BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Tinjauan Organisasi 3.1.1. Sejarah Organisasi
BUT Saka Indonesia Pangkah Limited anak usaha dari PT. Saka Energi Indonesia merupakan salah satu Bentuk Usaha Tetap yang bergerak di bidang pertambangan minyak dan gas bumi di wilayah Blok Pangkah di laut lepas pantai perairan Gresik - Jawa Timur, yang sebelumnya adalah BUT Hess (Indonesia- Pangkah) Limited.Pada 10 Januari 2014, Hess Corporation, perusahaan minyak dan gas bumi asal Amerika Serikat merilis bahwa pihaknya telah menyelesaikan penjualan asetnya di Blok Pangkah kepada PT Saka Energi Indonesia.
Blok Pangkah merupakan wilayah kerja yang terletak dibagian Timur laut Jawa berdekatan dengan Madura, memiliki sumber daya alam berupa minyak dan gas bumi dimana perusahaan-perusahaan minyak dan gas bumi yang bekerja diwilayah tersebut berkontrak dengan Negara Indonesia dibawah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia yang disebut juga dengan Production Sharing Contract (PSC)pada tahun 1996.
PT Saka Energi Indonesia adalah anak perusahaan dan perusahaan Afiliasi PGN yang mengelola bisnis di bidang eksplorasi minyak dan gas bumi untuk kegiatan di hulu yang dibentuk pada tahun 2011. Saka Energi dibentuk untuk mengamankan pasokan gas PGN, baik dari blok Migas konvensional mau pun nonkonvensional seperti CBM dan shale gas.
PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk disingkat PGN adalah sebuah BUMN yang bergerak di bidang transmisi dan distribusi gas bumi.
3.1.2. Struktur Organisasi
Dalam struktur organisasi pada perusahaan BUT Saka Indonesia Pangkah Limited kekuasaan dan tanggung jawab tertinggi dipegang oleh satu pimpinan, dan perintah dari pimpinan langsung kepada bawahan dari beberapa departemen yang dibentuk.
MATERIAL TEAM LEADER
STAFF PROCUREMENT
TEAM LEADER
STAFF
GENERAL MANAGER
SUPPLY CHAIN MANAGER
LOGISTICS TEAM LEADER
STAFF
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SUPPLY CHAIN DEPARTEMEN
Gambar 3.1.Struktur Organisasi
Berikut ini merupakan keterangan dari tugas dan fungsi dari bagian-bagian yang ada pada struktur organisasi diatas, sebagai berikut :
1. General Manager
Mengawasi perkembangan perusahaan secara menyeluruh. Menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil untuk memajukan perusahaan melalui laporan-laporan yang diberikan. Mengkoordinasi seluruh bagian departemen yang ada didalam perusahaan sehingga tercapai tujuan perusahaan.
2. Supply Chain Manager
Mengendalikan seluruh kegiatan-kegiatan yang terjadi pada bagian departemen yang dijalankan. Bertanggung jawab kepada General Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di departemen SCM.
Memberikan pengarahan kepada setiap team leader mengenai aktifitas kegiatan perusahaan.
3. Procurement Team Leader
Mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan kontrak kerjasama terhadap aktifitas perusahaan yang berlangsung. Mengendalikan proses pengadaan penunjukan langsung, pembelian langsung ataupun lelang dan pemenang
tender. Bertanggung jawab kepada Supply Chain Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di bagian kontrak. Memberikan pengarahan kepada setiap staff mengenai kegiatan pengadaan kontrak dan aktifitas kegiatan perusahaan.
4. Logistics Team Leader
Mengkoordinasi seluruh proses kegiatan pengadaan barang yang masuk untuk kebutuhan operasional.Mengkoordinasi penggunaan atau pemakaian barang yang dikerjakan di lapangan. Bertanggung jawab kepada Supply Chain Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di bagian pengadaan barang. Memberikan pengarahan kepada setiap staff mengenai kegiatan pengadaan barang dan aktifitas kegiatan perusahaan.
5. Material Team Leader
Mengkoordinasi seluruh kegiatan inventori persediaan barang di gudang dan menjaga agar suatu jenis barang tidak hilang dari rak-rak yang tersedia di dalam gudang. Mengeluarkan barang dari gudang untuk keperluan kebutuhan operasional. Bertanggung jawab kepada Supply Chain Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di bagian persediaan barang di gudang. Memberikan pengarahan kepada setiap staff mengenai kegiatan inventori barang dan aktifitas kegiatan perusahaan.
6. Staff
Melakukan kegiatan sesuai dengan pekerjaannya. Membuat hasil laporan kegiatan dan melaporkan semua kegiatan pekerjaan kepada masing-masing Team Leader. Mengumpulkan dan menyimpan data-data sesuai pekerjaan.
3.2. AnalisaSistem
3.2.1. Analisa Sistem Yang Berjalan
Sistem sekarang yang berjalan yaitu masih menggunakan cara manual, melihat data - data menggunakan microsoft excel.
Informasi yang dibutuhkan agar sistem dapat bekerja dengan baik adalah dengan membuat sebuah website untuk sistem tersebut, sehingga informasi dapat di akses. Informasi yang dihasilkan dari sistem yang berjalan saat ini sebagai berikut:
3.2.2. Use Case Diagram Sistem Berjalan
Gambar 3.2.Use Case Sistem Berjalan
Tabel 3.1.Skenario Use CaseMembuat Form Permintaan Nama Use Case Membuat form permintaan
Aktor Admin
Deskripsi Admin membuat form permintaan barang ke Bagian Logistik Skenario Admin membuat form permintaan barang berdasarkan
keperluan operasional dari PO (Purchase Order), lalu diberikan kepada Bagian Logistik
Post Kondisi -
Tabel 3.2. Skenario Use CaseMenerima Form Permintaan Nama Use Case Menerima form permintaan
Aktor Bagian Logistik
Deskripsi Bagian Logistik menerima form permintaan dari Admin
Skenario 1. Bagian Logistik mereview form permintaan barang dari Admin
2. Memesan barang yang diperlukan ke Pemasok Post Kondisi -
Tabel 3.3. Skenario Use CaseMengirim Barang Nama Use Case Mengirim barang
Aktor Pemasok
Deskripsi Pemasok mengirim barangdi terima oleh Admin
Skenario 1. Pemasok menerima order barang dari Bagian Logistik 2. Menyiapkan barang yang diperlukan lalu siap dikirim ke
Perusahaan Post Kondisi -
Tabel 3.4. Skenario Use CaseMenerima Barang Nama Use Case Menerima barang
Aktor Admin
Deskripsi Admin menerima barang dari Pemasok
Skenario 1. Admin menerima barang dari Pemasok lalu di cek kondisi, spesifikasi, jumlah barang yang sesuai dipesan
2. Mendapatkan surat jalan dari Pemasok Post Kondisi -
Tabel 3.5. Skenario Use CaseMembuat Form Penerimaan Nama Use Case Membuat form penerimaan
Aktor Admin
Deskripsi Admin membuat form penerimaan ke Bagian Gudang
Skenario 1. Admin membuat form penerimaan berdasarkan barang yang datang dari Pemasok, lalu diberikan ke Bagian Gudang 2. Barang dari Pemasok langsung masuk ke gudang Post Kondisi -
Tabel 3.6. Skenario Use CaseMenerima Form Penerimaan Nama Use Case Menerima form penerimaan
Aktor Bagian Gudang
Deskripsi Bagian Gudang menerima form penerimaan dari Admin
Skenario 1. Bagian Gudang mengecek ulang barang yang sudah masuk ke dalam gudang
2. Menyimpan barang-barang yang sudah diatur dalam rak-rak yang tersedia
Post Kondisi -
Tabel 3.7. Skenario Use CaseOrder Barang Nama Use Case Order Barang
Aktor Mitra
Deskripsi Mitra mengorder barang keBagian Logistik
Skenario Mitra menghubungi Bagian Logistik untukmengambil barang- barang yang diperlukandi lapangan
Post Kondisi -
Tabel 3.8. Skenario Use CaseMenerima Order Barang Nama Use Case Menerima order barang
Aktor Bagian Logistik
Deskripsi Bagian Logistik menerima order barang dari Mitra
Skenario 1. Bagian Logistik mendapat order barang dari Mitra lalu mengecek ke Bagian Gudang
2. Dan Bagian Logistik menginformasikan ke Admin untuk mempersiapkan pengeluaran barang dari gudang
Post Kondisi -
Tabel 3.9. Skenario Use CaseMembuat Form Pengeluaran Nama Use Case Membuat form pengeluaran
Aktor Admin
Deskripsi Admin membuat form pengeluaran ke Bagian Gudang
Skenario 1. Admin menyiapkan barang-barang yang sudah tersedia di gudang dan dikeluarkan dari gudang
2. Admin membuat form pengeluaran barang berdasarkan barang yang diminta dari Bagian Logistik, lalu diarsip ke Bagian Gudang
Post Kondisi -
Tabel 3.10. Skenario Use CasePencatatan Keluar-Masuk Barang Nama Use Case Pencatatan keluar masuk barang
Aktor Admin
Deskripsi Admin mencatat keluar masuk barang di gudang
Skenario Admin mengelola pencatatan keluar masuk barang di gudang, lalu diarsip
Post Kondisi -
Tabel 3.11.Skenario Use CaseMengelola Stok Barang Nama Use Case Mengelola Stok Barang
Aktor Bagian Gudang
Deskripsi Bagian Gudang mengelola stok barang di gudang
Skenario 1. Bagian Gudang mengelola stok barang yang tersedia di gudang, juga menginformasikan ke Bagian Logistik
2. Bagian Gudang menjaga barang-barang dalam kondisi utuh Post Kondisi -
Tabel 3.12. Skenario Use CaseMembuat Laporan Nama Use Case Membuat laporan
Aktor Admin
Deskripsi Admin membuat laporan di berikan ke SCM Manager
Skenario 1. Admin membuat laporan dari semua data-data pengadaan barang
2. Admin menyimpan semua laporan, lalu diberikan ke SCM Manager
Post Kondisi -
Tabel 3.13. Skenario Use CaseMenerima Laporan Nama Use Case Menerima Laporan
Aktor SCM Manager
Deskripsi SCM Manager menerima laporan dari Admin
Skenario SCM Manager mendapatkan semua laporan kegiatan pengadaan barang yang di cetak oleh Admin
Post Kondisi -
3.3. Identifikasi Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi pada pengadaan impor barang, antara lain:
1. Pengguna barang tidak berperan dalam melakukan proses pengadaan barang.
Hanya ingin pada saat kapan diperlukan barang tersebut harus tersedia. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya penyajian informasi kebutuhan barang yang tidak tepat waktu dalam jadwal operasi pengeboran.
2. Belum adanya aplikasi pendukung untuk pengguna barang dapat melihat data- data barang yang tersedia maupun tidak tersedia di gudang, maka pengguna barang selalu menginginkan impor barang-barang yang terbaru tanpa melihat barang-barang yang tersedia di gudang.Hal ini dapat menyebabkan terjadinya penumpukan barang gandadi dalam gudang dengan situasi ukuran gudang yang terbatas.
3. Admin sangat berperan dan dilibatkan semua hal dalam pengadaan barang sampai dengan pembuatan laporan, sedangkan pergerakan keluar masuk barang setiap saat. Hal ini berpotensi dapat menimbulkan celah lolosnya pengontrolandan pendataan barang di area pergudangan.
3.4.PerancanganSistem
3.4.1. Perancangan Sistem Usulan
Adapun dari sistem usulan pembuatan aplikasi ini menggunakan metode UML (Unified Modelling Language) dalam merancang sistem proses pengadaan barang.
Penggunaan metode UML dipilih karena bahasa pemrograman berbasis objek. Dengan adanya aplikasi menggunakan teknologi berbasis webini, diharapkan dapat membuat sebuah sistem informasi pengadaan barang mampu menyajikan laporan secara cepat dan efisien, juga memudahkan dalam pengontrolan barang dan meningkatkan mutu kerja sama dengan mitra kerja dalam penyajian barang operasi perminyakan. Adapun perancangan sistem usulannya sebagai berikut:
3.4.2. Use Case Diagram Sistem Usulan
Gambar 3.3.Use Case Sistem Usulan
Tabel 3.14.Skenario Use Case Melihat Stock Nama Use Case Melihat Stock
Aktor Staff Dept, Staff SCM, Staff Logistik, SCM Manager Deskripsi Semua Staff dapat melihat stok barang yang tersedia.
Pra Kondisi Mengakses Menu Stock
Skenario Untuk melihat stok barang yang dimiliki tiap departemen, Staff dapat langsung mengakses menu Stock.
Post Kondisi Dapat membuat keputusan setelah melihat daftar barang
Tabel 3.15.Skenario Use Case Membuat Request Order Nama Use Case Membuat Request Order
Aktor Staff Dept
Deskripsi Staff Dept membuat request order untuk item yang dibutuhkan.
Pra Kondisi Mengakses Menu Request Order
Skenario Staff Dept mengakses menu Request Order, kemudian pilih sub menu Create RO dan menginput item yang dibutuhkan.
Post Kondisi -
Tabel 3.16.Skenario Use CaseMengelola List Request Order Nama Use Case Mengelola List Request Order
Aktor Staff Dept, Staff SCM, Staff Logistik
Deskripsi Setiap Staff memiliki hak akses yang berbeda untuk mengelola List Request Order.
1. Staff Dept dapat mengedit dan mencetak RO yang telah dibuat.
2. Staff SCM dapat mencetak RO, mengedit RO dan menyetujui RO.
3. Staff Logistik hanya melihat RO yang telah dibuat oleh Staff Dept.
Pra Kondisi Mengakses Menu Request Order
Skenario Staff Dept mengakses menu Request Order, kemudian pilih sub menu List RO.
Post Kondisi -
Tabel 3.17.Skenario Use Case Membuat Purchase Order Nama Use Case Membuat Purchase Order
Aktor Staff SCM
Deskripsi Setelah menyetujui RO yang diajukan Staff Dept, Staff SCM membuatkan Purchase Order
Pra Kondisi Mengakses Menu Purchase Order
Skenario Staff SCM mengakses menu Purchase Order, kemudian pilih sub menu Create PO lalu menginput item sesuai dengan RO yang diajukan.
Post Kondisi -
Tabel 3.18.Skenario Use Case Mengelola List PO Nama Use Case Mengelola List PO
Aktor Staff SCM
Deskripsi Kelola List PO yang bisa dilakukan oleh Staff SCM adalah mengedit dan mencetak PO yang sudah dibuat.
Pra Kondisi Mengakses Menu Purchase Order
Skenario Staff SCM mengakses menu Purchase Order, kemudian memilih sub menu List PO.
Post Kondisi -
Tabel 3.19. Skenario Use Case Membuat Delivery Order Nama Use Case Membuat Delivery Order
Aktor Staff Logistik
Deskripsi Staff Logistik membuat Delivery Order ketika item yang diorder telah dikirim dan sesuai dengan jumlah item yang datang.
Pra Kondisi Mengakses Menu Delivery Order
Skenario Staff Logistik mengakses menu Delivery Order, lalu memilih sub menu Create DO, kemudian menginput sesuai dengan item yang datang.
Post Kondisi -
Tabel 3.20. Skenario Use Case Mengelola List DO Nama Use Case Mengelola List DO
Aktor Staff Logistik
Deskripsi Kelola List DO yang bisa dilakukan oleh Staff SCM adalah mengedit dan mencetak DO yang sudah dibuat.
Pra Kondisi Melakukan login
Skenario Staff Logistik mengakses menu Delivery Order, kemudian memilih sub menu List DO.
Post Kondisi -
Tabel 3.21. Skenario Use Case Melihat Laporan Nama Use Case Melihat Laporan
Aktor SCM Manager
Deskripsi SCM Manager dapat melihat laporan berdasarkan periode laporan yang diinginkan, seperti Laporan RO, Laporan PO, Laporan DO dan Laporan Stock.
Pra Kondisi Melakukan login
Skenario SCM Manager mengakses menu Report.
Post Kondisi -
3.4.3. Activity Diagram Sistem Usulan 3.4.3.1.Activity Diagram Stock
Gambar 3.4.Activity Diagram Stock
3.4.3.2.Activity DiagramStaff Dept.: Create RO
Gambar 3.5.Activity DiagramStaff Dept.: Create RO
3.4.3.3. Activity Diagram Staff SCM:List RO
Gambar 3.6.Activity DiagramStaff SCM: List RO
3.4.3.4. Activiy Diagram Staff Dept: List RO
Gambar 3.7.Activity DiagramStaff Dept: List RO
3.4.3.5. Activity Diagram Staff SCM: Create PO
Gambar 3.8.Activity DiagramStaff SCM: Create PO
3.4.3.6.Activity DiagramStaff SCM: List PO
Gambar 3.9.Activity Diagram Staff SCM: List PO
3.4.3.7. Activity DiagramStaff Logistik: List RO
Gambar 3.10.Activity Diagram Staff Logistik: List RO
3.4.3.8. Activity Diagram Staff Logistik: Create DO
Gambar 3.11.Activity Diagram Staff Logistik: Create DO
3.4.3.9. Activity Diagram Staff Logistik: List DO
Gambar 3.12.Activity Diagram Staff Logistik: List DO
3.4.4. Class Diagram Sistem Rancangan
Gambar 3.13.Class Diagram
3.4.5. Sequence DiagramSistem Usulan 3.4.5.1.SequenceDiagramStock
Gambar 3.14. Sequence Diagram Stock
3.4.5.2.Sequence DiagramCreate RO
Gambar 3.15. Sequence DiagramCreate RO
3.4.5.3.Sequence DiagramList RO
Gambar 3.16.Sequence Diagram List RO
3.4.5.4.Sequence DiagramCreate PO
Gambar 3.17.SequenceDiagram Create PO
3.4.5.5.Sequence Diagram List PO
Gambar 3.18.Sequence Diagram List PO
3.4.5.6.Sequence DiagramCreate DO
Gambar 3.19.Sequence Diagram Create DO
3.4.5.7.Sequence Diagram List DO
Gambar 3.20.Sequence Diagram List DO
3.4.6. Rancangan Layar
3.4.6.1.Rancangan Halaman Utama Staff Dept
Gambar 3.21.Halaman Staff Dept Home
Request Order Create RO List RO Stock
User
3.4.6.2.Rancangan Halaman Utama Staff SCM
Gambar 3.22.Halaman Staff SCM
3.4.6.3.Rancangan Halaman Utama Staff Logistik
Gambar 3.23.Halaman Staff Logistik Home
Request Order List RO Purchase Order
Create PO List PO Stock
User
Home
Request Order List RO Delivery Order
Create DO List DO Stock
User
3.4.6.4.Rancangan Create RO
Gambar 3.24.Create RO
3.4.6.5.Rancangan List RO
Gambar 3.25.List RO Req. Order Date Req. By
Department
Product Qty
Home
Request Order Create RO List RO Stock
User
Submit Reset
List RO
No. RO Date Invoice Action Home
Request Order Create RO List RO Stock
User
3.4.6.6.Rancangan Create PO
Gambar 3.26Create PO
3.4.6.7.Rancangan List PO
Gambar 3.27.List PO PO Date
Vendor RO Home
Request Order List RO Purchase Order
Create PO List PO Stock
User
Submit Reset
List PO
No. PO Date Invoice Action Home
Request Order List RO Purchase Order
Create PO List PO Stock
User
3.4.6.8.Rancangan Create DO
Gambar 3.28.Create DO
3.4.6.9.Rancangan List DO
Gambar 3.29.List DO DO Date
File
Description PO
Last Delivery Ya Tidak Home
Request Order List RO Delivery Order
Create DO List DO Stock
User
Submit Reset
Browe
List DO No.
DO
Date File Action No.
PO Req By
Dept Vendor Home
Request Order List RO Delivery Order
Create DO List DO Stock
User
3.4.6.10. Rancangan Stock
Gambar 3.30.Stock Stock
Dept Product Name
Stock Created At Updated At Home
Request Order List RO Delivery Order
Create DO List DO Stock
User
