JUPERMIK
JurnalPerekam Medis dan Informasi Kesehatan
http://stikara.ac.id/jupermik/index.php/JKANALISIS ASPEK KEAMANAN DOKUMEN REKAM MEDIS PADA
RUANG PENYIMPANAN DI RSUD SEKADAU
Meri Ovtasari
1, Rika Yuanita Pratama
21,2
Prodi Perekam dan Informasi Kesehatan, STIKes Kapuas Raya Sintang, Indonesia Info Artikel Abstrak
Sejarah artikel : Diterima: 13 Agustus 2020 Disetujui : 02 September 2020 Dipublikasi : 30 September 2020 Kata Kuci: Aplikasi, Pendaftaran Rawat Jalan, SOP
Keamanan dokumen rekam medis dari aspek fisik, biologis dan kimiawi serta dari segi keamanan harus dijaga, karena dokumen rekam medis adalah milik Rumah Sakit dan isinya milik pasien. Pintu sering tidak terkunci, kebutuhan rak penyimpanan tidak sesuai dengan jumlah dokumen rekam medis dan banyak dokumen rekam medis menumpuk dilantai jalan. Untuk mengetahui aspek keamanan dokumen rekam medis pada ruang penyimpanan di RSUD Sekadau tahun 2018. Metode Penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif melalui wawancara dan chek list observasi. Sedangkan pendekatan adalah pedekatan fenomenologi. Subjek penelitian ini adalah petugas rekam medis dan objeknya ialah dokumen rekam medis dan kondisi ruang penyimpanan. Instrumen yang digunakan adalah dengan wawancara dan observasi, sedangkan sumber data yang digunakan adalah lembaran check list. Berdasarkan hasil penelitian di RSUD Sekadau Tahun 2018 menunjukan dari segi aspek fisik tinta yang digunakan warna hitam sudah, tidak adanya AC, dan masih ada selain petugas rekam medis yang keluar masuk ke ruang penyimpanan sehingga dokumen rekam medis hilang. Biologis adanya jamur, kutu buku, dan serangga seperti rayap, kecoa, dan tikus. Kimiawi adanya sisa-sisa makana atau minum di ruang rekam medis. Dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam medis dalam ancaman aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD Sekadau belum terjaga keamanan.
ANALYSIS OF SECURITY ASPECTS OF MEDICAL RECORDING DOCUMENTS IN FILING ROOM AT SEKADAU HOSPITAL
Keywords: Application, Outpatient Registration, SOP
Abstract
The security of medical record documents from physical, bilogical and chemical aspects as well as from a security point of view must be maintained, because medical record documents belong to the hospital and their contents belong to the patient. The doors are often unlocked, tge need for storage racks does not match the number of medical record documents and many medical record documents are piled up on the street floor. To find out the security aspects of medical record documents in the filing room ata Sekadau Hospital in 2018. The research method used was descriptive qualitatives through interviews and observation checklists. Meanwhile, the approach is a phenomenological approach. The subjects of this study were medical record documents and filing room conditions. The instruments use were interviews and observations, while the data source used was a checklist sheet. Based on the results of research at Sekadau Hospital in 2018, it shows that in terms of the physical aspects of the ink used is black, there is no air conditioning, and there are still medical records officers who come ini and out of the filing room so that the medical record documents are lost. Biology of fungi, book lice, and insects such as termites, cockroaches, and mice. Chemical remains of food or drink the medical record room. From this research it can be concluded that the security of medical record document storage space in the threat of phisycal, bilogical, chemical aspects in Sekadau Hospital has not been secured.
Alamat Korespodensi:
Rika Yuanita Pratama
STIKes Kapuas Raya Sintang Kalimantan Barat, Indonesia Email:rikapratama2@gmail.com
Salah satu unit rekam medis untuk menunjang pelayanan rekam medis adalah ruang penyimpanan di mana berkas rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Karena rekam medis bersifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggung jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik pasien. Filing adalah kegiatan menyimpan, penataan, atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali (Retrieval) (Rustiyanto dan Rahayu, 2011).
Aman sering diartikan dengan istilah free from
danger yang artinya bebas dari ancaman bahaya.
Keamanana biasa digambarkan sebagai kebebasan dari bahaya atau sebagai kondisis keselamatan. Keamanan secara rinci adalah perlindungan data dalam suatu sistem terhadap penggunaaan tidak sah (Harold F. Tipton, 1997).
Fungsi sistem keamanan ini diharapkan dapat menjaga informasi kesehatan dalam sisitem rekam kesehatan terhadap akses dari orang tidak berhak, yang tidak sah baik dalam proses penggelohan atau pembuatan data medik maupun dalam penkajian data, timbulnya hambatan karena kerusakan dokumen rekam medis dan pengambilan dokumen rekam medis oleh orang yang tidak berhak mengakses atau pihak yang tidak bertanggung jawab (National Academy Of Sciences, 1997).
Keamanan meliputi perlindungan fisik dan elektronik untuk informasi berbasis data komputer secara utuh, sehingga menjamin ketersedian dan kerahasian. Termasuk ke dalamnya adalah sumber-sumber yang di gunakan untuk memasukkan, menyimpan, alat-alat untuk mengatur akses dan
melindungi informasi dari yang tidak disengaja maupun yang disengaja (Harman,200l).
Di bidang keamanan rekam medis, Menurut Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 menyatakan dalam pasal 13, bahwa pimpinan sarana kesehatan pertanggun jawab atas hilang, rusak, pemalsuan rekam medis, penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak.
Keamanan itu sendiri merupakan suatu keadaan bebas dari kejahatan, kecelakaan dan lain-lain. Maka faktor keamanan merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan hendak secara jelas. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu, kelembaban, dan debu penting dalam mencegah kebakaran dan meningkatkan produktifitas petugas. Prosedur pencegahan dan kontrol kebakaran juga perlu alat pemadam api ringan harus dievaluasi, dan pendampingan yang sesuai harus diletakan pada tempat yang terlihat jelas, semua petugas harus dilatih menghadapi kebakaran atau kecelakaan lain. Sehingga diperlukan pengolahan rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang penyimpanan yang baik. Ruang rekam medis dapat dikatakan baik apabila ruangan tersebut dapat menjamin keamanan berkas rekam medis pasien seperti terhindar dari ancaman kehilangan, bencana dan segala sesuatu yang dapat membahayakan rekam medis tersebut (Yeka Sahfitri, 2008).
Hasil studi pendahuluan pada tanggal 4 oktober 2018 di Rumah Sakit Umum Daerah Sekadau masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan dokumen rekam medis pasien. Berdasarkan denah ruangan, jendela pada ruangan penyimpanan tanpa teralis dan selalu terbuka sehingga siapa saja yang lewat bisa
langsung melihat berkas rekam medis pada ruang penyimpanan serta dokumen reka medis pasien tersebut di foto copy diluar. Pada ruang penyimpanan berkas rekam medis belum ada AC, belum ada alat pemadam api ringan (APAR), belum ada alat deteksi panas dan asap, belum ada kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari serangan serangga, belum ada peraturan yang ditempelkan secara jelas selain petugas rekam medis dilarang masuk, masih terdapat berkas rekam medis yang berdebu serta penataan berkas rekam medis yang kurang rapi. Dari aspek kerahasian pintu tidak di kunci dan masih ada petugas selain rekam medis masuk ruangan penyimpanan.
METODE
Metode Penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif melalui wawancara dan chek list observasi. Sedangkan pendekatan adalah pedekatan fenomenologi. Subjek penelitian ini adalah petugas rekam medis dan objeknya ialah dokumen rekam medis dan kondisi ruang penyimpanan. Instrumen yang digunakan adalah dengan wawancara dan observasi, sedangkan sumber data yang digunakan adalah lembaran check list.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Identifikasi keamanan diruang penyimpanan dokumen rekam medis RSUD Sekadau dilihat aspek Fisik
Aspek fisik adalah dokumen rekam medis hanya berupa kertas sewaktu-waktu bisa rusak oleh kelembaban ruangan pengaturan suhu ruangan, pencahayaan, ketersedian ventilasi, dan untuk menjaga dokumen rekam medis juga membutuhkan sarana dan prasarana yang memedai serta ruangan yang cukup aman (Dian Nuswantoro, 2013)
Hasil penelitian temukan dalam ruang penyimpanan ialah jumlah rak yang digunakan untuk menampung semua dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap tidak memadai. Sering terlihat semua dokumen rekam medis yang berada di dasar lantai akibat tidak cukup ruang penyimpanan untuk menyimpanan semua dokumen rawat jalan dan rawat inap. Penyusunan dokumen rekam medis belum tersusun rapi, hal ini menyebabkan kerusakan dokumen rekam medis Penelitian ini sejalan dengan penelitian Muhammd Husin Azam tahun (2015) dengan judul penelitian aspek keamanan isi dan fisik dokumen reakm medis di tinjau hukum kesehatan di RSUD Kartini Jepara dimana penelitian sama-sama menemukan aspek keamanan fisik dokumen rekam medis pada ruang penyimpanan.
Hal ini belum sesuai dengan teori karena dalam aspek fisik keamanan dokumen rekam medis RSUD Sekadau kerusakan dokumen seperti kualitas kertas dan tinta yang disebabkan oleh sinar matahari, hujan, banjir, panas dan kelembaban dan hasil penelitian temukan dalam ruang penyimpanan jumlah rak yang digunakan untuk menampung semua dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap tidak memadai.
Identifikasi keamanan diruang penyimpanan dokumen rekam medis RSUD Sekadau dilihat aspek biologis
Aspek biologis yang kerap merusak dokumen rekam medis antara lain yaitu jamur merupakan bukti temperatur udara yang tidak terkontrol, kegiatan jamur sangat cepat karena jamur hidup dari pada berada kertas, upaya menghindarinya adalah dengan menempatkan dokumen rekam medis ditempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi sempurna, kutu buku sering
merusak buku. Jia kertas selalu tersentuh dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula diserang kutu buku. Usahakan untuk menghindari serangan seperti rayap, kecoak, dan tikus adalah dengan mengadakan pencegahan yakni peniadaan kayu yang langsung dengan tanah, diberikan kamferpada setiap rak untuk menghindari serangan serangga (Wijiastuti, 2014).
Hasil penelitian temukan bahwa pengamanan untuk menghindari dan menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang disebabkn oleh serangan hama pemakan kertas, pertugas rekam medis belum memberikan kamfer disetiap sudut rak dokumen rekam medis, petugas filling (penyimpanan) hanya menyemprot obat semprot racun dengan cairan aerosol, sedangkan cairan dapat mengenai dokumen rekam medis sehingga merusak dokumen rekam medis tersebut.
Penelitian ini sejalan dengan penelitian Luthfi Nisrina Salsabila (2017) dengan judul penelitian aspek keamanan dokumen rekam medis di RSUD Wates Kulon Progro dimana penelitian sama-sama menemukan keamanan dokumen rekam medis dari segi fisik dan non fisik.
Hal ini tidak sesuai dengan teori karena dalam aspek biologis keamanan dokumen rekam medis RSUD Sekadau kerap merusak dokumen rekam medis antara lain yaitu jamur,temperatur udara, dokumen rekam medis ditempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi sempurna, kutu buku sering merusak buku dan hasil penelitian temukan pengamanan untuk menghindari dan menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang disebabkn oleh serangan hama pemakan kertas, pertugas rekam medis belum memberikan kamfer disetiap sudut rak dokumen rekam medis
serta segi biologi yaitu dapat membuat isi dokumen rekam medis mengalami kerusakan pada beberapa formulir karena kemakan rayap maupun jenis serangga lainnya.
Identifikasi keamanan diruang penyimpanan dokumen rekam medis RSUD Sekadau dilihat aspek kimiawi
Aspek Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip, seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merusak dan melunturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab. Selain itu, makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan dokumen rekam medis, karena apabila makanan dan minuman tersebut, mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas (Setyowati, 2013).
Hasil penelitian berlangsung petugas rekam medis masih membawa makanan dan minuman pada ruang filling (penyimpanan). Merekan melakukan makan dan minuman diruang filling (penyimpanan) tampa memikir bahaya jika sisa-sisa makan dan minuman itu sampai tumpah dan mengenai dokumen rekam medis itu akan menjadi rusak tulisan di dalam dokumen rekam medis akan luntur, namun merekan hanya mengandalkan kehati-hatian mereka pada saat melakukan makan dan minum.
Penelitian ini sejalan dengan penelitian Syaiful Hidayat tahun (2014) dengan judul penelitian aspek keamanan pengolahan penyimpanan dokumen rekam medis di filling di RSUD Ungaran dimana penelitian sama-sama
menemukan keamanan dari segi aspek fisik, biologis, kimiawi pada ruang penyimpanan.
Penelitian Syaiful Hidayat dengan judul aspek keamanan pengolahan penyimpanan dokumen rekam medis di filling RSUD Ungaran tahun (2014) dengn hasil keamanan dari segi fisisk, kimiawi dan biologis pada ruang penyimpanan.
Hal ini tidak sesuai dengan teori karena dalam aspek kimiawi keamanan dokumen rekam medis RSUD Sekadau kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip, seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merusak dan melunturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab dan hasil penelitian berlangsung petugas rekam medis masih membawa makanan dan minuman pada ruang filling (penyimpanan).
Standar Prosedur Operasional (SPO) keamanan ruang penyimpanan dokuman rekam medis di RSUD Sekadau
Berdasarkan Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007 tentang izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran BAB 1 pasal 1 ayat 10 Standar Operasional Prosedur adalah salah satu perangkat instruksi atau langkah –langkah yang dilakaukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu, dimana SOP memeberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsep bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan.
Hasil penelitian berlangsung belum ada Standar Prosedur Operasional (SPO) tentang aspek keamanan dokumen rekam medis pada ruang
penyimpanan serta apa bila dokumen rekam medis keluar dari rumah sakit atau pelayanan kesehatan itu sakit tidak baik karena dokumen rekam medis bersifat rahasia.
Penelitian ini sejalan dengan penelitian Fitri Hariyati tahun (2017) dengan judul penelitian Upaya Instalasi rekam medis dalam menjaga keamanan dan kerahasian di RSUD Panembahan Senopati dimana penelitian sama-sama menemukan belum ada SPO tentang aspek keamanan dokumen rekam medis.
Penelitian Luthfi Nisrina Salsabila dengan judul aspek keamanan dokumen rekam medis pada ruang penyimpanan di RSUD Wates tahun (2017) dengan hasil tidak terdapat prosedur pelepasan informasi bagi pasien atau keluarga yang menginginkan isi dari rekam medis pada ruang penyimpanan serta kebijakan yang mengatur bagaimana pengelolaan rekam medis.
Hal ini belum sesuai dengan teori karena dalam Standar Prosedur Operasional (SPO) keamanan dokumen rekam medis RSUD Sekadau belum ada SOP dalam penyimpanan dokumen rekam medis, apabila dokumen rekam medis keluar dari suatu pelayanan ruamh sakit itu sakit berbahaya karena dokumen rekam medis bersifat rahasia.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian mengenai analisis aspek keamanan dokumen rekam rekam pada ruang penyimpanan di RSUD Sekadau tahun 2018 peneliti dapat di simpulkan bahwa; Aspek fisik yang terdapat di RSUD Sekadau dari segi kertas dan tinta sudah baik dan masih terdapat kelembapan suhu yang berubah-ubah dan tidak terdapat AC, tracer, dankapur barus. Aspek
biologis yang terdapat di RSUD Sekadau yaitu masih adanya jamur, kutu buku, dan serangga seperti rayap, kecoa, dan tikus. Aspek kimiawi yang terdapat di RSUD Sekadau yaitu dari debu dan segi makanan atau minuman milik petugas, hal tersebut apabila makan dan minum tumpah mengenai dokumen rekam medis akan menyebaban kerusakan. Disarankan untuk membuat SPO tentang aspek keamanan dokumen rekam medis diruang penyimpanan.
UCAPAN TERIMAKASIH
Ucapan terima kasih peneliti haturkan kepada pihak yang mendukung atau terlibat dalam penelitian. Kepada Direktur RSUD Sekadau yang telah mengizinkan berjalan nya penelitian di Rumah Sakit.
DAFTAR PUSTAKA
Depkes RI. (2008). Permenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis. www.depkes.go.id. Diakses tanggal 5 Desember 2016.
Fitri, H. (2017). Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul. Karya Tulis Ilmiah. Diakses pada tanggal 2 Maret 2018. Tersedia dalam :http://repository.unjaya.ac.id/2047/2/FITR I%20HARIYATI_1314042_pisah.pdf
Harman,L.B. (2006). Ethical issues in Health Information Management.Chapter II. In John, M.L (Ed). Health Information Management Technologi: An Applied Approach 2nd Ed. Chicago : AHIMA. Luthfi, N.S. (2017). Tinjauan Aspek Keamanan
Berkas Rekam Medis di RSUD Wates Kulon Progo. Karya Tulis Ilmiah. Diakses pada tanggal 2 maret 2018. Tersedia dalam :http://repository.unjaya.ac.id/2065/2 /Luthfi%20Nisrina%20Salsabila_1314045_ pisah.pdf
Keamanan Isi dan Fisik Dokumen Rekam Medis di Tinjau dari Hukum Kesehatan di RSU RA Kartini Jepara. Diakses tanggal 2
maret 2018.
http://eprints.dinus.ac.id/17400/1/jurnal_16 055.pdf
Rustiyanto, E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta Selatan: Grahan Ilmu.
Setyowati, Maryani. (2013). Tinjauan Aspek Keamanan Dokumen Rekam Medis di ruang Filling Puskesmas Ledosari Semarang. Diakses pada tanggal 2 maret 2018.
https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visik es/article/view/647.
Wijiastuti, Novia. (2014). Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling Rawat Inap RSUD Sunan Kalijaga, Demak. Diakses maret 2018.
http://eprints.dinus.ac.id/6680/1/jurnal_138 20.pdf.
