MEMPERSIAPKAN INDIVIDU DI ORGANISASI
UNTUK MENGHADAPI PERUBAHAN
Oleh Dra. Psi. Wustari H Mangundjaya MOP Fakultas Psikologi Universitas Indonesia
Manusia merupakan aset penting dalam proses perubahan.
Wustari H Mangundjaya
Pengantar
Dengan perkembangan teknologi serta globalisasi maka terjadi berbagai perubahan yang cepat di segala bidang, baik pada bidang ekonomi, sosial, politik maupun budaya. Hal ini menimbulkan berbagai sikap atau reaksi individu dalam menghadapi berbagai perubahan tersebut. Sikap tersebut dapat tertampil secara positif (menerima) maupun negatif (menolak). Hal ini antara lain dipengaruhi oleh kesiapan individu dan organisasi dalam menghadapi suatu perubahan. Karena sikap manusia terhadap perubahan turut mempengaruhi efektivitas dari perubahan itu sendiri baik bagi individu tersebut sendiri maupun organisasi (Eales-White, 1994). Selain itu pula, hanya manusialah yang dapat membuat terjadinya suatu perubahan, baik itu sukses atau tidak perubahan tersebut (Smith, 1996). Manusia sangat berperan dalam proses maupun keberhasilan suatu perubahan, (Wilson, 1994, Smith, 1996, Eales-White 1994, dan Galpin, 1996). Oleh karenanya mempersiapkan individu serta mengembangkan berbagai kompetensinya diperlukan untuk dapat membantu dalam merencana, mengantisipasi sikap, reaksi, serta dampak dari suatu proses perubahan.
Sumber-Sumber Perubahan
Setiap perubahan di organisasi dapat berasal dari faktor eksternal organisasi atau internal organisasi (Wilson, 1994; Heifetz, 1995). Sumber-sumber perubahan tersebut antara lain berasal dari:
A. Luar organisasi:
Kondisi ekonomi nasional Nilai-nilai politik
Perubahan kondisi “pasar” Teknologi baru
Peraturan baru
Standard dan kualitas baru B. Dalam organisasi:
Visi, misi, dan filosofi baru Strategi baru
Redefinisi “core business”
Restrukturisasi dan re-engineering organisasi Kondisi sumberdaya manusia
Berbagai hal tersebut dapat menjadi sumber dari suatu perubahan. Dalam hal ini baik perubahan yang bersumber dari luar maupun dari dalam akan melalui suatu proses atau langkah-langkah serta prinsip yang perlu dilakukan untuk mengelolanya.
Jenis Perubahan
Galpin (1996) Delavigne & Robertson (1994), menyatakan bahwa terdapat beberapa jenis perubahan sebagai berikut:
1. Rutin
Pada umumnya perubahan yang terjadi telah direncanakan dan telah dibuat menjadi prosedur organisasi. Perubahan ini adalah reguler dan sistematis yang pada umumnya dilakukan secara periodik, dan dapat diantisipasi oleh para pegawai. Perubahan jenis ini disebut juga sebagai perubahan terkontrol (Delavigne & Robertson,1994).
2. Pengembangan
Perubahan jenis ini bertujuan untuk memberikan nilai lebih dari apa yang biasanya dilakukan oleh organisasi. Perubahan ini pada umumnya membuat koreksi terhadap kebijakan dan prosedur yang telah dibuat sebelumnya. Dalam hal ini pegawai biasanya merasa terancam dengan perubahan ini akan tetapi biasanya dapat memahami alasan perubahan saat dijelaskan. Disisi lain bila tidak tercapai akan dapat berubah menjadi khaos (Delavigne & Robertson,1994).
3. Inovasi
Jenis perubahan ini menuntut pegawai untuk berpikir kembali tentang bagaimana mereka berperilaku dan mengubah pola kerja jangka panjang. Perubahan-perubahan jenis ini biasanya didesain untuk menuju kebutuhan masa depan organisasi dan mengantisipasi potensi masalah. Dengan kondisi tersebut, pekerja mungkin tidak memahami tujuan manajemen dan biasanya menolak untuk menerima perubahan itu. Hal ini menurut Delavigne & Robertson (1994), adalah apa yang biasa disebut dengan perubahan khaos .
Sikap Dalam Menghadapi Perubahan
Setiap perubahan pasti akan menimbulkan sikap dan reaksi tertentu dari setiap individu, dan sikap maupun reaksi yang ditampilkan tersebut akan mempengaruhi proses dari perubahan. Menurut Galpin (1996) sikap dan reaksi seseorang dapat terbagi ke dalam Sikap Efektif (Menolak), dan sikap Tidak Efektif (Menolak.). Ciri-ciri dari kedua sikap tersebut antara lain adalah sebagai berikut: a. Sikap efektif dalam menghadapi perubahan
Memberikan bantuan/dukungan Meningkatkan kooperasi/kerjasama
Menerangkan situasi, kondisi, dan proses perubahan
Memunculkan masalah penolakan ke permukaan untuk dibahas Menanggapi penolakan secara serius
Melibatkan semua individu dalam perubahan Melakukan negosiasi
b. Sikap tidak efektif dalam menghadapi perubahan Mempertahankan diri
Memberikan nasihat yang tidak perlu
Membujuk dan mempengaruhi orang lain supaya menolak Tidak menyetujui dan menolak perubahan secara terbuka
Disamping kedua sikap tersebut, setiap individu juga memiliki pilihan sikapnya masing-masing yang akan turut mewarnai sikap serta perilakunya dalam menghadapi perubahan yang pada akhirnya berdampak terhadap efektivitas perubahan. Untuk itu, Eales-White (1994) membagi sikap individu ke dalam 4 kategori, yaitu: 1. Logika Rasional; 2. Kontrol Negatif; 3. Fokus terhadap Manusia; dan 4. Positif dan Kreatif. Keempat sikap tersebut dinyatakan dalam diagram sebagai berikut (Gambar 1):
Gambar 1. Sikap dalam Menghadapi Perubahan
Intelektual Analisis dan Evaluasi (LR)
Eksplorasi dan Penemuan
(PK)
Emosional Menolak dan Bertahan (KN)
Menerima dan Membantu Orang Lain
(FM)
Otak Kiri Otak Kanan
Keterangan:
LR = Logika dan Rasional PK = Positif dan Kreatif
KN = Kontrol Negatif FM = Fokus terhadap Manusia
Sumber: Eales-White (1994).
Ciri-Ciri Sikap Dalam Menghadapi Perubahan
Eales-White (1994), menyatakan bahwa dari 4 jenis sikap individu dalam menghadapi perubahan ciri-cirinya adalah sebagai berikut:
1. Logika Rasional (LR) Tidak emosional
Terfokus pada logika dan rasional Tertarik pada fakta dan implementasi
Terfokus pada analisis peristiwa dan implikasinya
Cendrung untuk mengevaluasi dan mencari jawaban/alasan. 2. Kontrol Negatif (KN)
Emosional
Berpikir dan bersikap negatif Orientasi pada diri sendiri
Ingin tetap pada kondisi lama (rasa aman) Menolak adanya perubahan
Melawan organisasi dan lingkungan
Melawan dengan cara yang logis maupun tidak logis 3. Fokus terhadap Manusia (FM)
Menjajagi pengalaman perubahan
Lebih bereaksi emosional daripada intelektual
Tidak terfokus pada diri sendiri tetapi lebih pada orang lain yang terpengaruh perubahan
Kebutuhan emosional terpenuhi dengan cara bertukar pengalaman dengan orang lain
Memperoleh dan memberikan dukungan bagi mereka yang terpengaruh/ terkena akibat adanya perubahan
4. Positif dan Kreatif (PK)
Menikmati adanya perubahan Berani mengambil resiko
Ingin berperan pada perubahan dan masa yang akan datang
Cenderung untuk tidak terlibat secara emosional terhadap konsekuensi dari perubahan tersebut, baik pada diri sendiri maupun orang lain
Lebih terfokus pada dinamika perubahan Memiliki banyak ide dan pertanyaan
Melakukan penjajagan mengenai kemungkinan konsekuensi dari perubahan
Kendala & Hambatan Dalam Melakukan Perubahan
Kendala dan hambatan yang terdapat di organisasi dalam melaksanakan program perubahan akan dapat mempengaruhi proses dan hasil suatu perubahan. Kendala dan hambatan tersebut dapat menjadi sumber penolakan individu dalam menghadapi perubahan. Menurut (Wilson, 1994, Galpin 1996, dan Plant 1987 ), hal ini antara lain berhubungan dengan:
A. Sistem dan proses perubahan (Perubahan itu sendiri)
Sistem dan proses perubahan pada umumnya dipengaruhi oleh tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang. Sehingga penolakan terhadap perubahan dapat dikarenakan:
Perubahan yang diusulkan tidak menunjukkan adanya kemajuan Tidak adanya kejelasan arah perubahan
Perbedaan persepsi tentang kebutuhan untuk berubah Kurangnya kepercayaan bahwa tujuan dapat tercapai B. Sumberdaya manusia
Sumberdaya manusia sangat berpengaruh pada efektivitas suatu perubahan, hal ini antara lain:
sikap penolakan/oposisi dari sumberdaya manusia yang terlibat. pelaku perubahan (perubah/change agent) yang kurang handal. keterbatasan sumberdaya manusia.
Ketakutan akan sesuatu yang tidak diketahui
Ketakutan akan kehilangan sesuatu yang berharga (status, kekuasaan, dsb) Terlalu terikat/terpaku pada cara-cara lama
Ketakutan akan kegagalan
Ketidak-mampuan untuk menghadapi kritikan Ancaman terhadap keterampilan dan kompetensi Tidak melihat adanya keuntungan
Takut terlihat bodoh Enggan untuk mencoba
Enggan untuk melepaskan kebiasaan lama C. Sistem Manajemen dan Iklim Organisasi
Sistem dan lingkungan organisasi dapat berhubungan dengan: iklim dan budaya organisasi
struktur, proses, dan sistem organisasi Kurang taktis
Kurang adanya keyakinan & kepercayaan pada manajemen Kurang adanya model perilaku
Faktor sejarah yang kurang mendukung
Rendahnya kepercayaan terhadap iklim organisasi Hambatan budaya organisasi
D. Prosedur Perubahan
Tidak/kurang adanya partisipasi Tidak/kurang/salah informasi Waktu yang salah
Proses yang terlalu cepat
Tidak ada persetujuan dan komitmen tentang tujuan untuk berubah
Dari sumber-sumber penolakan tersebut di atas, tampak bahwa faktor individu (masalah pribadi) adalah yang paling banyak menjadi sumber penolakan dalam suatu perubahan.
Piramida Dan Tindakan Mengatasi Penolakan Perubahan Pada Individu
Selain kategori dan bentuk penolakan seperti yang disebutkan di atas, Galpin (1996) mengatakan bahwa sebenarnya penolakan terhadap perubahan dapat disebabkan karena: a. tidak mengetahui; b. tidak dapat; dan c. tidak mau; yang tercermin pada piramida penolakan seperti di bawah ini (Gambar 2.)
Gambar 2. Piramida penolakan
Sumber: Timothy J. Galpin (1996): The Human Side of Change; Jossey-Bass Publishers, San Fransisco
Galpin (1996) menyatakan bahwa dari piramida tersebut, tingkatan resistensi pertama adalah yang berhubungan dengan pengetahuan (tidak mengetahui). Dalam hal ini pengetahuan dapat diberikan melalui informasi mengenai proses perubahan. Informasi tersebut harus berdasarkan atas keinginan tahu pihak manajemen dan pegawai.
Gambar 3. Tindakan untuk Mengatasi Penolakan
Sumber: Timothy J. Galpin (1996): The Human Side of Change; Jossey-Bass Publishers, San Fransisco Not willing (tidak mau) Not able (tidak mampu) Not knowing (tidak mengetahui) Menetapkan tujuan, melakukan peng-ukuran, melakukan pembinaan dan um-pan
balik, memberi-kan penghargaan dan
pengakuan.
Mendidik dan melatih hal-hal baru dalam keterampilan, teknik manajemen, dsb. Mengkomunikasikan Apa, Mengapa, Bagaimana, Bilamana, Siapa, dsb Not willing (tidak mau) Not able (tidak mampu) Not knowing (tidak mengetahui)
Hasil Penelitian Sikap Individu Terhadap Perubahan
Beberapa penelitian yang telah dilakukan oleh Mangundjaya (2001, 2002) menunjukkan bahwa pada umumnya sikap dominan yang ditampilkan individu dalam menghadapi perubahan adalah cenderung untuk mendasarkan diri pada aspek logika dan rasional. Hal ini terdapat pada semua tingkatan jabatan, dan tidak terbatas pada aspek pendidikan maupun usia. Untuk itu, pendekatan yang terbaik dalam suatu proses perubahan adalah dengan cara mengkomunikasikan, mensosialisasikan, dan meyakinkan orang lain baik melalui fakta maupun informasi yang dapat diterima oleh akal pikiran. Hal ini tampaknya berhubungan dengan piramida penolakan Galpin (1996) yang menyatakan bahwa seringkali orang menolak suatu perubahan karena memang tidak tahu.
Reaksi dominan kedua yang ditampilkan seseorang dalam menghadapi perubahan adalah bersifat negatif (kontrol negatif), yaitu cenderung untuk bereaksi secara emosional terhadap perubahan yang dianggapnya kurang positif. Bila dihubungkan dengan piramida penolakan dari Galpin (1996), hal ini tampaknya berada pada sikap penolakan yang disebabkan karena tidak/kurang adanya keinginan. Jenis ini biasanya memunculkan sikap negatif terhadap perubahan. Untuk itu pendekatan yang perlu dilakukan antara lain adalah melakukan pendekatan individual dengan cara memberikan penghargaan, pengakuan, persuasi, dan negosiasi tanpa harus ikut terlibat menjadi emosional.
Gambaran dari sikap terhadap perubahan tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4: Profil sikap terhadap perubahan (N = 663) 68.8 21.1 5.3 5 0 20 40 60 80
Logika Rasional Kontrol Negatif Fokus pada
Manusia
Positif Kreatif
SIKAP TERHADAP PERUBAHAN %
(n = 455)
(n = 33) (n = 35)
(n = 140)
Hubungan antara Sikap Kerja dengan Sikap terhadap Perubahan Organisasi
Setiap manajemen menginginkan para pegawai untuk memiliki sikap yang positif terhadap perubahan, dan hal ini ternyata berhubungan pula dengan sikap kerja seseorang, yang antara lain tertampil pada pelibatan kerja dan komitmennya dalam bekerja. Penelitian yang dilakukan oleh Aritonang dan Mangundjaya (Mangundjaya, 2002), menunjukkan adanya korelasi antara pelibatan kerja seseorang dengan sikap terhadap perubahan organisasi. Begitu
pula halnya dengan komitmen terhadap organisasi juga memiliki korelasi positif yang signifikan dengan sikap terhap perubahan (Pratiwi dan Mangundjaya, 2002 (Mangundjaya 2002).
Kiat Mempersiapkan Individu Untuk Menghadapi Perubahan
Salah satu yang menjadi dasar dari adanya perubahan perilaku adalah memunculkan kesadaran akan pentingnya suatu perubahan. Bila hal ini telah dapat dilakukan, maka proses selanjutnya diharapkan akan dapat menjadi lebih lancar. Kiat-kiat dan pendekatan di bawah ini dapat digunakan untuk mempersiapkan individu dalam menhadapi perubahan di organisasi (Clark, 1991), Smith (1996), Mure (1996) & Galpin (1996). Kiat-kiat tersebut antara lain adalah:
1. Memberi informasi, sosialisasi, dan meyakinkan
Hal ini antara lain dapat dilakukan dengan cara: memberikan informasi, memberikan argumentasi, menyatakan perlunya perubahan; mendorong seseorang untuk mempelajari proses perubahan tersebut dan merangsang seseorang untuk mengetahui kenyataan yang ada. Kegiatan ini perlu dilakukan di awal suatu proses perubahan, karena seperti diketahui bersama, tingkatan resistensi pertama dari penolakan adalah berhubungan dengan tidak tahu, sehingga dengan adanya pemberian informasi dan fakta yang dikomunikasikan dan disosialisasikan dengan baik reaksi penolakan tersebut akan dapat diatasi.
2. Memberi Inspirasi
Hal ini antara lain dapat dilakukan dengan cara: menunjukkan antusiasme, dan kepercayaan terhadap perubahan; memberikan semangat; memberi tanggung jawab individu untuk berperan-serta dalam perubahan, dan membantu individu untuk mengembangkan potensinya.
3. Mengarahkan
Dalam hal ini diupayakan untuk dapat menjaga hasil kinerja supaya tetap merupakan tujuan utama dari perubahan perilaku maupun keterampilan. 4. Pendekatan individual
Yaitu dengan cara mendengarkan secara cermat apa yang dikatakan oleh individu dan mempercayainya serta tetap menjaga dan menjalin hubungan dengan semua orang pada semua tingkatan di organisasi
5. Memberikan dukungan
Hal ini dapat dilakukan antara lain dengan cara: menempatkan individu pada posisi dimana mereka dapat belajar melalui perbuatan; memberikan informasi maupun dukungan yang diperlukan untuk dapat menghasilkan kinerja yang diinginkan; dan memberikan dukungan yang tepat, yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
6. Mempersiapkan dan mengembangkan kompetensi individu.
Yaitu dengan cara memberikan berbagai pelatihan dan kursus untuk meningkatkan kemampuan, keterampilan, dan kompetensi individu. Hal ini perlu dilakukan untuk mempersiapkan individu serta mencegah munculnya penolakan individu yang disebabkan karena faktor ketidak-mampuan.
7. Meningkatkan kreativitas & inovasi
Yaitu dengan cara melakukan improvisasi dan inovasi. Hal ini antara lain merupakan cara terbaik untuk menghasilkan kinerja yang efektif dalam menghadapi perubahan.
8. Membiarkan individu untuk memilih sikap
Hal ini dapat dilakukan dengan cara: menerima kebutuhan dan hak seseorang untuk menolak perubahan serta memberikan waktu dan kebebasan bagi seseorang untuk menentukan sikapnya.
9. Negosiasi
Yaitu dilakukan dengan cara memberikan pemahaman terhadap biaya maupun keuntungan yang akan terjadi dan memberikan penekanan pada aspek keuntungan, serta melakukan negosiasi pada kelompok dan individu. 10. Pendekatan/orientasi tim
Hal ini antara lain dapat dilakukan dengan cara menggunakan pendekatan kinerja tim dan membangun dukungan dalam kelompok.
11. Memberi contoh & hasil yang konkret
Yaitu membuat penerimaan secara nyata melalui contoh konkret 12. Mengembangkan desain & iklim organisasi yang kondusif
Yaitu dengan cara meyakinkan bahwa setiap orang selalu mengetahui kinerjanya masing-masing yang dihubungkan dengan hasil pada keseluruhan organisasi sebagai akibat dari perubahan. Dalam hal ini iklim organisasi yang kondusif akan dapat menunjang percepatan hal tersebut. 13. Melakukan Pemaksaan
Yaitu menjelaskan pada mereka yang masih menolak/menentang bahwa mereka harus mengikutinya. Pendekatan ini diharapkan dilakukan bila pendekatan lainnya sudah tidak berhasil, sehingga merupakan alternatif terakhir.
Penutup
Perubahan saat ini sangat cepat sehingga diharapkan setiap individu serta organisasi memiliki kesiapan dalam menghadapinya. Untuk itu diharapkan dengan adanya pemahaman mengenai perubahan, proses, strategi menghadapinya, maupun kesadaran akan pentingnya peran serta individu di dalamnya diharapkan akan dapat ikut membantu dalam menghadapi perubahan tersebut.
Daftar Pustaka
Clark, Neil (1991), Managing Personal Learning and Change, McGraw Hill International (UK) Ltd.
Delavigne, Kenneth T. & Robertson, J. Daniel (1994), Deming’s Profound Changes, Prentice Hall Inc., New Jersey, USA.
Eales-White, Rupert (1994), Creating Growth from Change – How You React, Develop and Grow, McGraw Hill International (UK) Ltd.
Firth, David (1999), Smart Things to Know about Change, Capstone Publishing Ltd., USA.
Galpin, Timothy J. (1996), The Human Side of Change, Josey Bass Publishers, San Francisco, USA.
Heifetz, Michael L. (1995), Leading Change Overcoming Chaos, S. Abdul Majeed & Co., Malaysia.
Mangundjaya, Wustari H. (2001), Memanajemeni perubahan dalam Sjabadhyni dan rekan, Pengembangan Kualitas Sumber Daya Manusia dari Perspektif PIO, Bagian PIO Fakultas Psikologi Universitas Indonesia.
Mangundjaya, Wustari H. (2002), Dimensi Sikap kerja dan Hubungannya Dengan Sikap Terhadap Perubahan Organisasi, Hasil Penelitian Fakultas Psikologi Universitas Indonesia.
Maurer, Rick (1996), Beyond the Wall of Resistance, Bard Book, Inc., Texas, USA. Plant, Roger (1987), Managing Change and Making It Stick, Harper Collins Publishers,
London, United Kingdom
Smith, Douglas K. (1996), Taking Charge of Change, Perseus Books, USA Wilson, Terry (1994), A Manual for Change, Gower England
