KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI - KEDEPUTIAN TATALAKSANA

(1)

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI -

(2)

Outline

Latar Belakang

Pertanyaan / Fokus Penelitian

Tujuan FGD

Konsep Ketatalaksanaan (Desk Study)

Review Kebijakan

Temuan Kajian Sebelumnya

Diskusi

(3)

# 1

Latar Belakang Fokus Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi

Aparatur

Kelem-bagaan SDM Ketata-laksanaan

(4)

# 2

• Pemahaman terhadap dimensi

ketataksanaan relatif cukup bervariasi

• Ketatalaksanaan sering diartikan

sebagai rangkaian kegiatan koordinasi

dan standardisasi penyelenggaraan

fungsi fungsi organisasi dalam rangka

mewujudkan tujuan organisasi yang

telah ditetapkan

(5)

# 3

• Ketatalaksanaan berperan dalam

mengintegrasikan

mengharmonisasikan dan

menstandardisasikan pelaksanaan

tugas dan fungsi yang dijalankan baik

oleh para aparatur maupun unit unit

kerja dalam suatu organisasi agar

dapat mencapai tujuan organisasi

secara efektif dan efisien

(6)

# 4

• Dalam prakteknya, baik dari segi organisasi

yang membidangi ketatalaksanaan maupun

cakupan atau lingkup urusan menunjukkan

adanya variasi, baik antar instansi

pemerintah pusat, antar instansi

pemerintah daerah, maupun antara instansi

pemerintah pusat dan daerah

• kebijakan-kebijakan terkait dengan

ketatalaksanaan dinilai masih relatif

terbatas dan selama ini lebih dikenal hanya

terfokus antara lain pada prosedur

(standard operating procedures – SOPs dan

ketatausahaan (tata naskah).

(7)

# 5

• Ketatalaksanaan diartikan secara sempit sebagai

ketatausahaan ;

• Sebagian besar peraturan, tidak dirumuskan

sanksi, jika peraturan tersebut dilanggar;

• Hampir semua kebijakan Menpan tidak sesuai

dengan UU No.10 Tahun 2004, khususnya pada

Bagian Penomoran dan Bagian Menetapkan;

• Format Surat Keputusan Bersama (SKB) Menteri

yang banyak dijumpai pada jenis kebijakan

beschikking, tidak diakui lagi eksistensinya dalam

sistem kebijakan yang berlaku berdasarkan UU

No.10 Tahun 2004;

(8)

Fokus Penelitian

• Bagaimana pengertian, ruang lingkup, dan tugas fungsi unit ketatalaksanaan?

• Bagaimana penyelenggaraan atau pelaksanaan

ketatalaksanaan yang meliputi ruang lingkup, dasar hukum dan permasalahan yang dihadapi ?

• Bagaimana hubungan kerja antara unit

ketatalaksanaan dengan unit internal maupun eksternal?

• Bagaimana pemikiran atau masukan konsep ketatalaksanaan

• Bagaimana pemikiran atau masukan tentang hal-hal atau urusan yang termasuk dalam ketatalaksanaan

(9)

Tujuan FGD

• Menggali pemahaman mengenai

ketatalaksanaan

• Menggali informasi tentang praktek

dan kebijakan ketatalaksanaan di

masing-masing lembaga

• Menggali pemikiran yang perlu di atur

ke depan (praktek dan kebijakan)

• Merumuskan dan memahami bersama

konsep/fungsi tatalaksana

Fokus Tujuan FGD Latar Belakang Desk Study Review Temuan Diskusi

(10)

OM & Ketatalaksanaan

OM

Ketata-laksanaan

Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi Fokus Latar Belakang

(11)

Definisi OM

• Organisasi dan Metode berhubungan dengan

struktur organisasi, tata aliran dan tata cara dalam rangka pencapaian hasil-hasil yang lebih baik dan efisien (M.A. Abdel Hamid,Amalendu)

• Organisasi dan Metode adalah fungsi administrasi negara yang berhubungan dengan perancangan dan penyempurnaan kesanggupan institusi pemerintah untuk merencanakan dan melaksanakan program-program yang perlu secara efektif, efisien dan hemat (Ernest T. Spieckerman)

• Organisasi dan Metode sebagai rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan efisiensi daripada segala sumber-sumber yang diperlukan bagi terlaksananya proses manajemen dengan setepat-tepatnya (F.X. Soedjadi) Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi Fokus Latar Belakang

(12)

Lingkup & Fungsi OM

• Merencanakan penyusunan dan penyempurnaan struktur dan pola pokok organisasi

• Menyelesaikan policy, strategi, taktik dan program-program operasional dinamika organisasi

• Penempatan karyawan

• Menyusun dan menyempurnakan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja antara lain dengan mengadakan pembangunan rencana kerja dan arus kerja.

• Pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pemeliharaan data

• Menerencanakan, pembuatan , penyempurnaan dan pengiriman formulir

• Pembuatan buku pedoman kerja • Penyederhaaan kerja Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi Fokus Latar Belakang

(13)

Administrasi

• Administrasi diartikan sebagai proses kerjasama dua orang atau lebih yang dilakukan secara rasional untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya • Administrasi memiliki tiga unsur utama yaitu personil,

proses dan struktur

• Pengertian proses disini adalah pengelolaan atau tatacara pelaksanaan kerjasama secara efektif dan efisien

• pengelolaan organisasi atau yang sering disebut dengan manajemen yaitu proses perencanaan,

pelaksanaan dan pengendalian pemanfaatan kegiatan dan sumber daya organisasi dalam rangka mencapai tujuan tertentu (prajudi, 124).

(14)

Ketatalaksanaan

• Secara umum ketatalaksanaan selama ini dipahami sebagai sisi dinamis atau proses dari dan dalam

• Sering diartikan sebagai rangkaian kegiatan koordinasi dan standardisasi penyelenggaraan fungsi-fungsi

organisasi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

• Berperan dalam mengintegrasikan,

mengharmonisasikan dan menstandardisasikan pelaksanaan tugas dan fungsi yang dijalankan baik oleh para aparatur maupun unit unit kerja dalam suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan

organisasi secara efektif dan efisien organisasi

(15)

• Menurut Waldo (1949) ketatalaksanaan adalah

cara melakukan kerjasama dalam rangka

pelaksanaan tugas organisasi.

• Ketatalaksanaan dibedakan menjadi institutional

procedures yang terkait dengan pengelolaan

hubungan internal dan working procedures yang

mengatur hubungan eksternal organisasi .

• Miftah Toha : kekatalaksanaan adalah metoda

kerja , pendelegasian tugas dalam organisasi.

Ketatalaksanaan

(16)

Ketatalaksanaan

• Tatalaksana merupakan aturan yang mengatur

bagaimana kompetensi tersebut digunakan, bagaimana tugas tugas djalankan, bagaimana kerjasama harus dilaksanakan, dsb

• Ketatalaksanaan diibaratkan sebagai alat pengikat segala unsur dalam organisasi dan mendukung pencapaian tujuan organisasi

• Jenis tatalaksana atau prosedur dibedakan menjadi dua. Pertama adalah prosedur/tatalaksana

institusional. Jenis prosedur ini menyangkut

pengaturan internal organisasi. Prosedur ini mengatur obyek seperi misalnya staff, urusan rumah tangga,

pelayanan dan fungsi fungsi pendukung lainnya. Dengan kata lain, prosedur ini lebih menyangkut pelayanan internal organisasi.

(17)

Ketatalaksanaan

• Jenis prosedur kedua, adalah working procedures atau prosedur kerja. Prosedur ini berhubungan dengan

pengaturan mengenai bagaimana organisasi berhubungan dengan pelanggan eksternal, seperti tata cara konsultasi dengan publik, pemberian pelayanan kepada publik terkait dengan pertanyaan dasar dimana, bagaimana, kapan,

untuk siapa (Waldo)

• Tata laksana diartikan sebagai kegiatan-kegiatan yang

berkaitan dengan system kerja, metode kerja, dan prosedur kerja, pembagian kerja, susunan/struktur, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. Miftah Toha (1990:47) • bahwa ketatalaksanaan dalam konteks perubahan

paradigma pemerintahan dewasa ini mencakup tiga aspek yaitu aspek kebijakan, organisasi atau kelembagaan

pemerintah itu sendiri, dan aspek operasional.

(18)

Ketatalaksanaan

• Tata laksana memuat tiga unsur utama,

yaitu interdependensi, interrelasi dan

interaksi organisasi (Atmosudirjo, 1999

: 109)

• Tatalaksana diartikan sebagai aturan

yang mengatur proses pelaksanaan

tugas organisasi terkait dengan

pengelolaan sumber daya organisasi

(keuangan, manusia, sarana prasarana,

dan kewenangan) maupun pemberian

pelayanan kepada masyarakat

(19)

Review Kebijakan

• Permenpan No: PER/112/M.PAN/11/2005, cakupan

kebijakan Menpan, khususnya terkait bidang tata laksana yaitu mencakup perumusan kebijakan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan di bidang Tata Laksana, yang dijabarkan lagi dalam berbagai tugas derivatif, sebagai berikut :

• Tata laksana administrasi umum, meliputi :

Administrasi kesekretariatan (keuangan dan perkantoran); Tata naskah dinas dan kearsipan; Sarana dan prasarana. • Tata laksana politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan

rakyat, yang mencakup penyiapan pedoman, persetujuan, pemantauan, analisis, hubungan kerja, dan penyusunan laporan di bidang tata laksana politik, hukum,

perekonomian, kesejahteraan rakyat, otomasi administrasi, dan korporatisasi (Unit Pelayanan Pemerintah Pusat dan Daerah). Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Temuan Diskusi

(20)

Kepmenpan Ketatalaksanaan

• Kepmen.PAN Nomor 25/KEP/M.PAN/4/2002 Tentang Pedoman

Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara : mencakup kebijakan, nilai-nilai dasar budaya kerja, penerapan nilai-nilai dasar, dan sosialisasi.

• Kepmen.PAN Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 Tanggal 23 Januari 2003 Tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah : komunikasi cepat menerapkan teknologi informasi.

• Kepmen.PAN Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 Tanggal 10 Juli 2003 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik : berisi hakekat, asas, kelompok pelayanan, penyelenggaraan, dan penyusunan petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan publik.

• Kepmen.PAN Nomor 72/KEP/M.PAN/7/2003 Tanggal 24 Juli 2003 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Berisi jenis,

penyusunan, tata persuratan dinas, penggunaan lambang, logo, cap dinas, perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas. Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Temuan Diskusi

(21)

Pemahaman yang lemah stakeholder terhadap kebijakan ketatalaksanaan disebabkan kekaburan ruang lingkup ketatalaksanaan. (Tabel 1: Intrepretasi yang bervariasi responden) 0 5 10 15 20 25 Temuan Review

Pemahaman Ruang Lingkup

Desk Study Tujuan FGD

Fokus Latar Belakang

(22)

Pendapat Responden tentang

ketatalaksanaan dalam menunjang

kelancaran tugas organisasi

pemerintah

52 47,5 0,5 Penting Sangat Penting Tidak Berpendapat Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi

(23)

Peran Ketatalaksanaan

www.themegallery.com

0 5 10 15 20 25 30

Memperbaiki mutu pelayanan Mencegah korupsi, kolusi, dan… Perbaikan kinerja pelaksanaan…

Memperkuat akuntabilitas Perbaikan produktivitas Mendukung profesionalisme…

Perbaikan koordinasi Meningkatkan efisiensi dan…

Mayoritas responden memandang bahwa ketatalaksanaan berperan penting dalam memperbaiki mutu pelayanan, memperbaiki kinerja pelaksanaan kebijakan, serta

meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi

Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi

(24)

Pemahaman Peran Menpan

Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi Mengakui peran Menpan Tidak tahu Kebijakan Menpan Ragu-ragu

(25)

Peran Menpan

Penilaian responden terhadap peran Menpan

dalam mengkoordinir perbaikan tatalaksana

pelaksanaan kebijakan pemerintah

Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi 0 10 20 30 40 Cukup Baik Kurang

(26)

Produk Kebijakan Menpan

Produk Kebijakan MENPAN yang paling banyak :

Jabatan fungsional, kedisiplinan pegawai dan hari

libur/ cuti bersama,

0 5 10 15 20 25

Pengaturan jabatan fungsional Pengawasan internal pemerintah Pelayanan public Pengawasan Akuntabilitas Budaya kerja Pedoman formulasi, implementasi, evaluasi kebijakan public Kedisiplinan pegawai Kehumasan Pedoman penataan organisasi Pedoman tata naskah dinas Hari libur dan cuti bersama Kearsipan Kebijakan pendukung pemberantasan korupsi Seragam Tidak tahu Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi

(27)

Pemahaman Kebijakan

Ketatalaksanan

Sebagian besar responden menganggap

bahwa kebijakan ketatalaksanaan adalah

yang mengatur tentang

1. Jabatan fungsional

2. Pelayanan publik

3. Akuntabilitas

4. Pedoman Penataan Organisasi

5. Kinerja Pemerintahan

(28)

Sosialisasi Kebijakan

Pendapat responden mengenai sosialiasi

kebijakan ketatalaksaan oleh Menpan

Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi 27,5 60 12,5 Baik Kurang Ragu-ragu

(29)

Aksesibilitas Informasi

Kebijakan

Pendapat responden tentang akses informasi

kebijakan MENPAN

Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi Mudah Sulit Tidak tahu

(30)

Perilaku Mengakses

Website Menpan

Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang Diskusi 47,5 40 10 2,5 Tidak Pernah Jarang Sering Tidak tahu

(31)

Lainnya

• Bidang pengaturan hari kerja/libur : 82,5%

responden menilai penerapan kebijakan tatalaksana hari kerja/libur sudah berjalan baik

• Bidang pengelolaan informasi (ketatausahaan) 42,5% menyatakan bahwa kebijakan Menpan terkait dengan tata laksana pengelolaan data dan informasi

(kearsipan, tata naskah dinas dsb) telah diterapkan di instansinya masing-masing dengan baik. Selebihnya menyatakan kurang baik

• Bidang pengaturan kinerja : 40% menyatakan kebijakan sudah diterapkan, selebihnya merasa penerapannya kurang baik

• Ketatalaksanaan sarana prasarana : 70% merasa sudah cukup baik/baik

(32)

Pointer Diskusi

• Bagaimana pemahaman mengenai ketatalaksanaan • Bagaimana pemahaman mengenai ruang lingkup

ketatalaksanaan

• Pemahaman mengenai tugas dan fungsi unit ketatalaksanaan

• Bagaimana praktek ketatalaksanaan selama ini • Bagaimana hubungan kerja unit ketatalaksanaan

dengan unit-unit terkait

• Permasalahan terkait penyelenggaraan ketatalaksanaan

• Mengapa menggunakan istilah ketatalaksanaan • Dasar hukum atau rujukan

• Harapan konsep tatalaksana ke depan seperti apa

Diskusi Temuan Review Desk Study Tujuan FGD Fokus Latar Belakang

(33)