ABSTRAK
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membawa dam-pak besar terhadap bidang perpustakaan. Salah satunya ada-lah tersedianya pangkalan data elektronis yang memuat infor-masi yang dibutuhkan oleh peneliti dan dapat diakses baik se-cara off-line maupun on-line. Pengkajian ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan informasi yang bersumber pada sa-rana otomasi elektronis off-line dan on-line yang dilayankan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA). Pengkajian dilaksanakan pada bulan Oktober 2006 dengan menggunakan metode accidental sampling pada 21 responden. Aspek yang dikaji meliputi sumber informasi, cara penelusuran, subjek dan subsektor yang diminati, persepsi responden terhadap jurnal elektronis, pemanfaatan informasi yang diperoleh, dan masalah yang dihadapi. Hasil pengkajian menunjukkan bahwa CD-ROM TEEAL merupakan sumber in-formasi yang paling diminati responden. Penelusuran secara
on-line lebih disukai dibanding off-line. Subsektor yang
pa-ling diminati adalah hortikultura dengan subjek budi daya dan hama penyakit. Responden merasa puas dengan informasi yang diperoleh dari CD-ROM TEEAL dan ProQuest. Informasi yang diperoleh dimanfaatkan untuk mengikuti perkembangan dan menambah ilmu. Masalah utama yang dihadapi respon-den adalah kesulitan akses, biaya mahal, dan waktu akses ter-batas.
ABSTRACT Assessment on Electronic Databases efficiency
Information and communication technology development brings wide impacts on human life, including the library activities like providing electronic information databases which are suitable for and needed by users, especially the researchers, and either could be accessed through off-line or on-line. This study was carried out in October 2006 to find out how far and effective is the kind information used by the Indonesian Center for Agricultural Library and Technology Dissemination users. Accidental sampling method was used in disseminating questionnaires to 21 respondents. The aspects studied were information sources, searching system, interested subjects and subsectors, respondent perception on electronic
journal, obtained information utilization, and problems and constraints faced by users. The results showed that information contained in CD-ROM TEEAL was the most interested by users, and on-line searching was more favored than off-line. The most favored subsector was horticulture, and the subjects were farming and pests and diseases. Respondents were satisfied getting information from CD-ROM TEEAL and ProQuest. The obtained information was used to follow scientific development and to improve their knowledge. The problems and constraints faced by respondents were accessibility cost highness and limited time.
Keywords: Information technology, electronic journal, information retrieval, perception
PENDAHULUAN
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membawa dampak besar terhadap bidang perpustakaan. Perpus-takaan harus mereposisi kembali peran dan fungsinya dalam menunjang kebutuhan informasi agar dapat memberikan pelayanan prima kepada pengguna (Tresna-wan 2004).
Upaya memberikan pelayanan prima ditempuh me-lalui berbagai cara, di antaranya perbaikan sarana pen-cari informasi (information retrieval tools), penyusun-an koleksi secara sistematis dpenyusun-an teratur agar mudah digunakan pengguna, serta penyusunan tata ruang yang nyaman dan menarik. Dalam hal isi (content) in-formasi, yang secara esensial dibutuhkan pengguna dan sejalan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, upaya memberikan informasi secara cepat, tepat subjek, dan tepat waktu ditempuh dengan meng-ubah materi informasi tercetak ke elektronis.
Perubahan media cetak ke media elektronis tidak mengubah jenis atau bentuk penyajian informasi; tetap berupa teks atau berbentuk bibliografis dengan sistem penyampaian atau penyaluran seperti yang biasa
dila-KAJIAN DAYA GUNA PANGKALAN DATA ELEKTRONIS
Etty Andriaty, Hendrawaty, dan Akhmad Syaikhu HS
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian Jalan Ir. H. Juanda No. 20 Bogor 16122
kukan. Pengguna datang ke perpustakaan untuk mencari informasi (off-line), atau mengajukan permintaan melalui saluran komunikasi tanpa harus datang ke perpustakaan (on-line). Salah satu sumber informasi yang banyak ditransfer ke media elektronis adalah jurnal ilmiah.
Jurnal ilmiah merupakan sumber informasi yang penting bagi peneliti untuk meningkatkan kualitas tulis-an atau laportulis-an hasil penelititulis-an. Walaupun sumber in-formasi tercetak tetap ada yang menggunakannya, peng-guna yang menginginkan informasi secara cepat, ringkas, atau lengkap dalam waktu singkat menuntut ketersediaan informasi dalam format media elektronis.
Dampak jurnal elektronis terhadap perilaku peneliti dan ilmuwan lain dalam mencari informasi telah banyak diteliti. Jette dan Seiden (2004) menyimpulkan bahwa jurnal elektronis sangat bermanfaat bagi peneliti karena dapat diakses langsung dari tempat bekerja serta ter-sedia fasilitas untuk download artikel. Menurut Galvin (2004), jika artikel jurnal tercetak hanya dapat menya-jikan simpulan atau riset statis maka jurnal elektronis mampu menyajikan link hypertext ke beberapa volume dari penelitian yang berkaitan atau bahkan ke sumber-sumber multimedia. Bagi perpustakaan, jurnal elektronis merupakan salah satu solusi mengatasi mahalnya harga majalah yang mengakibatkan jurnal-jurnal penting harus dihentikan langganannya.
Jurnal elektronis adalah suatu majalah dalam bentuk digital yang diterbitkan dan di-upload di internet atau www. Proses editorial jurnal elektronis tidak berbeda dengan jurnal tercetak. Naskah atau artikel dikirim oleh peneliti (penulis), kemudian dievaluasi oleh mitra bestari yang tergabung dalam dewan redaksi untuk menentukan kelayakan naskah diterbitkan. Yang membedakan ha-nyalah medianya (Llewellyn 2002) dan rentetan pena-nganan dan cara pelayanannya di perpustakaan.
Internet berperan sebagai salah satu media untuk mengarsipkan jurnal elektronis dan berbagi (sharing) informasi melalui pangkalan data bibliografis dan
full-text, direktori, daftar isi jurnal, laporan, data, katalog
perpustakaan, dan lain-lain. Jurnal elektronis yang di-muat di internet memungkinkan pengguna melihat-lihat (browsing) isinya, seperti halnya pengguna melihat-lihat jurnal tercetak di perpustakaan sebelum memutuskan untuk membacanya. Browsing dapat dilakukan secara hierarkis. Pengguna mengawalinya dari suatu menu jur-nal ke nomor (issue) jurjur-nal tersebut, kemudian ke daftar isinya. Browsing dapat pula dilakukan secara lateral,
yang memungkinkan pengguna menemukan suatu issue, artikel atau volume ke issue, artikel atau volume berikut-nya atau sebelumberikut-nya (Barber 2004).
CD-ROM, DVD-ROM, dan sumber on-line lainnya seperti pangkalan data bibliografis dan full-text sudah banyak tersedia di beberapa perpustakaan. Beberapa koleksi digital full-text yang tersedia dalam bentuk CD-ROM adalah ADINIS, IEEE/IEE, Electronic Library (IEL), dan ABI/INFORM (Mulla 2006). Untuk bidang pertanian, salah satunya adalah The Essential Electronic
Agricul-ture Library (TEEAL). Di samping dalam bentuk
CD-ROM, ada pula beberapa pangkalan data on-line melalui situs web. Salah satunya adalah ProQuest yang dapat dilanggan perpustakaan untuk meningkatkan jumlah dan mutu koleksi sekaligus memperkuat pelayanan informasi.
CD-ROM TEEAL merupakan basis data artikel leng-kap hasil penelitian pertanian produk Cornell University, terdiri atas satu keping CD-ROM indeks dan 426 keping CD-ROM yang berisi artikel lengkap. Pangkalan data ini mencakup 141 judul majalah yang terbit mulai tahun 1993 hingga 2005. Mulai tahun 2005, TEEAL tidak lagi di-kemas dalam CD-ROM, tetapi dalam media external
hardisk dengan fasilitas Local Area Network (LAN),
sehingga namanya pun berubah menjadi LAN-TEEAL. ProQuest merupakan jurnal elektronik produk Uni-versity Microfilms, AnnArbor, Michigan, dapat diakses secara on-line, memuat artikel lengkap dari 238 judul jurnal yang terbit di Amerika Serikat, Kanada, dan negara lainnya. Seluruh artikel ditampilkan dalam format ASCII
full-text, full-image, dan grafik. ProQuest memiliki
be-berapa pangkalan data yang dapat dilanggan untuk di-akses pengguna. Pangkalan data tersebut terbagi dalam beberapa subjek, antara lain sosial ekonomi, lingkungan, kesehatan, humaniora, pertanian, teknologi, politik, aga-ma, industri, dan hukum. Sesuai dengan tugas dan fung-si PUSTAKA maka pangkalan data yang dilanggan adalah yang berkaitan dengan pertanian, yaitu
Pro-Quest Agricultural Journals.
Pengkajian ini bertujuan untuk mengetahui peman-faatan informasi yang bersumber pada sarana otomasi elektronis off-line dan on-line. Sumber informasi off-line meliputi CD-ROM TEEAL, disket atau CD data, CD interaktif, dan CD Kumpulan Berita Indonesia (KBI), yaitu kliping elektronis dari 22 judul surat kabar nasional dan daerah. Sumber informasi on-line meliputi ProQuest dan situs PUSTAKA.
METODE
Penelitian dilaksanakan dengan menggunakan metode
accidental sampling. Responden adalah pengguna yang
berkunjung ke PUSTAKA dan bermaksud mencari in-formasi dengan menggunakan sumber inin-formasi elektronis serta beberapa responden dari luar.
Pengumpulan data dilakukan pada bulan Oktober 2006. Kuesioner disebarkan ke 25 responden, namun yang mengembalikannya hanya 21 orang, yang terdiri atas peneliti 10 orang, penyuluh 3 orang, dosen 1 orang, mahasiswa 5 orang, dan lainnya 2 orang. Aspek yang dikaji meliputi sumber informasi, cara menelusur, subjek dan subsektor yang diminati, persepsi responden terha-dap jurnal elektronis, pemanfaatan informasi yang diperoleh, dan masalah yang dihadapi dalam akses informasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebagai perpustakaan yang bertugas melayani kebu-tuhan pengguna akan informasi pertanian, PUSTAKA dituntut untuk menyediakan informasi, terutama in-formasi mutakhir yang relevan dengan kegiatan pem-bangunan pertanian umumnya, dan khususnya kegiatan penelitian. Informasi tersebut harus dapat diakses se-cara cepat dan sesuai dengan tuntutan peneliti di mana pun mereka berada.
Jenis informasi mutakhir umumnya tersedia dalam jurnal ilmiah, yang berupa artikel-artikel hasil penelitian terbaru. Jenis jurnal yang dapat diakses secara cepat adalah jurnal elektronis. Kesesuaian informasi yang diperoleh bergantung pada pangkalan data yang ter-sedia dan keberhasilan penelusuran informasi.
Sumber Informasi Jenis Pangkalan Data
Beberapa pangkalan data otomasi disediakan PUSTAKA, baik yang dapat diakses secara on-line maupun off-line. Pangkalan data yang dapat diakses secara on-line yaitu ProQuest dan situs PUSTAKA, sedangkan yang dapat diakses secara off-line adalah CD-ROM TEEAL, disket atau CD, CD interaktif, CD Kumpulan Berita Indonesia (surat kabar dan majalah), serta media lainnya. Pangkalan data yang memuat jurnal ilmiah adalah ProQuest, situs PUSTAKA, CD-ROM TEEAL, dan CD versi elektronis
jurnal ilmiah hasil pembelian maupun hadiah dari instansi lain.
Dari seluruh pangkalan data yang ada, yang paling diminati responden adalah CD-ROM TEEAL (11 res-ponden) diikuti ProQuest (10 resres-ponden) dan CD inter-aktif (9 responden). Hal ini dimungkinkan karena se-bagian besar responden yang berhasil dijaring adalah peneliti yang datang ke perpustakan dan memerlukan informasi dari jurnal ilmiah yang dimuat pada CD-ROM TEEAL dan ProQuest.
Tampilan Jurnal Elektronis
Jurnal elektronis dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk, yaitu teks lengkap (full-text), bibliografi dilengkapi dengan abstrak, dan tampilan bibliografis saja sedangkan teks lengkap terdapat pada jurnal tercetak. Hasil penelitian menunjukkan, 20 orang responden (95,24%) menyukai jurnal dalam bentuk full-text. Hal ini karena penelusuran melalui pangkalan data bibliografis memerlukan waktu yang lebih lama karena informasi lengkapnya perlu dicari di ruang koleksi. Penelusuran pada pangkalan data jurnal
full-text memungkinkan responden langsung
mendapat-kannya, membacanya bahkan mencetak atau
men-download informasi yang diperoleh.
Cara Penelusuran
Penelusuran secara on-line lebih disukai responden dibanding secara off-line, terbukti 9 responden menya-takan sangat sering dan 12 responden sering menelusur melalui sarana on-line. Tingginya frekuensi penelusuran secara on-line menunjukkan bahwa selain akan menda-patkan jurnal ilmiah dari ProQuest, responden dapat memperoleh informasi dari jurnal elektronis pada situs lainnya, seperti situs PUSTAKA dan Directory of Open
Access Journals (DOAJ).
Subsektor dan Subjek yang Diminati Pembagian subsektor dan subjek ditentukan berdasarkan bidang yang dikaji oleh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian ditambah subsektor perikanan. Subsektor yang paling diminati responden adalah hortikultura, dan subjek yang paling diminati adalah budi daya dan hama penyakit (Tabel 1).
Tabel 2. Kepuasan responden terhadap jurnal elektronis.
Tingkat Sumber informasi jurnal elektronis Situs ProQuest CD ROM kepuasan PUSTAKA T E E A L Sangat puas 1 2 2 Puas 5 1 0 6 Cukup puas 8 3 7 Kurang puas 4 0 1 Tidak puas 1 0 0
Tabel 3. Keterpenuhan kebutuhan informasi dari jurnal elektronis.
Tingkat Sumber informasi
keterpenuhan Situs ProQuest CD-ROM
PUSTAKA T E E A L Sangat terpenuhi 1 0 2 Terpenuhi 3 7 9 Cukup terpenuhi 1 0 3 7 Kurang terpenuhi 3 1 1 Tidak terpenuhi 1 0 0
Tabel 1. Subsektor dan subjek yang diminati responden. Subsektor/subjek Jumlah Persentase Subsektor Tanaman pangan 8 3 8 , 0 9 Tanaman perkebunan 3 1 4 , 2 8 Hortikultura 9 4 2 , 8 7 Peternakan 5 2 3 , 8 1 Perikanan 1 4,76 Lainnya 4 1 9 , 0 5 Subjek
Tanah dan agroklimat 3 1 4 , 2 8
Budi daya 9 4 2 , 8 7 Pemuliaan 6 2 8 , 5 7 Alsintan 1 4,76 Hama penyakit 9 4 2 , 8 7 Sosial ekonomi 6 2 8 , 5 7 Pascapanen 5 2 3 , 8 1 Koperpusdokinfo 1 4,76 Lainnya 2 9,52
Persepsi Responden terhadap Jurnal Elektronis Pengguna mengharapkan memperoleh informasi secara cepat, tepat, sesuai, dan mutakhir untuk memenuhi kebutuhannya. Delapan responden menyatakan situs PUSTAKA lambat diakses, dan 8 responden lainnya menyatakan cukup cepat. Pangkalan data yang lebih cepat diakses adalah CD-ROM TEEAL (11 responden) dan Pro-Quest (4 responden).
Ketepatan materi yang diperoleh sangat penting bagi pengguna perpustakaan. Informasi yang tepat berarti informasi tersebut relevan dengan masalah yang dicari. Dari hasil penelitian, 11 responden menyatakan materi yang diperoleh dari CD-ROM TEEAL tepat de-ngan kebutuhannya, dan 9 responden juga menyatakan ProQuest tepat dengan kebutuhannya. Tujuh res-ponden memperoleh informasi yang tepat dari situs PUSTAKA.
Sepuluh responden menyatakan informasi dari ProQuest sesuai dengan yang dicari, dan 8 responden memilih CD-ROM TEEAL karena lebih sesuai. Dengan demikian, kepuasan responden dapat dipenuhi oleh CD-ROM TEEAL dan ProQuest (Tabel 2). Responden
informasi melalui situs PUSTAKA, dan terpenuhi pula melalui ProQuest dan TEEAL (Tabel 3).
Kemutakhiran informasi yang diperoleh sangat penting bagi peneliti, karena penelitian perlu didukung oleh informasi terbaru yang relevan. Hasil penelitian menunjukkan 11 responden menyatakan informasi yang diperoleh dari ProQuest paling mutakhir, dan 12 res-ponden menyatakan informasi dalam TEEAL cukup mu-takhir. Informasi dalam ProQuest lebih mutakhir karena pangkalan data tersebut memuat jurnal-jurnal terbaru untuk subjek tertentu, bahkan judul-judul artikel yang akan terbit beberapa waktu yang akan datang pun telah ditampilkan dalam daftar isi.
Pemanfaatan Informasi
Tujuan pengguna mencari informasi beragam, antara lain untuk mengikuti perkembangan ilmiah, menambah pe-ngetahuan, menyusun bahan seminar atau lokakarya, menyusun materi penyuluhan, memecahkan masalah, komplementasi, serta menyusun proposal atau menulis artikel (Tabel 4). Dari berbagai tujuan tersebut, keperluan untuk mengikuti perkembangan ilmiah paling banyak
umumnya adalah ilmuwan atau mahasiswa sehingga perlu terus mengikuti perkembangan ilmu.
Masalah yang Dihadapi
PUSTAKA telah mengembangkan jurnal elektronis sekitar lima tahun, terutama yang tercakup dalam situs PUSTAKA, CD-ROM TEEAL dan ProQuest dilanggan sejak tahun 2001. Dalam memanfaatkan pangkalan data tersebut, pengguna maupun pustakawan menghadapi beberapa masalah, antara lain: (1) sistemnya rumit, (2) akses masih sulit, (3) biaya mahal, (4) fasilitas kurang memadai, (5) waktu akses terbatas, dan 6) standard operational
pro-cedures (SOP) tidak jelas. Tabel 5 memperlihatkan pendapat
responden terhadap masalah yang mereka hadapi dalam memanfaatkan jurnal elektronis yang tersedia di PUSTAKA. Masalah yang paling menonjol adalah kesulitan akses, biaya mahal, dan waktu akses terbatas. Kesulitan akses kemungkinan disebabkan pengguna kurang memahami cara penelusuran bila mereka melakukan penelusuran dari tempat kerja atau lainnya. Jika akses dilakukan di PUSTAKA, mereka tidak mendapatkan masalah karena dapat dibantu oleh pustakawan.
Biaya akses dan biaya pencetakan/download dibe-bankan kepada pengguna karena meskipun fasilitas yang digunakan milik pemerintah, tetap diminta pertang-gungjawaban penggunaannya. Biaya terutama dikena-kan untuk pengguna umum, sedangdikena-kan bagi peneliti Ba-dan Litbang Pertanian yang membawa surat keterangan dari instansi yang bersangkutan diberi keringanan biaya atau bahkan dibebaskan. Biaya ini sebenarnya cukup murah karena dapat dikompensasi dengan ketepatan dan kecepatan memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Masalah terbatasnya waktu akses dinyatakan oleh pengguna yang melakukan akses dari ruang pelayanan PUSTAKA, karena dibatasi oleh jam kerja perpustakaan yaitu pukul 08.00-16.00. Kurang tepatnya penggunaan kata-kata kunci juga akan memperlama proses pencarian informasi.
KESIMPULAN
Dari seluruh pangkalan data yang dimiliki PUSTAKA, CD-ROM TEEAL paling banyak diminati (11 responden), diikuti ProQuest (10 responden) dan CD interaktif (9 responden). Jurnal elektronis full-text paling diminati responden (95,24%). Penelusuran secara on-line lebih disukai dibanding penelusuran off-line. Subsektor yang paling diminati responden adalah tanaman hortikultura, dengan subjek budi daya dan hama penyakit. Materi yang diperoleh dari CD-ROM TEEAL, ProQuest dan situs PUSTAKA tepat memenuhi kebutuhan responden. Ke-sesuaian dan kepuasan responden diperoleh dengan mengakses CD-ROM TEEAL dan ProQuest. Informasi yang paling mutakhir diperoleh dari ProQuest dan dimanfaatkan terutama untuk mengikuti perkembangan dan menambah ilmu. Masalah dalam pemanfaatan pang-kalan data tersebut adalah kesulitan akses, biaya mahal, dan waktu akses terbatas.
DAFTAR PUSTAKA
Barber, D. 2004. Electronic publishing: a guide to electronic journal archives. On-line Journal of Issues in Nursing, 5(11) manuscript 7. [Available at: http://www.nursing world.org/ojin/topic 11/tpc11-7.htm]. [5 Desember 2006].
Tabel 4. Pemanfaatan informasi yang diperoleh dari jurnal elek-tronis.
Pemanfaatan informasi Jumlah responden Mengikuti perkembangan ilmiah 1 1
Menambah pengetahuan 7
Menyusun bahan seminar/lokakarya 4
Menyusun materi penyuluhan 3
Memecahkan masalah 4
Komplementasi 5
Menyusun proposal 5
Menyusun artikel 5
Lain lain 3
Tabel 5. Masalah yang dihadapi responden dalam memanfaatkan jurnal elektronis.
Masalah Jumlah responden
Sistem rumit 3
Kesulitan akses 7
Petugas layanan kurang kooperatif 0
Biaya mahal 5
Fasilitas tidak memadai 1
Waktu terbatas 5
Galvin, J. 2004. The next step in scholarly communication is the traditional journal dead? Electronic Journal of Academic and Special Librarianship 5(1) 13 p. [Avai. at: http://southernlibrarianship.icaap.org/content/ vol.5no1/ galvinj01.htm]. [5 Desember 2006]. Jette, H. and P. Seiden. 2004. My e-journal - exploring the
usefulness of personalized access to scholarly articles and services. Information Research 9(3): 1-21. [Available at: http://InformationR.net/ir/9-3/paper181. html]. [20 Juni 2005].
Llewellyn, R.D., L.J. Pellack, and D.D. Shonrock. 2002. The use of electronic-only journals in scientific research. Issues in Science and Technology Librarian-ship, (Summer) p. 1-16. [Available at:http://www. istl.org/02-summer/internet.html]. [20 Juni 2004].
Mulla, K.R. 2006. E-resources and services in engineering college libraries: a case study. Electronic Journal of Academic and Special Librarianship 7(3): 1-10. [Avail-able at: http://southernlibrarianship.icaap.org/content/ v07n01/mulla_ k01. htm]. [6 Desember 2006]. Tresnawan, A.D. 2004. Jurnal elektronik: berbagi
penga-laman proses berlangganan jurnal on-line di UPT Per-pustakaan UNISBA. Makalah disampaikan pada acara Silaturahmi dan Seminar Sehari “Kiat Sukses Me-ngembangkan Perpustakaan”, IPI Cabang Bandung dan UPT Perpustakaan ITB, 29 Desember 2004. [Available at: http://ipi.or.id/materi/IPI-kiat.doc]. [19 Desember 2006].
