LAPORAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAH BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG TAHUN 2016

(1)

LAPORAN KINERJA INSTANSI

PEMERINTAH

BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN

DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG

TAHUN 2015

P

E

M

E

R

I

N

T

A

H

K

O

T

A

P

A

L

E

M

B

A

N

G

T

(2)

vi

Ikhtisar Eksekutif ... i

Kata Pengantar ... iv

Daftar Isi ... vi

Daftar Tabel ... vii

BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Gambaran Umum ... 1

1.2. Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi ... 2

1.3. Struktur Organisasi ... 6

1.4. Maksud dan Tujuan ... 9

1.5. Sistematika Penyajian ... 11

BAB II. PERENCANAAN STRATEGIS DAN PERJANJIAN KINERJA 2.1. Rencana Strategis (umum) ... 13

2.1.1. Visi dan Misi ... 15

2.1.2. Tujuan ... 15

2.1.3. Sasaran ... 16

2.1.4. Program Instansi ... 16

2.2. Rencana Kinerja Tahun 2015 ... 20

2.3. Perjanjian Kinerja 2016 ... 20

2.4. Indikator Kinerja Utama (IKU) ... 22

BAB III. AKUNTABILITAS KINERJA 3.1. Capaian Kinerja ... 24

3.2. Realisasi Anggaran ... 33

BAB IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Hasil Capaian Kinerja SKPD Tahun 2014 ... 39

4.2. Permasalahan yang berkaitan dengan Pencapaian Kinerja ... 40

4.3. Solusi Pemecahan Masalah ... 41

LAMPIRAN

1. Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Tahun 2015

2. Pengukuran Kinerja (PK) Tahun 2015

3. Penatapan Kinerja Tahun 2015

4. Perjanjian Kinerja Tahun 2016

(3)

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Komposisi Pegawai Berdasarkan Pendidikan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Tahun 2015 ... 6 Tabel 2. Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang (Misi 1) Tahun 2015 ... 25 Tabel 3. Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Palembang (Misi 6) Tahun 2015 ... 29 Tabel 4. Perbandingan antara Realisasi Kinerja serta Capaian Kinerja Tahun 2015

dengan Tahun 2014 Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota

Palembang ... 31 Tabel 5. Perbandingan Realisasi Kinerja 2015 dengan Target Jangka Menengah yang terdapat pada RENSTRA Tahun 2016 ... 32 Tabel 6. Target dan Realisasi APBD Barpusdok Tahun 2015 ... 34 Tabel 7. Realisasi Serapan Anggaran Barpusdok Tahun 2015 ... 37

(4)

i

Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, serta mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Kota Palembang Tahun 2013-2018, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang melaksanakan penerapan sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah melalui penyusunan Rencana Strategis tahun 2013-2018, Penyusunan Rencana Kerja Tahun 2015 serta Laporan Kinerja Instansi Pemerintah tahun 2015.

Untuk mewujudkan kinerja yang diharapkan, sasaran yang ingin dicapai pada tahun 2015 sebagai berikut :

1. Penerapan Arsip Secara Baku

2. SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital

3. Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik

4. Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

5. Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah

6. Pengunjung Perpustakaan

Bedasarkan hasil evaluasi dan analisis terhadap pencapaian kinerja sasaran diperoleh untuk hasil evaluasi dan analisis terhadap Penerapan arsip secara baku, SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital

didapat capaian sebesar 100%, sarana prasarana kearsipan yang

berfungsi dengan baik Untuk hasil evaluasi dan analisis terhadap Penerapan arsip secara baku, SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital, sarana prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik dan

(5)

i

kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan didapat capaian sebesar

200 % dan kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan didapat

capaian sebesar 140 %, capaian kinerja sasaran untuk Tingkat/Jumlah

Kunjungan Perpustakaan sebesar 111, 22 % dari target. Sasaran

tersebut dicapai melalui pelaksanaan Program dan Kegiatan Mobil Pintar (Perpustakaan Keliling), perpustakaan daerah kota Palembang dengan acara berbagai macam lomba, membentuk Taman Bacaan Masyarakat (ada 2 TBM), Perpustakaan kelurahan (21 Perpustakaan Kelurahan).

sedangkan untuk koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah dan

tingkat pengunjung perpustakaan masing-masing tercapai 117.42%.

Sasaran tersebut dicapai melalui pelaksanaan Program dan Kegiatan yang dianggap relevan sesuai dengan tujuan dan sasaran kearsipan.

Dalam pelaksanaan program dan kegiatan Tahun 2015, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang memperoleh dana anggaran yang bersumber dari APBD Kota Palembang sebagai berikut :

JUMLAH ANGGARAN BELANJA KEGIATAN APBD BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI

KOTA PALEMBANG TAHUN ANGGARAN 2015

No JENIS BELANJA JUMLAH ANGGARAN

1. BELANJA LANGSUNG Rp. 7.002.405.600,00-

2. BELANJA TIDAK LANGSUNG Rp. 2.903.610.381,60,-

JUMLAH Rp. 9.906.015.981,60,-

dan berhasil direalisasikan sampai tgl 31 Desember Tahun 2015, untuk Belanja Langsung dan Belanja Tidak langsung realisasi keuangan sebesar

Rp. 8.658.422.577,- atau 87,41 %.

Kendala dan hambatan yang dihadapi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang adalah sebagai berikut :

(6)

i

2. Belum terpenuhinya jabatan fungsional arsiparis

3. Masih rendahnya kesadaran dan pemahaman aparatur dan

masyarakat tentang perpustakaan, arsip dan dokumentasi;

Untuk mengatasi masalah tersebut, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang telah menetapkan strategi pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Terus mengajukan anggaran pembangunan gedung perpustakaan

pada tahun berikutnya.

2. Mengajukan usul pengangkatan calon Arsiparis;

3. Meningkatkan bentuk-bentuk Pembinaan dan pengawasan/monitoring

kearsipan di seluruh Dinas/Instansi, Kecamatan/Kelurahan maupun swasta di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang;

(7)

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke Khadirat Ilahi Robbi, karena atas Rahmat dan Karunia-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasai Kota Palembang tahun 2015.

Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan ini merupakan perwujudan salah satu indikator (tolok ukur) dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance), dan

berkaitan dengan Kinerja Instansi Pemerintah dalam memberikan pelayanan prima serta menyampaikan pertanggungjawaban kinerja kepada pemerintah dan masyarakat pada umumnya.

Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan ini secara garis besar berisikan informasi mengenai rencana kinerja dan capaian kinerja yang telah dilaksanakan dalam Tahun Anggaran 2015 yang mengacu kepada Rencana Strategi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Tahun 2013 – 2018.

Secara yuridis formal Laporan Kinerja Instansi ini disusun sebagai tindak lanjut dari Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, dengan berpedoman pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014

(8)

iv

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah ini, kami telah berupaya secara optimal, namun kami menyadari bahwa dalam penyusunannya masih jauh dari sempurna dan belum sepenuhnya dapat memenuhi harapan sebagaimana mestinya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka, masukan dan saran yang konstruktif sangat kami harapkan untuk perbaikan serta penyempurnaan penyusunan laporan di tahun yang akan datang.

Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya dalam mengevaluasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang.

Palembang, Januari 2016 Kepala Badan Arsip, Perpustakaan dan

Dokumentasi Kota Palembang

Drs. H. Hanafiah, MM

Pembina Tingkat I Nip. 19581010 197803 1 003

(9)

: Palembang

: Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

1 Penerapan Arsip Secara Baku 15.69 %

2 SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital

2 SKPD 3 Sarana dan Prasarana kearsipan

yang berfungsi dengan baik

1 SKPD 4 Kegiatan peningkatan SDM

pengelola kearsipan

5 Keg 1 Koleksi Buku yang tersedia di

perpustakaan daerah 44.36 % 2 Pengunjung Perpustakaan 1.96 % Sasaran Strategis Palembang, Januari 2016 Target Drs. H. Hanafiah, MM Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah Lampiran RKT TAHUN 2015 Kota Nama SKPD

FORMULIR RENCANA KINERJA TAHUNAN

Dokumentasi Kota Palembang Kepala Badan Arsip, Perpustakaan dan

Indikator Kinerja Nip. 19581010 197803 1 003 (3) 1.2 Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum 1.1 Pembina Tingkat I (1) (2)

(10)

: Palembang :

1 Penerapan Arsip Secara Baku 15.69 % 15.69 % 100 %

2 SKPD 2 SKPD 100 %

3 Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik

1 SKPD 2 SKPD 200 %

4 Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

5 Keg 7 Keg 140 %

1 Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah

44.36 % 49.99 % 112.69 %

2 Pengunjung Perpustakaan 1.96 % 2.66 % 135.71 %

Drs. H. Hanafiah, MM Pembina Tingkat I Nip. 19581010 197803 1 003 1.1 Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1.2 Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum Palembang, Januari 2016 Kepala Badan Arsip, Perpustakaan dan

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi %

(1) (2) (3) (4) (5)

Kota

(11)

: Palembang :

1 Penerapan Arsip Secara Baku 15.69 % 15.69 % 100 % 9.80 % 9.80 %

2 SKPD 2 SKPD 100 % 1 SKPD 1 SKPD 3 Sarana dan Prasarana kearsipan yang

berfungsi dengan baik

1 SKPD 2 SKPD 200 % 1 SKPD 1 SKPD

5 Keg 7 Keg 140 % 4 Keg 4 Keg

44.36 % 49.99 % 112.69 % 43.55 % 51.14 %

2 Pengunjung Perpustakaan 1.96 % 2.18 % 111.22 % 1.87 % 2.66 %

Drs. H. Hanafiah, MM Pembina Tingkat I Nip. 19581010 197803 1 003 1.1 Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1.2 Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum Realisasi 2014 (1) (2) (3) (4) (5) (4) (5)

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target 2015 Realisasi 2015 % Capaian

2015 Target 2014

Lampiran PK

FORMULIR PENGUKURAN KINERJA TAHUN 2015

Kota

(12)

: Palembang

: Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

1 Penerapan Arsip Secara Baku 15.69 % 15.69 % 100 %

2 SKPD 2 SKPD 100 %

3 Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik

1 SKPD 2 SKPD 200 %

5 Keg 7 Keg 140 %

44.36 % 49.99 % 112.69 %

2 Pengunjung Perpustakaan 1.96 % 2.18 % 111.22 %

Pembina Tingkat I

Drs. H. Hanafiah, MM Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target 2015 Realisasi 2015 Persentase

2015 (4) 1.1 1.2 Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum (1) (2) (3) Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah (5) Kota Nama SKPD

(13)

Instansi Visi Misi Transisi 2008 2009 2010 2011 2012 2013 1.1 Terciptanya tenaga kerja yang berdaya saing internasional 1.1.1 Meningkatnya Minat Baca Masyarakat a Jumlah Kunjungan Perpustakaan % 0 0 14,000 16,880 20,256 24,307 1 Meningkatkan wawasan masyarakat 15 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan 2008-2013 a Ketersediaan sistem administrasi kearsipan yang handal

% 40 60 75 80 90 100 15 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

2008-2013

b Persentase arsip yang tersimpan baik

% 50 60 70 80 90 100 16 Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah 2008-2013 Nip. 19631217 198703 2 006 2008-2013 1 Meningkatnya sarana dan prasarana pendukung operasional aparatur 2008-2013 Palembang, Maret 2014

Kepala Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

Hj. Asmawati, S.Pd.,MM

100 18 Program peningkatan kualitas pelayanan informasi

17 Program pemeliharaan rutin/berkala sarana dan prasarana kearsipan Pembina Tingkat I % 100 100 100 100 100 40 75 2.1 Terwujudnya kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi SKPD 2.1.1 Meningkatnya kualitas pengelolaan arsip daerah c Ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan d Tingkat ketepatan pelayanan

Sasaran Indikator Kinerja Satuan

Target Indikatif Kebijakan 85 90 100 % 20 PERENCANAAN STRATEGIS PERIODE TAHUN 2008 - 2013 : Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

: Menjadikan Lembaga Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi yang diakui Nasional

: Membangun Sektor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi yang Professional dan Terpercaya

Program Keterangan

Tahun Capaian

(14)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Gambaran Umum

Badan Arsip, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kota Palembang, merupakan satuan kerja perangkat daerah yang menyelenggarakan tugas Pemerintah Kota Palembang khususnya dalam bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi yakni menyangkut pembinaan, penataan, pengelolaan arsip, perpustakaan dan dokumentasi instansi pemerintah, swasta, BUMD dan masyarakat dalam lingkungan Pemerintah Kota Palembang serta menumbuh kembangkan minat baca masyarakat dalam rangka

mencerdaskan kehidupan bangsa.

Perkembangan pembangunan Kota Palembang hingga tahun 2015 jelas memberikan dampak yang sangat berarti bagi terlaksananya program kegiatan pada Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Dalam perjalanannya, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang, telah berupaya mewujudkan keterkaitan dan kerjasama antar instansi baik horizontal maupun vertikal melalui koordinasi dalam upaya penelusuran, pembenahan, penataan kearsipan. Hal ini tercermin dari berbagai kegiatan pembinaan internal dan eksternal yang telah dilakukan selama tahun 2015, yang meliputi: pengembangan

(15)

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Laporan Kinerja Instansi Pemerintah

Tahun 2015

2

sumber daya manusia baik pengelola kearsipan dan pengelola perpustakaan.

Bahwa kegiatan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota

Palembang merupakan tolok ukur capaian kinerja meliputi

pengembangan sumber daya manusia melalui kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis, pembinaan kearsipan di unit instansi dalam lingkungan Pemerintah Kota Palembang, lomba perpustakaan sekolah dan lomba-lomba yang diselenggarakan dalam upaya menumbuh kembangkan minat baca masyarakat kota Palembang.

Prioritas kegiatan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang adalah melakukan pembinaan dan penataan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Palembang serta pembinaan perpustakaan dalam lingkungan Pemerintah Kota Palembang.

1.2. Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi

Sesuai Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 04 Tahun 2012 tentang Pembahasan kedua atas Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Palembang, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah di bidang arsip,

(16)

perpustakaan dan dokumentasi, untuk melaksanakan tugas pokoknya Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang mempunyai fungsi :

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip, perpustakaan dan

dokumentasi.

b. Mendukung penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang arsip,

perpustakaan dan dokumentasi.

c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang arsip, perpustakaan dan

dokumentasi

d. Pelaksanaan pelayanan teknis ketatausahaan Badan.

e. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

Kemudian dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud, berdasarkan Peraturan Walikota Palembang Nomor 47 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Palembang No. 51 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Lembaga Teknis Daerah Kota Palembang, bahwa Kepala Badan mempunyai fungsi :

a. Memimpin kegiatan Badan dan urusan kesekretariatan serta bidang

yang ada dalam lingkungannya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Walikota.

(17)

Tahun 2015

4

b. Penyusunan visi, misi dan rencana strategis Badan.

c. Perumusan, penjabaran dan pelaksanaan kebijakan teknis daerah

dibidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi.

d. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang arsip, perpustakaan dan

dokumentasi.

e. Penyelenggaraan usaha-usaha pembinaan terhadap pelaksanaan

bantuan baik bersumber dari Pemerintah maupun Swasta.

f. Pelaksanaan komunikasi, konsultasi dan kerjasama dengan unsur

Pemerintah Kota dan Instansi serta masyarakat dalam usaha pelaksanaan tugas dan fungsi.

g. Monitoring, evaluasi dan pelaporan.

h. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota.

Untuk kelancaran dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Badan dibantu oleh :

a. Sekretaris Badan

a.1. Kasubbag Umum dan Kepegawaian a.2. Kasubbag Keuangan

a.3. kasubbag Program, Evaluasi dan Pelaporan

b. Kepala Bidang Deposit, Pengolahan, Pelestarian dan Pelayanan

Perpustakaan.

(18)

b.2. Kasub. Bidang Pelestarian dan Pelayanan Peprustakaan

c. Kepala Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip In-aktif dan

Dokumentasi.

c.1. Kasub. Bidang Pengolahan Arsip In-Aktif dan Dokumentasi c.2. Kasub. Bidang Pelayanan Arsip In-Aktif dan Dokumentasi

d. Kepala Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip Statis dan

Dokumentasi.

d.1. Kasub. Bidang Pengolahan Arsip Statis dan Dokumentasi d.2. Kasub. Bidang Pelayanan Arsip Statis dan Dokumentasi

Selanjutnya sebagai gambaran mengenai keberadaan sumber daya aparatur pada Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagian besar berpendidikan sarjana. Hal ini merupakan salah satu pendorong dan motivasi untuk menciptakan budaya kerja yang kondusif dalam melaksanakan tugas. Adapun komposisi pegawai berdasarkan tingkat pendidikan per 31 Desember 2015 dapat dilihat pada tabel 1 berikut :

(19)

Tahun 2015

6 Tabel 1.

Komposisi Pegawai Berdasarkan Pendidikan Badan Arsip, Perpustakaan dan

Dokumentasi Kota Palembang Tahun 2015

No Pendidikan

_Golongan

Jumlah Tenaga

Jasa _{PNSD I}Non _{II III} _IV

1 SD 0 0 0 0 0 0 0 2 SLTP 0 0 0 0 0 0 0 3 SLTA 0 10 1 3 2 0 16 4 Sarjana Muda 0 0 0 2 2 0 4 5 Sarjana (S1) 1 12 0 1 4 4 22 6 Pasca Sarjana 0 0 0 0 5 8 13 Jumlah 1 22 1 6 13 12 55

Sumber : Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang, 2015 1.3. Struktur Organisasi

Dalam rangka melaksanakan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggung jawab sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor Undang-Undang 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, yang memberikan kesempatan luas kepada Daerah untuk mengatur dan mengurus rumah tangganya sesuai dengan aspirasi dan inspirasi masyarakat.

(20)

Atas dasar hal tersebut di atas, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, maka Pemerintah Kota Palembang telah menetapkan Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 04 Tahun 2012 tentang Pembahasan Kedua atas Peraturan Daerah Kota Palembang No. 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Palembang.

Kedudukan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang termasuk ke dalam Lembaga Teknis Daerah, yang merupakan unsur pendukung tugas Kepala Daerah, dipimpin oleh seorang kepala Badan yang berkedudukan dibawah serta bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah dengan tugas pokok melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah di bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 4 Tahun 2012, susunan organisasi Badan Arsip, Peprustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang terdiri atas :

a. Kepala Badan.

b. Sekretariat membawahi :

- Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian

(21)

Tahun 2015

8

- Sub. Bagian Keuangan

c. Bidang Deposit, Pengolahan,Pelestarian dan Pelayanan

Perpustakaan membawahi :

- Sub. Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Pustaka - Sub. Bidang Pelestarian dan Pelayanan Perpustakaan.

d. Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip Inaktif dan Dokumentasi membawahi :

- Sub. Bidang Pengolahan Arsip Inaktif dan Dokumentasi - Sub. Bidang Pelayanan Arsip Inaktif dan Dokumentasi e. Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip Statis dan Dokumentasi

membawahi :

- Sub. Bidang Pengolahan Arsip Statis dan Dokumentasi - Sub. Bidang Pelayanan Arsip Statis dan Dokumentasi f. Unit Pelaksana Teknis Badan

g. Kelompok Jabatan Fungsional

Adapun Struktur Badan Arsip, Pepustakaan dan Dokumentasi

(22)

1.4. Maksud dan Tujuan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah

Bahwa sebagai salah satu upaya meningkatkan pelaksanaan pemerintahan yang lebih berdayaguna, berhasil guna, bersih dan bertanggung jawab, dan untuk memantapkan pelaksanaan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah sebagai wujud pertanggungjawaban dalam mencapai misi dan tujuan instansi pemerintah, serta dalam rangka

perwujudan good governance yang merupakan syarat bagi setiap

STRUKTUR ORGANISASI BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG

KEPALA BADAN

KEL. JAB. FUNGSIONAL

SEKRETARIAT

SUBBAG.UMUM &

Kepegawaian SUBBAG. PROG, EVALUASI & PELAPORAN SUBBAG. KEUANGAN

BID.DEPOSIT DAN PENG.

BAHAN PUSTAKA

BID. PENG. DAN PELAYANAN DOKUMENTASI BID. PENG DAN PELAYANAN.

DOKUMENTASI

SUBBID DEPOSIT DAN PENG. BAHAN PUSTAKA

SUBBID PENGO. ARSIP STATIS DAN

DOKUMENTASI

PERPUSTAKAAN

SUBBID PELAY. ARSIP STATIS DAN

DOKUMENTASI

UPTB

SUBBID PELESTARIAN DAN PELAYANAN

ARSIP STATIS DAN ARSIP INAKTIF DAN

SUBBID PENGO. ARSIP INAKTIF DAN DOKUMENTASI SUBBID PELAY. ARSIP

INAKTIF DAN DOKUMENTASI

(23)

Tahun 2015

10

pemerintahan untuk mewujudkan aspirasi masyarakat dan untuk mencapai tujuan serta cita-cita berbangsa dan bernegara.

Atas dasar hal tersebut di atas, untuk mempertangungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, serta kewenangan pengelolaan sumber daya dengan didasarkan suatu perencanaan strategik yang ditetapkan oleh masing-masing instansi. Setiap instansi pemerintah yang merupakan unsur penyelenggara pemerintahan negara, berdasarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja, wajib memberikan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah yang merupakan dokumen berisi gambaran perwujudan Kinerja Instansi Pemerintah yang disusun dan disampaikan secara sistematik dan melembaga.

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah merupakan kewajiban untuk memberikan pertanggungjawaban kinerja dan tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif suatu organisasi. Sedangkan kinerja itu sendiri merupakan hal mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/program/ kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi. Oleh sebab itu maka Laporan Kinerja Instansi

(24)

Pemerintah merupakan perwujudan kewajiban suatu instansi pemerintah untuk mempertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan organisasi.

Adapun informasi yang diharapkan dari Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, yaitu guna mendorong instansi pemerintah untuk menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan sehingga beroperasi secara efisien, efektif dan responsif terhadap masyarakat, sehingga menjadi masukan dan umpan balik bagi pihak-pihak yang berkepentingan serta dapat menjaga terpeliharanya kepercayaan masyarakat.

1.5. Sistematika Penyajian

Bab I : Pendahuluan;

1.1. Gambaran Umum

1.2. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi 1.3. Struktur Organisasi

1.4. Maksud dan Tujuan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah 1.5. Sistematika Penyajian

Bab II : Perencanaan Strategis dan Perjanjian Kinerja

2.1. Rencana Strategis (Umum)

2.1.1. Visi dan Misi

(25)

Tahun 2015

12

2.1.3. Sasaran

2.1.4. Program Instansi

2.2. Rencana Kinerja Tahun 2014

2.3. Perjanjian Kinerja 2015

2.4. Indikator Kinerja Utama (IKU)

Bab III : Akuntabilitas Kinerja

3.1. Capaian Kinerja

3.2. Realisasi Anggaran

Bab IV : Penutup

4.1. Kesimpulan Hasil Capaian Kinerja SKPD Tahun 2013

4.2. Permasalahan yang berkaitan dengan Pencapaian Kinerja

4.3. Solusi Pemecahan Masalah

(26)

BAB II

PERENCANAAN STRATEGIS DAN PERJANJIAN KINERJA

2.1. Rencana Strategis (Umum)

Sebagaimana telah diamanatkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, disebutkan bahwa dalam penyelenggaraan pemerintahan, baik pemerintahan pusat maupun pemerintahan daerah wajib menetapkan/merumuskan rencana strategis.

Rencana strategis sebagai dasar dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban atas keberhasilan dan atau kegagalan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Rencana Strategis mengandung Visi, Misi, tujuan, saran, kebijakan, program dan kegiatan yang realistis dengan mengantisipasi perkembangan masa depan.

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai salah satu organisasi perangkat daerah, yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan dengan esselon II, telah mengambil

(27)

langkah-Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Laporan Kinerja Instansi Pemerintah

Tahun 2015

14

langkah kebijakan guna merumuskan dan menetapkan Rencana Strategis Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang yang disusun berdasarkan pertimbangan kondisi internal dan ekternal yang mempengaruhi terhadap kebijakan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang.

Rencana Strategis dibuat dengan tujuan untuk memberikan pedoman dan fasilitasi dalam penyelenggaraan pemerintahan umum demi tercapainya akuntabilitas kinerja. Dengan dirumuskannya Rencana Strategis ini, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang telah menetapkan arah perkembangan organisasi dengan pemahaman dan respon dari organisasi perangkat daerah lainnya.

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai unsur staf dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, agar berdaya guna dan berhasil guna, efisien dan efektif perlu mempunyai suatu Visi untuk menjadi acuan pencapaian kegiatan yang tertuang dalam perancangan Renstra secara menyeluruh. Renstra meliputi pengelolaan sumber daya, pengembangan indikator kinerja, cara pengukuran kinerja, evaluasi kinerja yang terintegrasikan secara sinergis dalam melaksanakan amanat institusional.

(28)

2.1.1. Visi dan Misi

Visi mempunyai peran yang paling penting dalam menentukan dinamika perubahan yang merupakan acuan dari setiap instansi-instansi

dalam melaksanakan kegiatan selama periode tertentu. Visi Badan

Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang adalah

“Mewujudkan Lembaga Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Yang Profesional Dalam Mendukung Palembang Emas 2018”

Untuk mewujudkan Visi tersebut Badan Arsip, Perpustakaan dan

Dokumentasi Kota Palembang menetapkan Misi yaitu : “Meningkatkan

Sistem Pengolahan Dan Pelayanan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi melalui peningkatan Sarana Prasarana dan Sumber Daya Manusia “

2.1.2. Tujuan

Adapun tujuan dan kegiatan Badan Arsip, Perpustakaan dan

Dokumentasi Kota Palembang adalah :

1. Memberdayakan Arsip sebagai tulang punggung, Manajemen dan

Pembangunan.

2. Mengoptimalkan layanan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi.

3. Melakukan pengabdian masyarakat melalui pelayanan prima.

(29)

Tahun 2015

16 2.1.3. Sasaran

1. Meningkatkan kuantitas dan kualitas arsip pemerintah.

2. Meningkatkan kuantitas dan kualitas layanan arsip, perpustakaan dan dokumentasi.

3. Meningkatkan kuantitas dan kualitas pengabdian masyarakat melalui pelayanan prima.

4. Meningkatkan kuantitas dan kualitas minat baca masyarakat.

2.1.4. Program Instansi

1. 01. Pelayanan Adminisrasi Perkantoran

2. 02. Peningkatan Sarana & Prasarana Aparatur

3. 03. Peningkatan Disiplin Aparatur

4. 05. Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

5. 06. Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja

dan Keuangan

6. 15. Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

7. 15. Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

8. 16. Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

9. 17. Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

(30)

2.2. Rencana Kinerja Tahun 2015

Sebagai penjabaran lebih lanjut dari Penyusunan Rencana Stategis (RENSTRA) Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang tahun 2013-2018, disusun suatu Rencana Kinerja (Performance Plan) setiap tahunnya. Rencana kinerja ini merupakan penjabaran target kinerja yang harus dicapai dalam satu tahun pelaksanaan yang menunjukkan nilai kuantitatif yang melekat pada setiap indikator kinerja, baik pada tingkat sasaran strategis maupun tingkat kegiatan, dan merupakan pembanding bagi proses pengukuran keberhasilan organisasi yang dilakukan akhir periode pelaksanaan.

Program dan Kegiatan Tahun 2015 adalah sebagai berikut : SASARAN STRATEGIS INDIKATOR _KINERJA

TARGET CAPAIAN KINERJA PROGRAM/KEGIATAN 1 2 3 4 1 Meningkatnya Pelayanan Administrasi Perkantoran Tingkat Layanan Administrasi Perkantoran 100 % 01. Program Pelayanan Administrasi Perkantoram

01. Penyediaan Jasa Surat

menyurat 02.

Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air & Listrik 06.

Penyediaan Jasa

Pemeliharaan & Perizinan Kendaraan Dinas / Operasional 07. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan 08. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor

10. Penyediaan Alat Tulis

Kantor

11. Penyediaan Barang

(31)

Tahun 2015 18 12 . Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/ Penerangan Bangunan Kantor 13. Penyediaan Peralatan

dan Perlengkapan Kantor 15.

Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan

17. Penyediaan Makan dan

Minuman 18.

Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah

20. Penyediaan Jasa Tenaga

Pegawai Tidak Tetap

2 Meningkatnya kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana aparatur Tingkat kelengkapan sarana dan prasarana aparatur 100% 02. Program Peningkatan Sarana & Prasarana Aparatur 05. Pengadaan Kendaraan dinas/operasional 22. Pemeliharaan Rutin/Berkala gedung kantor 24. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas / operasional 26. Pemeliharaan rutin/berkala perlengkapan gedung kantor. 42 Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor 3 Meningkatnya Kedisiplinan Aparatur Tingkat Disiplin Aparatur 100% 03. Program Peningkatan Disiplin Aparatur 02. Pengadaan Pakaian Dinas beserta perlengkapannya 05. Pengadaan Pakaian

Khusus hari-hari tertentu

07. Senam Kesegaran Jasmani 4 Meningkatnya kualitas aparatur Barpusdok Kapasitas aparatur meningkat 100% 05. Program Peningkatan Kapasitas Sum ber Daya Aparatur

01. Pendidikan dan Pelatihan

(32)

5 Meningkatnya Disiplin dalam Penyusunan & penyampaian laporan capaian kinerja dan keuangan Tingkat keakuratan & ketepatan waktu dalam penyusunan dan penyampaian laporan capaian kinerja dan keuangan 100% 06. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja Keuangan 01. Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Iktisar Realisasi Kinerja SKPD

02. Penyusunan Pelaporan

Keuangan Semesteran

04. Penyusunan Pelaporan

Keuangan Akhir Tahun

6 Meningkatnya kualitas pengelolaan arsip daerah Penerapan Pengelolaan Arsip Secara Baku 15,69 % 15. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 05. Pengadaan sarana penyimpanan

06. Kajian sistem administrasi

kearsipan SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital 2 SKPD 16. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

02. Pendataan dan Penataan

Dokumen/ Arsip Daerah 03.

Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika Sarana dan Prasarana Kearsipan yang berfungsi dengan baik 1 SKPD 17. Program Pemeliharaan Rutin/berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan 01. Pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip Kegiatan peningkatan SDM pengelola Keuangan 5 Keg 18. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Infromasi 01. Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip 03. Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta

(33)

Tahun 2015 20 7 Meningkatnya Minat Baca Masyarakat Koleksi Buku yang tersedia di Perpustakaan Daerah 44,36 % 15. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan Pengunjung Perpustakaan 1,96 % (26.507 org) 01. Pemasyarakatan Minat dan kebiasaan Membaca untuk mendorong terwujudnya Masyarakat Pembelajar

02. Pengembangan Minat

dan Budaya Baca 09.

Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah

2.3. Perjanjian Kinerja 2016

Dokumen Perjanjian Kinerja merupakan suatu dokumen pernyataan kinerja / kesepakatan kinerja / perjanjian kinerja antara atasan dan bawahan, untuk mewujudkan target kinerja tertentu berdasarkan pada sumber data yang dimiliki oleh instansi.

Perjanjian Kinerja dimanfaatkan oleh setiap pimpinan instansi pemerintah untuk memantau dan mengendalikan pencapaian kinerja organisasi, melaporkan capaian realisasi kinerja alam Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, menilai keberhasilan organisasi.

Dalam Rencana Kinerja Tahunan SKPD terdapat Sasaran yang ingin dicapai, yaitu :

1. Meningkatkan Pengelolaan Arsip Daerah secara baku

(34)

3. Sarana dan Prasarana Kearsipan yang berfungsi dengan baik

4. Meningkatkan SDM pengelola kearsipan

5. Menyediakan koleksi buku di perpustakaan daerah

6. Meningkatkan jumlah pengunjung perpustakaan daerah

Adapun Program yang wajib dilaksanakan untuk Strategi Pencapaian, yaitu :

1. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

- Pengadaan sarana penyimpanan.

2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

dengan kegiatan sebagai berikut :

- Pendataan, Penataan Dokumen Arsip Daerah.

3. Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana

Kearsipan dengan kegiatan sebagai berikut:

- Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana Pengolahan dan

Penyimpanan Arsip.

4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi sebagai berikut:

- Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip

- Sosialisasi Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah

/ Swasta.

5. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

(35)

Tahun 2015

22

- Pemasyarakatan Minat dan Kebiasaan Membaca untuk Mendorong

Terwujudnya Masyarakat Pembelajar.

- Pengembangan Minat dan Budaya Baca

- Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah

2.4. Indikator Kinerja Utama (IKU)

Indikator Kinerja Utama (IKU) dapat diartikan sebagai ukuran atau Indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan (Rumus Terlampir).

(36)

BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

Akuntabilitas kinerja adalah kewajiban untuk menjawab dari perorangan, badan hukum atau pimpinan kolektif secara transparan mengenai keberhasilan atau kegagalan dalam melaksanakan misi organisasi kepada pihak-pihak yang berwenang menerima pelaporan akuntabilitas.

Pengukuran Kinerja digunakan sebagai dasar untuk penelitian keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang dimaksud, yang ditetapkan dalam Visi dan Misi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Pengukuran yang dimaksud itu merupakan suatu hasil dari suatu penilaian yang sistematis dan didasarkan pada kelompok Indikator Kinerja Kegiatan berupa, hasil, manfaat dan dampak.

Penilaian dimaksud tidak terlepas dari penilaian dalam proses penyusunan/kegiatan yang dianggap penting dan berpengaruh terhadap pencapaian sasaran tujuan. Pada pembahasan Akuntabilitas Kinerja Tahun 2015 ini ada 2 (dua) aspek yang akan dibahas, yaitu :

1. Capaian Kinerja 2. Realisasi Anggaran

(37)

Tahun 2015

24 3.1. Capaian Kinerja

Capaian Kinerja dibuat harus sesuai dengan hasil pengukuran

kinerja organisasi, untuk mengetahui tingkat capaian kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang diukur dari masing-masing kelompok kinerja kegiatan. Pengukuran kinerja merupakan proses sistematis dan berkesinambungan yang digunakan sebagai dasar untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan visi dan misi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Pengukuran Kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang berdasarkan renstra dan RPJM Tahun

2013-2018 Kota Palembang yang tercantum dalam Misi 1 (satu) yaitu

“Menciptakan Tata Kelola Pemerintahan Yang Amanah Dan Berwibawa Serta Peningkatan Pelayanan Masyarakat “ dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini :

(38)

Tabel 2.

Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang (Misi 1)

Tahun 2015

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi % (1) (2) (3) (4) (5) 1.1 Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah

1 Penerapan Arsip Secara

Baku 15,69 % 15,69 % 100 % 2 SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital 2 SKPD 2 SKPD 100 % 3

Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik

1 SKPD 2 SKPD 200 % 4 Kegiatan peningkatan

SDM pengelola kearsipan 5 Keg 7 Keg 140 %

Sumber : Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang, 2015

Hasil capaian kinerja dari sasaran meningkatnya kualitas

pengelolaan arsip / dokumentasi daerah tahun 2015, semua indikator sasaran mencapai target yang ditentukan yakni :

i. Penerapan pengelolaan Arsip Secara Baku : 15,69 %

ii. SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital : 2 SKPD

iii. Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi

dengan baik : 2 SKPD

iv. Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan : 7 Kegiatan ad.1. Penerapan Pengelolaan Arsip Secara Baku adalah perbandingan antara jumlah SKPD yang sudah menerapkan sistem kearsipan secara

(39)

Tahun 2015

26

baku dengan jumlah SKPD yang ada di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang. Jumlah SKPD di Lingkungan Pemerintah Kota adalah 51 SKPD. Adapun Target tahun 2015 adalah 8 SKPD (15,69%) yang sudah harus menerapkan sistem kearsipan secara baku.

Berdasarkan analisa perhitungan dari hasil pantauan pembinaan kami, sudah ada 8 SKPD yang sudah menerapkan sistem kearsipan secara baku yaitu :

1. Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

2. Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Kelurahan Kota

Palembang

3. Dinas Tata Kota Palembang

4. Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu (KPPT) Kota Palembang

5. Sekretariat Daerah Kota Palembang Bagian Agraria dan Batas

Wilayah

6. Dinas Perhubungan Kota Palembang

7. Badan Lingkungan Hidup Kota Palembang

8. Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat

Adapun penerapan yang sudah dilakukan yaitu sudah menggunakan : Klasifikasi, kartu Kendali/buku agenda, kartu kendali surat masuk, kartu kendali surat keluar, kartu kendali lembar disposisi, jadwal retensi arsip (JRA), map gantung, map folder kuping, filling cabinet, depo

(40)

arsip, blangko deskripsi, daftar pencarian arsip (DPA), computer entry, printer cetak data, box arsip, rak arsip, rool opeck.

Realisasi Persentase Indikator sebesar 100 % telah memenuhi target yang ditetapkan sebesar 15,69 % (8 SKPD).

ad.2. SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital adalah Jumlah SKPD yang telah menggunakan aplikasi digital. Adapun SKPD yang sudah menerapkan pengarsipan secara digital adalah :

1. Badan Kepegawaian Diklat dan Daerah 2. Bagian Agraria dan Batas Wilayah

khususnya dalam penerapan arsip aktif. Realisasi Persentase indikator sebesar 100 % yaitu 2 SKPD dari Target 2 SKPD pada tahun 2015.

ad.3. Sarana Prasarana Kearsipan yang berfungsi dengan baik

adalah Target SKPD yang sudah mempunyai sarana dan prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik yaitu 1 SKPD. Realisasi Persentase indikator sebesar 200 % yaitu 2 SKPD dari target 1 SKPD tahun 2015 yaitu

Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Palembang dan Bagian Agraria dan Batas Wilayah.

(41)

Tahun 2015

28 Ad.4. Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan adalah Jumlah kegiatan yang dilaksanakan dalam upaya peningkatan SDM pengelola kearsipan. Adapun target pada tahun 2015 adalah 5 kegiatan, Realisasi Persentase indikator sebesar 140 % dengan 7 kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahun 2015 yaitu melalui :

1. Pembinaan Kearsipan

2. Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Non Keuangan dan

Non Kepegawaian

3. Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kepegawaian

4. Sosialisasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)

5. Diklat Dasar-Dasar Kearsipan

6. Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Subtantif

7. Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan

Pengukuran Kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang berdasarkan renstra dan RPJM Kota Palembang Tahun

2013-2018 juga tercantum dalam Misi 6 (enam) RPJM Kota Palembang

yaitu : “Melanjutkan Pembangunan Kota Palembang Yang Elok

Sebagai Kota Metropolitan Bertaraf Internasional, Beradat Dan Sejahtera” dapat di lihat pada Tabel 3 berikut :

(42)

Tabel 3.

Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi

Badan Arsip, Perpustakaan dan

Dokumentasi Kota Palembang (Misi 6)

Tahun 2015

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi % (1) (2) (3) (4) (5) 1.2 Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum

1 Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah 44,36 % 49,99 % 112.69 % 2 Pengunjung Perpustakaan 1,96 % 2,18 % 111,22 %

A.d 1. Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah adalah Jumlah koleksi judul buku yang tersedia di perpustakaan daerah dengan jumlah koleksi jumlah buku yang tersedia di perpustakaan daerah, jumlah koleksi judul buku di perpustakaan daerah saat ini adalah 29.394 examplar, jumlah koleksi buku di perpustakaan daerah saat ini adalah 38.199 examplar dengan target 44.36 persen dan realisasi 49.99 persen berarti Realisasi Persentase indikator sebesar 112,69 %.

A.d 2. Pengunjung Perpustakaan adalah jumlah kunjungan ke

perpustakaan selama 1 tahun di bagi dengan jumlah orang dalam populasi yang harus dilayani, target pengunjung perpustakaan daerah pada Rencana strategis (Renstra) Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM)

(43)

Tahun 2015

30

Kota Palembang tahun 2013-2018 adalah 28.007 dengan jumlah orang dalam populasi yang harus dilayani adalah 1.350.000 dengan persentase target 1,96 persen.

Realisasi pengunjung perpustakaan daerah pada tahun 2015 adalah 29.394 orang terdiri dari : pengunjung perpustakaan kota Palembang, pengunjung perpustakaan keliling, pengunjung Taman Bacaan Masyarkat dan Pengunjung Perpustakaan kelurahan, maka dari jumlah total pengunjung perpustakaan pada tahun 2015 di bagi dengan jumlah populasi yang harus dilayani sebanyak 1.350.000 orang maka persentase pengujung tercapai 2,18 %. Berdasarkan data ini maka Realisasi Persentase indikator pengujung perpustakaan sebesar 111,22 %.

Berdasarkan keterangan pada tabel Capaian Kinerja diatas maka dapat diketahui bahwa Tingkat Pencapaian Target Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang dilihat dari masing-masing Indikator Kinerja Kegiatan adalah 100 %, atau semua kegiatan

dapat dilaksanakan dengan baik.

Untuk melihat realisasi kinerja serta capaian kinerja tahun 2015 dengan tahun 2014 dapat dilihat pada table 4 di bawah ini :

(44)

Tabel 4.

Perbandingan antara Realisasi Kinerja serta

Capaian Kinerja tahun 2015 dengan tahun 2014

Badan Arsip, Perpustakaan danDokumentasi Kota Palembang

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target 2015 Realisasi 2015 % Capaian

2015 Target 2014 Realisasi 2014 % Capaian 2014 (1) (2) (3) (4) (5) (4) (5) (5) 1.1 Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1 Penerapan Arsip Secara Baku 15,69 % 15,69 % 100 % 9,80 % 9,80 % 100 % 2 SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital 2 SKPD 2 SKPD 100 % 1 SKPD 1 SKPD 100 % 3 Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik 1 SKPD 2 SKPD 200 % 1 SKPD 1 SKPD 100 % 4 Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

5 Keg 7 Keg 140 % 4 Keg 4 Keg 100,0 %

1.2 Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum 1 Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah 44,36 % 49,99 % 112,69 % 43,55 % 51,14 % 117,43 % 2 Pengunjung Perpustakaan _1,96 _% _2,18 _% _111,22 _% _1,87 _% _2,66 _% _142,25 _%

Berdasarkan keterangan pada tabel diatas maka dapat diketahui bahwa realisasi kinerja dan capaian kinerja tahun ini dengan tahun lalu menunjukkan masing-masing Indikator Kinerja Kegiatan mengalami peningkatan dan pencapaian persentase 100 %, atau semua kegiatan

(45)

Tahun 2015

32

Untuk melihat realisasi kinerja sampai dengan tahun 2015 dengan target jangka menengah 2016 yang terdapat dalam rencana strategis (RENSTRA) dapat dilihat pada table 5 di bawah ini :

Tabel 5.

Perbandingan Realisasi Kinerja 2015 dengan

target jangka menengah yang terdapat pada RENSTRA Tahun 2016

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target 2015 Realisasi 2015 Persentase

2015 Target 2016 Persentase pencapaian (1) (2) (3) (4) (5) (3) (5) 1.1 Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1 Penerapan Arsip Secara Baku 15,69 % 15,69 % 100 % 23,53 % 66,68 % 2 SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital 2 SKPD 2 SKPD 100 % 3 SKPD 66,67 % 3 Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik 1 SKPD 2 SKPD 200 % 1 SKPD 200 % 4 Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

5 Keg 7 Keg 140 % 5 Keg 140 %

1.2 Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum 1 Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah 44,36 % 49,99 % 112,69 % 44,98 % 111,14 % 2 Pengunjung Perpustakaan _1,96 _% _2,18 _% _111,22 _% _2,07 _% _105,31 _%

Berdasarkan keterangan pada tabel diatas maka dapat diketahui bahwa realisasi kinerja dan capaian kinerja tahun ini dengan tahun depan menunjukkan tren positif dalam pencapaiannya.

(46)

Perbandingan realisasi kinerja tahun 2015 dengan standar nasional tidak ada sehingga tidak dapat disajikan.

Keberhasilan dalam capaian kinerja operasional ini karena sudah berfungsinya peran pembinaan yang ditunjang oleh efektifitas dan efisiensi anggaran serta sumber daya telah berjalan dengan baik, dengan menjalankan program-program sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi Badan sesuai dengan Undang-undang No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan dan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

3. 2. Realisasi Anggaran

Alokasi dan realisasi anggaran pada suatu organisasi akan menentukan kelancaran tugas dan pencapaian tujuan yang terlebih dahulu ditetapkan, khusus Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sangat penting ditunjang oleh sektor keuangan atau anggaran yang memadai.

Oleh karena itu, pada Tahun 2015 Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang mengelola anggaran belanja untuk kegiatan

sampai dengan anggaran perubahan sebesar Rp 9.906.015.981,60,

(47)

Tahun 2015

34

a. Belanja Tidak Langsung sejumlah Rp 2.903.610.381,60

b. Belanja Langsung sejumlah Rp 7.002.405.600,00

Target dan Realisasi APBD Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang disajikan dalam Tabel 6 berikut :

Tabel 6.

Target dan Realisasi APBD Barpusdok Tahun 2015

Kegiatan Target Realisasi %

1 2 3 3 1.24 Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang 9.906.015.981,60 8.658.422.577,00 87,41

1.24 1 A. Belanja Tidak Langsung 2.903.610.381,60 2.737.674.122,00 94,29

B. Belanja Langsung 7.002.405.600,00 5.920.748.455,00 84,55 1 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran 2.452.196.000,00 2.134.501.056,00 87,04 1

Penyediaan Jasa Surat

Menyurat 15.000.000,00 4.408.000,00 29,39

2

Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air & Listrik

144.000.000,00 99.888.651,00 69,37 6 Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/Operasional 11.650.000,00 4.858.375,00 41,70 7 Penyediaan Jasa Administrasi Kuangan 229.716.000,00 177.180.000,00 77,13 8 Penyediaan Jasa Kebesihan Kantor 81.600.000,00 42.161.225,00 51,67 10

Penyediaan Alat Tulis

Kantor 180.000.000,00 176.986.500,00 98 11 Penyediaan Barang Cetakan & Penggandaan 123.000.000,00 118.332.500,00 96,21

(48)

Kegiatan Target Realisasi % 1 2 3 3 12 Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor 24.000.000,00 19.367.000,00 80,70 13 Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Gedung Kantor 882.000.000,00 878.516.000,00 99,60 15 Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan

1.800.000,00 1.485.000,00 82,50

17

Penyediaan Makan dan

Minuman 158.430.000,00 118.557.080,00 74,83

18

Rapat-rapat koordinasi & konsultasi ke luar daerah

200.000.000,00 135.010.725,00 67,51

20

Penyediaan jasa tenaga pegawai tidak tetap

401.000.000,00 357.750.000,00 89,21

2

Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 1.301.560.000,00 900.704.699,00 69,20 05 Pengadaan Kendaraan Dinas/Operasional 549.438.000,00 497.710.175,00 90,59 22 Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor 48.000.000,00 46.876.500,00 97,66 24 Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas 493.682.000,00 159.738.024,00 32,36 26 Pemeliharaan rutin/berkala perlengkapan gedung kantor 31.100.000,00 17.040.000,00 54,79 42 Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor 179.340.000,00 179.340.000,00 100,00 3 Program Peningkatan Disiplin Aparatur 112.550.000,00 111.028.000,00 98,65 2 Pengadaan Pakaian Dinas beserta perlengkapannya 39.000.000,00 39.000.000,00 100,00 5 Pengadaan Pakaian khusus hari-hari tertentu 73.550.000,00 72.028.000,00 97,93

(49)

Tahun 2015

36

Kegiatan Target Realisasi %

1 2 3 3 5 Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur 28.000.000,00 2.650.200,00 9,47 1 Pendidikan dan Pelatihan Formal 28.000.000,00 2.650.200,00 9,47 6 Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan

68.450.000,00 50.746.500,00 74,14

1

Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD 45.000.000,00 31.034.000,00 68,96 2 Penyusunan Pelaporan Keuangan Semesteran 10.225.000,00 9.325.000,00 91,20 4 Penyusunan Pelaporan

Keuangan Akhir Tahun 13.225.000,00 10.387.500,00 78,54

15 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 136.233.600,00 121.632.600,00 89,28 5 Pengadaan sarana penyimpanan 76.233.600,00 76.056.000,00 99,77 6 Kajian Sistem Administrasi Kearsipan 60.000.000,00 45.576.600,00 75,96 16 Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 755.110.200,00 587.477.000,00 77,80 2

Pendataan & Penataan

Dokumen Arsip Daerah 725.630.000,00 558.077.000,00 76,91

3 Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika 29.480.200,00 29.400.000,00 99,73 17 Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan 50.000.000,00 49.248.000,00 98,50 1 Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip 50.000.000,00 49.248.000,00 98,50

(50)

Kegiatan Target Realisasi % 1 2 3 3 18 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi 620.310.000,00 559.200.800,00 90,15 1 Penyusunan dan Penerbitan naskah sumber arsip 78.910.000,00 66.046.700,00 83,70 3 Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta 541.400.000,00 493.154.100,00 91,09 1.26 15 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

1.477.995.800,00 1.403.559.600,00 94,96

1

Pemasyarakatan minat & kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar 1.232.820.000,00 1.168.655.000,00 94,80 2 Pengembangan minat

dan budaya baca 56.160.000,00 48.626.000,00 86,58

9 Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah 189.015.800,00 186.278.600,00 98,55 Tabel 7.

Persentase Serapan Anggaran Barpusdok Tahun 2015

Belanja Alokasi Anggaran

(Rp) % alokasi Anggaran Realisasi (Rp) % Realisasi Selisih (Rp) % Selisih Serapan Anggaran (%) BTL 2.903.610.381,60 29,31 2.737.674.122,00 94,29 165.936.259,60 1,68 27,64 BL 7.002.405.600,00 70,69 5.920.748.455,00 84,55 1.081.657.145,00 10,92 59,77 Total 9.906.015.981,60 100,00 8.658.422.577,00 87,41 1.247.593.404,60 12,59 87,41

(51)

Tahun 2015

38

Berdasarkan Tabel diatas dan berdasarkan pagu anggaran belanja tidak langsung serapan anggaran sebesar 27.64 % dan belanja langsung serapan anggaran sebesar 59,77 % dengan total serapan anggaran sebesar 87,41 % dari total anggaran tahun 2015, namun secara fisik kegiatan terealisasi 100 %. Hal ini mengindikasikan bahwa program dan kegiatan yang disusun selama tahun 2015 telah terlaksana dengan baik. Dari tabel diatas juga terlihat efisiensi ditandai dengan adanya penghematan penggunaan dana untuk melaksanakan setiap program dan kegiatan. Nilai efisiensi terhadap penggunaan dana anggaran

tersebut, sebesar Rp. 1.247.593.404,60,- Selain efisiensi anggaran,

juga terdapat efektifitas kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang, efektifitas kegiatan ini digambarkan berdasarkan telah terlaksananya 34 kegiatan dengan nilai tingkat efektifitas 100 % atau telah terselenggaranya seluruh program dan kegiatan yang dianggarkan pada tahun 2015 dengan baik.

(52)

BAB IV PENUTUP

4.1 . KESIMPULAN HASIL CAPAIAN KINERJA SKPD TAHUN 2015

Laporan kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang tahun 2015, merupakan bentuk dari suatu pertanggung jawaban dari serangkaian perencanaan, pengukuran, evaluasi dan analisis capaian kinerja dalam rangka pencapaian Visi dan Misi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang selama tahun anggaran 2015.

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai instansi teknis yang melayani kegiatan kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi selalu berusaha untuk memanfaatkan sumber dana dan sarana yang ada dengan baik, dan berusaha melaksanakan tugas seoptimal mungkin.

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai pelaksana atau instansi teknis telah melaksanakan tugas / kegiatan baik kegiatan yang didanai seperti yang telah disampaikan di atas, maupun kegiatan yang tidak didanai sebagai implementasi dari tugas pokok dan fungsi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Dengan memperhatikan paparan yang disampaikan pada

(53)

Tahun 2015

40

point-point sebelumnya, tingkat keberhasilan pencapaian pelaksanaan tugas Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang secara umum dapat dikatakan berhasil, karena semua target yang ada dapat dicapai dengan baik. Pernyataan tersebut didukung oleh :

i. Hasil Pengukuran Kinerja dicapai 100 % untuk semua kegiatan atau

dilaksanakan dengan efektif dan efisien dari segi anggaran;

ii. Telah berjalannya fungsi pembinaan, yang diindikasikan dengan

mulai berjalannya pengelolaan pengarsipan secara baku di beberapa SKPD;

iii. Telah tersimpan dengan baik arsip-arsip yang telah di serahkan oleh

dinas instansi di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang di Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi;

iv. Jumlah pengunjung perpustakaan yang terus meningkatnya;

v. Telah terpenuhinya jabatan fungsional pustakawan sebanyak 2 (dua)

orang

4.2. PERMASALAHAN ATAU KENDALA YANG BERKAITAN DENGAN PENCAPAIAN KINERJA

Permasalahan atau kendala yang ditemui dalam pelaksanaan kegiatan, diantaranya :

(54)

1. Belum tersedianya gedung perpustakaan & arsip yang

representatif.

2. Belum terpenuhinya jabatan fungsional arsiparis

3. Masih rendahnya kesadaran dan pemahaman aparatur dan

masyarakat tentang perpustakaan, arsip dan dokumentasi;

4.3. STRATEGI PEMECAHAN MASALAH

Strategi yang dilaksanakan dalam menghadapi permasalahan tersebut adalah:

1. Terus mengajukan pembangunan gedung perpustakaan pada tahun

berikutnya.

2. Mengajukan usul pengangkatan calon Arsiparis;

3. Perlu peningkatan sumber daya manusia di bidang kearsipan

khususnya untuk jabatan fungsional arsiparis dengan magang dan sosialisasi ke Perpustakaan Nasional dan Arsip Nasional Republik Indonesia;

4. Meningkatkan bentuk-bentuk Pembinaan dan pengawasan/monitoring

kearsipan di seluruh Dinas/Instansi, Kecamatan/Kelurahan maupun swasta di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang;