tinjauan Tata Kelola Sistem Filing Rekam Medis Rawat Jalan Di RSUD

ANALISIS PERBEDAAN KECEPATAN WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN LAMA RAWAT JALAN PADA SISTEM PENJAJARAN TERMINAL DIGIT FILING DAN STRAIGHT NUMERICAL

2) Apabila Pasien tidak membawa KIB, proses pencarian Nomor Rekam Medik dilakukan dengan bantuan komputer menggunakan program aplikasi rekam medis RSUD Kota

Bersadarkan hasil observasi pada bulan Juni 2021 faktor penyebab keterlambatan re- kam medis rawat jalan pasca rawat inap ada- lah alur prosesing penyediaan rekam

Faktor determinan penyebab lamanya waktu penyediaan dokumen rekam medis berdasarkan pada penelitian dan diskusi kelompokmeliputi beban kerja pegawai, fasilitas di

Pelaksanaan sistem penjajaran SNF sebagaimana dikemukakan dalam penelitian Asmayanti (2011) tentang Tinjauan Tata Kelola Sistem Filing Rekam Medis Rawat Jalan Di RSUD

Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Duta Bangsa Surakarta 231 FAKTOR-FAKTOR WAKTU TUNGGU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT X TAHUN 2022 1Riska Afifah*,

HASIL Mengidentifikasi Standar Prosedur Operasional Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Anna Medika Bekasi Berdasarkan hasil observasi saat turun lapangan kegiatan