PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM
INFORMASI KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK
PERKAPALAN NEGERI SURABAYA
Anita Hidayati
Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya Email : ita025@yahoo.com
ABSTRAK
Pembuatan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data kepegawaian di PPNS yang selama ini masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang terpisah, sebagian bahkan masih berupa kertas-kertas dokumen. Dengan data yang terintegrasi diharapkan mampu meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen. Tahap awal dari penelitian dilakukan dengan studi lapangan dan studi literatur. Langkah pengerjaannya adalah pembuatan database di MySQL, migrasi dari data yang sebagian ada di Microsoft Excel ke MySQL, menyiapkan web server apache, membuat website kepegawaian menggunakan PHP dengan bantuan Macromedia Dreamweaver MX, testing aplikasi dengan sejumlah data yang diambil dari data-data sebenarnya, beserta perbaikan bug-bug yang ditemui disaat testing. Selanjutnya adalah membuat dokumentasi dan user guide. Dan yang terakhir adalah implementasi aplikasi sistem informasi kepegawaian PPNS. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi yang digunakan oleh administrator untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan. Sistem informasi ini juga dapat diakses oleh dosen untuk memperoleh informasi perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat.
Kata kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
ABSTRACT
This personnel information system application aims to integrate personnel data in the PPNS, which are still scattered in the form of separate files, some even still in the form of paper documents. The expectation of this data integration is improving administrative efficiency in staffing, particularly in relation to the promotion and grading for lecturers. The initial phase of the research carried out by case study and literature review. The development steps are creating database using MySQL, Data migration from Microsoft Excel files to MySQL database, setting up Apache web server, creating website application using PHP with the help of personnel Macromedia Dreamweaver MX tool. After that, application is tested by comparing with a number of actual data, along with bugs fixing encountered while testing. Next is creating documentation and user guide. And the last is application deployment and training, so it ready to use. The result of this research is the existence of personnel information system application that can help administering personnel data effectively, especially helping employment promotion and grading process.
Keywords: Personnel Information System, Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
PENDAHULUAN
Selama ini data-data
kepegawaian yang ada di BAU PPNS masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang terpisah, sebagian bahkan masih berupa dokumen-dokumen yang belum dijadikan file. Pihak administrasi kesulitan dalam pengelolaan data-data tersebut. Belum lagi resiko kehilangan dan kerusakan data, yang mungkin terjadi bila data-data tersebut tersebar dan terpencar-pencar.
Dilihat dari segi efisiensi, hal ini
kurang optimal, karena akan
mengakibatkan banyak waktu dan tenaga administrasi yang diperlukan dalam klasifikasi data. Contoh sederhana adalah apabila seorang dosen ingin mengetahui kredit point yang telah dikumpulkannya. Pihak administrasi harus mengakumulasi
nilai-nilai unsur utama, Tridharma
Perguruan Tinggi dan unsur penunjang kredit point, yang masing-masing nilai tersebut tersebar di file-file dan dokumen yang berbeda. Ditambah dengan belum lengkapnya data kegiatan dari dosen di
bagian kepegawaian, jika akan
diperlukan untuk pengurusan kenaikan kepangkatan baru diajukan.
Pembuatan aplikasi sistem
informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data kepegawaian
di PPNS-ITS. Dengan data yang
terintegrasi diharapkan mampu
meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen.
Tinjauan Pustaka Apache
Web server adalah software server yang menjadi tulang belakang dari world wide web (www). Web server, untuk berkomunikasi dengan client-nya (web browser) mempunyai protokol
sendiri, yaitu HTTP (Hyper Text
Transfer Protocol). Dengan protokol ini, komunikasi antar web server dengan
client-nya (browser) dapat saling
dimengerti dan lebih mudah. Proses yang
dimulai dari permintaan webclient
(browser), diterima web server, diproses, dan dikembalikan hasil prosesnya oleh web server ke webclient lagi dilakukan secara transparan.
Banyak sekali software web server yang berada di internet. Ada yang komersial ataupun freeware (gratisan). Apache adalah web server freeware yang
mempunyai dukungan teknis dari
pembuatnya dan dengan dokumentasi yang lengkap. Fasilitas atau ciri khas dari Apache [1] adalah :
1. Mampu dikompilasi sesuai dengan
spesifikasi HTTP yang sekarang 2. Dapat otomatis berkomunikasi dengan
client browsernya untuk
menghasilkan tampilan yang terbaik pada client browsernya
3. Secara otomatis menjalankan file index.html, halaman utamanya, untuk ditampilkan secara otomatis pada clientnya
4. Mempunyai level-level pengamanan
5. Mempunyai dukungan teknis melalui web.
MySQL
MySQL merupakan sebuah
server database yang banyak digunakan di internet karena kehandalannya dan juga karena sifatnya yang shareware. Penggunaan MySQL juga memberi manfaat pada fungsi client-server pada database [3].
Macromedia Dreamweaver MX
Digunakan sebagai editor
profesional untuk membuat tampilan dan
pemrograman aplikasi di web.
Macromedia Dreamweaver memiliki
keandalan dibandingkan dengan editor web yang lain. Perancang website tidak perlu menguasai HTML (Hypertext Markup Language) untuk merancang sebuah website. Karena telah disediakan tool-tool yang siap pakai. Dengan Macromedia Dreamweaver MX, dapat
digunakan bermacam pemrograman
berbasis web, diantaranya PHP, ASP, Cold Fusion, JSP dan sebagainya [2].
PHP
Merupakan bahasa scripting
untuk pengembangan aplikasi diatas teknologi web. PHP menyatu dengan HTML dan berada di server
(server-side-HTML-embedded scripting). Artinya
sintaks dan perintah-perintah yang
diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi-aplikasi yang dijalankan diatas teknologi web. Dalam hal ini, aplikasi pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi proses secara keseluruhan dijalankan di web server [4]. Kekuatan PHP yang paling utama adalah untuk konektivitas database dengan web. Dengan PHP, membuat aplikasi web yang terkoneksi ke database menjadi sangat mudah. Sistem database yang didukung oleh PHP saat ini adalah : Oracle, Sybase, MySQL, mSQL, Solid, Generic ODBC, PostgreSQL, Adabas D, FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm, semua database dengan interface ODBC.
METODOLOGI
Metodologi yang dilakukan dalam
penelitian ini dapat dirinci sebagai berikut :
1. Melakukan studi lapangan dalam hal pengumpulan data yang akurat dari permasalahan yang sedang dihadapi dari narasumber yang berkompeten
serta dokumen-dokumen yang
bersangkutan.
2. Melakukan studi literatur pada
tinjauan pustaka sehingga dapat
menentukan tool-tool serta metode terbaik yang dapat dipergunakan sebagai solusi.
3. Melakukan tahap pengerjaan yang
meliputi :
Membuat database di MySQL yang berisi data-data sebagai berikut :
Dosen : NIP, Nama, Tempat/Tanggal
Lahir, Tahun Pensiun, Pangkat,
Golongan, TMT, Jabatan Fungsional, TMT.
Angka Kredit : Pendidikan,
Pengajaran, Penelitian, Pengabdian
Masyarakat, Pelatihan, Seminar
Nasional, Jurnal, Unsur Penunjang.
Penelitian : Judul, Ketua, Anggota, Sumber Dana, Jumlah Dana, Tahun, Reviewer, Status (ditolak, diterima, swadana), Tanggal Seminar, SK. - Migrasi dari data yang sebagian ada di
Microsoft Excel ke MySQL.
- Menyiapkan web server apache
- Membuat website kepegawaian
menggunakan PHP dengan bantuan Macromedia Dreamweaver MX. - Testing aplikasi dengan sejumlah data
yang diambil dari data-data
sebenarnya, beserta perbaikan bug-bug yang ditemui disaat testing.
4. Membuat dokumentasi dan user
guide.
5. Implementasi aplikasi sistem
informasi kepegawaian PPNS.
Studi Lapangan
Pengumpulan data yang akurat
Studi Literatur
Perancangan & Pembuatan database
Pembuatan Program
Testing & Perbaikan
Program jalan?
Dokumentasi & User Guide
Implementasi
STOP START
Gambar 1. Diagram Alir Metodologi Penelitian
Langkah-langkah dari metodologi dijelaskan pada Gambar 1 berupa diagram alir.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Aplikasi ini berjalan dengan web server apache dan menggunakan PHP sebagai bahasa scriptingnya. Sedangkan untuk datanya dengan MySQL dengan frontnya PHPMyAdmin. Hal ini karena PHPMyAdmin lebih familiar dan user friendly bagi semua administrator, baik yang mengerti komputer maupun tidak.
Data-data yang dibutuhkan untuk aplikasi ini ada yang sudah tersedia, tapi ada juga yang baru. Untuk data-data yang sudah ada di Ms.Excel, disimpan (save as) ke file teks berekstensi csv dulu, kemudian ditransfer ke PHPMyAdmin menjadi tabel-tabel. Sedangkan untuk
data yang baru, dibuat langsung
skemanya di PHPMyAdmin dan diisi. Terdapat 15 tabel yang disatukan dalam database pada Gambar 2.
Gambar 2. Database BAU
Otorisasi dari Sistem Informasi Kepegawaian ini dibagi menjadi 2 level, administrator dan user umum. User umum hanya bisa retrieve informasi, sedangkan administrator memiliki hak penuh, dari entry, edit data sampai retrieve informasi. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kekacauan sistem yang disebabkan oleh campur tangan banyak pihak karena ada administrator yang
bertanggungjawab mengatur sistem
sepenuhnya.
Menu yang dapat langsung diakses tanpa harus login terlebih dahulu terdapat di menu utama seperti terlihat pada Gambar 3, yaitu rincian angka kredit, syarat-syarat kenaikan pangkat dan jabatan, peringatan masa kenaikan pangkat dan absensi.
Gambar 3. Menu Utama
Form rincian angka kredit terlihat pada Gambar 4 berisi penjelasan semua kegiatan yang berhubungan dengan
pencapaian angka kredit beserta
pointnya.
Gambar 4. Rincian Angka Kredit
Form jumlah angka kredit kumulatif pada Gambar 5 berisi penjelasan tentang syarat-syarat atau kewajiban yang harus dipenuhi oleh dosen untuk bisa naik pangkat/jabatan.
Gambar 5. Jumlah Angka Kredit Kumulatif
Program pendidikan akademik :
memperoleh dan melaksanakan
pendidikan dan pengajaran sekurang-kurangnya 30%
melaksanakan penelitian sekurang-kurangnya 25 %
melaksanakan pengabdian pada
masyarakat sebanyak-banyaknya 15% Program pendidikan profesional :
memperoleh dan melaksanakan
pendidikan dan pengajaran sekurang-kurangnya 40%
melaksanakan penelitian
sekurang-kurangnya 10 %
melaksanakan pengabdian pada
masyarakat sebanyak-banyaknya 15% Form peringatan pada Gambar 6 berguna bagi dosen agar segera mempersiapkan segala sesuatu hal yang harus dipenuhi
untuk kelancaran proses kenaikan
golongan dan jabatan
Gambar 6. Contoh Peringatan Dosen yang Waktunya Naik Golongan
Menu untuk user umum pada Gambar 7 meliputi lihat data pribadi, kredit point,
dan mengajukan request kepada
administrator, misalnya untuk
penggantian login, perubahan data
pribadi, dan lain-lain.
Gambar 7. Tampilan Menu Umum
Menu lihat data pribadi sebagai sarana
bagi dosen untuk mengecek data
pribadinya dan melakukan request
apabila terjadi kesalahan dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Data Pribadi
Menu lihat data kredit point pada Gambar 9 terdiri atas semua unsur-unsur Tri Dharma Perguruan Tinggi beserta perhitungan jumlah total kredit point yang telah dikumpulkan oleh dosen yang bersangkutan.
Menu administrator pada
Gambar 10 meliputi : lihat, edit dan tambah data dosen/karyawan, lihat dan isi data kredit point dosen, membuka file request dari dosen untuk kemudian menindaklanjuti.
Gambar 9. Data Kredit Point
Gambar 10. Menu Administrator
Menu lihat data semua dosen dapat dilihat pada Gambar 11. Sedangkan untuk mengedit data dosen pada Gambar 12.
Gambar 12. Tampilan Edit Data Dosen atau Update Data Terbaru
Isi kredit point terdiri dari Unsur Utama dan Unsur Penunjang, yang masing masing terdapat rincian. Seperti yang terdapat pada Gambar 13.
Gambar 13. Rincian Kegiatan Dosen
Untuk mengisi kredit point unsur utama pendidikan seperti pada Gambar 14(a).
Gambar 13(a). Unsur Utama Pendidikan
Gambar 13(b). Pendidikan & Pengajaran
Pengisian Tridharma Perguruan Tinggi pendidikan pengajaran pada Gambar 13(b), penelitian pada Gambar 13(c), pengabdian kepada masyarakat pada Gambar 13(d). Untuk unsur penunjang terdapat pada Gambar 13(e).
Gambar 13(d). Pengabdian Masyarakat
Gambar 13(e). Unsur Penunjang Admin dapat mengetahui permintaan dari user dan dengan cepat menanganinya dengan melihat daftar request pada Gambar 14.
Gambar 14 : Tampilan Daftar Request
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah :
1. Sistem informasi ini digunakan oleh administrator kepegawaian untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan.
2. Sistem informasi ini dapat diakses
oleh dosen untuk memperoleh
informasi perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat Saran :
1. Pengumpulan kelengkapan data
kepegawaian dalam pengolahan
sistem informasi ini supaya hasil yang diperoleh lebih akurat.
2. Pengembangan dapat dilakukan
dengan menangani proses-proses
selain kenaikan pangkat atau
golongan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Peranginangin K, Aplikasi WEB
dengan PHP dan MySQL, Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006.
[2] Stendy B Sakur, Aplikasi Web
Database dengan Dreamweaver MX, Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2003.
[3] Betha S, Pemrograman Web dengan
PHP, Bandung: Penerbit
Informatika, 2004.
[4] Haryanto S, Kumpulan Konsep
Pemrograman PHP, Jakarta: Dian Rakyat, 2004.