BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
PT Rofina Indah Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur garmen. Perusahaan ini memiliki kantor dan pabrik dalam satu area yang berlokasi di Jl. Kapuk Kamal Raya 59, Komplek Kapuk Berlian No.1, 14470 Jakarta Utara.
Pada awalnya, PT Rofina Indah Jaya hanya sebuah perusahaan keluarga yang bergerak di bidang perajutan kain kaos (knitting) pada tahun 1975. Pada saat itu perusahaan hanya berkonsentrasi menjual kain pada para pelanggan yang kemudian mengolahnya menjadi pakaian jadi. Berdasarkan value added yang dihasilkan, harga kain sangat ditentukan oleh pasar yang ada. Pada dasarnya kain adalah produk dasar yang hampir tidak ada diferensiasinya dibandingkan dengan produk competitor. Hal yang dapat membedakan antara produk kain yang satu dengan yang lainnya adalah kualitas dan harga.
Karena ingin menambah value added dari produk perusahaan, maka pada tahun 1988 pendiri perusahaan memberikan tugas kepada pengurusnya untuk memulai produk pakaian jadi. Dalam waktu singkat perusahaan berkembang dengan cepat karena perusahaan membidik pasar yang tepat, yaitu pasar remaja yang sangat mementingkan penampilan dan gaya dalam berpakaian. Produk pakaian jadi dijual melalui tiga channel distribusi, yaitu toko sendiri, toko pakaian jadi (department store) dan agen grosir. Tujuannya agar dapat menjangkau seluruh daerah di Indonesia.
3.1 Sejarah Perusahaan
Oleh karena konsep marketing yang cukup terarah dan penerapannya juga didukung oleh tenaga profesional, perusahaan mampu melewati krisis yang terjadi pada tahun 1998. Pada saat ini jangkauan pasar sudah sampai ke seluruh Indonesia dan perusahaan berkembang setiap tahunnya dengan cukup baik.
Saat ini, PT Rofina Indah Jaya telah mempekerjakan ± 70 karyawan yang terbagi atas 20 orang buruh dan sisanya sebagai staf. Produk yang dihasilkan PT Rofina Indah Jaya adalah T-shirt. Semua produk tersebut dapat dipakai oleh pria dan wanita remaja yang sangat mengagumi trend. PT Rofina Indah Jaya menghasilkan produk-produk dengan sasaran usia 15-25 tahun.
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan yang market driven dan fokus kepada setiap segment yang dituju. Dengan mengutamakan kepuasan kepada pelanggan dan perkembangan perusahaan. Slogan/motto perusahaan adalah “Be a Winner”, jadilah seorang pemenang (jangan pernah berpikir untuk menjadi yang kedua).
Untuk merealisasikan visi tersebut, maka misi perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi tiap market yang dituju oleh tiap cabang dan mengembangkan strategi win-win solution di dalam setiap cabang untuk diaplikasikan.
b. Mengaplikasikan konsep efisiensi dan efektifitas di dalam setiap pekerjaan.
c. Perbaikan terus menerus disetiap bidang dan departemen.
d. Peningkatan mutu sumber daya manusia dengan melalui pelatihan dan training.
Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka sarana untuk mencapai tujuan utama dan visi misi tersebut adalah diperlukan sarana yang disebut 6 C yaitu: 1. Coordination (koordinasi) 2. Communication (komunikasi) 3. Coorperation (kerjasama) 4. Care (kepedulian) 5. Courage (keberanian) 6. Commitment (komitmen)
Semuanya harus ditunjang oleh sikap mental (attitude) positif dan proaktif dari segenap personil tingkat paling bawah sampai tingkat paling atas.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
3.3.1 Tugas dan Wewenang
Secara khusus, pembagian tugas dan wewenang untuk bagian/ divisi produksi dalam struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut: a. Direktur
Perusahaan ini dipimpin oleh seorang direktur. Tugas dan wewenang direktur adalah:
1. Bertanggung jawab atas perkembangan kegiatan operasional perusahaan.
2. Mengawasi jalannya kegiatan operasional dan kinerja tiap bagian dibawahnya.
3. Menetapkan tanggung jawab dan wewenang serta formasi jabatan untuk tiap bagian dibawahnya.
b. General Manager (GM)
Pada umumnya seorang direktur dibantu oleh seorang general manager. Tugas dan wewenang general manager adalah:
1. memimpin dan mengkordinasi seluruh kegiatan perusahaan, 2. bertanggung jawab atas pengembangan perusahaan,
3. membantu membuat keputusan untuk tiap-tiap masalah transaksi yang terjadi per periode.
c. Marketing Manager
Marketing Manager bertanggungjawab kepada direktur. Tugas dan tanggung jawab marketing manager adalah:
1. Membuat nasional sales target tahunan termasuk pengembangan produk, struktur harga, pemerataan produk dan strategi promosi.
2. Menganalisa realisasi nasional sales target yang sudah disetujui direksi secara periodik dan melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
3. Menganalisa pasar secara periodik.
4. Memberikan bimbingan, pengarahan dan penilaian terhadap staff-nya demi solidnya kinerja divisi.
5. Menampung ide, gagasan serta usulan dan masukan dari para staff untuk kemajuan perusahaan secara umum serta untuk pengembangan marketing secara khusus.
Wewenang marketing manager adalah:
1. Meminta laporan pertanggung jawaban kerja dari para staff sesuai dengan yang ditentukan.
2. Memberikan teguran kepada para staff yang tidak melaksanakan fungsi kerjanya dengan baik.
d. Product Development
Product Development bertanggungjawab kepada marketing manager. Tugas dan tanggung jawab product development:
1. Membantu pembuatan nasional sales target untuk produk-produk yang menjadi tanggung jawabnya.
2. Bekerjasama dengan divisi sales dalam menetapkan dan membuat target penjualan tahunan ( quantity dan value ) serta
strategi distribusi. Memonitor stock barang jadi yang berada di bidang barang normal.
3. Menjaga standar kualitas produk.
4. Bekerjasama dengan para designer dalam memberikan masukan-masukan mengenai design-design yang sedang menjadi trend.
5. Mencari informasi mengenai perkembangan kompetitor, perkembangan konsumen dan hal-hal makro serta mikro yang akan mempengaruhi keberadaan dan perkembangan produk. 6. Membuat rencana store check, join visit dengan atau tanpa
divisi sales untuk melihat pelaksanaan program yang berjalan, serta kondisi counter, SPG atau brand image.
7. Memantau kondisi perkembangan dan keberadaan existing product serta new brand di pasaran.
Wewenang product development adalah:
1. Bersama-sama divisi sales mengevaluasi hasil penjualan bulanan.
2. Mengkoordinir divisi-divisi yang terkait dalam rencana dan memeperkenalkan produk baru.
e. Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawab kepala gudang adalah:
1. Mengatur, memeriksa, dan menjaga posisi stock barang di gudang (Normal, OB, Transit) agar lebih baik, teratur, bersih dan selalu siap pakai.
2. Mengatur jadwal keluar masuknya barang.
3. Memberi dan mengatur tugas harian helper misalnya :
Mengatur packing list, pengepakan barang dan adminstrasi gudang.
4. Menjaga aliran dari packing list, administrasi, pengepakan, penimbangan barang, sampai penyerahan barang.
5. Memeriksa administrasi pembukuan gudang. 6. Melaporkan kegiatanya kepada kepala distribusi. Wewenang kepala gudang antara lain:
1. Mengatur jadwal pengiriman barang kepada supplier, menerima retur, serta mengirim barang ke CMT.
2. Memberikan pengarahan kepada anggota gudang agar mereka terarah dalam melaksanakan tugasnya.
f. Kepala Produksi
Kepala produksi bertanggungjawab kepada direktur. Tugas kepala produksi adalah:
1. Mengusahakan pencapaian sasaran tujuan penjualan dari divisi marketing, serta peningkatan kualitas dan kuantitas dengan cara yang efektif dan efisien.
2. Memantau jalannya proses produksi mulai dari perencanaan sampai barang jadi.
3. Memastikan proses per-PO (purchase order) tidak melewati batas lead time yang ditentukan.
4. Memastikan bahwa seluruh kelengkapan bahan baku dan pembantu mencukupi.
5. Memastikan bahwa setiap PO (purchase order) berjalan sesuai dengan standart QC (Quality Control) yang sudah ditentukan. 6. Memastikan pekerjaan out shop berjalan sesuai dengan
permintaan dan target produksi.
7. Memastikan bahwa kualitas dan standar out shop sesuai dengan standar yang ditetapkan.
8. Membuat progres laporan bulanan ke direktur.
9. Melaksanakan pekerjaan lain yang ditugaskan oleh direktur. 10. Bertanggungjawab atas lead time dan kualitas produk. 11. Bertanggungjawab untuk koordinasi ke semua divisi.
12. Bertanggungjawab untuk membuat laporan atas temuan-temuan di lapangan yang menyimpang dari standar yang ditentukan.
Wewenang kepala produksi:
1. Meminta laporan pertanggungjawaban kerja dari para staff sesuai dengan yang ditentukan.
2. Memberi teguran kepada para staff yang tidak melaksanakan fungsi kerjanya dengan baik.
g. Kepala Cutting
Kepala cutting bertanggungjawab kepada kepala produksi. Tugas kepala cutting adalah:
1. Kepala Cutting menerima kain dari supplier, untuk kemudian masuk ke gudang bahan baku.
2. Kepala Cutting terima pola dan sample yang sudah di accept dari PPIC.
3. Kepala Cutting menginstruksikan untuk marker, kemudian accept hasil marker, untuk mengetahui konsumsi sebelum cutting.
4. Administrasi gudang bahan baku mengeluarkan bahan untuk diproses.
5. Proses QC bahan sebelum gelar bahan.
6. Proses gelar bahan yang dipantau oleh kepala cutting.
7. Setelah bahan sudah di-cutting, langsung dihitung dan diserahkan ke bagian QC.
8. Bagian QC akhir mengecek quality dan timbangan bahan, serta semua komponen yang telah di-cutting untuk persiapan kirim CMT.
9. Semua kegiatan proses cutting dipantau oleh kepala Cutting. 10. Hasil cutting dibukukan dan disalin ke Laporan Hasil Cutting
untuk dilaporkan ke PPIC. Wewenang kepala cutting:
1. Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada dalam struktur perusahaan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dari divisi produksi.
h. PPIC
PPIC bertanggungjawab kepada kepala produksi. Tugas PPIC: 1. Kepala produksi menyerahkan PO kepada PPIC .
2. Kepala produksi instruksikan PPIC untuk rencanakan kegiatan produksi.
3. PPIC mengeluarkan edaran untuk perintah cutting, sablon, dan lain-lain.
4. Follow up mulai memantau kegiatan produksi.
5. Selesai cutting, kepala produksi turunkan SPK (Surat Perintah Kerja) untuk CMT.
6. Semua kegiatan CMT dipantau oleh Follow up dan QC.
7. Setelah selesai proses CMT, diterima oleh Administrasi transit. 8. Semua surat keluar-masuk ditandatangani oleh PPIC kemudian
dirapikan untuk masuk bagian Accounting.
9. Mengenai pembelian accessories, PPIC melaporkan kebutuhannya ke bagian Purchasing .
Wewenang PPIC adalah:
1. Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada dalam struktur organisasi perusahaanu untuk mendapatkan data yang dibutuhkan divisi distribusi.
i. Assistance Helper
Assistance helper bertanggungjawab kepada kepala gudang. Tugas Assistance helper adalah:
1. Membantu helper untuk mencari barang–barang di rak. 2. Mengelompokkan artikel yang sama dalam satu pak. 3. Menjaga keutuhan per pak barang dengan baik.
4. Menata dan merapikan keluar dan masuknya barang di rak.
5. Mengelompokkan dan menyortir barang-barang untuk kategori normal, OB, dan BS.
Wewenang Assistance helper:
1. Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.
3.4.1 Prosedur Permintaan Bahan Baku
Permintaan bahan baku (Purchase Order) terjadi setelah bagian Design memberikan surat order kain ke bagian Produksi. Berdasarkan surat order kain tersebut, bagian Produksi membuat PurchaseOrder kain (PO kain) dan Purchase Order accesories (PO accesories), seperti kancing, zipper, karet elastis, lockpin, dan kain keras berdasarkan kebutuhan kuantiti, berat, panjang, warna, dan jenis bahan. Purchase Order dibuat sebanyak tiga rangkap, yaitu:
o Lembar 1 ditujukan kepada supplier kain atau accesories, o Lembar 2 ditujukan ke bagian gudang,
o Lembar 3 ditujukan kepada PPIC untuk dijadikan arsip. 3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan
Setelah menerima Purchase Order, supplier menyalurkan bahan baku dan accesories sesuai order ke perusahaan. Bagian produksi
menerima bahan baku (Receive Order) dari supplier, kemudian menyerahkannya ke bagian gudang untuk disimpan di gudang bahan baku.
3.4.2 Prosedur Perencanaan Produksi
Setelah PPIC (Production Planning Inventory and Control) menandatangani PO, bagian produksi menginstruksikan PPIC untuk membuat rencana kegiatan produksi. Bagian design menyerahkan surat design pola dan sample kepada PPIC. Berdasarkan laporan rencana produksi dari PPIC, bagian gudang memeriksa kelengkapan bahan baku untuk keperluan produksi.
3.4.3 Prosedur Produksi
Proses produksi dimulai setelah bagian cutting menerima surat design pola dan sample yang sudah disetujui (di-accept) oleh PPIC. Bagian produksi meminta bagian gudang untuk mengeluarkan bahan baku. Setelah PPIC mengeluarkan surat order cutting atau SPK (Surat Perintah Kerja) ke bagian cutting, bagian produksi mengirim kain ke bagian cutting. Proses cutting dilakukan sesuai dengan pola dan design. Setelah di-cutting, potongan-potongan kain langsung dihitung dan diserahkan ke bagian QC (Quality Check). Bagian cutting membuat pembukuan hasil cutting dan memberikan laporan hasil cutting kepada
PPIC. Seluruh hasil cutting disimpan di gudang untuk persiapan outsource.
3.4.4 Prosedur Outsource
Proses outsource merupakan proses lanjut setelah cutting, kegiatannya meliputi penyablonan atau pembordiran kain hasil cutting dan penyatuan potongan-potongan kain cutting (CMT) hingga menjadi sebuah pakaian jadi. Proses outsource dilakukan diluar perusahaan ini dengan cara mengirim hasil cutting kepada individu/perusahaan lain yang menjadi partner kerja perusahaan ini serta memberikan batas waktu (lead time) dalam menyelesaikan suatu pesanan.
Outsource meliputi tiga kegiatan, yaitu sablon, bordir, dan CMT (Cut, Make, and Trim). PPIC mengeluarkan surat perintah untuk outsource yang terdiri dari:
o Surat order sablon, apabila memerlukan sablon pada sample design. o Surat order bordir, apabila memerlukan bordir pada sample design. o Surat order CMT (Cut, Make, and Trim) untuk proses finishing. Surat-surat perintah tersebut dibuat sebanyak dua rangkap, yaitu:
o Lembar 1 ditujukan ke perusahaan outsource, o Lembar 2 dijadikan arsip oleh PPIC.
Seluruh hasil outsource diserahkan kembali ke perusahaan dan disimpan di gudang untuk pemeriksaan kuantiti dan kualitas.
3.4.5 Prosedur Pemeriksaan Hasil Produksi
Prosedur ini merupakan kegiatan pemeriksaan kuantiti dan kualitas setiap hasil produksi, baik cutting maupun outsource. Bagian Quality Check (QC) sebagai pihak yang bertugas dalam kegiatan ini. QC memeriksa hasil cutting dan outsource, kemudian membuat laporan hasil pemeriksaan untuk diserahkan ke bagian produksi.
3.4.6 Prosedur Penyerahan Barang Jadi
Baju yang sudah jadi dari CMT dikirim kembali ke perusahaan dan disimpan di gudang baju. Kemudian bagian produksi meminta bagian QC untuk melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantiti baju. Setelah selesai quality control, baju-baju siap dipasarkan.
3.5.1 Context Diagram
Sistem yang sedang berjalan pada proses produksi dapat dilihat dalam context diagram. Diagram context merupakan gambaran dari sistem organisasi yang menunjukkan batasan sistem, entiti external yang berinteraksi dengan sistem, dan aliran informasi utama diantara entiti dan sistem.
3.5.2 Diagram Nol
Diagram nol merupakan pengembangan dari diagram context. Beberapa diagram nol dikembangkan untuk menghasilkan child diagram yang lebih rinci atau lebih detil. Proses dari diagram nol yang dikembangkan disebut parent process dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram.
Sebagaimana telah dikemukakan pada bagian sejarah perusahaan, perusahaan ini mengembangkan bahan baku menjadi pakaian jadi yang semula hanya konsentrasi pada penjualan kain pada pelanggan, hingga saat ini mengolah menjadi pakaian jadi.
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT Rofina Indah Jaya, permasalahan yang dihadapi adalah:
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
1. Masih terdapat redudansi data, dimana terdapat transaksi yang sama didokumentasikan lebih dari satu kali. Hal ini terjadi karena semua transaksi dicatat secara manual.
2. Data tidak terorganisasi dengan baik, sehingga kesulitan dalam mencari informasi yang dibutuhkan, seperti pergerakan barang selama proses produksi, lead time, dan outsource.
3. Tidak diketahuinya persediaan bahan baku. Ketika ingin digunakan, baru diperiksa, apakah bahan baku tersedia atau tidak. Tentunya hal ini akan menghabiskan waktu yang lama karena harus terlebih dahulu memesan ke supplier.
3.7.1 Kebutuhan Data
Vendor Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai orang atau perusahaan yang menyediakan bahan baku ke perusahaan, meliputi nama vendor, alamat, kota, telepon, fax, dan email.
Staff Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai orang yang bekerja di PT Rofina Indah Jaya, meliputi nama lengkap, jenis kelamin, alamat, telepon, email, dan jabatan.
User Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai karyawan PT Rofina Indah Jaya yang 3.7 Analisa Kebutuhan Pengguna
menggunakan dan mengoperasikan aplikasi, meliputi username, password, jabatan, dan email. Item Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai
setiap barang yang terlibat dalam proses produksi, meliputi nama item, ukuran, warna, nama desain, jumlah item, dan satuan item.
Production_Plan Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai rencana kegiatan untuk memproduksi suatu item, meliputi nomor dokumen, deskripsi produksi, tanggal mulai, tanggal selesai, jumlah item yang akan diproduksi, dan gudang untuk menyimpan item.
Receive_Order Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai bahan baku yang diterima dari vendor, meliputi nomor receive order, tanggal receive order, nama vendor, nama item, jumlah item, dan nama gudang untuk meyimpan.
Cutt_Order Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai proses pemotongan (cutting) design pola, meliputi nomor cutting, tanggal cutting, nama item yang di-cutting, jumlah di-cutting, dan nama gudang.
Outsource Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai proses penyelesaian bahan menjadi pakaian, meliputi nomor outsource, tanggal outsource, jenis
outsource, alamat outsource, jumlah item yang di-outsource, dan nama gudang untuk menyimpan hasil outsource.
Stock_Adjusment Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai proses penyesuaian persediaan barang, meliputi nomor dokumen adjusment, tanggal adjusment, keterangan adjusment, nama gudang dan item yang di-adjust, serta jumlah item.
Store Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai tempat penyimpanan bahan baku dan barang jadi, meliputi nama gudang, lokasi, dan tipe gudang.
3.7.2 Kebutuhan Transaksi
USER VIEW
1. Memasukkan data (Data Entry)
(a) Memasukkan data Vendor yang baru (b) Memasukkan data Staff yang baru (c) Memasukkan data User baru
(d) Memasukkan data Item, baik bahan baku maupun hasil produksi (e) Memasukkan data Store
(f) Memasukkan data untuk Production_Plan (g) Memasukkan data Receive_Order (RO) (h) Memasukkan data Cutt_Order
(j) Memasukkan data Stock_Adjusment
2. Mengubah data (Data Update/Deletion) (a) Mengubah data Vendor
(b) Mengubah data Staff (c) Mengubah data User (d) Mengubah data Item (e) Mengubah data Store
(f) Mengubah data Production_Plan (g) Mengubah data Receive_Order (h) Mengubah data Cutt_Order (i) Mengubah data Outsource (j) Mengubah data Stock_Adjusment
3. Melihat data (Data Queries/Select) (a) Tampilkan data Vendor (b) Tampilkan data Staff (c) Tampilkan data User (d) Tampilkan data Item (e) Tampilkan data Store
(f) Tampilkan data Production_Plan (g) Tampilkan data Receive_Order (h) Tampilkan data Cutt_Order (i) Tampilkan data Outsource
(j) Tampilkan data Stoc_ Adjusment
(k) Tampilkan informasi status dari Production_Plan (l) Tampilkan informasi status dari Receive_Order (m) Tampilkan informasi status Cutt_Order
(n) Tampilkan informasi status Outsource
3.7.3 Kebutuhan Sistem 1. Ukuran Database awal
● Jumlah Staff PT Rofina Indah Jaya keseluruhan ada 48 orang. ● Diperkirakan terdapat 45 vendor hingga saat ini.
● Diperkirakan terdapat 12 perusahaan outsource hingga saat ini.
● Diperkirakan terdapat 10.000 item hingga saat ini. Item tersebut terdiri atas bahan baku, accessories, hasil cutting, hasil outsource, dan baju.
2. Security
● Database terlindungi dengan password.
● Pengguna sistem memiliki hak akses masing-masing dengan menggunakan UserID dan password yang terenkripsi.
3. Backup
● Backup database dilakukan setiap 1 minggu sekali dan dilakukan setelah jam kerja.
Melihat masalah-masalah yang terjadi pada PT Rofina Indah Jaya, maka diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membuat sebuah sistem basis- data dan aplikasinya yang mampu menjaga integritas data, memudahkan proses pencarian informasi mengenai supplier, outsource, persediaan bahan baku, dan memprediksi setiap pergerakan barang serta laporan yang ingin dibutuhkan lebih cepat, akurat, dan terkomputerisasi. Aplikasi ini juga menerapkan tingkat keamanan data secara optimal.
