Sistem Pengarsipan Surat Masuk Keluar pada
Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Semarang
Nafia Arlila Harsani1, Rismiyati2
1,2Departemen Ilmu Komputer, FSM, Universitas Negeri Diponegoro 1nafiaarlila14@gmail.com, 2rismi@if.undip.ac.id
Abstrak
Era globalisasi saat ini teknologi semakin maju dan berkembang, segala sesuatu lebih terkomputerisasi. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Semarang merupakan salah satu perusahaan yang melakukan pengarsipan surat masuk hingga keluar masih secara manual. Pengarsipan surat memiliki peranan yang penting pada perusahaan, apabila arsip memiliki pengelolaan yang kurang baik maka akan menghambat pekerjaan berikutnya. Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem yang terkomputerisasi untuk mengarsipkan surat masuk dan keluar pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Semarang. Pada penelitian ini membahas tentang bagaimana membuat, merancang, serta mengimplementasikan dalam bentuk program. Sistem dirancang dengan menggunakan metode Waterfall. Sistem ini berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Dengan adanya sistem informasi tersebut diharapkan dapat membantu Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Semarang dalam melakukan pengarsipan lebih efisien dan terkomputerisasi sehingga arsip yang ada pada perusahaan akan lebih aman.
Kata Kunci: Perusahaan, efisien, dan sistem informasi Abstract
The current era of globalization in technology is progressing and developing, everything is increasingly computerized. The Regional Drinking Water Company (PDAM) Semarang Regency is one of the companies that archives incoming letters until they come out manually. Mail archiving has an important role in the company, they have poor management which will hamper their next work. Therefore, there needs to be a computerized system to archive incoming and outgoing letters to the Regional Water Supply Company of Semarang Regency. At the current stages, making learning, creating, and implementing in the form of programs. The system is designed using the Waterfall method. This system uses the web using the PHP language and MySQL database. With the existence of an information system that can help Semarang District Water Supply Companies in filing more efficient and computerized archives, files that exist in the company will be safer.
Keywords: Company, efficient, and information system
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi saat ini berkembang secara cepat. Kebutuhan akan mendapatkan informasi begitu tinggi, mulai dari perusahaan menengah hingga perusahaan atas yang melakukan penerapan sistem secara terkomputerisasi pada masing-masing perusahaan. Perusahaan yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi sebagai pengelola surat atau pengarsipan surat masih minim. Dalam hal sistem informasi diperlukan adanya sistem yang dapat melakukan pengarsipan surat secara terkomputerisasi yang lebih efisien, cepat dan aman.
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan informasi merupakan sekumpulan data yang telah diolah yang memiliki arti. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berkaitan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan hingga mendistribusikan informasi untuk mendukung suatu organisasi dalam mengambil suatu keputusan. Sistem informasi memiliki komponen yang terdapat didalamnya yaitu terdiri dari masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan kendali [1].
Perusahaan Daerah Air Minum merupakan salah satu badan usaha milik pemerintah yang memiliki usaha dalam pengelolaan air minum. Perusahaan ini tidak lepas dari kegiatan surat menyurat. Pada saat ini aktivitas yang terjadi di PDAM terutama surat menyurat masih dilakukan secara konvensional, hal ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadi kehilangan surat, pencarian data surat terasa sulit sehingga banyak membuang waktu yang ada. Berdasarkan permasalahan tersebut, diperlukan suatu pengolahan surat yang lebih terstruktur dan canggih dengan menggunakan komputer. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam memperoleh informasi dengan cepat, akurat, dan tepat waktu. Selain itu, juga mengatasi kemungkinan apabila terjadi perubahan volume data yang semakin bertambah dan penghapusan surat lama.
2. METODE 2.1. Metode Penelitian 2.1.1. Studi Pustaka
Pengumpulan data serta teori-teori yang dikutip dari para ahli. Literatur yang digunakan antara lain buku, jurnal ilmiah, dan artikel-artikel dari internet mengenai pengarsipan surat masuk keluar.
2.1.2. Pengumpulan Data
Penelitian ini menggunakan beberapa metode dalam mengumpulkan data, antara lain sebagai berikut.
a. Metode Wawancara (interview)
Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara wawancara secara langsung kepada pihak yang terkait dengan pengarsipan surat masuk keluar.
b. Metode Observasi
Metode observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung kegiatan yang sedang dilakukan oleh pihak yang terkait.
c. Dokumen
Pengumpulan data dokumen dilakukan dengan cara meminta data kepada pihak yang terkait mengenai pengarsipan surat masuk keluar.
2.2. Perancangan Sistem
Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem berdasarkan hasil wawancara dengan pihak terkait, kemudian dilakukan analisis. Tahapan ini memiliki tujuan untuk memberikan gambaran secara garis besar mengenai rancangan sistem. Perancangan yang akan dilakukan antara lain sebagai berikut.
a. Pengembangan Perangkat Lunak
Pengembangan perangkat lunak menggunakan model waterfall. Model ini merupakan salah satu model yang sistematik. Pada prinsipnya proses mengerjakan sistem harus direncanakan dan dijadwal [2]. Model waterfall terdiri dari beberapa tahapan, yaitu:
1) definisi dan analisis kebutuhan, pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data dengan cara wawancara yang akan menjadi acuan sistem analis, 2) desain sistem, tahap ini dibentuk rancangan arsitektur berdasarkan
spesifikasi yang telah ditetapkan,
3) implementasi dan pengujian unit, tahap ini merupakan tahapan perancangan perangkat lunak dengan menerjemahkan desain ke dalam bahasa komputer, 4) integrasi dan pengujian sistem, tahapan terakhir dalam pembuatan sistem
hingga sistem siap untuk digunakan oleh pengguna,
5) operasi dan pemeliharaan, merupakan tahapan akhir untuk memelihara sistem yang sudah diimplementasikan.
b. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data pada sistem informasi dibuat dengan perancangan entitas yang biasa disebut dengan Entity Relationship Diagram (ERD) yang dijabarkan dalam tabel fisik. Entity Relationship Diagram merupakan suatu model yang dikembangkan secara objek. ERD digunakan sebagai penjabaran hubungan antar data dalam basis data kepada pengguna secara logis [3].
2.3. Pengembangan Aplikasi
Tahap pengembangan aplikasi bertujuan untuk mengimplementasikan sistem berdasarkan hasil perancangan sistem. Pengembangan aplikasi yang dilakukan antara lain sebagai berikut.
a. Pembuatan Database
Pembuatan database dalam sistem pengarsipan surat menggunakan MySQL. Sedangkan database yang digunakan untuk mengelola perangkat lunak yaitu Database Management System (DBMS). DBMS merupakan suatu perangkat lunak yang akan digunakan oleh pengguna dalam membuat, mencari, dan mengelola database dengan baik dan tersruktur [4].
b. Coding
Pengimplementasian coding pada pengarsipan surat masuk keluar pada Perusahaan Air Minum Kabupaten Semarang menggunakan bahasa pemrograman PHP.
c. Testing (Pengujian)
Pengujian sistem merupakan tahapan untuk mengetahui apakah program tersebut sudah sesuai dengan spesifikasi dari tahapan perancangan sistem. Apabila belum sesuai dengan spesifikasi maka akan dilakukan perbaikan hingga sesuai dengan spesifikasi dan ruang lingkup.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Gambaran Umum Sistem
Sistem pengarsipan surat masuk keluar merupakan sistem informasi berbasis web yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan model pengembangan perangkat lunak waterfall. Sistem ini berguna untuk mengelola arsip surat pada perusahaan yang dapat dikontrol oleh pihak terkait. Tujuan dari sistem ini untuk menjaga keamanan dan memudahkan pekerjaan dalam melakukan pengarsipan surat.
3.2. Pemodelan Data
Gambar 1. ERD sistem pengarsipan surat masuk keluar
Pada pemodelan data perangkat lunak menggunakan alat bantu yaitu ERD (Entity
Relationship Diagram). ERD dapat ditunjukkan seperti pada Gambar 1. ERD akan
mempermudah data dalam pembuatan sistem pengarsipan surat masuk keluar, ERD menjelaskan hubungan antar entitas satu dengan entitas yang lain dengan suatu relasi serta menggambarkan hubungan antar entitas.
3.3. Pemodelan Fungsional
Pada bagian pemodelan fungsional alat bantu yang digunakan adalah Data Context
Diagram (DCD) dan Data Flow Diagram (DFD) level 1. Data flow diagram
merupakan suatu diagram yang menggambarkan arus dari sistem pengarsipan surat masuk keluar.
3.3.1. Data Context Diagram
Gambar 2. Proses data context diagram
Pada Gambar 2 ditunjukkan DCD yang memiliki 3 entitas yaitu superadmin, admin 1 sekretaris direktur, dan admin 2 sekretaris umum dan memiliki 1 proses yaitu proses sistem pengarsipan surat.
3.3.2. Data Flow Diagram Level 1
Gambar 3. Proses data flow diagram level 1
Pada Gambar 3 ditujukkan DFD level 1 yang memiliki 4 proses yaitu proses mengelola login, mengelola user, mengelola surat masuk dan mengelola surat keluar. DFD level 1 diperoleh dari decompose DCD.
3.3.3. Data Flow Diagram Level 2
Gambar 4. Proses data flow diagram level 2 subproses mengelola surat masuk Pada Gambar 4 ditunjukkan DFD level 2 yang menggambarkan proses yang lebih detail dari DFD level 1. DFD level 2 subproses mengelola surat masuk memiliki 3 proses yaitu proses menambah data surat masuk, menampilkan data surat masuk, dan mencari data surat masuk.
3.4. Pengembangan Aplikasi 3.4.1. Tampilan Login
Tampilan login pada aplikasi yang sudah dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 5. Pengguna yang akan masuk diharuskan untuk memasukkan username dan password.
3.4.2. Tampilan Menu Utama
Gambar 6 menunjukkan tampilan menu utama aplikasi yang sudah dikembangkan. Terdapat informasi-informasi sekilas terkait dengan bisnis proses aplikasi.
Gambar 6. Tampilan menu utama 3.4.3. Tampilan Data Akses User
Gambar 7 menunjukkan tampilan data akses pengguna aplikasi, yang menampilkan daftar pengguna yang memiliki akses login ke dalam aplikasi.
3.4.4. Tampilan Daftar Surat Masuk
Gambar 8 menunjukkan tampilan daftar surat masuk yang dapat dibatasi menurut rentang tanggal. Pada tampilan tersebut terdapat tombol untuk melihat detail isi surat maupun menghapus apabila diperlukan.
Gambar 8. Tampilan daftar surat masuk 3.4.5. Tampilan Daftar Surat Keluar
Pada Gambar 9 ditunjukkan tampilan menu surat keluar, yang juga dapat dibatasi berdasarkan rentang tanggalnya.
Gambar 9. Tampilan daftar surat keluar 3.5. Pengujian Aplikasi
Pengujian perangkat lunak dilakukan untuk menemukan kesalahan dan memperbaiki sebanyak mungkin kesalahan tersebut sebelum program diserahkan kepada pengguna.
Salah satu pengujian yang baik adalah pengujian yang memiliki probabilitas yang tinggi dalam menemukan kesalahan [5]. Pengujian aplikasi menggunakan black box
testing. Black box testing merupakan suatu pengujian yang berfokus pada persyaratan
fungsional perangkat lunak dengan teknik pengujian dapat menghasilkan rangkaian dari kondisi input.
3.5.1. Persiapan Prosedural
Langkah-langkah untuk melakukan pengujian aplikasi atau sistem adalah sebagai berikut.
a. Menyiapkan software yang akan diuji serta hardware yang mendukung dalam proses pengujian sistem.
b. Menetapkan tujuan yang akan dicapai dalam setiap pengujian yang dilakukan pada skenario rencana pengujian.
c. Menentukan kategori keberhasilan dalam pengujian sistem. d. Membuat kasus uji dan hasil uji.
e. Menemukan dan mencatat kesalahan yang ada pada perangkat lunak. f. Membuat perbaikan pengujian terhadap kesalahan yang ada.
g. Menentukan diterima atau tidaknya setelah serangkaian uji telah dilakukan. h. Membuat evaluasi pengujian.
3.5.2. Rencana Pengujian
Berdasarkan prosedur pengujian yang telah dibuat, disusun sebuah rencana pengujian aplikasi/sistem. Rencana pengujian tersebut ditunjukan pada Tabel 1.
Tabel 1. Rencana pengujian aplikasi
No SRS ID Pengujian Jenis Pengujian Identifikasi 1 SRS-SISURAT-F-01 1. Masuk ke dalam sistem dengan username dan password benar. 2. Masuk ke dalam sistem dengan username dan password salah
3. Keluar dari sistem
Black Box U-1-001
U-1-002 U-1-003
2 SRS-SISURAT-F-02
1. Menambahkan data
user secara lengkap
2. Menambahkan data
user secara tidak
lengkap
3. Mengubah data user 4. Menghapus data user
Black Box U-2-001
U-2-002 U-2-003 U-2-004 3 SRS-SISURAT-F-03 1. Menambahkan data surat masuk secara lengkap
Black Box U-3-001
No SRS ID Pengujian Jenis
Pengujian Identifikasi 2. Menambahkan data
surat masuk secara tidak lengkap
3. Menghapus data surat masuk
U-3-003
4 SRS-SISURAT-F-04
Mencetak rekapitulasi daftar surat masuk dengan tanggal yang valid
Black Box U-4-001
5 SRS-SISURAT-F-05
1. Mengunggah file
gambar surat masuk dengan format .jpg / .bmp / .png
2. Mengunggah file
gambar surat masuk dengan format selain .jpg / .bmp / .png
Black Box U-5-001
U-5-002
4. SIMPULAN
Sistem dibuat dengan menggunakan pengembangan perangkat lunak waterfall, diimplementasikan dengan bahasa PHP. Dengan adanya sistem ini, maka akan mempermudah pekerjaan di dalam mengarsipkan dan mengelola surat secara terkomputerisasi. Data dan dokumen surat terjaga keamanannya.
5. REFERENSI
[1] Sihotang. 2018. Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada
Pengadilan Tinggi Medan [Online] Available at :
http://e-jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.php/JIPN/article/view/276/174 [Accessed 05 Septemer 2018].
[2] Sommerville, I. 2011. Software Engineering 9th ed. Pearson, Boston.
[3] Sutanta, E. 2011. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Andi Offset, Yogyakarta.
[4] Kristianto, I. H. 2016. Konsep & Perancangan Database. Andi, Yogyakarta. [5] Pressman, R.S. 2010. Software Engineering: A Practitioner’s Approach 7th
