BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Evaluasi
Untuk memahami evaluasi sistem informasi akuntansi penjualan berbasis EDP, terlebih dahulu perlu diketahui mengenai apa yang dimaksud dengan evaluasi.
Konsep mengenai evaluasi yang dikemukakan oleh J.S. Badudu dan Sutan Mohammad Zain (1994) adalah sebagai berikut :
“Penilaian, misalnya penilaian terhadap pekerjaan yang sudah dilakukan, bagaimana hasilnya (cukup, baik, atau buruk).
Dalam hal ini yang dimaksud dengan evaluasi dalam penjualan adalah penilaian terhadap tata cara penagihan piutang yang berhasil ditagih atau diterima kembali dari konsumen yang bersumber dari penjualan.
2.2 Sistem Informasi
Informasi yang berkualitas, akurat, dan dapat dipercaya sangat berguna bagi pihak perusahaan dalam menentukan langkah dan setiap kebijakan yang diambil oleh suatu perusahaan. Selain itu dengan adanya informasi maka akan memudahkan pengawasan secara internal oleh pihak perusahaan terhadap segala aktivitas perusahaan sehingga eksistensi perusahaan tersebut dapat dipertahankan serta sasaran dan tujuan yang diharapkan perusahaan pun akan tercapai dengan baik.
Kebutuhan akan informasi tersebut dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi. Sistem informasi yang telah disusun oleh suatu perusahaan dapat di proses secara manual yang ditandai dengan penggunaan pena dan tinta maupun
9
dengan menggunakan alat bantu pengolahan data, misalnya dengan menggunakan komputer.
2.2.1 Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Romney dan Steinbart (2006:2) adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Pengertian sistem menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan sumber daya yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan pengertian sistem menurut Jogiyanto (2005:2) adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”.
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan dalam cara pendekatannya, yaitu bahwa definisi pertama lebih menekankan pada komponen-komponennya yaitu subsistem, definisi kedua lebih menekankan pada sumber daya yang saling berhubungan, sedangkan definisi ketiga lebih menekankan elemen-elemen yang saling berinteraksi.
2.2.2 Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut Romney dan Steinbart (2006:5) adalah sebagai berikut :
“Information is data that have been organized and processed to provide meaning to a user”.
Sedangkan menurut Wilkinson (2000:5) tentang informasi adalah sebagai berikut:
“Information is intelligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended”.
Dari kedua definisi di atas, telah dijelaskan bahwa informasi sangat berarti dan bermanfaat bagi pengguna informasi, baik internal maupun eksternal perusahaan sebagai cara untuk mendukung suatu proses bisnis perusahaan agar berjalan dengan baik.
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi
Azhar Susanto (2004:55) berpendapat mengenai sistem informasi adalah sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2003:5) mengenai sistem informasi adalah sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat”.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem informasi maka pengolahan data menjadi informasi dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen perusahaan.
2.3 Sistem Informasi Akuntansi
Seiring dengan semakin berkembangnya aktivitas perusahaan, permasalahan-permasalahan yang dihadapi tentu saja akan meningkat pula.
Kompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan menyebabkan
manajemen perusahaan sebagai pengelola perusahaan harus mengambil keputusan yang tepat untuk menangani masalah tersebut.
Sistem informasi akuntansi disusun untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan. Dimana pihak internal itu, seperti manajemen membutuhkan informasi utnuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan sedangkan pihak eksternal itu, seperti kreditur, calon investor, dan kantor pajak membutuhkan informasi sesuai dengan kepentingan masing-masing.
Penyusunan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan sangat tergantung pada jenis dan skala perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas, prestasi manajemen dan nilai transaksi.
Sistem informasi akuntansi bagi perusahaan kecil sampai dengan menengah dengan struktur organisasi yang masih sederhana dapat diproses secara manual dengan dibantu penggunaan mesin-mesin pembukuan sampai dengan komputer. Sedangkan sistem informasi akuntansi bagi perusahaan besar yang memiliki cabang-cabang perusahaan diproses dengan menggunakan aplikasi program-program komputer yang mutakhir.
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Informasi yang diperoleh dalam suatu perusahaan merupakan hasil dari aktivitas akuntansi yang memerlukan suatu rancangan kerja agar informasi tersebut dapat melaksanakan fungsinya secara efisien dan efektif. Untuk itu diperlukan penerapan sistem informasi akuntansi yang dapat melayani seluruh aktivitas perusahaan terutama dari segi akuntansinya.
Pendapat Bodnar (2004:1) tentang sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
“Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information”.
Menurut kutipan di atas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber daya manusia dan peralatan yang didisain untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi tersebut akan dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan.
Pendapat Wilkinson (2000:7) tentang sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
“Accounting information system is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users”.
Menurut kutipan di atas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi menyediakan informasi yang didapatkan dari transaksi data yang bertujuan untuk memberikan kepuasan bagi para pengguna informasi atas informasi akuntansi yang telah diperoleh.
Pendapat Romney dan Steinbart (2006:6) tentang sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
“Accounting information system (AIS) is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers”.
Menurut kutipan di atas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah informasi yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses untuk disediakan bagi para pembuat keputusan agar memudahkan dalam pengambilan keputusan.
Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber-sumber seperti manusia, peralatan dan juga formulir, pencatatan dan berbagai laporan yang didisain untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna dan dapat dijadikan sebagai dasar oleh para pemakai untuk mengambil keputusan dan merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan perusahaan guna pencapaian tujuan.
2.3.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Fungsi utama sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto dan La Midjan (2003:11) adalah :
“Mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya dan secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti berguna”.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) mengenai fungsi sistem informasi akuntansi adalah :
“1. Untuk meningkatkan kualitas informasi.
Yaitu informasi yang tepat guna (relevance), lengkap dan terpercaya (akurat).
2. Untuk meningkatkan kualitas pengendalian internal.
Yaitu sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan perusahaan.
3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.
Ini berarti bahwa biaya-biaya tata usaha untuk sistem informasi akuntansi harus seefisien mungkin”.
Dari tujuan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem informasi akuntansi tidak lain adalah untuk memberikan informasi yang mendukung operasi harian, mendukung pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat dan menyelesaikan tugas atau permasalahan yang berhubungan dengan kepengurusan atau manajerial.
2.3.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Pihak manajemen memerlukan sistem informasi akuntansi utnuk membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dalam memenuhi fungsinya, sistem informasi akuntansi harus mempunyai tujuan, baik tujuan khusus maupun tujuan umum yang keduanya dapat memberikan pedoman kepada pihak manajemen dalam merencanakan suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang berguna terutama dalam hal pengelolaan penjualan.
Tujuan sistem informasi akuntansi menurut Hall (2004:16) adalah sebagai berikut :
“1. To support the stewardship function of management.
2. To support management decision making.
3. To support the firm’s day-to-day operations”.
Menurut Mulyadi (2001:19-20) tujuan sistem informasi akuntansi dibuat untuk :
1. Menyediakan informasi bagi pengelola bagi kegiatan usaha.
2. Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur organisasinya.
3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan internal.
4. Untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan juga untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan terhadap kekayaan (asset) perusahaan.
5. Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi”.
Seluruh tujuan sistem akuntansi tersebut harus saling terkait. Peningkatan baik kualitas maupun kuantitas informasi yang diperlukan serta metode internal check/pengendalian internal tidak dapat dilaksanakan apabila mendorong kenaikan biaya yang lebih tinggi. Sehingga akhirnya dipilih jalan tengah yaitu biaya tidak begitu besar tetapi sistem internal check/ pengendalian internal dan kualitas informasi yang dihasilkan cukup bisa diterima.
2.3.4 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan belum tentu sesuai bagi perusahaan yang lain karena tiap-tiap perusahaan mempunyai ciri-ciri dan sifat-sifat yang tersendiri yang disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Tetapi suatu sistem informasi akuntansi dapat berfungsi apabila pada dasarnya mencakup segala unsur yang saling berkaitan, yaitu unsur-unsur sistem informasi akuntansi.
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001:4-5) adalah sebagai berikut :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam perusahaan direkam (di dokumenkan) di atas secarik kertas. Formulir yang efektif harus memenuhi prinsip-prinsip perancangan formulir yang efektif seperti bernomor urut tercetak, mempunyai identitas perusahaan yang jelas, memuat unsur internal check, rancangan formulir yang sederhana, mencantumkan nama formulir untuk memudahkan dalam identifikasi, cetak garis pada formulir, dan hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
2. Catatan
Catatan yang berupa jurnal yang merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
3. Prosedur
Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang di buat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
4. Laporan
Laporan merupakan hasil akhir suatu sistem akuntansi , seperti neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba di tahan, laporan harga pokok penjualan, rincian piutang, rincian hutang. Laporan juga dapat digunakan sebagai alat ukur keberhasilan dari pihak manajemen dalam menjalankan aktivitas perusahan.
Dengan adanya unsur-unsur yang melekat pada sistem informasi akuntansi seperti yang dikemukakan oleh Mulyadi maka sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan akan lebih efektif dan berguna
sebagai penghasil informasi keuangan yang akan berguna juga sebagai dasar pengambilan keputusan dalam bisnis.
Adapun informasi keuangan diperlukan bagi pihak di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan, sedangkan informasi-informasi yang dibutuhkan pimpinan dan para manajer meliputi :
1. Posisi harta, utang dan modal
2. Beberapa informasi pelengkap yang terinci, misalnya : jumlah hasil penjualan, jumlah piutang yang telah di bayarkan, jumlah utang kepada kreditur, dan lain-lain.
3. Besarnya laba yang di peroleh dalam suatu periode tertentu.
4. Informasi-informasi yang harus disampaikan kepada instansi pemerintah dan badan usaha lainnya, misalnya laporan gaji dan upah para pegawai.
2.4 Penjualan
Untuk memahami penjualan, maka kita tidak akan terlepas dari pengertian pemasaran. Penjualan dalam konsep pemasaran ditempatkan sebagai salah satu fungsi dari pemasaran. Kegiatan penjualan adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan laba yang semaksimal mungkin, dengan menyalurkan barang atau jasa kepada pelanggan.
Usaha untuk mencapai suatu laba yang maksimal tidak sepenuhnya dilakukan oleh pihak pada bagian penjualan tetapi diperlukan adanya kerjasama antar fungsionaris dalam perusahaan. Walaupun harus ada kerjasama antar fungsionaris tersebut tetapi semua tanggung jawab tersebut berada pada pihak manajemen yang mengukur seberapa besar sukses maupun gagalnya rencana penjualan.
2.4.1 Pengertian Penjualan
Pada dasarnya setiap perusahaan selalu terkait dengan aktivitas penjualan barang maupun penjualan jasa. Hasil penjualan tersebut yang telah dikurangi
dengan biaya-biaya akan menghasilkan laba yang akan digunakan perusahaan untuk kelangsungan hidup perusahaannya. Secara sederhana penjualan diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual kepada pihak pembeli yang disertai penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbal balik dari penyerahan tersebut.
Aktivitas penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan erat kaitannya dengan masalah distribusi. Agar distribusi dapat dilakukan dengan baik, harus diketahui klasifikasi yang diinginkan. Aktivitas penjualan pada setiap perusahaan merupakan pusat perhatian utama, karena keberhasilan suatu perusahaan sangat tergantung pada kemampuan perusahaan untuk menjual barang atau jasa kepada konsumen. Berhasil tidaknya suatu operasi bisnis, tergantung pada berhasil atau tidaknya fungsi penjualan yang dilaksanakan. Pengertian penjualan menurut beberapa para ahli antara lain :
Philip Kotler (2002:21) mengemukakan pendapatnya mengenai penjualan sebagai berikut :
“Konsep penjualan berkeyakinan bahwa konsumen dan perusahaan bisnis jika dibiarkan tidak akan secara teratur membeli cukup banyak produk-produk yang ditawarkan oleh organisasi tertentu”.
Warren dan Reeve (2005) mendefinisikan penjualan sebagai berikut:
”Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang dagang yang dijual, baik secara tunai maupun kredit.”
Sedangkan menurut Kamus Istilah Akuntansi (2000;746) mendefinisikan penjualan sebagai berikut :
“Penjualan adalah pendapatan yang di terima dari pertukaran barang atau jasa, dan di catat untuk satu periode akuntansi”.
Konsep itu mengasumsikan bahwa para konsumen umumnya menunjukkan kelambatan atau penolakan pembelian sehingga harus dibujuk untuk membeli.
Penjualan merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh penjual untuk menjual barang dagangan miliknya. Dari konsep penjualan, diperoleh pemahaman bahwa pihak konsumen harus selalu dibujuk untuk membeli secara terus menerus produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Jadi penjualan adalah suatu proses melakukan transaksi kepada konsumen yang sesuai dengan kebutuhannya dan menguntungkan kedua belah pihak karena mempunyai manfaat.
2.4.2 Tujuan dan Klasifikasi Penjualan
Pada umumnya kegiatan penjualan dilakukan dengan tujuan untuk mencapai volume tertentu dari penjualan, mendapatkan laba secara maksimal dan mempertahankan dan bahkan meningkatkan serta menunjang pertumbuhan perusahaan melalui peningkatan volume penjualan.
Usaha untuk mencapai tujuan tersebut sepenuhnya dilakukan oleh pelaksana penjual atau para penjual saja. Kerjasama yang baik di antara bagian- bagian dalam perusahaan, seperti bagian produksi yang memproduksi barang, bagian personalia yang menyediakan tenaga kerja yang produktif, bagian keuangan yang menyediakan dana perusahaan dan bagian lainnya yang terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan.
Adapun tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi penjualan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:170) adalah sebagai berikut :
“1. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan.
Kurang dikelolanya aktivitas penjualan dengan baik, secara langsung akan merugikan perusahaan karena selain sasaran penjualan tidak tercapai, juga pendapatan akan berkurang.
2. Pendapatan dari hasil penjualan merupakan sumber pembiayaan perusahaan. Oleh karena itu perlu diamankan.
3. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta dan menyangkut:
a. Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan kalau penjualan secara tunai.
b. Kuantitas barang akan berkurang di gudang karena penjualan yang terjadi”.
Perubahan atas harta perusahaan akan mempunyai pengaruh terhadap kondisi harta perusahaan tersebut, misalnya perubahan persediaan menjadi piutang, mengandung resiko adanya piutang macet. Untuk mengatasi hal-hal tersebut, perlu di disain sistem informasi akuntansi yang memadai.
Menurut Basu Swastha (2000:80) pada umumnya perusahaan mempunyai 3 tujuan utama dalam penjualannya, yaitu :
“ 1. Mencapai volume penjualan tertentu.
2. Mendapatkan laba tertentu.
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan”.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:170) berbagai transaksi penjualan dapat diklasifikasikan seperti berikut :
“1. Penjualan secara tunai yaitu penjualan yang bersifat cash and carry pada umumnya terjadi secara kontan. Dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan juga dianggap kontan.
2. Penjualan secara kredit yaitu penjualan dengan tenggang waktu rata-rata di atas satu bulan.
3. Penjualan secara tender yaitu penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut.
4. Penjualan ekspor yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.
5. Penjualan secara konsinyasi yaitu menjual barang secara “titipan” kepada pembeli yang juga sebagai penjual. Apabila barang tersebut tidak laku, maka akan kembali ke penjual.
6. Penjualan melalui grosir yaitu penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang antara. Grosir berfungsi menjadi perantara antara pabrik atau importir dengan pedagang/ toko eceran.
Dengan adanya bermacam-macam jenis karakteristik penjualan, maka tersedia banyak pilihan bagi perusahaan untuk memilih penjualan dengan metode
atau cara yang mana saja dengan melihat keadaan, sumber, dan faktor-faktor lain yang mendukung suatu perusahaan untuk melakukan penjualan tersebut.
Perusahaan sebaiknya melihat faktor-faktor pendukung tersebut karena akan berpengaruh terhadap pengelolaan penjualan yang dilakukan.
2.4.3 Kebijakan Penjualan
Secara umum penjualan dapat dibagi menjadi dua macam yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai terjadi bila penyerahan barang atau jasa segera diikuti dengan pembayaran dari pembeli. Sedangkan untuk penjualan kredit ada tenggang antara penyerahan barang atau jasa dengan penerimaan pembayaran.
Dalam penjualan secara kredit, pada saat penyerahan barang atau jasa, penjual menerima tanda bukti penerimaan barang dari pembeli dan sekaligus merupakan pernyataan untuk melakukan pembayaran di kemudian hari. Bukti inilah yang menimbulkan adanya piutang dari pihak penjualan.
Kemudian dari penjualan tunai adalah hasil dari penjualan tersebut langsung direalisasikan dalam bentuk kas yang diperlukan perusahaan untuk mempertahankan likuiditasnya.
2.4.4 Efektivitas Penjualan
Maksud efektivitas dalam penjualan adalah kemampuan manajemen dalam melakukan pengendalian internal atas penjualan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Aktivitas penjualan dikatakan telah efektif apabila penjualan suatu perusahaan telah mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Yang dimaksud efektivitas penjualan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara meningkatkan kuantitas penjualan dengan melihat kemampuan perusahaan dalam menyalurkan barang atau jasa, kebijakan serta strategi yang diterapkan oleh perusahaan.
Menurut Swastha (2001;37), agar penjualan efektif perlu diperhatikan proses-proses sebagai berikut :
” 1. Menentukan peranan penjualan tatap muka dan manajemen penjualan.
2. Merencanakan program penjualan dan menyusun anggaran.
3. Mengorganisasikan angkatan penjualan.
4. Menarik dan memilih personalia penjualan.
5. Melatih, mengkompensasi, dan memotivasi angkatan penjualan.
6. Mengevaluasi dan mengendalikan angkatan penjualan lapangan.”
Uraian di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Menentukan peranan penjualan tatap muka dan manajemen penjualan.
Penjualan tatap muka merupakan komunikasi orang secara individual yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan usaha pemasaran pada umumnya, yaitu meningkatkan penjualan yang dapat menghasilkan laba dengan menawarkan kebutuhan yang memuaskan kepada pasar dalam jangka panjang. Sedangkan manajemen penjualan adalah perencanaan, pengarahan, dan pengawasan penjualan tatap muka, termasuk penarikan, pemilihan, penugasan, pembayaran, dan pemotivasian para tenaga penjual.
2. Merencanakan program penjualan dan menyusun anggaran.
Dalam merencanakan program penjualan, harus dilakukan penentuan tujuan, perumusan strategi, dan peramalan penjualan. Selain itu, harus disusun anggaran penjualannya yang bertujuan untuk alat perencanaan dan pengendalian penjualan perusahaan.
3. Mengorganisasikan angkatan penjualan.
Apabila perencanaan penjualan telah disusun, tahap selanjutnya adalah mengorganisasikan angkatan penjualan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan mengorganisasikan angkatan penjualan, dapat ditentukan wewenang dan tanggung jawab untuk mengkoordinasikan semua kegiatan penjualan dengan baik.
4. Menarik dan memilih personalia penjualan.
Perusahaan harus menarik dan memilih personalia penjualan yang berkualitas.
5. Melatih, mengkompensasi, dan memotivasi angkatan penjualan.
Perusahaan dapat memberikan insentif tunai dan insentif tidak tunai. Insentif tunai seperti pemberian gaji, bonus, dan lain-lain. Sedangkan insentif tidak tunai seperti pemberian rumah, mobil dinas, dan lain-lain.
6. Mengevaluasi dan mengendalikan angkatan penjualan lapangan.
Evaluasi penjualan dapat dilakukan dengan perbandingan anggaran dengan realisasinya. Sedangkan pengendalian yang dilakukan adalah dengan membuat laporan-laporan penjualan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi akuntansi penjualan akan mempengaruhi efektivitas penjualan melalui pengendalian penjualan antara lain sebagai berikut :
¾ Menetapkan anggaran penjualan.
¾ Membandingkan realisasi penjualan dan anggaran penjualan.
¾ Menganalisis terjadinya penyimpangan.
¾ Mengambil tindakan perbaikan.
2.4.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Akuntansi penjualan perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi akuntansi yang baik karena penjualan merupakan sumber utama perusahaan. Jika aktivitas penjualan tidak dikelola dengan baik maka akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan tersebut, sebab selain sasaran penjualan yang tidak tercapai, pendapatan bagi perusahaan pun akan berkurang.
Transaksi penjualan dilaksanakan dalam suatu sistem informasi akuntansi penjualan dimana ditangani sejak terjadinya transaksi penjualan sampai dengan pelaporan hasil penjualan kepada pihak-pihak yang memerlukan adanya sistem informasi akuntansi penjualan, baik yang melaksanakan transaksi penjualan
maupun yang melakukan pencatatan yang timbul akibat adanya transaksi penjualan tersebut.
Sistem informasi akuntansi penjualan adalah alat untuk memberikan informasi kepada manajemen dalam pengambilan keputusan, khususnya bagian penjualan melalui laporan penjualan.
Penjualan baik secara kontan maupun kredit dicatat dengan tepat dan teliti serta diperiksa dengan benar sehingga dapat memproses suatu internal check secara tepat yang kemudian menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya agar dapat berguna bagi pemakainya terutama pihak manajemen perusahaan.
2.5 Pengolahan Data Elektronik
Semakin berkembang perusahaan maka semakin kompleks pula permasalahan yang akan dihadapi oleh perusahaan baik dalam bidang penjualan, produksi, keuangan, pembelian, personalia maupun dalam bidang akuntansi.
Salah satu masalah utamanya adalah dalam pengolahan data. Terutama dalam pengolahan data transaksi yang meningkat, yang sudah tidak mungkin untuk dikerjakan secara manual. Perusahaan memerlukan suatu alat pengolahan data yang memiliki kemampuan yang luar biasa dalam menghasilkan informasi yang cepat, relevan, lengkap, dan akurat. Alat pengolahan data tersebut adalah komputer. Komputer telah menjadi unsur yang tak dapat dihindarkan dalam sistem informasi sebagian besar perusahaan. Hal ini ditandai dengan semakin banyak perusahaan, khususnya perusahaan menengah dan besar, yang telah memasang perangkat komputer di dalam perusahaannya untuk mengolah data.
2.5.1 Pengertian Pengolahan Data Elektronik
Pengolahan data elektronik terbagi dalam tiga unsur. Unsur pertama adalah pengolahan ynag merupakan rangkaian kegiatan atau tindakan atas operasi untuk tercapainya suatu tujuan. Unsur kedua adalah data yang merupakan
sekumpulan catatan-catatan tentang fakta yang belum terkoordinasi yang nantinya dapat dikoordinasikan. Dan unsur yang terakhir adalah unsur elektronik, unsur ini sangat berhubungan erat dengan komputer.
Istilah sistem pengolahan data elektronik terdiri dari beberapa kata yang memiliki arti tersendiri. Sistem pengolahan data elektronik yang dikemukakan oleh Bodnar dan Hopwood (2003:5) adalah sebagai berikut :
“Pengolahan data elektronik (PDE) adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu organisasi”.
Dalam hubungannya dengan sistem informasi maupun pengolahan data merupakan dasar kebutuhan manajemen untuk mendapatkan informasi yang dijadikan landasan dengan pengambilan keputusan manajemen. Untuk mendapatkan informasi yang dijadikan landasan untuk pengambilan keputusan dibutuhkan suatu data. Data menurut Romney dan Steinbart (2006:5) adalah :
“Data are facts that are collected, recorded, stored, and processed by an information system”.
Jadi data adalah fakta, bagian atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data bisa digunakan sebagai bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan, atau pengukuran.
Setelah data diproses, kemudian data tersebut berguna sebagai informasi.
Informasi menurut Hall (2007:4) adalah :
“Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan”.
Jadi informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang berguna bagi orang yang menerimanya. Berdasarkan keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa data, pengolahan data, dan informasi merupakan suatu rangkaian yang saling berhubungan.
Sistem pengolahan data yang menggunakan tenaga manusia (secara manual) tidak mungkin terlaksana dalam waktu yang relatif singkat. Hal ini
disebabkan oleh karena keterbatasan kemampuan manusia itu sendiri dan juga volume data yang semakin besar dan kompleks, sedangkan informasi yang merupakan hasil pengolahan data harus memenuhi kriteria tepat waktu. Waktu merupakan suatu faktor penting sehingga harus digunakan alat bantu dalam pengolahan data dan juga menghasilkan informasi yang akurat. Alat bantu tersebut adalah komputer yang merupakan hasil perumusan teknologi yang sekarang banyak digunakan untuk lebih memahami sistem pengolahan data elektronik.
Adapun pengertian pengolahan data elektronik menurut Jogiyanto (1999:3) adalah sebagai berikut :
“Manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan data elektronik dapat didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan dengan menggunakan komputer sebagai alat untuk mengubah informasi yang masih mentah menjadi informasi yang sesuai dengan tujuannya, yang dijalankan oleh manusia dengan menggunakan metode-metode tertentu. Kegiatan yang dimaksud adalah proses pemasaran, penyimpanan, pengolahan, dan menghasilkan keluaran.
Kata komputer berasal dari bahasa latin computere yang artinya dalam bahasa Inggris adalah to compute, sedangkan dalam bahasa Indonesia berarti menghitung.
Pengertian komputer menurut Sanders yang dialihbahasakan oleh Jogiyanto (1999:3) adalah :
“Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat dan dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program)”.
2.5.2 Tujuan Sistem Pengolahan Data Elektronik
Tujuan sistem pengolahan data elektronik adalah untuk menghasilkan data yang berguna bagi pemakainya. Hal ini di ungkapkan oleh Azhar Susanto (2003:89) mengenai tujuan sistem pengolahan data elektronik antara lain :
1. Relevansi
Disebabkan adanya keterbatasan dalam mengolah dan menyimpan, komputer tidak mempunyai kemampuan untuk menangani semua data yang diperoleh.
Oleh karenanya, hanya data yang sangat berhubungan dengan pengolahan suatu transaksi pada suatu saat saja yang akan diperhatikan dan data yang tidak ada relevansinya pada saat tersebut sebaiknya diabaikan.
2. Jumlah data yang dapat dikumpulkan
Merupakan ukuran dari jumlah data yang dapat dikumpulkan, diolah dan disediakan untuk pemakai selama suatu waktu.
Ukuran tersebut sangat penting diperhatikan, sebagai salah satu tolok ukur dalam menilai kemampuan sistem komputer dalam menangani jumlah data, dalam memasukkan, mengolah dan menghasilkan informasi yang berasal dari sejumlah transaksi.
3. Efisiensi
Dalam mengumpulkan dan mengolah data harus seefisien mungkin. Efisien berhubungan dengan hasil yang dicapai dibandingkan dengan pemasukkannya.
Meningkatkan efisiensi dalam mengkonversi data pada umumnya akan meningkatkan tolok ukur keberhasilan suatu sistem.
4. Ketepatan waktu
Ketepatan waktu dalam mengumpulkan dan mengolah data dan menghasilkan informasi kepada pemakai merupakan tujuan yang sangat penting dalam situasi tertentu.
5. Fleksibilitas
Fleksibilitas merupakan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan untuk pemakai akan informasi secara lancar dan serbaguna dan dihubungkan dengan perubahan dalam mengkonversi data. Hal ini disebabkan oleh karena perusahaan dengan berbagai kebutuhan akan sistem informasi memerlukan fleksibilitas yang tinggi.
6. Ketelitian dan keamanan
Kesalahn dan kehilangan data merupakan factor yang menentukan dalam menilai dapat dipercayanya konversi data. Oleh karenanya dalam mengkonversi data perlu tindakan pengendalian dan ukuran-ukuran pengaman yang cukup.
7. Ekonomis
Perlu dipertimbangkan manfaat yang dicapai dibandingkan dengan biaya yang dikorbankan dalam mengkonversi data.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan data elektronik mempunyai beberapa manfaat antara lain sebagai berikut :
1. Mengumpulkan data yaitu data yang di dapatkan dari sistem pengolahan transaksi.
2. Memanipulasi data yaitu mengklasifikasikan, menyusun, memindah data dari suatu tempat ke tempat lain, melakukan penghitungan, dan membuat inti sarinya.
3. Menyimpan data yaitu data dapat disimpan dengan menggunakan disket atau perangkat penyimpanan lainnya.
4. Penyiapan laporan yaitu data dapat dikeluarkan ke dalam beberapa macam bentuk laporan yang sudah di program sebelumnya.
2.5.3 Unsur-unsur Sistem Pengolahan Data Elektronik
Dalam suatu sistem komputer atau sistem pengolahan data elektronik yang berperan dari unsur-unsur sistem komputer menurut Azhar Susanto dan La Midjan (2003;66) adalah :
1. Perangkat keras (hardware)
Hardware merupakan suatu peralatan berbentuk fisik yang menjalankan berbagai kegiatan dari komputer. Hardware merupakan unsur terpenting dalam pelaksanaan pengolahan data elektronik. Hardware terdiri dari lima unsur utama, yaitu :
¾ Unsur unit masukan (input device), terdiri dari : a. Metode Off-line
Dengan metode “off-line” dimana data dipersiapkan sebelum dimasukkan ke pengolahan komputer dengan menggunakan media yang tidak berhubungan langsung dan dikontrol oleh komputer.
Adapun media tersebut antara lain berupa mesin, yaitu :
• Key-punch machine
Merupakan mesin yang mengolah kartu-kartu tekan dengan memasukkan data ke dalamnya melalui lubang-lubang yang diciptakannya dan merupakan catatan.
• Paper tape machine
Merupakan mesin yang lebih sederhana dan lebih kecil jika dibandingkan dengan key-punch machine yang fungsinya untuk mengolah data melalui gulungan kertas pita.
• Key-to-tape and key-to-disk devices
Merupakan media “off line” yang umum digunakan sekarang.
Data dipersiapkan pada pita magnetik atau disket magnetik.
b. Metode On-line
Unsur memasukkan data secara “on line” melalui media yang telah diolah terlebih dahulu antara lain kartu tekan (punched card), pita tape, pita magnetik yaitu melalui: card reader, paper tape reader, magnetic disk drive dan juga key board.
Adapun bentuk lain antara lain :
• Printer terminal
Sama dengan mesin tik listrik dan merupakan kombinasi key board dengan printer.
• Video terminals
Disebut juga Cathode Ray Tube (CRT) dengan bantuan keyboard memasukkan data. Video terminals berdasarkan kemampuannya dibagi beberapa jenis yaitu:
- Video terminals yang pasif atau dumb yang memiliki tempat penyimpanan data yang terbatas dan merupakan sirkuit yang sederhana dan lebih banyak berfungsi untuk mengeluarkan informasi dari CPU khususnya secara sistem “real time”.
- Video terminals yang smart. Pada umumnya telah memiliki kapasitas yang cukup untuk menyimpan data dan memiliki kemampuan yang logis dan sederhana untuk mempersiapkan data sebelum diteruskan ke CPU.
- Video terminals yang intelligence. Memiliki lebih banyak kemampuan penyimpanan data dan kemampuan yang logis untuk mempersiapkan dan mengolah data.
- Telephone oriented terminals yang merupakan terminal yang menghubungkan melalui telepon ke sistem komputer.
- Character Recognition devices.
Ada dua jenis dari bentuk ini yaitu: Optical Character Recognition (OCR) dan Magnetic Ink Character Recognition (MICR).
¾ Unsur unit utama pengolahan data (central processing unit), merupakan jantungnya dari komputer dan merupakan unit intelligence dari suatu sistem pengolahan data. Unit ini terdiri dari :
a. Control unit yang digunakan untuk mengontrol seluruh kegiatan unsur pengolahan data baik atas masukan, pengolahan (primary storage) maupun atas keluaran atau hasil.
b. Arithmetic logic unit yang digunakan untuk menyajikan perhitungan arithmetic yang pokok dan operasi yang logis, misalnya membandingkan dua angka.
c. Primary storage (main memory unit) yang bersifat permanen yaitu data tetap tinggal begitu diisi dan hanya dapat dihapus dengan suatu cara yang khusus.
¾ Unsur unit pengeluaran (output device), merupakan fase terakhir dari pengolahan data menciptakan informasi dan sekaligus fase kontak antara alat menciptakan informasi dengan pemakai. Unit ini terdiri dari :
a. Cathode Ray Tube (CRT)
Merupakan layar video terminal yang melayani pemasukan data dan mengeluarkan informasi.
b. Hard copy output
Merupakan printer yang mengeluarkan kertas tercetak (continous form).
¾ Unsur unit penyimpanan kedua (secondary storage).
Disebut juga peripheral storage untuk tempat penyimpanan data yang jumlahnya cukup besar dan kurang ekonomis apabila disimpan di main storage disamping penyimpanan atas data yang untuk sementara tidak akan digunakan atau berhubungan dengan CPU. Adapun jenis dari
secondary storage yaitu: magnetic tape, magnetic disk, punched card, dan paper tape.
¾ Unsur unit komunikasi (communication device).
Diperlukannya unit komunikasi antara lain membentuk jaringan, terutama disebabkan pengolahan data telah didistribusikan dan pemasukan maupun pengeluaran data telah dipisahkan oleh jarak dan tempat.
2. Perangkat lunak (software)
Software merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer, sedangkan program merupakan kumpulan dari perintah-perintah komputer yang tersusun secara sistematis.
Software terdiri dari :
¾ System Software, merupakan perangkat lunak yang lebih ditekakan kepada langkah-langkah dimulainya pengoperasian komputer, jadi lebih bersifat pendekatan atas pengoperasian mesin berupa kegiatan persiapan, modifikasi dan mengeksekusi application software.
¾ Application Software, melakukan kegiatan pengolahan informasi yang diperlukan pemakai.
3. Perangkat manusia (brainware)
Brainware komputer merupakan aspek manusia yang terlibat dalam sistem komputer dan merupakan pusat seluruh kegiatan berpikir yang dilakukan oleh manusia untuk mempersiapkan, mengolah konsep-konsep dan berbagai lain sebelum segala sesuatunya dikerjakan oleh komputer. Komponen brainware pada umumnya dibagi dalam bagian yang dapat menunjang adanya internal check yang memadai menurut Azhar Susanto (2004;187) yaitu :
¾ Information system manager, adalah seorang pemimpin departemen sistem informasi atau sumber daya manusia.
¾ System analist, adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk menganalisis dan merancang sistem informasi.
¾ Network administrator, adalah seseorang yang dapat menjamin jaringan selalu jalan.
¾ Data administrator adalah orang yang dapat menjamin database dipakai sesuai dengan kebutuhan.
¾ Programmer, adalah seseorang yang bertugas untuk membuat program sesuai arahan analis sistem.
¾ Computer operator, adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengoperasikan apalikasi sistem informasi.
¾ Librarian, adalah seseorang yang bertugas untuk menyimpan dan mengamankan dokumen dan backup software.
2.5.4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Berbasis EDP
Istilah sistem informasi akuntansi penjualan berbasis EDP muncul setelah adanya penggunaan secara luar dalam sistem informasi akuntansi. Dengan munculnya komputer sebagai alat bantu dalam pemrosesan data, masalah ketepatan penghitungan, konsistensi dan motivasi dalam pemrosesan data dalam sistem informasi akuntansi secara manual dapat di atasi. Lagipula pemrosesan data dapat dilakaukan dengan lebih mudah, lebih baik, dan lebih cepat.
Siklus akuntansi dalam sistem informasi akuntansi berbasis EDP khususnya dalam penjualan tidak berbeda dengan sistem akuntansi manual, dari adanya transaksi sampai dengan penyusunan laporan keuangan. Perbedaan pokok hanya ada pada penanganannya. Dalam sistem informasi akuntansi berbasis EDP pemrosesan data dilakukan oleh komputer secara integrasi dengan satu kali pengerjaan saja.
Dalam sistem informasi akuntansi penjualan berbasis EDP faktur penjualan, jurnal penjualan, buku pembantu persediaan, dan buku pembantu piutang dihasilkan dengan komputer. Arsip pengendalian pengiriman dan arsip indeks silang tidak berupa arsip hard copy, namun dalam bentuk arsip dalam
komputer yang dapat dipanggil dan ditayangkan dalam monitor komputer setiap saat diperlukan.
Bila suatu transaksi dimasukkan ke dalam komputer, maka transaksi tersebut akan terintegrasi pada seluruh bagian sistem yang terkait. Misalnya untuk mencatat transaksi penjualan, faktur penjualan akan diposting ke jurnal penjualan, buku pembantu, dan buku besar penjualan. Data ini secara langsung juga akan memperbaharui laporan penjualan, laporan piutang, laporan tagihan serta laporan keuangan. Dalam sistem informasi akuntansi manual, hal ini dilakukan setahap demi setahap, tetapi dalam sistem berbasis EDP hanya dibutuhkan satu langkah untuk memperbaharui semua komponen sistem yang terkait.
Bila penerapan komputer sudah sepenuhnya dilakukan maka perubahan- perubahan drastis akan terjadi pada struktur organisasi, penyimpanan data, volume pemrosesan data, ketersediaan informasi, penelusuran audit, dan pengendalian internal.
Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa tujuan dari sistem informasi akuntansi penjualan berbasis EDP adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pemrosesan data-data penjualan.
2. Mempermudah pemrosesan data penjualan.
3. Meningkatkan volume data penjualan.
4. Menyediakan informasi penjualan secara cepat, tepat, dan akurat.
5. Memudahkan dalam melakukan penelusuran audit.
6. Memudahkan dalam melakukan pengendalian internal.
2.6 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Berbasis EDP Organisasi sangat tergantung pada sistem informasi agar selalu dapat kompetitif. Informasi merupakan sumber daya yang arti pentingnya sama dengan pabrik dan peralatan. Produktivitas sebagai alat untuk menjaga daya saing, dapat
ditingkatkan dengan bantuan informasi. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak.
Informasi tentang penjualan sangat penting dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan perusahaan dan pengendalian aktivitas penjualan.
Informasi tersebut disajikan secara cepat, tepat, dan dapat dipercaya agar memudahkan manajemen untuk mengetahui dan menganalisis perkembangan penjualan di dalam perusahaan sehingga dapat ditentukan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut.
Suatu sistem informasi akuntansi penjualan merupakan bagian yang sangat penting dalam pengoperasian suatu perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan perlu disusun dalam perusahaan karena aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan yang akan berpengaruh terhadap kondisi harta perusahaan tersebut. Untuk mendapatkan suatu sistem informasi akuntansi penjualan yang baik, maka perlu dibuat dan dirancang suatu teknologi informasi dalam bisnis yang dapat membantu perusahaan dalam menunjang efektivitas penjualan.
Sistem informasi akuntansi penjualan yang di dukung oleh teknologi informasi dapat mendukung terciptanya suatu sistem yang memadai agar informasi yang dihasilkan akurat, cepat, dan dapat dipercaya serta dapat dikomunikasikan dengan baik sampai kepada tingkat manajer yang bersangkutan sehingga akan menunjang dalam kelancaran penjualan.
Peranan teknologi di dalam suatu perusahaan sangat membantu dalam mengelola data akuntansi, data upah, persediaan, dan lain-lain. Penggunaan teknologi telah mengambil alih kegiatan yang selama ini dilakukan secara manual dalam menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang canggih dan sulit.
Oleh karena itu, teknologi telah menjadi unsur yang tak dapat dihindarkan dalam sistem informasi sebagian besar perusahaan.
