29 3.1 Tinjauan Organisasi
Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama ,kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama - sama dan merealisasikan tujuannya.
3.1.1 Profile Organisasi
Pejagalan merupakan nama salah satu kelurahan yang berada di Jakarta Utara, yang tepatnya di jalan Boncel, kecamatan Penjaringan Teluk Gong Kota administrasi Jakarta Utara. Kelurahan Pejagalan adalah kantor pemerintahan yang bertugas sebagai pelayan masyarakat. Kelurahan pejagalan dipimpin oleh seorang Lurah dan Wakil Lurah, di dalamnya terdapat pegawai yaitu kasie dan staf, yang menempati bidang masing-masing. Seperti bidang pemerintahan, pra sarana dan sarana, kesejahteraan masyarakat, kebersihan & lingkungan hidup dan perekonomian.kelurahan mempunyai tugas melayani masyarakat dengan sebaik-baiknnya, apa yang diperlukan oleh masyarakat, yaitu pembuatan surat-surat dan pelayanan lainnya.
3.1.2 Visi dan Misi Organisasi
Kelurahan Pejagalan merupakan suatu kantor pemerintahan, yang memiliki visi dan misi, dan juga motto
a. Visi
Menjadikan masyarakat kelurahan pejagalan tentram, aman, sehat dan sejahtera.
b. Misi
• Meningkatkan pelayanan masyarakat demi mewujudkan pelayanan yang lebih prima
• Meningkatkan keamanan dan ketertiban agar masyarakat bisa hidup lebih tentram dan nyaman
• Menjadikan lingkungan bisa lebih indah bersih dan berwibawa
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia c. Motto
Kepuasan masyarakat dalam pelayanan di kelurahan adalah senyum kebahagian kami semua karyawan.
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah kerangka yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai sasaran tujuan yang sama. Adapun struktur organisasi Kelurahan Pejagalan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kelurahan Pejagalan Lurah Wakil Lurah Sekretaris Kelurahan Kasie bagian perekonomian Kasie bagian kebersihan & lingkungan Kasie bagian kesejahteraan masyarakatan Kasie bagian prasarana & sarana Staf Kasie bagian pemerintahan & tramtib
Berikut ini merupakan keterangan dari tugas dan fungsi dari bagian-bagian yang ada pada Kelurahan Pejagalan sesuai dengan struktur organisasi diatas, sebagai berikut :
1. Lurah
a. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
b. Mengoordinasikan pelaksanaan tugas Sekretariat Kelurahan dan seksi.
c. Melaksanakan koordinasi dengan Puskesmas.
d. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) dan/atau instansi pemerintah pusat swasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
e. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan tingkat Kelurahan.
f. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan tingkat Kelurahan.
g. Melaksanakan koordinasi dengan unsur musyawarah pimpinan Kelurahan.
h. Melaksanakan pembinaan organisasi kemayarakatan di wilayah Kelurahan.
i. Melaporkan, dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
2. Wakil Lurah
a. Membantu Lurah dalam memimpin, dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi.
b. membantu Lurah dalam mengoordinasikan pelaksanaan tugas seksi.
c. Membantu Lurah dalam melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit
Kerja Perangkat Daerah (UKPD) dan/atau instansi pemerintah pusaswasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
d. Membantu Lurah dalam melaksanakan pengendalian pemeliharaan ketertiban, ketenteraman, penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur bersama dengan Satuan Tugas Satpol PP Kelurahan.
e. Membantu Lurah dalam pembinaan masyarakat dan lembaga masyarakat Kelurahan.
f. Membantu Lurah dalam pelaksanaan koordinasi dengan lembaga musyawarah Kelurahan.
g. Menyelenggarakan koordinasi dan pengendalian atas pelaksanaan kebijakan yang ditetapkan oleh Lurah mewakili Lurah apabila Lurah berhalangan dalam melaksanakan tugasnya.
h. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Lurah; dan i. Membantu Lurah dalam melaporkan pelaksanaan
3. Sekretaris Kelurahan
a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
c. Mengoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan.
d. Mengoordinasikan penyusunan rencana strategis Kelurahan. e. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan.
f. Menyelenggarakan musyawarah perencanaan pembangunan Kelurahan.
g. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian. h. Melaksanakan pengelolaan keuangan. i. Melaksanakan pengelolaan barang.
j. Melaksanakan surat-menyurat dan kearsipan.
k. Memelihara dan merawat prasarana dan sarana kerja.
l. Memelihara kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban kantor.
m.Melaksanakan pengelolaan ruang rapatpertemuan Kelurahan. n. Melaksanakan upacara dan pengaturan kegiatan acara
Kelurahan.
o. Menyiapkan, mengumpulkan dan menyusun bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Sekretariat.
p. Mengoordinasikan penyusunan laporan (keuangan, kinerja,kegiatan dan akuntabilitas) Kelurahan.
q. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Sekretariat.
4. Kasie Pemerintahan dan Tramtib
a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
c. Memfasilitasi kegiatan lembaga musyawarah Kelurahan. d. Memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan konsultasi
teknis terhadap kegiatan Rukun Tetangga, Rukun warga dan Lembaga Masyarakat Kelurahan lainnya.
e. Memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan konsultasi kepada masyarakat Kelurahan.
f. Mengoordinasikan pelayanan registrasi kependudukan. g. Memfasilitasi, memberikan bimbingan dan konsultasi, serta
h. Melaksanakan pelayanan administrasi pertanahan.
i. Memfasilitasi kegiatan pemeliharaan ketenteraman dan ketertiban serta penegakan peraturan Daerah dan peraturan Gubemur oleh Satgas Satpol PP Kelurahan.
j. Memfasilitasi penyusunan rencana kegiatan Satgas Satpol PP Kelurahan.
k. Melaksanakan, memberikan bimbingan dan konsultasi teknis, serta mengembangkan upaya perlindungan masyarakat. l. Ikut aktif dalam kegiatan penanggulangan bencana.
m.Melaksanakan deteksi dini terhadap potensi dan penyelesaian gangguan sosial.
n. Bersama dengan Satgas Satpol PP Kelurahan melaksanakan penertiban terhadap gangguan ketenteraman, ketertiban umum, serta pelanggaran peraturan Daerah dan peraturan Gubernur menyusun, memelihara dan menyajikan data dan informasi kondisi dan potensi gangguan ketentraman dan ketertiban umum wilayah Kelurahan, serta memberikan perhatian terhadap kondisi yang rentan gangguan
5. Kasie Prasarana dan Sarana
a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). c. Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
d. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana umum, seperti jalan lingkungan, saluran air lingkungan, saluran tersier dan prasarana mandi cuci kakus. e. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan gedung
Kelurahan.
f. Melaksanakan dan mengoordinasikan rapat musyawarah rencana pembangunan wilayah Kelurahan.
g. Melaksanakan monitoring berkala dan rutin terhadap kondisi dan kelaikan prasarana dan sarana umum dalam lingkungan wilayah Kelurahan, serta melaporkan hasil monitoring tersebut kepada Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) terkait yang apabila kewenangan pemeliharaan dan perawatannya bukan kewenangan Kelurahan.
h. Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan taman interaktif.
i. Mengembangkan kegiatan penghijauan dalam permukiman warga Kelurahan secara swadaya masyarakat.
j. Memantau dan melaporkan penggunaan rumah kost dan rumah kontrakan.
k. Melaksanakan penebangan pohon mati, pohon yang mengganggu jaringan listrik dan jaringan telepon dan pohon tumbang.
l. Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
m.Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
6. Kasie Kesejahteraan Masyarakat
a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya
b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya
c. Melaksanakan fasilitasi, bimbingan, dan konsultasi serta koordinasi pelaksanaan kegiatan peningkatan dan pengembangan kesehatan masyarakat dan lingkungan Kelurahan, seperti pos pelayanan terpadu, Rukun Warga siaga, pos kesehatan warga, gerakan kesehatan warga,
gerakan peduli lingkungan, gerakan sayang ibu dan balita, gerakan anti narkoba dan pengembangan tanaman obat. d. Melaksanakan pemberantasan sarang dan jentik nyamuk,
antara lain melalui kegiatan pengasapan, pemberantasan sarang nyamuk dan pembasmian jentik nyamuk.
e. Melakukan koordinasi dengan Puskesmas Kelurahan.
f. Memberikan fasilitasi, bimbingan dan konsultasi pengembangan kegiatan sosial kemasyarakatan, kesetiakawanan sosial, peduli sesama, gotong royong dan mental spiritual.
7. Kasie Kebersihan dan Lingkungan Hidup
a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kefurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
c. Memelihara, memonitor, mengawasi dan mengendalikan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan. d. Melaksanakan kegiatan pengembangan partisipasi
masyarakat dalam memelihara dan meningkatkan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan.
e. Melakukan penanganan pengangkutan sampah dari lingkungan permukiman masyarakat ke tempat penampungan sementara.
f. Mengambangkan potensi masyarakat dalam penanganan sampai termasuk pengangkutan sampah dari permukiman masyarakat ke tempat penampungan sementara.
g. Melakukan pemantauan dan pelap-dran secara berkala dan rutin mengenai keadaan kebersihan permukiman dan kondisi lingkungan hidup Kelurahan.
h. Memfasilitasi kegiatan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat secara swadaya oleh masyarakat.
i. Menyediakan prasarana dan sarana kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan.
j. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/petugas Dinas Kebersihan serta Unit Kerja Dinas/Badan, dan/atau pihak terkait, dalam meningkatkan dan mengembangkan kebersihan permukiman masyarakat dan lingkungan hidup Kelurahan k. Melaporkan kerusakan dan pencemaran lingkungan yang
sudah dan/atau berpotensi mengganggu kesehatan masyarakat dan lingkungan hidup bersama dengan tenaga kesehatan melakukan pemantauan secara berkala'dan rutin terhadap tempat yang berpotensi mengganggu. kesehatan lingkungan seperti kantin, rumah makan, usaha rumah tangga, industri rumah tangga, toko-toko, saluran air dan hydrant dan melaporkan hasilnya kepada Unit Kerja Dinas Kesehatan diwilayah Kelurahan atau Kecamatan.
l. Memelihara dan merawat parasarana dan sarana kebersihan lingkungan Kelurahan.
m.Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Kebersihan dan Lingkungan Hidup.
n. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan Tugas Seksi Kebersihan dan Lingkungan Hidup.
8. Kasie Perekonomian
a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
c. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana umum, seperti jalan lingkungan, saluran air lingkungan, saluran tersier dan prasarana mandi cuci kakus. d. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan gedung
Kelurahan.
e. Melaksanakan dan mengoordinasikan rapat musyawarah rencana pembangunan wilayah Kelurahan.
f. Melaksanakan monitoring berkala dan rutin terhadap kondisi dan kelaikan prasarana dan sarana umum dalam lingkungan wilayah Kelurahan, serta melaporkan hasil monitoring tersebut kepada Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) terkait yang apabila kewenangan pemeliharaan dan perawatannya bukan kewenangan Kelurahan.
g. Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan taman interaktif.
h. Mengembangkan kegiatan penghijauan dalam permukiman warga Kelurahan secara swadaya masyarakat.
i. Memantau dan melaporkan penggunaan rumah kost dan rumah kontrakan.
j. Melaksanakan penebangan pohon mati, pohon yang mengganggu jaringan listrik dan jaringan telepon dan pohon tumbang.
k. Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
l. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
3.2 Analisa Sistem
3.2.1 Analisa Sistem Berjalan
Sistem administrasi pelayanan yang dilakukan oleh Kelurahan Pejagalan pada saat ini masih dilakukan secara manual. dimana pelayanan kepengurusan masih berupa manual pengetikan
dengan komputer dan mesin ketik bila ada kesalahan, satu persatu surat diketik dan tidak tersimpan dengan rapih.
Proses pembuatan surat-surat masih dilakukan secara manual yaitu sebagai berikut :
a. Warga dan suatu kantor yang ingin membuat suatu surat datang ke kelurahan.
b. Warga membawa surat pengantar dari RT/RW terkait dengan maksud membuat surat.
c. Apabila administrasi telah lengkap, petugas pelayanan umum mengetik di komputer secara manual, mengisi data-data yang sudah ada.
d. Selanjutnya surat yang sudah diketik di cetak/diprint untuk di paraf ke kasie, dan setelah itu di tanda tangan oleh lurah/wakil lurah.
e. Setelah di tandatangan surat di bawa ke kecamatan untuk ditindaklanjuti.
f. Kemudian diambil, setelah sudah selesai semua, diberikan kepada yang membuat surat.
g. Pembuatan laporan tidak ada, jadi administrasi persuratan hanya di catat di buku besar dengan no. Suratnya. Tidak ada otomatisasi dalam penomoran surat. Tidak ada laporan harian, mingguan dan tahunan. Hainya berkas-berkas surat saja yang disimpan di lemari.
3.2.2 Activity Diagram Informasi Sistem Berjalan
Tabel 3.1 Deskripsi Activity Diagram Penduduk Nama Activity Diagram Penduduk
Deskripsi Singkat Penduduk mengajukan permohonan untuk membuat suatu surat
Actor Penduduk
Tindakan Utama Penduduk yang ingin mengajukan pembuatan surat, langsung datang ke kelurahan, setelah itu dapat mengambil kembali apabila surat sudah jadi
Tabel 3.2 Deskripsi Activity Diagram Staf Nama Activity Diagram Staf
Deskripsi Singkat Staf memproses surat yang dimaksud oleh penduduk
Actor Staf
Tindakan Utama Staf menerima permohonan pembuatan surat dan melakukan pengecekan kelengkapan dokumen, apabila sudah lengkap, staf memasukan atau mengetik data-data , kemudian apabila tidak ada kesalahan, surat dapat diproses, dan apabila surat sudah selesai , maka menyerahkan ke penduduk yang mengajukan pembuatan surat.
Tabel 3.3 Deskripsi Activity Diagram Pimpinan Nama Activity Diagram Pimpinan
Deskripsi Singkat Pimpinan melakukan koreksi dan tanda tangan
Actor Pimpinan
Tindakan Utama Pimpinan melakukan tanda tangan setelah mengkoreksi apakah surat tersebut sudah benar atau tidak.
3.2.3 Use Case Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.3 Use Case Sistem yang berjalan
Tabel 3.4 Deskripsi Use Case penduduk
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Berjalan Deskripsi Singkat Pengajuan permohonan pembuatan surat
Actor Penduduk
Tindakan Utama Penduduk datang untuk mengajukan pembuatan surat dan membawa berkas/pengantar surat yang dimaksud, bila sudah selesai, penduduk dapat mengambil surat yang sudah selesai dibuat
Tabel 3.5 Deskripsi Use Case staf
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Berjalan Deskripsi Singkat memeriksa data dan mencetak surat
Actor Staf
Tindakan Utama Staf memeriksa data penduduk apakah data yang penduduk serahkan sudah lengkap apa belum, kalau sudah lengkap dapat diproses dan diajukan ke pimpinan untuk ditandatangani
Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Pimpinan
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Berjalan Deskripsi Singkat Mengecek dan tanda tangan
Actor Pimpinan
Tindakan Utama Pimpinan memeriksa kembali apakah surat yang sudah dicetak sudah benar, apabila sudah benar dapat ditandatangani
3.3 Analisa Sistem Usulan
Aplikasi ini dirancang untuk memudahkan proses pengadministrasian dan pembuatan surat menyurat yang selama ini dilakukan secara manual. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat memudahkan staf dalam melakukan proses menginputan dan pembuatan surat-menyurat yang di minta penduduk. Selain itu penduduk juga dapat registrasi untuk mengajukan permohonan pembuatan surat secara online, jadi mereka bisa login dan memasukan data diri sesuai dengan KTP.
3.3.1 Use Case Sistem Usulan
Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Registrasi Online penduduk
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan Deskripsi Singkat Registrasi online
Actor Penduduk
Tindakan Utama Penduduk melakukan login untuk melakukan registrasi didalam registrasi penduduk mengisi form yang berisi data-data yang berkaitan dengan surat yang dimaksud
Tabel 3.8 Deskripsi Use Case Verifikasi data
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan Deskripsi Singkat Verifikasi data
Actor Staf
Tindakan Utama Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan verifikasi data dan mengecek apakah warga sudah melakukan permohonan surat secara online apa tidak dan mengecek apakah data yang input sudah sesuai dengan kartu identitas
Tabel 3.9 Deskripsi Use Case mengelola data penduduk
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan Deskripsi Singkat Mengelola data penduduk online
Actor Staf
Tindakan Utama Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan penginputan dan pengaturan jenis surat yang akan dibuat yang datanya dapat diambil dari penduduk yang melakukan registrasi online
Tabel 3.10 Deskripsi Use Case menginput surat masuk
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan Deskripsi Singkat Menginput surat masuk
Tindakan Utama Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan penginputan surat masuk yang dapat berupa surat undangan, surat pemberitahuan maupun surat penting lainnya.
Tabel 3.11 Deskripsi Use Case mencetak surat keluar
Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan Deskripsi Singkat Mencetak Surat
Actor Staf
Tindakan Utama Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan pencetakan surat yang dimaksud berdasarkan surat yang telah dibuat
Tabel 3.12 Deskripsi Use Case melihat data surat masuk dan surat keluar Nama Use Case Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan Deskripsi Singkat Melihat dan Cetak Laporan
Actor Staf dan pimpinan
Tindakan Utama Staf dan pimpinan harus login terlebih dahulu untuk dapat melakukan melihat data surat masuk dan surat keluar
3.3.2 Activity Diagram Sistem Usulan
Activity diagram digunakan untuk menggambarkan workflow/ aliran kerja proses bisnis, berikut adalah activity diagran sistem usulan antara lain :
1. Activity Diagram Isi Form Registrasi Online
Gambar 3.5 Activity Diagram Isi Form Registrasi
Tabel 3.13 Deskripsi Activity Diagram Isi Form Registrasi Nama Activity Diagram Isi Form Registrasi Online Deskripsi
Singkat
Penduduk melakukan input data Data diri di form permohonan pembuatan surat sesuai dengan KTP
Actor Penduduk
Tindakan Utama Penduduk melakukan login, kemudian mengisi form permohonan pembuatan surat
2. Activity Diagram Mengecek Permohonan Surat
Tabel 3.14 Deskripsi Activity Diagram Verifikasi masuk
Nama Activity Diagram Lihat Verifikasi masuk Deskripsi Singkat Penduduk melihat status daftar pengajuan
Actor Penduduk
Tindakan Utama Penduduk melakukan login, melihat status daftar pengajuan surat apakah di terima atau di tolak
3. Activity Diagram Verifikasi Data Penduduk Online
Gambar 3.7 Activity Diagram Verifikasi Data Penduduk
Tabel 3.15 Deskripsi Activity Diagram Verifikasi Data Penduduk Nama Activity Diagram Olah Data Diri Penduduk
Deskripsi Singkat
Staf melakukan verifikasi data penduduk
Actor Staf
Tindakan Utama melakukan input verifikasi data data diri yang sudah sudah sesuai dengan KTP
4. Activity Diagram Pengelolaan data pemohon online
Gambar 3.8 Activity Diagram Pengelolaan data pemohon online
Tabel 3.16 Deskripsi Activity Diagram Pengelolaan Surat
Nama Activity Diagram Olah Data Diri Penduduk dan Surat yang dimaksud
Deskripsi Singkat
Staf melakukan verifikasi data penduduk dan menginputan surat yang dimaksud
Actor Staf
Tindakan Utama
melakukan input surat yang dimaksud
5. Activity Diagram Cetak Surat
Tabel 3.17 Deskripsi Activity Diagram Cetak Surat Nama Activity Diagram Cetak Surat Deskripsi
Singkat
Staf masuk ke form Surat untuk mencetak Surat yang dimaksud
Actor Staf
Tindakan Utama Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian masuk ke form surat yang dimaksud dan mencetak
6. Activity Diagram input surat masuk
Gambar 3.10 Activity Diagram input surat masuk
Tabel 3.18 Deskripsi Activity Diagram input surat masuk Nama Activity Diagram input surat masuk Deskripsi
Singkat
Staf masuk ke form Surat masuk dan dapat melihat daftar surat masuk
Actor Staf
Tindakan Utama Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian masuk ke form surat masuk dan menginput data surat yang masuk
7. Activity Diagram Cetak Surat
Gambar 3.11 Activity Diagram Cetak Surat
Tabel 3.19 Deskripsi Activity Diagram Cetak Surat Nama Activity Diagram Cetak Surat Deskripsi
Singkat
Staf mencetak surat
Actor Staf
Tindakan Utama
Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian memilih surat apa yang ingin di cetak.
8. Activity Diagram Cetak Data Staf / Penduduk
Tabel 3.20 Deskripsi Activity Diagram Cetak Data/Penduduk Nama Activity Diagram Cetak Data/Penduduk Deskripsi
Singkat
Staf mencetak Data
Actor Staf
Tindakan Utama Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian memilih cetak data/penduduk
3.3.3 Class Diagram Sistem Usulan
Class diagram menjelaskan hubungan antar class dalam sebuah
sistem yang sedang dibuat dan bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai sebuah tujuan, class diagram pada sistem usulan adalah sebagai berikut:
3.3.4 Sequence Diagram Sistem Usulan
Sequence diagram adalah diagram yang menggambarkan
interaksi antara objek dan disekitar sistem yang berupa pesan atau instruksi yang berurutan, berikut merupakan sequence diagram sistem usulan:
1. Sequence diagram login
Gambar 3.14 Sequence Diagram Proses Login
2. Sequence diagram Input Form Registrasi Penduduk
3. Sequence diagram Lihat Surat Registrasi
Gambar 3.16 Sequence Diagram Lihat Surat Registrasi
4. Sequence diagram pengolahan data pembuatan surat
5. Sequence diagram Cetak Surat
Gambar 3.18 Sequence Diagram Cetak surat
6. Sequence diagram Input Surat Masuk
3.4 Rancangan Struktur Basis Data (Database)
Rancangan basis data (database) bertujuan untuk diperolehnya basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah untuk memanipulasi data serta bebas dari redudansi data, berikut ini adalah tabel-tabel dalam perancangan basis data antara lain :
1. Table Penduduk
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : penduduk
Field Kunci : id_penduduk
No Nama Field Type Size Keterangan
1 id_Penduduk INT 11 ID penduduk
2 NIK VARCHAR 16 NIK
3 nama_lengkap VARCHAR 30 Nama lengkap 4 tempat_lahir VARCHAR 30 Tempat lahir
5 tgl_lahir DATE Tanggal lahir
6 jenis_kelamin VARCHAR 10 Jenis kelamin
7 alamat VARCHAR 100 Alamat
8 Rt VARCHAR 3 Bagian dari
alamat
9 Rw VARCHAR 3 Bagian dari
alamat 10 Kelurahan VARCHAR 40 Bagian dari
alamat 11 Kecamatan VARCHAR 40 Bagian dari
alamat 12 kotamadya VARCHAR 20 Bagian dari
alamat
13 agama VARCHAR 15 Agama
14 Status_kawin VARCHAR 15 Status kawin 15 pekerjaan VARCHAR 30 Pekerjaan
17 masa_berlaku_KTP DATE Masa berlaku 18 Telepon VARCHAR 13 Nomor telepon
2. Table Surat_Keluar
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : surat_keluar
Field Kunci : id_surat_keluar
No Nama Field Type Size Keterangan 1 Id_surat_keluar INT 11 Id Nomor surat 2 No_surat VARCHAR 20 Nomor surat 3 Perihal VARCHAR 45 Perihal surat
4 Tgl_cetak DATE Tanggal cetak
5 Maksud TEXT Maksud surat
6 Id_penduduk INT 11 Id penduduk
7 Id_staf INT 11 Id staf
8 Id_jenis_surat INT 11 Id jenis surat 9 No_pengajuan VARCHAR 10 Nomor pengajuan
3. Table Staf
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : staf
Field Kunci : id_staf
No Nama Field Type Size Keterangan
1 Id_staf INT 11 Id staf
2 NIK VARCHAR 16 Nomor Induk Keluarga
3 NIP VARCHAR 20 Nomor Induk Pegawai
4 Nama_staf VARCHAR 45 Nama staf 5 Tempat_lahir VARCHAR 30 Tempat lahir
6 Tgl_lahir DATE Tanggal lahir
7 Jenis_kelamin VARCHAR 10 Jenis kelamin
9 Rt VARCHAR 3 Bagian dari alamat
10 Rw VARCHAR 3 Bagian dari alamat
11 kelurahan VARCHAR 40 Bagian dari alamat 12 kecamatan VARCHAR 40 Bagian dari alamat 13 kotamadya VARCHAR 20 Bagian dari alamat
14 agama VARCHAR 15 agama
15 Status_kawin VARCHAR 15 Status kawin 16 Pekerjaan VARCHAR 30 Pekerjaan
17 Kewarganegaraan VARCHAR 3 Kewarganegaraan 18 Masa_berlaku DATE Masa berlaku identitas
19 jabatan VARCHAR 45 Jabatan
20 telepon VARCHAR 13 telepon
4. Tabel Jenis_Surat
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : jenis _surat
Field Kunci : id_surat
No Nama Field Type Size Keterangan
1 Id_surat INT 11 Id surat
2 kd_surat VARCHAR 10 Kode surat
3 Nama_surat VARCHAR 50 Nama surat
4 prasyarat TEXT Prasyarat surat
5. Table Surat_Masuk
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : surat_masuk
Field Kunci : id_surat_masuk
No Nama Field Type Size Keterangan 1 Id_surat_masuk INT 11 Id surat masuk
2 No_surat VARCHAR 20 Nomor surat
4 perihal VARCHAR 100 Perihal
5 Tgl_surat DATE Tanggal surat
6 Tgl_terima_surat DATE Tanggal terima surat
7 isi TEXT Isi dari surat
8 File VARCHAR 50 File
9 Id_staf INT 11 Id staf
10 Jenis_surat VARCHAR 30 Jenis surat 6. Tabel surat_domisili
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : surat_domisili
Field Kunci : id_surat_keluar
No Nama Field Type Size Keterangan 1 id_surat_keluar INT 11 Id surat keluar
2 no_surat VARCHAR 20 No.surat
3 perihal VARCHAR 45 Perihal
4 tgl_cetak Date Tanggal cetak
5 maksud Teks Maksud
6 id_penduduk Int 11 Id penduduk
7 id_staff Int 11 Id staff
8 nama_perusahaan VARCHAR 70 Nama perusahaan 9 alamat_perusahaan Teks Alamat perusahaan 10 jenis_usaha VARCHAR 30 Jenis usaha
11 no_ipb VARCHAR 20 No ipb
12 tgl_ipb Date Tanggal ipb
13 notaris VARCHAR 50 Notaris
14 no_akta VARCHAR 20 No.akta
15 tgl_akta Date Tgl akta
16 pimpinan VARCHAR 50 Pimpinan
17 tgl_berlaku Date Tanggal berlaku
19 status_bangunan VARCHAR 20 Status bangunan 20 peruntukan_bangunan VARCHAR 20 Peruntukan
bangunan
21 jumlah_karyawan int 6 Jumlah karyawan
7. Table Pengajuan
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : Pengajuan
Field Kunci : id_surat
No Nama Field Type Size Keterangan 1 No_pengajuan VARCHAR 10 No pengajuan
2 Tgl_pengajuan DATE Tanggal
pengajuan
3 Id_surat INT 11 Id surat
4 Id_penduduk INT 11 Id penduduk
5 KTP VARCHAR 50 Upload KTP
6 Status_pengajuan VARCHAR 20 Status pengajuan
8. Table s_n
Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel : s_n
Field Kunci : id_surat_n1
No Nama Field Type Size Keterangan 1 Id_surat_n1 INT 11 Id surat n1 2 No_surat_n1 VARCHAR 20 No surat n1 3 perihal VARCHAR 45 Perihal surat n1
4 Tgl_cetak DATE Tanggal cetak
5 Keterangan_kawin VARCHAR 200 Status pernikahan 6 Pasangan
_terdahulu
7 n_ayah VARCHAR 40 Nama ayah 8 t_l_ayah VARCHAR 20 Tempat lahir ayah 9 tgl_lahir_ayah DATE Tanggal lahir ayah 10 warganegara_ayah VARCHAR 20 Warnegara ayah 11 agama_ayah VARCHAR 13 Agama ayah 12 pekerjaan_ayah VARCHAR 30 Pekerjaan ayah
13 tt_ayah TEXT Tempat tinggal ayah
14 n_ibu VARCHAR 40 Nama ibu
15 t_l_ibu VARCHAR 30 Tempat lahir ibu 16 tgl_lahir_ibu DATE Tanggal lahir ibu 17 warganegara_ibu VARCHAR 20 Warganegara ibu 18 agama_ibu VARCHAR 13 Agama ibu 19 pekerjaan_ibu VARCHAR 30 Pekerjaan ibu
20 tt_ibu TEXT Tempat tinggal ibu
21 id_surat INT 11 Id surat
22 id_penduduk INT 11 Id penduduk 23 staff_id_staff INT 11 Id staff
3.5 Rancangan Layar
Adapun rancangan tampilan layar atau user interface pada sistem usulan adalah sebagai berikut:
1. Tampilan Halaman Utama Sebelum Login untuk penduduk
2. Tampilan Registrasi online penduduk
Gambar 3.21 Tampilan Form registrasi online penduduk
3. Tampilan home pada login penduduk
4. Tampilan pengajuan surat
Gambar 3.23 Tampilan Form pengajuan surat
5. Tampilan permohonan pengajuan surat
6. Tampilan beranda untuk user
Gambar 3.25 Tampilan beranda untuk user
8. Tampilan master Data Staf
9. Tampilan Detail Data staf
Gambar 3.27 Tampilan Detail Data staf
10. Tampilan Master Data Penduduk
11.Tampilan Detail Data Penduduk
Gambar 3.29 Tampilan Detail Data Penduduk
12. Tampilan Master Data Jenis Surat
13. Tampilan Detail Jenis Surat
Gambar 3.31 Tampilan Detail Jenis Surat
14. Tampilan Master Surat Masuk
15.Tampilan Detail Data Surat Masuk
Gambar 3.33 Tampilan Detail Data Surat Masuk
16. Tampilan Master Surat Keluar
17.Tampilan Detail Data Surat Keluar
Gambar 3.35 Tampilan Detail Data Surat Keluar
18. Tampilan Master Surat Keluar Jenis N
19.Tampilan Detail Surat Keluar Jenis N
Gambar 3.37 Tampilan Detail Surat Keluar Jenis N
20. Tampilan Master Surat Keluar Domisili
21.Tampilan Detail Surat Keluar Domisili
22. Tampilan Master pengajuan status pekerjaan Cari : Clear agama alamat Jenis kelamin Tanggal lahir DAFTAR PENGAJUAN Pengajuan Tambah Nomor Pengajuan
No Tanggal pengajuan Jenis Surat No.KTP Pengaju Nama Pengaju Status Pengajuan
Gambar 3.40 Tampilan Master Pengajuan
21. Tampilan Form Surat-Surat
22.Tampilan Form Domisili PM1
23. Tampilan Form Domisili Perusahaan
24. Tampilan Form Nikah
25. Tampilan Form N1
26. Tampilan Form N2
2.7 Tampilan Form N4
