PEDOMAN APLIKASI
SISTEM INFORMASI BIMBINGAN MANDIRI ONLINE (SIBIMO)
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perubahan adalah sebuah keniscayaan, perubahan adalah fitrah, perubahan adalah solusi, begitu juga dengan masyarakat di era globalisasi yang selalu berubah dan semakin modern. Tuntutan akan pelayanan yang semakin kritis, mobilitas yang semakin tinggi, serta perkembangan teknologi yang tidak dapat dibendung menuntut semua pihak untuk berinovasi agar tidak tergerus roda perubahan. Klien Pemasyarakatan sebagai salah satu anggota masyarakat juga tidak luput dari perubahan tersebut, sehingga Pembimbing Kemasyarakatan sebagai pelaksana layanan bimbingan bagi klien pemasyarakatan juga dituntut untuk meningkatkan kualitas dan kemudahan layanan sesuai dengan tuntutan masyarakat. Selain itu, peningkatan kualitas dan kemudahan layanan juga merupakan pengejawantahan dari salah satu arahan presiden dalam nawacita yakni untuk membuat pemerintah tidak absen dengan membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, dan terpercaya.
Saat ini pelayanan kepada klien pemasyarakatan dilaksanakan dalam bentuk bimbingan tatap muka langsung melalui kunjungan rumah dan penerapan wajib lapor. Namun demikian, dalam pelaksanaannya masih menemui berbagai kendala antara lain :
1. Keterbatasan anggaran perjalanan dinas untuk kunjungan rumah.
2. Klien sebagaian besar telah bekerja dan memiliki aktifitas lainnya sehingga adakalanya klien sulit menyempatkan waktu untuk datang bimbingan dan wajib lapor ke Bapas.
3. Klien tidak memiliki biaya untuk perjalanan ke Bapas.
4. Pembimbing Kemasyarakatan tidak bisa senantiasa berada di Kantor Bapas untuk memberikan layanan karena adanya tugas-tugas luar.
5. Keengganan klien untuk bertemu untuk mendiskusikan permasalahan yang sedang dihadapi.
6. Klien dan Pembimbing Kemasyarakatan kesulitan menentukan jadwal waktu bimbingan, sehingga meskipun klien sudah datang ke Bapas tetap saja tidak bertemu dengan PK yang membimbing namun diwakili oleh PK lainnya.
Kendala-kendala sebagaimana diuraikan di atas, pada akhirnya mengakibatkan klien tidak dapat memperoleh layanan bimbingan dan klien juga tidak dapat melaksanakan kewajiban lapor ke Bapas. Sementara itu, Pasal 85 Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor 21Tahun 2013 Tentang Syarat Dan Tata Cara Pelaksanaan Remisi, Asimilasi, CMK, CMB dan PB, mengatur bahwa “Direktur Jenderal Pemasyarakatan dapat mencabut Pembebasan Bersyarat apabila klien tidak melaksanakan kewajiban melapor kepada Bapas tiga kali berturut-turut”. Permasalahan ini dapat mengakibatkan tingginya tingkat kegagalan pembimbingan karena pencabutan hanya dikarenakan klien tidak dapat melaksanakan kewajiban melapor.
Atas dasar permasalahan tersebut, maka untuk mempermudah klien pemasyarakatan dalam mengakses / mendapatkan layanan bimbingan dari Pembimbing Kemasayarakatan, Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM DKI Jakarta mencoba membuat terobosan layanan bimbingan dengan media teknologi informasi berupa internet dan pesan singkat (SMS). Layanan ini dikemas dalam bentuk Sistem Informasi Bimbingan Mandiri Online yang disingkat SIBIMO”. Dengan sarana internet dan sms, diharapkan klien pemasyarakatan dapat memperoleh layanan bimbingan dan wajiib lapor tanpa terkendala jarak, waktu dan biaya, serta dapat dilaksanakan kapanpun dimanapun.
B. DASAR HUKUM
1. Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 1995 Tentang Pemasyarakatan;
3. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik; 4. Undang-undang Nommor 25 Tahun 2009 Tentang pelayanan Publik;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1999 Tentang Pembinaan dan Pembimbingan Warga Binaan Pemasyarakatan;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1999 Tentang Syarat dan Tata Cara Pelaksanaan Hak Warga Binaan Pemasyarakatan sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Pemerintah No.32 Tahun 1999 Tentang Syarat dan Tata Cara Pelaksanaan Hak Warga Binaan Pemasyarakatan;
7. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 21 Tahun 2013 Tentang Syarat Dan Tata Cata Pemberian Remisi, Asimilasi, Cuti Mengunjungi Keluarga, Pembebasan Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas Dan Cuti Bersyarat; 8. Surat Edaran Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor : M-HH.04.PK.01.05.06 Tahun 2013 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberlakukan Peraturaan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 99 Tahun 2012 tentang Syarat dan Tata Cara Pelaksanaan Hak Warga Binaan Pemasyarakatan;
9. Petunjuk Pelaksanaan Menteri Kehakiman RI Nomor:E-39-PR.05.03 Tahun 1987 Tentang Bimbingan Klien Pemasyarakatan.
10. Petunjuk Teknis Menteri Kehakiman RI Nomor : E.40-PR.05.03 Tahun 1987 Tentang Bimbingan Klien Pemasyarakatan
C. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud
Bimbingan Mandiri Online ini dibuat untuk memberikan alternative pelaksanaan pembimbingan bagi klien yang kesulitan untuk hadir secara tatap muka ke Bapas dalam rangka wajib lapor dan konsultasi pembimbingan.
2. Tujuan
Dengan adanya Bimbingan Mandiri Online ini diharapkan adanya tertib administrasi baik yang dilaksanakan oleh Bapas khususnya PK maupun klien yang sedang dalam masa bimbingan, sehingga tidak terjadi pembiaran / pelanggaran aturan terhadap klien yang tidak dapat hadir di kantor Bapas dan tidak mampu juga dijangkau oleh PK melalui kunjungan rumah.
D. MANFAAT
Manfaat yang diperoleh dari penerapan Sistem Informasi Bimbingan Mandiri Online adalah:
1. Bagi Kementerian Hukum dan HAM RI:
a. Meningkatkan Pelayanan Publik dalam hal pemberian layanan Bimbingan dan Wajib Lapor Klien Pemasyarakatan;
b. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas serta mempermudah masyarakat memperoleh layanan sehingga memenuhi tuntutan masyarakat;
c. Menjadi solusi dalam kekurangan anggaran perjalanan dinas untuk pembimbingan klien karena bimbingan dilaksakan dengan media internet;
d. Memfasilitasi klien pemasyarakatan yang tidak bisa melaksanakan bimbingan dan wajib lapor pada jam dan hari kerja;
e. Mewujudkan Kepastian Layanan Hukum sesuai dengan Misi Kementerian Hukum dan HAM RI.
2. Bagi Masyarakat:
a. Mendapatkan solusi atas hambatan pelaksanaan bimbingan dan wajib lapor pada hari dan jam kerja;
b. Memperoleh kemudahan dalam mengakses materi bimbingan dan konsultasi kapanpun dimanapun (7x24 jam);
c. Memperoleh kepastian layanan bimbingan karena selain seluruh riwayat lapor terdokumentasi secara konvensional juga tercatat dalam sistem digitalisasi/komputerisasi.
E. SASARAN
Seluruh Klien yang sedang menjalani pembimbingan pada Balai Pemasyarakatan.
F. PENGERTIAN
1. Pemasyarakatan adalah kegiatan untuk melakukan pembinaan Warga Binaan Pemasyarakatan berdasarkan sistem, kelembagaan dan cara pembinaan yang merupakan bagian akhir dari sistem pemidanaan dalam tata peradilan pidana; 2. Pegawai pemasyarakatan adalah pegawai negeri sipil di lingkungan Kementrian
Hukum dan Hak Asasi Manusia yang menjalankan tugas dan fungsi di bidang pemasyarakatan;
3. Balai Pemasyarakatan yang selanjutnya disebut BAPAS adalah pranata untuk melaksanakan bimbingan Klien Pemasyarakatan;
4. Wargabinaan Pemasyarakatan adalah narapidan, anak didik pemasyarakatan dan klien Pemasyarakatan;
5. Bimbingan Mandiri Online adalah layananan bimbingan bagi klien pemasyarakatan dengan sarana teknologi informasi meliputi izin lapor dan konsultasi online;
6. Izin Lapordiri Online adalah layanan pengajuan dan persetujuan izin wajib lapor secara online;
7. Konsultasi online adalah layanan konsultasi klien pemasyarakatan dengan pembimbing kemasyarakatan secara online.
BAB II
RUANG LINGKUP
A. PELAKSANA BIMBINGAN MANDIRI ONLINE
Pelaksanaan Sistem Informasi Bimbingan Mandiri Online dapat diikuti oleh seluruh klien Bapas yang sedang dalam masa pembimbingan dan telah memenuhi persyaratan. Kabapas dan Tim Pengamat Pemasyarakatan melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan Sistem Infotmasi Bimbingan Mandiri Online yang diberikan.
Susunan pelaksana kegiatan terdiri dari:
1. Penanggung jawab dan pengawas program
Pejabat struktural teknis bertugas memonitoring seluruh kegiatan pembimbingan Mandiri Online dengan cara mengkoordinasi terlaksananya program, memonitor program pembimbingan dan membuat bahan evaluasi program Bimbingan Mandiri Online sesuai jadwal pelaksanaan program.
2. Pelaksana program
Pembimbing Kemasyarakatan dan Pejabat fungsional umum yang mempunyai kemampuan dan keterampilan pada jenis kegiatan tersebut. bertugas untuk memberikan informasi, ketrampilan, penyuluhan yang berkaitan dengan Bimbingan Mandiri Online.
3. Operator
Pembimbing Kemasyarakatan dan Pejabat fungsional umum yang memiliki kemampuan IT dan kompetensi serta integritas baik. bertugas untuk melakukan input/olah data hasil absensi setiap kegiatan melalui aplikasi online.
B. JENIS SISTEM INFORMASI BIMBINGAN MANDIRI ONLINE 1. Layanan Izin Wajib Lapor
Layan izin wajib lapor ini adalah layanan bagi klien untuk meminta izin tidak dapat hadir wajib lapor ke bapas dan mengganti dengan Wajib lapor Online. Layanan ini dapat menjadi solusi bagi klien pemasyarakatan yang tidak bisa datang langsung dan Wajib Lapornya diganti dengan Wajib lapor online melalui pengajuan izin ini.
Klien yang telah melaksanakan layanan izin wajib lapor memperoleh bukti wajib lapor online yang bisa dicetak dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan klien lapor tatap muka langsung ke Bapas.
2. Layanan Konsultasi Online
Layan izin Konsultasi Online adalah layanan bagi klien untuk berkonsultasi dan menucurahkan permasalahannya kepada pembimbing kemasyarakatan melalui media percakapan text, percakapan audio, maupun percakapan video dengan media sosial skype yang terintergrasi dengan layanan SIBIMO.
Pembimbing Kemasyarakatan setelah memberikan layanan konsultasi Online kemudian mengisi formulir Catatan Hasil Bimbingan (Model B9) dan mencetaknya.
BAB III
PROSEDUR, MEKANISME DAN SANKSI BIMBINGAN MANDIRI ONLINE
A. PROSEDUR
Untuk dapat melakukan Bimbingan Mandiri Online, klien wajib memenuhi syarat-syarat untuk memperoleh bimbingan Mandiri Online sebagai berikut:
1. Telah menyelesaikan masa bimbingan tahap awal dengan baik dibuktikan dengan laporan perkembangan bimbingan;
2. Klien memiliki dan mampu menunjukkan dokumen / bukti bahwa telah bekerja yang menyebabkan klien tidak dapat lapordiri ;
3. Surat keterangan tidak mampu dari pemerintah setempat (keterkaitan dengan biaya) bila yang menjadi alasan adalah tidak memiliki biaya untuk perjalanan; 4. Surat keterangan dokter bagi klien yang sakit dan tidak mampu untuk mewajib
lapor.
5. Mengisi dan menandatangani formulir permohonan Bimbingan Mandiri Online.
B. MEKANISME
1. Pendaftaran Layanan
a. Mengisi formulir permohonan Bimbingan Mandiri Online dengan melampirkan:
1) Surat Keterangan dari tempat bekerja (optional)
2) Surat pernyataan/keterangan dari RT bahwa klien tidak sanggup datang ke Bapas untuk wajib lapor dikarenakan tidak ada biaya (bagi klien yang tidak memiliki biaya untuk perjalanan);
3) Surat keterangan dokter (bagi klien yang sakit dan tidak mampu untuk melakukan wajib lapor);
4) surat pernyataan/alasan klien sehingga membutuhkan bimbingan secara online.
5) SK PB/CB/CMB dan kartu bimbingan.
b. Formulir Permohonan Bimbingan Mandiri Online klien untuk selanjutnya diajukan dalam sidang TPP Bapas oleh PK yang membimbing untuk mendapatkan persetujuan.
c. Apabila disetujui maka PK membuat konsep surat keputusan Kabapas; d. Petugas Registrasi melakukan update data akses klien dengan dasar surat
e. Klien memperoleh data user id dan password yang akan dikirimkan melalui sms ke nomor handphone yang yang tercantum dalam formulir pengajuan dan atau alamat email yang didaftarkan. Klien juga dapat memperoleh user id dan password melalui operator di Kantor Balai Pemasyarakatan.
2. Manajemen Akun Pelaksana di setiap level
Manajemen Akun untuk pembuatan / perubahan / penghapusan akun dilaksanakan secara berjenjang dengan urutan dari yang tertinggi sampai yang terendah adalah sebagai berikut :
a. Admin Kantor Wilayah adalah pegawai yang membidangi Bimbingan Kemasyarakatan dan diangkat oleh pejabat yang berwenang di Kantor Wilayah.
b. Admin UPT adalah pegawai yang membidangi registrasi klien pemasyarakatan yang diangkat oleh Kepala Bapas. Admin UPT mendapatkan user id dan password yang dibuat oleh Admin Kantor Wilayah.
c. User Petugas adalah Seluruh Pembimbing Kemasyarakatan yang memiliki akses ke data klien yang dibimbingnya. User Petugas memperoleh user id dan pasword yang dibuat oleh Admin UPT.
d. User Klien Pemasyarakatan adalah Seluruh Klien pemsyarakatan yang memiliki akses untuk layanan SIBIMO. User Klien Pemasyarakatan memperoleh user id dan password dari Petugas Pembimbing Kemasyarakatan.
3. Layanan Wajib Lapor Online
a. Bimbingan Online dengan PC / internet
1) Klien mengakses alamat situs SIBIMO di http://www. sibimobapas.com;
2) Klien mengisikan user id dan password;
3) Klien memilih menu “buat pengajuan lapor diri online”
4) Klien mengisi form pengajuan wajib lapor online yang terdiri dari : a) Kolom isian Jenis Izin :
terdapat dua pihan apakah izin keperluan pribadi atau izin karena sakit
b) Kolom deskirip izin :
diisi uraian penjelasan dan alasan yang menerangkan kondisi klien sehingga tidak bisa lapor tatap muka dan mengajukan izin lapor diri online.
5) Klien menekan tombol simpan yang terdapat pada form pengajuan dan menekan tombol kirim bila seluruh isia sudah dirasa benar;
6) Isian form tersebut akan terkirim ke petugas pembimbing kemasyarakatan.
7) Pembimbing kemasyarakatan mendapatkan notifikasi melalui sms ke nomor hanphone pembimbing kemasyarakatan bahwa ada klien yang mengajukan izin lapor diri online.
8) Pembimbing kemasyarakatan mengakses halaman web SIBIMO di alamat http://www.sibimobapas.com dan melakukan login dengan mengisi user id dan password
9) Pembimbing kemasyarakatan memilih menu “moderasi persetujuan izin lapor diri online”.
10) Pembimbing kemasyarakatan melakukan penilaian terhadap isian dan uraian alasan pendukung pengajuan izin lapor diri online yang tercantum dalam form pengajuan yang dikirimkan oleh klien.
11) Pembimbing Kemasyarakatan dapat menyetujui, menolak, atau menunda persetujuan sesuai dengan hasil penilaian.
12) Pembimbing Kemasyarakatan kemudian menekan tombol simpan dan kirim form persetujuan kepada klien.
13) Klien mendapat notifikasi melalui sms berisi jenis persetujuan, detail izin dan klien juga akan mendapatkan kode validasi apabila pengajuannya disetujui;
14) Klien dapat membuka notifikasi lewat aplikasi web dengan memilih menu icon “Pesan Masuk dan Notifikasi Persetujuan”;
15) Klien dapat melakukan pencetakan surat persetujuan lapor diri online untuk setiap pengajuan yang telah disetujui dengan cara menekan icon gambar printer yang berada di bagian kanan tabel uraian notifikasi;
16) Apabila ada hal yang ingin dikonsultasikan klien juga dapat menghubungi langsung petugas pembimbing kemasyarakatan dengan memilih menu icon “konsultasi langsung pembimbing kemasyarakatan”;
17) Klien dapat memilih percakapan teks, audio maupun video yang tersedia pada jendela konsultasi langsung.
b. Lapor Diri Online dengan SMS
1) Klien mengirim sms pengajuan izin dengan format : sakit / izin # penjelasan sakit / izin
dikirimkan ke nomor sms center SIBIMO : 0858-1019-0150 Contoh :
Sakit # Izin pak saya tidak bisa lapor diri langsung dan mengajukan lapro diri online karena sedang dirawat di rumah sakit karena penyakit TBC
2) Pembimbing kemasyarakatan mendapatkan notifikasi melalui sms ke nomor hanphone pembimbing kemasyarakatan bahwa ada klien yang mengajukan izin lapor diri online.
3) Pembimbing kemasyarakatan mengakses halaman web SIBIMO di alamat http://www.sibimobapas.com dan melakukan login dengan mengisi user id dan password
4) Pembimbing kemasyarakatan memilih menu “moderasi persetujuan izin lapor diri online”.
5) Pembimbing kemasyarakatan melakukan penilaian terhadap isian dan uraian alasan pendukung pengajuan izin lapor diri online yang tercantum dalam form pengajuan yang dikirimkan oleh klien.
6) Pembimbing Kemasyarakatan dapat menyetujui, menolak, atau menunda persetujuan sesuai dengan hasil penilaian.
7) Pembimbing Kemasyarakatan kemudian menekan tombol simpan dan kirim form persetujuan kepada klien.
8) Klien mendapat notifikasi melalui sms berisi jenis persetujuan, detail izin dan klien juga akan mendapatkan kode validasi apabila pengajuannya disetujui;
9) Klien juga dapat membuka notifikasi lewat aplikasi web dengan memilih menu icon “Pesan Masuk dan Notifikasi Persetujuan”;
10) Klien dapat melakukan pencetakan surat persetujuan lapor diri online untuk setiap pengajuan yang telah disetujui dengan cara menekan icon gambar printer yang berada di bagian kanan tabel uraian notifikasi;
4. Layanan Konsultasi Online
a. Klien mengakses halaman web SIBIMO; b. Klien login dengan user id dan password;
c. Klien memilih menu konsultasi langsung dengan pembimbing kemasyarakatan;
d. Apabila pembimbing kemasyarakatan berstatus online maka klien bisa melakukan percakapan text, audio, dan video;
e. Klien juga dapat menulis pesan dan dikirimkan ke petugas oleh sistem ke email dan sms ke handpone pembimbing Kemasyarakatan;
f. PK membuat resume konsultasi dan mengisi form Catatan Hasil Bimbingan;
g. PK mencetak form catatan hasil bimbingan dan menandatanganinya dan mengarsipkannya ke berkas klien.
C. SANKSI
Apabila ketentuan pembimbingan baik secara umum dan online tidak dilaksanakan dalam tempo 3 kali berturut-turut (dalam 3 bulan) maka kepada klien dapat dikenakan sanksi berupa pencabutan PB,CB,CMB sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku..
BAB III
EVALUASI DAN PELAPORAN
1. Pada setiap akhir bulan Petugas pembimbing kemasyarakatan mencetak rekapitulasi data lapor diri dengan memilih menu icon “cetak rekap lapor diri online” untuk ditandatangani oleh Kepala Bapas Sebagai Penanggun Jawab UPT.
2. Administrator Wilayah Wajib melakukan rekapitulasi Laporan dari Setiap UPT. 3. Evaluasi Pelaksanaan Sistem Informasi Bimbingan Mandiri Online dilaksanakan
3 bulan sekali oleh Kepala Balai Pemasyarakatan;
4. Hasil evaluasi di laporkan kepada kepala divisi pemasyarakatan setiap tanggal 10 bulan berjalan;
5. Kepala Divisi Pemasyarakatan melakukan evaluasi atas hasil pelaporan Kepala Balai Pemasyarakatan terkait pelaksanaan bimbingan mandiri online untuk memberikan petunjuk dan atau catatan.
