ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA
BERDASARKAN BEBAN KERJA NYATA DENGAN METODE WORKLOAD INDICATOR STAFFING NEEDS (WISN) DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT TUGU IBU
YUNITA PRASTYAWATI 1006822561
Sarjana Kesehatan Masyarakat
Abstrak
Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis jumlah kebutuhan tenaga kerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu yang akan disesuaikan dengan beban kerja yang ada. Metode Workload Indicator Staffing Needs (WISN) adalah metode untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Jenis penelitian ini termasuk kedalam penelitian kuantitatif dan kualitatif yang pengumpulan datanya didapatkan dengan observasi menggunakan teknik work sampling untuk mendiskripsikan pola kegiatan/ beban kerja serta proporsi waktu yang digunakan untuk melakukan kegiatan. Selain itu juga dilakukan wawancara mendalam dan studi dokumentasi. Sedangkan untuk perhitungan kebutuhan tenaga kerja menggunakan metode Workload Indicator Staffing Needs (WISN). Hasil dari penelitian didapatkan persentase penggunaan waktu produktif adalah 64,15%. Persentase penggunaan waktu produktif yang sangat tinggi adalah pada shift pagi dan siang yang persentasenya mencapai 84,42%, yang sudah melebihi dari batas standar optimal 80%. Berdasarkan perhitungan dengan metode WISN didapatkan jumlah kebutuhan tenaga 56 orang yaitu dengan rincian yang seharusnya petugas yang bertugas pada shift pagi 22 orang, shift siang 21 orang dan shift malam, 13 orang.
Sedangkan tenaga yang ada saat ini adalah 19 orang, sehingga masih kekurangan tenaga sebanyak 37 orang. Dari hasil penelitian ini disarankan untuk menambah atau melakukan mutasi tenaga dari bagian lain serta menyetarakan pembagian tugas untuk setiap shift.
Kata kunci:
WISN, Work Sampling, Tenaga
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Salah satu sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan adalah rumah sakit.
Rumah sakit memberikan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (UU Nomor 44, 2009). Rumah sakit adalah organisasi yang sangat kompleks, merupakan institusi yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan dengan karakteristik yang berbeda dengan organisasi pada umumnya. Rumah sakit adalah organisasi yang padat modal, padat karya, yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Pelayanan penunjang medis merupakan aspek yang sangat penting didalam Rumah Sakit salah satunya adalah pelayanan Farmasi.
Menurut Keputusan Mentri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor
1197/MENKES/SK/XI/2004 tentang standar pelayanan rumah sakit, pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sitem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi pada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Adapun menurut Aditama, (2007) Instalasi farmasi di rumah sakit merupakan satu – satunya unit di rumah sakit yang mengadakan barang farmasi, mengelola dan mendistribusikannya kepada pasien, bertanggung jawab akan semua barang farmasi yang beredar di rumah sakit serta bertanggung jawab akan pengadaan dan penyajian informasi obat yang siap pakai bagi semua pihak di rumah sakit baik petugas maupun pasien. Farmasi adalah suatu profesi yang berhubungan dengan pembuatan dan distribusi dari produk yang berkhasiat obat. Farmasi juga meliputi profesi yang sah dan fungsi ekonomi dari distribusi produk yang berkhasiat obat yang baik dan aman.
Pelayanan farmasi harus ada di dalam rumah sakit guna berjalanannya pelayanan pengobatan. Farmasi merupakan salah satu
unit yang sangat vital, karena setiap orang yang datang ke rumah sakit akan mendapatkan resep dari dokter dan pengambilan ada di farmasi. Artinya farmasi merupakan unit pelayanan yang langsung melayani kebutuhan obat pasien. Pelayanan farmasi tentu akan berjalan lebih baik jika didukung dengan SDM yang berkualitas dan potensial.
Seperti kita ketahui bahwa sekarang ini sudah memasuki era globalisasi. Yang artinya akan terjadi daya saing yang sangat tinggi bagi produk barang maupun jasa di pasar global. Masyarakat akan semakin menuntut pelayanan yang cepat, akurat, terjangkau secara ekonomi. Dengan adanya globalisasi, tentunya rumah sakit harus mampu menjawab tantangan dan dampak yang ada. Dampak bagi rumah sakit dapat berupa ancaman ataupun peluang. Yang menjadi ancaman bagi rumah sakit adalah telah hadirnya tenaga ahli/tenaga kerja asing yang bekerja di Indonesia dalam jangka waktu tertentu. Tentunya hal ini juga akan berakibat buruk bagi sumber daya manusia yang ada di Indonesia itu sendiri. Selain ancaman, globalisasi juga mempunyai peluang yang cukup baik bagi Rumah Sakit jika manajemen mampu untuk membaca situasi dan perubahan yang ada. Serta memanfaatkan perubahan yang ada untuk meningkatkan mutu penjualan pelayanan jasa kesehatannya.
Ada beberapa aspek yang perlu diperhaikan dalam meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit saat ini, salah satunya adalah aspek sumber daya manusia. Sumber daya manusia termasuk unsur yang paling penting bagi suatu organisasi. Pertama, karena sumber daya manusia mempengaruhi efisiensi dan efektivitas organisasi, merancang dan memproduksi barang dan jasa, mengalokasikan sumber daya financial dan menentukan seluruh tujuan dan strategi
organisasi. Kedua sumber daya manusia merupakan pengeluaran utama organisasi dalam menjalankan bisnis (Rachmawati, 2007). Maka dari itu rumah sakit perlu untuk merencankan sumber daya manusia yang profesional dibidangnya masing – masing guna menjalankan semua pelayanan salah satunya di bidang Farmasi.
Salah satu hambatan bagi terwujudnya profesionalisme sumber daya manusia dalam organisasi adalah ketidaksesuaian antara kapasitas staf dengan pekerjaannya.
Ketidaksesuaian ini disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan staf yang belum proporsional, ataupun karena pendistribusian staf masih belum mengacu pada kebutuhan nyata atau beban kerja di lapangan. Beban kerja yang tinggi tentunya dapat menimbulkan hal negatif yang tidak diinginkan. Menurut Drugweek dalam Syukraa, (2012) beban kerja tinggi untuk apoteker meningkatkan potensi kesalahan pengobatan, misalnya risiko meracik obat yang menimbulkan interaksi obat yang bisa merugikan pasien. Selain itu akibat beban kerja tinggi apoteker tidak memiliki waktu yang cukup untuk memberikan penjelasan tentang instruksi medis kepada pasien.
Fenomena yang ada di dalam suatu Institusi bukan hanya kurangnya tenaga kerja namun bisa juga terjadi penumpukan staf disatu unit tanpa pekerjaan yang jelas. Seperti dalam penelitian yang dilakukan oleh Syukraa (2011) di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Medika Cilegon bahwa tenaga yang ada sekarang adalah 24 orang dan kebutuhan menurut perhitungan dengan WISN adalah 34 orang, sehingga terjadi kekurangan tenaga sebanyak 10 orang sedangkan dalam penelitian Wiku (2006) mendapatkan hasil kebutuhan tenaga pekarya di Unit layanan Gizi Pelayanan kesehatan RS Sint Carolus dengan metode WISN adalah 7 orang sedangkan tenaga yang ada sekarang 13 orang. Salah satu solusi yang dapat
mengatasi permasalahan ini adalah dengan menghitung jumlah optimal kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja nyata (BKN, 2004).
Selama ini dikenal ada beberapa metode untuk menghitung kebutuhan SDM di rumah sakit. Pada tahun 1998, Shipp yang didukung World Health Organization (WHO) memperkenalkan metode yang digunakan untuk menghitung kebutuhan sumber daya manusia di fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk rumah sakit yaitu metode Workload Indicator Staffing Need (WISN). Metode perhitungan tersebut saat ini telah diadaptasi dan digunakan oleh Departemen Kesehatan RI dalam menghitung jumlah kebutuhan masing - masing kategori tenaga kesehatan serta disahkan melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI No.81/Menkes/SK/2004.
Rumah sakit Tugu Ibu adalah rumah sakit swasta yang berada di Jl. Raya Bogor Km.29 yang merupakan rumah sakit tipe C, yang memiliki beberapa fasilitas pelayanan kesehatan dengan jumlah tempat tidur 155 buah. Rumah sakit Tugu Ibu memiliki visi memberikan pelayanan Prima kepada pelanggan rumah sakit Tugu Ibu. Untuk dapat mewujudkan visi tersebut maka diperlukan sumber daya manusia yang professional dan sesuai antara beban kerja dan jumlah pegawai. Salah satu unit pelayanan yang ada di Rumah Sakit tugu Ibu adalah Instalasi Farmasi, dimana unit ini sebagai penyedia dan pelayanan obat dan resep untuk rawat jalan, rawat inap dan Instalasi Gawat Darurat yang dikelola secara sentral. Instalasi Farmasi Tugu Ibu melayani selama 24 jam perhari selama tujuh hari kerja per minggu. Setiap tahunnya resep yang harus dikerjakan oleh petugas Instalasi Farmasi mengalami kenaikan dan penurunan.
Dengan adanya kenaikan dan penurunan pelayanan resep yang ada di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu tentunya akan berpengaruh terhadap beban kerja petugas.
Melihat perkembangan jumlah pelayanan resep yang mengalami peningkatan tersebut namun tidak ada penambahan sumber daya manusia maka beban kerja petugas Instalasi Farmasi otomatis akan bertambah. Dimana ketidakseimbangan antara beban kerja dengan jumlah tenaga di Instalasi Farmasi dapat berdampak pada pelayanan, kepuasan pasien bahkan mutu rumah sakit. Terbukti dari ketidakpuasan pasien yang ada dalam penelitian Wijaya (2012) pada bulan Januari 2009 hingga Maret 2012 di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu masih terdapat beberapa komplain dari pasien yang didapatkan dari kotak saran dibagian humas paling banyak adalah waktu tunggu obat yang lama dan dari wawancara yang dilakukan dengan kepala Instalasi Farmasi bahwa masih sering terjadi komplain dari pasien secara lisan langsung langsung dari pasien kepada petugas Instalasi farmasi.
Dari hasil penelitian Widiasari (2009)yang telah melakukan penelitian analisis shift petugas dengan waktu pelayanan resep mengatakan bahwa waktu pelayanan resep pada shift sore lebih lama dibandingkan dari shift pagi karena pada shift sore lebih banyak dokter yang meresepkan obat racikan dan jadwal dokter yang praktek lebih banyak daripada shift yang tentunya berpengaruh terhadap beban kerja petugas. Sehingga dari hasil penelitian tersebut Widiasari menyarankan untuk melakukan analisis beban kerja petugas farmasi. Sedangkan dari penelitian Wijaya (2012) yang menganalisis pelaksanaan standar pelayanan minimal (SPM) bidang Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu
menyarankan untuk mempertimbangkan penambahan tenaga asisten apoteker terutama untuk mengerjakan resep racikan.
Kondisi tersebut dapat dijadikan dasar untuk menghitung beban kerja petugas menggunakan teknik work sampling dan menganalisis jumlah optimal kebutuhan tenaga di Instalasi Farmasi dengan menggunakan metode Work Load Indicator of Staffing Needs.
1.2 Tujuan Penelitian
Menganalisis jumlah optimal tenaga berdasarkan beban kerja nyata dengan metode Workload Indicator Staffing Need (WISN) di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu tahun 2012.
2. Metode Penelitian 2.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kuantitatif dan kualitatif . Pengumpulan data kuantitatif dengan observasi menggunakan teknik work sampling dan purposive sampling sebagai pengambilan sampel untuk menentukan data penyelesaian kegiatan. Sedangkan pengumpulan data kualitatif dengan cara wawancara mendalam yang dilakukan kepada informan, dan telaah dokumen di Instalasi Farmasi, Sub bagian rekam Medis dan SDM Rumah Sakit Tugu Ibu. Untuk perhitungan kebutuhan jumlah tenaga kerja digunakan Workload Indicator Staffing Need (WISN).
2.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu yang beralamat di Jl.
Raya Bogor km. 29. Penelitian ini di lakukan pada tanggal 16 - 26 Oktober 2012.
2.3 Populasi dan Sampel 2.3.1 Populasi
Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai di Instalasi Farmasi yang melayani resep langsung kepada pasien pada shift pagi, siang, dan malam yang akan diamati setiap 5 menit pada saat penelitian berlangsung. Berikut pegawai yang akan menjadi responden dan informan:
1. Responden yang dilakukan work sampling berjumlah 19 orang dengan perincian :
a. 13 orang Asisten Apoteker b. 4 orang Juru Resep
c. 2 orang Pelaksana Apoteker
2. Responden yang dilakukan Purposive Sampling adalah petugas Instalasi yang sedang bertugas pada saat dilakukan penelitian, pada shift pagi, siang dan malam. dengan perincian:
a. Shift pagi
2 orang Asisten Apoteker
1 orang Juru Resep
1 orang Pelaksana Administrasi b. Shift siang
3 orang Asisten Apoteker
1 orang Juru resep c. Shift malam
1 orang Asisten Apoteker
1 orang Juru Resep
3. Informan yang akan dilakukan wawancara mendalam berjumlah 4 orang yaitu:
a. Kepala Instalasi Farmasi b. 2 orang Asiten Apoteker
c. 1 orang Pelaksana Administrasi Informan dalam penelitian ini dipilih berdasarkan prinsip – prinsip pada penelitian kualitatif, antara lain:
1. kesesuaian (appropriateness) berdasarkan pengetahuan yang
dimilikinya dan berdasarkan kesesuaian dengan topik penelitian ini.
2. Kecukupan (adequacy) informan mampu menggambarkan dan memberikan informasi yang cukup mengenai topik penelitian ini.
2.3.2 Sampel
Dalam penelitian ini, sampel yang digunakan adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh petugas Farmasi RS Tugu Ibu yang melayani resep langsung kepada pasien selama 24 jam waktu kerja atau dalam 3 shift (pagi, siang dan malam).
diharapkan dengan mengamati seluruh kegiatan yang dilakukan akan menggambarkan keadaan yang sebenarnya dilapangan. Berikut adalah responden dan informan dalam penelitian ini:
2.4 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam penelitian, karena tujuan dari penelitian adalah untuk mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar yang ditetapkan (Sugiyono, 2012). Untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini digunakan dengan beberapa cara yaitu: cara observasi dengan teknik work sampling sebagai pengambilan data keantitatif , wawancara mendalam dan telaah dokumentasi sebagai pengambilan data kualitatif.
2.4.1 Pengumpulan Data Kuantitatif 1. Work Sampling
Dalam pelaksanaan observasi dalam penelitian ini menggunakan metode work sampling. Alat yang digunakan adalah berupa formulir work sampling yaitu
formulir pencatatan beban kerja nyata pegawai Instalasi Farmasi selama jam kerja.
Peneliti melakukan observasi lalu mencatat setiap aktivitas yang dilakukan ke dalam formulir tersebut yang berisi waktu pengamatan, aktivitas pegawai dikategorikan menjadi kegiatan produktif langsung, kegiatan produktif tidak langsung, kegiatan non produktif, dan kegiatan pribadi.
Pengamatan menggunakan metode work sampling dilakukan kepada 3 shift (pagi, siang dan malam) di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu dimana waktu kerja shift pagi pada pukul 08.00 – 14.30 WIB, untuk shift siang pada pukul 14.30 – 21.00 WIB dan shift malam adalah pukul 21.00 – 18.00 WIB.
Penelitian ini dilakukan dengan mengamati kegiatan yang dilakukan oleh petugas di Instalasi Farmasi selama jam kerja berlangsung. Pengamatan dilakukan dengan sample random dimana akan diberikan kode pada masing – masing petugas yang akan diteliti misalkan kodenya A, B, C, dan seterusnya. Pelaksanaan observasi ini dilakukan dengan mengamati petugas secara bergilliran, setiap 5 menit. Misalkan 5 menit pertama peneliti mengamati petugas dengan kode A, kemudian 5 menit kedua peneliti mengamati petugas dengan kode B, demikian seterusnya sampai waktu pengamatan berakhir.
Kegiatan yang akan diobservasi sudah tertera pada panduan formulir yang setiap kegiatannya telah dimasukkan kedalam kategori kegiatan produktif langsung , kegiatan produktif tidak langsung, kegiatan tidak produktif dan kegiatan pribadi. Lalu peneliti mencocokkan kegiatan yang sedang dikerjakan oleh petugas dengan Pedoman Kegiatan lalu memasukkan kedalam kolom formulir dengan menulis kode petugas
sesuai dengan urutan pencatatan dengan kegiatan yang telah di kelompokkan kedalam beberapa kategori pada panduan formulir kegiatan.
2. Purposive Sampling
Purposive sampling merupakan teknik pengambilan data dengan sampel ditentukan oleh orang yang akan diteliti (seorang ahli dibidang yang akan diteliti). Dengan smikian sampel tersebut mungkin representative untuk populasi yang sedang diteliti. Teknik purposive sampling dalam penelitian ini digunakan untuk menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satuan kegiatan pokok atau produktif. Sampel yang akan diambil dari pengamatan pelaksanaan kegiatan pokok tenaga di Instalasi Farmasi dengan menghitung waktu penyelesaian setiap kegiatannya.
Kegiatan yang diamati dengan purposive sampling adalah semua kegiatan pokok (kegiatan produktif langsung dan kegiatan produktif tidak langsung) yang sedang dilakukan oleh petugas dengan menghitung waktu penyelesaiannya dalam satu kegiatan sebagai contoh, Asisten Apoteker memerlukan berapa lama waktu untuk mengambil obat paten, mengetiket, berapa lama waktu yang dibutuhkan juru resep untuk meracik obat, berapa lama yang dibutuhkan pelaksana administrasi untuk menerima resep, dll.
2.4.2 Pengumpulan Data Kualitatif 1. Wawancara mendalam
Wawancara dilakukan kepada beberapa informan yang telah dipilih dengan
menggunakan pedoman wawancara dan alat perekam.
2. Telaah Dokumen
Telaah dokumen didapatkan dari data yang ada di rumah sakit yaitu dari data Instalasi Farmsasi, Sub bagian Rekam Medis dan SDM di Rumah Sakit Tugu Ibu.
2.5 Instrumen Penelitian
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini antara lain:
1. Formulir work sampling
Untuk melakukan pencatatan ketika observasi berlangsung guna mengetahui kegiatan produktif langsung, kegiatan produktif tidak langsung, kegiatan non produktif, dan kegiatan pribadi yang dilakukan oleh petugas di Instalasi Farmasi dalam 3 shift yaitu shift pagi, shift siang, dan shift malam.
2. Pedoman kegiatan yang akan diteliti.
3. Pedoman wawancara
4. Alat tulis dan catatan yang digunakan untuk menulis data yang diperlukan oleh peneliti.
5. Handphone untuk merekam hasil wawancara dan sebagai Stop watch 6. Jam digital untuk membatasi waktu
setiap 5 menit.
2.6 Validitas Data
Untuk menjaga validitas data dan menguji hasil penelitian ini, maka penulis akan melakukan triangulasi, yaitu:
1. Triangulasi sumber
Untuk menjaga validitas data peneliti melakukan triangulasi terhadap sumber. Triangulasi sumber dilakukan dengan mewawancarai kepala Instalasi Farmasi sehingga data dan fakta dari satu informan dapat dibandingkan dengan informan lain terkait topik penelitian.
2. Triangulasi metode
Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan data yang didapat dari hasil observasi dengan teknik work sampling dengan data yang didapat dari wawancara.
2.7 Analisis dan Pengolahan Data Setelah semua data sudah dikumpulkan maka dilakukan analisis dan pengolahan data sebagai hasil dari penelitian ini kemudian dilakukan tahapan – tahapan sebagai berikut:
a. mengumpulkan seluruh data yang telah diperoleh dari hasil observasi dilapangan setiap kali penelitian selesai dilakukan.
b. Memeriksa adanya kesalahan, kekuranglengkapan pada formulir work sampling pada saat observasi.
c. Mengelompokkan seluruh kegiatan kedalam kegiatan produktif langsung, kegiatan produktif tidak langsung, kegitan non produktif dan kegiatan pribadi. Jumlah setiap kegiatan diatas dikalikan 5 untuk mendapatkan hasil dengan satuan menit, karena dilakukan pengamatan setiap 5 menit.
d. Memasukkan ke dalam aplikasi di komputer, menjumlahkan sehingga didapatkan jumlah waktu setiap kegiatan yang rata – rata per kegiatan dibuat dalam bentuk persentase.
e. Menyajikan data tersebut dalam bentuk tabular dengan memilah berdasarkan jenis kegiatan produktif langsung, kegiatan produktif tidak langsung, kegiatan non produktif, kegiatan pribadi beserta jumlah waktu per menit dan persentasenya.
f. Setelah didapatkan hasil dan persentase per kegiatan selanjutnya
dilakukan perhitungan proporsi kegiatan produktif perhari per unit kerja.
g. Setelah didapatkan hasil kegiatan permenit dari formulir work sampling lalu di hitung dengan menggunakan rumus dalam metode WISN. Dengan menentukan waktu kerja, standar beban kerja dan standar kelonggaran.
h. Mendengarkan hasil wawancara, merangkum, lalu dibuat matriks yang akan di tuangkan ke dalam bentuk narasi.
Menelaah data – data yang dibutuhkan dalam penelitian dari dokumen – dokumen yang ada.
3. Hasil Penelitian
3.1 Penggunaan Waktu Kerja Tenaga di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu
Penggunaan waktu petugas farmasi yang dirangkum dan sajikan dengan bentuk tabular dengan masing – masing kegiatan yang telah di kelompokkan ke dalam kegiatan produktif langsung dan tidak langsung, kegiatan non produktif dan kegiatan pribadi selama observasi dengan teknik work sampling.
Penggunaan keseluruhan waktu kerja untuk kegiatan produktif langsung petugas Instalasi Farmasi adalah 883 menit yang terdiri dari shift pagi sebesar 270 menit, shift siang 324 menit dan shift malam sebesar 289 menit. kegiatan produktif tidak langsung sebesar 257 menit yang terdiri dari shift pagi sebesar 135 menit, shift siang 48 menit dan shift malam 74 menit. kegiatan non produktif sebesar 428 menit yang terdiri dari shift pagi sebesar 50 menit, shift siang
sebesar 38 dan shift malam 340 menit.
sedangkan untuk shift malam penggunaan waktu nya sebesar 178 menit yang terdiri dari shift pagi 55 menit, shift siang 474 menit dan shift malam 762 menit. Berikut Distribusi waktu yang digunakan untuk waktu aktivitas petugas Instalasi Farmasi shift pagi, siang dam malam:
Diagram. 6.1 Distribusi waktu Petugas Instalasi Farmasi
Dapat dilihat dari diagram 6.1 diatas bahwa distribusi waktu aktivitas petugas Instalasi Farmasi yang telah dibedakan menjadi kegiatan produktif langsung, kegiatan produktif tidak langsung, kegiatan non produktif dan kegiatan pribadi sangat terlihat jelas tingginya waktu untuk melakukan kegiatan produktif langsung pada shift siang adalah 68,35% dan disusul oleh shift pagi sebesar 52,94%.
Kegiatan produktif tidak langsung yang menunjukkan angka paling tinggi adalah pada waktu shift pagi sebesar 29,41%. Dan
waktu paling rendah adalah pada shift siang yaitu sebesar 10,30% yang tidak berbeda jauh dengan shift malam yang sebesar 10,76%.
Sedangkan untuk kegitan non produktif waktu yang paling tinggi ada pada waktu shift malam sebesar 43,57% dan petugas menggunakan waktu paling banyak adalah pada shift siang yaitu sebesar 13,50%.
3.2 Penggunaan Waktu Produktif Langsung Petugas Instalasi Farmasi Berikut persentase penggunaan waktu untuk aktivitas produktif langsung langsung petugas Instalasi Farmasi selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam yang didapatkan dari hasil observasi menggunakan teknik work sapling di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu .
Diagram. 6.2 Persentase penggunaan waktu Aktivitas Produktif Langsung Pada Shift Pagi, Siang dan Malam di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu ibu
Diagram 6.2 diatas menunjukkan persentase waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas produktif langsung pada saat shift pagi 52,94%, pada shift siang 68,35% yaitu dan shift malam sebesar 37,93%. Dapat diketahui bahwa persentase waktu yang
paling tinggi dalam melakukan kegiatan produktif langsung adalah pada shift siang.
Berikut persentase penggunaan waktu untuk aktivitas kegiatan langsung perkegiatan yang dilakukan petugas Instalasi Farmasi dalam melayani resep kepada pasien selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam.
Diagram. 6.3 Persentase penggunaan waktu Aktivitas Langsung perkegiatan
Pada Shift Pagi, Siang dan Malam di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu ibu
Berdasarkan Diagram 6.3 di atas dapat diketahui besaran persentase per kegiatan produktif langsung yang dilakukan oleh petugas Instalasi Farmasi antara lain penerimaan resep pada shift pagi 8,04%
lebih tinggi dari pada shift siang 7,6% dan shift malam 6.96%, akan tetapi perbedaanya tidak signifikan.
Pada kegiatan pelayanan resep obat paten atau obat non racikan besaran persentase paling tinggi adalah pada shift pagi 14,51%
dan terendah pada shift malam 8.92%.
Sedangkan untuk pelayanan obat racikan persentase waktu paling tinggi pada shift siang 17,93%, disusul shift siang 5,88% dan terendah pada shift malam 2,1%. Hal ini dapat disimpulkan bahwa untuk pelayanan resep obat paten lebih tinggi pada shift pagi dari pada shift siang dan malam sedangkan untuk pelayanan resep obat racikan paling tinggi pada shift siang daripada shift pagi dan malam.
… kalo pagi lebih banyak obat patennya ya..
dari pada siang itu obat racikannya kadang numpuk pas jam – jam abis magrib…
(Informan 2)
…jam 7 sampe jam 9 malem kalo lagi rame ya mpe jam 10 malem.. kan dokter edi ya..
itu pasiennya banyak kalo sore kan pasien paru, kulit numpuk sedangkan obatnya kan racikan semua.. (Informan 3)
Pada kegiatan etiket obat besaran persentase kegiatan paling tinggi adalah pada shift siang 17,51% disusul pada shift pagi 11,76%
dan malam 9.32%. pada kegiatan copy resep presntase kegiatan yang paling tinggi shift siang 5,06% disusul pada shift pagi 3,37%
dan shift malam 2,89%. Persentase tertinggi kegiatan penyerahan obat juga pada shift siang sebesar 7,17%, shift pagi 6,47% dan shift malam 5,91%. Pada kegiatan pelayanan pembelian bebas obat sangat kecil persentasenya shift pagi 0,2% shift siang 0,63% dan shift malam 0,39%.
Dari Diagram. diatas dapat diketahui persentase shift siang lebih banyak persentase yang paling tinggi disbandingkan dengan shift pagi dan malam seperti kegiatan pelayanan obat racikan, etiket obat, copy resep, penyerahan, pembelian bebas
dan input pasien rawat inap. Pada shift pagi kegiatan yang presentasenya lebih tinggi disbanding shift siang dan malam adalah pada kegiatan penerimaan resep dan pelayanan resep obat paten.
3.3 Penggunaan Waktu Produktif Tidak Langsung Petugas Instalasi Farmasi
Berikut persentase penggunaan waktu untuk aktivitas produktif tidak langsung petugas Instalasi Farmasi selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam yang didapatkan dari hasil observasi menggunakan teknik work sapling di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu .
Diagram. 6.4 Prosentase penggunaan waktu Aktivitas Produktif Tidak Langsung Pada Shift Pagi, Siang dan
Malam di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu ibu
Diagram 6.4 diatas menunjukan persentase waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas produktif tidak langsung pada saat shift pagi 52,94%, pada shift siang 68,35%
dan shift malam sebesar 37,93%. Dapat diketahui bahwa persentase waktu yang paling tinggi dalam melakukan kegiatna produktif tidak langsung adalah pada shift pagi.
Berikut persentase penggunaan waktu untuk aktivitas kegiatan langsung perkegiatan yang
dilakukan petugas Instalasi Farmasi dalam melayani resep kepada pasien selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam.
Diagram. 6.5 Persentase penggunaan waktu Aktivitas Produktif Tak Langsung
Perkegiatan Pada Shift Pagi, Siang dan Malam di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Tugu ibu
Berdasarkan Diagram 6.5 diatas dapat diketahui besaran persentase per kegiatan produktif tidak langsung yang dilakukan oleh petugas Instalasi Farmasi antara lain merapikan ruang/alat/dokumen pada shift pagi adalah 5,29% shift siang 2,32% dan shift malam 3,41%. Persentase tertinggi dalam kegiatan adalah shift pagi. Kegiatan menerima telpon dari poli/dokter/pasien pada shift pagi adalah 2,75%, shift siang 2,53% dan shift malam 3,28%. Untuk
kegiatan menghitung dan permintaan stok obat dilakukan petugas yang sedang bertugas pada shift pagi dan siang, yaitu persentase untuk shift pagi adalah 5,49%
dan untuk shift siang 1,05%.
Pada kegiatan membuat laporan harian, menghitung pendapatan resep jaminan, dan input haga pasien shift malam hanya dilakukan oleh petugas shift pagi. Karena kegiatan – kegiatan tersebut dilakukan pada saat pagi hari sebelum pasien datang agar tidak mengganggu pelayanan resep saat jam pelayanan poliklinik sudah buka.
…Biasanya itu dikerjakan pada saat pasiennya belum datang.. paling pasiennya dari igd atau rawat inap. Itu nggak.. nggak..
begitu sibuk.. jadi istilahnya mereka bisa nyambi bikin laporan. Jadi kalo pagi mereka bisa sambil melayani resep, karena mereka kan punya tugas masing – masing ya selain melayani resep.. tapi kalo udah jam setengah 10 jam 10 anak – anak udah melayani resep pasien ya… (Informan 1) Konfirmasi resep dilakukan oleh petugas shift pagi dan shift siang, pada shift malam peneliti tidak melihat petugas melakuka kegiatan tersebut. Persentase waktu yang digunakan untuk shift pagi 1,96% dan shift siang 0,84%. Persentase kegiatan merapikan dan dokumentasi lembar resep pada shift pagi sebesar 1,96% shift siang 0,63 dan shift malam 0,66%. Sedangkan kegiatan untuk menata atau cek stok obat pada shift pagi 2,75% shift siang 2,74% dan shift malam 3,41%.
Dari diagram 6.5 dapat disimpulkan bahwa persentase waktu terbesar untuk melakukan kegiatan produktif tidak langsung adalah pada shift pagi. Dari pada shift siang dan
malam seperti merapikan
ruang/alat/dokumen, menghitung/cek stok obat. Selain itu petugas shift pagi juga
mempunyai tugas yang harus diselesaikan sebelum pasien datang.
3.4 Penggunaan Waktu Non Produktif Petugas Instalasi Farmasi
Berikut persentase penggunaan waktu untuk aktivitas non produktif petugas Instalasi Farmasi selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam yang didapatkan dari hasil observasi menggunakan teknik work sapling di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu .
Diagram. 6.6 Persentase penggunaan waktu Aktivitas Non Produktif Pada Shift Pagi, Siang dan Malam di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu ibu
Diagram 6.6 diatas menunjukan persentase waktu untuk melakukan aktivitas non produktif pada saat shift pagi 2,35%, pada shift siang 0,84% dan shift malam sebesar 3,94%. Dapat diketahui bahwa persentase waktu yang paling tinggi dalam melakukan kegiatan non produktif adalah pada shift malam.
Berikut persentase penggunaan waktu untuk aktivitas kegiatan non produtif perkegiatan yang dilakukan petugas Instalasi Farmasi
dalam melayani resep kepada pasien selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam.
Diagram. 6.7 Persentase penggunaan waktu Aktivitas Non Produktif Perkegiatan Pada Shift Pagi, Siang dan
Malam di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu ibu
Berdasarkan Diagram 6.7 di atas dapat diketahui besaran persentase per kegiatan non produktif yang dilakukan oleh petugas Instalasi Farmasi antara lain mengobrol pada shift pagi 4,9% shift siang 5,06% shift 7,09%. Presentase main hp/tlp/sms shift pagi 2,55% shift siang 2,11% shift malam 2,75%.
Pada kegiatan tidur hanya dilakukan pada
saat shift malam yaitu sebesar 29,79%.
Sedangkan kegiatan tidak produktif lainnya sift pagi 2,35% shift siang 0,84% dan shift malam 3,94%.
Diagram 6.6 diatas menunjukan persentase waktu terbesar melakukan aktivitas non produktif adalah pada shift malam. Karena pada shift malam waktu kerjanya lebih panjang dan resep rawat jalan sudah tidak ada, sehingga petugas lebih banyak melakukan kegiatan non produktif seperti tidur.
3.4 Penggunaan Waktu Pribadi petugas Instalasi Farmasi
Berikut persentase penggunaan waktu untuk aktivitas pribadi petugas Instalasi Farmasi selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam yang didapatkan dari hasil observasi menggunakan teknik work sampling di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu .
Diagram. 6.8 Persentase penggunaan waktu Aktivitas Pribadi Pada Shift Pagi, Siang dan Malam di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu ibu
Diagram 6.8 diatas menunjukan persentase waktu untuk melakukan aktivitas pribadi petugas pada saat shift pagi 7,84%%, pada shift siang 13,50%% dan shift malam sebesar 7,74%. Dapat diketahui bahwa persentase waktu yang paling tinggi dalam
melakukan kegiatan pribadi adalah pada shift siang.
Berikut presentase penggunaan waktu aktivitas kegiatan non produtif perkegiatan yang dilakukan petugas Instalasi Farmasi dalam melayani resep kepada pasien selama 6 hari kerja pada shift pagi, siang dan malam.
Diagram. 6.9 Persentase penggunaan waktu Aktivitas Pribadi Pada Shift Pagi,
Siang dan Malam di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu ibu
Berdasarkan Diagram 6.9 di atas dapat diketahui besaran persentase per kegiatan non produktif yang dilakukan oleh petugas Instalasi Farmasi antara lain sholat pada shift pagi 2,94%, shift siang 4,85% dan shift malam 1,71%. Pada persentase toilet shift pagi sebesar 1,96% shift siang 2,53% dan shift malam 3,01%. Sedangkan persentase
makan pada shift pagi sebesar 2,94%, shift siang 6,12% dan shift malam sebesar 3,01%.
Diagram 6.8 diatas menunjukkan persentase waktu penggunaan kegiatan pribadi terbesar adalah pada shift siang untuk sholat dan makan sedangkan untuk ke toilet presentase terbesar pada shift malam.
3.5 Perhitungan Kebutuhan Tenaga di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu
3.5.1 Waktu Kerja Tersedia
Waktu kerja tersedia adalah waktu yang tersedia untuk masing – masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan untk menentukan waktu kerja tersedia adalah:
1. Hari kerja sesuai, dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Tugu Ibu yaitu enam hari dalam satu minggu selama satu tahun yaitu 6 x 52 minggu. (A) 2. Cuti tahunan, sesuai dengan ketentuan
SDM Rumah Sakit Tugu Ibu, bahwa setiap karyawan mendapatkan hak cuti tahunan selama 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3. Hari Libur Nasional, Berdasarkan Keputusan Bersama Mentri Terkait tentang Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2011 ditetapkan 14 hari.
(C)
4. Ketidakhadiran kerja sesuai rata – rata ketidakhadiran kerja adalah empat (4) hari pertahun. (D)
5. Waktu kerja dalam satu hari adalah 7 jam kerja. (E)
Berdasarkan data diatas yang didapat dari SDM Rumah Sakit Tugu Ibu selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut:
Keterangan:
A. Hari Kerja B. Cuti Tahunan C. Hari Libur
D. Ketidak hadiran Kerja E. Waktu Kerja
Tabel 6.4 Waktu Kerja Tersedia Tenaga Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu
Ibu
Kode Faktor Jumlah Keterangan
A Hari Kerja (6 x 52 minggu)
288 Hari/Tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari/Tahun
C Hari Libur
Nasional
14 Hari /Tahun
D Ketidakhadiran Kerja
4 Hari/Tahun
E Waktu Kerja 7 Jam/Hari
Hari Kerja Tersedia 282 Hari/Tahun Waktu Kerja Tersedia 1806 Jam/Tahun
Total Menit 108360 Menit/Tahun
Total Detik 6501600 Detik/Tahun
Waktu kerja yang tersedia untuk tenaga Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu dalam satu tahun adalah 288 hari/tahun atau 1806 jam/tahun atau 108360 menit/tahun atau 6501600 detik/tahun. Dengan kebijakan dari Rumah Sakit petugas bekerja dalam 3 shift, selama 6 hari dalam seminggu. Setiap petugas akan mendapatkan jadwal tugas shift malam sebanyak 4 kali dalam sebulan, Waktu Kerja Tersedia: [A – (B+C+D)] X E
dengan ketentuan setelah petugas 2 kali bertugas pada shift malam maka akan mendapatkan 1 hari libur.
di dalam tujuh hari kerja itu mereka dapat satu kali libur. Kemudian setiap mereka dapet malam, malem - malem dua mereka dapat libur satu. Jadi bisa anak-anak itu minggunya ada empat, kemudian malemnya dia dapet 4 malem, jadi tambah libur malem 2, bisa bisa mereka dapet libur enam.. (Informan 1)
3.5.2 Unit Kerja dan Kategori SDM
Dalam penelitian ini unit kerja yang diamati dan di ukur beban kerja serta kebutuhan tenaganya adalah Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu. Dengan klasifikasi SDM yang langsung melayani resep untuk pasien yaitu Asisten Apoteker, Juru Resep, dan Pelaksana Administrasi.
3.5.3 Menentukan Standar Beban Kerja
Standar Beban Kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama satu tahun per tenaga di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu. Adapun rumus dalam menghitung beban kerja adalah sebagai berikut:
Untuk menghitung Standar Beban Kerja diperlukan adalah data kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing – masing kategori SDM dengan rata – rata penyelesaian per satuan kegiatannya. Yang dimaksud dengan rata – rata penyelesaian persatuan kegiatan pokok adalah rata – rata waktu produktif
yang digunakan oleh tenaga di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokonya.
Setelah didapatkan hasil rata – rata penyelesaian per satuan kegiatan pokok selanjutnya rata – rata tersebut digunakan untuk membagi jumlah waktu kerja tersedia.
Berikut merupakan kegiatan – kegiatan
pokok setiap tenaga di Instalasi farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu beserta standar beban kerja untuk setiap kegiatan pokok:
Tabel 6.5 Standar Beban Kerja Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Tugu Ibu
No. Kegiatan Pokok Rata – rata waktu/kegiatan
(detik)
Waktu Tersedi
a
(detik)
Standar Beban Kerja
1. Penerimaan&pengharga an
89,4 650160
0
72725
2. Pengambilan obat paten 316.2 650160 0
20562
3. Pembuatan obat racikan 579 650160 0
11229
4. Etiket 240 650160
0
27090
5. Copy resep 22.8 650160
0
285157
6. Penyerahan obat 97.8 650160
0
66478
7. Pembelian obat lepas 294 650160
0
22114
8. Input resep pasien rawat inap
80.4 650160
0
80866
Standar Beban Kerja : Waktu Kerja tersedia
Rata – rata Penyelesaian Per Satuan Kegiatan Pokok
Dari tabel 6.5 diatas diketahui hasil standar beban kerja petugas yang didapatkan dengan cara membagi jumlah waktu kerja tersedia untuk petugas Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu dengan rata – rata waktu penyelesaian per kegiatan yang diamati. Rata – rata penyelesaian per satuan kegiatan didapatkan dari sampel beberapa kegiatan, yang dihitung waktunya dalam menyelesaikan satu kegiatan dalam satuan detik.
3.5.4 Standar Kelonggaran Tenaga
Faktor kelonggaran adalah kegiatan – kegiatan pokok/penting yang dikerjakan oleh semua tenaga Instalasi Farmasi rumah sakit tugu ibu yang sedang diukur namun tidak terkait dengan pelayanan resep kepada pasien secara langsung namun catatan statistik kegiatan tahunnya tidak tersedia.
Penyusunan standar kelonggaran ini diperoleh dari data pengamatan pelayanan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan resep kepada pasien seperti menghitung stok obat, permintaan stok obat, laporan harian dll. Data yang dibutuhkan dalam menyusun faktor kelonggaran antara lain waktu penyelesaian persatuan kegiatan kelonggara, frekuensi kegiatan selama pengamatan, waktu kerja tersedia.
Berikut merupakan kegiatan – kegiatan kelonggaran tenaga petugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu
Tabel 6.6 Standar Kelonggaran Petugas Farmasi di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Tugu Ibu
Kegiatan Penunjang Waktu
(detik)
Rata – rata waktu pertahun
Waktu kerja tersedia
Standar Kelonggaran
A B (Ax282 hari)
C B:C
Merapikan ruang, alat, dokumen
300 86400 6501600 0,0132
Terima tlp dari poli/dokter/pasien
600 169200 6501600 0,0260
Hitung&permintaan stok 2700 761400 6501600 0,1171
Laporan harian 3000 846000 6501600 0,1301
Hitung pendapatan resep jaminan
3600 1015200 6501600 0,1561
Input harga pasien shift malam
120 9542280 6501600 0,0053
Konfirmasi resep jaminan
362 102084 6501600 0,0157
Merapikan&dokumentasi resep
120 33840 6501600 0,0052
Menata/merapikan stok obat
300 84600 6501600 0,013
Rapat bulanan 360 11492
(360x12bulan)
6501600 0,0018
Jumlah 0,4835
Dari tabel 6.6 diatas diketahui standar kelonggaran yang didapatkan dari rata – rata waktu penyelesaian perkegiatan dalam satu tahun (B) dibagi dengan jumlah waktu kerja
dalam satu tahun (C) dalam satuan detik.
Jumlah rata – rata penyelesaian per stuan kegiatan (B) dalam satu tahun didapatkan dari waktu penyelesaian perkegiatan (A) di kalikan dengan jumlah hari kerja dalam satu tahun yaitu 282hari.
3.5.5 Kuantitas Kegiatan Pokok
Dalam menghitung jumlah optimal untuk tenaga di Instalasi Farmasi data yang dibutuhkan salah satunya adalah Kuantitas Kegiatan Pokok selama satu tahun.
Sedangkan data yang telah didapatkan dari langkah – langkah sebelumnya adalah menetukan Waktu Kerja Tersedia, Standar Beban Kerja dan Standar Waktu Kelonggaran.
Kuantitas Kegiatan Pokok ini didapatkan dari studi dokumentasi di bagian Rekam Medis Rumah Sakit Tugu Ibu, studi dokumentasi di Instalasi Farmasi dan wawancara mendalam dengan Kepala Instalasi Farmasi di dapatkan jumlah angka atau Kuantitas Kegiatan Pelayanan Pokok dalam satu tahun terhitung dari bulan Oktober tahun 2011 – September 2012.
Tabel 6.7 Kuantitas Kegiatan Pokok Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu
terhitung dari bulanOktober tahun 2011 – September 2012
No. Aktivitas Pokok Jumlah
(unit)
1. Pelayanan resep 442.259
2. Resep obat racikan (20%) 88.491,8 3. Resep obat paten (80%) 353.967,2
4. Copy resep 14.548
5. Resep pasien rawat jalan 160.103
6. Resep pasien rawat inap 114.362 7. Resep pasien non jaminan 49.156 8. Resep pasien jaminan 65.206 9. Pembelian bebas (0,1%) 442,259
Setelah dihitung standar beban kerja dan faktor kelonggaran maka dihitung jumlah optimal kebutuhan tenaga di Instalasi Farmasi tahun 2012.
Tabel 6.8 Kebutuhan tenaga Instalasi Farmasi
Rumah Sakit tugu Ibu
No. Kegiatan Pokok Kuantitas Kegiatan
(1th)
Standar Beban Kerja
Jumlah
1. Penerimaan&penghargaan 442.259 72.725 6,08 2. Pengambilan obat paten 353.967 20.562 17,21 3. Pembuatan obat racikan 88.491,82 11.229 7,88
4. Etiket 442.258 27.090 16,33
5. Copy resep 14.548 285.157 0,05
6. Penyerahan obat 442.259 66.478 6,65
7. Pembelian obat lepas 442,259 22.114 0,02 8. Input resep pasien rawat inap 114.362 80.866 1,41
Jumlah 55,36
Standar Kelonggaran 0,4835
Total Kebutuhan Tenaga Kerja 55,84
Dari Tabel 6.8 Diatas dapat diketahui bahwa kebutuhan optimal tenaga Instalasi Farmasi berdasarkanbeban kerja nyata yang diamati dengan teknik worksampling dan dianalisis menggunakan metode WISN adalah 55,84 atau dibulatkan menjadi 56 orang tenaga sedangkan tenaga yang ada saat ini adalah 19 orang.
Pembagian untuk pendistribusian pembagian tenaga diInstalasi Farmasi dihitung berdasarkan jumlah persentase petugas menggunakan waktu untuk menggunakan kegiatan aktivitas produktif langsung dan aktivitas kegiatan tidak langsung. Berikut perbandingan persentase penggunaan waktu
aktivitas kegiatan produktif langsung dan produktif tidak langsung pada shift pagi, siang dan malam.
Diagram 6.10 Persentase penggunaan waktu aktivitas kegiatan produktif langsung dan produktif tidak langsung di
Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu
Dari persentase penggunaan waktu aktivitas kegiatan produktif langsung dan tidak langsung pada shift pagi 39,30%, shift siang 37,46% dan malam 23,23%
diatas, akan dijadikan dasar untuk
melakukan pembagian pendistribusian jumlah tenaga kerja disetiap shiftnya. Dari jumlah kebutuhan tenaga kerja yang berjumlah 56 orang, akan dibagi berdasarkan penggunaan persentase penggunaan waktu berdasarkan shift pagi,
siang dan malam. berikut hasil yang didapatkan:
Tabel 6.9 Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja dibagi dalam
Shift Pagi, Siang dan Malam di Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu
Diketahui dari tabel. Diatas kebutuhan tenaga di Instalasi Farmasi yang berjumlah 56 orang di bagi dalam 3 shift yaitu kebutuhan pada shift pagi 22 orang, shift siang 21 orang dan shift malam 13 orang.
Dari hasil pembagian tenaga kerja per shift tersebut maka penelliti mencoba untuk membagi jumlah masing - masing kebutuhan tenaga tiap shift tersebut dengan kategori petugas yaitu Asisten Apoteker, Juru Resep dan Pelaksana Administrasi.
Pembagian untuk kategori petugas didapatkan dari cara menyeimbangkan jumlah yang ada sekarang dengan jumlah menurut tenaga yang seharusnya ada dengan mencari persentase pembagian jumlah kategori petugas yang sekarang ada.
Berikut jumlah pembagian petugas per kategori tenaga di Instalasi Farmasi RS.
Tugu Ibu:
Tabel6.10 Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja dibagi dalam
Shift Pagi, Siang dan Malam dengan Kebutuhan Kategori Petugas di Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu
Shift Kategori Petugas
Jumlah Sekarang
Jumlah Seharusnya Pagi Asisten
Apoteker
4 15
Juru Resep 1 4
Administrasi 1 3
Jumlah 6 22
Siang Asisten Apoteker
6 18
Shift Jumlah
Pagi 22
Siang 21
Malam 13
Jumlah 56
Juru Resep 1 3
Administrasi - 3
Jumlah 7 21
Malam Asisten Apoteker
1 6
Juru Resep 1 6
Administrasi - 1
Jumlah 2 13
4. Kesimpulan dan Saran 4.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti untuk menganalisis jumlah kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu tahun 2012, maka penelitia mengambil kesimpulan sebagai berikut:
4.1.1 Aktivitas Pegawai
1. Aktivitas Kegiatan
Produktif Langsung
Persentase total kegiatan produktif langsung petugas Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu adalah 50,57%. Penggunaan waktu untuk melakukan kegiatan produktif langsung yang tertinggi adalah pada shift siang yang jam kerjanya pukul 14.30 – 21.00 WIB, dengan kegiatan pengerjaan obat racikan dan etiket. Karena pada shift siang lebih banyak dokter yang meresepkan obat racikan.
2. Aktivitas Kegiatan
Produktif Tidak Langsung
Persentase total kegiatan produktif tidak langsung petugas Instalasi Farmasi RS.
Tugu Ibu adalah 16,04%. Penggunaan waktu
untuk melakukan kegiatan produktif tidak langsung yang tertinggi adalah pada shift pagi yang jam kerjanya pukul 07.30 – 14.30 WIB, dengan kegiatan menghitung/membuat permintaan obat. Ada beberapa kegiatan tidak langsung yang hanya dilakukan pada saat shift pagi saja, seperti membuat laporan harian, menghargai pendapatan resep jaminan, dan input harga pasien shift malam.
3. Aktivitas Kegiatan Tidak
Produktif
Persentase total kegiatan non produktif petugas Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu adalah 24,05%. Penggunaan waktu untuk melakukan kegiatan tidak produktif yang tertinggi adalah pada shift malam yang jam kerjanya pukul 21.00 – 07.30 WIB, dengan kegiatan tidur yang persentasenya jauh lebih tinggi dibandingkan dengan kegiatan tidak produktif lainnya. Kegiatan tidur hanya dilakukan petugas pada saat shift malam saja. Persentase kegiatan non produktif pada shift malam ini dirasa masih tinggi.
Kelonggaran waktu yang ada seharusnya dapat dipakai untuk melakukan kegiatan produktif seperti input pasien jaminan, cek stok obat, membuat laporan harian, dll.
4. Aktivitas Kegiatan Pribadi
Persentase total kegiatan pribadi petugas Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu adalah 9,33%. Penggunaan waktu untuk melakukan kegiatan pribadi yang tertinggi adalah pada shift siang dengan kegiatan makan dan sholat, persentase kegiatan pribadi ini jauh lebih rendah jika dibandingkan dengan kegiatan produktif dan kegiatan non produktif. Sehingga penggunaan waktu kegiatan pribadi ini dirasa masih wajar karena pada shift siang bertepatan dengan sholat ashar dan magrib serta jam makan malam.
4.1.2 Perhitungan dengan Metode Workload Indicator Staffing Needs
1. Waktu Kerja Tersedia
Waktu kerja tersedia untuk petugas Instalsi Farmasi RS. Tugu Ibu adalah 108.360 menit/tahun dari 288 hari kerja/tahun dengan kebijakan petugas akan mendapatkan jadwal shift malam 4 kali dalam satu bulan dan setiap 2 kali bertugas shift malam akan mendapatkan 1 hari libur.
2. Standar Beban Kerja
Penyelesaian resep obat sudah sesuai atau lebih cepat dari standar waktu pengerjaan yang ada di Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu.
Persentase total penggunaan keseluruhan kegiatan produktif adalah 66,61%.
Penggunaan waktu produktif tertinggi adalah pada shift pagi dan siang, yang persentasenya mencapai 84,42% yang sudah melebihi dari standar optimal 80%.
Sehingga beban kerja di Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu termasuk kedalam golongan beban kerja tinggi.
3. Standar Kelonggaran
Dari perhitungan dengan metode WISN didapatkan Standar kelonggaran pada Instalasi Farmasi dibutuhkan 0,8342 atau dibulatkan menjadi 1 orang tenaga.
4. Kebutuhan Tenaga Kerja
Dari perhitungan dengan metode WISN didapatkan hasil jumlah optimal tenaga sebanyak 56 orang, sedangkan tenaga yang ada sekarang berjumlah 19 orang, masih
terdapat kekurangan 16 orang tenaga untuk bertugas pada shift pagi, masih terdapat kekurangan 14 orang tenaga untuk bertugas pada shift siang dan masih terdapat kekurangan 11 orang untuk bertugas pada shift malam. Dapat disimpulkan bahwa perlu ditambahkan jumlah tenaga lagi, karena tenaga yang sekarang sudah ada belum mencukupi untuk melakukan aktivitas sesuai dengan beban kerja yang ada.
4.2 Saran
1. Menambahkan petugas pelaksana administrasi untuk menerima dan mengelola resep pasien jaminan, karena selama ini resep pasien jaminan dan non jaminan hanya dilayanani oleh 1 orang pelaksana administrasi dari 1 loket. Pada shift siang juga dapat ditambahkan 2 orang pelaksana administrasi, karena selama ini yang bertugas sebagai administrasi pada shift siang adalah asisten apoteker, dengan penambahan tenaga khusus untuk pelaksana administrasi, diharapkan agar asisten apoteker dapat fokus dengan pengerjaan resep. Jika penambahan tenaga tidak memungkinkan dilakukan maka dapat melakukan mutasi tenaga dari bagian lain yang latar belakang pendidikannya SMA/SMEA dengan dibekali pelatihan terlebih dahulu.
2. Menambah tenaga juru resep sebanyak agar dapat mengatasi masalah yang terjadi pada saat pick puncak yaitu pada hari senin, rabu dan jumat atau khususnya pada shift siang, karena saat pick puncak dan shift siang resep obat racikan menumpuk. Jika penambahan tenaga tidak memungkinkan dilakukan maka dapat melakukan mutasi tenaga
dari bagian lain yang latar belakang pendidikannya SMA/SMP dengan dibekali pelatihan terlebih dahulu.
Karena untuk meracik atau menggerus obat tidak diperlukan skill khusus.
3. Menambah tenaga untuk pelaksana administrasi pada shift malam agar setiap resep yang masuk dapat segera diinput dan dihargai, karena selama ini input resep pasien shift malam masih dilakukan oleh penata administrasi shift pagi keesokan harinya.
4. Peninjauan kembali tentang uraian tugas setiap shift guna menyetarakan pembagian tugas, pada saat shift malam yang penggunaan waktu produktifnya rendah sedangkan penggunaan waktu non produktifnya sangat tinggi yaitu digunakan untuk tidur, kelonggaran waktu tersebut seharusnya dapat digunakan untuk melakukan aktivitas produktif seperti menghitung stok obat, permintaan stok obat, input pasien shift malam dan membuat laporan harian yang biasanya dilakukan pada shift pagi.
5. Daftar Pustaka
Aditama. Tjandra Yoga. (2007). Manajemen Instalasi Farmasi Rumah Sakit (Edisi kedua). Jakarta: Universitas Indonesia Press.
Barnes (1987). Work Sampling Method. 28
September 2012.
http://proquest.umi.com/gbksy?index=5&di d=00978567&SrchMode=1&sid=10&Fmt=
2&VInst=WORKSAMPLINGMETH=OD&
ROT=309&Vname=PQD&TS=1277526649
&clientID=09899
Buku pedoman pelayanan instalasi farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu
Hasibuan, P.M. 2007, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Binarupa Bumi Aksara, Jakarta
Ilyas, Yaslis (2011). Perencanaan SDM Rumah Sakit; Teori, Metode dan Formula.FKM UI, depok Indonesia.
Indonesia. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 20009 Tentang Rumah Sakit.
Indonesia. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 Kentang Ketenagakerjaan.
Karina, N (2012).Gambaran Beban Kerja Pegawai di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Hasanah Graha Afiah Tahun 2012. [Skripsi]. FKM UI
Kepmenkes Republik Indonesia Nomor 81/Menkes/SK/2004 Tentang Pedoman Penyusunan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit.
Kepmenkes Republik Indonesia Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 Tentang:
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
Kep.Men.PAN Nomor;
KEP/75/M.PAN/7/2004. Tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Kurnia, Adil (2010). Pengertian Beban Kerja. Materi workshop Workload Analysis, dari adilkurnia.
Wordpress.com/tag/definisi-beban- kerja/
Laporan bulanan instalasi farmasi dari bagian rekam medis Rumah Sakit Tugu Ibu Uu nomor Republik Indonesia 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan
Uu nomor Republik Indonesia 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
Mangunpawira (2003). Analisis Beban Kerja Karyawan di Perusahaan. Jakarta:
PT. Gramedia Indonesia.
International Labour Office. 1975, Penelitian Kerja dan Produktifitas, Erlangga, Jakarta.
International Labour Office. 1983, Penelitian Kerja Dan Pengukuran Kerja Seri Manajemen No. 15c, Erlangga, Jakarta.
Rachmawati, Ike (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Andi Yogyakarta.
Shipp, P.J. 1998, Workload Indicator of Staffing Need (WISN) A Manual for Implementation, Word Helth Organization, Division of Human Resources Development and Capacity Building, Switzerland.
Suharyono, M.W.2006, Analisis Jumlah Kebutuhan tenaga Pekarya Dengan Work Sampling Di Unit Gizi Layanan Kesehatan Sint Carolus Tahun 2005 [tesis]. Program Studi Kajian Administrasi Rumah Sakit Pascasarjana FKM UI.
Sugiyono, (2012). Metode penelitian Kombinasi (mixed metodes).
Penerbit alfabeta.Bandung.
Syukraa, HG. 2012. Analisis kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja dengan teknik work sampling menggunakan metode wisn di unit farmasi rawat jalan Krakatau medika hospital cilegon 2012.
[Tesis]. FKMUI
Susana, S (2011). Analisis jumlah kebutuhan tenaga dengan Metode Workload Indicator Staffing Needs (WISN) di Sub Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Pertamina Jaya 2011.
[Skripsi]. FKMUI
WHO (2010). WISN Work Load Indicator of Staffing Need Use’r Manual.
Geneva. Dari
http://whglibdoc.who.int/publication s/2010/9789241500197 users eng.pdf
WHO, Division of Human Resource Development and Capicity Building, Switzerland.
Widia sari, (2009). Analisis Waktu Pelayanan Resep Pasien Rawat Jalan di Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu Depok 2009. [Skripsi]. FKMUI Wijaya, Handi, (2012). Analisis Pelaksanaan
Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit Bidang Farmasi di Instalasi Farmasi RS. Tugu Ibu 2012.
[Tesis]. FKMUI
Wongkar, L (2001). Analisis Waktu Pelayanan Pengambilan Obat di Apotek Kimia Farma Pontianak tahun 2000. [Tesis]. FKM UI
Yulia (1996). Analisis Alokasi Waktu Kerja dan Hubungannya dengan
Pelayanan Resep di Instalasi
Farmasi RSUD. PMI Bogor. [Tesis].
FKM UI
