BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Di era yang serba berkembang ini, banyak perusahaan di dunia yang berlomba-lomba menerapkan teknologi tinggi pada sistem mereka. Pemanfaatan teknologi yang canggih sebagai sarana pembantu tenaga kerja manusia telah menjadi salah satu kunci utama perusahaan dalam mencapai hasil produksi yang maksimal, baik dari segi kuantitas maupun dalam segi kualitas. Pada masa ini perusahaan berskala menengah ke atas sudah menyadari pentingnya peranan teknologi yang dapat membantu perusahaan dalam memperoleh dan menghasilkan informasi-informasi yang terpercaya, akurat, serta tepat guna. Berbagai informasi yang terdapat di dalamnya meliputi pengelolaan kepemilikan, pemanfaatan, pergerakan dan pendistribusian inventaris untuk menjaga sarana perusahaan yang merupakan kunci penting bagi produktivitas perusahaan.
PT. Jakarta Globe M edia yang mulai didirikan sejak tahun 2007 sebagai salah satu anak cabang dari perusahaan raksasa berskala internasional milik Lippo Group merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang media massa berbahasa Inggris bernama Jakarta Globe dan akan memperkaya kancah industri media bersama dengan sederetan perusahaan media lainnya yang berada di bawah naungan grup bernama Globe M edia Group, dengan bisnis usaha lainnya seperti Investor Daily, Suara Pembaruan, Investor Magazine, View Magazine, Direct
mempekerjakan sekitar 100 karyawan yang terbagi dalam berbagai divisi. Jakarta Globe ditujukan bagi para ekspatriat dan kalangan eksekutif Indonesia.
Karena usianya yang masih relatif muda, di luar nama besar grup yang menaunginya, sistem yang berjalan di PT. Jakarta Globe M edia masih banyak dipegang oleh vendor-vendor dari luar perusahaan. Bahkan untuk bagian Fixed Asset Management masih dijalankan secara manual sehingga pihak perusahaan pun memprediksikan akan munculnya banyak kendala dan benturan dalam kepemilikan dan pendistribusian inventaris yang digunakan oleh para karyawan seiring perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, PT. Jakarta Globe M edia sedang memikirkan sistem yang dapat mempermudah bagian IT dalam mengolah data inventaris perusahaan sekaligus memudahkan karyawan dalam memperoleh informasi mengenai inventaris perusahaan yang menjadi haknya selama bekerja di perusahaan tersebut.
M elihat permasalahan yang dihadapi oleh PT. Jakarta Globe M edia, penulis merasa tertantang untuk membantu menciptakan suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan yang ada. Terlebih permasalahan tersebut berkaitan erat dengan teknologi informasi berbasis data, yakni bidang yang digeluti oleh penulis. M elalui hasil wawancara dan riset, penulis mengusulkan suatu solusi yang diharapkan dapat menjadi jalan keluar permasalahan, antara lain dengan membangun sebuah aplikasi database, sehingga proses-proses yang berjalan di dalamnya dapat menjadi lebih efisien, akurat, dan hemat waktu.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup pembahasan skripsi ini dibatasi pada perancangan aplikasi database sistem pengadaan inventaris, sistem penggunaan inventaris, sistem penghapusan inventaris, sistem penyusutan/depresiasi inventaris, dan sistem pengecekan fisik/physical check grade inventaris. Aplikasi database ini nantinya akan digunakan di kalangan perusahaan di mana bagian IT dapat memasukkan data inventaris untuk kemudian mengolah data tersebut. Di sisi lain para karyawan dapat mengakses informasi yang diperlukan secara instan.
Pembatasan ruang lingkup dibahas sebagai berikut :
1. Sistem pengadaan inventaris, di mana bagian IT memasukkan data-data inventaris yang di dalamnya termasuk informasi supplier yang menyediakan berbagai kebutuhan inventaris perusahaan.
2. Sistem penggunaan inventaris, sehingga bagian IT dapat mengatur user yang akan menggunakan peralatan tertentu yang tersedia setelah user mengajukan permohonan peralatan yang dibutuhkan dan mengelola perpindahan kepemilikan dari suatu peralatan. Sistem juga akan mencatat berbagai inventaris yang harus dikembalikan ketika user telah berpindah posisi atau resign dari perusahaan.
3. Sistem penghapusan inventaris, yakni sistem yang digunakan untuk menghapus data mengenai berbagai inventaris yang tidak bernilai lagi karena nilai penyusutan yang telah habis, atau inventaris yang tidak dapat digunakan
4. Sistem penyusutan/depresiasi inventaris, yang digunakan untuk menghitung nilai inventaris yang akan semakin berkurang seiring jangka waktu pemakaian barang.
5. Sistem pengecekan fisik/physical check grade inventaris merupakan sistem yang berfungsi untuk memberikan informasi keberadaan dan kondisi kelayakan inventaris pada periode waktu tertentu.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan
Penyusunan skripsi yang dilakukan oleh penulis bertujuan sebagai berikut :
1. M enganalisa sistem manajemen inventaris perusahaan yang ada dan merancang sistem manajemen inventaris perusahaan yang nantinya akan dipergunakan oleh PT. Jakarta Globe M edia.
2. M erancang sistem basis data untuk mendukung kebutuhan informasi yang diperoleh pada saat analisis kebutuhan, meliputi conceptual, logical dan physical design.
3. M erancang suatu aplikasi yang dapat memberikan informasi mengenai pengadaan, penggunaan, penghapusan, penyusutan, dan cek fisik terhadap inventaris perusahaan.
1.3.2 Manfaat
Penyusunan skripsi yang dilakukan oleh penulis bermanfaat antara lain untuk :
1. M embantu pengolahan proses manajemen inventaris pada PT. Jakarta Globe M edia sehingga prosesnya menjadi lebih akurat, efisien, dan hemat waktu.
2. M emperoleh berbagai informasi mengenai pengadaan inventaris dan konektivitas masing-masing barang dengan supplier-nya.
3. M empermudah karyawan PT. Jakarta Globe M edia dalam mengakses berbagai informasi kepemilikan inventaris serta informasi yang berhubungan dengan inventaris tersebut.
4. M engolah penghitungan nilai inventaris dan kelayakan penggunaan inventaris pada tiap jangka waktu tertentu sehingga data barang dapat dihapuskan dari daftar inventaris ketika nilainya habis atau tidak layak untuk digunakan lagi.
5. M eningkatkan kinerja proses manajemen inventaris PT. Jakarta Globe M edia sehingga menjadi lebih terintegrasi.
1.4 Metodologi
1.4.1 Metode Analisis
Survei dilakukan dengan mendatangi secara langsung PT. Jakarta Globe M edia dan melakukan observasi agar dapat memahami sistem manajemen inventaris yang sedang berjalan.
b. Interview atau wawancara
Wawancara dilakukan terhadap karyawan bagian IT pada PT. Jakarta Globe M edia untuk mengetahui permasalahan yang sedang mereka hadapi dari sistem manajemen inventaris yang ada.
c. Analisis terhadap survei dan mengidentifikasi kebutuhan informasi M empelajari informasi yang didapatkan dari hasil observasi dan wawancara untuk mengidentifikasi masalah pada sistem yang berjalan dan melakukan analisis secara keseluruhan sehingga dapat menentukan berbagai hal yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi. d. Identifikasi persyaratan sistem
Setelah melakukan proses identifikasi kebutuhan informasi dan diperoleh kunci penyelesaian masalah, yakni dengan membuatkan aplikasi database yang akan mengatasi masalah yang sedang mereka hadapi, kemudian dilakukan identifikasi mengenai berbagai hal yang diperlukan dalam pembuatan sistem yang baru.
1.4.2 Metode Perancangan
M etode perancangan basis data yang dilakukan penulis terdiri dari perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal yang didasarkan pada konsep pembuatan
rancangan layar, yang kemudian diikuti dengan melakukan perancangan program interface.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini secara garis besar akan diuraikan sebagai berikut di bawah ini :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menjelaskan secara singkat mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori-teori yang menjadi landasan penulis dalam menyusun skripsi, yaitu mengenai tahapan-tahapan dalam perancangan basis data, yang diperoleh dari beberapa buku literatur, karya ilmiah lain yang terdapat di toko-toko buku maupun perpustakaan Bina Nusantara University, serta dari internet. BAB 3 : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada tahapan ini dijelaskan secara singkat mengenai company profile, struktur organisasi, sistem manajemen inventaris yang sedang berjalan di PT. Jakarta Globe M edia, dan menganalisa permasalahan yang sedang dihadapi, serta memberikan usulan alternatif pemecahan masalah kepada perusahaan. Selain itu, bab ini juga menjelaskan tahapan perancangan sistem yang diajukan secara
BAB 4 : IMPLEM ENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Bab ini menerangkan spesifikasi sistem, prosedur operasional, rencana pengimplementasian aplikasi yang dihasilkan, serta melakukan evaluasi dari sistem yang telah dibuat.
BAB 5 : SIM PULAN DAN SARAN
Bab ini membahas simpulan yang merupakan intisari dari bahasan-bahasan sebelumnya serta memberikan saran-saran yang dapat bermanfaat bagi berbagai pihak yang berhubungan dengan topik penyusunan skripsi yang diambil oleh penulis, baik bagi pihak PT. Jakarta Globe M edia, maupun pihak-pihak lain yang mungkin memerlukannya jika menemukan permasalahan yang serupa di masa mendatang.
