po01 Handout Perancangan Organisasi

(1)

D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

TI - 3252: Perancangan Organisasi

Pe n da h u lu a n & Pr ose s M a n a j e m e n

Laborat orium

Laborat orium Sist emSist em ProduksiProduksi w ww .lspit b.org

w ww .lspit b.org

©

Perancangan Organisasi (Tujuan)

(2)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 1 3 D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

PENDAHULUAN PROSES MANAJEMEN

•

Konsep Dasar Manaj em en: Persoalan Dasar, Kinerj a, Pendekat an, Tingkat , At ribut , Evolusi Sist em Manaj em en

•

Evolusi Teori Manaj em en: Klasik, Neo- Klasik, Modern

•

Fungsi- fungsi Manaj em en: P- O- A- C

PERSOALAN DASAR MANAJEMEN

•

Ket idakpast ian: ket idaklengkapan inform asi m engenai m asa depan

(3)

KI NERJA MANAJEMEN (DRUCKER)

•

EFI CI ENCY: hubungan input - out put

m enghasilkan dengan sum bersum ber yang ekonom is ( doing t hing right )

•

EFECTI VENESS: kem am puan unt uk m enent ukan t uj uan sert a kem am puan unt uk m encapainya ( doing t he right t hing)

PENDEKATAN MANAJEMEN

•

Pendekat an Kew irausahaan: int ut if & agresif, dram at ic leap forw ard in face of uncert aint y

•

Pendekat an Penyesuaian: konservat if, pert um buhan t anpa pola

(4)

LEVEL MANAGEMENT

•

First line m anager : m em erint ahkan para pelaksana ( forem en, supervisor)

•

Middle m anager : m em erint ah first line m anager, m enj abarkan st rat egi & kebij aksanaan

perusahaan dalam kegiat an operasional

•

Top m anager : bert anggung j aw ab at as seluruh m anaj em en perusahaan, m erum uskan st rat egi & policy perusahaan

ATRI BUT MANAJEMEN

•

Kekuasaan: pelaksanaan t ugas & fungsi ( m em erlukan dukungan kekuasaan)

•

Tuj uan: pencapaiannya m enunt ut kom it m en & m ot ivasi

•

Proses: pelaksanaan t ugas & fungsi

•

Manusia: pendukung proses

(5)

KEKUASAAN MANAJERI AL (SCHERMERHORN, 1993) (1)

•

Posit ion pow er: kekuasaan yang bersum ber dari st at us at au posisi resm i m anaj er dalam suat u organisasi

Reward power: kem am puan unt uk m em pengaruhi m elalui im balan

Coercive power: kem am puan unt uk m em pengaruhi m elalui hukum an

Legit im at e power: kem am puan unt uk m em pengaruhi m elalui ot orit as form al

KEKUASAAN MANAJERI AL (SCHERMERHORN, 1993) (2)

•

Personal pow er: kekuasaan yang bersum ber dari individu m anaj er t ersebut at au kualit as

kepribadiannya yang unik

(6)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 1 1 1 D e pa r t e m e n Te k n ik I n du st r i FTI - I TB

Penetapan Tujuan (1)

•

Realist ik ( realist ic) : t uj uan harus m em punyai kem ungkinan unt uk dicapai, j angan t erlalu sukar

•

Menant ang ( chalenging) : t uj uan sebaiknya j angan t erlalu m udah, sehingga m enim bulkan t ant angan kepada anggot a organisasi unt uk m encapainya

Penetapan Tujuan (2)

•

Khusus ( spesific) : t uj uan harus didefinisikan secara j elas, t idak ngam bang & khusus

•

Berbat as w akt u ( t im e horizon) : t uj uan harus dibat asi oleh j angka w akt u yang j elas, berlaku unt uk kapan

(7)

EVOLUSI SI STEM MANAJEMEN (1)

•

1. Managem ent by cont rol ( of perform ance)

Change is slow

Syst em and procedure m anuals Financial cont rol

•

2. Managem ent by explorat ion

Change are accelerat ed, but t he fut ure could be predict ed

Operat ions budget ing Capit al budget ing Long range planning

EVOLUSI SI STEM MANAJEMEN (2)

•

3. Managem ent by ant icipat ion

Discont inuit ies of changes

While rapid, changes are slow enough t o perm it t im ely ant icipat ion and response

Periodic st rat egic planning St rat egic post ure m anagem ent

•

4. Managem ent by flexible/ rapid respond

Changes develop t oo rapidly t o perm it t im ely ant icipat ion

(8)

TEORI MANAJEMEN KLASI K (1)

•

Revolusi I ndust ri ( 1780, I nggris) keadaan & perm asalahaan pada indust ri

•

Perm asalahan:

•

Subsit usi t enaga m anusia oleh m esin kapasit as pabrik

•

Perluasan pasar Perluasan daerah j aj ahan

•

Pert um buhan perusahaan & akum ulasi sum ber daya

•

Kurang m anaj er dan t enaga t ram pil

TEORI MANAJEMEN KLASI K (2)

•

Persoalan Organisasi & Manaj em en Kom pleks

•

Teori m anaj em en klasik : Organisasi Mekanist ik

•

Karakt erist ik:

Sent ralisasi t inggi Spesialisasi t ugas Disiplin

At uran

(9)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASI K (PEMI KI RAN AWAL)

• CHARLES BABBAGE ( Profesor Mat em at ik - I nggris)

• Prinsip ilm iah:

• Pem bagian t ugas: set iap pekerj aan harus dipecah sehingga ket eram pilan yang t erlibat dapat dipisahkan

• Spesialisasi pekerj aan: efisiensi penggunaan t enaga kerj a

• Lint as assem bli m odern: karyawan bert anggung j awab at as t ugas repet it if yang berbeda & spesialist is

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASI K SCI ENTI FI C MANAGEMENT (1)

•

TAYLOR ( I nsinyur m esin, 1856 - 1915)

•

Penelit ian & Gagasan:

•

St udi w akt u ( t im e st udies) , Wakt u gerakan

•

Merancang cara pengerj aan ( w ork design) : “ one best m et hod” & “ one best w ay” m encari

(10)

•

Tuj uan: Peningkat an efisiensi kerj a

•

Pem bagian pekerj aan m enj adi kom ponen pekerj aan: seleksi & pem ilihan karyaw an

•

Sist em upah differensial: karyaw an bekerj a yang m elebihi st andard prest asi diberi insent if lebih m ot ivasi bert am bah baik

•

Pendekat an: Manusia sebagai bagian at au eksist ensi dari sebuah m esin

•

Karakt erist ik Organisasi ( Taylor) :

•

I nt egrasi kekuasaan & t anggung j aw ab

•

Pem isahan perencanaan & operasi

•

Spesialisasi t ugas: Organisasi fungsional

(11)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASI K ADMI NI STRATI VE MANEGEMENT THEORY (1)

•

FAYOL ( I ndust rialis Perancis, 1916)

•

Adm inist rat ion I ndust rielle Generale 5 elem en adm inist rasi ( Planning, Organizat ion, Com m and, Coordinat ion, Cont r ol )

•

Prinsip Manaj em en:

•

Pem bagian t ugas: spesialisasi t ugas

•

Kekuasaan & t anggung j aw ab

Kekuasaan: hak m em berikan perint ah & kekuat an unt uk m enj am in kepat uhan

Kekuasaan harus diim bangi dengan t anggung j awab

•

Disiplin: supaya akt ivit as bisnis berj alan lancar

•

Kesat uan arah & perint ah: perint ah dari seorang at asan

•

Subordinasi kepent ingan pribadi: kepent ingan pribadi dibaw ah kepent ingan organisasi

•

Rem unerasi: gaj i harus adil & m em berikan kepuasan kepada karyaw an & perusahaan

•

Sent ralisasi: pengam bilan keput usan, w ew enang

(12)

•

Ket erat uran: posisi orang harus diat ur ( a place

for everyone and everyone in his place)

•

Keadilan: gaj i, st at us, fasilit as, dll.

•

St abilit as: karyaw an perlu m enyesuaikan diri pada t ugas & lingkungannya

•

I nsit iat if

•

Esprit de corps: spirit t eam w ork, pem eliharaan hubungan personil

•

Karakt erist ik Organisasi ( Fayol) :

St rukt ur piram ida

(13)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASI K MODEL BI ROKRATI S(1)

•

WEBER ( sosiologi m odern, akhir abad ke 19)

•

Gagasan:

Organisasi Birokrat is “ Read t ape and inefficiency” Kekuasaan resm i & legal

Posisi seseorang diorganisasikan m enurut hirarkhi kekuasaan

Organisasi diat ur & dioperasikan berdasarkan perat uran Penugasan didasarkan pada kom pet ensi t eknis

Kom pensasi dalam bent uk gaj i t et ap

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASI K MODEL BI ROKRATI S (2)

•

1. Perat uran dan Pr osedur

Organisasi dan bagian- bagiannya, sat u sam a lain, t erikat perat uran

Ada St andard Operat ing Procedure ( SOP) Organisasi j adi rut in, predict able, realibel personil saling percaya, klien j uga percaya t erhadap organisasi

•

2. Spesialisasi dan Pem bagian Pekerj aan

Pem bagian kerj a j elas, ot orit as seim bang dengan t ugas yang dibebankan

•

3. Hirarkhi Ot orit as

(14)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN KLASI K MODEL BI ROKRATI S (3)

• 4. Karyawan Kom pet en

Dasar seleksi anggot a organisasi adalah kom pet ensi t eknis

• 5. Ket erpisahan Pem ilik - Kepem im pinan Organisasi

Pem isahan organisasi m enj adi bersifat im personal, sehingga bisa efisien

• 6. Ket erpisahan m ilik I ndiv idu - m ilik Organisasi

Pem isahan t indakan bisa obj ekt if, relevan t erhadap t ugas, t idak m elayani kepent ingan pribadi

• 7. Penggunaaan dokum en t ert ulis

Penggunaan dokum en t ert ulis unt uk kegiat an, at uran, keput usan

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN

•

Menyem purnakan pendekat an klasik dalam hal perhat ian t erhadap m anusia

•

Tuj uan organisasi t idak saj a m eliput i efesiensi-ekonom is,t et api m encakup m encakup pula kepuasan m anusia

(15)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN KECENDERUNGAN KEARAH HUBUNGAN ANTAR MANUSI A

•

ELTON MAYO: EKSPERI MEN HAWTHORNE ( 1924)

•

St udi: hubungan ant ar t ingkat pencahayaan ( ilum inasi) ruangan kerj a dengan produkt ivit as ( efisiens) kerj a karyaw an

•

Fenom ena: Efek Haw t horne ( pengaruh kinerj a karyaw an dengan sit uasi kerj a)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN BARNARD

•

Peran individu pada lingkungan kerj a

•

Keinginan individu unt uk berkont ribusi “ Com pliance” ( pekerj a m engorbankan

kepent ingan pribadi) dengan diberikan insent if ( finansial & non finansial)

•

“ Zone of diffir rence” : daerah dim ana perint ah akan dit aat i

(16)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN PENDEKATAN BEHAVI ORAL

•

Rensis LI KERT: Sist em 4

•

Mc. GREGOR: Teori Pandangan t erhadap Manusia ( t eori X dan t eeori Y)

•

MASLOW: Hierarkhi Kebut uhan ( Physical need, Safet y need, Social need, Est eem need & Self act ualizat ion need)

•

HERZBERG: Teori dua fakt or ( Hygiene fact or & Mot ivat or)

PENDEKATAN BEHAVI ORAL TEORI RENSI S LI KERT (1)

•

SI STEM 1: EXPLORATI VE AUTHORI TATI VE

1. Pem im pin m enent ukan dan m em erint ahkan sem ua hal 2. St andard, m et ode & hasil kerj a dit ent ukan pim pinan 3. Kegagalan m encapai t uj uan yang dit et apkan oleh

pim pinan, diancam dengan hukum an

•

SI STEM 2: BENEVOLENT AUTHORI TATI VE

1. Pim pinan m asih t et ap sum ber keput usan dan perint ah, t et api bawahan diperbolehkan m em berikan kom ent ar 2. Bawahan m em peroleh sej um lah kebebasan unt uk

(17)

PENDEKATAN BEHAVI ORAL TEORI RENSI S LI KERT (2)

•

SI STEM 3: CONSULTATI VE

1. Pim pinan m engam bil keput usan & m engeluarkan perint ah set elah didiskusikannya dengan baw ahan 2. Pim pinan dapat m em ut uskan bagaim ana m elaksanakan

t ugas m ereka

•

SI STEM 4: PARTI CI PATI VE

Tuj uan & keput usan- keput usan yang berkait an dengan t ugas dit ent ukan secara bersam a- sam a dalam kelom pok

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN KATZ & MANN

•

ORGANI SASI : Sist em t erbuka yang m enyesuaikan diri t erhadap lingkungan

•

5 SUB SI STEM ORGANI SASI :

PRODUKSI : fabrikasi & dist ribusi

PEMELI HARAAN: st abilit as & predikt abilit as

BATASAN: t ransaksi dengan lingkungan ( m arket ing, advert ising)

ADAPTI F: rencana

(18)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN PENDEKATAN KUANTI TATI F (1)

•

METODA OR: m erubah persoalan m anaj em en

m enj adi m et ode kuant it at if

•

Tuj uan :

Mencari j awaban bagaim ana sum ber daya yang t erbat as seharusnya dialokasikan unt uk m encapai t uj uan

m anaj em en

Menunj ukkan alt ernat if opt im um

•

I NSTRUMEN OR: MODEL ( represent asi dari suat u keadaan, obj ek at au sist em , baik yang sudah ada at aupun yang m asih berbent uk gagasan)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN PENDEKATAN KUANTI TATI F (2)

•

Fungsi m odel:

Mem pelaj ar i perilaku sist em unt uk m em perbaiki hasil kerj anya

Mencari st rukt ur sist em yang ideal

•

Jenis Model:

Model Kom pleks: Represent asi sist em yang akurat Pem ecahan sukar diperoleh

(19)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN PENDEKATAN SI STEM (1)

•

Sist em : kesat uan, bukan j um lah dari bagian-bagiannya, sehingga m em bent uk t ot alit as dengan karakt erist ik t ert ent u.

•

Karkt erist ik sist em t ergant ung pada kualit as & ket erkait an di ant ara bagian- bagiannya.

•

Fungsi sist em dapat m enunj ukkan karakt erist ik sist em .

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN MODERN PENDEKATAN SI STEM (2)

•

KEMAMPUAN PENDUKUNG :

•

1. KEMAMPUAN

Basic know ledge of fact s Basic know ledge of principles

Ablilit y t o analyze, Abilit y t o evaluat e

•

2. KUALI TAS

Kreat ivit as, I m aj inasi

(20)

FUNGSI –FUNGSI MANAJEMEN (1)

•

Penet apan Tuj uan

Proses paling aw al, t uj uan: spesifik, m enant ang, realist ik ( bisa dicapai) , t erukur, berbat as w akt u

•

Perencanaan

Pem ilihan inform asi & asum si t ent ang keadaan di m asa dat ang unt uk m erum uskan kegiat an dalam m encapai t uj uan

FUNGSI –FUNGSI MANAJEMEN (2)

•

Pengorganisasian

Koordinasi sum ber daya: rent ang kendali, hierarkhi, kesat uan kom ando

•

Pengarahan

Mobilisasi sum ber daya dalam sat u kesat uan sesuai arah yang dit et apkan dalam t uj uan

•

Pengendalian