32
3.1. Tinjauan Perusahaan
Kobar Imagine merupakan salah satu divisi usaha dari PT. Kobar Baja Sentosa yang bergerak dalam bidang persewaan dan pembuatan properti dekorasi untuk pesta pernikahan.
Kobar Imagine menyewakan berbagai properti untuk pesta pernikahan yang merupakan koleksi internal dari Kobar Imagine. Disamping itu Kobar Imagine juga menerima pesanan pembuatan berbagai bentuk dekorasi pelaminan sesuai dengan tema dari konsumen.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Kobar Imagine merupakan divisi dari PT. Kobar Baja Sentosa yang sebelumnya bergerak dibidang permesinan dan juga konstruksi, termasuk konstruksi untuk tenda pesta. Melihat perkembangan pasar seni dekorasi maka pada tahun 2014 PT. Kobar Baja Sentosa memutuskan membuka divisi usaha yang bernama Kobar Imagine yang fokus ke pasar seni dekorasi untuk pesta pernikanan.
Pemilik PT. Kobar Baja Sentosa melihat bahwa pasar seni dekorasi saat itu mayoritas dipenuhi oleh properti yang diproduksi secara masal sehingga secara visual setiap elemen yang terpasang dalam setiap pesta terlihat sama, yang membedakan hanya komposisi dan penempatan properti sehingga terlihat beda. Berangkat dari kondisi tersebut maka Kobar Imagine hadir dengan menawarkan elemen yang berbeda dari produk masal. Dalam perjalanan sejak berdiri hingga
saat ini Kobar Imagine telah membuat desain dan diproduksi menjadi koleksi internal Kobar Imagine yang itu menjadi ciri khas dari seni dekorasi Kobar Imagine di pasar. Hingga saat ini koleksi Kobar Imagine sudah pernah tampil di semua gedung pesta pernikahan di wilayah jakarta dan sekitarnya.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Adapun struktur organisasi dan fungsinya adalah sebagai berikut :
A. Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi dalam segala aktifitasnya terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut semakin banyak kegiatan yang dilakukan suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlu dibuat bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian usaha
(authority) dan tanggung jawab (responbility).
Pada dasarnya struktur organisasi sangat diperlukan oleh suatu Badan usaha guna pencapaian tujuan perusahaan, karena dalam hal ini sangat membantu tugas dengan baik.
Sumber : Kobar Imagine: 2017
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Kobar Imagine
B. Fungsi
Fungsi organisasi yang ada pada Kobar Imagine adalah sebagai berikut: 1. Owner
Adapun tugas dan fungsi dari direktur/pemilik adalah sebagai berikut: a. Memimpin, mengelola serta bertanggung jawab atas koordinasi dari
segala kegiatan.
b. Menetapkan kebijakan dibidang manajemen dalam meningkatkan produktifitas perkerja dan usahanya.
2. Manager Marketing
Adapun tugas dan fungsi dari manager marketing adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab sepenuhnya untuk mencapai target penjualan
sesuai dengan target yang sudah ditentukan oleh management b. Mengkoordinir sales untuk setiap hari dalam proses penjualan 3. Manager Produksi
Adapun tugas dan fungsi dari manager produksi adalah sebagai berikut: Owner Manager Marketing Manager Produksi Kepala Gudang Penanggung jawab Acara
a. Membuat desain dan memproduksi elemen dekorasi dari gambar yang dibawa sales dari konsumen
b. Mengkoordinasikan semua pekerja di workshop untuk bekerja sesuai target waktu pengerjaan dengan kualitas yang baik
c. Menentukan dan membeli jenis dan jumlah material yang dibutuhkan sesuai dengan desain
4. Kepala Gudang
Adapun tugas dan fungsi dari kepala gudang adalah sebagai berikut: a. Menyiapkan properti/elemen yang akan dibawa untuk dipasang b. Mengatur penempatan properti/elemen di gudang
c. Membuat properti baru dan juga melakukan perawatan properti yang rusak
5. Penanggung jawab Acara
Adapun tugas dan fungsi dari penanggung jawab acara/event adalah sebagi berikut :
a. Mengawasi produksi barang sesuai dengan pesanan konsumen b. Mengontrol properti yang akan dipasang di acara
c. Mengkoordinir pengangkutan properti dari workshop ke lokasi acara d. Mengkoordinir pekerja yang terlibat dalam proses pemasangan
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Adapun prosedur sistem yang berjalan di internal Kobar Imagine adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Pemesanan
Customer datang menemui bagian marketing untuk membicarakan paket dekorasi yang diinginkan atau customer melakukan komunikasi kepada bagian marketing via email/telepon. Customer akan diberi beberapa paket dekorasi yang ada pada Kobar Imagine Wedding Decoration dan penawaran harga, setelah konfirmasi akan memilih paket yang mana dan setuju dengan penawaran harga tersebut, maka customer memberikan penawaran harga Acc kepada bagian marketing. Setelah itu penawaran harga acc diarsipkan.
2. Prosedur Pembayaran
Bagian marketing memberikan invoice kepada customer untuk melakukan pembayaran. Setelah customer melakukan pembayaran, customer memberikan bukti tanda pembayaran ke bagian marketing. Lalu bagian marketing akan mengecek bukti tanda pembayaran tersebut, jika bukti pembayaran ada, maka bagian marketing memberikan kwitansi kepada customer. Kwitansi dibuat dua rangkap, satu rangkap diberikan kepada customer lalu yang satu rangkap lagi akan di arsipkan.
3. Prosedur Koordinasi
Manager marketing membuat work order untuk manager produksi, work order untuk kepala gudang dan work order untuk penanggung jawab acara. Setelah itu manager produksi, kepala gudang dan penanggung jawab acara memberikan work order acc untuk manager marketing. Lalu manager marketing akan mengarsipkan work order acc dari tiga devisi tersebut dalam satu rangkap arsip.
4. Prosedur Laporan
Manager Marketing membuat rekap penawaran harga acc berdasarkan arsip penawaran harga acc, lalu rekapitulasi order akan dilaporkan kepada owner.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
a. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Customer
Manager Produksi
Owner Penawaran Harga, Paket Dekorasi,
Invoice, Kwitansi 1 Penanggung Jawab Acara Kepala Gudang Laporan Rekapitulasi Order 0
Sistem Informasi Pemesanan Dekorasi Pernikahan
0
Penawaran Harga Acc, Bukti Pembayaran
Work Order Acc Manager Produksi Work Order Manager Produksi
Work Order Kepala Gudang Work Order Acc Kepala Gudang
Work Order Kepala Gudang Work Order Acc Penanggung Jawab Acara
Gambar III.2.
b. Diagram Nol Sistem Berjalan
Customer
Owner
Arsip Penawaran Harga Acc
Manager Produksi
Penawaran Harga Acc
Penawaran Harga Acc
Bukti Pembayaran Invoice, Kwitansi 1
Laporan Rekapitulasi Order
Kepala Gudang
Penanggung Jawab Acara
Paket Dekorasi, Penawaran Harga
Arsip Pembayaran
Kwitansi 2
Arsip Paket Dekorasi
Paket Dekorasi Pemesanan 1.0 Pembayaran 2.0 A1 A3 A2 Koordinasi 3.0 Laporan 4.0
Penawaran Harga Acc
Penawaran Harga Acc Work Order acc kepala
gudang Work Order kepala
gudang Work Order acc Manager Produksi
Work Order Manager Produksi
Work Order acc Penaggung Jawab acara
Work Order Penanggung Jawab acara Arsip Work Order AccA4 Work Order Acc
Gambar III.3.
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen-dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik berasal dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar. Adapun dokumen input tersebut adalah :
1. Nama Dokumen : Paket Dekorasi
Fungsi : Untuk mengetahui paket dekorasi yang tersedia
Sumber : Bagian Marketing
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : 7 lembar
Frekuensi : Setiap paket dekorasi diperlukan
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Penawaran Harga
Fungsi : Untuk mengetahui data customer, waktu
pelaksanaan, tempat, dan macam barang yg dibutuhkan
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Marketing
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada orderan
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Data Pembayaran
Fungsi : Untuk mengetahui transaksi pembayaran
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Marketing
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada Transaksi
Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Work Order Acc
Fungsi : Untuk mengetahui work order acc
Sumber : Manager Produksi, Kepala Gudang, Penanggung
Jawab Acara
Tujuan : Manager Marketing
Media : Kertas
Jumlah : Tiga lembar
Frekuensi : Setiap saat ada pemesanan
Bentuk : Lampiran A-6
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada pemesanan
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen Output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen berupa dokumen–dokumen yang akan mendukung kegiatan serta merupakan hasil pencatatan
1. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Untuk data pernyataan tagihan yang wajib dibayar
oleh customer
Sumber : Bagian Marketing
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada Pemesanan
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk bukti pembayaran
Sumber : Bagian Marketing
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada Pemesanan
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Work Order Manager Produksi
Fungsi : Untuk memproduksi elemen dekorasi
Tujuan : Manager Produksi
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada Pemesanan
Bentuk : Lampiran B-3
4. Nama Dokumen : Work Order Kepala Gudang
Fungsi : Untuk menyiapkan elemen dekorasi
Sumber : Manager Marketing
Tujuan : Kepala Gudang
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada Pemesanan
Bentuk : Lampiran B-4
5. Nama Dokumen : Work Order Penanggung Jawab Acara
Fungsi : Untuk mengontrol properti yang akan dipasang
Sumber : Manager Marketing
Tujuan : Penanggung Jawab Acara
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap saat ada Pemesanan
Bentuk : Lampiran B-5
6. Nama Dokumen : Laporan Rekap Pemesanan
Fungsi : Sebagai laporan data rekap pemesanan
Sumber : Manager Marketing
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Bentuk : Lampiran B-6
3.5. Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang kami lakukan, ada beberapa kelemahan di Kobar Imagine yaitu, sudah digunakan komputer dalam melaksanakan kegiatan Oprasional Perusahaan namun belum seluruhnya terkomputerisasi, begitu pula untuk sistem penjualan yang ada. Dengan kompleksnya kegiatan perusahaan apabila masih menggunakan cara yang sederhana atau secara manual maka bisa menyebabkan :
a. Terjadinya kesalahan atau tertukar antara pesanan dengan barang yang
dibuat/dipasang yang mengakibatkan kekecewaan pelanggan yang efeknya kurang baik terhadap performa perusahaan.
b. Akan terjadi kesulitan jika data/dokumen dalam bentuk kertas hilang atau
rusak karena suatu hal.
3.6. Pemecahan Masalah
Dengan melihat permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk smengatasi permasalahan tersebut kami mengajukan pemecahan masalah, yaitu mengkomputerisasikan sistem penmesanan dekorasi pernikahan dengan membuat
database dan item-item yang dibutuhkan, karena dengan sistem yang terkomputerisasi dapat memberikan manfaat :
1. Merancang sistem yang terkomputerisasi yaitu sistem pemesanan. Sistem ini
akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. Laporan yang dihasilkan mutunya lebih baik dan waktu untuk menghasilkan laporan tersebut jauh lebih cepat
b. Resiko kesalahan akan lebih rendah dan dengan adanya informasi yang cepat maka dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen.
c. Karena kemampuan dalam pengolahan data sangat cepat sehingga
mempercepat proses penyampian laporan, menghemat waktu,
menghemat tenaga dan laporan yang dihasilkan akan akurat.
2. Membuat perancangan sistem pemesanan dengan aplikasi yang tepat dan
mengoptimalkan komputer sebagai alat bantu yaitu dengan membuat website pemesanan dekorasi.
