A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap organisasi baik pemerintahan, BUMN, maupun swasta menjalankan tugas pokok dan fungsinya dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi yang dilakukan setiap organisasi akan menghasilkan informasi. Pengaruh kemajuan zaman berdampak besar dalam kelangsungan hidup organisasi. Organisasi dituntut untuk mampu mengoptimalkan kinerjanya. Informasi yang cepat, tepat, dan akurat inilah yang akan memberi kontribusi besar di dalam kinerja organisasi.
Informasi merupakan catatan penting bagi setiap organisasi. Catatan tersebut beraneka ragam sesuai dengan organisasi terkait. Ada beberapa sumber informasi yang dapat digunakan dalam memperoleh informasi yang benar. Salah satu sumber informasi yang terpercaya kebenarannya adalah arsip. Arsip berisi informasi yang berfungsi sebagai data pendukung dalam kegiatan administrasi. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 2.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi. Arsip memiliki arti penting dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip berperan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan dalam perencanaan, perumusan kebijakan serta pengambilan keputusan di setiap kegiatan organisasi. Mengingat pentingnya peranan arsip maka setiap organisasi wajib melaksanakan peningkatan dan penyempurnaan sistem kearsipan agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna serta bertepat guna. Arsip harus ditata, disimpan, dan dipelihara menurut suatu sistem dan prosedur kerja dalam daur hidup arsip agar efektif dan efisien dalam pengelolaan arsip serta mudah, cepat, dan tepat dalam proses temu balik arsip. Temu balik arsip sering terkendala karena organisasi tidak mampu mengontrol laju arsip yang terus meningkat dari waktu ke waktu akibat terus berjalannya aktivitas organisasi.
Peningkatan jumlah atau volume semua jenis arsip harus diimbangi dengan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang sering disebut dengan penyusutan arsip. Penyusutan merupakan tahapan akhir pada first life cycle setelah proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan dan pemeliharaan, sebelum akhirnya arsip melalui tahapan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses pada
second life cycle.2 Dengan kata lain, penyusutan merupakan kegiatan yang menjembatani antara first life cycle dengan second life cycle pada daur hidup arsip, dimana penyusutan merupakan suatu kegiatan mengurangi jumlah arsip
2 Jay Kennedy, Record Management : A Guide to Corporate Record
dengan memusnahkan arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi serta menyimpan arsip yang dianggap memiliki informasi bagi organisasi dan negara agar dapat diakses oleh penguna arsip yang berhak mendapatkan informasi dari arsip yang bersangkutan. Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa:
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.3
Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya Manajemen Arsip Dinamis
Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, penyusutan arsip
memiliki banyak manfaat bagi organisasi, yaitu:
a. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi / perusahaan sehingga informasinya dapat didayagunakan secara maksimum untuk kepentingan operasional instansi/prusahaan yang bersangkutan.
b. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, maupun dana karena optimal karena telah dimusnahkannya arsip dan non arsip yang tidak berguna.
c. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, dalam hal ini dengan diserahkannya arsip statis instansi/perusahaan bersangkutan disimpan ke Arsip Nasional.4
Meskipun memiliki manfaat yang besar, kenyataan yang terjadi di lapangan banyak organisasi yang belum sadar mengenai arti penting penyusutan meskipun pada dasarnya penyusutan merupakan bagian penting dalam daur hidup arsip.
3 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 23.
4 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),
Banyak faktor yang mempengaruhi organisasi untuk tidak melakukan penyusutan arsip, diantaranya minimnya pengetahuan mengenai prosedur peyusutan arsip, penyusutan arsip dianggap sebagai kegiatan yang tidak bermanfaat, ketakutan untuk melaksanakan penyusutan arsip, hingga anggapan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan yang merepotkan, yang mengakibatkan inefisiensi dalam berbagai hal terutama biaya, waktu, dan tenaga.
Kegiatan penyusutan arsip tidak hanya dilakukan terhadap arsip atau rekaman kegiatan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi, namun kegiatan penyusutan arsip juga harus dilakukan terhadap arsip yang memiliki fungsi fasilitatif seperti arsip ketatausahaan, arsip kerumahtanggan, arsip kepegawaian, dan arsip keuangan. Diantara arsip yang memiliki fungsi fasilitatif, arsip keuangan merupakan arsip yang memiliki laju arsip yang lebih tinggi karena setiap kegiatan organisasi berhubungan dengan keuangan yang harus dipertanggungjawabkan secara tertulis untuk memenuhi aspek legalitas serta sebagai bentuk transparasi atas aset organisasi. Arsip keuangan adalah arsip yang bekaitan dengan pertanggungjawaban keuangan/fiskal sehubungan pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban 5.
Banyak kendala yang dialami oleh organisasi dalam praktik penyusutan arsip, terutama arsip keuangan karena uang dianggap sebagai sesuatu yang sensitif sehingga menimbulkan ketakutan dikalangan organisasi untuk melaksanakan
5 Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementrian Energi dan Sumber
penyusutan arsip keuangan. Selain itu minimnya pengetahuan organisasi mengenai penyusutan arsip keuangan menjadi faktor utama dalam kendala pelaksanaan penyusutan arsip keuangan. Contohnya organisasi melaksanakan kegiatan penilaian di dalam penyusutan arsip yang sering diterapkan hanya sebuah penilaian secara sederhana tanpa didasarkan pada pertimbangan Jadwal Retensi Arsip maupun metode makro dan mikro. Penerapan penilaian arsip yang demikian biasa disebut dengan penerapan penilaian dengan menggunakan metode tradisional, dimana organisasi melakukan penilaian arsip secara subjektif tanpa didasari pertimbangan nilai guna arsip dan analisis fungsi organisasi sehingga rawan terjadi kesalahan dalam penilaian, contohnya salah menentukan nasib akhir suatu arsip.
Dengan pertimbangan tersebut di atas, maka kegiatan penyusutan arsip, khususnya arsip keuangan sangat penting dalam manajemen kearsipan dalam rangka pertanggungjawaban atas pengelolaan aset organisasi. Banyak masalah yang muncul dalam kegiatan penyusutan arsip keuangan sehingga tema penyusutan arsip keuangan sangat menarik untuk dijadikan tema dalam penulisan Tugas Akhir. Dari segi praktis penulis berharap mendapatkan pengetahuan lebih mengenai penyusutan arsip keuangan karena terdiri dari tiga proses penting meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan, ketiganya membutuhkan tata cara dan prosedur yang rumit serta harus mempunyai kekuatan hukum dan juga harus mempertimbangkan unsur-unsur penilaian arsip.
Pada tahun 2011 Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Yogyakarta (BPPTKG) pernah menjadi tempat Praktik Kerja
Lapangan mahasiswa Diploma Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Mahasiswa tersebut bernama Citra Kusumawati, Devi Mulia Utami, Bika Oktaviani, dengan judul Pengelolaan Arsip Seismogram di Balai Penyelidikan dan Pengembangan
Teknologi Kegunungapian di Daerah Istimewa Yogyakarta dan pada tahun 2013
juga pernah menjadi tempat Praktik Kerja Lapangan mahasiswa Diploma Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Mahasiswa tersebut bernama Choirun Sulaiman, dengan judul Digitalisasi Arsip Peta Situasi Puncak Gunung Merapi di
Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kegunungapian Yogyakarta6. Sedangkan dalam rancangan ini penulis akan membahas mengenai penyusutan arsip keuangan karena arsip keuangan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta memiliki volume arsip yang tinggi sehingga perlu disusutkan untuk melindungi arsip yang memiliki nilai kebuktian atas pengeloaan aset Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta melalui kegiatan pemindahan, penyerahan dan memusnahan arsip serta untuk meningkatkan nilai efisiensi dan efektivitas biaya, tenaga, dan waktu pengeloaan arsip keuangan. Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
6 Citra Kusumawati, dkk, “Pengelolaan Arsip Seismogram di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kegunungapian di Daerah Istimewa Yogyakarta”, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2011., Choirun Sulaiman, “Digitalisasi Arsip Peta Situasi Puncak Gunung Merapi di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kegunungapian Yogyakarta”, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, 2013.
1. Bagaimana prosedur pemindahan arsip keuangan inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta?
2. Bagaimana prosedur pemusnahan arsip keuangan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta?
3. Bagaimana prosedur penyerahan arsip keuangan statis dari Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta ke lembaga kearsipan?
4. Sarana dan prasaran aapa saja yang digunakan dalam proses penyusutan arsip keuangan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta?
5. Apa kendala yang ada dalam proses penyusutan arsip keuangan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Adapun tujuan dari Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta selain untuk mengetahui struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi organisasi yaitu untuk mengetahui kegiatan kearsipan yang di organisasi tersebut, khususnya:
1. Mengetahui prosedur penyerahan arsip keuangan inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta.
2. Mengetahui prosedur pemusnahan arsip keuangan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta.
3. Mengetahui prosedur penyerahan arsip keuangan statis dari Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta ke lembaga kearsipan.
4. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses penyusutan arsip keuangan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta.
5. Mengetahui kendala yang terjadi dalam kegiatan penyusutan arsip keuangan bagi Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta.
C. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data diawali dengan mencari informasi awal dari tempat dan masalah yang diteliti. Untuk memperoleh data tentang penyusutan arsip keuangan maka metode yang digunakan adalah studi pustaka, observasi dan partisipasi, serta studi pustaka. Ketiga metode ini diharapkan mampu menjadi satu kesatuan untuk menjadi informasi yang akurat.
Studi pustaka adalah kegiatan mengkaji dan membaca yang sesuai terhadap buku, peraturan perundangan, majalah, artikel dan literatur lainnya untuk mendukung landasan teoritis dalam kegiatan kearsipan khususnya kegiatan penyusutan arsip. Studi pustaka bertunjuan untuk membandingkan teori-teori dari para tokoh dengan keadaan nyata yang terjadi di BPPTKG.
b. Observasi dan Partisipasi
Observasi dan partisipasi adalah kegiatan melakukan pengamatan langsung dan pengumpulan data terhadap proses penyusutan arsip. Observasi dan partisipasi merupakan metode yang paling efisien dan efektif untuk mendapatkan data yang kongkret. Dalam observasi melibatkan dua komponen, yaitu pelaku observasi (disebut observer) dan obyek yang diobservasi (disebut sebagai observee). Kegiatan observasi dan partisipasi dilakukan secara bertahap yaitu dengan melakukan penelitian kemudian melakukan pertisipasi langsung terhadap proses penyusutan yang ada di BPPTKG.
c. Wawancara
Metode wawancara adalah pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang berkaitan terhadap objek yang diteliti. Wawancara berfungsi sebagai metode utama dalam pencarian data dan dipergunakan untuk meyakinkan kebenaran informasi. Dalam metode ini penulis melakukan wawancara dengan
beberapa pegawai Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta.
D. Tinjauan Pustaka
Sebagai penunjang untuk menulis Laporan Tugas Akhir, penulis menggunakan beberapa bahan pustaka sebagai materi pendukung, dan pelengkap. Penulis menggunakan bahan pustaka yang relevan dengan tema yang dan dijadikan bahan kajian materi penyusutan arsip untuk menunjang penulisan. Bahan pustaka tersebut antara lain: Penilaian dan Penyusutan Arsip; Sistem
Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip; Archival Appraisal; dan Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen.
Buku yang pertama yaitu buku karangan Sudjono yang berjudul Penilaian
dan Penyusutan Arsip yang diterbitkan oleh Universitas Terbuka di Jakarta pada
tahun 2007. Sudjono membahas mengenai nilai guna arsip yang diperoleh setelah melakukan proses penilaian dan proses penyusutan. Menurutnya peyusutan arsip merupakan upaya mengurangi jumlah arsip dengan tujuan efisiensi dan penghematan bagi pemiliknya. Selain itu Sudjono juga membahasproses akuisisi dan seleksi yang merupakan bagian dari penilaian serta mengupas konsep dasar penyusustan, aspek hukum penyusustan, penilaian dan retensi record, kebijakan akuisisi sebagai alat seleksi dan penilaian, kriteria penilaian arsip, serta jadwal retensi arsip.
Buku kedua yaitu buku karangan Boedi Martono yang berjudul Sistem
Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip yang diterbitkan oleh
Pustaka Sinar Harapan di Jakarta pada tahun 1990. Boedi Martono menjelaskan gambaran lengkap mengenai program penyusutan arsip, di antaranya tujuan, penyusunan JRA, teori penyusutan, prosedur penyusutan arsip hingga pemeliharaan arsip. Tujuan penyusutan arsip yaitu mendapatkan penghematan dan efisiensi, pendayagunaan arsip aktif dan inaktif, serta memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masing diperlukan dan bernilai guna tinggi. Boedi Martono menegaskan bahwa penilaian merupakan bahan pertimbangan yang penting dalam proses penyusutan.
Buku yang ketiga yaitu Archival Appraisal yang ditulis oleh Frank Boles tahun 1991 di New York serta diterbitkan oleh Neal-Schuman Publishing,. Frank Boles menjelaskan bahwa kegiatan penyusutan arsip harus melalui kegiatan penilaian, baik penilaian yang dilihat dari sudut pandang nilai guna maupun fungsi organisasi. Isi dari buku tersebut menerangkan dengan detail mengenai metode penilaian mikro dan makro. Penilaian mikro merupakan penilaian berdasar nilai guna record dengan menganalisa nilai guna arsip. Sedangkan penilaian makro dapat diimplementasikan pada instansi dengan melakukan pertimbangan analisis tugas pokok dan fungsi organisasi.
Buku yang keempat yaitu buku karya Sulistyo Basuki yang berjudul
Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama di Jakarta pada tahun 2003.
dinamis inaktif, retensi arsip dinamis, tujuan jadwal retensi, efisiensi dan konsistensi temu balik arsip dinamis, keperluan perundang-undangan, perlindungan dan bantuan litigasi, hingga penilaian arsip. Menyusun jadwal retensi arsip dinamis dengan menentukan persyaratan retensi, penentuan jadwal retensi arsip dinamis. Adanya implementasi yang meliputi persiapan jadwal, penyebaran jadwal retensi, revisi dan tinjau ulang jadwal retensi serta buku pedoman jadwal retensi. Selanjutnya adalah perundang-undangan jadwal retensi arsip dinamis yang meliputi pemusnahan arsip dinamis inaktif. Pemusnahan sendiri meliputi pencacahan, pembakaran pemusnahan kimiawai, pembuburan, pemilihan metode, berita acara pemusnahan. Dan terakhir yaitu proses pemindahan ke depo arsip.
E. Sistemetika Penulisan
Untuk lebih memahami materi yang terkandung didalam Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Penyusutan Arsip Keuangan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta”, laporan ini dibagi menjadi empat bab, dan tiap bab saling berkaitan antara satu dengan yang lainya. Berikut adalah isi di dalam Laporan Tugas Akhir ini:
Bab I merupakan pendahuluan yang terdiri dari beberapa subbab yaitu Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan Praktik Kerja Lapangan, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Latar Belakang dan Permasalahan berisi uraian alasan penulis memilih tema tersebut dan didalamnya terdapat rumusan masalah yang dijadikan acuan oleh penulis untuk
melakukan Praktik Kerja Lapangan. Subbab berikutnya merupakan Tujuan Praktik Kerja Lapangan yang meliputi perumusan dari tujuan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Di dalam memperoleh data dari tujuan yang telah dirumuskan penulis menggunakan beberapa metode atau cara memperoleh data dan informasi hal tersebut telah teruraiakan di dalam subbab Metode Pengumpulan Data. Selain itu untuk menunjang pengembangan data yang telah diperoleh, penulis menggunakan beberapa buku yang relevan dengan tema pembahasan yang dijadikan acuan atau sumber referensi materi, konsep, dan teori, penjelasan mengenai bahan referensi tersebut dijelaskan pada subbab Tinjauan Pustaka.
Bab II merupakan gambaran mengenai Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) yang terdiri dari beberapa subbab yaitu subbab yang membahas mengenai sejarah singkat Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) dari awal penulisan erupsi sebagai cikal bakal pembentukan Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) hingga sekarang, Subbab selanjutnya membahas mengenai lokasi, visi dan misi, tugas pokok dan fungsi, struktur organisai serta organisasi kearsipan di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG).
Bab III merupakan inti dari keseluruhan dan sekaligus menguraikan pembahasan mengenai isi yang terkandung pada bab-bab sebelumnya. Bab III merupakan pembahasan mengenai permasalahan yang terjadi pada saat melaksanaan Praktik Kerja Lapangan. Bab ini terdiri dari tujuh subbab yaitu
kondisi arsip keuangan yang merupakan gambaran mengenai penyimpanan arsip keuangan. Kedua, prosedur penyusutan arsip keuangan yang terdiri dari survei arsip, pendataan, dan penilaian arsip. Ketiga, proses pemindahan arsip yang ditulis melalui metode wawancara dengan arsiparis penyelia, berdasarkan Peraturan Menteri ESDM Nomor 52 tahun 2006 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan, serta berdasarkan referensi buku. Keempat, prosedur pemusnahan arsip keuangan yang merupakan penyusutan arsip yang diikuti oleh penulis di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG). Kelima, membahas mengenai prosedur penyerahan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Keenam dan ketujuh, membahas mengenai sarana prasarana dan kendala dalam proses penyusutan arsip keuangan.
Bab IV merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan dari bab-bab sebelumnya akan terangkum dalam Bab IV. Saran dan ide penulis disampaikan didalam bab terakhir ini.
