pelayanan administrasi GIS masih manual, terlihat dari setiap unit mencatat setiap transaksi administrasi di komputer unitnya dengan program pengolah

(1)

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA PERGURUAN GLOBAL ISLAMIC SCHOOL

Mohammad Santoso Global Islamic School

Jl. Condet Raya No. 5 Kramat Jati Jakarta Timur 13530 Telp. 02180884510

ABSTRAK

Perguruan Global Islamic School (GIS) termasuk salah satu sekolah swasta yang terletak di Jalan Condet Raya Jakarta Timur, berdiri pada tahun 2002, terdiri dari unit TK, SD, SMP dan SMA. Selama ini pelayanan administrasi masih manual, terlihat dari setiap unit mencatat setiap transaksi administrasi di komputer unitnya dengan program pengolah angka. Penulisan tesis ini bertujuan untuk memperoleh sistem informasi pelayanan administrasi yang memerlukan waktu lama dengan mengembangkan sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit, sehingga pelayanan administasi dapat berjalan dengan baik dan lancar. Metode penelitian dimulai dengan melakukan analisis sistem yang sedang berjalan di Perguruan Global Islamic School menggunakan metode E-I-A-I-J, dilanjutkan dengan membuat Sistem Usulan, Spesifikasi Kebutuhan Sistem Informasi (SKSI), Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak-DFO (SKPL), Hierarki menu, dan Tata letak menu. Dengan menggunakan sistem pelayanan administrasi yang baru, Perguruan Global Islamic School dapat melayani siswa/orangtua murid dengan cepat dan memuaskan

Kata Kunci : Sistem Administrasi, Perguruan Global Islamic School

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Di wilayah Jakarta Timur terdapat sekitar 657 sekolah swasta dari jenjang SD sampai dengan SMA. Perguruan Global Islamic School (GIS) termasuk salah satu sekolah swasta yang terletak di Jalan Condet Raya Jakarta Timur, berdiri pada tahun 2002, terdiri dari unit TK, SD, SMP dan SMA.

Agar dapat bersaing dengan sekolah lain dan cepat dikenal oleh masyarakat luas, GIS mempunyai cara tersendiri, yaitu : memberikan fasilitas yang lengkap, program akademik terbaik dan pendidikan agama Islam yang mendalam serta pelayanan administrasi yang cepat dan memuaskan kepada peserta didiknya.

(2)

pelayanan administrasi GIS masih manual, terlihat dari setiap unit mencatat setiap transaksi administrasi di komputer unitnya dengan program pengolah angka saja

Sering kali orang tua siswa menanyakan informasi administrasi anaknya kepada pegawai TU atau Bagian Keuangan, tentu saja dibutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan data yang diperlukan . Hal ini dapat menyebabkan orang tua siswa kurang puas atas pelayanan yang diberikan GIS

Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh sistem informasi pelayanan administrasi yang memerlukan waktu lama dengan cara mengembangkan sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit, sehingga pelayanan administasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.

TINJAUAN PUSTAKA

Witarto (2004), agar mampu melakukan analisis, yang sesuai dengan konsep-konsep yang berkaitan dengan sistem informasi, sebaiknya perlu diingat kembali beberapa definisi tentang isi dari sistem informasi. Isi tersebut meliputi data, informasi,

pengetahuan dan kebijaksanaan. Hal lain yang perlu diingat kembali adalah

proses-proses atau aktivitas-aktivitas didalam sistem informasi. Proses-proses-proses didalam sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga sub sistem, yaitu aktivitas dalam SPD

(sistem pengolahan data), aktivitas komunikasi antara SPD, serta interaksi SPD dengan tempat penyimpanan data atau pengetahuan.

Elemen entitas : D-I-P-K. Data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan, atau D-I-P-K, merupakan eleman entitas dari sistem informasi.

Elemen Aktivitas : C-O-R-L. Proses-proses didalam sistem informasi perlu dibedakan dengan proses-proses atau aktivitas usaha dalam sistem organisasi. Proses-proses usaha memerlukan dukungan sistem informasi. Dukungan ini diawali dengan adanya

pencatatan data dari variabel proses usaha, diikuti oleh pengolahan data (pembentukan informasi atau pengetahuan),

kemudian diakhiri dengan penyajian hasil pengolahan (pelaporan). Dalam pemberian dukungan tersebut seringkali

dibutuhkan kehadiran tempat penyimpanan data atau informasi, serta dilengkapi proses-proses komunikasi atau interaksi.

Witarto (2004), Sistem informasi mempunyai satu atau beberapa SPD (Sistem Pengolahan Data), lengkap dengan komunikasi antar SPD, maupun adanya aktivitas untuk mengelola sumber daya informasi, seperti tempat penyimpanan informasi maupun

(3)

Witarto (2004), menelusuri kompleksitas sistem organisasi, adalah menganalisis proses-proses bisnis yang ada di dalam suatu organisasi. Analisis proses bisnis ini, dikelompokkan menjadi dua, yaitu analisis kompleksitas sistem organisasi, dan analisis

kompleksitas sistem informasi. Manfaat dari analisis kompleksitas organisasi adalah

untuk memetakan proses-proses dari elemen organisasi, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Metodanya meliputi pemahaman tentang Manfaat, Dekomposisi aktivitas, serta Alokasi sumberdaya dari organisasi (M-D-A). Manfaat dari analisis kompleksitas sistem informasi adalah untuk memetakan proses pengolahan data dan komunikasinya pada peta proses atau aktivitas dari elemen organisasi. Sedangkan metodanya merujuk kepada konsep-konsep dasar dan lima pendekatan E-I-A-I-J serta analisis C-O-R-L. Pemetaan hasil kedua analisis tersebut, dapat dimodelkan menjadi satu, dengan menggunakan diagram SSI (Signal-Sensor_processing-indicator). Maksudnya, agar hubungan antara proses-proses usaha dalam organisasi dengan proses-proses dalam sistem informasi yang mendukungnya, dapat tergambar dengan jelas dalam satu model yang terintegrasi. Dengan diagram tersebut, bondary antara ranah sistem organisasi dengan ranah sistem informasi dapat dengan mudah dibuat, karena masing-masing menggunakan simbol model yang berbeda.

METODE PENELITIAN

Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Untuk melakukan analisis sistem yang sedang berjalan di Perguruan Global Islamic School (GIS) diperlukan adanya data, informasi dan proses-proses atau

aktivitas-aktivitas didalam pelayanan administrasi. Hal tersebut diperoleh dengan cara melakukan

wawancara kepada TU dan Bagian Keuangan.

Proses-proses pelayanan administrasi memerlukan dukungan sistem informasi. Dukungan ini diawali dengan adanya Pencatatan data, Pengolahan data, Perekaman

(penyimpanan data) dan Pelaporan.Penulis menggunakan metode E-I-A-I-J untuk

(4)

Tabel 1. Metode E-I-A-I-J

Sasaran Survei Hasil Survei

Entitas : D-I-P

1.1 Data

 Catatan pembayaran SPP

 Catatan pembayaran ekstrakurikuler  Catatan pembayaran antar jemput  Catatan pembayaran catering  Catatan penjualan buku pelajaran

 Data siswa dari unit TK sampai dengan SMA 1.2 Informasi

 Laporan keuangan SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan data siswa.

1.3 Pengetahuan  Prosedur pelayanan administrasi di Perguruan Global Islamic School.

Aktivitas : E-I-A-I-J 2.1 Elemen SPD

 Buku pencatatan SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan data siswa.

2.2 Interaksi antar orang

 Pemberitahuan kepada petugas administrasi (TU) ketika melakukan pembayaran administrasi.

2.3 Aliran dokumen

 Penyerahan form SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, dan penjualan buku pelajaran dari siswa kepada petugas administrasi.

 Penyerahan form data siswa dari siswa/orang tua murid kepada TU.

2.4 Interaksi orang – SPD

 TU melakukan perubahan data catatan SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan data siswa setelah transaksi.

2.5 Job description / struktur organisasi

 TU melakukan pengelolaan data catatan SPP, ektrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan data siswa.

(5)

Gambar 1. Pelayanan administrasi di Perguruan Global Islamic School

Setiap siswa / orangtua murid yang melakukan pembayaran administrasi dilayani oleh TU setiap unit. Layanan administrasi berupa pembayaran SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan pendataan siswa. Setiap harinya TU membuat laporan seluruh transaksi administrasi yang dibuat dengan menggunakan program pengolah angka. Kemudian laporan dan uang yang diterima setiap TU diserahkan kepada Bagian Keuangan untuk dikumpulkan dan dibuat rekapitulasinya. Setelah laporan dari semua unit terkumpul, kemudian Bagian Keuangan memberikan laporan akhir kepada Direktur Pendidikan. Dalam melayani siswa / orang tua murid, seringkali TU mengalami kesulitan dan memerlukan waktu lama, misalnya ketika siswa / orang tua murid menanyakan tentang informasi administrasi yang belum diselesaikan. Sistem Usulan

Dalam sistem usulan ini akan dilakukan perbaikan pada pelayanan administrasi yang masih manual dengan cara mengembangkan sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit. Setiap siswa / orang tua murid yang akan melakukan pembayaran administrasi dapat terlayani dengan cepat dan memuaskan.

Siswa TU TK Siswa TU SD Siswa TU SMP Siswa TU SMA Direktur Pendidikan Bagian Keuangan Layanan Administrasi Layanan Administrasi Layanan Administrasi Layanan Administrasi

(6)

Gambar 2 Sistem Usulan Administrasi

HASIL DAN PEMBAHASAN

Spesifikasi Kebutuhan Sistem Informasi (SKSI) Tujuan

a. Tujuan dokumen

Mendukung dokumentasi dalam perbaikan sistem informasi pelayanan administrasi. b. Tujuan sistem organisasi

Membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. c. Tujuan sistem informasi

Tersedianya sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi. Ruang lingkup sistem informasi

Sistem informasi yang mencatat, mengolah dan menyimpan data pelayanan administrasi antara lain : pembayaran SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan pendataan siswa.

Deskripsi proses-proses sistem organisasi

Pelayanan sistem administrasi, merupakan aktivitas layanan terhadap siswa/orangtua

murid berupa pembayaran SPP, ekstrakurikuler, antar jemput, catering, penjualan buku pelajaran dan pendataan siswa.

TU SMP Data SD Data TK Data_SMP Data

SMA _{Lap. Keu}Data

TU TK

TU SD

TU SMA _{BAGIAN KEUANGAN}

SWITCH

KABEL JARINGAN KABEL JARINGAN

KABE L JARIN

(7)

Gambar 3. Model dekomposisi proses pelayanan administrasi

Arsitektur sistem informasi

Layanan Administrasi

SPP Ekstrakurikuler Antar jemput Catering _{Buku Pelajaran}Penjualan Pendataan Siswa

Layanan Administrasi Sistem Layanan Administrasi Petugas administrasi (TU) Bagian Keuangan Direktur Pendidikan Aktivitas Interaksi antarmuka Rangkaian SPD dan Sistem komunikasi Indikator Kebutuhan informasi Ind01 Ind02 Ind03 Ctt01 Info internal Siswa Ind04 Info eksternal

(8)

Diagram SSI Rinci Layanan Administrasi Petugas administrasi (TU) Aktivitas Interaksi antarmuka Rangkaian SPD dan Sisten komunikasi Indikator Kebutuhan informasi Ind01 Bagian Keuangan Ind02 Direktur Pendidikan Ind03 Ctt01 SPP Ekstrakurikuler Antar Jemput Catering Penjualan Buku Pelajaran Pendataan Siswa Ctt02 Ctt03 Ctt04 Ctt05 Ctt06 PL01 PL02 PL03 PL04 PL05 PL06 Sistem Layanan Administrasi Siswa Ind04

(9)

Elemen SPL

Elemen SPL yang akan dibangun :

 PL01, perangkat lunak SPP

 PL02, perangkat lunak Ekstrakurikuler  PL03, perangkat lunak Antar jemput  PL04, perangkat lunak Catering

 PL05, perangkat lunak Penjualan Buku Pelajaran  PL06, perangkat lunak Pendataan Siswa

Elemen SPK dan jaringan

Elemen SPK yang sudah ada :

 SPK01, komputer personal di meja TU TK  SPK02, komputer personal di meja TU SD  SPK03, komputer personal di meja TU SMP  SPK04, komputer personal di meja TU SMA

 SPK05, komputer personal di meja Bagian Keuangan

Elemen SPK yang akan dipasang

 Switch dan kabel jaringan komputer di ruang TU TK, SD, SMP, SMA, dan Bagian Keuangan.

Elemen SBD

Elemen SBD yang akan dibangun :

Sistem basis data yang berelasi meliputi, satu buah basis data yang saling berelasi antara tabel SPP, Ekstrakurikuler, Antar Jemput, Catering, Penjualan Buku Pelajaran dan Pendataan Siswa.

Elemen IMK yang akan dibangun

IMK01 : Antarmuka untuk memasukkan data SPP

IMK02 : Antarmuka untuk memasukkan data Ekstrakurikuler IMK03 : Antarmuka untuk memasukkan data Antar jemput IMK04 : Antarmuka untuk memasukkan data Catering

IMK05 : Antarmuka untuk memasukkan data Penjualan Buku Pelajaran IMK06 : Antarmuka untuk memasukkan data Siswa

Elemen interaksi antara SPL / SPK

Interaksi SPL/SPK yang akan dibangun :

Komputer Bagian Keuangan difungsikan sebagai server jaringan. Komputer TU TK, SD, SMP, SMA dan Direktur Pendidikan sebagai client.

(10)

Diagram instalasi jaringan yang akan dibangun :

Gambar 6. Diagram Instalasi Jaringan yang akan dibangun

Kondisi Khusus

Diperlukan prosedur pelayanan administrasi data cadangan (tanpa bantuan komputer), untuk menghadapi kemungkinan :

- Tidak berfungsinya server - Gangguan jaringan

- Tidak berfungsinya salah satu atau beberapa komputer personal yang terhubung dalam jaringan

Agar proses-proses pelayanan administrasi tetap berjalan maka diperlukan : - Penanganan gangguan paling lambat satu hari

- Backup data secara rutin

- Diperlukan buku pencatatan manual sementara yang telah disamakan formatnya untuk semua transaksi.

Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak-DFO (SKPL) Tujuan Perangkat Lunak

Tersedianya perangkat lunak yang dapat melayani seluruh administrasi di Perguruan Global Islamic School.

Komputer TU TK Pintu Komputer TU SD Pintu Komputer TU SMP Pintu Komputer TU SMA Pintu Komputer Bagian Keuangan (Server) Pintu Switch

(11)

Program Kerja Pengembangan Sistem Informasi Administrasi

Tabel 2. Program kerja

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Analisis Design a. Design Database b. Design Interface Coding Testing

Implementation & Installing Training

Fine Tunning Go Live Preparation

BULAN-4 JENIS PEKERJAAN

BULAN-1 BULAN-2 BULAN-3

1. Spesifikasi Hardware dan Biaya User Client - Microprocessor Pentium IV - Mainboard ASUS P4800S-X - HDD Seagate Barraccuda 40 Gb - RAM 256 VGEN - CD ROOM Samsung - LCD 15 Samsung Rp. 4.000.000,-User Server

- Microprocessor Dual Core - Mainboard ASUS P4800S-X - HDD Seagate Barraccuda 80 Gb - RAM 2 GB VGEN - CD ROOM Samsung - LCD 15 Samsung - Printer Epson LX300 - UPS 5000 W Rp. 5.500.000,-LAN

- Kabel untuk 4 titik @ 50 meter - Switch 8 Port 3 Com

- Konektor

Rp.

1.700.000,-Total Biaya Hardware Rp. 11.200.000,-2. Spesifikasi Software dan Biaya

- Windows XP

- Software Sistem Administrasi

(12)

7.500.000,-3. Keuntungan menggunakan sistem administrasi yang terkomputerisasi - Terwujudnya pelayanan administrasi yang cepat dan memuaskan - Memudahkan pengorganisasian database seluruh siswa.

- Mendukung efisiensi kerja petugas administrasi.

KESIMPULAN DAN SARAN

Dengan dibuatnya sistem pelayanan administrasi yang terkomputerisasi, berelasi datanya serta terhubung jaringan komputer dengan semua unit dapat mengatasi lambatnya pelayanan administrasi dan pendataan siswa di Perguruan Global Islamic School. Diperlukan metode yang lain untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan agar dapat diperbaiki kembali kekurangan metode yang digunakan dan mendapatkan hasil yang bagus.

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah. 1999. Basis Data. Informatika. Bandung

Hariyanto, Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basis Data. Informatika. Bandung Kadir, Abdul. 1999. Konsep dan Tuntunan Praktik Basis Data. Andi. Yogyakarta

Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E., 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, PT. Intan Sejati. Klaten

Santoso, Mohammad. 2005. Penulisan Ilmiah Sistem Pembayaran Rental dan

Penjualan Barang Pada Aulia Computer.

Wahidin. 2007. Jaringan Komputer Untuk Orang Awam. Maxikom. Palembang Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi. Informatika. Bandung