PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 1 1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menggariskan dan menerangkan tindakan-tindakan yang perlu diambil Latihan Staf secara efektif supaya perancangan latihan dilaksanakan selaras dengan Objektif Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh pihak Politeknik Mukah untuk merancang, melaksana, dan menentukan tatacara memberi latihan termasuk latihan dalaman, luaran, formal, tidak formal kepada semua staf yang terlibat dalam proses PLSP dan memastikan setiap staf yang dikenalpasti mengikuti program peningkatan kemahiran yang diperlukan dan mematuhi ketetapan berkursus berdasarkan arahan tahun semasa.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti
3.2 PMU-PK-PS-01 Kajian Semula Pengurusan 3.3 Standard ISO 9001 terkini
3.4 Surat Arahan Bilangan Hari Berkursus Tahun Semasa
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 2 4.0 DEFINISI
ULPL Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah unit yang
dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan urusan latihan staf.
PLPL Pegawai Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah Pegawai yang dilantik oleh Sektor Pengurusan Politeknik, Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti, Kementerian Pengajian Tinggi untuk mengurus dan menyelaras aktiviti di Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan.
PLSJ Penyelaras Latihan Staf Jabatan ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan/ Ketua Unit untuk menguruskan aktiviti latihan staf di Jabatan masing-masing serta membantu PLPL melaksanakan latihan staf.
Pangkalan Data Latihan Maklumat pegawai yang berkaitan dengan latihan.
Latihan Aktiviti pemindahan pengetahuan dan kemahiran sama ada dalam bentuk latihan di dalam PMU dan latihan di luar PMU.
Latihan Dalaman Latihan yang dijalankan oleh ULPL dengan tenaga pengajarnya sama ada di kalangan pegawai sendiri atau dari luar PMU.
Latihan Luaran Latihan yang dijalankan oleh agensi luar sama ada kerajaan atau swasta.
Sangkutan Industri Penempatan pegawai di industri yang dibenarkan dalam jangkamasa tertentu yang ditetapkan oleh Bahagian Kompetensi & Peningkatan Kerjaya, Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti.
Peserta Staf yang menghadiri latihan.
PT Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) Gred N17 di ULPL JPPKK Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti.
BKPK Bahagian Kompetensi & Peningkatan Kerjaya, Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti.
Staf Baru Staf yang baru melapor diri di PMU.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 3 5.0 PROSEDUR KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
KJ/ KU/ KP/ PLSJ
A. PERANCANGAN LATIHAN
1. Menghantar cadangan latihan jabatan/ unit berdasarkan kepada keperluan jabatan/ unit kepada PLPL.
PLPL 2. Menerima cadangan latihan dari jabatan/ unit.
3. Menyediakan perancangan latihan.
4. Mengemukakan perancangan latihan kepada Pengarah PMU untuk kelulusan.
5. Mengedar perancangan latihan yang telah diluluskan kepada semua Ketua Jabatan/ Unit.
B. PELAKSANAAN LATIHAN i. Latihan Dalaman
PLPL/ PLSJ/ PT 1. Membuat persediaan latihan merangkumi tempat latihan, makanan (jika ada) dan penginapan (ikut keperluan) serta senarai nama peserta.
2. Mengeluarkan surat jemputan penceramah dan surat panggilan peserta.
PLPL/ PLSJ/ PT 3. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (Lampiran 1)
kepada peserta semasa latihan dijalankan.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 4 PLPL/ PT 4. Menyediakan sijil penyertaan kepada peserta (jika berkaitan) dalam
tempoh satu minggu selepas dokumen latihan diterima oleh pihak ULPL.
PLPL/ PLSJ/ PT 5. Menyediakan Analisa Keberkesanan Latihan (Lampiran 2) untuk perancangan dan tindakan ke atas kelemahan yang dikenalpasti.
ii. Latihan Luaran
Pencalonan Terus Pengarah/ Timbalan
Pengarah
1. Menerima tawaran latihan luaran daripada penganjur.
2. Menentukan sama ada peserta perlu mengisi borang permohonan latihan tertentu atau pencalonan terus.
Pengarah/ Timbalan Pengarah/ KJ/ KU/ PLPL
3. Menghantar senarai nama calon kepada penganjur.
Setiausaha Pejabat 4. Memaklumkan kepada peserta untuk menghadiri kursus yang ditawarkan.
Pencalonan Melalui Permohonan Pengarah/ Timbalan
Pengarah/ PLPL
1. Memaklumkan kepada staf PMU akan tawaran kursus.
Staf 2. Melengkapkan permohonan kursus dan menghantar ke ULPL.
PLPL 3. Memanjangkan permohonan lengkap staf kepada Pengarah/ Timbalan Pengarah untuk kelulusan.
4. Makluman kepada staf akan status kelulusan permohonan berkursus.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 5 Staf 5. Membuat permohonan bagi mengikuti kursus yang dibenarkan kepada
pihak penganjur.
Pengarah/ Timbalan Pengarah/ PLPL
6. Menerima senarai nama peserta yang berjaya untuk mengikuti kursus luar.
PLPL 7. Memaklumkan kepada peserta yang berjaya untuk menghadiri kursus dan melakukan persiapan yang diperlukan untuk mengikuti kursus.
Staf 8. Menghadiri kursus pada tarikh dan masa yang ditetapkan.
9. Menghantar sesalinan surat panggilan dan sijil penyertaan kursus (jika ada) ke ULPL dan Unit Pentadbiran untuk dikemaskinikan rekod latihan (dalam e-SIS dan Buku Rekod Perkhidmatan).
iii. Sangkutan Industri Pensyarah (SIP)
Pengarah/ Timbalan Pengarah/ PLPL
1. Menerima tawaran untuk pencalonan peserta dari BKPK, JPPKK.
PPPT 2. Mendapatkan kebenaran daripada KJ/ KU dan sokongan Pengarah untuk mengikuti SIP.
3. Memohon melalui atas talian dan mencetak borang yang telah dilengkapkan serta menghantar kepada PLPL untuk tindakan seterusnya berserta dokumen-dokumen yang diperlukan (surat tawaran syarikat, profil syarikat, jadual waktu mengajar dan perancangan aktiviti mingguan).
PLPL 4. Menghantar Borang Permohonan Program Sangkutan Industri
Pensyarah, surat tawaran syarikat, profil syarikat dan perancangan
aktiviti mingguan kepada BKPK, JPPKK.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 6 PPPT 5. Menerima salinan surat kelulusan SIP daripada BKPK, JPPKK.
6. Menjalani SIP mengikut tempoh masa yang ditetapkan.
7. Menyediakan laporan Sangkutan Industri Pensyarah.
PPPT 8. Menyerahkan laporan SIP kepada ULPL dan BKPK, JPPKK.
C. PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN
Staf 1. Membuat penilaian terhadap keberkesanan latihan yang dihadiri dengan mengisi Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (Lampiran 1) pada hari terakhir berkursus.
PLPL/ PLSJ/ PT 2. Menyediakan Analisa Keberkesanan Latihan (Lampiran 2) berdasarkan koleksi Penilaian Keberkesanan Latihan (Lampiran 1).
KJ/ KU/ Ketua Yang Bertanggungjawab
3. Membuat penilaian keberkesanan latihan terhadap staf yang telah menghadiri kursus dengan mengisi Borang Kajiselidik Keberkesanan Kursus Staf (Lampiran 3) dalam tempoh 3 bulan selepas staf menghadiri kursus berkenaan.
4. Menggunakan salah satu atau lebih Kaedah Penilaian Keberkesanan berikut:
a. Pemerhatian atas pelaksanaan tugas.
b. Memantau prestasi selepas kehadiran kursus.
c. Pembentangan dan perkongsian maklumat.
5. Menghantar Borang Kajiselidik Keberkesanan Kursus Staf ke ULPL.
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 7 PLPL/ PLSJ/ PT 6. Menyediakan Analisa Kajiselidik Keberkesanan Kursus (Lampiran 4)
yang dihantar oleh KJ/ KU/ Ketua Yang Bertanggungjawab.
PLPL 7. Melaporkan pelaksanaan latihan dan status staf berkursus melalui Mesyuarat Pengurusan PMU/ Mesyuarat Ketua Unit Sokongan.
D. REKOD LATIHAN
PLPL/ PLSJ/ PT 1. Menyenggara semua rekod latihan, penilaian keberkesanan latihan dan
mengemaskini Pangkalan Data Latihan Staf (e-SIS).
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 8 6.0 REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi Lampiran 1. Borang Penilaian
Keberkesanan Latihan 2 Tahun Bilik Unit Latihan dan
Pendidikan Lanjutan 1 2. Borang Analisa
Keberkesanan Latihan 2 Tahun Bilik Unit Latihan dan
Pendidikan Lanjutan 2
3.
Borang Kajiselidik Keberkesanan Kursus Staf
2 Tahun Bilik Unit Latihan dan
Pendidikan Lanjutan 3
4.
Borang Analisa Kajiselidik Keberkesanan Kursus Staf
2 tahun Bilik Unit Latihan dan
Pendidikan Lanjutan 4
5. Jadual Perancangan
Latihan 2 Tahun Bilik Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
6. Laporan Pelaksanaan
Latihan 2 Tahun Bilik Unit Latihan dan
Pendidikan Lanjutan
PENGANJUR: _______________________________________________________________________________
TARIKH : ____________________________ TEMPAT : ______________________________
PENYATAAN SKOR
Sangat tidak setuju 1
Tidak setuju 2
Kurang setuju 3
Setuju 4
Sangat setuju 5
Sila maklumkan pandangan anda terhadap program latihan/kursus yang telah anda ikuti ini dengan menanda ( / ) pada ruangan yang sesuai di bawah berpandukan kepada skor di atas.
Bil Item 1 2 3 4 5
Penilaian Penceramah 1. Objektif kursus tercapai
2. Kandungan kursus serta tugasan/latihan/bengkel yang sesuai 3. Penyampaian yang baik dan berkesan
4. Penggunaan alat bantuan mengajar yang berkesan.
Penilaian pelaksanaan kursus 5. Suasana tempat kursus yang kondusif
6. Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar 7. Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai
Penilaian keberkesanan kursus terhadap peserta
8. Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini 9. Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini 10. Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat.
Ulasan Peserta
Kesediaan dan berkeyakinan untuk berkongsi ilmu yang diperolehi serta menjalankan aktiviti/projek berkaitan kursus.
YA TIDAK, jika TIDAK sila nyatakan sebabnya.
PS-08(1) (11-10-21)
NAMA KURSUS : ____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
PENGANJUR : _______________________________________________________________________
TARIKH : _________________ TEMPAT : _____________________________________
NAMA AJK URUSETIA/PLPL: ___________________________________________________________
Bil 1 Sangat tidak
setuju 2 Tidak
setuju 3 Kurang
setuju 4 Setuju 5 Sangat Setuju
BIL. RESPON 1 2 3 4 5 Penilaian Penceramah
1. Objektif kursus tercapai
2. Kandungan kursus serta tugasan/latihan/bengkel yang sesuai 3. Penyampaian yang baik dan berkesan
4. Penggunaan alat bantuan mengajar yang berkesan.
Penilaian pelaksanaan kursus 5. Suasana tempat kursus yang kondusif
6. Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar 7. Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai
Penilaian keberkesanan kursus terhadap peserta
8. Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini 9. Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas
berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini 10. Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat.
JUMLAH RESPON Keberkesanan Tidak Berkesan
(Skor 1 & 2) Kurang Berkesan
(Skor 3) Berkesan
(Skor 4 & 5) JUMLAH RESPON
Ulasan URUSETIA/PLPL : Peratus Skor Berkesan:
PS-08(2) (11-10-21)
JABATAN/UNIT : __________________________________________________________
NAMA KURSUS : __________________________________________________________
PENGANJUR : __________________________________________________________
TARIKH KURSUS : __________________________________________________________
TEMPAT KURSUS : __________________________________________________________
PENYATAAN SKOR
Sangat tidak setuju 1
Tidak setuju 2
Kurang setuju 3
Setuju 4
Sangat setuju 5
Sila maklumkan pandangan anda terhadap kompetensi staf yang telah mengikuti kursus ini dengan menanda (/) pada ruangan yang sesuai di bawah berpandukan kepada skor di atas.
BIL ITEM 1 2 3 4 5
A. PENILAIAN SEBELUM MENGHADIRI KURSUS
1. Peserta didapati kurang pemahaman dalam bidang tugas.
2. Peserta didapati kurang berkemahiran dalam melaksanakan tugas/mengajar modul yang berkenaan.
3. Peserta didapati kurang berkeyakinan untuk menjalankan tugas/mengajar modul yang berkenaan.
4. Peserta memerlukan latihan yang bersesuaian dengan tugas berkaitan.
B. PENILAIAN SELEPAS MENGHADIRI KURSUS
1. Terdapat peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini.
2. Peserta lebih berkeyakinan dalam menjalankan tugas/mengajar modul berkenaan dengan lebih lancar.
3. Peserta dapat mengaplikasi pengetahuan yang diperoleh melalui kursus yang dihadiri.
4. Peserta dapat berkongsi pengetahuan yang diperoleh melalui kursus yang dihadiri bersama staf jabatan/unit.
5. Secara keseluruhan, tujuan kehadiran peserta bagi mengikuti kursus ini adalah tercapai.
Disediakan oleh:
………..
(Tandatangan dan Cop) Nama:
Jawatan:
Tarikh:
PS-08(3) (21-06-19)
PENGANJUR : __________________________________________________________
TARIKH KURSUS : __________________________________________________________
TEMPAT KURSUS : __________________________________________________________
BIL 1 Sanga t tidak
setuju 2 TIdak setuj
u 3 Kuran
setuju g 4 setuj
u 5 Sangat setuju
BIL RESPON 1 2 3 4 5 A. PENILAIAN SEBELUM MENGHADIRI KURSUS
1. Peserta didapati kurang pemahaman dalam bidang tugas.
2. Peserta didapati kurang berkemahiran dalam melaksanakan tugas/mengajar modul yang berkenaan.
3. Peserta didapati kurang berkeyakinan untuk menjalankan tugas/mengajar modul yang berkenaan.
4. Peserta memerlukan latihan yang bersesuaian dengan tugas berkaitan.
B. PENILAIAN SELEPAS MENGHADIRI KURSUS
1. Terdapat peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini.
2. Peserta lebih berkeyakinan dalam menjalankan tugas/mengajar modul berkenaan dengan lebih lancar.
3. Peserta dapat mengaplikasi pengetahuan yang diperoleh melalui kursus yang dihadiri.
4. Peserta dapat berkongsi pengetahuan yang diperoleh melalui kursus yang dihadiri bersama staf jabatan/unit.
5. Secara keseluruhan, tujuan kehadiran peserta bagi mengikuti kursus ini adalah tercapai.
JUMLAH RESPON Keberkesanan Tidak Berkesan
(Skor 1 & 2) Kurang Berkesan
(Skor 3) Berkesan
(Skor 4 & 5)
JUMLAH RESPON Ulasan PLPL/Urusetia
Peratus Skor Berkesan
PS-08(4) (11-10-21)
KU/ KJ/ KP/ PLSJ
PLPL
PLPL
PLPL
PLPL/ PLSJ
PLPL/ PLSJ
PLPL/ PLSJ/ PT
PLSJ/ PT
PLPL/ PLSJ/ PT
KJ/ KU/ Ketua Yang Bertanggungjawab
PLPL/ PLSJ/ PT
PLPL/ PLSJ/ PT
PLPL
Kemukakan cadangan latihan jabatan/ unit berdasarkan keperluan
Terima cadangan latihan dari jabatan/ unit dan sediakan perancangan latihan
Kemukakan perancangan latihan kepada Pengarah
Edar perancangan latihan kepada jabatan/ unit Buat persediaan latihan
a. Tempat latihan b. Makanan (jika ada) c. Penginapan (jika perlu) d. Senarai peserta Keluarkan surat jemputan penceramah dan surat panggilan peserta
Edar Borang Penilaian Keberkesanan Latihan kepada peserta (Lamp. 1)
Keluarkan sijil kehadiran peserta latihan (Jika berkaitan)
Sediakan Analisa Keberkesanan Latihan (Lamp.2) Menilai Kajiselidik Keberkesanan Latihan Staf (Lamp. 3) dan menghantar ke ULPL
Sediakan Analisa Kajiselidik Keberkesanan Latihan Staf (Lamp. 4)
Senggara semua rekod latihan dan kemaskini Pangkalan Data Latihan Staf
Lapor pelaksanaan latihan dalam Mesyuarat Pengurusan PMU
PROSES KERJA : PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN DALAMAN
Mula
Tamat
