i
TINJAUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS (DRM) DI FILING RAWAT
INAP INAKTIF RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2015
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd,RMIK) dari program studi DIII RMIK
OLEH
ATIKA NUR WAHYUNINGTYAS D22.2012.01197
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2015
ii
HALAMAN HAK CIPTA
© 2015
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti
iii
HALAMAN PERSETUJUAN
KARYA TULIS ILMIAH
TINJAUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN
DOKUMEN REKAM MEDIS (DRM) DI FILING RAWAT INAP INAKTIF RSUD KOTA SEMARANG
TAHUN 2015
Disusun oleh :
ATIKA NUR WAHYUNINGTYAS D22.2012.01197
Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal :
Pembimbing
(Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM)
iv
HALAMAN PENGESAHAN
TINJAUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN
DOKUMEN REKAM MEDIS (DRM) DI FILING RAWAT INAP INAKTIF RSUD KOTA SEMARANG
TAHUN 2015
Disusun oleh :
ATIKA NUR WAHYUNINGTYAS D22.2012.01197
Karya tulis ilmiah ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Semarang, oktober 2015
Tim Penguji
Ketua : Maryani Setyowati, SKM, M.kes. (………) Anggota : 1. Jaka Prasetya, SKep, M.Kes. (………) 2. Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM. (………)
Mengetahui Dekan
(Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes)
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :
Terimakasih Kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua.
Ibu Bapak adik2 ku tercinta yang telah melindungi, menjaga, mendoakan dan mendukung.
Keluarga besar Parjo terimakasih dukungan dan doanya.
Kepada Dosen Pembimbing Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM, terimakasih sudah sabar membimbing saya sampai karya ilmiah ini selesai.
Teman seperjuangan Mamah Pita, Kak Ima, Juty Yay, Juty Vita, DikGar Couple, Hening, Septiana, Alika, Eka, Fisca, Devia, Tria
terimakasih dukungan dan bantuannya.
Kakak2 gemesh Kak Reno, Kak Fai, Kak Allasel mereka pelengkap penderita penghibur juga sih yaaa kkkkkkk Sahabat2 ku Iriana, Vernanda, Sefiana, Cendi, Unnie Dilla, Dewi, Annisa, Jempol terimakasih atas segalanya I love you.
Almamater tercinta, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Semarang
Terima kasih
vi
RIWAYAT HIDUP
Nama : Atika Nur Wahyuningtyas
Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 19 Juni 1994 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Tumpang I No 129 RT 01 RW 09 Gajahmungkur Semarang
Riwayat Pendidikan :
1. SD N Bendungan Semarang tahun 2000-2006 2. SMP N 13 Semarang tahun 2007-2009
3. SMA Kesatrian 1 Semarang tahun 2010-2012
4. Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro Semarang tahun 2012
vii
Kata Pengantar
Dengan mengucapkan puji syukur Alhamdulilah atas Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Pengelolaan Dokume Rekam Medis (DRM) di Filing Rawat Inap Inaktif Semarang Tahun 2015” ini tepat pada waktunya. Karya tulis ini merupakan syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Peneliti sangat menyadari bahwa selesainya penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak. Oleh karena itu, peneliti mengucapkan terimakasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
4. Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM, selaku Pembimbing Akademik.
5. Drs. Susi selaku Direktur RSUD Kota Semarang.
6. Dr. Ariyanto selaku Ka. Admisi Rekam Medis RSUD Kota Semarang.
7. Seluruh pegawai RSUD Kota Semarang yang telah membantu dalam penyelesaian penelitian ini.
Semoga bantuan yang telah diberikan mendapatkan balasan dari Allah SWT. Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini masih jauh dari kesempurnaan. Kritik dan saran yang membangun diharapkan dari pembaca
viii
demi perbaikan menjadi masukan untuk peningkatan pelayanan di rumah sakit agar lebih baik.
Semarang, Oktober 2015
Peneliti
ix
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2015 ABSTRAK
ATIKA NUR WAHYUNINGTYAS
TINJAUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS (DRM) DI FILING RAWAT INAP INAKTIF RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2015
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan dengan wawancara terhadap Koordinator Pengelolaan Rekam Medis di RSUD Kota Semarang, kesulitannya pencarian dokumen rekam medis inaktif dan dari 10 sampel yang peneliti, mengambil satu DRM dilakukan rata-rata selama 15 menit. Selain itu masih ada tumpukan DRM hasil retensi yang ditempatkan di lantai Filing aktif dan inaktif. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi pelaksanaan pengelolaan DRM di RSUD Kota Semarang.
Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional dan menggunakan metode penelitian observasi dan wawancara dengan variabel penelitian fungsi petugas filing, sarana pengelolaan DRM inaktif, kebijakan pengelolaan DRM inaktif, SOP pengelolaan DRM inaktif, pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif. Subjek ialah 2 petugas filing dan kepala rekam medis objek adalah fungsi petugas filing, sarana pengelolaan DRM inaktif, kebijakan pengelolaan DRM inaktif, SOP pengelolaan DRM inaktif, pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara. Analisis data secara deskriptif dan selanjutnya akan dibandingkan dengan teori.
Berdasarkan hasil penelitian di RSUD Kota Semarang sudah mempunyai kebijakan pengelolaan DRM, namun belum menyatakan kewajiban petugas filing tentang pengelolaan DRM Inaktif. Belum mempunyai SOP pengelolaan DRM inaktif. Terdapat 2 petugas filing dan sudah mempunyai alat-alat retensi seperti indeks penyakit, register rawat inap, daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif dan tali rafia, namun untuk DRM aktif yang dipindahkan ke inaktif belum dicatat didaftar pemindahan DRM aktif ke inaktif guna menjadi bukti pemindahan DRM.
Untuk pemilihan DRM aktif dilihat dari tanggal terakhir pasien berobat, sedangkan cara penyimpanan ditumpuk dan masih menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).
Saran bagi RSUD Kota Semarang adalah Mencatat DRM yang sudah dipindahkan ke rak inaktif, Membuat SOP pengelolaan DRM Inaktif, Menambahkan kebijakan tentang kewajiban petugas filing tentang pengelolaan DRM Inaktif, Membuat tracer, penjajaran disarankan diurutkan sesuai dengan jenis penyakit dan tahun terakhir berobat.
Kata Kunci : Petugas filing, Pengelolaan, Rawat Inap, Inaktif Kepustakaan : 16 (1990 - 2013)
x
DIII Studies Program Medical Record and Health Information Medical Faculty of the University of Dian Nuswantoro Semarang 2015 ABSTRACT
ATIKA NUR WAHYUNINGTYAS
REVIEW THE IMPLEMENTATION OF THE DOCUMENT MANAGEMENT RECORD OF MEDIC (DRM) IN FILING IN-PATIENT INAKTIF RSUD Kota SEMARANG IN 2015
Based on the study of introduction performed with interviewing management coordinator medical record at RSUD Kota Semarang, behind search documents record medical inactivie out of 10 sample researchers, take one DRM done the average for 15 minutes. In addition there is still a pile of DRM retention the result that is placed on the floor the filings active and inactivie. The purpose of this research is to identify the implementation of the DRM management at RSUD Kota Semarang.
The kind of research is descriptive with the approach cross sectional and use research methodology observation and interviews with variable research function officers filing , facilities DRM Inactive management, DRM Inactive management policies, DRM Inactive SOP management, the implementation of the management DRM Inactive. The subject is 2 personnel filing and head record medical the object is function officers filing, facilities DRM Inactive management, DRM Inactive management policies, DRM Inactive SOP management, the implementation of the management DRM Inactive. An instrument the research uses observation guidelines and interview guides. Data analysis a sort of descriptive set and next will be compared to the theory.
Based on the results of researchers at RSUD Kota Semarang already had a policy of management DRM, but not yet said obligation officers filing on the management DRM Inactive. Did not have SOP DRM Inactive management .There are 2 personnel filing and already have the tools retention as an index disease , register in-patient , list the transfer of DRM off to Inactive and ropes raffia , but for DRM active transferred to Inactive not noted registered the transfer of DRM off to Inactive to be a sign the transfer of DRM. For election to DRM active seen from last date of the patient medical treatment , while storage methods piled up and still use the system the juxtaposition of the filings terminal digits ( tdf ).
Advice for RSUD Kota Semarang is noted DRM who was transferred to another school to a shelf inactive, make SOP DRM Inactive management , added the policy on obligation officers filing on the management DRM Inactive, makes the tracer, the juxtaposition suggested sorted in accordance with types of disease and years of medical treatment .
Keywords : Officers filing, Management, Inpatient, Inactive Bibliography : 16 (1990 - 2013)
xi DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN HAK CIPTA ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ... v
HALAMAN RIWAYAT HIDUP ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
ABSTRAK ... ix
DAFTAR ISI... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR SINGKATAN ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
xii
E. Lingkup Penelitian ... 4
F. Keaslian Penelitian ... 5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis ... 7
B. Filing ... 7
C. Anggaran Pengelolaan ... 8
D. Sarana Pengelolaan ... 9
E. Metode Pengelolaan ... 11
F. Kerangka Teori ... 19
G. Kerangka Konsep ... 20
BAB III :METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 21
B. Variabel Penelitian ... 21
C. Definisi Operasional ... 22
D. Populasi Studi ... 23
E. Instrumen Penelitian ... 23
F. Cara Pengumpulan Data ... 24
G. Sumber Data ... 24
H. Pengolahan Data ... 25
I. Analisa Data ... 25
xiii
BAB IV :HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum URM Rumah Sakit ... 26 B. Hasil Pengamatan ... 43 C. Pembahasan ... 46
BAB V :PENUTUP
A. Simpulan ... 55 B. Saran ... 56 DAFTAR PUSTAKA ... 57
LAMPIRAN
xiv
DAFTAR TABEL
1.1 Tabel Keaslian Penelitian ... 5
2.1 Tabel Jadwal Retensi Arsip... 16
3.1 Tabel Definisi Oprasional ... 22
4.1 Tabel Karakteristik Petugas ... 43
xv
DAFTAR GAMBAR
2.1 Gambar Kerangka Teori ... 19 2.2 Gambar Kerangka Konsep ... 20 4.1 Gambar Struktur Organisasi Rekam Medis ... 32
xvi
DAFTAR SINGKATAN
1. DRM : Dokumen Rekam Medis.
2. SOP : Standar Operasional Prosedur.
3. JRA : Jadwal Retensi Arsip.
4. RM : Rekam Medis
5. KIB : Kartu Identitas Berobat 6. TDF : Terminal Digit Filing
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri. [1]
Dokumen rekam medis (DRM) harus disimpan sesuai dengan peraturan. Untuk sarana pelayanan kesehatn dirumah sakit, rekam medis pasien rawat inap harus disimpan sekurang-kurangnya lima tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari rawat inap di rumah sakit.
Setelah lima tahun, rekam medis dapat dipindahkan dari rak file aktif ke inaktif. .
DRM ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan inaktif. DRM aktif adalah rekam medis yang masih dipergunakan karena frekuensi kunjungannya masih memungkinkan dipertahankannya dokumen rekam medis tersebut, sedangkan DRM inaktif adalah dokumen rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu tidak pernah digunakan lagi karena
1
pasien tidak pernah berkunjung ke rumah sakit tersebut. DRM yang dinyatakan inaktif tetap disimpan karena informasi yang terdapat didalamnya masih diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan berobat kembali pasien.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan dengan wawancara terhadap Koordinator Pengelolaan Rekam Medis di RSUD Kota Semarang, kesulitannya pencarian dokumen rekam medis inaktif dan dari 10 sampel yang peneliti, mengambil satu DRM dilakukan rata-rata selama 15 menit. Selain itu masih ada tumpukan DRM hasil retensi yang ditempatkan di lantai Filing aktif dan inaktif.
Cara pengambilan DRM yang akan diretensi berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat. Contohnya:
No.RM Tanggal
xx.xx.00 12-05-2008 xx.xx.11 15-06-2008 xx.xx.02 20-07-2008
DRM yang sudah diretensi hanya diletakkan dilantai oleh petugas dan ditumpuk secara acak. Tidak berurutannya DRM inaktif. Dari studi pendahuluan tersebut maka penulis mengambil judul Tinjauan Pelaksanaan Pengelolaan DRM di Filing Rawat Inap Inaktif RSUD Kota Semarang tahun 2015.
2
B. Rumusan Masalah
Adanya kesulitan pencarian dokumen rekam medis inaktif dan DRM yang sudah diretensi hanya diletakkan di lantai. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif di Filing RSUD Kota Semarang tahun 2015.
C. Tujuan Peneliti
1. Tujuan UmumMendeskripsikan pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif di Filing RSUD Kota Semarang.
2. Tujuan Khusus
a. Menganalisis fungsi petugas filing.
b. Menganalisis sarana pengelolaan DRM Inaktif.
c. Mengetahui kebijakan pengelolaan DRM Inaktif.
d. Mengetahui SPO pengelolaan DRM Inaktif.
e. Menganalisis pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif.
D. Manfaat penelitian
1. Bagi Rumah SakitHasil penelitian ini diharapkan memberikan masukan dan sumbangan pemikiran dalam pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif agar sesuai dengan peraturan yang ada sehingga nanti dapat diimplementasikan di RSUD Kota Semarang.
2. Bagi peneliti
3
a. Memberikan tambahan pengetahuan yang dapat dipakai sehingga peneliti dapat memperoleh perbedaan apa yang dipelajari di kampus dengan yang ada di rumah sakit.
b. Memberikan bekal pengalaman implementasi yang nyata sebagai penerapan ilmu yang telah diperoleh.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Memberikan masukkan materi sebagai sumber pembelajaran bagi pendidikan mahasiswa DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
4. Bagi Peneliti Lain
Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk pengembangan penelitian lain yang relevan.
E. Lingkup Penelitian
1. Lingkup KeilmuanIlmu yang digunakan dalam penelitian adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
Materi yang digunakan dalam penelitian adalah pengelolaan DRM Inaktif.
3. Lingkup Lokasi
Lokasi yang digunakan peneliti untuk penelitian ini adalah Filing Rawat Inap Inaktif RSUD Kota Semarang.
4. Lingkungan Objek atau Sasaran
4
Objek atau sasaran penelitian ini adalah pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif. Subjek kepala rekam medis dan 2 petugas filing.
5. Lingkup Metode
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi dan wawancara.
6. Lingkup Waktu
Penelitian dilaksanakan selama bulan Agustus - September 2015.
F.
Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
No Nama Peneliti Judul Desain Variabel Hasil
1. Mirah Dwi Pujianti
d22.2010.00928
Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Aktif di RSUD Sunan Kalijaga Demak
Deskriptif 1. Dokumen Pendukung Retensi 2. DRM yang
siap diretensi 3. Jadwal
pelaksanan retensi DRM aktif
4. Jadwal retensi DRM
5. Pelaksanaan retensi DRM aktif
6. Tata cara pelaksanaan retensi 7. DRM inaktif 8. Prosedur
pemindahan DRM ke rak file inaktif 9. Cara
penyimpanan
Judul berbeda dengan peneliti tempat penelitian juga berbeda dan variabel yang digunakan juga berbeda serta tahun penelitian juga berbeda.
5
DRM inaktif 2. Istiqomah
d22.2011.01158
Tinjauan Pengelolaan DRM Rawat Inap Nonaktif di RSUD DR. M Ashari
Kabupaten Pemalang Tahun 2014
Deskriptif 1. Pemindahan dokumen rekam medis 2. Pelaksanaan retensi DRM aktif
3. Kebijakan rumah sakit 4. Jadwal
retensi arsip 5. Dokumen
pendukung kegiatan retensi
6. Tata cara retensi
Judul berbeda dengan peneliti dan variabel yang digunakan juga berbeda ruamh saitnya pun berbeda serta tahun penelitian juga berbeda
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Definisi Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/2008 tentang rekam medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.[1]
Rekam medis menurut E.K Huffman adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, memberikan diagnosis dan pengobatan, serta merekam hasilnya.[2]
B. Bagian Filing
1. Tugas PokokBagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok diantaranya yaitu :
a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai degan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.
b. Mengambil kembali (retriev) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
7
c. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
d. Memisahkan penyimpanan dokumen inaktif dan dokumen aktif.
e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
f. Menyimpan dokumen rekam medis yang direstarikan (diabadikan).
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
2. Peran dan Fungsi
Adapun peran dan fungsi dari filing dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai :
a. Penyimpanan dokumen rekam medis.
b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data dokumen rekam medis.
d. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
C. Anggaran Pengelolaan DRM Inaktif
Menurut GR Terry dalam suatu pelayanan sistem rumah sakit yang berperan paling penting salah satunya adalah dana. Anggaran untuk peralatan harus ada dan terperinci, sehingga kebutuhan yang kurang dapat diatasi dan dipenuhi secepat mungkin. Suatu berkas rekam medis
8
mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat digunakan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran. [3]
D. Sarana Pengelolahan DRM Inaktif
1. IndeksIndeks penyakit yaitu index tentang jenis penyakit tertentu yang telah ditetapkan diagnosis penyakitnya oleh dokter dan kode diagnosis penyakitnya oleh perekam medis dilihat asal pasien maka indeks ini ada 2 yaitu indeks penyakit rawat jalan dan index penyakit rawat inap.
Index penyakit berguna untuk menyusuri nomer rekam medis dan nama pasien dengan penyakit yang sama untuk disediakan DRM guna kepentingan misalnya audit medik oleh komite medik, menyusun laporan morbiditas, sebagai sumber data untuk statistik rumah sakit, sebagai sumber data untuk keputusan-keputusan manajemen setelah data tersebut diolah. [14]
2. KIUP ( Kartu Identitas Utama Pasien)
Master Index Patient (MIP) yaitu kartu indeks nama-nama pasien yang digunakan untuk mencari data pasien berdasarkan nama pasien yang bersangkutan. KIUP diindeks secara alfabetik (abjad) yaitu berdasarkan nama pasien dengan cara menulis 3 huruf pertama nama pasien pada pojok kanan KIUP. KIUP disimpan berdasarkan urutan abjad tersebut di dalam kotak indeks. Manfaat KIUP yaitu untuk mencari kembali data identitas pasien terutama nomor rekam
9
medis bila pasien yang pernah berobat datang kembali tanpa membawa Kartu Identitas Berobat (KIB). [14]
3. Register Rawat inap
Register rawat inap catatan pendaftaran pasien. Setiap pasien mendaftar akan dicatat ke dalam buku tersebut meliputi nomor register, nomor rekam medis, nama pasien, alamat pasien, umur, jenis kelamin, cara pembayaran, dan bangsal yang dituju. Nomor register adalah nomor pendaftaran pasien, setiap kali pasien datang akan dicatat nomor register sesuai dengan kedatangannya.
Sistem pemberian nomer rekam medis adalah tata cara penetapan nomer rekam medis kepada pasien yang mendaftar untuk berobat dan semua formulir rekam medis atas nama pasien tersebut.
Ada tiga sistem pemberian nomer penderita masuk (Admission Numbering System) yaitu pemberian nomer secara seri (Serial Numbering System = SNS), pemberian nomer cara unit (Unit Number System = UNS), dan pemberian nomor secara seri unit (Serial Unit Numbering System = SUNS). [14]
4. Tracer
Tracer atau kartu petunjuk keluar (out guide) yaitu kartu yang digunakan untuk pengganti DRM yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan DRM, bermanfaat pula untuk menghitung tingkat penggunaannya per periode tertentu. [14]
10
Setelah tracer dicatat selipkan diantara DRM yang akan diambil dengan nomer rekam medis tampak diluar. Bila telah diselipkan ambil DRM yang dimaksud. Dengan demikian maka DRM yang sedang digunakan (keluar dari rak) dapat diketahui digunakan untuk apa dan siapa penggunaanya mulai kapan digunakan. Selanjutnya apabila DRM telah selesai digunakan, maka ketika akan mengembalikan sudah ada petunjuk tracer tersebut. [14]
5. Daftar pemindahan DRM Inaktif
Buku pencatatan DRM yang dipindahkan dari ktif ke inaktif adalah buku yang berisi catatan identits pasien yang telah diretensi.
DRM yang telah diambil dari rak file aktif dicatat kedalam buku tersebut yang isinya no urut, no RM, tanggal pemindahan, diagnosa, kode diagnosa. Gunanya untuk mengetahui pengeluaran/jumlah DRM yang akan dipindahkan dari aktif ke inaktif. Selain itu, sebagai bukti bahwa DRM tersebut telah dipindahkan dari rak file aktif ke inaktif. [14]
E. Metode Pengelolahan DRM Inaktif
1. PenyimpananMenurut Depkes RI, ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu :
a. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekam medis seseorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
11
poliklinik maupun catatan-catatan selama seseorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kelebihan dan kekurangannya. Kelebihan dari sistem ini adalah dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis, dapat mengurangi jumlah biata yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan edis mudah distandarisasikan, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record.
Adapun kekurangannya adalah petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap, serta tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
[4]
b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat penyimpanan sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis.
Kelebihan dari sistem ini adalah efesiensi waktu sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat dan beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangannya adalah terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruang lebih banyak. [4]
12 2. Retensi
a. Definisi
Retensi atau penyusutan DRM yaitu suatu kegiatan memisahkan antara DRM yang masih aktif dengan DRM yang dinyatakan non aktif atau inaktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan DRM dan menyiapkan kegiatan pernilaian guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik misalnya setiap bulan, tribulan atau tahunan tergantung banyaknya DRM yang disimpan. [5]
b. Sarana / Formulir
1) Ringkasan masuk dan keluar.
2) Resume penyakit.
3) Lembar operasi (termasuk laporan persalinan).
4) Identifikasi bayi lahir.
5) Lembaran persetujuan tindakan medis (Informed Consent).
6) Lembaran kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu pada formulir ringkasan masuk-keluar).
7) Berkas Rekam Medis tertentu, sesuai dengan kepentigan pelayanan meliputi :
a) Indeks b) Register
13
c) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan Direktur Rumah Sakit.
c. Cara Retensi
1) Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya diretensi kemudian disusun jadwal retensi.
2) Data tersebut diperoleh dari dokumen pendukung kegiatan retensi dari rawat jalan atau rawat inap.
3) Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa DRM tersebut diretensi dan disimpan pada rak DRM inaktif.
4) Menyelipkan tracer pada DRM yang akan disimpan inaktif.
5) Mengambil DRM inaktif berdasarkan urutan tanggal terakhir berobat dan dikelompokan berdasarkan jenis penyakit untuk keperluan :
a) Menetukan lamanya penyimpanan DRM inaktif.
b) Memudahkan ketika akan dinilai guna.[5]
d. Jadwal Retensi
Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file inaktif).
14
b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip belum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
Jadwal retensi arsip mempunyai tujuan sebagai berikut:
a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama.
b. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi.
c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilah permanen. [6]
Menurut surat edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.06.1.5.01160 tertanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit, untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis dengan rincian sebagai berikut:
15
Tabel 2.1
Jadwal Retensi Arsip
No Keluhan Penyakit
Aktif Inaktif
Rawat Jalan
Rawat Inap
Rawat Jalan
Rawat Inap
1 Umum 5th 5th 2th 2th
2 Mata 5th 10th 2th 2th
3 Jiwa 10th 5th 5th 2th
4 Orthopedi 10th 10th 2th 5th
5 Kusta 15th 15th 2th 2th
6 Ketergantungan obat
15th 15th 2th 2th
7 Jantung 10th 10th 2th 2th
8 Paru 5th 10th 2th 2th
9 Anak Menurut Kebutuhan 2th 2th
Sumber : Dirjen Pelayanan Medik [7]
Menurut Hatta, selain hukum dan peraturan standar akreditasi, retensi rekam medis bergantung juga pada penggunaanya dalam suatu institusi kesehatan. Sebagai contoh sebuah fasilitas yang menyediakan layanan khusus untuk anak – anak mungkin memiliki kebijakan retensi yang beda dengan sebuah klinik dokter keluarga. Demikian pula sebuah fasilitas perawatan akut mungkin memiliki kebijakan retensi yang berbeda dengan sebuah fasilitas perawatan jangka panjang yang merawat langsia/geriatri. Komite medis dari setiap fasilitas layanan kesehatan harus menganalisis kebutuhan medis dan
16
administrasi untuk memastikan bahwa rekam medis pasien – pasiennya selalu siap untuk dilihat kembali, dinilai kualitasnya, dan lain-lain. Maka pada banyak kasus, institusi layanan kesehatan meretensi rekam medis lebih lama dari yang ditetapkan oleh hukum. [8]
3. Nilai Guna
Nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan.
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file in aktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke Arsip Nasional.
Membentuk tim pembuat jadwal retensi, dibentuknya tim untuk menentukan nilai guna dari berbagai jenis arsip yang ada di kantornya, Kriteria yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED, singkatan dari Administrative Value (nilai administrasi), Legal Value (nilai hukum), Financial Value (nilai uang), Research Value (nilai penelitian), Educational Value (nilai pendidikan), Documentary Value (nilai dokumentasi). Berdasarkan nilai ALFRED maka golongan sesuatu jenis arsip dapat ditentukan sebagai berikut :
17 a) Arsip Vital
Arsip penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan.
b) Arsip Penting
Arsip melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama, Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif dua puluh tahun.
c) Arsip Berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah, disimpan di file aktif selama dua tahun dan di file inaktif selama sepuluh tahun.
d) Arsip Tidak Berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara, paling lama arsip disimpan tiga bulan di file aktif. [9]
18
F. Kerangka Teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori
Buku Manajemen Kearsipan
Modifikasi antara Basir Barthos dengan Amsyah Zulkifli.
SOP pengelolaan DRM Inaktif
Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
Sarana pengelolaan DRM Inaktif
Metode pengelolaan DRM Inaktif
Anggaran pengelolaan DRM Inaktif
SDM petugas filing
Pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif
19
G. Kerangka Konsep
Gambar 2.2 Kerangka Konsep SDM
SOP pengelolaan DRM Inaktif
Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
Sarana pengelolaan DRM Inaktif
Pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif
20
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan ini adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian kualitatif metode yang biasanya dimanfaatkan adalah wawancara dan observasi. Metode deskriptif adalah metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara objektif.
Metode ini digunakan untuk memecahkan atau menjawab permasalahan
yang sedang dihadapi pada situasi sekarang. [8]
B. Variabel Penelitian
1. Fungsi petugas filing2. Sarana pengelolaan DRM Inaktif 3. Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif 4. SOP pengelolaan DRM Inaktif
5. Pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif
21
C. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No Variabel Penelitian Definisi Operasional
1. Fungsi petugas filing Tanggung jawab dan wewenang petugas filing di filing RSUD Kota Semarang.
2. Sarana pengelolaan DRM Inaktif
Sarana yang digunakan untuk menunjang proses pengelolaan DRM Inaktif di filing RSUD Kota Semarang.
3. Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
Kebijakan dalam melaksanakan pengelolaan DRM Inaktif di filing inaktif RSUD Kota Semarang.
4. SOP pengelolaan DRM Inaktif
Tatacara dalam pengelolaan DRM Inaktif di filing inaktif RSUD Kota Semarang.
5. Pelaksanaan pengelolaan DRM Inkatif
Pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif di filing inaktif RSUD Kota Semarang.
D. Populasi Studi
1. Objeka. Fungsi petugas filing
b. Sarana pengelolaan DRM Inaktif c. Kebijakan pengelolaan DRM Inaktif
22 d. SOP pengelolaan DRM Inaktif 2. Subjek
a. Kepala unit rekam medis.
b. 2 petugas filing.
E.
Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini yaitu : 1. Pedoman Observasi
Untuk mengetahui tentang fungsi petugas filing, sarana pengelolaan DRM Inaktif, prosedur pengelolaan DRM Inaktif, kebijakan pengelolaan DRM Inaktif, SOP pengelolaan DRM Inaktif.
2. Pedoman Wawancara
Untuk mendapatkan data tentang fungsi petugas filing, sarana pengelolaan DRM Inaktif, prosedur pengelolaan DRM Inaktif, kebijakan pengelolaan DRM Inaktif, SOP pengelolaan DRM Inaktif.
F. Cara Pengumpulan Data
1. WawancaraPengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada 2 petugas filing tentang fungsi petugas filing, sarana pengelolaan DRM Inaktif, prosedur pengelolaan DRM Inaktif, kebijakan pengelolaan DRM Inaktif, SOP pengelolaan DRM Inaktif.
23 2. Observasi
Data yang peroleh dengan melihat daftar DRM inaktif dan profil RSUD Kota Semarang.
G. Sumber Data
Cara pengumpulan data adalah observasi yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati langsung obyek yang diteliti. Selain itu juga dapat dilakukan dengan cara wawancara dengan kepala Unit Rekam Medis. Sumber-sumber data yang diambil :
1. Sumber data primer
Menanyakan langsung kepada kepala rekam medis dan petugas filing DRM. Hal-hal yang ditanyakan adalah fungsi petugas filing, sarana pengelolaan DRM Inaktif, prosedur pengelolaan DRM Inaktif, kebijakan pengelolaan DRM Inaktif, SOP pengelolaan DRM Inaktif.
2. Sumber data sekunder
Protap dan kebijakan mengenai pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif.
H. Pengolahan Data
1. EditingData yang dikumpulkan secara wawancara dan observasi kemudian dikoreksi keakuratan datanya dan informasi dapat dipertanggungjawabkan.
24 2. Klasifikasi
Data dikelompokan menurut kategori dan klasifikasi tertentu dengan tujuan untuk memudahkan dalam rangka penelitian dan selanjutnya.
3. Tabulasi
Mengelompokan data ke dalam sebuah tabel.
I. Analisis Data
Analisa yang dilakukan oleh peneliti adalah analisa deskriptif, yaitu dengan menguraikan keadaan lapangan. Selanjutnya, data akan dibandingkan dengan teori untuk selanjutnya ditarik kesimpulan.[7]
25
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Sejarah Singkat RSUD Kota Semarang
Rumah Sakit Daerah Kota Semarang adalah Rumah Sakit Umum yang diresmikan penggunaanya pada tanggal 13 Januari 1991 dengan mengandalkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Tingkat II Semarang.
Konsep pemikiran didirikannya Rumah Sakit Daerah Kota Semarang diprakarsai oleh dr. H.Imam Soebakti, MPH yang mengatasi data pasien rumah sakit dr. Kariadi yang sebagian besar adalah warga kota semarang, maka untuk mengurangi beban rumah sakit dr. Kariadi dan mensejahterakan masyarakat di bidang kesehatan khususnya masyarakat Kota Semarang, maka dr. H. Imam Soebakti, MPH bermaksud mendirikan rumah sakit umum kelas C.
Kepala Dinas Kesehatan Kota yang mulai menjabat tahun 1987.
Sebagai pejabat baru, dia pun mulai menganalisis berbagai aspek kebutuhan akan pelayanan kesehatan warga kota Semarang. Saat itulah dia memulai menjumpai banyak data yang memperihatinkan terkait aspek pelayanan kesehatan warga sebagai Kepala Dinas Kesehatan Kota, dia mulai mencurahkan pemikiran tentang layanan kesehatan yang kurang memadai.
26
Pada tahun 1990 / 1991 telah terealisasi bangunan fisik berupa gedung poliklinik, administrasi, gedung gawat darurat, gedung perawatan dan gedung persalinan yang masing- masing dibangun sejajar. Pada tahun 1992 Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang menambah sebuah gedung perawatan dengan kapasitas 20 tempat tidur. Bulan Juli 1999 Rumah Sakti Kodya Semarang berubah menjadi Rumah Sakit Umum Kota Semarang.
2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit a. Visi
Rumah Sakit Umum Kota Daerah Kota Semarang menjadi Rumah Sakit Kepercayaan Publik.
b. Misi
1) Meningkatkan pelayanan kesehatan yang profesional dan terjangkau
2) Meningkatkan pengelolaan Keuangan dan Sumber Daya Manusia
3) Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan unggulan.
c. Motto
Moto RSUD Kota Semarang adalah “Melayani dengan ikhlas”.
Maksud Logo Ikhlas : 1) Gambar Hati
Melambangkan pelayanan didasarkan atas hati nurani yang tulus ikhlas.
27 2) Merah Putih
Berjiwa nasionalisme yang tinggi dengan tidak membedakan pelayanan terhadap pelanggan.
3) Garis Kuning Emas
Melambangkan kejayaan dan kesejahteraan bersama.
4) Warna Biru Laut dan Biru Langit
Mengandung maksud bahwa SDM RSUD Kota Semarang memiliki wawasan sedalam lautan Atlantik dan seluas Angkas Raya.
3. Jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit
Jenis Pelayanan Kesehatan di RSUD Kota Semarang antara lain : a. Pelayanan Rawat Jalan (Poliklinik)
1) Klinik tumbuh kembang anak
2) Klinik kebidanan dan penyakit kandungan 3) Klinik penyakit dalam
4) Klinik anak 5) Klinik bedah
6) Klinik bedah digestif 7) Klinik bedah ortopedi
8) Klinik telinga hidung dan tenggorokan 9) Klinik kulit dan kelamin
10) Klinik mata 11) Klinik syaraf
12) Klinik gigi dan mulut
28 13) Klinik bedah mulut 14) Klinik konstulasi gizi 15) Klinik psikologi 16) Klinik umum 17) Klinik eksekutif 18) Klinik akupuntur
19) Pemeriksaan kesehatan
20) Klinik VCT (Voluntary Counselling dan Testing)
b. Pelayanan Rawat Inap (Ruang Perawatan) 1) Banowati
2) Prabu Kresna 3) Arimbi
4) Dewi Khunti 5) Srikandi 6) Yudistira 7) Pari Kesit 8) Bima 9) Perinatologi 10) Brotojoyo
c. Pelayanan Gawat Darurat 1) Pelayanan Gawat Darurat 2) Pelayanan Gawat Non Darurat 3) Pelayanan Darurat Non Gawat
29 4) Pelayanan Observasi
d. Pelayanan Penunjang Diagnostik 1) Instalasi Laboratorium 2) Instalasi Radiologi 3) Instalasi Farmasi
4) Instalasi Rehabilitas Medik
5) Instalasi Anasthesi, Reanimasi dan Rawat Intensive 6) Instalasi Gizi
7) Instalasi Pemulasaraan Jenazah
e. Jenis Instalasi
1) Instalasi Rawat Inap 2) Instalasi Rawat Jalan 3) Instalasi Gawat Darurat 4) Instalasi Kamar Bersalin 5) Instalasi Peristi
6) Instalasi Anestesi Reanimasi dan Rawat Intensive 7) Instalasi Hemodialsis
8) Instalasi Laboratorium 9) Instalasi Radiologi 10) Instalasi Bedah Sentral 11) Instalasi Rehabilitas Medik 12) Instalasi Farmasi
13) Instalasi Gizi
30
14) Instalasi Kesehatan & Keselamatan Kerja (K3) 15) Instalasi Sterilisasi Sentral
16) Instalasi Rekam Medik
17) Instalasi Pemeliharaan Sarana RS (IPSRS) 18) Instalasi Pendidikan & pelatihan
19) Instalasi Pemulasaraan Jenazah 20) Instalasi SIM-RS
21) SPI
22) Komite Medik
23) Komite Keperawatan
31
4. Gambaran Umum Unit Rekam Medis 1. Struktur Organisasi Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
2. Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis a. Koordiantor TPPRJ/GD/RI
Tugas pokok : Melayani pendaftaran pasien rawat jalan.
Fungsi jabatan : Koordinator TPPRJ/GD/RI.
b. Koordinator Pengelolaan Dokumen Tugas pokok : Mengolah dokumen.
DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR UMUM DAN KEUANGAN
SEKRETARIS KA.INSTALASI
REKAM MEDIS
KOORDINATOR PENERIMAAN
PASIEN
KOORDINATOR PENGOLAHAN
DOKUMEN
KOORDINATOR FILING
KOORDINATOR PELAPORAN
ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA
32
Fungsi jabatan : Kooordinator pengolahan dokumen.
c. Koordinator Filing
Tugas pokok : Menyimpan dan menjaga kerahasiaan dokumen.
Fungsi jabatan : Koordiantor filing.
d. Koordinator Pelaporan
Tugas pokok : Mengumpulkan data kegiatan rumah sakit dari sensus harian yang dicatat ole petugas unit pelayanan pencatatan data kegiatan rumah sakit.
Fungsi jabatan : Koordinator pelaporan.
3. Sistem dan Prosedur Pelayanan RM a. Prosedur Pelayanan TPPRJ
Proses Pendaftaran pasien rawat jalan yang mendapatkan pelayanan di unit rawat jalan dengan tujuan mendapatkan data sosial pasien baik itu bagi pasien umum maupun pasien asuransi, dengan prosedur sebagai berikut : 1) Memastikan terlebih dahulu apakah pasien sudah
pernah berobat di RSUD Kota Semarang atau belum.
a) Apabila sudah pernah berobat, pasien diminta menunjukkan Kartu Identitas Berobat (KIB) nya, b) Bila belum pernah berobat, pasien diberi Kartu
Identitas Berobat (KIB) dan nomor rekam medis baru, catat data dasar pasien ke komputer pada program Aplikasi Rekam Medis RSUD Kota Semarang.
33
2) Apabila Pasien tidak membawa KIB, proses pencarian Nomor Rekam Medik dilakukan dengan bantuan komputer menggunakan program aplikasi rekam medis RSUD Kota Semarang berdasarkan kunjungan terakhir, nama pasien dan alamat.
3) Identitas pasien direkam datanya ke komputer pada Program Aplikasi Rekam Medis RSUD Kota Semarang.
4) Petugas memberikan nomor rekam medis sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
5) Menanyakan tujuan poliklinik berdasarkan keluhan pasien, setelah mengetahui poliklinik yang dituju, kemudian data pasien diregistrasikan ke poliklinik yang dituju.
a) Pasien umum dipersilahkan membayar biaya pendaftaran ke kasir 1 untuk kemudian menunggu panggilan di poliklinik yang sesuai.
b) Pasien askes harus mendapatkan surat jaminan pelayanan dari loket askes.
c) Pasien Jamkesmas harus mendapatkan keabsahan kepesertaan dari loket askes.
d) Pasien jamsostek atau asuransi ketenagakerjaan lain harus mendapatkan legalisasi surat rujukan pelayanan jamsostek atau asuransi ketenagakerjaan lain dari kasir.
34 b. Prosedur Pelayanan TPPRI
Pasien rawat inap adalah pasien yang memerlukan perawatan inap atau mondok di RSUD Kota Semarang dengan tujuan mencatat data pelayanan pendaftarn rawat inap. Berdasarkan prosedur :
1) Petugas pendaftaran menerima admission note dari pihak keluarga pasien
2) Berdasarkan surat tersebut, dapat diketahui jenis penyakitnya sehingga dapat diarahkan ke bangsal mana pasien harus dirawat.
3) Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur (mutasi pasien)
4) Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas- fasilitas yang dapat dinikmati oleh pasien dan keluarga pasien.
5) Bersama pasien dan keluarganya menetapkan ruang kelas perawatan yang diininkan pasien dan tersedianya TT.
6) Untuk pasien rawat inap yang datang dari poliklinik spesialis RSUD Kota Semarang ruang perawatan dan kelas perawatan pasien telah ditentukan dari poliklinik yang bersangkutan.
7) Membuat surat persetujuan rawat inap
35
8) Memberitahukan bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapan ruangan
9) Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap secara urut sesuai dengan jenis penyakitnya agar dapat digunnakan untuk pelayanan klinis di URI
10) Memasukan data pasien rawat inap kedalam komputer.
c. Prosedur Pelayanan TPPGD
Pendaftaran pasien di TPPGD yakni pasien yang memerlukan pelayanan diruang gawat darurat. Dengan tujuan memperoleh informasi medis tertulis seseorang yang memperoleh pelayanan di instalasi gawat darurat, sebagai dokumen RS, sekaligus berguna untuk kelanjutan pengobatan atau kepentingan lain yang menyangkut diri pasien. Berdasarkan prosedur :
1) Mencatat identitas atau data sosial dari bahan yang diserahkan pasien atau keluarga kedalam buku register gawat darurat dan dimasukan kedalam komputer , lembar masuk darurat harus diidi secara lengkap.
2) Menyiapkan formulir-formulir rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan terhadap pasien IGD.
3) Membuatkan Kartu Identitas Berobat (KIB) bila belum pernah berobat ke RSUD Kota Semarang untuk diserahkan kepada pasien guna dibawa ketika berkunjung lagi apakah ke IGD atau lewat TPPRJ.
36
Mencatat dan menyimpan buku register pasien gawat darurat.
d. Prosedur Pelayanan RM di Assembling
Kegiatan di bagian assembling adalah analisa kelengkapan berkas rekam medis dan perakitan lembar rekam medis dengan prosedur sebagai berikut:
Prosedur analisa kelengkapan berkas rekam medis, yaitu :
1) Rekam medis pasien yang telah selesai dirawat dikembalikan oleh petugas ruang rawat dengan menggunakan buku ruangan pengembalian RM.
2) Petugas assembling sebagai jalur penampungan pengembalian dokumen medis mengecek pada buku pengembalian.
3) Dokumen di bagian assembling dilakukan penyusunan dengan dilakukan ceking lembar demi lembar kebenaran, keutuhan, kelengkapan rekam medis baik secara kualitas maupun kuantitas.
4) Bila ditemukan ada kekurangan tentang jumlah dan isi rekam medis maka berkas dikembalikan keruang rawat atau yang merawat untuk dilengkapi.
Prosedur perakitan lembar rekam medis, yaitu:
1) Merima berkas rekam medis dari ruang perawatan.
37
2) Menyusun lembar demi lembar sesuai dengan lembarannya atau menurut urutan penggunaanya.
Lembar nomor satu adalah RM1 disusun dibagian paling atas kemudian lembar nomor 2 adalah RM2 dan seterusnya.
e. Prosedur Pelayanan RM di Koding/Indeksing
Pengkodeaan adalah kegiatan memberikan kode diagnosa yang dilakukan oleh bagian koding dengan menggunakan buku pedoman pengkodean yaitu ICD 9CM untuk diagnosa operasi (tindakan) dan ICD 10CM untuk mortalitas dan morbiditas.
Prosedur pengkodean sebagai berikut :
1) Petugas koding menerima berkas rekam medis yang telah lengkap dari bagian assembling.
2) Kemudian menuliskan kode diagnosa dilembar pertama rawat inap.
3) Memasukan kode diagnosa kedalam sistem komputer 4) Setelah data tersebut dimasukan kedam
komputerkemudian berkas rekam medis diteri tanda ‘V’
disebelah kanan atas.
5) Berkas rekam medis yang telah dimasukan kedalam komputer kemudian diserahkan kebagian filing untuk disampuli dan dimasukan kedalam map dan kemudian disimpan di filing.
38
f. Prosedur Pelayanan RM di Filling
Tempat penyimpanan DRM rawat jalan dan rawat inap yang disimpan berdasarkan Terminal Digit Filling (TDF) dengan prosedur:
1) Menerima DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode dari bagian koding/ indeksing.
2) Menyimpan DRM yang sudah lengkap kedalam rak penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medisnya.
3) Menyediakan DRM yang akan dipinjam.
4) Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak dengan langkah-langkah sebagai berikut;
a) Melihat kode warna pada kelompok nomor atau section pada rak filling.
b) Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, DRM diambil kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai.
5) Melakukan retensi DRM dengan mencatat nomor rekam medis yang sudah waktunya diretensi sesuai dengan ketentuan jadwal retensi kemudian mengambil DRM yang akan disimpan in-aktif.
6) Menyimpan DRM in-aktif berdasarkan bulan terakhir berobat dan dikelompokan berdasarkan ruang perawtan untuk keperluan menentukan lamanya penyimpanan
39
DRM in-aktif dan memudahkan ketika akan dinilai nilai gunanya.
7) Bersama tim pemusnah rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Mengambil DRM in aktif yang sudah saatnya dapat dimusnahkan (disimpan dalam keadaan in aktif minimal selama 2 tahun dihitung dari saat disimpan sebagai DRM in aktif).
b) Mengelompokkan DRM yang akan dimusnahkan berdasarkan nomor rekam medis dan tahun terakhir dirawat.
c) Membantu dalam kegiatan penilaian nilai guna rekam medis yang dilakukan oleh Tim Pemusnah DRM dengan cara membacakan isi. lembar formulir rekam medis yang bersangkutan.
d) Membuat daftar pertelaan DRM.
e) Memisahkan lembar-lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
f) Menjadikan satu lembar-lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan tersebut sesuai nama pasien yang bersangkutan dalam satu folder.
g) Pengabadian formulir rekam medis yang akan dilestarikan sesuai dengan ruang perawatan pasien.
40
h) Menyimpan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan sesuai dengan ruang perawatan.
i) Membakar DRM yang dimusnahkan dengan incenerator atau mencacah kertas dengan mesin pencacah.
8) Menghitung tingkat penggunaan DRM per bulan atau per tribulan.
9) Menghitung tingkat kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi DRM per bulan (DMR).
10) Menghitung tingkat kehilangan DRM.
11) Setiap bulan melaporkan tingkat ketidaklengkapan DRM pada Sub Komite Rekam Medis untuk ditindaklanjuti.
g. Pelayanan RM di bagian Analising Reporting
Bagian Analising/Reporting merupakan bagian yang menyusun laporan intern dan laporan eksternal
Prosedur Laporan Internal sebagai berikut :
1) Laporan intern di buat secara (harian, mingguan, bulanan, dan tahunan)
2) Laporan intern seperti:
a. Laporan Indikator Rumah Sakit (BOR, LOS, TOI, BTO, GDR, NDR)
b. Grafik Barber Johnson c. Laporan Wabah (W2RS)
d. Laporan Infeksi Nosokomial (INOS)
41
e. Laporan Jumlah Kunjungan Rawat Jalan
3) Laporan intern dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit dan dibagikan ke Unit lain yang memerlukan.
Prosedur pelaporan eksternal sebagai berikut:
1) Petugas rekam medis bagian pelaporan mengumpulkan data dari ruangan-ruangan baik rawat jalan maupun rawat inap yang diperlukan untuk penyusunan laporan.
2) Petugas rekam medis merekap data dan mengcrosscheck untuk diolah menjadi laporan.
3) Data yang telah diolah dientry ke format laporan eksternal dari Depkes.
4) Pelaporan dilakukan oleh petugas rekam medis sesuai dengan standar laporan eksternal yang telah ditetapkan oleh Depkes.
5) Pengiriman laporan ditunjukan Direktorat Jendral Pelayanan Medik Depkes dengan tembusan dikirim ke Kantor Dinas Kesehatan Propinsi/ Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.
42
B. Hasil Pengamatan
1. Fungsi Petugas Filing
Tabel 4.1
Karakteristik Petugas Filing No Nama Umur (th) Pendidikan
terakhir
Lama kerja (th)
1 A 54 DIII RMIK 30
2 B 50 SMA 25
Sumber : Hasil wawancara petugas filing
RSUD Kota Semarang mempunyai 2 petugas di unit filing.
Berdasarkan hasil wawancara tugas pokok sebagai petugas filing sebagai berikut :
b. Menerima DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode pada bagian koding dan indeksing
c. Memasukkan DRM yang telah lengkap ke dalam rak d. Memberikan kode warna folder DRM
e. Memasukkan atau menyimpan DRM ke ruang penyimpanan DRM
f. Melakukan penyisiran dokumen yang salah letak g. Melakukan retensi
h. Menyimpan DRM Inaktif berdasarkan tanggal terakhir berobat dan dikelompokkan berdasarkan jenis penyakit
i. Melaksanakan kegiatan pemusnahan j. Menjaga kerahasiaan DRM
k. Menjaga dokumen terhadap bahaya kerusakan fisik
43
Berdasarkan hasil observasi masih ada beberapa aspek yang belum terlaksana seperti :
1. Melacak DRM yang salah letak (missfile) 2. Menjadi anggota tim nilai guna
2. Sarana Pengelolaan DRM Inaktif
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan diketahui bahwa, sarana yang digunakan di RSUD Kota Semarang dalam pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif sebagai berikut :
a. Indeks Penyakit
Digunakan untuk kepentingan statistik rumah sakit dan penyusunan data morbiditas.
b. Register Rawat Inap
Digunakan untuk melihat data pasien rawat inap.
c. Daftar Pemindahan DRM Aktif ke Inaktif
Digunakan sebagai bukti seberapa banyak DRM aktif yang sudah dipindahkan ke Inaktif.
d. Tali rafia
Digunakan untuk mengikat DRM Inaktif.
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan ada sarana yang belum sesuai. Indeks penyakit tidak pernah diprint, daftar pemindahan tidak dicetak dan DRM yang dipindahkan hanya diambil tanpa dicatat terlebih dahulu.
44
3. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan di RSUD Kota Semarang kepada petugas filing diketahui bahwa, Rumah Sakit sudah memiliki kebijakan pengelolaan DRM yang berbunyi sebagai berikut :
1. Semua tenaga kesehatan yang dalam penanganan pasien baik secara langsung maupun tidak langsung wajib membuat/mengisi rekam medis pada format rekam medis yang tersedia.
2. Rumah sakit diwajibkan untuk menyimpan berkas rekam medis dengan lengkap, rapi dan terjamin keamanan serta kerahasiaannya.
3. Untuk berkas rekam medis pasien umum disimpan selama 5 tahun dihitung sejak pasien datang berobat/kontrol terakhir.
Kebijakan pengelolaan DRM memberi informasi tentang standar pelaksanaan pengelolaan DRM dan sebagai acuan protap pengelolaan DRM sehingga dapat menunjang kinerja petugas filing dalam melaksanakan pengelolaan DRM.
4. SOP Pengelolaan DRM Inaktif
Suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap kegiatan yang terjadi berulang – ulang agar meningkatkan kinerja petugas filing.
RSUD Kota Semarang belum terdapat SOP mengenai pegelolaan DRM. SOP diterbitkan guna memberi gambaran tatacara melakukan proses pengelolaan DRM.
45
5. Pelaksanaan Pengelolaan DRM Inaktif
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing. Untuk pelaksanaan pengelolaan DRM dapat dilakukan dengan cara berikut : a. Dokumen dipilih dan disortir dari rak penyimpanan aktif dengan
melihat kunjungan terakhir pasien berobat.
b. Dokumen dicatat dalam daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif.
c. Dokumen ditata kembali di rak inaktif dengan ditumpuk menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF).
d. Dokumen yang sudah dipindahkan di rak inaktif selanjutnya dapat dinilai guna.
Berdasarkan hasil observasi, untuk pelaksanaan pengelolaan DRM dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Dokumen dipilih dan disortir dari rak penyimpanan aktif dengan melihat kunjungan terakhir pasien berobat.
b. Dokumen tidak dicatat dalam daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif.
c. Dokumen ditata kembali di rak inaktif dengan ditumpuk menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF).
d. Dokumen yang sudah dipindahkan di rak inaktif selanjutnya dapat dinilai guna.
C. Pembahasan
1. Fungsi Petugas Filing
Petugas rekam medis adalah orang yang sangat berpengaruh terhadap kegiatan rekam medis di setiap rumah sakit, petugas rekam
46
medis mempunyai tanggung jawab dan tugas yang besar dalam menjalankan tugas seperti menjaga, memelihara dokumen rekam medis, agar informasi yang ada tidak jatuh ke orang banyak serta untuk menjaga mutu pelayanan di setiap rumah sakit, oleh karena itu diharapkan petugas rekam medis harus benar-benar orang yang berkompeten dalam bidang rekam medis.[11]
Dari hasil wawancara dengan petugas filing A tentang tugas pokok di bagian filing sebagai berikut :
a. Menerima dokumen dari koding b. Mengembalikan dokumen ke rak
c. Melacak dokumen yang salah letak (missfile) d. Melakukan retensi
e. Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif f. Melaksanakan pemusnahan
g. Menjadi anggota nilai guna h. Menjaga kerahasiaan dokumen
i. Menjaga dokumen terhadap bahaya kerusakan fisik
Sedangkan dari hasil wawancara terhadap petugas filing B tentang tugas pokok di bagian filing :
a. Mengembalikan dokumen ke rak
b. Melacak dokumen yang salah letak (missfile) c. Memindahkan DRM dari aktif ke inaktif d. Melaksanakan retensi
e. Melaksanakan pemusnahan f. Menjaga kerahasiaan dokumen
47
g. Menjaga dokumen terhadap bahaya kerusakan fisik
Dari hasil observasi tugas pokok filing diatas masih ada yang belum dilaksanakan yaitu :
1. Melacak DRM yang salah letak (missfile) 2. Menjadi anggota tim nilai guna
Berdasarkan wawancara dan observasi dari uraian tugas diatas ada 2 aspek yang belum dilaksanakan dikarenakan tidak adanya waktu yang tersedia dalam melaksanakan kegiatan tersebut, petugas lebih mengutamakan pengambilan dan pengembalian DRM agar tidak menganggu pelayanan terhadap pasien. Berdasarkan fungsi petugas filing seharusnya semua tugas yang sudah diberikan harus dikerjakan dengan benar, karena sudah ditetapkannya sebagai tugas pokok petugas filing.
Menurut peneliti, tugas pokok dan fungsi petugas filing di RSUD Kota Semarang belum dilakukan secara baik. Jadi, peneliti menyarankan agar petugas bagian filing melakukan kegiatan sesuai dengan SOP dan kebijakan yang ada.
Saran peneliti, melacak DRM yang salah letak (missfile) dilakukan saat pengembalian DRM. Agar tidak kesulitan mencari DRM yang segera dibutuhkan.
2. Sarana pengelolaan DRM Inaktif
Sarana adalah alat yang digunakan dalam proses pelaksanaan pengeolaan DRM Inaktif. Untuk sarana yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan DRM di RSUD Kota Semarang belum sesuai
48
dengan teori, karena alat yang ada belum memadai, hanya ada indeks penyakit, register rawat inap, dan daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif. [14]
a. KIUP
Master Index Patient (MIP) yaitu kartu indeks nama-nama pasien yang digunakan untuk mencari data pasien berdasarkan nama pasien yang bersangkutan. KIUP disimpan dengan cara disejajarkan urut alphabet dikelompokan berdasarkan tiga huruf depan nama pasien. [4]
Dari hasil wawancara ke petugas filing petugas mengetahui KIUP. Gunanya untuk mencari kembali data identitas pasien terutama nomor rekam medis untuk keperluan pengelolaan DRM di RSUD Kota Semarang sudah tidak digunakan lagi.
b. Indeks Penyakit
Indeks penyakit yaitu indeks tentang jenis penyakit tertentu yang telah ditetapkan diagnosis penyakitnya oleh dokter dan kode diagnosis penyakitnya oleh perekam medis dilihat asal pasien maka indeks ini ada 2 yaitu index penyakit rawat jalan dan index penyakit rawat inap. [4]
Berdasarkan hasil wawancara ke petugas filing di RSUD Kota Semarang sudah mengetahui indeks penyakit. Berguna untuk menelusuri nomor rekam medis dan nama pasien dengan jenis penyakit yang sama untuk melakukan pengelolaan. Indeks penyakit di RSUD Kota Semarang dilakukan secara komputerisasi. Akan tetapi indeks penyakit tidak pernah dicetak.
49
Tujuannya adalah untuk memudahkan petugas menyortir DRM untuk mendapatkan DRM yang siap di retensi.
c. Register Rawat Inap
Register rawat inap catatan pendaftaran pasien. Setiap pasien mendaftar akan dicatat ke dalam buku tersebut meliputi nomor register, nomor rekam medis, nama pasien, alamat pasien, umur, jenis kelamin, cara pembayaran, dan bangsal yang dituju. Nomor register adalah nomor pendaftaran pasien, setiap kali pasien datang akan dicatat nomor register sesuai dengan kedatangannya. [4]
Berdasarkan hasil wawancara, petugas filing mengetahui tentang buku register. Register berguna untuk mencatat identitas pasien meliputi nomor rekam medis, nama pasien, alamat pasien, umur, dan jenis kelamin. Di RSUD Kota Semarang registrasi dilakukan secara komputerisasi.
d. Tracer
Tracer atau kartu petunjuk keluar (out guide) yaitu kartu yang digunakan untuk pengganti DRM yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Petugas filing RSUD Kota Semarang mengetahui tentang tracer. Tracer berguna untuk petunjuk keluarnya DRM dari rak filing. [4]
Di RSUD Kota Semarang dalam pengambilan DRM di rak filing hanya diambil begitu saja tanpa menggunakan tracer.
50
e. Daftar Pemindahan DRM aktif ke inaktif
Buku pencatatan DRM yang dipindahkan dari aktif ke inaktif adalah buku yang berisi catatan identits pasien yang telah diretensi. DRM yang telah diambil dari rak file aktif dicatat kedalam buku tersebut yang isinya no urut, no RM, tanggal pemindahan, diagnosa, kode diagnosa. Gunanya untuk mengetahui pengeluaran/jumlah DRM yang akan dipindahkan dari aktif ke inaktif. Selain itu, sebagai bukti bahwa DRM tersebut telah dipindahkan dari rak file aktif ke inaktif. [4]
Berdasarkan wawancara kepada petugas filing, sudah ada buku daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif. Akan tetapi daftar tersebut sudah terkomputerisasi dan tidak dicetak. DRM yang akan diretensi hanya diambil begitu saja secara langsung
dipindahkan tanpa dicatat terlebih dahulu.
Dengan tidak adanya tracer mempersulit dalam pelaksanaan pengelolaan karena tidak adanya tanda apabila dokumen tersebut diambil untuk diretensi atau untuk pelayanan. Selain itu DRM yang sudah dipindahkan dari rak aktif ke inaktif tidak dicatat dalam daftar pemindahan DRM aktif ke inaktif.
Jadi peneliti menyarankan agar RSUD Kota Semarang membuat tracer agar dalam pengembalian DRM tidak salah letak (missfile) dan sebagai tanda bahwa DRM sudah diretensi. Mencatat DRM yang sudah dipindahkan ke rak inaktif agar mengetahui keberadaan dokumen.
