JUPERMIK
Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
http://stikara.ac.id/jupermik/index.php/JK
ANALISIS PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIS
DI BAGIAN PENYIMPANAN RSUD HAJI MAKASSAR
Muhammad Thabran Talib
1, Syamsuddin
21,2
STIKES Panakkukang Makassar, Indonesia
Info Artikel AbstrakSejarah artikel : Diterima : 07 Februari 2021 Disetujui: 19 Februari 2021 Dipublikasi: 10 Maret 2021 Kata Kuci: Berka, Filling, Peminjaman, Rekam Medis
Peminjaman berkas rekam medis rumah sakit digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal yang meliputi keperluan dalam kegunaan berkas rekam medis seperti aspek Medis, Administrasi, Legal, Finansial, Edukasi, Riset dan Dokumentasi (MALFRED). Berdasarkan survei dalam pelaksanaan peminjaman berkas rekam medis di RSUD Haji Makassar penggunaan tracer, buku catatan belum maksimal penggunaannya dalam pengembalian berkas rekam medis rawat jalan sering tidak sesuai dengan ketentuan yaitu maksimal 1 jam sebelum jam kerja berakhir. Tujuan penelitian mengetahui pelaksanaan prosedur peminjaman berkas rekam medis. Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan analisis. Objek penelitian adalah pelaksanaan prosedur peminjaman berkas rekam medis di bagian penyimpanan. Instrumen yang digunakan adalah pedoman wawancara dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa rumah sakit telah memiliki prosedur tetap tentang peminjaman berkas rekam medis. Buku catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman berkas rekam medis di bagian penyimpanan dalam penggunaannya belum maksimal. Pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman berkas rekam medis di bagian penyimpanan adalah kepala unit rekam medis. Pelaksanaan prosedur peminjaman berkas rekam medis dibagian penyimpanan sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman berkas rekam medis akan tetapi peminjaman berkas rekam medis pasien rawat jalan masih menumpuk di poliklinik dan tidak langsung dikembalikan ke bagian penyimpanan berkas dan untuk keperluan rawat inap dilakukan oleh koordinator unit penyimpanan. Pelaksanaan prosedur peminjaman berkas rekam medis di bagian penyimpanan belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman berkas rekam medis. Disarankan agar tenaga rawat jalan mengembalikan berkas rekam medis yang dipinjam ke bagian penyimpanan setelah pasien selesai melakukan pelayanan. Sebaiknya pada waktu penyerahan berkas rekam medis ke pihak peminjam menggunakan buku ekspedisi, sehingga jika berkas rekam medis tersebut dibutuhkan dan tidak berada pada tempatnya tenaga penyimpanan dapat mengetahui lewat buku ekspedisi.
ANALYSIS IMPLEMENTATION OF MEDICAL RECORDS LENDING PROCEDURE AT HAJI
REGIONAL GENERAL HOSPITAL OF MAKASSAR
Keywords: Files, Filing, Borrowing, Medical Records
Abstract
Borrowing or taking hospital medical record files is used for internal or external purposes which includes the use of medical record files such as aspects of Medical, Administrative, Legal, Financial, Education, Research, and Documentation. Based on a survey in the implementation of borrowing or taking medical record files at the Makassar Haji Hospital using a tracer, the notebook has not been maximally used in returning outpatient medical record files, often not in accordance with the provisions, namely a maximum of 1 hour before working hours end. The aim of this research is to know the implementation of the procedure for borrowing medical record files. This research is a type of qualitative research with an analytical approach. The object of research is the implementation of the procedure for borrowing medical record files in the storage section of the instruments used are interview and observation guidelines. The results of this study have fixed procedures regarding borrowing medical record files. Notebooks and forms used in lending medical record files in the storage section have not been maximally used. The party responsible for borrowing medical record files in the storage section is the head of the medical record unit. The procedure for borrowing medical record files in the storage section is in accordance with the regular procedure of borrowing medical record files, but borrowing outpatient medical record files still piling up in the polyclinic is not immediately returned to the file storage section for inpatient purposes carried out by the storage unit coordinator. The implementation of the procedure for borrowing medical record files in the storage section is not in accordance with the regular procedure of borrowing medical record files. Suggestions for outpatients to return the borrowed medical record files to the storage department after the patient has finished providing services. We recommend that you use an expedition book when submitting the medical record file to the borrower, so that if the medical record file is needed and is not in place, the storage staff can find out through the expedition book.
Alamat Korespodensi:
Muhammad Thabran Talib
STIKES Panakkukang Makassar Email : thabrantalib7@gmail.com
PENDAHULUAN
Menurut UU RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan (DepKes, RI. 2004).
Pelayanan kegiatan rekam medis yang menunjang dalam sistem rekam medis adalah ruang penyimpanan dimana berkas rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan karena rekam medis bersifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik pasien. Dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berpedoman pada prosedur tetap tentang penyimpanan berkas rekam medis dan berkas rekam medis disimpan dengan metode tertentu dengan tujuan
untuk memudahkan dalam penyimpanan dan
peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis baik pasien baru atau lama yang selesai perawatan. Oleh karena itu manajemen informasi kesehatan khususnya rekam medis harus dibuat secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana (Hatta, 2012)
Peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis di rumah sakit digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal yang meliputi keperluan dalam aspek kegunaan berkas rekam medis seperti aspek Medis, Administrasi, Legal, Finansial, Riset, Edukasi dan Dokumentasi (MALFRED). Oleh karena itu rumah sakit perlu memiliki prosedur tetap tentang peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis yang bertujuan untuk melindungi kerahasiaan isi berkas rekam medis termasuk bila berkas rekam medis rusak, hilang dan digunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab maka hal tersebut menjadi tanggung jawab penuh tenaga penyimpanan (DepKes, RI. 2006).
Berdasarkan (PerMenKes, RI. 2013) Bab I pasal 1 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis, menyebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan. Manajemen Pelayanan Rekam Medis adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktek dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas
pelayanan kesehatan dan lainnya yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman medis. Prosedur Peminjaman Rekam Medis
dalam pengertian Prosedur adalah suatu urutan
kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin
penanganan secara seragam terhapat transaksi yang terjadi peminjaman atau pengambilan berulang-ulang. Sedangkan ketentuan prosedur peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis adalah:
1. Peminjaman rekam medis dapat dilakukan melalui pendaftaran pasien rawat jalan, pendaftaran pasien rawat inap, ruang perawatan dan bagian penunjang medis di rumah sakit;
2. Peminjaman atau pengambilan rekam medis ditujukan ke bagian atau bagian rekam medis dan dapat dilakukan secara online maupun manual (via telepon atau datang sendiri ke bagian atau bagian rekam medis);
3. Peminjaman atau pengambilan rekam medis dapat digunakan untuk keperluan kunjungan ke poliklinik, rawat kembali, penelitian atas kasus tertentu maupun untuk kasus pengadilan;
4. Berkas rekam medis tidak dapat keluar dari rumah sakit kecuali untuk keperluan pembuktian pihak pengadilan;
5. Hanya tenaga rekam medis yang berwenang untuk mengambil berkas rekam medis yang akan dipinjam;
6. Pengambilan berkas rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjam rekam medis;
7. Pada formulir peminjaman atau pengambilan rekam medis harus selalu dicantumkan tanggal peminjaman atau pengambilan, keperluan, nama atau bagian peminjaman atau pengambilan, serta tanggal rekam medis jatuh tempo untuk dikembalikan ke penyimpanan rekam medis; 8. Instalasi rekam medis wajib memiliki buku
ekspedisi guna mengetahui perjalanan berkas rekam medis (rekam medis yang keluar) yang dipinjam secara manual untuk kepentingan perawatan, dipinjam dokter atau kasus-kasus tertentu;
9. Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi lebih dianjurkan untuk mengidentifikasi pasien guna mengetahui perjalanan berkas rekam medis yang keluar dari instalasi rekam medis agar lebih efektif dan efisien;
10.Tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis harus selalu diperiksa oleh instalasi rekam medis guna memperkecil risiko hilangnya berkas rekam medis yang dipinjam;
11.Selama rekam medis berada di ruang rawat inap atau sedang dipinjam menjadi tanggung jawab perawat atau tenaga ruangan atau instalasi yang meminjam berkas rekam medis tersebut. (DepKes, RI. 2006)
Ketentuan pokok pengembalian berkas rekam medis (retrieval), yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah:
1. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis tanpa tanda keluar atau kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang di luar rekam medis, tetapi juga bagi tenaga rekam medis itu sendiri;
2. Seseorang yang menerima atau meminjam berkas bekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam peminjaman atau pengambilan harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu untuk satu rekam medis diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan.
3. Seharusnya setiap berkas rekam medis kembali ke rak pada setiap akhir hari kerja sehingga tenaga penyimpanan rumah sakit dapat mencari berkas rekam medis yang diperlukan;
4. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari institusi rumah sakit kecuali atas perintah dari pihak pengadilan;
5. Dokter atau tenaga rumah sakit yang
berkepentingan dengan meminjam rekam medis, untuk dibawa keruang kerjanya selama jam kerja dan dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja;
6. Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari maka rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis; 7. Kemungkinan rekam medis dipergunakan beberapa
orang dan berpindah tangan dari orang satu ke orang lain, harus dilakukan dengan mengisi ”Kartu Peminjaman”, karena dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak balik dikirim ke bagian rekam medis untuk diletakkan sebagai petunjuk keluarnya rekam medis, kartu pindah tersebut berisi tanggal, pindah tangan dari siapa ke siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter siapa;. (DepKes, RI. 2006)
Hasil survai yang dilaksanakan bahwa dalam pelaksanaan peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis di RSUD Haji Makassar penggunaan
tracer, buku catatan belum maksimal dan dalam
pengembalian berkas rekam medis rawat jalan sering tidak sesuai dengan ketentuan yaitu maksimal 1 (satu) jam sebelum jam kerja berakhir, sehingga tenaga kesulitan dalam melacak keberadaan berkas rekam medis tersebut. Dari latar belakang masalah tersebut maka muncul permasalahan yang berkaitan dengan sistem peminjaman berkas rekam medis sehingga penulis sangat tertarik untuk melakukan penelitian dengan masalah analisis pelaksanaan prosedur peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis di bagian Penyimpanan di RSUD Haji Makassar.
METODE
Penelitian ini adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan analisis untuk menghasilkan informasi yang bersifat eksplanatori (explanatory
research), yang dimaksudkan untuk mendeskripsikan
suatu generalisasi secara sistematis sistem peminjaman berkas rekam medis. Subyek yang digunakan sebagai sumber data adalah semua informan tenaga Perekam medis sebanyak 3 orang dimana 1 orang kepala unit rekam medis. 1 orang sebagai koordinator di bagian penyimpanan dan 1 orang sebagai anggota. Obyek penelitian pada kebijakan pelayanan prosedur tetap
peminjaman berkas rekam medis. Instrumen
pengumpulan data dengan wawancara terhadap prosedur peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis sesuai aspek legalitas dan observasi pada kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan data dan memaknai fokus penelitian. Untuk memastikan tingkat kebenaran dan keabsahan data dilakukan validasi dengan triagulasi pada tenaga pemberi berkas,
penerima berkas dan koordinator ruangan
penyimpanan berkas rekam medis. Analisis data dengan koleksi data, kondensasi data dan verifikasi data untuk mencatat hubungan sebab akibat yang dapat dijadikan sebagai kesimpulan penelitian.
HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil
Kegiatan unit kerja rekam medis dibagian penyimpanan berkas rekam medis RSUD Haji Makassar memiliki 2 orang tenaga penyimpanan yang memiliki tugas pokok dan fungsi yaitu memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis. Selain itu RSUD Haji Makassar juga telah memiliki kebijakan prosedur tetap tentang peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis pasien yang berfungsi untuk mengatur sistem peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis baik rawat jalan maupun rawat inap.
Kebijakan tentang peminjaman berkas rekam medis tertuang dalam prosedur tetap berdasarkan surat keputusan nomor 245/TU/RSUD/I/2016 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar pada tanggal 11 Januari 2016. Isinya adalah 1) Tenaga penyimpanan mengambil berkas rekam medis dengan menerima surat pengantar atau surat peminjaman atau
bom peminjaman, 2) Tenaga penyimpanan
menjelaskan tata tertib peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis, 3) tenaga penyimpanan menerima surat persetujuan kemudian mencatat dalam buku peminjaman rekam medis tentang nama pasien, nomor rekam medis, nama orang yang meminjam, unit/intalasi, tanggal keluar pasien, tanggal peminjaman dan tujuan peminjaman, 4) tenaga peminjaman mencabut berkas rekam medis kemudian mengisi petunjuk keluar (tracer). Tracer tersebut diletakkan pada rak dimana rekam medis tersebut
disimpan sebagai tanda keluarnya berkas rekam medis, 5) Kepala unit rekam medis menyerahkan bon pinjam tersebut kepada bagian penyimpanan untuk mengambil berkas yang akan di pinjam 6) Setelah berkas rekam medis diterima oleh peminjam selanjutnya peminjam menandatangani buku bon pinjam.
Kebijakan tentang pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis dengan prosedur tetap
berdasarkan surat keputusan nomor
248/TU/RSUD/I/2016, yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar tanggal 11 Januari 2016. Isinya adalah: 1) Untuk berkas rekam medis rawat jalan, setelah pelayanan selesai segera dikirim ke unit rekam medis maksimal satu jam sebelum jam kerja berakhir 2) Untuk berkas rekam medis rawat inap, setelah pasien keluar dari rumah sakit maksimal 1x24 jam harus sudah dikirim ke unit rekam medis 3) Untuk berkas rekam medis yang belum lengkap maka harus dikembalikan lagi ke tempat pelayanan untuk dilengkapi dan untuk berkas rekam medis yang sudah dilengkapi, segera dikirim ke unit rekam medis maksimal 2x24 jam sejak dikembalikan.
Buku catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis di bagian penyimpanan. Buku catatan dan formulir yang digunakan untuk peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis di bagian penyimpanan RSUD Haji Makassar, adalah sebagai berikut: 1) Tracer berisi tanggal keluar, user, nomor rekam medik dan tanggal kembali. Tracer hanya digunakan untuk pengambilan berkas rekam medis rawat jalan. 2) Buku bon pinjam berisi nama pasien, nomor rekam medis, tanggal pinjam, tanggal kembali, peminjam dan tanda tangan. Buku peminjaman atau pengambilan diisi oleh
tenaga assembling selanjutnya peminjam
menandatangani buku bon pinjam tersebut. Buku bon pinjam hanya digunakan untuk peminjaman atau pengambilan berkas rawat inap. 3) Secarik kertas untuk mencatat berkas rekam medis yang dipinjam yang dicatat oleh bagian peminjam (berfungsi sama dengan bon pinjam). 4) Surat disposisi dari Direktur RSUD Haji Makassar yang diisi tenaga bidang pelayanan yang ditembuskan ke tenaga rekam medis yang betugas di bagian pembuatan visum dan pembagian klaim asuransi. 5) Buku ekspedisi tidak digunakan pada waktu penyerahan berkas rekam medis ke pihak peminjam.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis, pihak yang bertanggung jawab atas peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis adalah kepala unit rekam medis atas disposisi Direktur rumah sakit. Sehingga jangan sampai terjadinya kehilangan berkas. Pihak yang bertanggungjawab terhadap peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis di rumah sakit Menurut hasil wawancara kepada informan 1 mengatakan bahwa,
”pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman berkas rekam medis itu saya atas disposisi dari Direktur rumah sakit lalu pengambilan berkas rekam medis itu dilakukan dibagian penyimpanan berkas rekam medis”.
Jadi tenaga yang bertanggung jawab terhadap peminjaman berkas rekam medis adalah kepala unit rekam medis atas disposisi dari Direktur rumah sakit jika kepala unit rekam medis berhalangan didelegasikan kepada koordinator bagian penyimpanan. Sedangkan tenaga penyimpanan bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan berkas rekam medis yang dipinjamkan dan berkewajiban menjaga kerahasiaan berkas rekam medis yang tersimpan di bagian penyimpanan sehingga pada pintu masuk dituliskan ”Selain Tenaga
Rekam Medis Dilarang Masuk”. dalam pelaksanaannya dari hasil observasi, peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis diambil oleh anggota tenaga penyimpanan sendiri. Hal ini sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit tentang peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis yaitu kepala unit rekam medis menyerahkan bon pinjam kepada bagian penyimpanan untuk mengambil berkas yang akan dipinjam. Sehingga tenaga penyimpanan yang berhak mengambilkan berkas rekam medis di rak penyimpanan. Hasil wawancara dengan informan 2 menyampaikan bahwa:
“Sebagai koordinator bagian penyimpanan berkas rekam medis maka saya selalu berusaha untuk dapat menyiapkan rekam medis yang akan digunakan baik pada unit rawat jalan, unit rawat inap maupun untuk keperluan eksternal rumah sakit dan untuk keperluan ekstrnal maka perlu izin dari kepala unit rekam medis”
Pelaksanaan peminjaman berkas rekam medis di bagian penyimpanan RSUD Haji Makassar melayani peminjaman untuk keperluan pihak eksternal, yaitu pembuatan riset atau penelitian dan surat-surat penting seperti klaim asuransi dan pembuatan visum sedangkan untuk keperluan internal rumah sakit, yaitu untuk pelayanan pasien lama di rawat jalan, rawat inap dan untuk verifikasi data diagnosis dan tindakan untuk klaim asuransi pasien BPJS Kesehatan.
Menurut hasil observasi bahwa peminjam dari pihak eksternal rumah sakit mengajukan surat permohonan pada Direktur RSUD Haji Makassar. Peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis dilakukan setelah ada surat disposisi dari Direktur rumah sakit kepada kepala unit rekam medis. Kemudian kepala unit rekam medis mendelegasikan kepada koordinator bagian penyimpanan yang merangkap sebagai tenaga menangani dalam pembuatan visum untuk mengambilkan berkas rekam medis ke bagian penyimpanan. Peminjaman atau
pengambilan untuk keperluan visum, tenaga yang menangani pembuatan visum menulis pada secarik kertas dan mengambilkan berkas yang dibutuhkan ke rak penyimpanan. Peminjaman atau pengambilan untuk keperluan penelitian, koordinator bagian penyimpanan menuliskan pada secarik kertas kemudian mengambilkan berkas rekam medis yang akan dipinjam oleh peneliti ke rak penyimpanan.
Peminjaman atau pengambilan untuk keperluan rawat inap yang mana peminjam yaitu perawat dari perawatan yang berkepentingan mengajukan secarik kertas kepada tenaga unit rekam medis bagian penyimpanan, kemudian koordinator bagian penyimpanan menuliskan pada buku bon pinjam kemudian mengambilkan sendiri berkas yang akan dipinjam ke rak penyimpanan, setelah berkas rekam medis diterima oleh peminjam selanjutnya peminjam menandatangani buku bon pinjam. Peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis untuk keperluan rawat jalan yang mana tenaga pendaftaran menyerahkan karcis pendaftaran dan jika pasien lama disertai Kartu Identitas Berobat (KIB) pada kebagian penyimpanan untuk diambilkan berkasnya. Untuk pasien BPJS Kesehatan, tenaga pendaftaran menyerahkan lembar jaminan asuransi dan untuk pasien lama disertai Kartu Identitas Berobat (KIB) ke bagian penyimpanan untuk diambilkan berkasnya. Tenaga penyimpanan mengambilkan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dan meletakkan tracer bersamaan dengan pengambilan berkas rekam medis yang kemudian dibawa ke bagian pelayanan rawat jalan dengan alat bantu berupa keranjang berkas dari ruang bagian penyimpanan di lantai 1 ke ruang pendaftaran yang berada di depan ruangan penyimpanan selanjutnya didistribusikan ke poliklinik yang dituju. Untuk keperluan verifikasi data diagnosis dan tindakan untuk klaim asuransi Jaminan Sosial Kesehatan, verifikator mengajukan secarik kertas berisi daftar nama-nama berkas yang akan dipinjam kemudian menyerahkan ke tenaga penyimpanan. Selanjutnya tenaga penyimpanan mengambilkan berkas rekam medis untuk diteliti verifikator. Peminjaman atau pengambilan untuk keperluan verifikasi dilakukan di ruangan khusus verifikator BPJS Kesehatan.
Pembahasan
Prosedur tentang peminjaman berkas rekam medis di RSUD Haji Makassar telah diatur dalam prosedur tetap rumah sakit nomor 245/TU/RSUD/I/2016 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar. Dalam prosedur tetap peminjam mengajukan bon pinjam kepada kepala unit rekam medis. Kepala unit rekam medis menyerahkan bon pinjam tersebut kepada koordinator bagian penyimpanan untuk mengambil berkas yang akan dipinjamkan. Adapun prosedur pengembalian berkas rekam medis telah
diatur dalam prosedur tetap rumah sakit dengan nomor 248/TU/RSUD/I/2016, yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar. Berkas rekam medis, setelah pelayanan selesai segera dikirim ke unit rekam
medis. PerMenKes. RI No.
269/MenKes/PER/III/2008, Bab IV pasal 8 ayat 4 bahwa penyimpanan rekam medis dilakukan oleh tenaga yang ditunjuk dari pimpinan sarana pelayanan kesehatan dan Bab V pasal 12 tentang Kepemilikan, Pemanfaatan dan Penanggungjawab yaitu Berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien (DepKes. RI, 2008).
Pelaksanaan peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis membutuhkan buku catatan dan formulir peminjaman untuk mencatat berkas rekam medis yang dipinjamkan sehingga rekam medis yang digunakan dalam berbagai hal dapat diketahui letak keberadaan berkas rekam medis pasien tersebut dan ini juga menjadi bukti pertanggungjawaban bahwa rekam medis tersebut digunakan dengan baik sesuai dengan peruntukan dan keperluannya. Lebih lanjut bahwa penggunaan buku catatan dan formulir tersebut dapat memonitoring waktu pengembalian rekam medis dengan berbagai sebab antara lain di unit poliklinik yang seharusnya dikembalikan satu jam setelah pelayanan dan unit perawatan 1x24 setelah pasien pulang. (Mustika, 2011). Menurut (DepKes, RI. 2006) yaitu buku catatan peminjaman atau pengambilan digunakan untuk mencatat berkas rekam medis yang dipinjam dan keperluan peminjaman atau pengambilan serta pihak yang meminjam dengan tujuan untuk mengetahui pemanfaatan berkas rekam medis dan mengetahui keberadaan berkas rekam medis itu sendiri. Dalam pelaksanaannya pada peminjaman atau pengambilan untuk keperluan verifikasi data diagnosis dan tindakan untuk klaim asuransi Jaminan Sosial Kesehatan, tenaga penyimpanan hanya menerima lembar yang berisi nama pasien dan nomor rekam medis yang dibutuhkan oleh peminjam. Hal ini tidak ditulis dalam buku bon pinjam. Sehingga hal ini tidak sesuai dengan prosedur tetap. Sedangkan untuk peminjaman rawat inap juga sudah sesuai prosedur tetap tentang peminjaman atau
pengambilan berkas rekam medis nomor
245/TU/RSUD/I/2016 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar. Menurut (DepKes, RI. 2006)
tracer berguna untuk mengawasi penggunaan berkas
rekam medis, yang diletakkan sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil dan pengambilan berkas rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjam berkas rekam medis. Akan tetapi dalam pelaksanaannya untuk peminjaman atau pengambilan berkas rawat jalan sudah menggunakan
tracer. Sedangkan untuk peminjaman atau pengambilan selain rawat jalan belum menggunakan
penyimpanan pada waktu penyerahan berkas rekam medis ke pihak peminjam. Hasil penelitian (Ayu, 2012), bahwa setiap penyerahan berkas rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi yang bertujuan agar keamanannya terjamin, bila dijumpai kehilangan berkas rekam medis dan sebagai bukti serah terima berkas rekam medis. Apabila berkas rekam medis tersebut hilang maka tenaga akan membuat berkas rekam medis yang baru dan dikhawatirkan pelayanan kesehatan pasien kurang maksimal karena data pasien yang lama tidak ditemukan.
Pelaksanaan peminjaman berkas rekam medis di RSUD Haji Makassar dari pihak eksternal harus membawa surat disposisi dari Direktur rumah sakit, hal ini sudah dilaksanakan oleh pihak peminjam. Peminjaman untuk keperluan riset dan penelitian sudah sesuai yaitu menurut ketentuan Pedoman penyelenggaran rekam medis dari DepKes RI, bahwa peminjaman atau pengambilan untuk penelitian serta pendidikan harus seijin Direktur rumah sakit dan berkas rekam medis tidak diperkenankan keluar dari ruang rekam medis. Dalam prosedur tetap nomor 245/TU/RSUD/I/2016 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar yaitu peminjam mengajukan bon pinjam kepada kepala unit rekam medis. Kepala unit rekam medis menyerahkan bon pinjam tersebut kepada bagian penyimpanan untuk mengambil berkas yang akan dipinjam. Selanjutnya menurut hasil observasi dalam pelaksanaannya peminjam mengajukan bon pinjam kepada koordinator bagian penyimpanan dan anggota bagian penyimpanan mengambil berkas rekam medis ke rak penyimpanan. Hal ini belum maksimal pelaksanaan prosedur tetap yang telah ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar.
Dalam prosedur tetap tentang pengembalian berkas rekam medis khususnya rawat jalan belum
sesuai dengan prosedur tetap nomor
248/TU/RSUD/I/2016 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Haji Makassar, yaitu berkas rekam medis harus segera dikembalikan maksimal satu jam sebelum jam kerja berakhir. Akan tetapi dari hasil observasi dalam pelaksanaannya masih ditemui berkas rekam medis yang belum dikembalikan dan tertumpuk di poliklinik dan akan dikembalikan keesokan harinya sehingga pada waktu berkas rekam medis dibutuhkan oleh pasien untuk pemeriksaan, berkas tidak tersedia, akibatnya tenaga bagian penyimpanan harus mencari atau melacak keberadaan berkas tersebut sampai ditemukan.
Buku catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman atau pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis yaitu:
1. Buku catatan peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis, Buku catatan ini digunakan untuk mencatat berkas rekam medis yang dipinjam untuk keperluan penelitian serta
pendidikan, harus seijin direktur rumah sakit dan berkas rekam medis tidak diperkenankan keluar dari ruang rekam medis. Buku catatan peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis berisi nomor berkas rekam medis yang dipinjam dan nama peminjam.
2. Kartu Petunjuk Keluar (Tracer) Petunjuk keluar adalah suatu alat penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis, yang diletakkan sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Kartu pinjam atau petunjuk keluar tetap berada di rak file tersebut sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ke tempat semula Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu dibuat dari bahan (kertas) yang keras dan kuat yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat penyimpanan surat pinjam. Kartu pinjam atau petunjuk keluar melihat tempat-tempat penyimpanan kembali berkas rekam medis yang bersangkutan (DepKes, RI. 2006) 3. Buku Ekspedisi, Setiap penyerahan berkas
rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi berisi nomor rekam medis, tanggal, penggunaan dan nama pasien. Hal ini bertujuan agar keamanannya terjamin, bila dijumpai kehilangan berkas rekam medis dan sebagai bukti serah terima berkas rekam medis (Shofari, 1999)
4. Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya ”Petunjuk keluar” ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis yang diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada di rak tersebut, sampai map rekam medis yang diambil ataupun dipinjam tersebut dikembalikan ketempat semula. (Rustiyanto, 2011)
Berdasarkan masalah tersebut di atas maka dapat diketahui bahwa pelaksanaan peminjaman berkas rekam medis baik untuk pihak eksternal maupun internal rumah sakit belum maksimalnya kesesuaian antara prosedur tetap dengan kondisi dilapangan tentang peminjaman atau pengambilan berkas rekam medis yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Hal tersebut disebabkan oleh tenaga yang mengambil berkas rekam medis adalah koordinator bagian penyimpanan bukan anggota tenaga bagian penyimpanan. Oleh karena itu kebutuhan tenaga bagian penyimpanan berkas rekam medis masih sangat dibutuhkan agar kebijakan yang sesuai prosedur tetap peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik. (DepKes, RI. 2013).
Hasil penelitian lain juga menjelaskan bahwa Prosedur peminjaman untuk kunjungan ulang berupa
tenaga pendaftaran langsung mengambil berkas rekam medis yang lama dengan menyelipkan tracer. Berkas rekam medis yang sudah ketemu dicatat di buku peminjaman. Prosedur peminjaman untuk keperluan pihak ketiga berupa pihak luar rumah sakit (extern) harus mengajukan permohonan peminjaman yang ditujukan ke Direktur Rumah Sakit. Selanjutnya tenaga peminjaman menerima formulir daftar peminjaman dari pihak yang meminjam. tenaga membuatkan tracer dengan isi a) Nama pasien, b) Nomor rekam medis, c) Tanggal peminjaman, d) Nama dan ruang peminjam. Kemudian tenaga mengambilkan berkas rekam medis dengan nyelipkan
tracer. Berkas rekam medis yang dipinjam ditulis di
buku peminjaman dengan di tanda tangani oleh peminjam. (Fernanda, 2015)
Buku bon pinjam yang hanya digunakan pada peminjaman atau pengambilan berkas rawat inap dan
tracer yang hanya digunakan pada peminjaman atau
pengambilan untuk rawat jalan saja sehingga tenaga tidak mengetahui keberadaan berkas rekam medis dan sering terjadinya misfile, yaitu kesalahan dalam penyimpanan berkas rekam medis. Dan tenaga bagian penyimpanan tidak mengetahui keberadaan berkas rekam medis, saat akan dibutuhkan kembali tenaga kesulitan mencari berkas rekam medis tersebut. Sehingga tenaga harus mencari ke bagian-bagian yang meminjam. Jika tidak ditemukan akan dibuatkan berkas rekam medis baru dan menempelkan keterangan bahwa berkas rekam medis tersebut belum ditemukan. Hal ini tidak sesuai dengan ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan. (Mirfat, 2017). Selanjutnya bahwa menurut (DepKes, RI. 2006) peminjaman atau pengambilan hanya tenaga rekam medis yang berwenang untuk mengambilkan berkas rekam medis yang dipinjam, pengambilan berkas rekam medis harus menggunakan tracer dan buku catatan digunakan untuk mencatat berkas rekam medis yang dipinjamkan. Selain itu kebijakan rumah sakit tentang pengembalian berkas rekam medis rawat jalan yang telah selesai pelayanan adalah berkas rekam medis harus segera dikembalikan maksimal satu jam sebelum jam kerja berakhir. Sehingga pada waktu berkas rekam medis dibutuhkan untuk pemeriksaan dapat tersedia. (Sudra, 2017)
SIMPULAN DAN SARAN
Prosedur tetap tentang peminjaman berkas rekam medis RSUD Haji Makassar sudah dimiliki dan juga batas waktu pengembalian berkas rekam medis yang ditetapkan oleh Direktur. Buku catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman berkas rekam medis di bagian penyimpanan adalah tracer, buku bon pinjam, secarik kertas yang berfungsi sama dengan bon pinjam. Pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman berkas rekam medis di bagian penyimpanan adalah kepala unit rekam medis atas disposisi Direktur rumah
sakit. Sedangkan tenaga penyimpanan bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan berkas rekam medis yang dipinjam. Pelaksanaan peminjaman berkas rekam medis belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman berkas rekam medis. Pengambilan berkas dilakukan tenaga penyimpanan yaitu koordinator bagian penyimpanan. Disarankan agar tenaga rawat jalan mengembalikan berkas rekam medis yang dipinjam ke bagian penyimpanan setelah pasien selesai melakukan pelayanan dengan penambahan tenaga penyimpanan agar kegiatan peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis dapat terlaksana dengan pelayanan maksimal, Sebaiknya pada waktu penyerahan berkas rekam medis ke pihak peminjam menggunakan buku ekspedisi. Sehingga jika berkas rekam medis tersebut dibutuhkan dan tidak berada pada tempatnya tenaga penyimpanan dapat mengetahui lewat buku ekspedis serta peningkatan ilmu pengetahuan dan keterampilan bagi tenaga penyimpanan berkas rekam medis selalu ditingkatkan termasuk kepada seluruh tenaga perekam medis agar kualitas pelayanan rekam medis dapat mencapai hasil yang memuaskan.
UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan terima kasih ditujukan kepada STIKES Panakkukang Makassar beserta seluruh pimpinan yang telah memberikan dukungan dan semangat dalam menyelesaikan penelitian ini. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada RSUD Haji Makassar khususnya unit rekam medis yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian dan kepada semua pihak yang terlibat baik moril maupun materil sehingga penelitian dapat bermanfaat dan menjadi bacaan yang berguna bagi peningkatan ilmu pengetahuan khususnya bidang Rekam medis dan Informasi Kesehatan (RMIK).
DAFTAR PUSTAKA
Ayu, Wardani Dyah. (2012). Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis di Unit Filing RSUD Pandan Arang Boyolali. Jurnal
Rekam Medis, IV(2), 59-71.
DepKes. RI. (2004). UU RI. No. 29/2004 Tentang
Praktik Kedokteran. Aturan Praktik Kedokteran.
DepKes. RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia, Revisi 1 Jakarta.
DepKes. RI. (2008). PerMenKes RI No. 269/2008
Tentang Rekam Medis. Jakarta.
DepKes. RI. (2013). PerMenKes RI. No. 55/2013
Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Jakarta.
Fernanda, Jerhi Wahyu. (2015). Sistem Informasi Peminjaman Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit X. Jurnal Wiyata, 2(1), pp. 43-47.
Hatta, G.R. (2012). Pedoman Manajemen Informasi
Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan.
Jakarta: University Indonesia Press.
Mustika, O. (2011). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling RSUD Dr Moewardi.
Jurnal Kesehatan, V(2), 20–28.
Mirfat, Sayyidah. (2017). Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis di RS X Kabupaten Kediri. Jurnal
Medicoenticolegial Manajemen RS.174-186.
Rustiyanto, E. (2011). Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Penerbit Politehnik Kesehatan Permata Indonesia.
Shofari, Bambang. (1999). Pengelolaan Sistem Rekam
Medis. Depkes RI: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Balai Pelatihan Kesehatan. Sudra, R.I. (2017). Rekam Medis. Tangerang Selatan:
