BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar BelakangMenurut data Badan Pusat Statistik sampai bulan Nopember 2013 jumlah pengangguran terbuka yang ada di indonesia mencapai 5,77 persen dari jumlah penduduk Indonesia [1], salah satu penyebab pengangguran adalah minimnya kemampuan sumber daya manusia Indonesia untuk memenuhi kualifikasi pekerjaan dalam dunia kerja. Salah satu cara meningkatkan kualitas sumber daya manusia adalah dengan pendidikan dan pelatihan kerja, namun terdapat perbedaan antara pendidikan dan pelatihan kerja, sesuai undang-undang nomor 20 tahun 2003 pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara [2]. Sedangankan menurut peraturan pemerintah nomor 31 tahun 2006, Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan [3]. Pendidikan merupakan proses pengembangan kemampuan dengan tingkatan mulai dari sekolah dasar hingga tingkat perguruan tinggi dengan waktu yang panjang dan pada akhir proses akan mendapatkan gelar hal ini berbeda dengan pelatihan yang bertujuan pada peningkatan kemampuan pada bidang tertentu dalam jangka waktu yang relatif singkat dengan materi yang khusus dan biasanya pada akhir proses kegiatannya akan mendapatkan pengakuan secara tertulis berupa sertifikat tanpa memiliki gelar tertentu.
Untuk melaksanakan pelatihan kerja yang baik, dibutuhkan lima dimensi yang mampu meningkatkan kepuasan bagi peserta pelatihan yaitu tujuan pelatihan, materi pelatihan, teknik/metode pelatihan, pelatih atau pengajar dan fasilitas pelatihan [4], ditambah dua faktor penting keberhasilan dalam mencapai efektivitas pelatihan yang terdiri dari sistem kontrol kualitas pelatihan dan desain sistem rencana pelatihan[5]. Dari kelima dimensi kepuasan peserta dan dua kunci keberhasilan pelatihan tersebut
akan sangat baik jika digabungkan dalam sebuah sistem pelatihan yang memanfaatkan teknologi dengan manajemen waktu yang efisien dalam mencapai tujuan pelatihan[6].
Teknologi informasi adalah istilah umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, berkomunikasi, dan/atau menyebarkan informasi [7], dari beberapa tinjauan literatur menunjukkan dampak positif dari penggunaan teknologi di bidang manajemen pelatihan. Kemampuan pimpinan dan pengajar dalam bekerja dengan memanfaatkan teknologi untuk mendukung berbagai kegiatan administrasi pelatihan telah berkembang secara signifikan selama bertahun-tahun dikarenakan mereka memanfaatkan teknologi [8]. Dapat ditarik kesimpulan pemanfaatan teknologi membantu mempermudah suatu proses kerja dalam sebuah instansi serta menciptakan kemudahan dalam penyebaran informasi yang lebih efisien jika dibandingkan dengan cara yang manual.
Terkait salah satu cara peningkatan sumber daya manusia adalah dengan pelatihan kerja, sesuai Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi nomor PER.07/MEN/IV/2011 tentang organisasi dan tata kerja unit pelaksana teknis di lingkungan Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, salah satu tugas pokok Balai Besar Latihan Kerja Industri (BBLKI) Surakarta adalah melaksanakan pelatihan [9]. Pelaksanaan pelatihan yang dilakukan di BBLKI Surakarta lebih kurang mencapai 1000 peserta pertahun yang terdiri dari tujuh kejuruan, pelaksanaan pelatihan menggunakan sistem program pelatihan dengan durasi 320 jam pelatihan @45 menit, dimana satu program pelatihan akan terdiri dari beberapa sub kejuruan, sehingga total program pelatihan dalam satu tahun dapat mencapai sepuluh program pelatihan sesuai target yang diberikan oleh kementerian. Untuk untuk mencapai target tersebut diperlukan pengelolaan sistem administrasi pelatihan yang efisien dan terintegrasi terutama dalam dalam pengelolaan waktu [10], dengan tetap memperhatikan kualitas lulusan peserta untuk mencapai kualifikasi pasar kerja sehingga dapat mengurangi angka pengangguran.
Hasil wawancara dengan kepala bidang penyelenggara pelatihan dan evaluasi BBLKI Surakarta tentang pelaksanaan pelatihan di BBLKI Surakarta yang melibatkan beberapa elemen diantaranya pengelola pelatihan, manajemen/pimpinan, instruktur dan peserta pelatihan atau siswa, terdapat beberapa permasalahan diantanya pertama, proses pelaksanan pelatihan sebagian besar masih dilakukan secara konvensional dan
hingga pemberian sertifikat. Sehingga menimbulkan inefisiensi waktu, biaya dan tenaga. Kedua, proses pengiriman dan penerimaan data antara bidang dan instruktur masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan data yang dibutuhkan terkadang terlambat bahkan sampai pada kesalahan pengiriman data. Ketiga, banyaknya kesalahan dan kekeliruan dalam penanganan administrasi pelatihan yang menyebabkan banyaknya penundaan kegiatan sehingga banyak waktu terbuang padahal disisi lain diperlukan ketepatan waktu dalam mencapai target sesuai dengan yang telah ditetapkan. Keempat, proses penetapan kelulusan untuk mengikuti pelatihan dan kelulusan ditentukan oleh faktor kognitif, skill atau kemampuan dan etika calon peserta pelatihan, penilaian faktor-faktor tersebut belum bersinergi dengan baik dan belum efisien. Kelima, lembaga pelatihan pemerintah dalam hal ini balai latihan kerja harus memenuhi target pelatihan pertahun, sistem administrasi pelatihan yang ada saat ini sulit mencapai target yang telah ditetapkan. Keenam, banyak data dalam kegiatan pelatihan yang terpisah satu dengan lainnya menyulitkan dalam pembuatan laporan kegiatan pelatihan.
Sistem Informasi (SI) adalah perpaduan antara teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu dalam membantu menyelesaikan suatu proses operasi dan manajemen, Bruch dan Grudnistki berpendapat sistem informasi terdiri dari beberapa komponen dalam bentuk blok, diantaranya blok masukan (jnput block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, kelima blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya sehingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya [11].
Sistem manajemen workflow merupakan suatu perangkat atau tool yang sangat baik dalam mendukung sebuah proses bisnis secara otomatis. Sistem informasi yang didukung oleh teknologi workflow akan lebih memiki kemampuan menyesuaikan dengan proses bisnis dan memiliki fleksibilitas yang baik dalam penyelesaian suatu masalah[12].
Untuk mendukung kegiatan Pelatihan di BBLKI Surakarta agar menjadi lebih efisiensi dan terintegrasi diperlukan suatu perangkat pendukung berupa aplikasi sistem informasi administrasi pelatihan dengan manajemen workflow.
1.2. Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang dapat dibuat rumusan masalah bahwa proses adminstrasi pelatihan di Balai Besar Latihan Kerja Industri (BBLKI) Surakarta masih dilakukan secara manual dan belum terintergrasi mulai dari pendaftaran hingga penyerahan sertifikat pelatihan, selain itu pihak-pihak yang terlibat dalam proses pelatihan belum terorganisir dengan baik sehingga menyebabkan banyak waktu terbuang dan dapat menurunkan tingkat kepuasan pelayanan bagi peserta pelatihan. Untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut diperlukan sebuah sistem yang dapat membantu, mempermudah dan mengintegrasikan proses administrasi pelatihan.
1.3. Keaslian Penelitian
Berbagai penerapan sistem informasi dengan manajemen workflow telah dan sedang dikembangkan dalam beragam aplikasi di berbagai bidang. Beberapa penelitian sistem informasi dengan manajemen workflow adalah sebagai berikut :
Penelitian yang dilakukan oleh Muh. Yamin, dkk [13] dengan judul “Rancang
bangun alur kerja di Departemen Publishing berbasis Group Support System (GSS) pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Solo”mengembangkan rancang bangun alur kerja di departemen publishing berbasis group support system dengan metode pengembangan System Development Life Cycle (SDLC).
Penelitian yang dilakukan oleh Qiu Xiaoping, dkk [14] dengan judul
“Pengembangan sistem informasi manajemen pengadaan berbasis teknologi workflow” mengembangkan teknologi workflow untuk mengelola proses pengadaan barang dalam sebuah perusahaan.
Penelitian mengenai sistem pelatihan telah banyak dilakukan oleh peneliti sebelumnya untuk beberapa jenis pelatihan pada organisasi yang berbeda dengan menggunakan metode yang disesuaikan dengan karakteristik organisasi. Beberapa penelitian tersebut adalah sebagai berikut :
Penelitian yang dilakukan oleh Eko Berbudi Wurjayanto, dkk [15] dengan judul
“Pengembangan Sistem Informasi Pelatihan BerbasisWeb di BAPELKES Semarang”
mengembangkan sistem informasi pelatihan berbasis web di BAPELKES Semarang, metode penelitian adalah penelitian tindakan (action research). Penelitian ini
Penelitian yang dilakukan oleh Kuang-Ku Chen, dkk [16] dengan judul
“Membangun Sistem Pakar Pelatihan Karyawan berbasis Web dengan Pendekatan Data Mining”membangun sebuah sistem aplikasi berbasis web dengan model sistem pakar berbasis aturan aplikasi ETES (Employee Training Expert System) aplikasi ETES menentukan jenis pelatihan yang akan diberikan pada pekerja. Sistem pakar berfokus pada penyelesaian masalah dengan ruang lingkup yang khusus.
Penelitian yang dilakukan oleh N.M. Nor [17] dengan judul “Model Persyaratan untuk Sistem Manajemen Pelatihan Pekerja : Menerapkan WAE-UML”
mengembangkan model persyaratan untuk sistem manajemen pelatihan pekerja (ETMS) dalam bentuk prototipe. Model persyaratan yang diajukan ini memberikan pedoman pengembangan sistem manajemen pelatihan karyawan.
Dari beberapa penelitian yang telah dilakukan, memunculkan suatu pemikiran untuk melakukan penelitian terhadap pengembangan sistem informasi administrasi pelatihan dengan manajemen workflow berbasis web sehingga proses pelatihan kerja berlangsung secara terintegrasi. Sepanjang penelusuran yang telah dilakukan, penelitian sejenis untuk sistem pelatihan belum pernah dilakukan di Balai Latihan Kerja Industri Surakarta sebagai unit pelaksana teknis pusat Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi administrasi pelatihan dengan manajemen workflow berbasis web, sehingga proses pelaksanan pelatihan dari awal hingga akhir pelatihan dapat berlangsung secara terintegrasi, sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelayanan bagi peserta, kemudahan berkoordinasi bagi semua pihak yang terlibat serta dapat mencapai target lulusan dalam satu tahun.
1.5. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat membantu mengembangkan sistem administrasi pelatihan dengan manajemen workflow berbasis web yang lebih terintegrasi di Balai Besar Latihan Kerja Industri Surakarta sehingga memberi kemudahan bagi para elemen yang terlibat didalamnya mulai dari pengelola pelatihan, instruktur, pihak manajemen dan peserta pelatihan. Aplikasi ini juga sangat memungkinkan untuk dikembangkan lebih lanjut pada lembaga pelatihan tenaga kerja lainnya.
