I ^ 1 I. 1 g. a. ai. 03 c: o -S O) <D. s Ui < O I. <D>. C <u. (0 O) c (U. S o (B 3 CO* D) C <D. ^ 5 =S ic 5.^3 14L ' B S ^ OT I 5 iij «a-f W I «g

42

O)<D

<

OI

L L

ai 2LU

UJQ

I c:

■r-iij

O

I

1—

OT 0

1 g

<o

ui

<s UiQ

O -c03 c:

o -S

^ sQ,

■s ^

5 |3

^ —

I ^

S O

lu - >

K ^

lU

Ǥ 3

I

1 I

q: z3 _ §

Vi “ s> s_{c S}

^ 5 =S iC 5 .^ 3

14L 'B S ^

OT | I 5 iij « ■£

W I « ga-f

t F

< § e 5 -V - e |5>

E rQ to *5

!

i 5

;=§ g ' Q.,C

o

2

3 3 '-I*-*

<D

>.

C<u 2

(0

CO

s °Q-

:d j r(0 O)c (U 2

o S o

c(B 3 CO* D)C

<D a.ai Q

43

cc8

Vi(D

CDc

03C

2 Q)

I

^C3E

oc

a>

c03 T33

■6

§ .

1 I

o

<t)

■ar

t r

o l

o

<

=s

cK5 _3

"ca’

c ac/3

(UCO

I

1 I

T'

i

_s

Cj m

c

42

fnj

60

C0)

(L>

Pi!

o CN

§Ut

D -

a:

01

o o z

(D D )cn

c CD H -

=3 0 ) i .

cCD

tf) CD

O )c

2 CD CQ

_ogc 5

ECD O )c

<D Q .

d

z :

Eo>

-•-»

CO

£

CO

z

ra

CO 'b_

0

E0) 2

>

X!

CCO 3, ©Q . ro “H

a>

3

^-i

44

'3.

>< X 1 X X 1

1

I i

1 1

S 1

1 1

8 X X 1

3 X X

! ‘ '! ‘ i

1 1 I

X K X 1

g i 1

1 1

1 i

f e 1 X X X t

fc:' 1 ii 1

o 1 1

CD

g X i

■ f : 1 1

1

X X X X

[ 1

E: o 1 1

SS X X X X X X X X X X X x j X X X X X X X X X x j x |

o

!

1 ' 1 i ii li

i

CO i— _S cn CO CO CO CO CO CO CO CO

a CO

i

o CC

3 _ i od , —1

q: a:

3 cc\

^ ' 1

a:

3

5

^{a :3 5 %-j,5 5 5} ) - j ) - j i i

,5 g CD:xe:

ir>

CC

- J s o i

1 2 CD

!j

CN»

s

5 s

Xo (O

§ X s

s X o

><

g oo>

X S O s

s UJSt:

I cn0

d z

§

1

1 g

i

1 g

<i;

a 0u:

1

<

Q X

h X

s

<N

<*:

o O lO 0

1

« C4

•a;

Q 0iC

S

1 Sn

g

<si

<

o S X t

X L o i

<

o (D

s

F

g CO

CD

<N»

1

g

Fu>

<n

<

O i

s

CN X

X

CO

< : Q

CD fN

1 CO

<

Q 2

X X•

X V

<

a CDX

1

s

<i a

CD

1

§

< ! a

CD g n !

X 1

o OX S

S

V

Q CD>£.

C>i

m

P

IP

< : o

i

<D

S F

sCsl

< ; Q

i

CD CO OJ

o

<*>

><

<

O CD t o CO s

I

C a

; i :

!

I

_g

<

§ M

LUz UJ

LU 1

s

£

I

_QC

I

_s

iZ3 o c

<

Uim

e 1 1

1 UJ£0 H*Z)

Z i

UlCD r jf -

z

I U iCO h-ZD

Z

? e

2 cc

S S I

a :UJ

f c S UJa:

i ITUi

tZi 2 UJons o .

o

s

§ S

i

w

i s

UJNJ

g

s UJ

m O S 3

UJNJ

CHto

s UJNJ

1

§ § g

g UJ

DrCD

S UJNJ

i

li]

z .o_{o r}

CO w

I

3 UJ

I( r

£0 s

UI2

fr 00 ^:

UIN}

CQ

-U )

§ s 1

5

_ih- svn

i 3 1CNI

3S CN 3 <?

£ I<N

3 1

3

CMO g3

<o

_J

I

^{- J}

s S _1

s 9 —f

oo

043 1«?? 8 s

so

s - jh - 2

1- J

§

o

3s

I

_ l lO

1

h - 2

<o CO

1

S

r -

CS»cp 00

§

O)

1

£ 1_h~

2

1> - 2

5?S 3h - 3

£

CM 9*—1

s 3 5

o>

h-

0)

cnCO

a d )c

E QQ

V )to S

Lampiran 4. Standar ^xiQ?,i^±as,\-Oualitv Assurance -1 0 (status: telah resmi) 45

P.T. Surabaya Wire

Spesifikasi

STANDAR PENOMORAN AKTIVITAS DALAM SUBMATERIAL DATABASE

Tanggal 21-05-2003

SS/QA/1.0

Revisi GO

Halaman _%1 daii 6

JUDUL : STANDAR PENOMORAN AKTIVITAS DALAM SUBMATERIAL DATABASE

NO.DOKUMEN : SS/QA/10 NO. REVISl : 00

JA BATAN ■ TANDA TANGAN

/ STEMPEL TANGGAL

PEMBUAT KASI 2 1 MAY 2003

PEMERIKSA DEPUTY MR

f

^;

)

2 1 2003

PERSETUJUAN MR 2

1 ^{2 1 i-Mv}

STATUS

NO. COPY

46

P.T. Surabaya Wire

STAND AR PENOMORAN AKTIVITAS DALAM SUBMATERIAL DATABASE

Tanggal Revisi Halaman

21-05-2003

•2 dari 6

1. PERMINTAAN BARANG (PERMIISTAAN PEMBELIAN)

D e fm is i: suatii akti vitas dimana user mengajukaii daftar sub material yang iiigin dibeli kepada departemen pembelian; pennintaan pembeliaii dapat bersifat bulaiiaii, proyek, atau emergency.

Cara p e n o m o ra n :

X - XXX / XXX / x x x x

^--- ► Tahun permintaan ( 2 d ig it) -► Bulan permintaan ( 2 d ig it) -► Kode Departemen

-► No. pennintaan (divirutkan per Dept, per tahun) -► Jenis pennintaan

Ada 3 kode untiik 3 jenis pennintaan, yaitii:

B : Jenis Permintaan Biilanan

(peraiintaan material yang diajukan setiap bulan secara rutin oleh depaitemen)

P ; Jenis Pennintaan Proyek

(pembelian material / mesin iintuk keperluan proyek yang akan / sedang berjalan)

E ; Jenis Pennintaan Emergency

(permintaan material yang sifatnya mendadak dan tidak sempat diaplikasikan dalam pennintaan bulanan)

Contoh:

E-002/ACC/0203

A rtinya; Pennintaan Emergency yang kedua dari Dept. Accounting yang diajukan pada bulan Februari 2003 ■

2. PENAWARAN HARGA

Definisi: aktivitas yang dilakukan oleh departemen pembelian untuk menindaklanjuti pennintaan barang yang telah disetujui oleh direksi, dengan mengirimkan

47

[N-FOR i MASI

P.T. Surabaya Wire

STAND AR PENOMORAN AKTIVITAS DALAM SUBMATERIAL DATABASE

Tanggal Revisi Halaman

21-05-2003

00

*3 dari 6

daflar submaterial yang ingin dibeli kepada beberapa supplier yang menyediakan submaterial tersebut

Cara penomoran:

P H - X X X X / S W / X X X X

Tahun pcnawaran ( 2 d ig it) Bulan pcnawaran ( 2 d ig it)

N o. pcnawaran (diurutkan per taliun)

Contoh:

PH-0002/SW/0203

Artinya: Pcnawaran harga yang kedua dari Surabaya Wire yang diajukan pada bulan Februari 2003

3. PURCHASE ORDER (PO)

D e fin isi: suatu aktivitas dimana departemen Pembelian mengirimkan faktur pembelian kepada supplier yang telah terpilih berdasarkan pertimbangan LPHS dan.

■ 'analisa perfomia supplier

Cara P enom oran: ■

PO -X X X X /X X X / x x x x

-► Tabun pembuatan PO ( 2 d ig it) -► Bulan pembuatan PO ( 2 d ig it) -► Kode departemen

No. PO (diurutkan per departemen per tahun) Contoh ;

PO-0006/ACC/0203

Artinya : Purchase Order yang ke-6 dari departemen Accounting yang diajukan pada bulan Februari 2003

“ ■ " - l

s w I N H U K r l Abt

P.T. Surabaya Wire

■■■ ■ isi

STAND AR PENOMORAN AKTIVITAS DALAM SUBMATERIAL DATABASE

Tanggal 21-05-2003

SS/QA/IO

Reyisi 00

Halaman «4dari 6

4. PENERIMAAN BARANG

D efin isi: suatu aktivitas dimaiia baiaiig yang diorder oleh departemen Pembeliaii dikirimkaii oleli supplier, diterima daii dicek oleh gudang submaterial

Cara penomoran :

PB -X X X X /X X X /X X X X

-► Nomor PO yang terkait Kode departemen

-► No. Penerimaan Barang (diurutkan per tahun)

Contoh :

PB-0008/ACC/0006

Artinya : Penerimaan Barang yamg ke- 8 departemen Accounting berdasarkan PO Accounting nomor 6

5. RETUR PEMBELIAN BARANG

Defmisi:svL&iVL akti vitas pengembalian material ke supplier sebagai akibat ketidaksesuaian/kecacatan pada material yang dikirimkan oleh supplier, diinana ketidaksesuaian/kecacatan tersebut tidak dapat ditoleransi lagi.

Cara p e n o m o ra n :

RE - XXX / SUP-XXXX / XXXX

-► Nomor PB yang terkait dengan remr -► Kode Supplier

-► Nomor Retur Barang

( diurutkan per supplier per tahun )

--- r ~ 5 W ‘

iNEQRf' AS' , P.T. Surabaya Wire

S p esifil^ i

STANDAR PENOMORAN AKTIVITAS DALAM SUBMATERIAL DATABASE

Tanggal 21-05-2003

SS/QA/10

Revisi 00

Halaman .5 dari 6

Contoh :

RE-002/SUP-0009/0006

6.

A r tin y a ; Retur pembelian barang yang kedua ke Supplier-0009 berdasarkan PB no.

0006

PENGAMBILAN BARANG

D efinisi:sm hi aktivitas dimaiia material yang disimpan di gudang diambil oleh departemen pemiliknya (departemen yaiig mengajukan permintaan barang tersebut ke departemen Pembelian) untuk proses kerja.

Cara p en o m o ra n :

PC - XXXX / XXX / x x x x

-► Talnui pengambilan barajig -► Bulan pengambilan barang -► Kode departemen

-► Nomor pengambilan barang

(diiirutkan per departemen per tahun) Contoh:

PG-0005/ACC/0203

Artinya : pengambilan barang yang ke-5 oleh departemen Accounting pada bulan Febmari 2003

7. RETUR PENGAMBILAN BARANG

D efln isi: suatu aktivitas dimana sebagian / semua barang yang telah diambil dari Gudang dikembalikan lagi oleh User karena tidak terpakai;

P.T. Surabaya Wire

STAND AR PENOMORAN AKTIVITAS DALAM SUBMATERIAL DATABASE

Tanggal Revisi Halaman'

21-05-2003

00 .6 dari 6

Cara penom oran :

R P -X X X /X X X /X X X X

-► Nomor pengambilan barang yang terkait Kode departemen

-► Nomor retur pengambilan barang (diuru ‘;an per departemen per tahun)

C o n io h :

RP-005/ACC/0005

8

.

Artinya: Retur pengambilan barang yang ke-5 dari depart. Accoimting sehubungan dengan PG-0005/ACC

PEN G A LIH A N BARANG

Deflnisi: suatu aktivitas diraana suatu departemen meminta kepada User (pemilik material) imtuk meminjamkan atau memberikan materialnya untuk keperluan

departemen tersebut Cara p en o m o ra n :

AL - XXX / XXXX

-► Tahun pengalihan barang -► Bulan pengalihan barang -► Nomor Pengalihan barang

(diurutkan per ta h u n ) Contoh:

AL-004/0203

Ariinya ; Pengalihan barang yang ke-4 pada bulan Febniari 2003

NOTE

□ Penginputan kode Departemen pada program Sub Material wajib mengacu pada PM-MR-08.

51

52

Lampiran 6: Prosedur Mutu (PM) Pembelian -01 revisi 04 (lihat halaman berikutaya)

53

P.T. Surabaya Wire

Prosediir Diterbitkan 01-05-2003

PM-PEM-Ol

PEMBELIAN

^Revisi

Hal am an

04 1 dari 12

JUDUL ; PEMBELIAN NO. DOKUMEN : PM-PEM-01 NO. REVISI : 04

s w

I N F O R M A : SAJA

JABATAN TANDA TANGAN

A STEM PEL TANGGAL

PEMBUAT Kadep

\

0 1

^{\ m}

2Go;

PEMERIKSA Deputy MR

PERSETUJUAN . MR-2

^{I i 1,.'}

; 1

54

P.T. Surabaya Wire

PEMBELIAN

Diterbitkan Revisi Halaman

01-05-2003 04 2 dari 12

1. T U J U A N

Prosediir ini bertiijuan iintuk:

1.1. MeneiUukan dan mengendalikan proses pembelian iintiik inemastikan agar barang yang dibeli memenuhi persyaratan mutu yang ditentukan oleh PT.

Surabaya Wire.

1.2. Sebagai pedoman kerja dalain melakukan pembelian di PT. Surabaya Wire, terutama di bagian pembelian.

1.3. Sebagai mated pelatihan bagi karyawan bam atau karyawan lama yang dimutasikan di Pembelian.

2. RUANG LIN G KU P

2.1. Prosedur ini berlaku untuk pembelian terhadap produk yang dibutuhkan oleh PT. Surabaya Wire, seperti sub material dan spare part.

2.2. Prosedur ini mengatur aktivitas proses mulai dari pennintaan pembelian tindak lanjut jika terdapat ketidaksesuaian pada barang yang diterima.

2.3. Prosedur ini mengatur proses inspeksi kesesuaian sample yang diterima dari supplier.

3. A C U A N DAN D O K U M E N T E R K A I T 3.1. ISO 9001 ;2000, Klausul 7.4 (Pembelian) 4. DEFINISI

PO BP Kadep Kadiv.

BPB LPS

PMIC FPT FPH PPF

PP CAL SJ PMIC TT SPMS BPB B P ' PIC

Pembelian rutin

Project

Purchase Order Bagian Pembelian Kepala Departemen Kepala Divisi

Bukti Penerimaan Barang Laporan Perbandingan Supplier Purchased Material Internal Complaint Fonn Pennintaan Tindakan

Forni Penawaran Harga Project Proposal Form Pennintaan Pembelian Con-ective Action List Surat Jalan

Purchased Material Internal Complaint Tanda Terima

Surat Pemeriksaan Mutu Sample Bukti Penerimaan Barang Departemen Pembelian Person In Charge

Pennintaan pembelian terencana, dilakukan berdasarkan pada perencanaan bulanan yang dicatat dalam Aplikasi Bulanan,

Pennintaan pembelian terencana di hiar pembelian rutin.

55^'

A

_s

\

P.T. Surabaya Wire

Prosedur Diterbitkan 01-05-2003

PM-PEM-01

PEMBELIAN

^{Revisi 04}

Halaman 3 dari 12

Pembelian

emergency, bagian dari project

Peinbelian Emergency

Pennintaan pembelian tidak terencana yang merupakan bagian dari suatu project.

I^ermintaan pembelian tidak terencana.

Pennintaan pembelian emergency hams ditindak lanjuti dengan tindakan perbaikan menggiinakan FPT.

5. TANGGUNGJAVVAB

5.1. Kepala Departemen Pembelian bertanggimgjawab imtiik memastikan pelaksanaan prosediir pembelian ini secara efektif.

5.2. Setiap Departemen yang memerliikan barang ataii jasa beitanggungjawab untiik mengikuti prosedur pembelian ini.

5.3. Seluriih personel dari fungsi manajemen terkait bertanggung jawab atas aktivitas yang dilaksanakan sebagaimana dijelaskan di dalam prosedur ini.

6. URAIAN KERJA / DETAIL PROSEDUR No P elaksana /

Penanggung ja w a b

Proses C atatan

M utu / Records P erb an d in g a n S uppiier

6.1. BP Untuk setiap pennintaan pembelian, baik benipa pembelian rutin, project, bagian dari project maupun pembelian emergency, BP melakukan aktifitas perbandingan supplier dengan tujuan untuk menentukan supplier yang paling mengimtungkan.

LPS

6.1.1. Melakukan perbandingan supplier (min 2 supplier), untuk setiap pennintaan pembelian yang diterima dari Bagian Peminta.

LPS

6.1.2. Meminta infonnasi, berupa harga, ketersediaan barang dan infonnasi lainnya, dengan cara menghubungi supplier secara lisan. Seluruh infonnasi dicatat dalam LPS / LPHS.

LPS

6.1.3. Bila ukuran / variasi jiunlali barang dirasa terialu banyak, maka pennintaan infonnasi dilakukan dengan menggunakan FPH kemudian difax ke supplier.

FPH

6.1.4. Membandingkan supplier, berdasarkan pada infonnasi yang didapat.

LPS

6.1.5. Menentukan supplier yang paling

menguntungkan.

LPS 6.1.6. Hasil dari aktifitas ini dicatat dalam LPS dan LPS

P.T. Surabaya Wire

i ^ cV ro sed u r Diterbitkan 01-05-2003

PEMBELIAN

^{Revisi 04}

rivi-rciv\-u i

Halaman 4 dari 12

..

digiinakan sebagai dasar pembuatan PO dan PPF (final).

T ransaksi Pem belian

6.2. BP Melakukan pembuatan PO, berdasarkan pada pemlintaan darl Bagian Peminta (Aplikasi Bulanan / PPF (non-contract) / PP (bagian dari project / PP (emergency)).

PO berfiingsi sebagai permintaan pembelian dari SW ke Supplier.

PO

6.3. Menyeralikan PO, dilampiri iampiran yang diperlukan, ke Kadiv Support dan/atau Direktur untuk niendapatkan pengesalian.

6.3.1. Lampiran yang disertakan:

Pembelian rutin

» Aplikasi Bulanan

» LPS Project

» PPF(linal)

» LPS

Pembelian emeniencv. badan dari proiect

» LPS

Pembelian emergencv

» FPT

» LPS

6.3.2. Pengesalian PO;

Pembelian rutin

» Kadiv. Support Proiect

» Kadiv. Support

Pembelian emeriiencv. bairian dari proiect

» Kadiv. Support

» Direktur

Pembelian emereencv

» Kadiv Support

» Direktur

6.3.3. Untuk PO dengan status ‘TIDAK DISETUJUF, tindak lanjut yang dilakukan sebagai berikut:

Pembelian rutin & Proiect

» Melakukan perbandingan supplier ulang.

» Acuan: point-6.1.

Pembelian emeruencv. basrian dari proiect Dimungkinkan untuk revisi:

PO

V

P.T. Surabaya Wire ^■57

■ Prosedur Diterbitkan 01-05-2003

PM-PEM-Ol

PEMBELIAN

^{Revisi 04}

Halaraan 5 dari 12 .

» Melakukan perbandingan supplier ulang.

» Acuan; point-6.1.

Tidak dimungkinkan iintuk revisi (bila diputuskan untuk membatalkan permintaan.

pembelian);

» Status P 0 = ‘D1CABUT’,

» Proses pembelian dihentikan.

Pembelian emercencv

» Status PO = ‘D lC A B U r.

» Proses pembelian dihentikan.

6.3.4. Untuk PO dengan status ‘DISETUJUl’, tindak lanjut berupa pelaksanaan transaksi dengan supplier. Prosedur mengacu pada point 6.3.5 s/d 6,3.7.

PO

6.3.5. Mengirimkan PO ke supplier, baik secara langsung maupun menggunakan fax.

6.3.6. Melakukan konflnnasi ke supplier untuk memastikan PO telah diterima.

ORCB 6.3.7. Menggandakan PO dan mendislribusikannya ke:

1. Finance

2. Gudang (tanpa informasi harga) 3. Avsip(asli)

PO

11 i

Permintaan Penibelian ( *embelian Rutin / Bulanan) 6.4. ■ Bagian

Peminta

Menyerahkan pennintaan pembelian rutin yang disampaikan secara tertulis, menggunakan fonn Aplikasi Bulanan, ke Departemen Pembelian.

Aplikasi Bulanan 6.5. BP Mengajukan Aplikasi Bulanan ke Kadiv Support

dan Direktur untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan.

Aplikasi Bidanan 6.5.1. Untuk Aplikasi Bulanan dengan status ‘TIDAK

D I S E T U J U r tetapi masih dimungkinkan untuk melakukan revisi, BP akan mengembalikan Aplikasi Bulanan ke Kadep terkait untuk melakukan revisi yang diperlukan.

Setelah revisi selesai dilakukan, proses kembali ke point-6.4 sampai Aplikasi Bulanan disetujui.

Aplikasi Bulanan

6.5.2. Untuk Aplikasi bulanan dengan status ‘TIDAK D lSETU JU r dengan tidak ada kemungkinan untuk di-revisi (bila diputuskan untuk membatalkan Aplikasi Bulanan tersebut), maka Aplikasi Bulanan dianggap berstatus

‘DICABUT’ dan proses pembelian dihentikan.

Identifikasi bagi Aplikasi Bulanan dengan status

‘DICABUT’ diterapkan dengan cara

Aplikasi Bulanan

'

\ P.T. Surabaya Wire

— 58---

Pj0§edur Diterbitkan 01-05-2003

^ - P E M - 0 1

PEMBELIAN

^{Revisi 04}

Halainan 6 dari 12

\

_{. X} mambubiihkan cap ‘DICABUT’ wama merah

pada Aplikasi Bulanan.

»

6.5.3. Untiik Aplikasi Bulanan dengan status

‘DISETUJUr, diiakukan perbandingan supplier mengacu pada point-6.1.

LPS

6.6. BP Melakukan proses transaksi peinbelian, mengacu pada point-6,2, s/d 6.3.

PO

Permintaan Pembelian ( Project) 6.7. Bagian

Peminta

Mengajukan project ke Kadiv Support dan Direktur imtuk mendapatkan persetujuan, Pengajuan diiakukan secara lertulis dengan menggunakan fonn PPF (draft).

PPF (draft)

6.7.1. Untuk draft PPF dengan status ‘TID A K D lSETU.lUr tetapi masih dimungkinkan untuk melakukan revisi, Bagian Peminta malakukan revisi yang diperlukan.

Setelah revisi selesai diiakukan, proses kembali

ke point-6.7, '

6.7.2. Untuk draft PPF dengan status "TIDAK DlSETU.IUr dengan tidak ada kemungkinan untuk di-revisi (bila diputuskan untuk membatalkan project tersebut), maka project dianggap berstatus ‘DICABUT’ dan proses dihen tikan.

6.7.3. Untuk draft PPF dengan status ‘DlSETU.IUr, Bagian Peminta meminta BP untuk melakukan perbandingan supplier. Pennintaan diiakukan dengan menyerabkan PPF (draft) yang telah disetujui ke BP.

6.8, BP Melakukan perbandingan supplier, mengacu pada point-6.1. LPS didistribusikan ke Bagian Peminta sebagai dasar penyusunan PPF (final).

LPS

6.9. Bagian Peminta

Melakukan pembuatan PPF (final) dengan mengacu pada infonriasi yang terdapat dalam LPS.

PPF (final)

6.10. Bagian Peminta

PPF (final) diseralikan ke Kadiv Support dan Direktur untuk mendapat persetujuan.

PPF (final) 6.10.1. Untuk PPF (final) dengan status ‘’TIDAK

D ISETU JU r proses kembali ke point-6.8,

6.10.2. Untuk PPF (final) dengan status ‘DISETUJUI’,

\

^

\

y

P.T. Surabaya Wire

— 59---

/T r o s e d u r Diterbitkan 01-05-2003

PM-PEM-Ol

PEMBELIAN

^{Revisi 04}

Halaman 7 dari 12

Bagian Peminta menyerahkan PPF (final) ke BP untLik mendapatkan tindak lanjut.

6.11. BP Melakukan proses transaksi pembelian, mengacu pada point-6.2, s/d 6.3.

PO

6.11.1. Catatan:

• Bila transaksi dengan supplier iintiik project tersebut berupa kontrak / peijanjian jual beli, maka point-6.11 tidak dilakukan dan diganti dengan proses pembiiatan kontrak.

• Bagian Peminta bertanggung jawab iintuk menindak lanjiiti pembuatan kontrak sampai dengan kontrak mendapal pengesahan secara lengkap.

• Penanda tangan kontrak dari SW diwakili oleh Direktiir.

• Kontrak yang telah mendapat pengesahan digandakan dan didistribusikan ke:

1. Finance 2. Accounting 3. Arsip (asli)

Kontrak / Perjanjian Jual Beli

Permintaan Pembelian ( Pembelian Emergency, Bagian dari Project) 6.12. Bag! an

Peminta

Membuat PP dan menyerahkan PP ke BP. PP dibuat dengan ketentuan sebagai berikut;

PP 6.12.1. Pengesahan awal (sebelum diserahkan ke BP)

oleh Kadep Bagian Peminta dan Kadiv terkait.

6.12.2. Nomor project (PPF#) wajib dituliskan pada PP.

6.13. BP Melakukan perbandingan supplier, mangacu pada point-6.1.

LPS

6.14. BP Melaksanakan proses ti'ansaksi pembelian, mengacu pada point-6.2, s/d 6.3.

PO

Permintaan Pembelian ( *embelian Emergency) 6.15. Bagian

Peminta

Membuat dan menyerahkan PP yang telah disahkan oleh Kadep Bagian Peminta dan Kadiv terkait.

Seluruh PP untuk pembelian emergency yang bukan merupakan bagian dari project wajib dilengkapi dengan FPT (berftingsi sebagai pemiintaan Tindakan Perbaikan). FPT diterbitkan dengan ketantuan sebagai berikut;

Pelapor ; Atasan langsung PIC.

» PP

» FPT

\

' \ P.T. Surabaya Wire

— ---

B E w s f l Pro^^dur Diterbitkan 01-05-2003

xPlJ^P E M -01

PEMBELIAN

^Revisi

Halaman

04 8 dari 12

PIC ; Otorisasi tertinggi di Bagian Peminta.

Penerbitan, pengeiidalian dan verifikasi FPT dijelaskan lebih detail pada point 6.30.

6.16. BP Meneriina PP, dilampiri dengan FPT, dari Bagian Peminta.

» PP

» FPT

6.16.1. BP Mencatat FPT# dalam CAL (PEM). CAL (PEM)

6.16.2. BP CAL di-review tiap bulan, dan didistribusikan ke QA untiik ditindak lanjuti dengan aktifitas verifikasi pemastian efektifitas tindakan.

CAL (PEM)

6.17. BP Melakukan perbandingan supplier, mengacii pada point-6.1.

LPS

6.18. BP Melakukan proses transaksi pembelian, mengacu pada point-6.2, s/d 6.3.

PO

6.19. Catalan;

Untuk pembelian komputer, pembelian dilakukan atas dasar rekomendasi dari IT.

LPS

Kedatan^an dan Verifikasi Baran«

6.20. Dept. Gudaiig Menerima dan mengecek kedatangan barang dengan menggunakan SJ dan PO.

» SJ

» PO 6.20.1. Jika ada barang yang tidak sesuai, bagian gudang

menginfomiasikan ke Bagian Pembelian dengan menggunakan bon retiir.

» Bon Retur 6.20.2. Jika sesuai, gudang melakukan input BPB

berdasar SJ, PO (Nama, Spesifikasi Barang) kecuali barga, dan menyerahkan SJ ke Bagian Pembelian.

» SJ

6.21 Bagian Peminta

Memantau kedatangan barang berdasarkan fonn penerimaan barang.

» Fonn Penerimaan Barang 6.21.1. Bila dari basil pemantauan dan inspeksi

ditemukan ketidaksesuaian maka Bagian Peminta memberikan informasi berupa complaint-intemal ke Pembelian untuk ditindaklanjuti.

PMIC

6.21.2. Bila hasil pemantauan dan inspeksi sesuai, seluruh proses pembelian dinyatakan selesai.

Verifikasi Kedatangan Sample

6.22. Bagian ini menjelaskan mengenai prosedur penanganan sample yang diterima dari supplier.

... 61

N \ P.T. Surabaya Wire

Pros'edur

PEMBELIAN

Diterbitkan 01-05-2003

'I ^ P E M - O l Revisi

Hal am an

04 , 9 dari 12 ,

6.22.1. Dept. Giidang Menerima sample dari supplier yang disertai dengan SJ. Bila tidak ada S.I maka Dept. Gudang membuat TT sebagai pengganti SJ.

» S‘J, atau

» TT 6.22.2. Dept. Gudang Menyerabkan SJ / TT ke BP, mengisi SPMS dan

melakukan prosedur pengesaban SPMS.

» S P M S 6.22.3. BP Memberikan infonnasi mengenai kedatangan

sample ke Bagian Pemakai.

SPMS 6.22.4. Bagiaii

Pemakai

Melakukan inspeksi mutu sample dan melaporkan basil inspeksi ke BP.

SPMS

6.22.5. BP Untuk basil inspeksi ‘DITOLAK’ BP

memberikan infonnasi ke supplier dan meminta sample baru bila diperlukan.

ORCB

6.22.6. Untuk hasil inspeksi ‘DITERIMA’, BP

melaksanakan proses pembelian.

PO

Tindak lanjut verifikasi

6.23. BP Mengbubungi supplier, apabila barang yang diterima tidak sesuai dengan permintaan, untuk meminta tindak lanjut dari supplier berupa:

» Penggantian barang, apabila ketidak sesuaian tidak dapat diloleransi.

» Kompensasi, apabila ketidak sesuaian masih dapat ditoleransi

ORCB,_

1

bp¥ 6.24. Gudang & BP Membuat BPB berdasarkan hasil pemeriksaan

dan rekapitulasi data-data tersebut diatas.

6.25. BP Menerima invoice dari supplier dan menukar dengan tanda terima.

» Invoice

» TT 6.26. BP Mengumpulkan tanda terima bersama SJ, PO,

BPB

» TT

» SJ

» PO

» BPB 6.27. Mendistribusikan BPB dan data kelengkapan

lainnya (bila ada) ke Finance.

» BPB

» Serab Terima Purchas(id Material Inteirnal Complaint

6.28. Bagian Peminta

Bagian Peminta dapat mengajukan intemal- complaint ke BP apabila terdapat ketidak sesuaian pada material yang dibeli baik menyangkut kualitas, kuantitas maupun ketepatan waktu pengiriman.

PMIC

6.29. BP BP inenerima d a n . menindaklanjuti keluhan dalam PMTC dan menyimpan sebagai bahan masukan bagi pengembangan berkelanjutan BP.

PMIC

\ P.T. Surabaya Wire

— 62---

* 1 J 51

f -T i

1 / ^ r o s e d u r Diterbitkan 01-05-2003

PM-PEM-01

PEMBELIAN

^{Revisi 04}

Halaman 10 dari 12

Penerbitan, registrasi, pengeqdalian dan verifikasi effektifitas FPT 6.30. Pelapor Pelapor (atasan langsung PIC) menerbitkan FPT

untuk setiap pennintaan pembelian Emergency yang bukan merupakan bagian dari project.

Uraian masalah dicatat dalam FPT.

FPT

6.31. PIC Melakukan tindak lanjut terliadap FPT yang diterbitkan. Tindak lanjut beriipa;

6.31.1. Melakukan analisa untuk inengetahui penyebab dari ketidak sesuaian. Yang dimaksudkan dengan ketidak sesuaian di sini adalah tiinbulnya pembelian emergency. Penyebab ketidak sesuian dicatat dalam FPT.

FPT

6.31.2.

V

Menentukan tindakan perbaikan untuk mengatasi dan mencegah terulangnya ketidak sesuaian.

Tindakan perbaikan dicatat dalam FPT.

FPT

6.31.3. Menentukan target penyelesaian tindakan perbaikan. Target penyelesaian dicatat dalam

FPT,

FPT

6.31.4. Menyerahkan FPT yang telah diisi secara lengkap ke Pelapor untuk mendapat pengesahan.

pTc "

--- — 6.32. Melakukan tindak lanjut terhadap status dari

pengesahan dengan ketentuan sebagai berikut:

6.32.1. Untuk FPT'dengan status pengesahan ‘TIDAK D ISE T U JU r, PIC melakukan revisi sesuai dengan peraiintaan Pelapor. Setelah revisi selesai dilakukan, proses kembali ke point-6.31.4.

6.32.2. Untuk FPT dengan status pengesahan

‘D ISE T U JU r, PIC menyerahkan salinan FPT sebagai lampiran dari PP ke BP.

» FPT

» PP

6.33. PIC Melaksanakan tindakan perbaikan yang tercatat dalain FPT sesuai dengan target waktu penyelesaian.

6.34. Pelapor Melaksanakan verifikasi terhadap effektifitas tindakan perbaikan untuk FPT dengaii target penyelesaian jatuh tempo.

» FPT

6.34.1. Pelaksanaan verifikasi dilaksanakan palijig cepat 2 minggu setelah tanggal target penyelesaian dan paling lambat 1 bulan setelah tanggal target penyelesaian dalam FPT.

6.34.2. Tindakan perbaikan dinyatakan ‘EFFEKTIF’

bila: . •

... V 63

\ P.T. Surabaya Wire

/^ P ro se d u r

PEMBELIAN

Diterbitkan. 01-05-2003

PM-PEM-01 Revisi 04

Halaman 11 d a ril2

» Tindakan perbaikan telah dilaksanakan.

» Pemiasalalian teratasi

» Tidak terjadi pengulangan penTiasalahan yang sama dalam periode dari tanggal target penyelesaian s/d tanggal verifikasi.

»

6.34.3. Hasil dari verifikasi dicatat dalam FPT.

6.34.4. Untiik status tindakan perbaikan ‘EFFEKTIF’, status FPT dianggap selesai.

6.34.5. Untuk status tindakan perbaikan ‘TIDAK EFFEKTIF’ Pelapor menerbitkan FPT baru sebagai kelanjutan dari FPT yang diverifikasi.

Selanjutnya proses keinbali ke point-6.31. ---

6.34.6. Sistem penoinoran FPT:

PEM -AAA-BB-C(DD/EE) PEM ; Pembelian

AAA : Singkatan nama Bagian Peminta

BB : Nonior urut FPT yang diterbitkan dalam 1 bulan yang sama.

C : Nomor urut FPT untuk kasus yang sama DD : Bulan penerbitan, numerik

EE : Taluin penerbitan, luunerik

6.34.7. FPT, disimpan (masa simpan minimal I tahun) dan dikendalikan oleh Pelapor. Sistem penyimpanan dan pengendalian FPT menggmiakan sistem yang ditentukan secara exclusive oleh Pelapor.

6.35. QA Melakukan verifikasi berkala dengan tujuan untuk memastikan:

» Kelengkapan record di Pelapor.

» Kesesuaian record di Pelapor

» Tindak lanjut terhadap FPT jatuh tempo berstatus ‘OPEN’ telah dilaksanakan.

» Effektifitas dari FPT berstatus ‘CLOSE’.

6.35.1. Verifikasi dilaksanakan secara berkala dengan periode pelaksanaan sesuai dengan .IVQA.

6.35.2. Verifikasi dilakukan dengan menggunakan metode random-sampling.

» Insp.

fonn 6.35.3. Setiap temuan ketidak sesuaian akan ditindak

lanjuti dengan penerbitan QAR/QAMI sesuai dengan prosedur yang beriaku.

» Q A R

» QAMl

M .

P.T. Surabaya Wire

Prosedur Diterbitkan 01-05-2003

PM-PEM-Ol

PEMBELIAN

^Revisi

Halaman

04 12 dari 12

7. LAMPIRAN N/A- •

INFORMASI

SAJA

8. SEJARAH REVISI

Rev. Keterangan Perubahan Tanggal

01 F P D - P E M - O l 15-05-2002

02 FPD - PEM - 04 06-06-2002

03 FPD - PEM - 0 2 27-01-2003

04 FPD - PEM - 06 01-05-2003