vii
ABSTRACT
PT.Pertamina is one company engaged in oil and gas. In running the company's business processes PT.Pertamina using the Business Continuity Plann. Business Continuity Plann are aspects that can be done to maintain business continuity in order to remain accomplished if at any time of the risks because by both natural factors and human. In this final study Business Continuity Plann analysis of existing business process. The analysis will be made to whether the existing Business Continuity Plann is in conformity with existing business process standards. Results of the analysis will be used for development Business Continuity Plann to business processes that have not been fully implemented. The results of analysis can also be used to evaluate whether the risk it could be minimized even be prevented so that business processes can remain running.
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
LEMBAR ORISINALITAS LAPORAN ... ii
LEMBAR PERNYATAAn PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... v3
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
I.1 Latar Belakang Masalah ... 1
I.2 Rumusan Masalah ... 2
I.3 Tujuan Pembahasan ... 2
I.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2
I.5 Sumber Data ... 3
I.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 5
II.1 Pengertian dan Konsep Data dan Informasi ... 5
2.1.1 Data dan Informasi ... 5
2.1.2 Proses Pembuatan Informasi dan Data... 6
II.2 Sistem Informasi ... 8
II.3 Teknologi Informasi ... 9
2.3.1 Pengertian Teknologi Informasi ... 9
2.3.2 Penilaian Resiko Teknologi Informasi ... 11
II.4 Proses Bisnis ... 12
2.4.1 Pengertian Proses ... 12
2.4.2 Pengertian Bisnis ... 12
2.4.3 Pengertian Proses Bisnis ... 14
2.4.4 Pengertian Manajemen Proses Bisnis... 16
2.4.5 Flowchart ... 17
II.5 Business Continuity Planning (BCP) ... 18
2.5.1 Pengertian Business Continuity Planning ... 18
2.5.2 Tujuan Business Continuity Planning ... 20
2.5.3 Manfaat Business Continuity Planning ... 21
2.5.4 Proses Business Continuity Planning ... 22
2.5.4.1 Perencanaan Proyek ... 24
2.5.4.1.1 Defenisi Perencanaan Proyek ... 24
2.5.4.1.2 Defenisi Asset ... 27
2.5.4.2 Proses Analisis dan Review ... 28
2.5.4.1.1 Pengertian Analisis ... 28
2.5.4.1.2 Pengertian Risiko ... 28
2.5.4.3 Analisis Dampak Bisnis ... 30
2.5.4.4 Strategi Pemulihan ... 30
2.5.4.4.1 Tahapan dalam menyusun Strategi ... 32
2.5.4.4.2 Faktor Sumber Daya Manusia ... 33
ix
2.5.4.5 Rencana Pengembangan ... 38
2.5.4.6 Training ... 39
2.5.4.7 Testing and Support ... 40
2.5.4.8 Pemeliharaan ... 42
BAB III Analisis dan Perancangan ... 45
III.1 Perencanaan Proyek ... 45
3.1.1 Profil Perusahaan ... 45
3.1.1.1 Sejarah PT.Pertamina ... 45
3.1.1.2 Tujuan dan Komitmen PT.Pertamina ... 46
3.1.1.3 Visi dan Misi PT.Pertamina ... 48
3.1.1.4 Prosedur Kegiatan Perusahaan ... 48
3.1.1.5 Perencanaan Sumber Daya Perusahaan ... 53
III.2 Analisis Risiko dan Review ... 56
3.2.1 Proses Bisnis PT.Pertamina ... 56
3.2.2 Infrastruktur Teknologi Informasi ... 74
3.2.3 Manajemen Pengelolaan Data ... 75
3.2.3.1 Pengelolaan Data ... 76
3.2.3.2 Tempat Penyimpanan Dokumen ... 77
3.2.3.3 Susunan Panitia Penilaian dan Pemusnahan Dokumen ... 78
3.2.3.4 Penyimpanan Dokumen ... 85
3.2.3.5 Penyusutan Dokumen ... 87
3.2.4 Pengelolaan Risiko ... 89
3.2.4.1 Risiko yang mungkin terjadi ... 89
3.2.4.2 Langkah-langkah menangani Risiko ... 90
III.3. Analisis Dampak Bisnis ... 93
III.4. Strategi Pemulihan ... 99
III.5. Rencana Pengembangan ... 100
3.5.1 Asset Teknologi Informasi PT.Pertamina ... 100
3.5.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia ... 105
III.6 Training... 107
III.7 Testing and Support ... 108
3.7.1 Perbandingan BCP dengan Informasi Yang Diperoleh PT.Pertamina ... 100
3.7.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia ... 105
III. 8 Pemeliharaan ... 109
3.8.1 Pemeliharaan Asset pada PT.Pertamina ... 109
3.8.2 Pemeliharaan Dokumen ... 110
BAB IV Simpulan dan Saran ... 112
IV.1 Simpulan ... 118
IV.2 Saran ... 119
RIWAYAT HIDUP ... xiii
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Siklus Informasi ... 8
Gambar 2 Business Process ... 13
Gambar 3 Business Continuity Planning lifecycle ... 23
Gambar 4 Business Continuity Planning ... 24
Gambar 5 Hierarki Perencanaan Proyek ... 26
Gambar 6 Golden Proper Award ... 49
Gambar 7 Golden Padma Award ... 50
Gambar 8 PKBL ... 50
Gambar 9 Penghargaan Pengelolaan Lingkungan ... 50
Gambar 10 Struktur Organisasi PT.Pertamina ... 53
Gambar 11 Flowchart Management ... 56
Gambar 12 Flowchart Market Operation ... 58
Gambar 13 Flowchart Informasi ... 60
Gambar 14 Flowchart Produk Record ... 62
Gambar 15 Flowchart Produksi ... 64
Gambar 16 Flowchart LPG dan BBM Retail ... 66
Gambar 17 Flowchart Sistem Informasi Komunikasi ... 68
Gambar 18 Flowchart Administration ... 70
Gambar 19 Flowchart Finance ... 72
Gambar 20 Flowchart SDM ... 74
Gambar 21 Siklus Proses Manajemen Administrasi Perusahaan ... 83
Gambar 22 Printscreen aplikasi OSDS ... 107
Gambar 23 Printscreen aplikasi BMC Remedy Action Request System ... 108
Gambar 24 Printscreen aplikasi MySAP ... 109
Gambar 25 Printscreen aplikasi World Wide Web ... 110
Gambar 26 Printscreen aplikasi Pri-Healt ... 111
xi
DAFTAR TABEL
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang Masalah
PT Pertamina merupakan sebuah perusahaan yang bergerak
dalam bidang industri Bahan Bakar Minyak. Sebagai salah satu
perusahaan besar, kebutuhan untuk mempertahankan fasilitas dan fungsi
bisnisnya menjadi hal yang sangat penting. Berbagai kejadian dari yang
kecil hingga yang besar tentunya dapat terjadi. Hal tersebut dapat
menghambat jalannya bisnis, sehingga mengakibatkan kerugian
kehilangan fasilitas, sumber daya dan finansial. Risiko yang dihadapi oleh
setiap perusahaan karena suatu kejadian yang tidak terduga dapat
diminimalkan
dengan
merencanakan
pencegahan
dan
penanggulangannya. PT.Pertamina ingin meminimalkan resiko tersebut
dengan rencana-rencana yang tepat. Sebuah
risk consulting
mengutip dari
hasil kelompok study Gather (1992) mengatakan, bahwa 60% dari
perusahaan yang mengalami bencana tidak dapat bertahan dan menutup
operasinya dalam waktu dua tahun.
PT.Pertamina berusaha untuk meminimalkan dampak kejadian
dengan merancang rencana yang terkoordinasi bagi kelansungan
bisnisnya yaitu
Business Continuity Plan (BCP)
. BCP merupakan sebuah
program yang mengkoordinasi fungsi yang meliputi perlindungan
kebakaran, kontrol lingkungan, keamanan,training, keselamatan dan
kesehatan, hubungan dengan
public, quality control,maintenance
dan
operasi.
Pihak PT.Pertamina berniat untuk mengetahui apakah
Business
Continuity Plan
yang ada telah berperan dalam pencapaian tujuan bisnis
dan melindungi proses bisnis perusahaan khususnya pada bidang
pemasaran. PT Pertamina juga mengharapkan adanya kemungkinan
solusi yang dapat meningkatkan pemasaran dalam perusahaan sehingga
pencapaian sasaran bisnis dapat dioptimalkan. PT Pertamina berpotensi
untuk meningkatkan
Business Continuity Planning
yang ideal berdasarkan
2
Universitas Kristen Maranatha
rencana strategis PT.Pertamina sendiri, apakah bisa menyesuaikan
dengan
kondisi
lingkungan
internal
maupun
eksternal
yang
mempengaruhinya. Untuk itulah diperlukan penanganan yang baik dan
terorganisir, salah satu bentuknya yaitu membuat
Business Continuity
Planning
pada PT.Pertamina Divisi Pemasaran Bandung.
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk melakukan Tugas Akhir
dengan judu
l “
Business Continuity Planning (BCP)
dengan Study Kasus di
PT.PERTAMINA DIVISI PEMASARAN CABANG BANDUNG
”
. Melakukan
observasi dan melihat
Business Continuity Planning
yang ada dapat
mencegah gangguan terhadap aktivitas bisnis normal dan Business
Continuity Planning yang dirancang untuk melindungi proses bisnis yang
kritis dari kegagalan/bencana alam atau yang dibuat manusia yang
mengakibatkan
hilangnya
modal
dalam
kaitannya
dengan
ketidaktersediaan untuk proses bisnis secara normal.
I.2
Rumusan Masalah
Apakah
Business Continuity Planning
PT.PERTAMINA yang ada
saat ini sudah sesuai dengan standar proses bisnis pada
PT.Pertamina untuk menjaga kelangsungan proses bisnis
perusahaan ?
I.3
Tujuan Pembahasan
Mengetahui apakah
Business Continuity Planning
yang ada sudah
sesuai dengan standar proses bisnis yang ada untuk menjaga
kelangsungan proses bisnis perusahaan.
I.4
Ruang Lingkup Kajian
Dalam pembuatan
Business Continuity Planning
ini melihat pada
semua area pengolahan informasi kritis perusahaan dan pada
hal-hal berikut :
1. LAN,WAN, dan Server
3
Universitas Kristen Maranatha
3. Aplikasi, perangkat lunak, dan data
4. Media dan penyimpanan arsip
5. Tugas-tugas staf dan proses produksi
I.5
Sumber Data
Penelitian dilakukan disalah satu perusahaan yaitu
PT.PERTAMINA berlokasi di Jalan Wirayuda 1 Bandung. Penelitian
juga dilakukan secara seksama dengan cara mempelajari dan
memahami
literature
–
literature
, buku
–
buku, bahan kuliah, dan
sumber bacaan lainnya yang merupakan landasan teori dan
sumber inspirasi bagi penulis dalam menyelesaikan penulisan
Seminar Tugas Akhir.
Metode penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data
adalah :
1. Studi lapangan
Peninjauan dan pengamatan langsung pada bagian
–
bagian
yang berhubungan langsung yang diambil oleh penulis.
2. Wawancara
Tanya jawab langsung oleh penulis kepada orang
–
orang yang
berkepentingan langsung dan berhubungan langsung pada
tema yang ditulis oleh penulis.
3. Pengumpulan dokumen
–
dokumen yang berhubungan dengan
tema yang dikembangkan penulis.
I.6
Sistematika Penyajian
Dalam laporan ini penyusun menggunakan sistematika
penyajian yang praktis. Karena sumber bahan yang didapat
penyusun berdasarkan aplikasi nyata yang telah dibuat
4
Universitas Kristen Maranatha
Adapun susunan dari penyajian laporan ini adalah sebagai berikut :
Bab I. Pendahuluan
Dalam bab ini menjelaskan latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data
dan sistematika penulisan.
Bab II. Kajian Teori
Dalam bab ini menjelaskan kajian teori sistem informasi
mencakup pengertian Business Continuity Planning, sistem
informasi, manajemen informasi, keamanan data, proses bisnis
mencakup juga pengertian proses bisnis, proses bisnis
manajemen, teori yang berkaitan dengan permasalahan yang
dibahas. Teori tersebut sebagai penunjang untuk memecahkan
permasalahan yang dibahas.
Bab III. Analisis Dan Perancangan
Dalam
bab
ini
menjelaskan
tentang
analisis
dan
perancangan Business Continuity Planning yang digunakan dalam
perusahaan dalam melindungi proses bisnis, misal sebagai upaya
pembelajaran organisasi yang membantu mengurangi risiko
operasional yang terkait dengan control manajement informasi
.
Bab IV Simpulan dan Saran
Pada bab ini berisikan kesimpulan pokok permasalahan
yang diambil pada pembahasan tugas akhir ini serta saran bagi
118
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
IV.1 Simpulan
Setelah melakukan observasi dan wawancara serta dokumen yang didapat ,
maka didapat beberapa simpulan sebagai berikut
:1. Dengan adanya
Bussiness Continuity Planning
ini diharapkan dapat menjaga
kelangsungan bisnis pada PT.Pertamina sehingga bila bencana alam terjadi atau
akibat ulah manusia bisnis masih bisa tetap berlangsung.
2. Pemeliharaan aset merupakan aktivitas yang dilakukan oleh manajemen yang
tidak terlepas dari risiko yang lebih menekankan pada proses mengelola aset
fisik yang sangat besar dan berhubungan dengan risiko yang melibatkan
penerapan proses manajemen resiko terhadap aset utama perusahaan untuk
mengidentifikasi dan mengelola penyebab utama kegagalan pencapaian sasaran
perusahaan.
3. Tersedianya
resources
yang tepat dalam penyusunan pedoman, sistem/
tools
dan prosedur kerja yang tepat dan lengkap , perencanaan yang terpadu ,
komitmen pimpinan dimasing-masing direktorat dan kualitas layanan dan
teknologi yang handal serta
operational excellence
menjadi kunci sukses
PT.Pertamina dalam menjalankan bisnisnya.
4.
Sesungguhnya, ketika suatu peristiwa yang mengganggu terjadi, organisasi tidak
akan mempunyai kemampuan untuk menciptakan dan melaksanakan suatu
rencana pemulihan dengan segera. Oleh karena itu, jumlah perencanaan dan
pengujian yang telah dilakukan sebelumnya akan menentukan kemampuan
119
IV.2 Saran
Untuk meningkatkan kinerja dan mengatasi masalah yang terjadi dalam
perkembangan organisasi PT.Pertamina serta dapat menjaga kelangsungan bisnis
perusahaan, maka diharapkan kepada pihak manajemen agar:
1. Menerapkan manajemen risiko dengan baik, maka perlu disiapkan segala
infrastruktur manajemen risiko antara lain berupa pedoman manajemen risiko
(kebijakan, pedoman umum, prosedur dan formulir), struktur organisasi manajemen
risiko (tugas, wewenang, tanggung jawab personil untuk melaksanakan manajement
risiko), dan sistem informasi pelaporan/pemantauan pelaksanaan manajemen risiko.
2. Penerapan proses menajemen risiko dapat dilakukan pada seluruh aktivitas bisnis
perusahaan PT.Pertamina atau secara khusus lebih menekankan pada aktivitas
xiv
DAFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B.
Management Information System, Conceptual Foendation, Structure
and Development,
USA, 1974
Jogianto, H.M.
Analisis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur
.
Yogyakarta: Andi. 1999
Frederick Gallegos, CGFM,CISA,CDE, Sandra Senft.CISA.CIA, Daniel P.Manson,Ph.D
dan Carol Gonzales.CISA.
Information Technology Control And Audit .
Boca
Raton London
.
New York
:
2004
Nugroho, Adi.
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi
Berorientasi Objek.
Bandung: Informatika. 2005
Andrew P.Sage, Systems Management for Information Technology and Software
Engineering, A Wiley-Interscience Publication. Canada: 1995.
Wilson,Business-Continuity-Plan. Canada.2005
Dr Goh Moh Heng, Managing Your Business Continuity Planning Project
(Second Edition). 2004
Pedoman Manajemen Dokumen Pertamina NO.A-001/I20200/2008-S.PT.PERTAMINA
Business_Continuity_Planning
[Tanggal Akses: 2 februari 2011].
[http://en.wikipedia.org/wiki].
Iman Soeharto, Manajemen Proyek. Yogyakarta:Andi 1995
Aston Freddy Sitorus,Gerry Firmansyah, Maulana Mukarom Business Continuity
Planning. Jakarta : MTI UI 2005.
Upper Mohawk, Inc . BCP Preparedness Planner.
BCPG Business Continuity Planning Guide. 1999.
[Tanggal Akses: 1 Maret 2011].
