Minit Mesyuarat Bahagian Pengurusan Koleksi Bil. 3/2008 Tarikh : 13 Ogos 2008
Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ
Hadir :
Pn. Junaidah bt. Isnain - Pengerusi En. Mohd Fuad bin Yusoff - P(M) En Khalid bin Jaafar - PmP(M1) En. Fakhrul Zaman bin Mohd Sambas - P(G) En. Abdul Jalil bin Hassan - PmP(A1) En. Baharuddin bin Seman - PmPK(SK2) En. Abu Hashim bin Alwi - PmPK(SK3)
Tn. Hj Nordin bin Hj Mohd Nor - PmPK(SK4) Pencatat
Agenda Mesyuarat :
1.0 Penyemakan dan Pengesahan Minit Masyuarat Bil. 2/2008 2.0 Perkara Berbangkit (Rujuk Minit Mesyuarat JPK Bil. 2/2008) 3.0 Perancangan / Projek Unit Tahun 2008
4.0 Hal-hal lain
Mesyuarat dimulakan pada jam 2.15 petang dengan bacaan surah Al-Fatihah dan Pengerusi mengalu-alukan kedatangan ahli mesyuarat yang dipengerusikan oleh Ketua BPK.
1.0 Penyemakan dan Pengesahan Minit Masyuarat Bil. 2/2008 Minit mesyuarat bil. 2/2008 diluluskan dengan beberapa pindaan.
2.0 Perkara Berbangkit (Rujuk Minit Mesyuarat BPK Bil. 2/2008) 2.1 Pembelian rak
P(M) melaporkan bahawa pihak Media telah menerima Karel Audio Visual dan Meja Workstation manakala Karel Kabinet CD sebanyak 10 unit belum diterima. Pihak Media akan membuat permohonan semula rak tersebut.
2.2 Cadangan Inventori bagi koleksi rujukan di bawah Unit Sirkulasi
PmPK(SK2) melaporkan proses inventori bagi aras 4 telah selesai. Beliau akan memaklumkan jumlahnya kepada Ketua BPK. PmP(A1) pula menyatakan inventori bagi aras 5 masih belum selesai atas beberapa masalah.
Tindakan : PmPK(SK2) & PmP(A1)
2.3 Kaunter
Pengerusi memaklumkan bahawa projek kaunter baru masih lagi dalam proses menunggu kelulusan dari pihak Bendahari. Beliau juga menyatakan projek kaunter baru USK akan dijalankan serentak dengan projek kaunter Penasihat Pengguna..
Tindakan : Pengerusi
2.4 Perkhidmatan Pinjaman Tesis di Bilik Rujukan Tesis
Kerja-kerja menampal label dan strip yang dilakukan oleh PAR(BPK) masih belum selesai. PmPK(SK4) diberi tanggunjawab untuk membantu kerja-kerja tersebut.
Tindakan : PmPK(SK4) 2.5 Mesin NCR
Pengerusi memaklumkan mesin NCR masih belum dibekalkan. Beliau akan membuat surat susulan kepada KBP untuk mempercepatkan urusan tersebut.
Tindakan : Pengerusi 2.6 Partition Pejabat USK
Partition Pejabat USK dan Unit Media telah diterima dan selesai dipasang oleh pihak kontraktor. Kerja-kerja pendawaian akan dijalankan serentak dengan Unit Media dan Bahagian Perkhidmatan Maklumat.
Tindakan : Pengerusi
2.7 Projek USK Semasa Cuti Semester
2.7.1 Projek pencarian bahan yang status “available” tetapi tiada dirak yang dirancang perlaksanaannya untuk tahun 2008 masih tidak dapat dijalankan. Projek akan dilaksanakan setelah menerima ‘print out’ senarai dari pihak BPA.
Tindakan : Pengerusi & BPA
2.7.2 Bahan telah “overdue” terlalu lama. Pengerusi memaklumkan pihak BPA akan mengeluarkan senarai tersebut untuk tindakan USK.
Tindakan : Pengerusi & BPA
2.8 Split ‘Air-cond’
P(M) memaklumkan ‘Split Air-Cond Unit’ untuk Bilik Seminar 3 sedang menunggu keputusan dari Pejabat HartaBina.
Tindakan : P(M) & PKP 3.0 Perancangan/Projek Bahagian Tahun 2008
3.1 Perancangan USK 2008
3.1.1 Pengerusi menjelaskan satu daripada proses 5S adalah membuat ‘colour coding’ dirak bagi tujuan pengesanan . Warna yang dipilih adalah warna yang selari dengan warna fakulti yang ditetapkan dikulit tesis.
Tindakan : Pengerusi & PmPK(SK4)
3.1.2 PmPK(SK3) memaklumkan penukaran status kepada ‘missing’ (borang biru) bagi tahun 2007 telah siap
Tindakan : Pengerusi & PmPK(SK3)
3.1.3 Aktiviti promosi yang dijalankan sebelum ini akan diperluaskan ke Bahagian Pengurusan Akademik dengan menyertakan brosur untuk diberikan kepada graduan.
3.2 Perancangan Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan 2008
3.2.1 Koleksi Gambar dan Video Jurugambar UMPP. Kesemua gambar 2004 – 2007 akan diserahkan dalam bentuk CD @ DVD mengikut tahun acara. Manakala gambar 2008, UMPP akan menunggu keputusan dari UKK samada 1 CD mewakili 3-5 acara ataupun 1 CD mewakili 1 acara sahaja. Bagi video, UMPP akan menyerahkan CD @ DVD mengikut acara.
3.2.2 Dasar rakaman siaran TV di UMPP, PSZ – Dasar beserta carta aliran rakaman siaran TV telah boleh dikemaskini kepada dasar baru. Dasar rakaman tersebut telah disemak dan dipersetujui oleh KKM. 3.2.3 Baikpulih peralatan UMPP ke Vendor - 2 unit TV dan 1 Amplifier
telah dibaiki dan diterima. Cadangan baikpulih 1 unit Hot Stamping (sebut harga yang terendah telah diperolehi).
3.2.4 Penyenggaraan luar peralatan UMPP – Cadangan penyenggaraan 2 unit Hot Stamping dan 6 Microfilm Reader (sebut harga terendah telah diperolehi).
3.2.5 Pembelian peralatan UMPP – Telah membuat permohonan dan diterima set PA system di BS3, Flash Kamera (SB600) dan Headphones. UMPP juga telah membuat proses permohonan 1 unit Video TV Recording dan akan membuat permohonan tambahan 3 unit Mesin Dehumidifier (sebut harga terendah telah diperolehi). 3.2.6 Penjilidan buku keluar – Cadangan dari KP untuk menyelesaikan
penjilidan buku yang bermasalah adalah dengan menghantar jilid keluar. P(M) telah menghubungi vendor untuk urusan selanjutnya.
Tindakan : P(M) 3.3 Perancangan Unit Galerium
3.3.1 Potret dari Pejabat Canseleri yang dirancang untuk dipindahkan ke Bilik VIP PSZ masih dalam perbincangan. Ianya melalui proses yang rumit terutama dari segi keselamatan bahan.
3.3.2 Pameran untuk aktiviti Tangga Ilmu akan diadakan pada bulan Januari hingga Jun 2008 masih dalam perancangan.
3.3.3 Tiada penyertaan PSZ dalam pameran di Muzium Negara di Kuala Lumpur dari 18 – 25 Mei 2008 kerana kesuntukan masa.
3.3.4 Pameran Konvo ke 41 ditangguhkan kerana masalah bajet manakala pameran sambutan Kemerdekaan ke 51 akan diteruskan bersama penyertaan staf PSZ.
3.3.5 P(G) melaporkan penempatan potret Canselor dan Naib Canselor tidak dapat dilaksanakan.
3.3.6 Projek mengambil gambar untuk tujuan pameran dan aktiviti Tangga Ilmu dimasuk dalam senarai tugas jurugambar. Jurugambar juga akan diberi kursus tentang pemeliharaan bahan Arkib.
Tindakan : P(G)
3.4 Perancangan SKT tahun 2008
Pengerusi menjelaskan bahawa projek individu dijadikan sebagai projek utama dalam SKT setiap staf.
Tindakan : Semua 3.5 Perancangan Belanjawan Tahun 2008
Cadangan menggantikan kipas berdiri di Kaunter Sirkulasi yang dicadangkan pada mesyuarat bil.1/08 masih lagi belum dimajukan ke pihak Pentadbiran PSZ.
Tindakan : Pengerusi
4.0 Hal-hal lain
4.1 Tanda Warna Di Buku
PmPk(SK2) melaporkan masih terdapat lagi tanda berwarna yang dilekatkan di buku oleh pihak pembekal. PmPk(SK2) akan menyerahkan buku-buku tersebut kepada Pengerusi untuk tindakan selanjutnya.
4.2 Pemeriksaan Di Pintu Keluar
Pengerusi meminta agar pemeriksaan beg pelajar semasa keluar dari perpustakaan dilakukan sekerap yang mungkin. Beliau juga memaklumkan permintaan untuk menempatkan seorang Pengawal
Keselamatan UTM di pintu keluar PSZ tidak mendapat kelulusan pihak Tertinggi Universiti.
4.3 Ubahsuai Kaunter Sirkulasi
Cadangan supaya laci di kaunter antara A dan B ditanggalkan belum dapat dilaksanakan.
4.4 Work Station
PmPK(SK2) memberitahu beliau telah memindahkan ‘work station Libra’ ke lokasi antara Kaunter A dan Kaunter B.
4.5 Penyenggaraan Peralatan dan Ruang UMPP
4.5.1 P(M) sedang dalam proses percubaan, iaitu suara terus dari PC dengan tidak menggunakan microphone. Juruteknik akan melakukan ujian percubaan pada 18- 22/8/2008.
4.5.2 Label nama Bahagian Jilidan dan kerosakan pintu Bilik Jilid serta pembesaran pintu Bilik Mikrofilem sedang dalam proses kelulusan Pejabat Harta Bina.
4.5.3 PC multimedia di UMPP sudah mula beroperasi sepenuhnya sebanyak 8 unit di mana ‘headphone’ dilekatkan di PC sepenuhnya.
4.5.4 Pengerusi mengingatkan UMPP untuk membuat semakan penyenggaraan alat setiap 3 bulan sekali.
4.5.5 PmP(M) memberitahu mikrofilem 15,000 ke atas tidak boleh dirujuk kerana ia dalam bentuk negative.
4.5.6 P(M) berharap akan mendapat peruntukan satu ‘DVD Movie’ setiap bulan.
4.6 Kehadiran Staf
Kehadiran (datang lewat) staf BPK perlu diberi perhatian dan PmPK bertanggungjawab memaklumkan kepada staf kumpulan masing-masing. Pengerusi akan memantau kehadiran staf BPK.
4.7 Sistem SAMA
Pengerusi memaklumkan kini semua Pembantu Kanan dibolehkan ‘log in’ ke sistem SAMA.
4.8 Semakan Alat Setiap Hari Isnin
Pengerusi mengingatkan Pembantu Kanan agar sentiasa menyemak ‘Check List’ yang perlu dilakukan setiap pagi Isnin.
4.9 Kursus Staf
Pengerusi mencadangkan satu kursus khas SPP bagi staf Kaunter dapat dilaksanakan pada tahun 2008 dalam menangani masalah dan kehendak pengguna.
Mesyuarat tamat jam 5.30 petang, diakhiri dengan bacaan Surah Al-Asr dan ucapan terima kasih oleh Pengerusi.
Disediakan oleh:
Haji Nordin bin Haji Mohd Nor Unit Sirkulasi
Bahagian Pengurusan Koleksi, PSZ 23 Oktober 2008
