MEMINIMALISIR TERJADINYA MISFILE BERKAS REKAM MEDIS DI
RUANG PENYIMPANAN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH ROKAN HULU TAHUN 2022
Proposal Penelitan
Nama : Melani Putria Dewita NIM : 21020139
PROGRAM STUDI D III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN UNIVERSITAS HANGTUAH PEKANBARU T.A 2022/2023
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Kemenkes RI, 2010). Hakikat dasar dari rumah sakit adalah memberikan pelayanan terbaik kepada pasien yang diharapkan mampu untuk menyelesaikan masalah kesehatan pasien. Perbaikan mutu pelayanan senantiasa ditingkatkan demi menunjang fasilitas rumah sakit. Salah satu mutu pelayanan yang harus dijaga di rumah sakit adalah adanya penyelenggaraan rekam medis (Fachriza et al., 2019).
Rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memiliki data yang berkesinambungan dari pasien datang ke institusi pelayanan kesehatan hingga pasien diijinkan pulang oleh dokter, perawat maupun petugas lain yang melayani pasien. Dalam penelitian Handoyo (2014) ketersedian berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan pasien, oleh karena itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan karena jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara tepat dan cepat.
Berkas rekam medis dikatakan salah letak atau hilang (missfile) apabila berkas tersebut dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut tidak tersedia atau tidak ada.
Misfile pada bagian filing dapat juga mengakibatkan keterlambatan dalam pelayanan pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan sehingga dapat meningkatkan banyaknya pasien yang terlambat dalam mendapatkan pengobatan serta pelayanan medis maupun non medis pada fasilitas pelayanan kesehatan seperti rumah sakit
Tracer merupakan alat penyimpanan yang digunakan untuk petunjuk bahwa berkas rekam medis sedang diambil keluar ruang instalasi rekam medis oleh pihak pasien maupun petugas kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan terhadap pasien di bagian filing rekam medis pada fasilitas pelayanan kesehatan (Rutiyanto dan Rahayu, 2011).
Tujuan
1.Tujuan Umum
Untuk meminimalisir terjadinya misfile berkas rekam medis di ruang penyimpanan Rumah Sakit Syafira Pekanbaru.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui faktor penyebab terjadinya misfile berkas rekam medis di ruang penyimpanan Rumah Sakit Syafira Pekanbaru.
b. Menerapkan penggunaan tracer pada bagian filing rekam medis untuk meminimalisir terjadinya misfile di Rumah Sakit Syafira Pekanbaru.
TINJAUAN PUSTAKA 1. Rumah Sakit
a. Pengertian Rumah Sakit b. Jenis-Jenis Rumah Sakit c. Fungsi Rumah Sakit 2. Rekam Medis
a. Pengertian Rekam Medis
b. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis c. Penyimpanan Rekam Medis
d. Tata cara pengambilan kembali rekam medis
HASIL LAPORAN PENELITIAN
Didalam instalasi rekam medis terdapat penyimpanan berkas rekam medis dimana berkas rekam medis tersebut di simpan dibagian filing. Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas memadai.
Berkas rekam medis bisa keluar apabila pasien datang ke rumah sakit untuk melakukan pemeriksaan, kemudian berkas rekam medis keluar dari penyimpanan (filling) menuju rawat jalan, berkas rekam medis akan dipilih menuju poli yang dituju sesuai dengan penyakit yang diderita pasien.
Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara tepat dan cepat.
Petunjuk keluar (outguide) atau tracer adalah suatu alat yang digunakan sebagai petunjuk keluar jika dokumen rekam medis diambil atau dipinjam untuk digunakan pihak pasien atau petugas kesehatan didalam pelayanan kesehatan. Dalam penggunaanya petunjuk keluar diletakkan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan dan sebaiknya tracer mempunyai warna yang berbeda dengan dokumen berkas rekam medis supaya dapat lebih mudah diketahui keberadaannya.
Setiap harinya, rata-rata kunjungan pasien di Rumah Sakit Syafira Pekanbaru mencapai 60-80 pasien. Dengan demikian, petugas harus mengambil dan menyimpan berkas rekam medis sebanyak 60 s.d. 80 berkas rekam medis tiap harinya. Dalam hal kegiatan penyimpanan berkas rekam medis, petugas tidak menggunakan tracer untuk menandai berkas yang sedang keluar. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya:
1. Adanya anggapan bahwa penggunaan tracer akan menambah lama proses pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis
2. Jumlah pasien yang berkunjung setiap harinya selalu banyak
3. Jumlah berkas rekam medis yang ada di ruang penyimpanan berkas terlalu banyak namun rak dan ruang yang tersedia di Rumah Sakit Syafira Pekanbaru tidak cukup untuk menyimpan berkas rekam medis. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Asmono (2014) yang menyatakan bahwa faktor-faktor penyebab missfile yaitu terjadinya penumpukan dokumen rekam medis karena saranan prasarana yang kurang memadai
PEMBAHASAN
Meminimalisir Terjadinya Misfile Berkas Rekam Medis di Ruang Penyimpanan Rumah Sakit Syafira Pekanbaru Menurut (Depkes, 2010) menyatakan bahwa tata cara pengambilan rekam medis disebutkan bahwa setiap berkas rekam medis yang keluar dari ruang penyimpanan harus menggunakan petunjuk keluar atau biasa disebut tracer, Tracer merupakan alat penyimpanan yang digunakan untuk petunjuk bahwa berkas rekam medis sedang diambil keluar ruang instalasi rekam medis oleh pihak pasien maupun petugas kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan terhadap pasien di bagian filing rekam medis pada fasilitas pelayanan kesehatan (Rutiyanto dan Rahayu, 2011).
Pengelolahan sistem penyimpanan yang tidak sesuai akan menyebabkan misfile karena dipengaruhi oleh faktor sumber daya manusia serta sarana dan prasarana yang ada (Uma, 2016). Hal ini mungkin dapat terjadi karena tidak tercatatnya berkas yang keluar pada buku ekspedisi dan tidak adanya alat berupa tracer sehingga berkas tersebut hilang dan salah letak (Kurniawan, 2016).misfile berkas juga dapat menyebabkan duplikasi berkas rekam medis dimana hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Mutiara (2018) yang menyatakan bahwa misfile berkas rekam medis dapat menyebabkan duplikasi berkas rekam medis dimana satu pasien memiliki dua nomor rekam medis karena hal tersebut menyebabkan tidak tercapainya hasil pemeriksaan pasien yang berkesinambungan karena terpisahnya penempatan catatan riwayat pasien sebelumnya.
Dari studi pendahuluan yang dilakukan pada sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Syafira Pekanbaru mengidentifikasi beberapa unsur penyebab terjadi misfile berkas rekam medis di ruang penyimpanan Rumah Sakit Syafira Pekanbaru:.
1.Unsur “Man”
Faktor Man yang teridentifikasi disini berupa, jumlah petugasnya yang terbatas dan adanya anggapan bahwa penggunaan tracer akan menambah lama proses pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis sedangkan jumlah berkas rekam medis yang harus dicari atau diambil setiap harinya sangat banyak.
2. Unsur “Money” Diperlukan penggunaan dana dalam hal kegiatan rekam medis lebih optimal agar kegiatan rekam medis dapat berjalan dengan baik dan saran prasarana yang mendukung kegiatan tersebut dapat berjalan lebih baik lagi. Hal tersebut sesuai dengan penelitian oktavia (2017) yang menyatakan apabila dana tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung dampak yang ditumbulkan adalah tingkat terjadinya misfile semakin tinggi.
3. Unsur “Materials” Faktor material didapatkan bahwa banyaknya berkas rekam medis yang menumpuk yang tidak diberi map pada rak filling. Dampak yang ditimbulkan dari berkas rekam medis yang tidak diberikan map yaitu sebagian berkas rekam medis robek karena tidak diberikan map sebagai pelindung berkas rekam medis serta petugas kesulitan menemukan berkas rekam medis karena berkas tersebut rusak dan banyaknya berkas yang menumpuk berhimpitan sehingga menyulitkan petugas dalam mencari berkas rekam medis dimana petugas harus mencari satu persatu nomor rekam medis.
4. Unsur “Machines” Machines yang dimaksud yaitu rak filling, tracer dan buku ekspedisi. Hasil wawancara dan observasi didapatkan bahwa jumlah rak yang tersedia di Rumah Sakit Syafira Pekanbaru cukup untuk menyimpan berkas rekam medis yang ada hanya saja cara peletakkan berkas rekam medis tidak dilakukan dengan cara ditegakkan tetapi dengan cara ditidurkan. Sehingga berkas rekam medis tersebut terlihat menumpuk dan sempit.
Berkas rekam medis yang keluar dari rak filling tidak menggunakan tracer yang mengakibatkan petugas tidak mengetahui beberapa nomor rekam medis yang keluar dari rak filling karena tidak ada alat kontrol. Pelaksanaan pengisian buku ekspedisi pada saat peminjaman dan pengambilan berkas beberapa poli sudah dilakukan, akan tetapi masih sering terdapat beberapa berkas yang tidak terdaftar di buku ekspedisi. Jika buku ekspedisi tidak digunakan dengan maksimal maka akan kesulitan melacak dokumen rekam medis saat terjadi misfile (Andanriyanto, 2015).
5. Unsur “Media” Hasil wawancara dan observasi didapatkan bahwa kondisi ruangan di ruang filling Rumah Sakit Syafira Pekanbaru yang sempit membuat petugas masih tidak nyaman dan juga masih ada beberapa rak penyimpanan yang terletak di luar ruangan filling sehingga perlunya memperluas ruang penyimpanan. Ruang filling seharnya mempunyai pengatur suhu ruangan, AC dan ventilasi yang memadai, serta pencahayaan yang cukup. Giyana (2012) menyatakan bahwa sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang terlaksananya pelayanan kepada pasien yaitu ruangan yang mudah dijangkau atau diakses dan dilengkapi dengan sarana yang sesuai dengan kebutuhan.
6. Unsur “Method” Sudah terdapat Standart Operational Procedure (SOP) di ruang penyimpanan berkas rekam medis Rumah Sakit Syafira Pekanbaru yang mengatur tentang pengambilan, peminjaman dan penyimpanan berkas 25 rekam medis akan tetapi dalam pelaksanaannya sehari-hari petugas tidak menggunakan SOP yang ada.
PENUTUP A.Kesimpulan
1.Terdapat beberapa unsur yang menyebabkan misfile yang harus ditindak lanjuti agar mencegah terjadinya misfile berkas rekam medis di ruang penyimpanan Rumah Sakit Syafira Pekanbaru
2. Pentingnya penggunaan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan di Rumah Sakit Syafira Pekanbaru guna mencegah terjadinya misfile.
3. Pentingnya pemerhatian lebih terhadap sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang pelayanan di Rumah Sakit Syafira Pekanbaru.
B. Saran 1. Perlu diadakannya pelatihan terkait pengelolaan berkas rekam medis untuk menghilangkan anggapan bahwa penggunaan tracer akan menambah lama proses pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis 2. Diperlukan penggunaan dana yang optimal dalam hal kegiatan rekam medis agar kegiatan rekam medis dapat berjalan dengan baik dan saran prasarana yang mendukung kegiatan tersebut dapat berjalan lebih baik lagi. 3. Diperlukan penegasan tentang penggunaan SOP yang mengatur tentang pengambilan, peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis. 4. Diperlukan perhatian lebih terhadap sarana dan prasarana yang ada di ruang filling Rumah Sakit Syafira Pekanbaru.
