4. PEMBAHASAN Gambaran Umum Sejarah Singkat Perusahaan

(1)

4. PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum

4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. “X” adalah perusahaan yang berlokasi di desa Suko, Sidoarjo 23 km dari Surabaya, Indonesia dan mempunyai bidang usaha produsen mie. PT. “X”

memproduksi berbagai macam jenis mie: mie kering (dry noodle), mie instant (instant noodle) dan makanan ringan (snack).

Berdiri pada tahun 1971 dengan nama PT. “X” oleh Bapak Yatmo dan menempati area seluas 1.928 m²dengan luas bangunan 864 m². PT. “X” mulai berproduksi tahun 1972 dengan memproduksi mie instan merk “Surya Mie” dan “Raja Mie”. Karena keterbatasan dana dan manajemen yang baik, pada periode tersebut perusahaan sulit untuk tumbuh dan berkembang.

Pada tahun 1977, PT. “X” dipimpin oleh Bapak Ateng Sulestio. Pada saat itu dengan mengandalkan satu line mesin yang sederhana dan keterbatasan jumlah tenaga kerja (40 orang), dana dan peralatan yang memadai, beliau mencoba untuk mengembangkan perusahaan dari perusahaan rumahan menjadi sebuah pabrik yang modern dengan memanfaatkan pinjaman lunak dari bank sekaligus meningkatkan kualitas produksi dan sistem penjualan.

Pada tahun 1980 PT. “X” melakukan expansi usaha dengan memproduksi mie kering (dry noodle). Perubahan ini berdampak besar pada pangsa pasar domestik. Seiring dengan meningkatnya permintaan pasar, PT. “X” merasa perlu untuk melakukan expansi dan memeperluas area menjadi 2.569 m²dengan luas bangunan 1.800 m². Tahun 1985 terjadi penambahan jam kerja dan mesin-mesin baru. Pada tahun 1987 PT. “X” telah mampu berproduksi selama 24 jam penuh guna memenuhi permintaan pasar.

Pada tahun 1988 perusahaan berpindah tempat ke desa Suko di luar kota Sidoarjo dengan menempati area seluas 19.230 m²dengan luas bangunan 6.000 m². Perusahaan juga membeli mesin-mesin baru untuk membuat mie kering, snack dan tambahan steam boiler, genset. Instalasi mesin-mesin tersebut selesai pada tahun 1990. Sejak saat itu perusahaan mengalami kemajuan yang pesat

(2)

dengan pertumbuhan pendapatan sebesar 37% per tahun dari tahun 1991 sampai dengan tahun 1996.

Pada tanggal 21 Juli 1997 PT. “X” berafiliasi dengan sebuah perusahaan makanan internasional bernama H.J. Heinz Company dari Amerika Serikat dan berganti nama menjadi PT. “X”. Pada awal 2000 PT. “X” berganti nama menjadi PT. Heinz “X”. Dimana pada saat tersebut PT. Heinz “X” ini terus berusaha untuk mengembangkan tingkat cakupan pasar, terutama cakupan pasar secara global.

Adapun pada periode ini PT. Heinz “X” juga mengalami perubahan yang cukup signifikan dimulai dari struktur organisasi manajemen perusahaan, kualitas produk, dan tingkat teknologi.

Sejak bulan Oktober 2006 sampai saat ini PT. Heinz “X” resmi kembali menjadi PT. “X” dengan status tetap Penanaman Modal Asing (PMA) tetapi kepemilikan modal mayoritas dimiliki oleh keluarga Sulestio. Sejak saat itu sampai dengan sekarang PT. “X” menjalankan operasional dengan perpaduan sistem profesional yang telah dibangun oleh manajemen Heinz dan dipadu dengan fleksibilitas strategi perusahaan keluarga, sehingga mengalami pertumbuhan yang cukup signifikan dari sejak pertama kali berdiri.

Adapun Misi dari PT. “X” adalah sebagai berikut:

“Berusaha untuk mencapai kesejahteraan bagi pelanggan, pekerja dan lingkungan dengan mendedikasikan pada penjagaan standar kualitas yang ideal dan servis yang memuaskan bagi para pelanggan.”

Motto dari PT. “X” adalah :

“Tomorrow will be better”, dimana kata-kata ini mencerminkan determinasi untuk terus memberikan yang terbaik bagi konsumen melalui profesionalisme dan sikap tanggung jawab dari manajemen dan para pekerja.

Area distribusi dari PT. “X” semenjak berafiliasi dengan HJ Heinz menjadi berkembang dimana area distribusi dari PT. “X” terbagi menjadi 2, yaitu domestik dan internasional.

(3)

Area distribusi dari PT. “X” mempunyai area distribusi yang cukup luas untuk daerah Indonesia timur, dengan kantor-kantor respresentative yang berada di beberapa kota di pulau jawa yaitu, Surabaya, Banjarmasin, Malang, Semarang, Madiun, Jember, Jogja, dan Kediri. Dimana agen-agen distributor dari perusahaan ini tersebar di banyak kota besar maupun kecil di Indonesia.

Perusahaan ini menggunakan beberapa media promosi untuk membantu penjualan dari produk-produk yang diproduksinya. Adapun media promosi yang digunakan oleh perusahaan ini adalah :

Televisi Radio Media cetak

Wilayah distribusi internasional perusahaan ini terdapat di beberapa Negara seperti Africa, Australia, Timur Tengah, Amerika Utara Bulgaria, dan Inggris. Disini, PT. “X” berperan sebagai “co-Packing services” dimana produk yang dibuat oleh PT. “X” ini merupakan produk yang telah disesuaikan dengan spesifikasi dari perusahaan lain sebagai pelanggan perusahaan ini. Dimana untuk menyesuaikan spesifikasi yang diminta oleh para pelanggan yang berasal dari luar negeri ini, PT. “X” melakukan kerjasama dengan beberapa “flavour houses”

dengan tujuan penyesuaian rasa produk dengan selera internasional.

4.1.2. Struktur Organisasi

Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan adanya koordinasi yang baik dari semua fungsi yang ada dalam perusahaan, sehingga aktivitas pada setiap fungsi dapat berjalan dengan baik. Struktur organisasi diperlukan untuk menjelaskan dasar pembagian tugas dan wewenang, serta tanggung jawab masing- masing fungsi dalam perusahaan. Struktur organisasi PT. “X” seperti pada Gambar 4.1.

(4)

(Sumber: Internal Perusahaan)

“X”

32Universitas Kristen Pe

(5)

Tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang terkait dalam siklus penggajian, adalah sebagai berikut:

1. Pimpinan Perusahaan

Menetukan seluruh kebijakan perusahaan atas setiap bagian dalam organisasi.

Membuat perencanaan, pembagian tugas, pengorganisasian, pengendalian atas kegiatan operasional secara menyeluruh.

Menentukan besarnya gaji karyawan dan buruh.

Menentukan besarnya uang lembur, insentif dan bonus.

2. Manager Keuangan

Menangani kegiatan keuangan perusahaan.

Menangani penggajian karyawan, yang meliputi: pencatatan total jam kerja karyawan, perhitungan gaji, serta pelaporan pada Pimpinan Perusahaan.

3. Kasir

Melakukan pembayaran gaji karyawan dan buruh.

4. Satpam

Membantu proses absensi karyawan.

Bertanggungjawab agar karyawan yang bersangkutan saja yang boleh melakukan absensi.

5. Manager masing-masing divisi

Mengotorisasi buruh dan karyawan yang dibutuhkan untuk lembur.

4.2. Deskripsi Data

4.2.1. Dokumen Yang Digunakan

Pada sistem penggajian manual PT. “X”, menggunakan beberapa dokumen yang berupa:

a. Dokumen Kartu Jam Kerja

Dokumen Kartu Jam Kerja dengan perincian sebagai berikut:

(6)

Fungsi : Mencatat jumlah jam kerja para pekerja dan juga sebagai absensi karyawan yang digunakan siklus penggajian.

Sumber : Bagian Keuangan Jumlah : satu rangkap Distribusi : Manajer Keuangan

Isi data : tanggal, no, nama, jam hadir, jam pulang.

b. Daftar Karyawan Beserta Tingkatan Gajinya

Daftar Karyawan Beserta Tingkatan Gajinya PT. “X” disimpan oleh Manajer Keuangan.

Fungsi : untuk perhitungan gaji karyawan.

Sumber : Manajer Keuangan Jumlah : satu rangkap Distribusi : Manajer Keuangan

Isi data : no, nama, upah per jam, uang lembur jam pertama, uang lembur jam kedua, dan uang insentif.

c. Laporan Perhitungan Gaji

Laporan Perhitungan Gaji PT. “X” untuk karyawan tidak tetap, dibuat oleh Manajer Keuangan setiap hari Sabtu untuk kemudian diserahkan pada Pimpinan Perusahaan. Sedangkan untuk karyawan tetap dibuat setiap akhir periode penggajian.

Fungsi : sebagai arsip bagi Pimpinan Perusahaan untuk membuat Laporan Rekapitulasi Gaji dan sebagai tanda terima gaji oleh karyawan.

Sumber : Manajer Keuangan Jumlah : satu rangkap

Distribusi : Pimpinan Perusahaan

Isi data : - nama, jam kerja selama seminggu, upah per jam, jam lembur, total, penerima, dan kasir.

- nama, jam kerja selama sebulan, jam lembur, ijin/cuti, total, penerima, dan kasir.

(7)

d. Laporan Rekapitulasi Gaji

Laporan Rekapitulasi PT. “X” dibuat oleh Pimpinan Perusahaan setelah mendapat Laporan Perhitungan Gaji dan Manajer Keuangan.

Laporan ini merupakan ringkasan komponen gaji untuk setiap karyawan berdasarkan klasifikasi bagian kerja.

Fungsi : mengetahui besarnya pengeluaran gaji di setiap bagian.

Sumber : Pimpinan Perusahaan Jumlah : satu rangkap

Distribusi : Arsip Pimpinan Perusahaan

Isi data : periode kerja mingguan, total gaji setiap bagian, dan total pengeluaran untuk gaji.

4.2.2. Kebijakan dan Prosedur Manual Sistem Penggajian Perusahaan Adapun ketentuan dan tata tertib yang berlaku di perusahan ini antara lain:

1. Kebijakan dan prosedur pencatatan jam masuk dan jam keluar kerja.

a. Kebijakan jam masuk dan jam kerja karyawan

PT. “X” menentukan waktu jam kerja 8 jam setiap shift, dimana 1 hari terdiri dan 3 shift. Hari kerja dimulai dari hari Senin sampai hari Sabtu. Hari Senin-Jumat produksi beroperasi 24 jam dan pada hari Sabtu sampai Pk. 15.00. Dalam I shift terdiri dan 7 jam kerja dan 1 jam istirahat.

Setiap pegawai yang datang terlambat lebih dan 30 menit dianggap tidak masuk tanpa ijin. Manajer akan segera mencari pengganti agar kegiatan produksi dapat tetap berjalan dengan semestinya.

b. Prosedur manual pencatatan jam masuk dan jam keluar kerja.

Karyawan yang masuk dan pulang kerja harus melakukan absensi pada mesin check clock dengan menggunakan kartu jam kerja.

Satpam selain berfungsi sebagai pengawas, juga berkewajiban untuk menolak kedatangan setiap karyawan yang datang

(8)

terlambat lebih dan 30 menit.

Karyawan yang terlambat lebih dan 30 menit dianggap tidak masuk kerja tanpa ijin dan tidak dimasukan dalam perhitungan gaji.

2. Kebijakan dan prosedur manual kerja lembur a. Kebijakan kerja lembur

Karyawan dan buruh yang lembur akan memperoleh uang lembur sesuai dengan tarif lembur masing-masing jabatan.

Perusahaan mempunyai kebijakan lembur dengan tarif yang berbeda untuk lembur jam pertama dan lembur jam berikutnya.

Perusahaan memiliki batas jam kerja lembur bagi buruh yaitu 1 jam lembur, dimana buruh tersebut hanya dapat mengajukan untuk mengambil lembur pada jam istirahatnya.

Apabila dibutuhkan karyawan dapat memperoleh penugasan kerja lembur lebih dan 1 jam, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

b. Prosedur kerja lembur

Pimpinan menentukan dan mengotorisasi siapa saja karyawan yang dibutuhkan untuk lembur.

Manajer Produksi menentukan siapa saja buruh yang dibutuhkan untuk kerja lembur, kemudian Manajer Keuangan akan mengotorisasi berdasarkan persetujuan dari Pimpinan Perusahaan.

3. Kebijakan dan prosedur manual pemberian insentif a. Kebijakan pemberian insentif

Insentif merupakan tambahan uang yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan setiap minggunya. Tambahan uang ini diberikan apabila Pimpinan menilai bahwa Karyawan tersebut aktif dalam bekerja. Besarnya pemberian insentif pada karyawan tidak tetap

(9)

berdasarkan pada penilaian Pimpinan Perusahaan terhadap kinerja masing-masing karyawan.

b. Prosedur manual pencatatan dan perhitungan insentif

Pimpinan Perusahaan menambahkan pada Laporan Perhitungan Gaji karyawan mana yang ditambah insentif dan besarnya insentif berdasarkan kebijakan Pimpinan Perusahaan.

4. Kebijakan dan prosedur ijin cuti

Setiap karyawan mempunyai ijin cuti tahunan 14 hari diluar libur massal dan ijin karena sakit. Selain itu, terdapat kebijakan untuk cuti melahirkan maksimal 3 bulan. Seminggu sebelum karyawan mengambil cuti kerja diharuskan memberitahu Manajer Keuangan terlebih dahulu, sehingga Manajer dapat melihat terlebih dahulu situasi dan kondisi perusahaan serta mencari buruh pengganti. Setelah ada persetujuan, karyawan harus melapor pada Pimpinan Perusahaan sebagai persetujuan akhir.

5. Kebijakan dan Prosedur manual perhitungan, penyerahan dan pelaporan gaji

a. Kebijakan perhitungan, penyerahan dan pelaporan gaji:

Besarnya uang lembur setengah jam pertama dengan uang lembur satu jam berikutnya memiliki tarif yang berbeda.

Besarnya insentif ditentukan berdasarkan kebijakan Pimpinan Perusahaan.

Bonus merupakan tambahan uang yang diberikan oleh Perusahaan kepada karyawan yang memiliki tingkat kinerja yang baik. Penilaian tingkat kinerja tersebut berdasarkan penilaian Pimpinan, sehingga besarnya bonus sesuai dengan kebijakan Pimpinan dan akan diberikan pada karyawan setiap akhir tahun.

Pada hari libur, buruh tetap akan tetap memperoleh gaji beserta insentif, sedangkan buruh lepas tidak memperoleh gaji maupun

(10)

insentif.

Masing-masing karyawan hanya boleh mengambil 1 shift setiap harinya sesuai dengan jadwal shift yang telah ditentukan oleh Perusahaan.

b. Prosedur manual perhitungan, penyerahan dan pelaporan gaji:

Manajer Keuangan dengan fungsi menghitung gaji membuat Laporan Perhitungan Gaji dan Catatan Total Jam Kerja Karyawan berdasarkan Dokumen Kartu Jam Kerja yang ada dengan melakukan perhitungan gaji berdasarkan Daftar Karyawan Beserta Tingkatan Gajinya, kemudian diberikan kepada Pimpinan Perusahaan untuk proses perolehan dana.

Manajer Keuangan menyerahkan Laporan Perhitungan Gaji kepada Pimpinan Perusahaan.

Pimpinan Perusahaan membuat Laporan Rekapitulasi Gaji berdasarkan Laporan Perhitungan Gaji dari Manajer Keuangan untuk mengetahui ringkasan tentang total pengeluaran gaji di setiap bagian karyawan.

Kemudian Pimpinan Perusahaan menandatangani Laporan perhitungan Gaji dan menyerahkan kepada Kasir.

Kasir melakukan pembayaran gaji karyawan.

Karyawan yang menenima gaji diharuskan menandatangani Laporan Perhitungan Gaji yang juga merupakan Tanda Terima Gaji.

(11)

Tabel 4.1 Grade setiap Posisi/Jabatan

Grade* Posisi/Jabatan 15 CEO/Presiden Direktur 14 Deputi CEO/Wakil 12 General Manager 11 Manager

10 Manager 9 Supervisior 8 Supervisior 7 Staf 6 Staf 5 Buruh 4 Buruh 3 Buruh 2 Buruh 1 Buruh

(Sumber: Data Internal Perusahaan)

Tabel 4.2 Komponen Gaji setiap Posisi/Jabatan

Grade* Gaji Pokok

Benefit Insentif*

Transportasi Uang

Makan Asuransi Bonus Lembur Premi Hadir

15 √

14 √

12 √ √ √

11 √ √ √

10 √ √ √

9 √ √ √

8 √ √ √

7 √ √ √ √ √ √

6 √ √ √ √ √ √

5 √ √ √ √ √

4 √ √ √ √ √

3 √ √ √ √

2 √ √ √ √

1 √ √ √

(Sumber: Data Internal Perusahaan)

(12)

6. Adapun kebijakan dan prosedur lain selain yang disebutkan diatas antara lain:

a. Biaya transportasi untuk operasional ditanggung perusahaan.

b. Karyawan yang mendapat kecelakaan kerja akan mendapat santunan dan perusahaan.

c. Karyawan yang sakit saat bekerja dianggap masuk sesuai dengan jam dia bekerja dan Manajer akan segera mencari pengganti agar aktivitas perusahaan dapat tetap berlangsung sesuai rencana.

4.3. Analisis dan Pembahasan 4.3.1. Tahap Analisa Sistem 4.3.1.1. Analisis Kebijakan

Analisa kebijakan atas sistem penggajian PT. “X” meliputi:

1. Komponen gaji yang dimiliki perusahaan meliputi:

karyawan tetap : gaji pokok + uang lembur + bonus

karyawan tidak tetap : tarif per hari*jumlah hari kerja + uang lembur + insentif + bonus

Berdasarkan peraturan terbaru, penulis mengusulkan:

komponen gaji karyawan tetap

= gaji pokok + uang lembur + bonus + tunjangan kesehatan + pesangon komponen Take Home Pay karyawan Tetap

= komponen gaji - iuran pensiun - premi kesehatan

1 bulan terdiri dan 24 hari kerja dan dibayarkan setiap akhir bulan.

komponen gaji karyawan tidak tetap

= (tarif per hari*jumlah hari kerja) + uang lembur + insentif + bonus + tunjangan kecelakaan kerja + pesangon

komponen Take Home Pay karvawan tidak tetap

= komponen gaji - premi kecelakaan kerja

1 minggu terdiri dan 6 hari dan penggajian dilakukan pada hari Sabtu.

2. Perusahaan selama ini memberikan uang lembur bagi karyawan tidak tetap berdasarkan kebijakan Pimpinan, sedangkan bagi karyawan tetap sudah ditentukan oleh Pimpinan.

(13)

3. Penulis mengusulkan tarif lembur berdasarkan UU RI No. 13/2003 yaitu: lembur 2 jam pertama = 1,5*upah sejam, lembur jam berikutnya

= 2*upah sejam. Apabila lembur pada hari minggu atau hari libur maka tarif lembur = 2*upah sejam.

4. Pada kebijakan pemberian insentif, bonus didasarkan atas kebijakan Pimpinan. Besarnya bonus ditentukan dari sisa ijin/cuti karyawan.

5. Tarif insentif bagi karyawan tidak tetap

= 2%*(tarif per hari*6)

Penulis menggunakan angka 2% berdasarkan pada data yang diperoleh dan perusahaan bahwa insentif yang selama ini diberikan kepada karyawan menurut kebijakan Pimpinan kurang lebih sebesar 2%.

Penulis mengusulkan bahwa karyawan hanya dapat memperoleh insentif apabila:

- Karyawan tidak tetap

Dalam 1 minggu, karyawan masuk setiap hari (6 hari) dengan jam kerja penuh (8 jam).

- Usulan ini dimaksudkan agar karyawan terpacu untuk masuk kerja setiap hari.

6. Saat ini perusahaan tidak memberikan tunjangan jamsostek kepada karyawannya. Berdasarkan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor : PER-24/MEN/VI/2006, perusahaan wajib memberikan tunjangan jamsostek.

7. Penulis mengusulkan karyawan tetap diberikan tunjangan jamsostek berupa tunjangan kesehatan sebesar 6%*gaji pokok sebulan bagi karyawan yang berkeluarga, dan 3%*gaji pokok sebulan bagi karyawan lajang. Sedangkan bagi karyawan tidak tetap, tunjangan jamsostek yang diberikan berupa tunjangan kecelakaan kerja sebesar 1% dari penghasilan sebulan. Usulan penulis sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor:

PER-24/MEN/VI/2006.

8. Penulis mengusulkan sebaiknya karyawan tetap wajib membayar iuran

(14)

pensiun setiap bulan yang dipotongkan pada Take Home Pay karyawan. Besarnya iuran pensiun mengikuti pada program pensiun yang diikuti perusahaan. Usulan ini diharapkan dapat membantu karyawan untuk memperoleh kesejahteraannya ketika pensiun.

9. Kebijakan waktu istirahat dan cuti sesuai dengan UU RI 13/2003.

Apabila karyawan melebihi batas cuti tahunan maka akan dilakukan pemotongan gaji.

10. Apabila dilakukan pemutusan hubungan kerja, maka perusahaan wajib memberikan pesangon atau uang penghargaan kepada karyawan sesuai dengan yang diatur dalam UU RI 13/2003.

11. Apabila karyawan hendak mengundurkan diri, maka karyawan harus menyerahkan surat pengunduran diri kepada Manajer. Apabila Pimpinan telah menyetujui surat pengunduran diri tersebut, maka Pimpinan mengeluarkan Surat Keputusan berhenti Kerja yang diserahkan kepada Manajer untuk di-input-kan dalam database karyawan.

4.3.1.2.Analisis Prosedur

Analisa prosedur manual atas sistem penggajian PT. “X” meliputi:

1. Pada prosedur manual pencatatan jam masuk kerja dan jam pulang kerja memiliki kelemahan pada pencatatan jam kerja yang masih manual. Apabila menggunakan kartu check clock, maka masih adanya media berupa kertas yang digunakan dalam proses absensi. Selain itu, penggunaan kartu check clock juga dapat memicu adanya titip absen yang dilakukan karyawan.

Dengan demikian, penulis menyarankan untuk mengganti kartu check clock dengan mesin absensi fingerprint yang menggunakan sidik jari, dimana memudahkan karyawan sekaligus meningkatkan pengendalian terhadap jam kehadiran karyawan di perusahaan.

2. Pengecekan dan perhitungan gaji di PT. “X” yang dilakukan oleh Manajer membutuhkan waktu yang cukup lama, terutama dalam melakukan pengecekan data absensi karyawan, jam lembur serta data ijin cuti sehingga laporan gaji tidak dapat dihasilkan sewaktu-waktu jika dibutuhkan.

(15)

Penulis menyarankan untuk menggunakan sistem yang dapat menghasilkan laporan kapan saja bila dibutuhkan dan sistem harus dapat mengolah, menyimpan, mengakses dan memperbaharui data secara cepat dan tepat.

3. Manajer Produksi yang mengusulkan tugas lembur untuk karyawan, harus mengisi Surat Perintah Lembur secara manual. Dokumen kertas yang digunakan pada Surat Perintah Lembur setiap minggunya, harus disimpan sebagai dasar bagi Manajer Keuangan untuk mengotorisasi tugas lembur dan dalam menghitung uang lembur karyawan.

Kelemahan: resiko kehilangan Surat Perintah Lembur sangat besar.

Jika hal itu terjadi, maka perhitungan uang lembur karyawan akan tertunda. Hal yang lain, dapat terjadi manipulasi data lembur.

Saran: Dokumen kertas digantikan dengan file pada sistem yang mudah diisi dan dapat dicetak. File yang dibuat harus dilengkapi dengan pengendalian pada field-field-nya.

4.3.1.3.Analisis Laporan

1. Laporan Perhitungan Gaji per Periode

Laporan ini memiliki fungsi yaitu sebagai laporan bagi Manajer kepada Pimpinan mengenai rincian perhitungan gaji bagi setiap karyawan.

Kelemahan yang dimiliki Laporan Perhitungan Gaji adalah laporan ini berasal dari Dokumen: Catatan Total Jam Kerja Karyawan dan Daftar Karyawan beserta Tingkatan Gajinya, dimana dokumen tersebut dibuat sendiri oleh Manajer Keuangan. Sehingga keakuratan Laporan Perhitungan Gaji masih rendah. Laporan ini dipertahankan oleh Penulis, dimana dengan menggunakan sistem terkomputerisasi Laporan Perhitungan Gaji yang dihasilkan dapat berupa rincian detail maupun ringkasan besarnya beban pengeluaran gaji. Dimana ringkasan beban pengeluaran gaji di perusahaan selama ini disebut dengan Laporan Rekapitulasi Gaji per Periode. Oleh karena itu penulis mengusulkan Laporan Perhitungan Gaji per Periode ini diganti dengan nama Laporan Penggajian.

- Laporan Perhitungan Gaji per karyawan berisi data mengenai:

periode, nama karyawan, gaji pokok sebulan, uang lembur, bonus,

(16)

tunjangan kesehatan dan Take Home Pay.

- Laporan Gaji berisi data mengenai: periode, jabatan dan Take Home Pay.

- Laporan Perhitungan Upah per karyawan berisi data berupa:

periode, nama karyawan, upah seminggu, uang lembur, insentif, tunjangan kecelakaan kerja, bonus dan Take Home Pay.

- Laporan Perhitungan Upah per bagian berisi data berupa : periode, jabatan, upah seminggu, uang lembur, insentif, tunjangan kecelakaan kerja, bonus dan Take Home Pay.

- Laporan Upah berisi data mengenai : periode, jabatan Take Home Pay.

- Laporan Gaji dan Upah memuat data-data mengenai: jenis karyawan dan Take Home pay.

2. Slip Gaji/Upah

Slip Gaji diusulkan oleh penulis dan dimasukkan dalam laporan karena keseluruhan field-nya berisi dan form-form yang telah dimasukkan sebelumnya. Data-data yang terkandung di dalamnya berisi : periode, NIK, nama karyawan, periode, jabatan, jenis karyawan, gaji pokok sebulan, uang lembur, bonus, tunjangan kesehatan, penghasilan bruto, premi kesehatan, Take Home Pay dan pesangon. Sedangkan Slip Upah berisi data berupa: periode, NIK, nama karyawan, tanggal, jabatan, jenis karyawan, upah seminggu, uang lembur, insentif, tunjangan kecelakaan kerja, penghasilan bruto, premi kecelakaan kerja dan Take Home Pay. Slip ini dicetak oleh Manajer Keuangan dan diberikan kepada seluruh Karyawan pada saat pembayaran gaji. Slip ini dimasukkan ke dalam amplop beserta gaji yang dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan nominal yang tertera pada Slip Gaji.

Karyawan yang telah menerima amplop tersebut wajib tanda tangan di Kertas tanda terima gaji sebagai bukti bahwa karyawan yang bersangkutan telah menerima gajinya.

3. Laporan Lembur

Laporan Lembur ini memiliki fungsi untuk memberikan informasi

(17)

kepada Pimpinan mengenai data-data karyawan yang lembur dalam satu bulan atau dalam periode tertentu. Dimana data tersebut bermanfaat bagi perusahaan untuk mengetahui besarnya pengeluaran lembur dalam suatu periode. Dan laporan ini dapat diketahui pemanfaatan tenaga kerja karyawan sudah efektif atau terjadi pemborosan dalam penggunaan tenaga kerja dalam perusahaan.

Laporan ini diusulkan oleh penulis dan berisi data berupa periode, keperluan lembur, tanggal, departemen, jabatan, nama karyawan, dan uang lembur.

4. Laporan Ijin/Cuti

Laporan Ijin/Cuti memiliki fungsi untuk memberi informasi kepada Pimpinan mengenai data karyawan yang mengambil ijin ataupun cuti dalam suatu periode sehingga dapat diketahui tingkat keaktifan karyawan yang bekerja di perusahaan.

Laporan ini diusulkan oleh penulis dan berisi data berupa periode, tanggal, nama karyawan, jabatan, jenis ijin dan lama ijin.

4.3.1.4.Analisis Dokumen

Analisa dokumen yang digunakan dalam sistem manual atas siklus penggajian, meliputi:

1. Daftar Absensi Karyawan

File Absensi Karyawan diusulkan penulis yang berisi sebagai berikut:

no. AK, tanggaI AK, NIK, departemen, nama, karyawan, jabatan, jam masuk, jam keluar, dan shift ke. Source Document untuk file absensi adalah tampilan input yang berada pada layar komputer pada saat akan masuk atau keluar dan perusahaan. Bila ada kerusakan pada mesin fingerprint, maka karyawan akan tetap dapat absen dengan menggunakan Form Absensi dan diserahkan kepada Manajer. Kemudian Manajer akan menginputkan ke dalam komputer.

Apabila ada pegawai yang memiliki kecenderungan tidak masuk, misalnya dalam satu minggu (Senin, Rabu, Jumat) tidak masuk tanpa keterangan, maka karyawan tersebut akan ditindaklanjuti oleh perusahaan, misalnya Manajer Keuangan akan mengeluarkan karyawan tersebut dan

(18)

menggantinya dengan Karyawan baru.

Absensi Karyawan dalam bentuk file dapat ditampilkan dalam bentuk display ataupun dicetak menjadi print out dokumen rangkap satu.

Untuk dokumen dalam bentuk print out diperlukan karena dokumen ini akan digunakan sebagai data bagi Manajer untuk menginput absensi karyawan pada saat mesin fingerprint mengalami kerusakan.

2. Dokumen Kartu Jam Kerja

Kelemahan yang dimiliki Dokumen Kartu Jam Kerja yaitu juga digunakan sebagai kartu absensi karyawan sehingga tidak ada rate atau biaya tenaga kerja per jam untuk masing-masing tenaga kerja. Hal ini mengakibatkan tidak dapat menghitung direct labor yang diperlukan siklus produksi dalam perhitungan harga pokok produksi.

Dokumen ini tidak dipertahankan oleh penulis karena didalam Dokumen File Absensi Karyawan yang dirancang oleh penulis telah mencakup semua informasi yang ada dalam Dokumen Kartu Jam Kerja, sehingga dokumen ini dihilangkan.

3. Catatan Total Jam Kerja Karyawan

Dokumen ini menyajikan total jam kerja yang dimiliki oleh masing-masing karyawan selama satu minggu, termasuk di dalamnya data-data mengenai lembur dan ijin/cuti yang diambil karyawan.

Dokumen ini tidak dipertahankan oleh penulis karena di dalam File Absensi Karyawan yang dirancang oleh penulis dapat digunakan untuk mengetahui total jam kerja masing-masing karyawan, sehingga dokumen ini dihilangkan.

4. Daftar Karyawan beserta Tingkatan Gajinya

Kelemahan yang dimiliki Dokumen Daftar Karyawan beserta Tingkatan Gajinya yaitu tidak lengkapnya daftar karyawan yang ada di perusahaan. Hal ini menyebabkan informasi yang diberikan tidak uptodate. Selain itu dengan tidak dimilikinya informasi tarif gaji yang uptodate, dapat berakibat tidak akuratnya perhitungan gaji bagi karyawan. Kelemahan dokumen manual Daftar Karyawan beserta Tingkatan Gajinya dapat diatasi dengan adanya sistem terkomputerisasi.

(19)

Penulis menyarankan untuk mengganti dokumen ini dengan nama file Master Komponen Gaji Karyawan sehingga setiap karyawan memiliki tingkatan gaji sesuai dengan jabatannya.

File Master Komponen Gaji Karyawan benisi data antara lain jenis karyawan, jabatan, gaji pokok, tarif per hari, lembur tarif 1, lembur tarif 2, iuran pensiun, tunjangan kesehatan, tunjangan kecelakaan kerja, insentif dan bonus. Fungsi dokumen ini yaitu untuk menginput tarif setiap jabatan ke dalam sistem, sehingga menyediakan data untuk perhitungan gaji yang dilakukan oleh program aplikasi. Dokumen ini dibuat oleh Manajer Keuangan berdasarkan tarif yang ditentukan oleh Pimpinan.

Dokumen ini dalam bentuk file yang juga berfungsi sebagai display. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena dokumen ini hanya digunakan sebagai data dalam perhitungan gaji.

5. File Master Pesangon.

Dokumen ini diusulkan oleh penulis, yang memuat data mengenai aturan pesangon bagi karyawan. Data-data dalam dokumen ini yaitu masa kerja dan gaji yang diperoleh.

Dokumen Master Pesangon dalam bentuk file yang juga berfungsi sebagai display pada layar komputer. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena dokumen ini hanya digunakan sebagai data untuk File Master Karyawan dan untuk perhitungan pesangon pada Laporan Penggajian dan Slip Gaji/Upah.

6. File Master Libur Karyawan

Dokumen ini diusulkan oleh penulis, yang memuat data mengenai hari dan tanggal libur bagi karyawan. Sehingga karyawan tidak dapat absen pada hari libur. Data-data dalam dokumen ini yaitu tanggal libur dan keterangan. Dokumen ini dibuat setiap bulannya oleh Manajer sesuai dengan kalender (apabila ada hari libur khusus) dan sesuai dengan hari libur perusahaan (perusahaan tidak beraktifitas di hari Minggu).

Dokumen Master Libur dalam bentuk file yang juga berfungsi sebagai display pada layar komputer. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena dokumen ini hanya digunakan sebagai data

(20)

untuk File Absensi Karyawan dan File Shifi Karyawan.

7. File Master Karyawan

Dokumen ini diusulkan oleh penulis, yang memuat data-data karyawan antara lain: tanggal mulai kerja, NIK, nama karyawan, jenis kelamin, alamat, no. KTP, no telepon, jenis karyawan, jabatan. Dokumen ini memiliki fungsi sebagai data karyawan yang bekerja di perusahaan.

Dokumen Master Karyawan dalam bentuk file hanya dapat ditampilkan dalam bentuk display pada layar komputer. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena dokumen ini hanya digunakan sebagai data perusahaan dan untuk perhitungan gaji karyawan.

8. File Shift Karyawan

Jadwal kerja shift sebelumnya hanya berupa rutinitas setiap harinya, tanpa ada dokumen yang mencatat. Oleh karena itu, penulis mengusulkan agar jadwal kerja shift dibuat dalam bentuk file. Data-data yang terkandung didalamnya antara lain: no. SK, tanggal, shift ke, jabatan, NIK, dan nama karyawan.

Dokumen Shift Karyawan dalam bentuk file yang juga berfungsi sebagai display pada layar komputer. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena hanya sebagai data shift karyawan bagi Manajer.

9. File Master Shift

Dokumen Master Shift ini disarankan oleh penulis, yang berguna sebagai source document bagi File Shift Karyawan dan File Absensi Karyawan sehingga pada saat karyawan absen masuk maka komputer akan secara otomatis mengetahui shift kerja karyawan tersebut. File Master Shift berisi data: shift ke,jam mulai dan jam selesai.

Master Shift dalam bentuk file yang juga berfungsi sebagai display pada layar komputer. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena hanya sebagai data shift karyawan untuk mendukung aplikasi program.

10. File Ijin/Cuti

Formulir ini disarankan oleh penulis, karena selama ini karyawan hanya meminta ijin kepada Manajer Keuangan dan tidak ada dokumen resmi yang mencatat bahwa karyawan yang bersangkutan mengambil cuti.

(21)

Selain berupa formulir, penulis juga menyarankan adanya form input di layar komputer. Bentuk form cuti ini dibuat lebih sederhana dan dapat disimpan dalam database. Media kertas berupa Formulir Ijin Cuti yang diusulkan oleh penulis dapat diambil oleh karyawan sewaktu-waktu dan diserahkan kepada Manajer Keuangan. Formulir manual inilah yang digunakan sebagai source document dan File Ijin Cuti. Data-data yang terdapat di dalam form yaitu No. Ijin Cuti, jabatan, NIK, nama karyawan, jenis ijin, dan tanggal, sampai dengan tanggal, sisa cuti, kelebihan cuti, alamat selama ijin, dan no telepon yang dapat dihubungi selama ijin.

Dokumen ini dalam bentuk file dan dapat ditampilkan dalam bentuk display ataupun dicetak menjadi print out dokumen rangkap satu.

Setelah prosedur diatas terpenuhi, print out dokumen kemudian ditandatangani oleh Manajer sebagai bukti bahwa karyawan tersebut diperbolehkan ijin.

Form Ijin Cuti karyawan diotorisasi oleh Manajer Keuangan, sedangkan Form Ijin Cuti Manajer diotorisasi oleh Pimpinan. Apabila Karyawan akan mengajukan cuti, namun Manajer Keuangan sedang cuti, maka yang berhak mengotorisasi adalah Pimpinan.

11. File Master Ijin/Cuti

Dokumen ini disarankan oleh penulis dan berisi data mengenai jenis ijin, dan batas maksimal ijin yang dapat diambil oleh karyawan.

Dokumen ini berguna sebagai source document dalam menentukan jenis ijin yang dapat diambil oleh karyawan. Dalam kebijakan yang ada di perusahaan, karyawan dengan jabatan apapun memiliki batas ijin cuti yang sama.

Dokumen Master Ijin Cuti dalam bentuk file hanya dapat ditampilkan dalam bentuk display pada layar komputer. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena dokumen ini hanya digunakan sebagai data dalam Form Ijin Cuti.

12. File Lembur

Surat Perintah Lembur disarankan oleh penulis dalam bentuk display input dalam komputer. File ini berisi data berupa: no. Dokumen

(22)

lembur, NIK, nama karyawan, jabatan, tanggal, shift ke-,mulai pukul, sampai dengan pukul, keperluan lembur, no. Job. Form Perintah Lembur hanya dapat diinput oleh Manajer Produksi dan diotorisasi oleh Manajer Keuangan.

Dokumen Lembur dalam bentuk file dapat ditampilkan dalam bentuk display pada Iayar komputer ataupun dicetak menjadi print out dokumen rangkap satu yang digunakan oleh Manajer Produksi untuk kemudian diotorisasi oleh Manajer Keuangan dan diinputkan ke dalam sistem.

13. File Master Lembur

Dokumen ini disarankan oleh penulis dan berisi data mengenai keperluan lembur karyawan. Dokumen ini berguna sebagai source document dalam menentukan keperluan lembur yang dapat diambil oleh karyawan.

Dokumen Master Lembur dalam bentuk file hanya dapat ditampilkan dalam bentuk display pada layar komputer. Untuk dokumen dalam bentuk print out tidak diperlukan karena dokumen ini hanya digunakan sebagai data dalam Form Lembur. Keseluruhan hal harus diotorisasi oleh Manajer, namun jika saat itu sedang tidak masuk, maka keseluruhan tugasnya akan digantikan oleh Pimpinan PT. “X”.

4.3.1.5.Analisis Kebutuhan Sistem dan Informasi secara Umum

Kebutuhan sistem dan informasi PT. “X” secara umum yaitu sebagai berikut:

a. Memerlukan suatu sistem akuntansi terkomputerisasi atas sikius penggajian yang memungkinkan user menginput dan mengedit data dengan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam penginputan dan pemprosesan data. Tujuannya yaitu untuk mengurangi human error sehingga dapat menghasilkan informasi yang lebih akurat.

b. Memerlukan sistem informasi akuntansi atas siklus penggajian yang berbasis komputer yang mampu menyimpan seluruh data yang ada dalam satu komputer, sehingga dapat menghemat tempat dan data dapat terintegrasi. Data yang ada pada dokumen disimpan dalam bentuk file di komputer yaitu:

- Data Karyawan disimpan di File Master Karyawan

(23)

- Data Gaji pokok,Tarif Gaji, Tarif Lembur dan Tunjangan disimpan di File Master Komponen Gaji Karyawan

- Data aturan pesangon disimpan di File Master Pesangon - Data Hari Libur disimpan di File Master Libur Karyawan - Data Keperluan Lembur disimpan di File Master Lembur

- Data Jenis Ijin Cuti disimpan di File Master Ijin Cuti Data jam kerja setiap shift disimpan di File Master Shift Data Absensi Karyawan disimpan di File Absensi Karyawan

- Data Shift Karyawan disimpan di File Shift Karyawan - Data Ijin Cuti disimpan di File Ijin Cuti

- Data Lembur disimpan di File Lembur

c. Memerlukan laporan yang tersedia sewaktu-waktu ketika dibutuhkan, bahkan memungkinkan tersedianya laporan begitu semua data selesai diinput ke dalam sistem informasi akuntansi atas siklus penggajian.

Laporan yang dihasilkan yaitu:

- Slip Gaji/Upah - Laporan Lembur - Laporan Penggajian - Laporan Ijin Cuti 4.3.1.6.Analisis Kebutuhan User

Selain kebutuhan sistem dan informasi secara umum, setiap bagian dalam perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi atas siklus penggajian juga memiliki kebutuhan akan sistem dan informasi secara khusus.

Adapun kebutuhan sistem dan informasi untuk setiap user adalah sebagai berikut:

User: Manajer Keuangan

Output yang dihasilkan antara lain:

a. Slip Gaji/ Upah

Untuk menghasilkan output ini, input yang dibutuhkan adalah file Absensi Karyawan, File Lembur, File Ijin Cuti, File Master Komponen Gaji Karyawan, dan File Master Karyawan.

b. Laporan Penggajian

Laporan ini berfungsi untuk melaporkan rincian pengeluaran gaji untuk masing-masing karyawan pada periode yang bersangkutan dan juga dapat berfungsi sebagai ringkasan beban gaji. Untuk menghasilkan output ini,

(24)

maka input yang dibutuhkan adalah File Absensi Karyawan, File Lembur, File Ijin Cuti, File Master Pesangon, File Master Komponen Gaji Karyawan, dan File Master Karyawan.

c. Laporan Lembur

Laporan ini bermanfaat untuk mengetahui pemanfaatan tenaga kerja karyawan sudah efektif atau terjadi pemborosan dalam penggunaan tenaga kerja dalam perusahaan. Untuk menghasilkan output, maka input yang dibutuhkan adalah File Absensi Karyawan, File Lembur, File Master Komponen Gaji Karyawan, dan File Master Karyawan.

d. Laporan Ijin Cuti

Laporan ini bermanfaat untuk mengetahui tingkat keaktifan karyawan yang bekerja di perusahaan. Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah File Absensi Karyawan, File Ijin Cuti, dan File Master Karyawan.

4.3.2. Tahap Desain Konseptual (Conceptual Design) 4.3.2.1.Pemodelan Proses

Pemodelan proses menggunakan DFD (Data Flow Diagram) untuk menggambarkan arus data pada sistem informasi akuntansi atas siklus penggajian di PT. “X”. Penulisan skripsi ini menggunakan DFD Logical untuk menggambarkan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus pengeluaran di PT. “X” seperti pada gambar 4.2 sampai 4.3.

(25)

Gambar 4.2 DFD Context

(26)

Gambar 4.3 DFD Level Nol

(27)

Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses 1

(28)

Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 2

(Sumber: Hasil Olahan Penulis)

(29)

4.3.2.2.Pemodelan Data

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan pemodelan data secara konseptual yang memberikan panduan dalam membuat database, karena menggambarkan hubungan antar tabel. ERD untuk sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus penggajian di PT. “X” seperti pada Gambar 4.4.

Gambar 4.6 ERD Siklus Penggajian

(30)

4.3.3. Tahap Desain Fisik

4.3.3.1.Desain Output dan Pengendaliannya

Penulis merancang 4 output sebagai laporan, yaitu Laporan Penggajian, Slip Gaji/Upah, Laporan Lembur, dan Laporan Ijin/Cuti.

1. Laporan Penggajian. Desain Laporan Penggajian dapat dilihat pada Gambar 4.7 sampai dengan Gambar 4.8.

Tombol Process pada Laporan Penggajian berfungsi untuk memproses data penggajian sesuai dengan yang dipilih oleh user.

Setelah user menekan tombol Proses, maka akan terbuka menu seperti pada gambar 4.8. Ketika tombol Proses di tekan, maka secara otomatis program akan mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan penggajian. Data-data yang dikumpulkan antara lain:

Tombol Previous berfungsi untuk menampilkan laporan pada halaman sebelumnya.

Tombol Next berfungsi untuk menampilkan laporan pada halaman berikutnya

Tombol Print berfungsi untuk mengeluarkan dokumen kertas, yang digunakan untuk mencetak Laporan Penggajian. Akan muncul print box untuk menanyakan halaman mana yang akan di-print.

Dapat dilihat pada gambar 4.9.

Apabila user menginginkan Laporan Penggajian menyeluruh, maka user hanya perlu memasukkan periode penggajian yang diinginkan.

Periode yang dapat diproses dan ditampilkan dalam Laporan Penggajian adalah 3 (tiga) tahun ke belakang.

Field Gaji Pokok berasal dari Master Komponen Gaji Karyawan yang disesuikan dengan absensi dari orang tersebut, Shift, Ijin/Cuti, Master Libur Karyawan, jika orang tersebut tidak datang dalam hari kerja bulan tersebut, maka gajinya akan dipotong sesuai dengan jumlah nilai ketidakhadirannya.

Field Uang Lembur berasal dari Master Komponen Gaji Karyawan

(31)

(untuk nilai tarif lembur mengingat Perusahaan menggunakan system tarif lembur berlapis), Absensi, Lembur, Shift, dan Master Libur Karyawan.

Field Tunjangan Kesehatan berasal dari Master Komponen Gaji Karyawan

Gambar 4.7 Laporan Penggajian

Gambar 4.8 Laporan Penggajian

(32)

Gambar 4.9 Print Box

2. Slip Gaji. Desain Slip Gaji dapat dilihat pada Gambar 4.10 sampai dengan Gambar 4.11.

Tombol Process pada Slip Gaji/Upah berfungsi untuk memproses data penggajian sesuai dengan yang dipilih oleh user kemudian mengeluarkannya sebagai slip gaji (bagi karyawan tetap) dan slip upah (bagi karyawan tidak tetap). Setelah user menekan tombol Proses, maka akan terbuka menu seperti pada gambar 4.11

Apabila user menginginkan Slip Gaji/Upah menyeluruh, maka user hanya perlu memasukkan periode penggajian yang diinginkan.

(33)

Gambar 4.10 Slip Gaji/Upah

Gambar 4.11 Slip Gaji

(34)

Gambar 4.12 Slip Upah

3. Laporan Lembur. Desain Laporan Lembur dapat dilihat pada Gambar 4.13 dan Gambar 4.14

Tombol Process pada Laporan Lembur berfungsi untuk memproses data Lembur sesuai dengan yang dipilih oleh user.

Setelah user menekan tombol Proses, maka akan terbuka menu seperti pada gambar 4.14

Apabila user menginginkan Laporan Lembur menyeluruh, maka user hanya perlu memasukkan periode Lembur yang diinginkan.

(35)

Gambar 4.13 Laporan Lembur

Gambar 4.14 Laporan Lembur

4. Laporan Ijin/Cuti. Desain Laporan Ijin/Cuti dapat dilihat pada Gambar 4.15 sampai dengan Gambar 4.16.

Tombol Process pada Laporan Ijin/Cuti berfungsi untuk memproses data Ijin/Cuti sesuai dengan yang dipilih oleh user.

Setelah user menekan tombol Proses, maka akan terbuka menu

(36)

seperti pada gambar 4.16

Tombol Print berfungsi untuk mengeluarkan dokumen kertas, yang digunakan untuk mencetak Laporan Ijin/Cuti. Akan muncul print box untuk menanyakan halaman mana yang akan di-print. Dapat dilihat pada gambar 4.9.

Apabila user menginginkan Laporan Ijin/Cuti menyeluruh, maka user hanya perlu memasukkan periode Ijin/Cuti yang diinginkan.

Laporan ini juga menjadi dasar penentuan sisa ijin/cuti yang otomatis ditampilkan pada Form Ijin/Cuti ketika Karyawan mengajukan ijin/cuti.

Gambar 4.15 Laporan Ijin/Cuti

(37)

Gambar 4.16 Laporan Ijin/Cuti



Pengendalian atas Design Output adalah report distribution dan waste.

4.3.3.2.Desain Database

Penulis merancang desain database dengan cara membuat metadata atas setiap tabel dalam database. Desain tabel yang dirancangkan adalah sebagai berikut:

Tabel 4.3 Desain Master Karyawan

Nama Field Keterangan Tipe Length Constraint

Tanggal mulai kerja Tanggal terdaftar sebagai karyawan Text 8

NIK Nomor Induk Karyawan Text 8 Primary Key

Nama Karyawan Nama Karyawan Text 20

Jenis Kelamin Jenis Kelamin Text 1

Alamat Alamat tempat tinggal Karyawan Text 40

No. KTP Nomor Kartu Tanda Penduduk Karyawan Text 20

No. Telp Nomor telepon Karyawan Text 12

Periode Bekerja Tanggal masuk Date 8

Jenis Karyawan Jenis Karyawan Text 15

Grade* Jabatan Karyawan Text 20

(38)

Tabel 4.4 Desain Sub Form Perubahan Grade

Nama Field Keterangan Tipe Length Constraint

NIK Nomor Induk Karyawan Text 8 Foreign Key

Nama Karvawan Nama Karyawan Text 20

Jabatan Lama Jabatan lama karyawan Text 20

Jabatan Baru Jabatan baru karyawan Text 20

Tanggal mulai Tanggal mulai karyawan memiliki jabatan baru Date 8

Tabel 4.5 Desain Sub Form Berhenti Bekerja

Nama Field Keterangan Tipe Length Constraint

No. SP Nomor Surat Pengunduran Text 8

NIK Nomor Induk Karyawan Text 8 Foreign Key

Nama Karvawan Nama Karyawan Text 20

Tanggal Berhenti Tanggal Karyawan berhenti bekerja Date 8 Alasan Berhenti Alasan karyawan berhenti bekerja Text 20

Tabel 4.6 Desain Master Komponen Gaji

Jenis karyawan Jenis karyawan Text 15 Primary Key

Grade* Jabatan Karyawan Text 20

Gaji Pokok Gaji pokok Karyawan Tetap Currency 10

Tarif per Hari Tarif per Hari Buruh Currency 10

Tunjangan

Kesehatan Tunjangan kesehatan karyawan tetap Currency 10 Tunjangan

Kecelakaan Kerja

Tunjangan kecelakaan kerja untuk

karyawan tidak tetap Currency 10

Tarif 1 Tarif Lembur Karyawan 2 jam pertama Currency 10 Tarif 2 Tarif Lembur Karyawan jam berikutnya Currency 10 Insentif Tarif insentif bagi karyawan tidak tetap Currency 10

Bonus Besarnya bonus bagi karyawan Currency 10

(39)

Tabel 4.7 Desain Master Pesangon

Masa kerja Lama karyawan bekerja Text 2 Primary Key

Gaji yang diperoleh Pesangon yang diterima karyawan Currency 10

Tabel 4.8 Desain Master Libur Karyawan

Tanggal libur Tanggal karyawan libur bekerja Date 8 Primary Key

Keterangan Keterangan tanggal libur Text 20

Tabel 4.9 Desain Master Lembur

Keperluan lembur Keperluan melakukan lembur Text 40 Primary Key

Tabel 4.10 Desain Master Ijin/Cuti

Jenis Ijin Jenis ijin yang diambil karyawan Text 20 Primary Key Maksimal Ijin Maksimal ijin yang diambil Number 2

Tabel 4.11 Desain Master Shift

Shift ke- Shift kerja karyawan Text 1 Primary Key

Jam mulai Jam karyawan mulai bekerja Time 8

Jam selesai Jam karyawan selesai bekerja Time 8

(40)

Tabel 4.12 Desain Absensi

No. AK Nomor dokumen absensi karyawan Autonumber 8 Primary Key Tanggal AK Tanggal karyawan masuk kerja Date 8

NIK Nomor induk karyawan Text 8 Foreign Key

Jam masuk Jam karyawan masuk kerja Time 8

Jam keluar Jam karyawan pulang kerja Time 8

Tabel 4.13 Desain Detail Absensi

Grade* Jabatan karyawan Text 20 Foreign Key

Jam masuk Jam karyawan masuk kerja Time 8

Jam keluar Jam karyawan pulang kerja Time 8

Tabel 4.14 Desain Shift

No. SK Nomor dokumen jadwal shift karyawan Text 8 Primary Key

Tanggal Tanggal shift kerja karyawan Date 8

Shift 1 Karyawan yang bekerja di shift 1 Text 10 Shift 2 Karyawan yang bekerja di shift 2 Text 10 Shift 3 Karyawan yang bekerja di shift 3 Text 10

Tabel 4.15 Desain Detail Shift

Grade* Jabatan karyawan Text 20 Foreign Key

Nama karyawan Nama karyawan Text 20

Shift ke- Shift kerja karyawan Text 1 Primary Key

(41)

Tabel 4.16 Desain Ijin/Cuti

No. Ijin Cuti Nomor dokumen ijin cuti Autonumber 8 Primary Key

Grade* Jabatan karyawan Text 20

Jenis Ijin Jenis ijin yang diambil karyawan Text 20 Foreign Key Dari tanggal Tanggal karyawan mulai ijin Date 8

s/d tanggal Karyawan ijin sampai dengan tanggal Date 8

Sisa cuti Sisa cuti yang dimiliki karyawan

dalam tahun tersebut Number 2

Kelebihan cuti Kelebihan cuti yang diambil karyawan Number 2 Alamat selama ijin Alamat karyawan selama cuti Text 50 No. Telp yang

dapat dihubungi selama ijin

No. Telp karyawan yang dapat

dihubungi selama ijin Text 12

Tabel 4.17 Desain Lembur

No. Dokumen lembur Nomor dokumen lembur Autonumber 8 Primary Key

Tanggal Tanggal perintah lembur Date 8

Shift ke- Shift kerja karyawan Text 1 Foreign Key

Dari jam Jam mulai lembur Time 8

s/d jam Jam selesai lembur Time 8

Keperluan lembur Keperluan karyawan melakukan lembur Text 40 Foreign Key

(42)

Tabel 4.18 Desain Detail Lembur

Shift ke- Shift kerja karyawan Text 1 Foreign Key

Dari jam Jam mulai lembur Time 8

s/d jam Jam selesai lembur Time 8

Tabel 4.19 Desain Subform Perbedaan Jam Absensi Dengan Jam Lembur

Tgl Absensi Tanggal karyawan melakukan

absensi Date 8

Jam Masuk Jam karyawan masuk kerja Time 8

Jam Keluar Jam karyawan pulang kerja Time 8

Jam Mulai Jam mulai lembur Time 8

Jam Selesai Jam selesai lembur Time 8

4.3.3.3.Desain Input dan Pengendalian Input Data

Pada Pembahasan ini Penulis membuat 13 Desain input, yaitu display Login, form Menu, from Master Karyawan, form Master Komponen Gaji, form Master Pesangon, form Master Lembur, form Master Ijin/Cuti, form Master Shift, form Master Libur Karyawan, form Absensi, form Shift, form Lembur, form Ijin/Cuti

Pada saat menjalankan program aplikasi, para user yang berkepentingan harus terlebih dahulu memasukkan User Id dan password pada Display Login agar sistem dapat memastikan hanya orang yang mempunyai otorisasi saja yang dapat menggunakan aplikasi program.

(43)

1. Display Login

Display Login ini berfungsi agar Database Administrator dapat mengetahui setiap kegiatan yang dilakukan oleh user melalui transaction log, dan juga digunakan untuk membatasi user yang dapat menggunakan program aplikasi ini. Contoh Display Login dengan User Id dan password diisikan dapat dilihat pada Gambar 4.17.

Gambar 4.17 Display Login

Password yang digunakan oleh user disarankan dalam bentuk kombinasi huruf dan angka untuk meningkatkan pengendalian terhadap akses orang yang tidak mempunyai otorisasi. Text Box untuk memasukkan password yang diketikkan akan keluar berupa tampilan format “******“.

Password User hanya boleh diketahui oleh user saja. Hal ini berfungsi sebagai pengendalian agar setiap user dapat bertanggung jawab akan apa yang telah dilakukannya di dalam sistem. Database Administrator hanya dapat melihat dan akses ke semua sistem, namun tetap harus menggunakan login-nya sendiri.

User yang tidak mengisi User Id, password, ataupun salah mengkombinasikan keduanya akan diperingatkan oleh sistem seperti Gambar 4.18 dan tidak diperbolehkan masuk ke dalam sistem.

(44)

Gambar 4.18 Warning Message Kesalahan Login

Tombol login berfungsi untuk masuk ke dalam sistem aplikasi penggajian PT. “X”.

Tombol exit untuk keluar dan sistem penggajian PT. “X”.

User yang memasukkan kombinasi User Id dan password dengan benar (sesuai dengan alat yang ada di database) serta menekan tombol login, dapat menuju ke program aplikasi yang berikutnya, yaitu Display Menu.



Pengendalian internal atas Display Menu menggunakan compatibility tests. Pengendalian ini digunakan untuk menentukan bahwa hanya user yang memiliki otorisasi yang boleh melakukan akses. Pengendalian ini menggunakan Access Control Matrix, yang menunjukan hak akses apa saja yang dimiliki oleh setiap user. Access Control Matrix ini dibuat berdasarkan job description masing-masing bagian dalam perusahaan.

Access Control Matrix dapat dilihat pada Tabel 4.23