Disampaikan Oleh:
Information System Project Management 2
Catatan:
Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.
Information System Project Management 3
Learning Objectives
• Memahami pentingnya jadwal pryek dan manajemen waktu proyek yang baik
• Mendefinisikan kegiatan sebagai dasar untuk mengembangkan jadwal proyek
• Menjelaskan bagaimana manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan dependensi untuk membantu dalam mengurutkan kegiatan
• Memahami hubungan antara perkiraan sumber daya dan jadwal proyek
• Menjelaskan bagaimana berbagai alat dan teknik membantu manajer proyek melakukan aktivitas durasi estimasi
Information System Project Management 4
Learning Objectives (continued)
• Use a Gantt chart for planning and tracking schedule information, find the critical path for a project, and describe how critical chain scheduling and the Program Evaluation and Review Technique (PERT) affect schedule development
• Discuss how reality checks and people issues are involved in controlling and managing changes to the project schedule
• Describe how project management software can assist in project time management and review words of caution before using this software
• Menggunakan Gantt chart untuk perencanaan dan pelacakan informasi jadwal, menemukan jalur kritis untuk sebuah proyek, dan menjelaskan bagaimana kritis rantai penjadwalan dan Evaluasi Program dan Review Technique (PERT)
mempengaruhi perkembangan jadwal
Diskusikan bagaimana cek realitas dan masalah orang yang terlibat dalam mengendalikan dan mengelola perubahan jadwal proyek
Jelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam waktu manajemen proyek dan review kata dari hati-hati sebelum menggunakan software ini
Information System Project Management 5
Pentingnya Jadwal Proyek
•
Manager biasanya menyampaikan bahwa men-deliver proyek
tepat waktu sebagai salah satu tantangan terbesar bagi mereka
•
Waktu adalah hal yang memiliki paling sedikit fleksibilitas,
melewati apa pun yang terjadi pada sebuah proyek
•
Masalah jadwal adalah alasan utama penyebab konflik pada
Information System Project Management 6
Gaya Kerja Individu dan Perbedaan
Budaya Penyebab Konflik Jadwal
• Schedule adalah hal yang penting pada sebuah proyek
• Kepatuhan terhadap schedule dapat membantu project manager untuk memprediksi kapan seharusnya proyek akan selesai
• Akan tetapi dilapangan, banyak terjadi kendala – kendala yang menjadi hambatan dalam menjalankan schedule yang telah ditetapkan diantaranya budaya kerja dari individual maupun budaya kerja dari organisasi tersebut
• Ada beberapa orang yang strik mengikuti schedule proyek dan beberapa yang tidak, perbedaan kultur ini harus dapat dikomunikasikan dengan baik oleh project manager
Information System Project Management 7
Project Time Management
Processes
• Defining activities: mengidentifikasi kegiatan khusus bahwa anggota tim proyek dan stakeholder harus melakukan untuk menghasilkan deliverable proyek
• Sequencing activities: mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara kegiatan proyek
• Estimating activity resources: memperkirakan berapa banyak resources tim proyek yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek
• Estimating activity durations: memperkirakan jumlah waktu kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan individu
• Developing the schedule: urutan kegiatan analisis, perkiraan aktivitas sumber daya, dan perkiraan durasi kegiatan untuk membuat jadwal proyek
Information System Project Management 8
Figure 6-1. Project Time Management
Summary
Information System Project Management 9
Where Do Schedules Come From?
Defining Activities
•
Project schedules tumbuh dari dokumen dasar yang memulai proyek
– Project charter termasuk awal dan akhir tanggal dan informasi anggaran– Scope statement dan WBS membantu menentukan apa yang akan dilakukan
•
Activity definition melibatkan pengembangan WBS yang lebih rinci dan
mendukung penjelasan untuk memahami semua pekerjaan yang harus
dilakukan
Information System Project Management 10
Activity Lists and Attributes
• Activity list adalah tabulasi kegiatan untuk dimsukkan pada jadwal proyek yang meliputi:
– Nama kegiatan
– Identifier kegiatan atau nomor kegiatan
– Deskripsi singkat dari aktivitas
• Activity attributes memberikan informasi lebih seperti pendahulunya, penerus,
hubungan logis, kebutuhan sumber daya, kendala, kapan diberlakukan, dan sumsi terkait dengan kegiatan
Information System Project Management 11
Milestones
•
milestone adalah peristiwa penting yang biasanya tidak memiliki durasi
•
Milestone sering membutuhkan beberapa kegiatan dan banyak
pekerjaan untuk menyelesaikannya
•
Hal ini merupakan alat yang berguna untuk menetapkan tujuan jadwal
dan memantau kemajuan
•
Contohnya termasuk memperoleh pelanggan sign-off pada dokumen
kunci atau penyelesaian produk tertentu
Information System Project Management 12
Sequencing Activities
•
Merupakan proses penyusunan aktivitas berdasarkan
dependensi maupun relasi yang ada
•
dependency
ataupun
relationship
adalah urutan kegiatan proyek
atau tugas
Information System Project Management 13
Three types of Dependencies
•
Mandatory dependencies: dependensi wajib yang melekat pada sifat dari
pekerjaan yang dilakukan pada proyek
•
Discretionary dependencies:
didefinisikan oleh tim proyek; dan
digunakan dengan hati – hati untuk membatasi penjadwalan
•
External dependencies: melibatkan hubungan antara kegiatan proyek
dan non-proyek
Information System Project Management 14
Network Diagrams
•
Network diagrams adalah teknik yang dipilih untuk menunjukkan
aktivitas sequencing
•
network diagram
merupakan tampilan skematis dari hubungan
logis antara, atau urutan kegiatan proyek
•
Dua format utama adalah panah dan diutamakan metode
Information System Project Management 15
Figure 6-2. Sample Activity-on-Arrow
(AOA) Network Diagram for Project X
Information System Project Management 16
Arrow Diagramming Method
(ADM)
•
Disebut juga activity-on-arrow (AOA) network diagrams
•
Kegiatan yang diwakili oleh panah
•
Node atau lingkaran yang mulai dan titik akhir dari kegiatan
Information System Project Management 17
Information System Project Management 18
Information System Project Management 19
Estimating Activity Resources
• Sebelum memperkirakan durasi aktivitas, Kita harus memiliki ide yang baik dari jumlah dan jenis sumber daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan; sumber daya manusia, peralatan, dan bahan
• Pertimbangkan isu – isu penting berikut dalam memperkirakan sumber daya: – Bagaimana tingkat kesulitan aktivitas yang akan dilakukan pada proyek ini?
– Apa sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa?
– Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?
• resource breakdown structure adalah struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya proyek berdasarkan kategori dan jenis
Information System Project Management 20
Activity Duration Estimating
•
Duration
termasuk jumlah aktual waktu bekerja pada kegiatan
ditambah waktu yang telah berlalu
•
Effort
/upaya adalah jumlah hari kerja atau jam kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
•
Effort/upaya yang dilakukan tidak semuanya sama
•
Orang yang melakukan pekerjaan harus membantu
Information System Project Management 21
Three-Point Estimates
•
Dalam melakukan perkiraan, biasanya kita menggunakan pendekatan
Three-point estimate
•
Three-point estimate
, yaitu kita memperkirakan durasi sebuah tugas
dengan memperhatikan tiga hal yaitu optimis, kemungkinan besar, dan
perkiraan pesimis, seperti tiga minggu untuk optimis, empat minggu
untuk paling mungkin, dan lima minggu untuk perkiraan pesimis
Information System Project Management 22
Developing the Schedule
•
Menggunakan hasil dari proses manajemen waktu lain untuk menentukan
tanggal awal dan akhir proyek
•
Tujuan utamanya adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis
yang menyediakan dasar untuk kemajuan proyek pemantauan untuk
dimensi waktu proyek
•
Alat penting dan teknik termasuk Gantt chart, analisis jalur kritis, dan
kritis rantai penjadwalan, dan analisis PERT
Information System Project Management 23
Gantt Charts
•
Gantt charts
menyediakan format standar untuk menampilkan
informasi jadwal proyek dengan daftar kegiatan proyek yang
berhubungan dan menyelesaikan tanggal dalam format
kalender
•
Symbols include:
–
Black diamonds: milestones
–
Thick black bars: summary tasks
–
Lighter horizontal bars: durations of tasks
–
Arrows: dependencies between tasks
Information System Project Management 24
Critical Path Method (CPM)
• CPM adalah teknik jaringan diagram yang digunakan untuk memprediksi durasi total proyek
• critical path untuk sebuah proyek merupakan serangkaian kegiatan menetukan waktu yang paling awal dimana proyek dapat diselesaikan
• The critical path adalah jalur terpanjang melalui diagram jaringan dan memiliki sedikit slack atau float
• Slack or float adalah jumlah waktu kegiatan dapat ditunda tanpa menunda kegiatan atau tanggal selesai proyek
Information System Project Management 25
Calculating the Critical Path
•
Pertama kembangkan diagram jaringan yang baik
•
Tambahkan perkiraan durasi untuk semua kegiatan di setiap
jalan melalui diagram jaringan
•
Jalan terpanjang adalah critical path
•
Jika salah satu atau lebih dari kegiatan pada jalur kritis
membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan, jadwal,
keseluruhan proyek akan tergelincir kecuali manajer proyek
Information System Project Management 26
Figure 6-8. Determining the Critical Path
for Project X
Information System Project Management 27
Using Critical Path Analysis to
Make Schedule Trade-offs
•
Free slack
or
free float
adalah jumlah waktu kegiatan yang dapat ditunda
tanpa menunda awal dari kegiatan
•
Total slack
or
total float
adalah jumlah waktu kegiatan yang mungkin
tertunda dari awal tanpa menunda tanggal selesai proyek yang
direncanakan
•
forward pass
merupakan sebuah langkah maju melewati diagram
jaringan dalam menentukan awal mulai dan tanggal selesai
•
backward pass
merupakan sebuah lulus mundur dalam menentukan
awal-akhir dan akhir tanggal
Information System Project Management 28
Using the Critical Path to Shorten
a Project Schedule
•
Tiga teknik utama untuk memperpendek jadwal
– Memperpendek durasi kegiatan kritis / tugas dengan menambahkan lebih banyak sumber daya atau mengubah cakupannya
– Menerjang kegiatan dengan mendapatkan jumlah terbesar dari kompresi jadwal untuk biaya setidaknya tambahan
– kegiatan pelacakan cepat dengan melakukan mereka secara paralel atau tumpang tindih mereka
Information System Project Management 29
Importance of Updating Critical
Path Data
•
It is important to update project schedule information to meet
time goals for a project
•
The critical path may change as you enter actual start and finish
dates
•
If you know the project completion date will slip, negotiate with
the project sponsor
Information System Project Management 30
Critical Chain Scheduling
•
Critical chain scheduling
– A method of scheduling that considers limited resources when creating a project schedule and includes buffers to protect the project completion date
•
Uses the Theory of Constraints
(TOC)
– A management philosophy developed by Eliyahu M. Goldratt and introduced in his book The Goal
•
Attempts to minimize multitasking
Information System Project Management 31
Figures 6-10a and 6-10b.
Multitasking Example
Information System Project Management 32
Figure 6-11. Example of Critical Chain
Scheduling
Information System Project Management 33
Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
•
PERT
adalah teknik analisis jaringan yang digunakan untuk
memperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian yang
tinggi tentang perkiraan durasi aktivitas individu
•
PERT menggunakan
perkiraan waktu probabilistik
–
Perkiraan durasi berdasarkan menggunakan optimis, kemungkinan
besar, dan perkiraan pesimis durasi aktivitas, atau estimasi tiga titik
Information System Project Management 34
PERT Formula and Example
• PERT weighted average =optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6
• Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days
6
where optimistic time = 8 days most likely time = 10 days, and pessimistic time = 24 days
Therefore, you’d use 12 days on the network diagram instead of 10 when using PERT for the above example
Information System Project Management 35
Schedule Control Suggestions
•
Melakukan pemeriksaan kenyataan di jadwal
•
Memungkinkan untuk kontinjensi
•
Tidak berencana untuk semua orang untuk bekerja pada
kapasitas 100% sepanjang waktu
•
Mengadakan pertemuan kemajuan dengan pemangku
kepentingan dan jelas dan jujur dalam berkomunikasi masalah
jadwal
Information System Project Management 36
Controlling the Schedule
• Tujuannya adalah untuk mengetahui status jadwal, pengaruh faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi
• Alat dan teknik meliputi: – Progress reports
– A schedule change control system
– Project management software, including schedule comparison charts like the tracking Gantt chart
– Variance analysis, such as analyzing float or slack
Information System Project Management 37
Reality Checks on Scheduling
•
Pertama, review rancangan jadwal untuk memperkirakan tanggal
penyelesaian pada project charter
•
Siapkan jadwal yang lebih rinci dengan tim proyek
•
Pastikan jadwal yang realistis untuk diikuti
Information System Project Management 38
Working with People Issues
•
Kepemimpinan yang kuat membantu proyek berhasil lebih dari
grafik PERT yang baik
•
manajer proyek harus menggunakan:
–
Empowerment/pemberdayaan
–
Incentives/insentif
–
Discipline/disiplin
Information System Project Management 39
Using Software to Assist in Time
Management
•
Software for facilitating communications helps people exchange
schedule-related information
•
Decision support models help analyze trade-offs that can be
made
•
Project management software can help in various time
Information System Project Management 40
Chapter Summary
•
Project time management is often cited as the main source of conflict on
projects, and most IT projects exceed time estimates
•
Main processes include:
– Define activities– Sequence activities
– Estimate activity resources
– Estimate activity durations
– Develop schedule