Prosedur Penyimpanan Surat Masuk Pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur

(1)

E-BISMARK :Jurnal Ekonomi, Bisnis Dan Marketing

Vol. 2 No. 1, Juni 2021 ISSN: 2747-0679 (p) – 2747-0687 (e)

http://e-journal.polnes.ac.id/index.php/e-bismark

E-BISMARK : Jurnal Ekonomi, Bisnis Dan Marketing , Vol.2. No. 1, Juni 2021, pp.09

~

14

9

Prosedur Penyimpanan Surat Masuk Pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah

Provinsi Kalimantan Timur

Zuhriah^1* dan Gunadi²

12Program Studi Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Samarinda, Samarinda 75131

*Correspondent Author

E-mail: zuhriahsamarinda75@gmail.com

Diterima: 27 Maret 2021 Direvisi: 20 April 2021 Disetujui: 29 Mei 2021

Abstrak

Prosedur penyimpanan surat masuk merupakan langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat dan kemudian diproses pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur. Objek penelitian ini adalah prosedur penyimpanan surat pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur penyimpanan surat masuk pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur. Penelitian ini dilakukan dengan metode yang bersifat deskriptif kualitatif. Hasil dari penelitian ini sistem penyimpanan yang digunakan pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur adalah sistem penyimpanan berdasarkan nomor.

Menurut (Sedarmayanti, 2015) sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah salah satu sistem panataan berkas kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu

Kata kunci: prosedur penyimpanan, surat masuk, sistem penyimpanan

Abstract

The procedure of storing incoming mail is a step of work carried out in connection with the deposit of a warrant and then processed at the Department of Industry, Trade, Cooperatives, Small and Medium Enterprises of East Kalimantan Province. The object of this research is the procedure of storing letters at the Department of Industry, Trade, Cooperatives, Small and Medium Enterprises of East Kalimantan Province. The purpose of this study is to find out how the procedure of storing incoming letters to the Department of Industry, Trade, Cooperatives, Small and Medium Enterprises of East Kalimantan Province.

This research was conducted by qualitative descriptive method. The result of this study storage system used in the Department of Industry, Trade, Cooperatives, Small and Medium Enterprises East Kalimantan Province is a storage system based on numbers. According to (Sedarmayanti, 2015) the archive storage system based on numbers is one of the problem group file matching systems that then each or every problem is given a certain number

Keywords: incoming mail, storage procedure, storage system

1. PENDAHULUAN

Penataan arsip yang sistematis tentu sangat diperlukan oleh Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur karna apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan, maka akan dengan mudah ditemukan kembali. Dalam

(2)

~

14

10

melakukan penataan arsip tidak hanya berpedoman pada sistem penyimpanannya saja, tetapi juga

harus didukung dengan peralatan sesuai dengan standar yang ditentukan. Tanpa adanya perlengkapan yang sesuai dalam penataan berkas, maka penemuan kembali akan mengalami kendala

Pengertian Prosedur

Prosedur merupakan faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan dan tidak hanya dalam bidang kegiatan operasional tapi juga dalam bidang pekerjaan kantor.

Menurut (Ardiyos, 2004) menyatakan bahwa Prosedur adalah suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian tindakan yang menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi secara berulangkali dan dilaksanakan secara seragam.

Pengertian Arsip

Menurut (Sedarmayanti, 2015), Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.

2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan atau dokumen.

Pada kenyataanya, pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen- dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Jenis Arsip Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab I ketentuan Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa jenis-jenis arsip yaitu:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu:

a. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi / instansi. Contohnya : Daftar hadir atau absen karyawan

b. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi / instansi. Contohnya : Rapot

c. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan.

2. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya : Surat Keputusan.

3. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Contohnya : Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya.

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudian hari penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan (Sugiarto &

Teguh Wahyono, 2005).

Sistem penyimpanan arsip menurut (Sedarmayanti, 2015) yaitu:

1. Sistem Abjad / Alphabetical Filing System

(3)

~

14

11

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk

menata berkas yang berurutan dari A- Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

2. Sistem Masalah / Perihal / Subject Filing System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas bedasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penyimpanan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu perihal yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.

3. Sistem Nomor / Numerical Filing System

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

4. Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chronological Filing System

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).

5. Sistem Wilayah / Daerah / Regional / Geographical Filing System

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu, dapat menggunakan nama daerah atau wilayah tertetu.

2. METODOLOGI Definisi Operasional

Dalam penelitian ini penulis akan mengkaji masalah tentang prosedur penyimpanan surat yang dilaksanakan pada kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur. Adapun definisi operasional dirumuskan sebagai berikut:

1. Prosedur merupakan langkah-langkah yang digunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan, metode langkah demi langkah secara pas dalam memecahkan suatu masalah, yang bersama- sama menghasilkan tujuan tertentu dari suatu kegiatan penting yang dilakukan pada kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur.

2. Penyimpanan surat merupakan usaha memelihara surat dengan cara meletakkan surat di tempat penyimpanan alat/ruang yang dilakukan secara sistematis, dimana surat disusun secara teratur, menurut proses, metode, dan menggunkan alat-alat tertentu menurut format arsip.

3. Surat Masuk merupakan surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada pihak yang bersangkutan dan di proses di kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur.

Alat Analisis

Alat analisis yang digunakan oleh penulis dalam tugas akhir ini adalah dengan menggunakan metode deskriptif yaitu yang sifatnya uraian penjelasan dengan pendekatan kualitatif dan prosedur penyimpanan arsip menurut (Amsyah, 2005) dalam bukunya berjudul “Manajemen Kearsipan”.

Menjelaskan mengenai langkah-langkah dalam menyimpan arsip sebagai berikut 1. Pemeriksa; 2. Mengindek; 3. Member tanda; 4. Menyortir

Berdasarkan gambar prosedur penyimpanan arsip diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pemeriksaan

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap untuk disimpan” sebagaiman tanda yang umum digunakan kantor atau unit kerja bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan kepada pengolah ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa surat tersebut “hilang”.

(4)

~

14

12

2. Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata-tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Pada sistem-abjad kata-tangkapnya adalah nama-pengirim, yaitu nama-badan pada kepala surat atau nama-individu penanda tangan surat untuk jenis surat-masuk, nama-badan atau nama-individu teralamat untuk surat-keluar (pertinggal) yang disimpan. Dengan demikian surat-masuk dan keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata-tangkap yang sama.

3. Memberi Tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atatu keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.

4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokkan ini petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu menyimpan dokumen, disamping berkali-kali mambuka dan menutup laci, yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem-abjad, pengelompokkan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem-numerik dikelompokkan menurut kelompok angka, untuk sistem-geografis dikelompokkan menurut kelompok nama tempat, dan untuk sistem-subjek surat-surat dikelompokkan menurut kelompok subjek atau masalah.

5. Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponden disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN Visi dan Misi

VISI KALTIM BERDAULAT 2023

VISI. “Berani Untuk Kalimantan Timur Berdaulat”

Misi: Berdaulat Dalam Pembangunan Sumber Daya Manusia yang Berakhlak Mulia dan Berdaya Saing, Terutama Perempuan, Pemuda dan Penyandang Disabilitas.

Berdaulat Dalam Pemberdayaan Ekonomi Wilayah dan Ekonomi Kerakyatan yang Berkeadilan.

Berdaulat Dalam Memenuhi Kebutuhan Infrastruktur Kewilayahan.

Berdaulat Dalam Pengelolaan Sumber Daya Alam yang Berkelanjutan.

Berdaulat Dalam Mewujudkan Birokrasi Pemerintahan yang Bersih, Professional dan Berorientasi Pelayanan Publik.

Bidang Usaha

Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur Melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang Perindustrian, Perdagangan, Koperasi

(5)

~

14

13

dan UKM berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Disperindagkop dan UKM dipimpin

oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah dan berfungsi :

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Perindustrian, perdagangan, pengelolaan pasar, dan koperasi, usaha kecil dan menengah.

b. Penyelenggaran upaya peningkatan pelayanan publik di bidang perindustrian, perdagangan, pengelolaan pasar, dan koperasi, usaha kecil dan menengah.

c. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang perindustrian, perdagangan, pengelolaan pasar, dan koperasi, usaha kecil dan menengah.

d. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perindustrian, perdagangan, pengelolaan pasar dan koperasi, usaha kecil dan menengah, serta

e. Pengelolaan rekomendasi teknis di bidang perindustrian, perdagangan, pengelolaan pasar, koperasi, usaha kecil dan menengah.

Standar Operasional Prosedur (SOP) surat masuk pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur adalah sebagai berikut:

1. Menerima surat masuk dari pengirim (Pos/Caraka/Kurir/Perorangan) serta meneliti kebenaran alamat naskah dinas apabila benar kemudian diagendakan apabila salah alamat dikembalikan pada pengirim.

2. Meneliti surat/naskah dinas yang masuk dan mencantumkan kode klasifikasi surat apabila ada kesalahan dikembalikan pada pengelola kearsipan.

3. Menuliskan catatan pada kartu disposisi.

4. Menuliskan instruksi/arahan lebih lanjut untuk penanganan surat tersebut.

5. Menuliskan pada kartu kendali kemudian memberikan surat tersebut kepada unit pengelolahan (Unit kerja di lingkungan dinas) sesuai arahan/catatan/instruksi sekertaris dan / atau kadis.

Agar lebih mudah dipahami, penulis membuat Flowchart SOP proses surat masuk pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur sebagai berikut gambar 1.:

Gambar. 1 Flowchart SOP proses surat masuk

(6)

~

14

4. KESIMPULAN

Berdasarkan analisa dan pembahasan maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa prosedur penyimpanan surat masuk dilakukan oleh pihak Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Timur belum mengikuti peraturan yang ada karena masih adanya kelemahan akan pentingnya arsip, arsip belum dikelola dengan peraturan yang berlaku, belum mengikuti SOP secara sempurna untuk pengaplikasiannya, kurangnya ketelitian dalam melakukan prosedur penyimpanan arsip dan langkah-langkah prosedur penyimpanan arsip tidak sesuai dengan teori Zulkifli Amsyah hanya saja langkah pemeriksaan dan menyortir menjadi langkah pertama dalam prosedur penyimpanan arsip, kemudian sistem penyimpanan yang diaplikasikan pada instansi mengalami kesulitan apabila hendak menemukan arsip karena hanya menggunakan 1 (satu) sistem saja yaitu sistem nomor, sistem penyimpanan tidak terpaku pada satu sistem penyimpanan saja, misalnya pada sistem nomor berdasarkan nomor saja melainkan dapat diganti dengan sistem lainnya, misalnya sistem subjek dapat dikombinasikan antara dua sistem, misalnya sistem subjek digabungkan dengan sistem nomor bahkan dapat pula dilakukan penggabungan tiga sistem sekaligus misalnya antara abjad, wilayah dan kronologis.

5. DAFTAR PUSTAKA

A, R. (2017, Juli Jumat). Jenis-jenis Arsip. Retrieved Juni Senin, 2021, from Artikel Kearsipan:

https://basipda.bekasikab.go.id/berita-jenisjenis-arsip.html

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Ardiyos. (2004). Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima.

Asmodiwati, N. (2015). Prosedur Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip di DISPERINDAG. Dalam Journal Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, 24-26.

Barthos, B. (2007). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Cole, & Badriawan (Penterjemah). (2003). Sistem Prosedur Pekerjaan. Yogyakaarta: BPFE.

Dian, A. (2018). Prosedur Pengelolaan Surat Di Pt Pos Indonesia Palembang 30000. 9-13.

Hutabarat. (1981). Korespondensi Bahasa Indonesia. Jakarta: Grafitas Offset Ida.

Iskandar, R. (2018). Prosedur Administrasi Penjualan Bearing Pada Usaha Jaya Teknika Jakarta Barat. Skripsi Pengertian Penjualan, 26-27.

Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Purwanto, D. (2008). Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Esensi Erlangga Group.

Sedarmayanti. (2015). Tata Kearsipan. Bandung: CV. Mandar Maju.

Sedianingsih, & Soetanto. (2010). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta:

Kencana Prenada Media Grub.

Sugiarto, A., & Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

Sumpriana, E. (2004). Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat SMK Tingkat 1. Bandung: Armico.

Wursanto. (2003). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi.