1 Karya Ilmiah
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun Oleh : YEKA SAHFITRI
1314031
PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA 2017
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul “Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta” Karya Tulis Ilmiah Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa semua usaha yang telah dilakukan merupakan kerja sama yang baik dari semua pihak yang telah membantu. Untuk itu, penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Pembimbing KTI dan selaku Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, AmdPerkes., SKM., MPH selaku Ketua Prodi Perekam dan Informasi Kesehatan (D-3) Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
3. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM selaku Penguji yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dalam karya tulis ilmiah ini.
4. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukung penyusunan karya tulis ilmiah ini.
5. Seluruh staf dan pegawai rekam medis RST dr. Soetarto Yogyakarta yang telah mendukung dan melancarkan penelitian karya tulis ilmiah ini.
6. Ayah, ibu tercinta dan atas doa, motivasi dan kasih sayangnya untuk kelancaran penyusunan karya tulis ilmiah ini.
7. Kakakku tersayang Yova Putriani, atas dukungan serta telah membantu dalam bentuk doa, motivasi, dan kasih sayang dalam penyusunan karya tulis ini.
8. Seluruh teman-teman rekam medis 2014, atas dukungan dan motivasi dalam karya tulis ilmiah ini.
9. Semua pihak yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.
Seluruh bantuan baik moral maupun material yang diberikan kepada penulis, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam penyusunan karya tulis ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik demi kesempurnaan karya tulis ini. Namun demikian adanya, semoga karya tulis ini dapat dijadikan acuan tindak lanjut penelitian selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua terutama bagi ilmu rekam medis.
Yogyakarta, Juli 2017 Penulis
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori ... 15 Gambar 2.2 Kerangka Konsep ... 15 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ... 25
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman wawancara
Lampiran 2 Pengantar wawancara penelitian Lampiran 3 Persetujuan informan
Lampiran 4 Check list observasi kegiatan Lampiran 5 Surat izin studi pendahuluan Lampiran 6 Surat izin penelitian
Lampiran 7 Pernyataan Informan A Lampiran 8 Pernyataan Informan B Lampiran 9 Pernyataan Triangulasi
Lampiran 10 Hasil wawancara informan A Lampiran 11 Hasil wawancara informan B Lampiran 12 Hasil wawancara triangulasi Lampiran 13 Hasil check list observasi kegiatan Lampiran 14 Keterangan persetujuan etik penelitian Lampiran 14 SPO keamanan berkas rekam medis Lampiran 15 Daftar hadir bimbingan
TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUANG PENYIMPANAN RST DR. SOETARTO
YOGYAKARTA
Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo2 INTISARI
Latar Belakang: Tidak semua pihak di perbolehkan mengetahui isi rekam medis, untuk itu keamanan dari segi fisik dan segi isi harus di kelola dengan baik. Berdasarkan studi pendahuluan di Instalasi Rekam Medis RST dr. Soetarto Yogyakarta keamanan pengelolaan berkas rekam medis belum berjalan dengan baik. Dikarenakan tidak adanya APAR di ruang penyimpanan, tidak digunakan AC sebagai alat pengatur suhu udara, dan tidak adanya kapur barus sebagai pengaman dari serangga yang bisa mengakibatkan kerusakan pada berkas rekam medis. Oleh karena itu, penulis ingin mengetahui tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
Tujuan: Mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Metode pengumpulan data dengan menggunakan wawancara dan observasi.
Hasil Penelitian: Berdasarkan hasil penelitian kemananan berkas rekam medis di ruang penyimpanan dari segi fisik belum aman dari bahaya kebakaran dan kebanjiran, masih terdapat petugas yang makan dan minum di ruang penyimpanan, belum menggunakan kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari serangga, serta belum digunakan AC sebagai pengatur suhu ruangan. Usaha yang dilakukan dalam meningkatkan keamanan berkas rekam medis dari aspek isi terutama di ruang penyimpanan yaitu tidak menizinkan orang lain masuk ruang penyimpanan selain petugas rekam medis dan adanya buku ekspedisi. Hal ini bertujuan supaya berkas rekam medis tetap terjaga kerahasiaannya dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti pencurian oleh orang yang tidak bertanggungjawab.
Kata Kunci: Keamanan,Berkas Rekam Medis, Filing.
1
: Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2
: Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
The Observation on Safety Aspect of Medical Record Files in The Filing Room of DR. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta
Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo2 ABSTRACT
Background : Not all people are allowed to access the information in medical record files so that good management is necessary to keep the safety of the physical documents and the contents inside them. A preliminary study in medical record instalation of Dr. Soetarto military hospital of Yogyakarta identified that the safety of medical record files were still in poor management. This was due to the absence of APAR in the filing room, the absence of Air Conditioner to control air temperature, and the absence of champor to get rid of any insects which may physically damage the medical record files. Therefore, the researcher wanted to find out the observation on safety aspect of medical record files in the filing room of Dr. Soetarto military hospital of Yogyakarta.
Objective : To find out the safety aspect of medical record files in the filing room of dr. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta.
Method : This was a descriptive study with qualitative approach and cross sectional design. Data were collected by conducting interviews and observation.
Result : Medical record files in the filing room were still unsafe from fire and flood, it was also found out that there were staff who had meals in the filing room, champors were still not used to protect medical record files from insects, air conditioner was not provided to control room temperature. The effort that was implemented to keep the safety of the contents of medical record files was not to allow any person to enter the filing room except medical record staff and expedition book was also provided. These were intended to keep medical record files confidentiality and protect from any illegal use without any permission by irresponsible people.
Password : Safety, Medical Record Files, Filing.
1
: A student of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program of Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
2
: A counselor of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program of Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Undang-Undang RI No. 44/2009 tentang kesehatan, kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, sosial, dan ekonomis. Untuk mendukung terselenggaranya pelayanan peningkatan kesehatan masyarakat di antaranya adalah dengan adanya rumah sakit. Rumah sakit adalah penyelenggara kesehatan yang di dalamnya terdapat berbagai macam pelayanan, di antaranya pelayanan rekam medis.
Menurut Permenkes No 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan fisik, penunjang medik, diagnosis, segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan tentang pengobatan, baik rawat inap, rawat jalan, maupun gawat darurat.
Salah satu unit rekam medis untuk menunjang pelayanan rekam medis adalah ruang penyimpanan di mana berkas rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Karena rekam medis bersifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggung jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik pasien. Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), filing adalah kegiatan menyimpan, penataan, atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali (Retrieval).
Keamanan itu sendiri merupakan suatu keadaan bebas dari kejahatan, kecelakaan dan lain-lain. Maka faktor keamanan merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan hendak secara jelas
ditempelkan. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu, kelembaban, dan debu penting dalam mencegah kebakaran dan meningkatkan produktifitas petugas. Prosedur pencegahan dan kontrol kebakaran juga perlu alat pemadam api ringan harus dievaluasi, dan pendampingan yang sesuai harus diletakan pada tempat yang terlihat jelas, semua petugas harus dilatih menghadapi kebakaran atau kecelakaan lain. Sehingga diperlukan pengolahan rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang penyimpanan yang baik. Ruang rekam medis dapat dikatakan baik apabila ruangan tersebut dapat menjamin keamanan berkas rekam medis pasien seperti terhindar dari ancaman kehilangan, bencana dan segala sesuatu yang dapat membahayakan rekam medis tersebut.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan di RST dr. Soetarto Yogyakarta Masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan dokumen rekam medis pasien. Berdasarkan denah ruangan, jendela pada ruang penyimpanan tanpa teralis dan selalu terbuka sehingga siapa saja yang lewat bisa langsung melihat berkas rekam medis pada ruang penyimpanan. Pada ruang penyimpanan berkas rekam medis belum ada AC, belum ada alat pemadam api ringan (APAR), belum ada alat deteksi panas dan asap, belum ada kamper atau kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari serangan serangga, belum ada peraturan yang ditempelkan secara jelas selain petugas rekam medis dilarang masuk, masih terdapat berkas rekam medis yang berdebu serta penataan berkas rekam medis yang kurang rapi. Dari aspek kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih ada petugas selain rekam medis masuk ruang penyimpanan.
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, penulis tertarik unuk mengambil judul “Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta”
B. Rumusan Masalah
Bagaimana Aspek Keamanan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Ruang Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta?
C. Tujuan 1. Tujuan Umum
Mengetahui Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui keamanan aspek fisik berkas rekam medis di ruang penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
b. Untuk mengetahui keamanan aspek isi berkas rekam medis di ruang penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat bagi mahasiswa
Mahasiswa dapat mengetahui prosedur serta pelaksanaan pengamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan.
2. Manfaat bagi rumah sakit
Rumah sakit dapat meningkatkan keamanan di ruang penyimpanan berkas rekam medis.
3. Manfaat bagi perguruan tinggi
Perguruan tinggi dapat melakuan kajian lebih mendalam dari temuan yang didapat, sehingga perguruan tinggi dapat menyiapkan tenaga kesehatan yang lebih berkualitas dan berkompeten dalam bidang keilmuannya.
E. Ruang Lingkup
1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan dalam penelitian ini adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
Lingkup materi dalam penelitian ini adalah keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis.
3. Lingkup Lokasi
Lingkup Lokasi dalam penelitian ini adalah di Instalasi Rekam Medis RST dr. Soetarto Yogyakarta.
4. Lingkup Metode
Lingkup metode dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara 5. Lingkup Objek
Lingkup objek dalam penelitian ini adalah ruang penyimpanan berkas rekam medis.
F. Keaslian Penelitian
1. Novita (2016) dengan judul “Faktor-faktor yang Memengaruhi Keamanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan di RSUD Sukoharjo”
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Novita dengan peneliti adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Novita ingin mengetahui faktor yang memengaruhi keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.
2. Muhammad (2016) dengan judul “Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan”
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Muhammad dengan peneliti adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad ingin mengetahui Aspek keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis medis sedangkan penelitian ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.
3. Saiful (2015) dengan judul “Aspek Keamanan Pengelolaan Pada Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Filing RSUD Ungaran”
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Saiful dengan peneliti adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Saiful ingin mengetahui pengelolaan dan keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum RST dr. Soetarto Yogyakarta
1. Sejarah Singkat RST dr. Soetarto Yogyakarta
Setelah diproklamasikan kemerdekaan bangsa Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945 di Jakarta sekaligus terbentuknya negara RI, maka hampir di seluruh pelosok tanah air terjadi pergolakan-pergolakan bersenjata dari para pejuang dan pembela kemerdekaan RI untuk mempertahankan dan menegakkan negara RI dari pihak mana pun yang menghendaki menjajah kembali bangsa Indonesia dan menjadi kenyataan bahwa para pejuang tersebut langsung terlibat secara fisik berperang dengan senjata seadanya melawan orang-orang Jepang yang masih berada di Indonesia yang tidak mau menyerahkan senjatanya kepada RI dan orang-orang Belanda serta sekutu-sekutunya yang masih menghendaki penjajahan terhadap bangsa Indonesia.
Peristiwa-peristiwa kontak senjata tersebut mengakibatkan di sana-sini berjatuhan korban para pejuang termasuk yang berada di wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta. Pada saat bersamaan lahirlah badan-badan perjuangan antara lain BKR yang nantinya berubah menjadi TKR dan badan-badan perjuangan lainnya. Untuk mengurusi badan perjuangan dari BKR/TKR dibentuk Markas Besar Tentara (MBT) berlokasi di Jl. Jendral Sudirman (Eks Makorem 072/Pamungkas), sementara para anggota BKR/TKR baik yang turut campur tangan di semua daerah pertempuran dan yang sedang dalam daerah pertahanan, kesehatannya diurusi oleh bagian kesehatan tentara baik yang berada di Brigade, Resimen, Batalyon maupun unit-unit kesatuan tentara lainnya. Kesatuan-kesatuan kesehatan di Batalyon dipimpin oleh seorang kepala seksi yaitu kepala seksi
kesehatan Batalyon. Untuk mengurusi tentara-tentara yang sakit dan perlu opname, dibentuklah tempat-tempat perawatan tentara di antara Markas Kesehatan Tentara Resimen 21, Resimen 23, dan sebagian lainnya di klinik perjuangan. Sekitar tahun 1951 TPT yang semula berlokasi di depan RS Bethesda dan Markas Kesehatan Brigade yang berlokasi di Jl. Widodo kota baru dipindahkan ke Jl. Juwandi No.19 kota baru, bekas Militer Hospital Belanda yang dibangun tahun 1931, yang sebelumnya ditempati oleh Batalyon X, dengan nama sebutan Kesehatan DKT.ST 13 dan Rumah Sakit Tentara DKT ST 13 di bawah pimpinan Letkol dr. Soetarto (DKT ST 13 : Dinas Kesehatan Tentara Sub Teritorium 13). Di awal tahun 1951, DKT ST 13 juga memiliki tempat perawatan II di Purworejo dan Garnizun Gombong. Untuk TP II Gombong dipimpin oleh Letda Sukiyo, sedangkan khusus di TP II Purworejo karena kegiatan belum banyak (belum Garnizun) maka bagi anggota-anggota Batalyon 411 Purworejo masih dilayani oleh Ton Kes Yon sendiri yang memiliki KSA (Kamar Sakit Asrama), sedangkan kegiatan TP II Purworejo dilaksanakan oleh beberapa Ton Kes Yon 411 dan penetapan beberapa anggota DKST 13 yang langsung diawasi Oleh DKST 13 Yogyakarta. Baru sekitar beberapa tahun kemudian setelah TP II berubah menjadi Rumkit III/IV pimpinannya dipegang oleh Letda Agus Kadiman.
Perkembangan sebutan nama-nama kesehatan / Dinas kesehatan tentara resmi tahun 1945 hingga 1950, dan seterusnya menyesuaikan dengan nama-nama organisasi kesehatan sesuai dengan petunjuk penetapan atasan.
Dinas Kesehatan Tentara ST 13 Yogyakarta sejak tahun 1950 mengalami perubahan nama sebagai berikut :
b. DKT Resimen 13
c. DKT Resimen Infanteri 072 d. DKAD Resort Militer 072 e. Detasemen Kesehatan 072
f. Sejak Re-Organisasi ABRI tahun 1986 sampai dengan sekarang berubah sebutan menjadi : Detasemen Kesehatan Wilayah 04.04.02
Adapun kepala DKT Resort Militer 072 dan Rumkit Tk.III Yogyakarta sejak tahun 1951-1971 dijabat rangkap oleh Dr.R. Soetarto.
2. Fungsi, Visi, Misi, dan Moto Rumah Sakit a. Fungsi
Memberikan pelayanan kesehatan kepada anggota Prajurit,PNS beserta keluarga , Masyarakat Umum,Askes, Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal, Jamkesos.
b. Visi
Menjadi Rumah Sakit kebanggaan TNI AD beserta keluarga dan masyarakat pengguna lainnya dalam bidang pelayanan.
c. Misi
d. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima dan Terjangkau oleh kemampuan Masyarakat, dalam rangka ikut berperan aktif
e. Motto
Senyum, Salam, Sapa, Sentuh, Sembuh.
3. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RST dr. Soetarto Yogyakarta
Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RST dr. Soetarto Yogyakarta
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta
B. Hasil Penelitian
1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis a. Kondisi Pencahayaan
Berdasarkan hasil observasi pada ruang penyimpanan berkas rekam medis di RST dr. Soetarto Yogyakarta kondisi ruangan di setiap sudut nya kurang terang. Ini dapat mengakibabtkan apabila terdapat kerusakan kecil akibat serangga akan sulit diketahui dan petugas harus berhati-hati dalam mencari berkas rekam medis di bagian belakang karena masih kurang terang karena untuk penerangan pada ruangan mengunakan lampu 4 buah dengan daya 18 watt, sinar matahari dapat masuk secara langsung karena di ruang filing tersebut sudah dibuat 2 jendela tanpa teralis, dan pada ruangan tersebut belum ada ventilasinya.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut
b. Temperatur dan Kelembaban Udara
Pada ruang penyimpanan untuk menstabilkan suhu petugas menggunakan kipas angin dan selalu membuka jendela. Sudah dibuat
Untuk pencahayaannya saya kira masih kurang, karena hanya menggunakan 4 bola lampu yang 18 watt dan yang bagian belakang masih gelap.
Informan A
Eemmm… iya masih kurang pencahayaan nya karena hanya menggunakan 4 bola lampu saja.
2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi. Dengan selalu membuka jendela setiap hari maka dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu lembab. Ruang penyimpanan berkas rekam medis belum menggunakan AC karena masih kendala dalam biaya padahal sudah di usulkan. Suhu ruangan nya kira-kira berkisar 28 derajat Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%. Berikut kutipan wawancara petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut
c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran
Berdasarkan hasil observasi di RST dr. Soetarto Yogyakarta sudah terdapat APAR di rumah sakit, namun untuk ruang penyimpanan APAR-nya jadi satu dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam medis dengan poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas apabila sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran. Untuk simulasi penggunaan APAR sudah pernah dilakukan tapi belum semua petugas mengikuti simulasi tersebut karena sekarang banyak petugas yang
Pengaturan suhu dan kelembaban ruangan kita cuma pake kipas angin.. karena kita belum punya AC.
Informan A
Iya untuk mengatur suhu dan kelembaban di ruangan kalo sekarang dengan menggunakan kipas angin dan membuka jendela untuk, karena di sini belum ada AC-nya, udah diajukan dari lama untuk AC-nya tapi belum terealisasi mungkin kendala dari biaya. Hmm suhu ruangan nya kira-kira berkisar 28 derajat Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%.
baru. Berikut hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi.
Di ruang penyimpanan belum memakai roll o’pack karena masih terkendala dari segi biaya . Sedangkan untuk keamanan berkas rekam medis dari kebanjiran sudah aman. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan.
d. Keamanan dari Serangga dan Tikus
Pada ruang penyimpanan petugas tidak menggunakan kamfer (kapur barus) untuk mengantisipasi apabila ada serangga, hama perusak kertas dan tikus yang masuk ke ruang penyimpanan. Selama ini untuk
eee..untuk kebanjiran dan kebakaran sudah antisipasi dengan menyediakan APAR di depan poliklinik dan kemungkinan kebanjiran juga relatif kecil
Informan A
Iya sudah terhindar, karena sudah ada tim nya sendiri, ada APAR juga depan poliklinik. Iya kita udah pernah simulasi apar. Hmm.. iya pake roll o’pack itu sangat penting tapi disini memang belum memakai tapi sudah diajukan ke atasan hanya mungkin biayanya belum cukup
Triangulasi
Untuk kebanjiran kemungkinan terjadi banjir relatif kecil disini.
Informan A Eemm… kalo disini bebas banjir sihh. Triangulasi
menjaga berkas rekam medis dengan selalu membersihkan ruangan dan belum pernah ada kejadian tikus masuk ruang penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi.
e. Keamanan terhadap berkas rekam medis
Berdasarkan hasil observasi masih terdapat petugas yang makan dan minum di ruang penyimpanan namun petugas hanya mengandalkan kehati-hatiannya pada saat membawa makanan dan minuman pada ruang penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan B dengan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut.
Eemm… kita tidak pernah memakai obat serangga atau kapur barus.
Informan A
Engga ada, karena saya ga tau sih selama ini engga pernah pake dan berkas aman-aman saja dari serangga dan tikus.
Triangilasi
Jujur yaaa… masih ada petugas yang sering makan dan minum di ruang filing.
Informan B
Hmm.. iya masih ada soalnya kita punya dapur di samping ruang filing, pintu dapur kan selalu terbuka.
Selain itu untuk perlindungan pengisian BRM sudah dilakukan dengan baik, yaitu digunakannya tinta warna hitam yang tidak mudah luntur untuk mengisi BRM. Berikut kutipan wawancara nyan.
f. Kehilangan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasidi RST dr. Soetarto Yogyakarta belum pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi atau berkas yang dipinjam tidak kembali, namun untuk kejadian missfile cukup sering terjadi tetapi itu masih bisa ditangani oleh petugas penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi.
Untuk mengisi berkas rekam medis kita menggunakan pulpen atau spidol warna hitam.
Informan B
Iya kita mengisi berkas rekam medis sudah menggunakan pulpen dan spidol yang berwarna hitam.
Triangulasi
Selama ini tidak pernah terjadi kehilangan baik dicuri atau pun berkas yang tidak kembali. Kalo misfile cukup sering.
Informan A
Tidak pernah yah, terjadi kehilangan berkas rekam medis kalo dicuri, kalo ada yang minjam yah selalu dikembalikan lag ke ruang filing. Untuk kejadian misfile sering tapi itu bisa
ditangani oleh petugas filing karena sudah tanggungjawabnya Triangulasi
2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis
Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, adanya buku peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui siapa yang meminjam berkas rekam medis, serta dengan menggunakan sistem penjajaran TDF merupakan salah satu cara untuk menjaga kemanan berkas rekam medis. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan petugas analisis dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A, Informan B dengan Triangulasi.
Hmmm… menjaga isi rekam medis ya kalo ada yang minjam berkas harus nulis dulu di buku terus tidak meminjamkan secara sembarangan.
Informan A
Ya dengan selalu ada petugas yang jaga di rekam medis, kalo ada yang minjam hanya boleh dokter atau perawat saja.
Informan B
Itu kan sudah ada SOP-nya yah, misalnya ada dokter yang mau pinjem nanti dicarikan sama petugas filing, terus dicatat di buku peminjaman, minjam pun harus dengan tujuan jelas. Atau kalo ada dari pihak asuransi, mahasiswa PKL mereka kan sudah ada surat izinnya dan dengan menggunakan TDF itu salah satu cara menjaga BRM..
C. Pembahasan Penelitian 1. Keamanan aspek fisik berkas rekam
a. Kondisi Pencahayaan
Penerangan yang digunakan di ruang filing mengunakan 4 buah lampu dengan daya 18 watt. Pada ruang filing penerangan masih kurang, karena di sudut atau bagian belakang ruang filing masih agak gelap. Hal tersebut dapat menyulitkan petugas untuk mendeteksi atau mengetahui apabila ada kerusakan ringan yang disebabkan oleh serangga atau tikus. Misalnya apakah ada kotoran kecoa, tikus, dan hama pemakan kertas lainnya pada berkas rekam medis. Sehingga apabila pencahayaan nya cukup kerusakan seperti itu akan lebih cepat diketahui oleh petugas. Pada ruangan filing sinar matahari dapat masuk secara langsung karena di ruang filing diruang tersebut sudah dibuat 2 jendela tanpa teralis dan belum terdapat ventilasi. Seharusnya berkas rekam medis tidak boleh terpapar secara langsung dengan matahari karena akan menyebabkan kerusakan pada berkas rekam medis.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), ruang filing itu harus terang (terkena sinar matahari tak langsung) dan mempunyai ventilasi yang merata.
b. Temperatur dan Kelembaban Udara
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing suhu di ruang filing berkisar 27 derajat C dan kelembaban nya berkisar 65%-70%. Karena pada ruang filing belum terdapat AC maka untuk menstabilkan suhu dan kelembaban di ruang filing hanya dengan kipas angin dan membuka jendela. Pada ruangan penyimpanan sudah dibuat 2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi. Dengan selalu membuka jendela setiap hari maka dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu
lembab. Pada ruang penyimpanan untuk kelembaban masih terlalu tinggi, jika kelembaban terlalu tinggi maka berkas akan berjamur dan akan cepat rusak.
Sedangkan menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), ruang filing dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 18-28 derajat C, dengan kelembaban antara 40-60%) agar berkas tidak berjamur.
c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di ruang ruang penyimpanan untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran sudah tersedia apar, aparnya untuk bagian rekam medis jadi satu dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam medis dengan poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas apabila sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran, sedangkan pada SOP kebakaran belum terlalu di rinci apabila kebakaran terjadi pada jam kerja atau di luar jam kerja siapa saja yang bertanggung jawab dan belum semua petugas rekam medis mengikuti simulasi APAR itu dikarenakan banyak peugas yang baru. Pada ruang filing belum memakai roll o’pack karena masih terkendala dari segi biaya. Padahal fungsi roll o’pack selain untuk menghemat tempat dan bisa mempermudah penataan berkas rekam medis roll o’pack juga bisa melindungi berkas rekam medis dari bencana seperti kebakaran dan kebanjiran Sedangkan untuk keamanan berkas rekam medis dari kebanjiran sudah aman.
Sedangkan menurut SOP RST dr. Soetarto Yogyakarta rumah sakit harus memiliki APAR dan Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 tahun 2005 tentang Perlindungan dan Pengamanan dokumen atau arsip vital, menyebutkan bahwa perlindungan arsip vital dapat dilakukan
dengan peralatan khusus (vaulting). Perlindungan dari arsip vital dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus seperti: almari besi, filing kabinet tahan api, dan ruang bawah tanah.
d. Keamanan dari Serangga dan Tikus
Di filing untuk menghindari dan menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang di sebabkan oleh serangga atau tikus, petugas filing tidak memberikan kamfer atau kapur barus pada setiap rak filing. Apalagi di ruang filing masih menggunakan 5 rak kayu yang rawan terhadap serangan rayap. Untuk itu, perlu mengantisipasi terjadi kerusakan berkas rekam medis akibat serangga dan tikus petugas hendaknya menggunakan kamfer atau kapur barus.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), Salah satu cara untuk menghindari dari serangan serangga atau hama pemakan kertas petugas harus meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
e. Keamanan terhadap berkas rekam medis
Petugas masih membawa makanan dan minuman pada ruang filing namun petugas hanya mengandalkan kehati-hatiannya pada saat membawa makanan dan minuman di ruang filing. Akan tetapi apabila makanan atau minuman sampai tumpah dan mengenai berkas rekam medis akan menyebabkan berkas rekam medis rusak dan tulisan di dalam berkas rekam medis akan luntur, apabila ada sisa makan dan minuman di ruang filing akan mengundang serangga atau tikus, dan jika petugas rekam medis sedang makan gorengan tiba-tiba ada permintaan berkas rekam medis petugas akan langsung mencari berkas rekam medis tanpa membersihkan
tangan terlebih dahulu maka hal tersebut dapat merusak berkas rekam medis.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), untuk menjaga keamanan berkas rekam medis dari tumpahan makanan dan minumam dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan arsip.
2. Keamanan aspek isi berkas rekam
Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, serta adanya buku peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui siapa yang meminjam berkas rekam medis. Dengan demikian petugas rekam medis bertanggung jawab untuk menjaga keamanan berkas rekam medis karena di dalam rekam medis terdapat informasi tentang identitas pasien, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien yang harus di jaga kerahasiaan nya oleh dokter dan tenaga kesehatan lain. Informasi tersebut hanya boleh di buka dalam hal: kepentingan untuk kesehatan pasien, memenuhi permintaan aparatur penegak hukum, permintaan atau persetujuan pasien sendiri, dan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.
Hal ini sudah sesuai menurut Firdaus (2012), hanya petugas rekam medis yang diizinkan masuk ruang penyimpanan dokumen rekam medis, dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan selama penderita dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya.
D. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini diantaranya ialah teknisnya pada saat pencarian data karena petugas juga mempunyai tanggung jawab pekerjaan di rumah sakit, maka proses wawancara dan observasi dilakukan setelah jam pelayanan di rumah sakit.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis
a. Pencahayaan di ruang penyimpanan BRM masih kurang karena hanya menggunakan 4 bola lampu dengan daya 18 watt.
b. Pada ruang penyimpanan BRM belum menggunanakn AC dan untuk pengaturan suhu dan kelembaban dengan menggunakan kipasangin dan membuka jendela.
c. Untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran belum tersedia apar di ruang penyimpanan, SOP tentang kebakaran belum terlalu jelas, dan belum menggunakan roll o’pack,
d. Petugas belum menggunakan kamfer atau kapur barus untuk melindungi berkas dari serangan serangga dan tikus.
e. Masih ada petugas yang makan dan minum di ruang filing.
f. Belum pernah ada terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi atau dipinjam tidak kembali, dan untuk misfile cukup sering terjadi. 2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis
Keamanan berkas rekam medis dari aspek isi adalah sudah terjaga karena petugas tidak mengizinkan orang lain masuk ke ruang filing, selain petugas rekam medis, serta adanya buku peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui siapa yang meminjam berkas rekam medis.
B. Saran
1. Sebaiknya menambah jumlah lampu di ruang filing agar apabila ada kerusakan ringan akibat serangga atau tikus atau hama pemakan kertas akan lebih cepat diketahui oleh petugas.
2. Sebaiknya menggunakan AC sebagai alat untuk menstabilkan suhu di ruang penyimpanan.
3. Sebaiknya perlu adanya evaluasi terhadap SOP tentang kebakaran.
4. Sebaiknya mempertimbangkan penggunaan roll o’pack agar berkas lebih aman dari kemungkinan terjadinya bencana.
5. Sebaiknya menambah APAR di ruang penyimpanan.
6. Sebaiknya digunakan kamfer (kapur barus) pada setiap rak filing agar terhindar dari serangga atau tikus atau hama pemakan kertas lainnya. 7. Sebaiknya memberi himbauan petugas atau menempelkan poster tentang
DAFTAR PUSTAKA
Firdaus, Sunny Ummul. 2012. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum dan Etika. Surakarta: Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) UNS dan UPT Penerbitan dan Percetakan UNS (UNS Press).
Hatta, Gemala R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
Komite Akreditasi Rumah Sakit. 2012. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jenderal Upaya Kesehatan.
Moleong, Lexy J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Notoatmodjo, Sukidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Permenkes No. 55 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta: Menkes RI.
Permenkes RI NO.269/MENKES/PER/III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta: Republik Indonesia.
Peraturan Kepala Arsip No. 06 tahun 2005 tentang Perlindungan dan Pengamanan Dokumen atau Arsip Vital. Jakarta: Republik Indonesia.
Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Undang-undang Nomor 29 tahun 2009 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta: DepKes RI.
PEDOMAN WAWANCARA
TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUANG PENYIMPANAN RS DR. SOETARTO
YOGYAKARTA Hari/Tanggal : Waktu : A. Karakteristik Informan Jabatan : Bagian/Unit : B. Daftar Pertanyaan
1. Apakah sudah ada SOP/kebijakan tentang keamanan penyimpanan BRM?. Jika ya, apakah sudah dilaksanakan?
2. Apakah BRM sudah terhindar dari kebakaran dan kebanjiran? 3. Apakah pecahayaan di ruang filing sudah baik?
4. Apakah ada petugas yang makan dan minum di ruang filing?
5. Apakah ada obat atau kapur barus yang digunakan untuk menghindarkan dari serangga dan tikus?
6. Apakah sistem penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi? 7. Apakah rak penyimpanan berbahan dasar logam atau besi? 8. Apakah bahan yang digunakan BRM sudah baik dan aman? 9. Apa saja upaya rumah sakit untuk menjaga keamanan isi BRM? 10.Apakah ada pihak lain yag sering masuk ruang filing?
11.Apa ada tindakan apabila selain petugas rekam medis yang masuk ke ruang filing?
12.Bagaimana cara mengatur suhu ruangan tanpa menggunakan AC? 13.Untuk pengisisan BRM sudah memakai tinta warna hitam belum? 14.Apakah pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis?
