1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JATENG DAN DIY
Supartika
1), Kodrat Iman Satoto
2), R. Rizal Isnanto
3)Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro,
Jln. Prof. Sudharto, Tembalang, Semarang, Indonesia
ABSTRACT
Development of information system in 21st century is running rapidly. All parts of life seems could not be separated from this sector. This process help them to collect and share information from one to another. PT. PLN (Persero) also need this system to help their work in manage information of their duty. From those statement, risen ideas to design an information system to manage their training program using PHP and MySQL.
This final project was designed an information system for PT. PLN (Persero) to manage their training program. User who can access this system divided into 3 categories: admin, employee, and manager. Based on those criteria, the system could be made. First step,requirement analysis need to be arranged. All function and basic information should be known from here. Second step, all required data need to be collected and bring them into the database using MySQL program, such as PHPMyAdmin. Third step, the program/system were arranged, where all data flow and user interface included. The system be designed using PHP code with convenient editor, such as Notepad++.
Based on testing result, all function run normally. User need to login before access the system. All categories of user (admin, employee, and manager) could access the information and perform all the function based on their authority.
Keywords : information system, PHP, user.
I.
P
ENDAHULUAN1.1 Latar Belakang
Seiring
dengan
kemajuan
teknologi
informasi, penggunaan sistem informasi berbasis
situs (web) sangat diminati. Kemampuan untuk
diakses kapan saja dan dimana saja merupakan
salah satu alasan sistem seperti ini. PT. PLN yang
merupakan salah satu Perusahaan Perseroan
(Persero)
juga
berupaya
selalu
mengikuti
perkembangan teknologi informasi yang dapat
mendukung kinerja dan mempermudah persebaran
informasi dalam lingkungan kerja di PT. PLN
(Persero). Dalam Rangka peningkatan Kompetensi
Jabatan dan Profesi pegawai, PT. PLN (Persero)
telah menetapkan Pembinaan Karir dan Kompetensi
Pegawai dengan berbasis kompetensi (SK DIR No.
387.K/DIR/2008).
Oleh
karena
itu
untuk
mewujudkan suatu visi yang baik tersebut tentunya
diperlukan suatu wadah untuk menampung dan
menyebarkan segala jenis Informasi mengenai
sistem pendidikan dan pelatihan pegawai di PT.
PLN (Persero).
Dari permasalahan di atas, timbul gagasan
untuk merancang sebuah sistem informasi berupa
situs yang mampu menampung segala jenis
informasi
mengenai
sistem
pendidikan
dan
pelatihan pegawai di PT. PLN (Persero) Distribusi
Jateng dan DIY.
1.2 Tujuan
Tujuan tugas akhir ini yaitu untuk
merancang dan membuat sebuah aplikasi sistem
informasi berbasis situs (web) sebagai sarana
penyampaian
informasi
mengenai
sistem
pendidikan dan pelatihan pegawai di PT. PLN
(Persero) Distribusi Jateng dan DIY. Dimana
nantinya akan
menampung,
menangani
dan
menyajikan materi, agenda kegiatan, dan media
komunikasi yang terkait dengan sistem pendidikan
dan pelatihan pegawai di PT. PLN (Persero)
Distribusi Jateng dan DIY.
1.3 Batasan Masalah
Untuk menyederhanakan pembahasan pada
Tugas Akhir ini, masalah dibatasi sebagai berikut:
1.
Aplikasi yang dibuat masih berupa prototipe
sistem informasi berbasis situs (web)
2.
Bahasa pemrograman yang digunakan adalah
PHP
3.
Basis data yang digunakan adalah MySQL
4.
Web Server yang digunakan adalah Apache
5.
Tidak
membahas
keamanan
sistem
serta
tindakan pengamanan yang berhubungan dengan
konfigurasi jaringan (firewall dan lain-lain)
6.
Diklat yang dilakukan merupakan diklat yang
ditempuh pegawai untuk memenuhi kriteria dan
kebutuhan jabatan struktural.
II. D
ASART
EORI2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem yang
menyediakan informasi untuk manajemen dalam
1)
Mahasiswi Teknik Elektro Universitas Diponegoro Konsentrasi Informatika dan Komputer
2
mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan
operasional perusahaan, di mana sistem tersebut
merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi
informasi dan prosedur yang tergorganisasi.
2.3 Basisdata (Database)
Basis data (database) adalah kumpulan dari
berbagai data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya. Basisdata tersimpan di perangkat
keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak. Pendefinisian basisdata meliputi
spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari
data atau informasi yang akan disimpan.
2.5 Pendekatan Terstruktur
Pemodelan data merupakan suatu teknik
Analisis Terstruktur yang berorientasi kepada data
dengan menunjukkan sistem hanya datanya saja
terlepas dari bagaimana data tersebut akan diproses
atau digunakan untuk menghasilkan informasi.
Beberapa
tools
dan
teknik
dalam
pengembangan sistem terstruktur antara lain
Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram) atau
Diagram Arus Data (DAD), dan untuk perancangan
basisdata akan menggunakan Entity Relationship
Diagram (ERD) dan normalisasi basisdata.
Data Flow Diagram (DFD)
Diagram yang menggunakan notasi simbol
untuk menggambarkan arus dari data sistem dikenal
dengan nama diagram arus data (data flow diagram,
DFD). Beberapa komponen atau simbol yang
digunakan untuk DFD antara lain:
a.
External Entity (Kesatuan Luar)
Kesatuan luar (external entity) merupakan
kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang
dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya
yang berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan masukan atau menerima keluaran dari
sistem. Kesatuan eksternal ini dapat dilihat pada
Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Kesatuan eksternal
b.
Process (Proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang
dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari
hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses
untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses. Simbol Proses ditunjukkan pada Gambar
2.2.
Gambar 2.2 Notasi proses dalam DFD
c.
Data Flow (Arus Data)
Arus data mengalir diantara proses (process),
simpanan data (data store) dan kesatuan luar
(external entity). Contoh arus data dapat dilihat
pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Arus data yang mengalir dari kesatuan luar Langganan ke
Proses Order Langganan adalah dengan nama order langganan
d.
Data Store (simpanan data)
Simpanan
data (data store) merupakan
simpanan dari data. Simpanan data pada DFD dapat
disimbolkan dengan sepasang garis horisontal
parallel yang tertutup di salah satu ujungnya seperti
ditunjukkan pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Simbol simpanan data
Contoh penggambaran DFD dapat kita lihat pada
Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Contoh Penggambaran DFD
III. P
ERANCANGANS
ISTEM3.1
Analisis Kebutuhan
3.1.1
Kebutuhan Fungsional
a.
Adanya
fasilitas
untuk
menampilkan
pengumuman maupun informasi diklat.
b.
Adanya fasilitas pendaftaran untuk diklat di
PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY
pada pengguna pegawai.
c.
Adanya fasilitas untuk melihat daftar pegawai
yang mendaftar/mengikuti diklat.
d.
Adanya fasilitas untuk melihat riwayat diklat
yang pernah diikuti oleh pegawai.
e.
Adanya fasilitas pengunggahan materi yang
terkait dengan diklat pada sisi admin.
3
materi yang terkait dengan diklat pada
pengguna pegawai.
g.
Adanya fasilitas untuk mengetahui pelaksanaan
diklat secara menyeluruh untuk pengguna
manajer.
h.
Adanya pembagian pengguna menjadi tiga
kelompok sebagai berikut.
i.
Administrator (Admin)
ii.
Pengguna Pegawai
iii.
Eksekutif (Manajer)
i.
Pengguna pegawai dapat menikmati semua
fasilitas yang disediakan.
j.
Adanya administrator untuk mengelola situs
(web).
3.1.2
Kebutuhan Non-Fungsional
a.
Operasional
i.
Dapat diakses client dari berbagai browser
yang mendukung javaScript.
ii.
Adanya pembedaan halaman pengguna.
b.
Keamanan
i.
Adanya penggunaan kata kunci dalam form
login untuk membedakan tipe pengguna
termasuk hak akses masing-masing.
ii.
Semua materi bisa diunduh.
c.
Informasi
i.
Adanya informasi mengenai gambaran,
ketentuan, serta persyaratan diklat yang
harus dipenuhi oleh peserta diklat.
ii.
Informasi yang diberikan selalu up-to-date.
d.
Kinerja
Antarmuka yang atraktif, dinamis, dan
user-friendly.
3.2
Tahap Pembuatan Data Flow Diagram
(DFD)
3.2.1 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan sistem
sebagai
jaringan
kerja
antar
fungsi
yang
berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran
dan penyimpanan data seperti ditunjukkan Gambar
3.1.
Gambar 3.1 Diagram konteks Sistem Informasi Diklat PT. PLN (Persero)
3.2.2 DFD Tingkat 1
DFD tingkat 1 merupakan penjabaran lebih
spesifik, dari diagram konteks. Karena DFD tingkat
1 menjelaskan penyimpanan data (data store) dan
proses yang terjadi dalam aplikasi. Penyimpanan
data berkaitan dengan tabel-tabel yang tersimpan
dalam basisdata. Keterangan yang terdapat pada
garis-garis konektor menunjukkan aliran data yang
dipertukarkan.
Proses pada DFD tingkat 1
ditunjukkan pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 DFD Tingkat 1
3.2.3 DFD Tingkat 2
DFD Tingkat 2 menggambarkan proses lebih
terperinci dari proses yang telah disebutkan
sebelumnya pada DFD Tingkat 1. Proses yang akan
dibahas
disini
adalah
proses
ketiga,
yaitu
Pengolahan Site.
a.
Data Flow Diagram Tingkat 2 Proses Ketiga
Tahap Pertama
DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama
merupakan proses pengolahan site pertama yang
dapat dilakukan oleh pengguna, yaitu Lihat
Informasi Site. Informasi site ini terdiri dari 2
kategori, yaitu:
i.
Informasi yang dapat diakses oleh pengguna
admin dan pegawai. DFD untuk kategori ini
ditunjukkan pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3 DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama (lihat informasi
site)
Pada Gambar 3.3 menunjukkan DFD tingkat 2
proses ketiga tahap pertama. Pada tingkat ini proses
dapat dilakukan oleh tingkat pengguna pegawai dan
admin. Proses–proses tersebut adalah sebagai
berikut.
4
1)
Proses Lihat Diklat yang dapat dilakukan
oleh semua pengguna. Disini terjadi proses
pemanggilan/request data pada tabel diklat
di dalam basisdata.
2)
Proses
Unduh
Materi
yang
dapat
dilakukan oleh semua pengguna. Disini
terjadi proses pemanggilan/request data
pada tabel materi di dalam basisdata.
3)
Proses Lihat Daftar Peserta Diklat yang
dapat dilakukan oleh semua pengguna.
Disini terjadi proses pemanggilan/request
data pada tabel peserta di dalam basisdata.
4)
Proses Lihat Pengumuman yang dapat
dilakukan oleh semua pengguna. Disini
terjadi proses pemanggilan/request data
pada tabel pengumuman di dalam basisdata.
ii.
Informasi yang hanya dapat diakses oleh
pengguna manajer saja. Informasi ini berupa
laporan realisasi diklat yang berisi daftar diklat
yang telah diselenggarakan. Pengguna pun
dapat mengunduh daftar peserta diklat tertentu,
beserta nilai yang diperoleh oleh pegawai
tersebut. DFD untuk kategori ini dapat dilihat
pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4 DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama (lihat informasi
site) tingkatan manager
Gambar 3.4 menunjukkan DFD tingkat 2
proses ketiga tahap pertama untuk pengguna
manajer. Pada tingkatan ini proses dapat dilakukan
oleh semua tingkatan pengguna. Proses–proses
tersebut adalah proses Lihat Laporan Realisasi
Diklat. Di sini terjadi pemanggilan data dari tabel
diklat pada basisdata. Di sini juga terjadi proses
unduh peserta. Di sini terjadi pemanggilan data dari
tabel peserta pada basisdata.
b.
Data Flow Diagram Tingkat 2 Proses Ketiga
Tahap Kedua
DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua
merupakan kelanjutan dari proses ketiga tahap
pertama (Lihat Informasi Site), yaitu Manajemen
Diklat. Proses kedua hanya bisa dilakukan oleh
pengguna dengan tingkat admin saja. Pada DFD
Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua terdapat
beberapa proses, yaitu:
1)
Proses tambah keterangan tingkatan diklat baru
2)
Proses tambah profesi baru
3)
Proses tambah jenis diklat baru
4)
Proses unggah/hapus materi diklat. Materi
diklat yang bisa diunggah berupa semua jenis
ekstensi berkas.
5)
Proses tambah diklat baru, sunting, dan
nonaktifkan diklat yang sudah ada. Proses pada
DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua
dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5 DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua (manajemen diklat)
c.
Data Flow Diagram Tingkat 2 Ketiga Tahap
Ketiga
DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua
merupakan kelanjutan dari proses ketiga tahap
kedua (Manajemen Diklat), yaitu Daftar Pegawai
ke Diklat. Proses ketiga bisa dilakukan oleh
pengguna dengan tingkat admin dan pegawai.
Proses pada tingkat ini ditunjukkan pada Gambar
3.6.
Gambar 3.6 DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap ketiga (daftar pegawai ke diklat)
Pada DFD tingkat 2 Proses ketiga tahap ketiga
terdapat 2 proses, yaitu:
1)
Mendaftar ke diklat yang dapat dilakukan oleh
pengguna admin dan pengguna pegawai.
2)
Menonaktifkan pegawai dari daftar peserta
diklat yang hanya bisa dilakukan oleh
pengguna tingkatan admin.
d.
DFD Tingkat 2 Proses Ketiga Tahap
Keempat
5
merupakan kelanjutan dari proses ketiga tahap
ketiga (Daftar Pegawai ke Diklat) yang hanya bisa
dilakukan oleh pengguna dengan tingkat admin
saja, yaitu Manajemen Pengumuman. Proses pada
tingkat ini ditunjukkan pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7 DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap keempat (manajemen pengumuman)
Pada DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap keempat
terdapat 2 proses, yaitu:
1)
Melihat daftar pengumuman yang sudah
dimasukkan sebelumnya
2)
Menambah pengumuman baru, menyunting
pengumuman
terdahulu,
dan
menghapus
pengumuman.
3.3 Diagram Alir (Flowchart)
Diagram alir menunjukkan tahapan untuk
mengakses sistem informasi diklat. Diagram alir
sistem informasi Divisi Pendidikan dan Pelatihan
PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY
ditunjukkan dengan Gambar 3.8.
Gambar 3.8 Diagram alir sistem informasi diklat PT. PLN (Persero)
3.4
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (ERD) adalah
salah satu metode pemodelan perangkat lunak yang
biasanya
digunakan
dalam
tahap
analisis
perancangan basisdata. ERD dari sistem informasi
ini ditunjukkan pada Gambar 3.9.
Gambar 3.9 ERD sistem informasi diklat PT.PLN (Persero)
Gambar 3.9 menunjukkan hubungan antar
entitas pada sistem informasi. Entitas yang ada
antara lain:
i.
A, menunjukkan entitas pegawai,
ii.
B, menunjukkan entitas diklat,
iii.
C, menunjukkan entitas jenis diklat,
iv.
D, menunjukkan entitas tingkatan diklat,
v.
E, menunjukkan entitas profesi,
vi.
F, menunjukkan entitas materi,
vii.
G, menunjukkan entitas peserta,
viii.
H, menunjukkan entitas pengumuman,
ix.
I, menunjukkan entitas udiklat,
x.
J, menunjukkan entitas subunit,
xi.
K, menunjukkan entitas unit.
3.5
Perancangan Basis Data
Perancangan basisdata dalam aplikasi ini
menggunakan proses normalisasi. Bentuk normal
dari basis data system informasi diklat PT. PLN
(Persero) Distribusi Jateng dan DIY dapat dilihat
pada Gambar 3.10
Gambar 3.10 Bentuk normal ke-dua basis data sistem informasi diklat PT. PLN (Persero)
IV. I
MPLEMENTASID
ANP
ENGUJIANPengujian ini berupa pengujian aplikasi sistem
informasi diklat PT. PLN (Persero) Distribusi
Jateng dan DIY yang telah dirancang pada bagian
administrator pada fungsi memasukkan diklat baru
ke dalam sistem (tambah diklat). Daftar diklat
sebelum dilakukan perubahan dapat dilihat pada
6
Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Halaman daftar diklat sebelum penambahan
Admin perlu memasukkan keterangan–keterangan
mengenai diklat baru seperti ditunjukkan pada
Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Halaman keterangan diklat baru
Gambar 4.3 menunjukkan bahwa admin akan
menambahkan diklat Pengoperasian Turbin Uap
ke dalam sistem. Setelah penambahan disimpan,
maka diklat baru akan muncul pada daftar diklat
seperti ditunjukkan Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Daftar diklat setelah penambahan
Pada Gambar 4.4 dapat dilihat diklat
Pengoperasian Turbin Uap telah masuk pada
daftar diklat. Hal ini menunjukkan fungsi daftar
diklat berjalan baik.
V. P
ENUTUP5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil
pengujian dan pembahasan adalah sebagai berikut :
1.
Telah dapat dirancang dan dibangun sebuah
Sistem Informasi Manajeman Pendidikan Dan
Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng
Dan
DIY
dengan
menggunakan
bahasa
pemrograman PHP dan basisdata MySQL.
2.
Sistem yang dibangun merupakan aplikasi
berbasis situs (web) yang dapat dijalankan dan
diakses melalui web browser yang mendukung
javaScript.
3.
Hasil pengujian Kotak Hitam (Black Box)
menunjukkan bahwa sistem dapat bekerja
dengan baik dalam proses pengolahan dan
pelacakan data yang terkait dengan Pendidikan
Dan Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi
Jateng dan DIY. Aplikasi dapat menangani
dengan baik data yang dimasukkan ke dalam
sistem, asalkan data yang dimasukkan dengan
format yang sesuai.
5.2 Saran
Berdasarkan
pengujian
terhadap
aplikasi
Sistem Informasi Manajeman Pendidikan Dan
Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi JATENG
dan DIY yang telah dibuat, dapat diberikan
beberapa saran sebagai berikut.
1.
Aplikasi Sistem Informasi Manajeman
Pendidikan
dan
Pelatihan
PT.
PLN
(Persero) Distribusi Jateng dan DIY ini
dapat dikembangkan lebih lanjut dengan
menggabungkannya
dengan
layanan
berbasis perangkat bergerak (mobile device)
seperti ponsel dan sejenisnya.
2.
Sistem
informasi
ini
masih
dapat
dikembangkan dan disempurnakan di masa
yang akan datang, menyesuaikan dengan
kebutuhan informasi terutama mengenai
diklat di PT. PLN (Persero) Distribusi
Jateng & DIY
DAFTAR PUSTAKA
[1] Al Fatta, H., Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, CV. Andi Offset Yogyakarta, 2007.
[2] Kadir, A., Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2008.
[3] Kadir, A., Mastering AJAX dan PHP, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2009.
[4] Ladjamudin, Al Bahra Bin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2007. [5] Madcoms, Aplikasi Program PHP dan MySql,
Penerbit Andi, Yogyakarta, 2004.
[6] Prasetyo, H., Perancangan Sistem Informasi Site Audit Survey PT. Indosat Tbk Berbasis Web, Skripsi S-1, Universitas Diponegoro, Semarang, 2011. [7] PT. PLN (Persero), Direktori Diklat, Pusat
Pendidikan dan Pelatihan, Jakarta, 2009.
[8] Yakub, Sistem Basis Data ; Tutorial Konseptual, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008.
