Bagian 1 : SOP Tugas Rutin Satpam SOP 101 : Patroli Area
Pokok : Patroli dilaksanakan untuk memeriksa dan meyakinkan seluruh personil dan asset perusahaan serta area dalam keadaan aman dan memastikan bahwa ketertiban dapat dijaga.
Prosedur :
1. Anggota yang melaksanakan patroli harus mempersiapkan peralatan yang menunjang pelaksanaan patroli (misal : Lampu Senter, Jas Hujan, Sepatu Boot, Tongkat Satpam, Sangkur, Watch Man Clock/Guard Tour/Touch Probe, dll)
2. Waktu pelaksanaan patroli area dilaksanakan dengan system acak.
3. Pelaksanaan patroli harus tercatat (Jam Keberangkatan, jam pulang, hasil penemuan, dsb).
4. Patroli area dilaksanakan sesuai dengan arahan Komandan Regu, periksa semua pos, lakukan pemeriksaan kunci – kunci pintu, jendela, lampu – lampu, (Kalau dibutuhkan : genset, AC, Boiler, dll) dinding pembatas area perusahaan.
5. Petugas Patroli area yang menemukan suatu kejanggalan atau kecurigaan diwajibkan langsung menghubungi Pos security untuk berkoordinasi dan / atau meminta bantuan.
6. Patroli ke dalam area kantor / area produksi dilaksanakan apabila sudah ada ijin / perintah dari user.
7. Petugas patroli apabila menemukan karyawan yang melanggar tata tertib perusahaan, agar menegur karyawan ybs dan mencatat identitasnya, lalu melaporkan ke Kepala Bagian / Shift ybs atau melaporkan nya ke HRD dengan melampirkan Berita Acara Kejadian.
8. Petugas Patroli harus menanyakan kepentingan / keperluan orang – orang yang tidak dikenal yang berada dalam lingkungan areal patroli / areal kawasan.
SOP 102 : Pengontrolan Kunci-kunci
Pokok : Penyimpanan semua kunci – kunci harus terpusat serta terdata, Keluar masuk kunci – kunci dari tempat penyimpanan harus tercatat dan dilaporkan secara berkala.
Prosedur :
1. Semua kunci – kunci harus tersimpan dalam kotak kunci (Key Box) di Pos Security.
2. Hanya Anggota Security yang berhak untuk mengambil dan menyimpan kunci – kunci tersebut.
3. Setelah mempergunakan kunci – kunci, anggota security harus segera menyimpannya ke Kotak kunci agar tidak terjadi kelalaian, kunci terbawa – bawa oleh anggota.
4. Kunci – kunci yang tersimpan harus terdata.
5. Orang yang berhak mempergunakan kunci – kunci tersebut harus tercatat dan diketahui oleh petugas security.
6. Pengambilan dan penyimpanan kunci – kunci harus sepengetahuan dan ditandatangani oleh Komandan Regu.
7. Buku laporan (mutasi) keluar/masuk kunci – kunci harus terpisah peruntukannya.
8. Security harus mengetahui apabila ada penggandaan kunci – kunci.
9. Anak kunci yang tidak ada di dalam kotak penyimpanan dan tidak terdata keluar di dalam buku mutasi, harus segera dipertanggungjawabkan keberadaannya, berada dimana?, oleh siapa?, atas perintah dan/atau ijin siapa?, mengapa?. Semuanya harus tercatat di dalam buku mutasi kunci dan ditandatangani oleh Danru Shift jaga yang bertugas saat kejadian.
10. Apabila anak kunci dinyatakan hilang, maka harus dilakukan penyelidikan dan segera melaporkan ke user untuk pengajuan penggantian kunci / gembok yang anak kuncinya hilang.
11. Pelanggaran terhadap prosedur ini akan dikenakan sangsi disiplin yang tegas.
SOP 103 : Karyawan Keluar Pada Jam Kerja
Pokok : Karyawan yang keluar area perusahaan pada saat jam kerja, harus memiliki ijin keluar kantor dan ditandatangni oleh penjabat yang berwenang.
Prosedur :
1. Setiap karyawan yang akan meninggalkan area pada saat jam kerja harus menunjukan surat/form ijin tertulis yang ditandatangani oleh penjabat yang berwenang.
2. Anggota security harus konfirmasi kepada penjabat yang berwenang apabila menemukan kejanggalan / tidak menemukan tanda tangan penjabat yang berwenang pada Surat / Form ijin meninggalkan tempat kerja.
3. Anggota Security wajib mendata nama, keperluan, jam keluar/masuk karyawan yang ijin meninggalkan area kerja.
4. Petugas security tetap wajib melaksanakan body check terhadap karyawan yang meninggalkan area kerja sesuai dengan prosedur yang berlaku.
5. Karyawan yang meninggalkan area kerja wajib melakukan check clock pada kartu absensinya masing-masing.
6. Pada saat meninggalkan area kerja, karyawan harus tetap mengenakan ID Card-nya.
7. Pengecualian untuk peraturan ini adalah dalam kondisi darurat dan atas sepengetahuan / mendapat ijin dari HRD / Kasatpam / Danru security.
SOP 104 : Keluar Masuk Karyawan
Pokok : Pengawasan keluar – masuk karyawan harus dilaksanakan secara ketat untuk menghindari terjadinya pengeluaran asset – asset perusahaan secara illegal.
Prosedur :
1. Setiap karyawan yang keluar – masuk wajib melalui pintu akses yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan tidak diperkenankan melalui pintu akses yang lainnya.
2. Karyawan wajib memakai ID Card pada saat memasuki area perusahaan.
3. Security ditugaskan untuk meminta karyawan memakai ID Card pada saat memasuki pintu akses karyawan.
4. Security ditugaskan untuk menahan karyawan yang tidak memakai ID Card untuk tidak memasuki area perusahaan dan
konfirmasi kepada penjabat yang berwenang untuk laporan dan meminta petunjuk.
5. Security wajib mencatat identitas karyawan yang tidak memakai ID Card yang diijinkan oleh pejabat yang berwenang untuk memasuki area perusahaan.
6. Security ditugaskan untuk melakukan Body Check terhadap karyawan yang melewati pintu akses sesuai dengan prosedur Body Check.
7. Security ditugaskan untuk memeriksa barang bawaan karyawan yang melewati pintu akses sesuai dengan prosedur pemeriksaan barang bawaan.
8. Anggota security harus mengetahui dengan pasti jenis-jenis barang yang tidak boleh dibawa masuk / keluar area perusahaan. 9. Anggota security diwajibkan melaksanakan prosedur ini dengan
SOP 105 : Pengawasan Absensi
Pokok : Pelaksanaan Absensi (Amano Card, Fingger Print, Magnetic Card) harus diawasi untuk menegakan tertib administrasi, menghindari penyalahgunaan absensi dan pencegahan terhadap sabotase (Perusakan mesin) yang mungkin terjadi.
Prosedur :
1. Setiap karyawan yang keluar masuk wajib melakukan absensi sesuai dengan system yang berlaku di perusahaan.
2. Absensi wajib dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.
3. Anggota security ditugaskan untuk mengingatkan karyawan yang lupa / tidak melaksanakan peng-absen-an.
4. Security ditugaskan untuk melarang karyawan yang melakukan peng-absen-an bagi karyawan lain (titip absen).
5. Anggota security dapat mengatur jarum jam / memprogram penunjuk waktu mesin absensi apabila diperlukan dan ditugaskan oleh user.
6. Pengecualian pelaksanaan prosedur ini berlaku sesuai dengan instruksi dari user / klien.
SOP 106 : Body Check
Pokok : Body Check dilaksanakan untuk mencegah dan meminimalisasi penguasaan asset – asset perusahan secara illegal.
Prosedur :
1. Anggota security harus mengetahui tujuan dilaksanakannya body check.
2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barang – barang yang tidak boleh dibawa keluar dari area perusahan.
3. Body check dilaksanakan di pintu body check.
4. Setiap karyawan yang keluar-masuk pintu wajib diperiksa.
5. Body check dimulai dari sekitar area lengan, samping pinggang, depan dan belakang pinggang menuju ke area paha luar dan paha dalam.
6. Apabila anggota security menemukan hal – hal yang mencurigakan, angota berhak untuk meminta karyawan menunjukan barang yang dibawanya.
7. Anggota security dapat menahan karyawan ybs apabila ternyata karyawan ybs tidak bisa menunjukan ijin untuk membawa barang tersebut.
8. Anggota diwajibkan untuk melaksanakan pemeriksaan dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan dan meminta petunjuk kepada user / klien.
9. Body check harus dilaksanaan secara beretika dan tegas serta mengedepankan prinsip kesopanan.
SOP 107 : Pemeriksaan Barang Bawaan
Pokok : Pemeriksaan barang bawaan dilaksanakan untuk menyaring dan menahan benda – benda yang dibawa masuk ke area perusahaan yang dapat mengganggu kinerja karyawan / membahayakan operasional perusahaan.
1. Anggota security harus mengetahui tujuan dilaksanakannya Pemeriksaan Barang Bawaan.
2. Anggota security harus mengetahui secara pasti barang – barang yang tidak boleh dibawa masuk ke area perusahan.
3. Pemeriksaan barang bawaan dilakukan dengan meminta karyawan untuk membuka tas atau barang bawaannya, security melakukan pemeriksaan visual ke dalam tas atau barang bawaan karyawan.
4. Anggota security tidak selalu harus melakukan contact fisik (memegang) tas atau barang bawaan karyawan.
5. Apabila anggota security menemukan hal – hal yang mencurigakan, anggota berhak untuk meminta karyawan mengeluarkan barang dari tas yang dibawanya.
6. Anggota security dapat menahan benda atau barang bawaan karyawan yang dilarang untuk dibawa masuk ke dalam area.
7. Anggota diwajibkan untuk mengamankan barang bawaan yang disita untuk dikembalikan kepada pemiliknya setelah jam kerja
selesai. Dan membuat Berita Acara Pemeriksaan sebagai bahan laporan untuk user / klien.
8. Pemeriksaan barang bawaan harus dilaksanaan secara sopan dan tegas serta mengedepankan prinsip kesopanan.
SOP 108 : Pemeriksaan Kendaraan Masuk
Pokok : Setiap kendaraan yang akan masuk ke dalam area wajib diperiksa untuk mencegah terjadinya hal -hal yang tidak diinginkan
Prosedur :
1. Kendaraan (truck, mobil, sepeda motor) yang akan masuk diwajibkan antri di depan pos akses masuk dan pintu gerbang harus selalu dalam keadaan tertutup.
2. Anggota security yang bertugas menghampiri kendaraan tersebut dan mengucapkan salam :
3. Menanyakan keperluan pengemudi atau orang yang berada di dalam kendaraan untuk memasuki area perusahaan dan dengan mengucapkan :
“Ada yang bisa saya bantu?”
4. Anggota memeriksa dokumen yang dibutuhkan.
5. Anggota konfirmasi ke staff / bagian yang dituju tentang kedatangan kendaraan.
6. Mengarahkan kendaraan ke tempat yang telah ditentukan.
SOP – TRS 109 : Pemeriksaan Kendaraan Keluar
Pokok : Setiap kendaraan yang keluar dipastikan membawa dokumen perjalanan yang telah ditentukan oleh perusahaan dan dipastikan tidak membawa barang – barang milik perusahaan tanpa izin.
Prosedur :
1. Anggota menanyakan dan memeriksa Surat Jalan.
2. Memastikan bahwa Surat Jalan telah diferivikasi (ditandatangani) oleh otoritas yang berwenang.
3. Apabila menemukan kejanggalan / kurang tandatangan / Cap perusahaan, kendaraan tidak diijinkan keluar dan anggota segera konfirmasi ke manajemen.
4. Anggota memeriksa bagian dalam (Ruang kaki pengemudi) dan memeriksa bak kendaraan.
5. Apabila menemukan barang yang mencurigakan agar memeriksa dan memastikan bahwa barang tersebut bukan milik perusahaan / sudah mendapat ijin.
SOP – TRS 110 : Pemeriksaan Kendaraan Di Object Vital
Pokok : Pemeriksaan kendaraan berkaitan dengan potensi ancaman bom dan untuk menerapkan proteksi dini. Pemeriksaan dilakukan secara visual untuk menjaga kenyamanan dan privasi penumpang dan dilakukan dengan sungguh – sungguh untuk mencari segala bentuk hal – hal yang tidak lazim / mencurigakan.
1. Anggota meminta ijin untuk melakukan procedure pemeriksaan dengan ramah.
2. Pemeriksaan Kendaraan dimulai dari sisi kanan kendaraan
3. Anggota membuka pintu pengemudi dan melakukan pemeriksaan visual :
a. Dashboard depan
b. Perhatikan tempat dudukan kemudi , radio tape, dan laci-laci. Apabila semuanya tampak normal dan standar, maka dapat dinyatakan aman / bersih.
c. Bagian kaki / Bawah kursi
d. Perhatikan ruang kosong di bawah kemudi / dashboard, kabin kemudi, kabin penumpang.
e. Perhatikan ruang kosong antara dek / lantai dengan kursi penumpang dan kemudi di bagian depan dan belakang.
f. Dashboard belakang (sedan)
g. Pemeriksaan pada ruang kosong antara sandaran jok belakang dengan kaca belakang.
5. Petugas mengamati bagian dalam kendaraan, bila didalam kendaraan ada penumpang, pemeriksa mengambil jarak sekitar 50cm untuk menghindari keberatan dari penumpang. Amati dengan seksama isi serta bentuk bagian dalam kendaraan.
6. Membuka pintu bagasi, perhatikan hal - hal berikut:
a. Lapisan penutup: dinding samping bagasi, penutup ruang ban cadangan.
b. Kotak peralatan dan benda lainnya. 7. Memeriksa dengan Inspection Mirror: a. Bagian bawah depan.
b. Bagian bawah mesin. c. Bagian bawah belakang. d. Memutar ke depan lagi.
8. Khusus :
a. Pemeriksaan meliputi perlengkapan yang terletak pada rangka (chasis) dan dek bawah yang tidak terlihat oleh mata.
b. Perhatikan dengan teliti apakah ada hal yang mencurigakan dan janggal? Misalnya, kabel tambahan atau alat distributor listrik ganda.
c. Pemeriksaan dengan metal detector hanya dilakukan apabila dalam pemeriksaan visual ditemukan benda ganjil / mencurigakan, mintalah dengan sopan kepada pengemudi/penumpang untuk menjelaskan.
d. Dilarang untuk memeriksa dan membuka sendiri isi bungkusan yang mencurigakan. Mintalah dengan sopan kepada pembawa / pemilik barang untuk membuka sendiri dan menjelaskan kepada petugas.
SOP – TRS 111 : Parkir Kendaraan
Pokok : Membantu pengemudi dengan mengarahkan kendaraannya dan menerapkan safety first.
Prosedur :
1. Mempergunakan alat pendukung yang ada kalau diperlukan (Lampu lalin, peluit, rompi lalin, perlengkapan PKD).
2. Mengarahkan kendaraan ke slot parkir yang telah ditentukan agar tidak semrawut
3. Mengarahkan kendaraan dengan posisi yang memudahkan untuk keluar.
4. Posisi Anggota di arah belakang, anggota berada di sisi kanan kendaraan agar terlihat dari kaca spion.
5. Mengarahkan dengan gerakan tangan dan dengan instruksi suara yang terdengar oleh pengemudi atau mempergunakan peluit.
6. Arahan untuk pengemudi harus jelas.
7. Untuk menghindari klaim sepihak, setelah kendaraan terparkir maka dilakukan pemeriksaan secara visual dan singkat :
a. Kondisi fisik kendaraan (Cat body, bumper, ban) b. Kunci pintu.
c. Jendela mobil.
8. Mengingatkan pengemudi apabila ditemukan pintu tdk terkunci, jendela yang terbuka atau ada barang berharga yang ditinggalkan di dalam kendaraan.
9. Meminta pengemudi untuk mempergunakan / tidak, rem tangan / posisi gear sesuai dengan keadaan.
10. Memberikan kartu parkir. 11. Kendaraan keluar :
a. Mengambil kartu parkir.
b. Melakukan pemeriksaan STNK apabila diharuskan. c. Menerapkan aturan Pengaturan Lalulintas standar Polri.
d. Posisi Anggota menempati posisi yang paling strategis / maksimal untuk mengatur lalin.
e. Menerapkan aturan safety first.
f. Secara umum anggota dilarang menerima uang tip. 12. Administrasi perparkiran :
a. Mencatat jenis dan Nopol kendaraan. b. Mencatat jam keluar – masuk kendaraan.
SOP – TRS 112 : Pengawasan Loading – Unloading
Pokok : Memastikan barang yang loading – unloading sesuai dengan surat jalan dan membantu perusahaan dalam memenuhi standar (Buyer) untuk ekspor.
Prosedur :
1. Mengarahkan kendaraan ke tempat penimbangan sebelum dan sesudah proses loading - unloading.
2. Mencatat hasil penimbangan kendaraan.
3. Area loading – unloading harus steril dari orang – orang yang tidak berkepentingan termasuk sopir dan kenek.
4. Nama dan photo petugas Loading – unloading harus tertera di area loading – unloading.
5. Anggota harus memastikan pelaksana loading – unloading adalah petugas yang telah ditunjuk oleh manajemen dan memakai ID card.
6. Petugas memeriksa kelengkapan administrasi / surat – surat. a. Jenis.
c. Tanda tangan / Cap perusahaan.
7. Petugas memeriksa segel dan kunci (Gembok) box kendaraan. 8. Mendokumentasikan (Mem-photo) segel dan kunci box
kendaraan apabila diperlukan.
9. Mengawasi proses loading – unloading.
10. Melakukan penghitungan jumlah dan jenis barang yang loading – unloading apabila diperlukan.
11. Mengawasi pelaksanaan buka - kunci gembok dan segel.
SOP – TRS 113 : Pengawasan Ruang Locker Karyawan
Pokok : Memastikan keamanan barang – barang yang disimpan di locker dan memastikan karyawan untuk menyimpan barang – barang yang dilarang dibawa masuk ke ruang produksi ( tempat kerja) di locker.
Prosedur :
1. Memastikan sign/tanda himbauan untuk tidak membawa barang – barang berharga ditempel di tempat yang mudah dilihat karyawan.
2. Memastikan pintu locker terkunci pada jam – jam setelah karyawan masuk dan setelah karyawan istirahat.
3. Mengamankan anak kunci locker yang tergantung / tertinggal. 4. Menginformasikan pintu locker yang tidak terkunci kepada
karyawan yang bersangkutan apabila ditemukan locker tidak terkunci.
5. Mengawasi orang – orang yang memasuki area locker room. 6. Melarang orang yang tidak berkepentingan di luar jam istirahat,
masuk / pulang berada di area locker room.
SOP – TRS 114 : Pintu Gerbang
Pokok : Area Pabrik / Industri, adalah area tertutup (Restricted Area).
Prosedur :
1. Memastikan pintu gerbang selalu dalam keadaan tertutup dan terkunci.
2. Memastikan orang / kendaraan yang akan masuk sudah dikenali sebelum membuka pintu gerbang.
3. Memastikan slot sudah terkunci ketika mengarahkan kendaraan memasuki / keluar pintu gerbang.
4. Memastikan kendaraan yang akan masuk bisa memasuki gerbang tanpa masalah / mampu mengukur / memperkirakan ukuran kendaraan bisa melewati pintu gerbang (tinggi dan lebar nya)
5. Segera menutup pintu gerbang ketika kendaraan telah memasuki / keluar area dan segera mengunci kembali.
SOP – TRS 115 : Pengawalan
Pokok : Pengamanan dilaksanakan dengan standar yang ada berdasarkan penilaian nilai (value) objek pengawalan dan resiko pengawalan.
Prosedur :
1. Pengawalan dilaksanakan atas sepengetahuan Chief Security atau Danru setelah ada permintaan pengawalan dari klien yang mengisi Escorting Request Form (ER Form).
2. Pelajari ER Form dengan teliti, kemudian lakukan persiapan pengawalan sesuai kebutuhan berupa pemilihan personil sesuai dengan kualifikasi, kendaraan, senjata, alat komunikasi, body protector, dll.
3. Kualifikasi dasar personil untuk melakukan pengawalan adalah sbb:
a. Skill beladiri (tangan kososng dan alat). b. Skill penggunaan alat komunikasi.
c. Skill mengemudikan R4 dan R2 untuk antisipasi apabila ada keadaan darurat.
d. Menguasai rute perjalanan.
4. Pelajari rute perjalananan dengan teliti, apakah ada titik – titik kemacetan, dimana Pos Polisi terdekat.
5. Usulkan alternatif – alternatif perjalanan yang paling aman.
6. Semua kronologis pengawalan dicatat dalam Buku Laporan Pengawalan (Escorting Report)
7. Pengawalan dilakukan dengan prinsip kehati-hatian dan kecurigaan / kewaspadaan.
SOP – TRS 116 : Penggunaan Radio Komunikasi
Pokok : Radio komunikasi merupakan sarana pelaporan dari pos jaga ke Pos Utama, penyebaran informasi dari Pos Utama ke seluruh pos jaga, sarana untuk meminta bantuan dalam keadaan darurat dan alat penunjang operasional security dalam satu area. Prosedur :
1. Radio komunikasi tidak boleh digunakan untuk komunikasi pribadi (ngobrol, bercanda, dll)
2. Radio komunikasi di pos harus selalu dalam keadaan stand by. 3. Pelaporan dari area jaga harus dilaksanakan minimal 1 jam
sekali.
4. Dilarang melakukan jamming (mengganggu frekuensi) dengan memasukan suara – suara lain, atau dengan menekan tombol PTT tanpa keperluan operasional.
5. Sebelum melakukan panggilan (berbicara) tekan tombol PTT selama 2 detik, baru berbicara.
7. Dilarang untuk mengkotak-katik pesawat HT baik sengaja maupun tidak sengaja, apabila terjadi kerusakan pesawat segera laporkan ke Pos Utama.
8. Ketika pesawat sedang di charge, harus dalam keadaan mati (off). Menggunakan HT dalam keadaan di charge dapat menyebabkan kerusakan pesawat.
9. HT harus dibawa dengan menggunakan antena pendek ketika sedang melaksanakan patroli dengan cara digantung di samping badan.
10. Apabila jaringan sedang digunakan, yang lain harus sabar menunggu, dan apabila ada taruna yang mendesak, harus menggunakan kata “Intrap”.
11. Gunakanlah etika berkomunikasi yang baik.
12. Seluruh pelanggaran dari petunjuk teknis protap penggunaan radio komunikasi ini akan dikenakan sangsi.
