• Tidak ada hasil yang ditemukan

Disampaikan Oleh: Didi Supriyadi

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "Disampaikan Oleh: Didi Supriyadi"

Copied!
40
0
0

Teks penuh

(1)

Disampaikan Oleh:

(2)

Information System Project Management 2

Catatan:

Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.

(3)

Information System Project Management 3

Learning Objectives

• Memahami pentingnya jadwal pryek dan manajemen waktu proyek yang baik

• Mendefinisikan kegiatan sebagai dasar untuk mengembangkan jadwal proyek

• Menjelaskan bagaimana manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan dependensi untuk membantu dalam mengurutkan kegiatan

• Memahami hubungan antara perkiraan sumber daya dan jadwal proyek

• Menjelaskan bagaimana berbagai alat dan teknik membantu manajer proyek melakukan aktivitas durasi estimasi

(4)

Information System Project Management 4

Learning Objectives (continued)

• Use a Gantt chart for planning and tracking schedule information, find the critical path for a project, and describe how critical chain scheduling and the Program Evaluation and Review Technique (PERT) affect schedule development

• Discuss how reality checks and people issues are involved in controlling and managing changes to the project schedule

• Describe how project management software can assist in project time management and review words of caution before using this software

• Menggunakan Gantt chart untuk perencanaan dan pelacakan informasi jadwal, menemukan jalur kritis untuk sebuah proyek, dan menjelaskan bagaimana kritis rantai penjadwalan dan Evaluasi Program dan Review Technique (PERT)

mempengaruhi perkembangan jadwal

Diskusikan bagaimana cek realitas dan masalah orang yang terlibat dalam mengendalikan dan mengelola perubahan jadwal proyek

Jelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam waktu manajemen proyek dan review kata dari hati-hati sebelum menggunakan software ini

(5)

Information System Project Management 5

Pentingnya Jadwal Proyek

Manager biasanya menyampaikan bahwa men-deliver proyek

tepat waktu sebagai salah satu tantangan terbesar bagi mereka

Waktu adalah hal yang memiliki paling sedikit fleksibilitas,

melewati apa pun yang terjadi pada sebuah proyek

Masalah jadwal adalah alasan utama penyebab konflik pada

(6)

Information System Project Management 6

Gaya Kerja Individu dan Perbedaan

Budaya Penyebab Konflik Jadwal

• Schedule adalah hal yang penting pada sebuah proyek

• Kepatuhan terhadap schedule dapat membantu project manager untuk memprediksi kapan seharusnya proyek akan selesai

• Akan tetapi dilapangan, banyak terjadi kendala – kendala yang menjadi hambatan dalam menjalankan schedule yang telah ditetapkan diantaranya budaya kerja dari individual maupun budaya kerja dari organisasi tersebut

• Ada beberapa orang yang strik mengikuti schedule proyek dan beberapa yang tidak, perbedaan kultur ini harus dapat dikomunikasikan dengan baik oleh project manager

(7)

Information System Project Management 7

Project Time Management

Processes

Defining activities: mengidentifikasi kegiatan khusus bahwa anggota tim proyek dan stakeholder harus melakukan untuk menghasilkan deliverable proyek

Sequencing activities: mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara kegiatan proyek

Estimating activity resources: memperkirakan berapa banyak resources tim proyek yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek

Estimating activity durations: memperkirakan jumlah waktu kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan individu

Developing the schedule: urutan kegiatan analisis, perkiraan aktivitas sumber daya, dan perkiraan durasi kegiatan untuk membuat jadwal proyek

(8)

Information System Project Management 8

Figure 6-1. Project Time Management

Summary

(9)

Information System Project Management 9

Where Do Schedules Come From?

Defining Activities

Project schedules tumbuh dari dokumen dasar yang memulai proyek

– Project charter termasuk awal dan akhir tanggal dan informasi anggaran

– Scope statement dan WBS membantu menentukan apa yang akan dilakukan

Activity definition melibatkan pengembangan WBS yang lebih rinci dan

mendukung penjelasan untuk memahami semua pekerjaan yang harus

dilakukan

(10)

Information System Project Management 10

Activity Lists and Attributes

Activity list adalah tabulasi kegiatan untuk dimsukkan pada jadwal proyek yang meliputi:

– Nama kegiatan

– Identifier kegiatan atau nomor kegiatan

– Deskripsi singkat dari aktivitas

Activity attributes memberikan informasi lebih seperti pendahulunya, penerus,

hubungan logis, kebutuhan sumber daya, kendala, kapan diberlakukan, dan sumsi terkait dengan kegiatan

(11)

Information System Project Management 11

Milestones

milestone adalah peristiwa penting yang biasanya tidak memiliki durasi

Milestone sering membutuhkan beberapa kegiatan dan banyak

pekerjaan untuk menyelesaikannya

Hal ini merupakan alat yang berguna untuk menetapkan tujuan jadwal

dan memantau kemajuan

Contohnya termasuk memperoleh pelanggan sign-off pada dokumen

kunci atau penyelesaian produk tertentu

(12)

Information System Project Management 12

Sequencing Activities

Merupakan proses penyusunan aktivitas berdasarkan

dependensi maupun relasi yang ada

dependency

ataupun

relationship

adalah urutan kegiatan proyek

atau tugas

(13)

Information System Project Management 13

Three types of Dependencies

Mandatory dependencies: dependensi wajib yang melekat pada sifat dari

pekerjaan yang dilakukan pada proyek

Discretionary dependencies:

didefinisikan oleh tim proyek; dan

digunakan dengan hati – hati untuk membatasi penjadwalan

External dependencies: melibatkan hubungan antara kegiatan proyek

dan non-proyek

(14)

Information System Project Management 14

Network Diagrams

Network diagrams adalah teknik yang dipilih untuk menunjukkan

aktivitas sequencing

network diagram

merupakan tampilan skematis dari hubungan

logis antara, atau urutan kegiatan proyek

Dua format utama adalah panah dan diutamakan metode

(15)

Information System Project Management 15

Figure 6-2. Sample Activity-on-Arrow

(AOA) Network Diagram for Project X

(16)

Information System Project Management 16

Arrow Diagramming Method

(ADM)

Disebut juga activity-on-arrow (AOA) network diagrams

Kegiatan yang diwakili oleh panah

Node atau lingkaran yang mulai dan titik akhir dari kegiatan

(17)

Information System Project Management 17

(18)

Information System Project Management 18

(19)

Information System Project Management 19

Estimating Activity Resources

• Sebelum memperkirakan durasi aktivitas, Kita harus memiliki ide yang baik dari jumlah dan jenis sumber daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan; sumber daya manusia, peralatan, dan bahan

• Pertimbangkan isu – isu penting berikut dalam memperkirakan sumber daya: – Bagaimana tingkat kesulitan aktivitas yang akan dilakukan pada proyek ini?

– Apa sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa?

– Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?

resource breakdown structure adalah struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya proyek berdasarkan kategori dan jenis

(20)

Information System Project Management 20

Activity Duration Estimating

Duration

termasuk jumlah aktual waktu bekerja pada kegiatan

ditambah waktu yang telah berlalu

Effort

/upaya adalah jumlah hari kerja atau jam kerja yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

Effort/upaya yang dilakukan tidak semuanya sama

Orang yang melakukan pekerjaan harus membantu

(21)

Information System Project Management 21

Three-Point Estimates

Dalam melakukan perkiraan, biasanya kita menggunakan pendekatan

Three-point estimate

Three-point estimate

, yaitu kita memperkirakan durasi sebuah tugas

dengan memperhatikan tiga hal yaitu optimis, kemungkinan besar, dan

perkiraan pesimis, seperti tiga minggu untuk optimis, empat minggu

untuk paling mungkin, dan lima minggu untuk perkiraan pesimis

(22)

Information System Project Management 22

Developing the Schedule

Menggunakan hasil dari proses manajemen waktu lain untuk menentukan

tanggal awal dan akhir proyek

Tujuan utamanya adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis

yang menyediakan dasar untuk kemajuan proyek pemantauan untuk

dimensi waktu proyek

Alat penting dan teknik termasuk Gantt chart, analisis jalur kritis, dan

kritis rantai penjadwalan, dan analisis PERT

(23)

Information System Project Management 23

Gantt Charts

Gantt charts

menyediakan format standar untuk menampilkan

informasi jadwal proyek dengan daftar kegiatan proyek yang

berhubungan dan menyelesaikan tanggal dalam format

kalender

Symbols include:

Black diamonds: milestones

Thick black bars: summary tasks

Lighter horizontal bars: durations of tasks

Arrows: dependencies between tasks

(24)

Information System Project Management 24

Critical Path Method (CPM)

CPM adalah teknik jaringan diagram yang digunakan untuk memprediksi durasi total proyek

critical path untuk sebuah proyek merupakan serangkaian kegiatan menetukan waktu yang paling awal dimana proyek dapat diselesaikan

• The critical path adalah jalur terpanjang melalui diagram jaringan dan memiliki sedikit slack atau float

Slack or float adalah jumlah waktu kegiatan dapat ditunda tanpa menunda kegiatan atau tanggal selesai proyek

(25)

Information System Project Management 25

Calculating the Critical Path

Pertama kembangkan diagram jaringan yang baik

Tambahkan perkiraan durasi untuk semua kegiatan di setiap

jalan melalui diagram jaringan

Jalan terpanjang adalah critical path

Jika salah satu atau lebih dari kegiatan pada jalur kritis

membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan, jadwal,

keseluruhan proyek akan tergelincir kecuali manajer proyek

(26)

Information System Project Management 26

Figure 6-8. Determining the Critical Path

for Project X

(27)

Information System Project Management 27

Using Critical Path Analysis to

Make Schedule Trade-offs

Free slack

or

free float

adalah jumlah waktu kegiatan yang dapat ditunda

tanpa menunda awal dari kegiatan

Total slack

or

total float

adalah jumlah waktu kegiatan yang mungkin

tertunda dari awal tanpa menunda tanggal selesai proyek yang

direncanakan

forward pass

merupakan sebuah langkah maju melewati diagram

jaringan dalam menentukan awal mulai dan tanggal selesai

backward pass

merupakan sebuah lulus mundur dalam menentukan

awal-akhir dan akhir tanggal

(28)

Information System Project Management 28

Using the Critical Path to Shorten

a Project Schedule

Tiga teknik utama untuk memperpendek jadwal

– Memperpendek durasi kegiatan kritis / tugas dengan menambahkan lebih banyak sumber daya atau mengubah cakupannya

– Menerjang kegiatan dengan mendapatkan jumlah terbesar dari kompresi jadwal untuk biaya setidaknya tambahan

– kegiatan pelacakan cepat dengan melakukan mereka secara paralel atau tumpang tindih mereka

(29)

Information System Project Management 29

Importance of Updating Critical

Path Data

It is important to update project schedule information to meet

time goals for a project

The critical path may change as you enter actual start and finish

dates

If you know the project completion date will slip, negotiate with

the project sponsor

(30)

Information System Project Management 30

Critical Chain Scheduling

Critical chain scheduling

– A method of scheduling that considers limited resources when creating a project schedule and includes buffers to protect the project completion date

Uses the Theory of Constraints

(TOC)

– A management philosophy developed by Eliyahu M. Goldratt and introduced in his book The Goal

Attempts to minimize multitasking

(31)

Information System Project Management 31

Figures 6-10a and 6-10b.

Multitasking Example

(32)

Information System Project Management 32

Figure 6-11. Example of Critical Chain

Scheduling

(33)

Information System Project Management 33

Program Evaluation and Review

Technique (PERT)

PERT

adalah teknik analisis jaringan yang digunakan untuk

memperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian yang

tinggi tentang perkiraan durasi aktivitas individu

PERT menggunakan

perkiraan waktu probabilistik

Perkiraan durasi berdasarkan menggunakan optimis, kemungkinan

besar, dan perkiraan pesimis durasi aktivitas, atau estimasi tiga titik

(34)

Information System Project Management 34

PERT Formula and Example

• PERT weighted average =

optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6

• Example:

PERT weighted average =

8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days

6

where optimistic time = 8 days most likely time = 10 days, and pessimistic time = 24 days

Therefore, you’d use 12 days on the network diagram instead of 10 when using PERT for the above example

(35)

Information System Project Management 35

Schedule Control Suggestions

Melakukan pemeriksaan kenyataan di jadwal

Memungkinkan untuk kontinjensi

Tidak berencana untuk semua orang untuk bekerja pada

kapasitas 100% sepanjang waktu

Mengadakan pertemuan kemajuan dengan pemangku

kepentingan dan jelas dan jujur dalam berkomunikasi masalah

jadwal

(36)

Information System Project Management 36

Controlling the Schedule

• Tujuannya adalah untuk mengetahui status jadwal, pengaruh faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi

• Alat dan teknik meliputi: – Progress reports

– A schedule change control system

– Project management software, including schedule comparison charts like the tracking Gantt chart

– Variance analysis, such as analyzing float or slack

(37)

Information System Project Management 37

Reality Checks on Scheduling

Pertama, review rancangan jadwal untuk memperkirakan tanggal

penyelesaian pada project charter

Siapkan jadwal yang lebih rinci dengan tim proyek

Pastikan jadwal yang realistis untuk diikuti

(38)

Information System Project Management 38

Working with People Issues

Kepemimpinan yang kuat membantu proyek berhasil lebih dari

grafik PERT yang baik

manajer proyek harus menggunakan:

Empowerment/pemberdayaan

Incentives/insentif

Discipline/disiplin

(39)

Information System Project Management 39

Using Software to Assist in Time

Management

Software for facilitating communications helps people exchange

schedule-related information

Decision support models help analyze trade-offs that can be

made

Project management software can help in various time

(40)

Information System Project Management 40

Chapter Summary

Project time management is often cited as the main source of conflict on

projects, and most IT projects exceed time estimates

Main processes include:

– Define activities

– Sequence activities

– Estimate activity resources

– Estimate activity durations

– Develop schedule

Gambar

Figure 6-1. Project Time Management  Summary
Figure 6-2. Sample Activity-on-Arrow  (AOA) Network Diagram for Project X
Figure 6-3. Task Dependency Types
Figure 6-4. Sample PDM Network Diagram
+3

Referensi

Dokumen terkait

Pengujian aplikasi webGIS pariwisata di kabupaten lombok timur memanfaatkan Google maps API ini dilakukan dengan menjalankan aplikasi tersebut pada web browser

Sokressh Malang tidak hanya disebabkan kemampuan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya saja, tetapi juga disebabkan oleh hubungan antar karyawan tiap bagian, dimana dari

BRIGJEN KATAMSO NO... AHMAD

Beban kerja yang berlebihan oleh karyawan didalam perusahaan membuat seorang karyawan tersebut mempunyai banyak tanggung jawab dan peran yang harus dijalankan demi

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan

Berdasarkan penelitian yang telah dipaparkan oleh penulis tentang Hak Narapidana Wanita yang sedang Hamil serta Hak Anak sejak dalam Kandungan atas Makanan Bergizi di

178 MENTENG DALAM, TEBET JAKARTA SELATAN, TELP.. DANAU

Sedangkan beberapa fakta analisis hasil UKK Matematika siswa kelas VIII D, terkait tabel 4 di atas adalah sebagai berikut: (1) untuk tingkat kesukaran dengan kategori mudah,