SISTEM INFORMASI PENILAIAN BORANG AKREDITASI PROGRAM STUDI STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA
Rahmono
Prodi Sistem Informasi STMIK El Rahma Yogyakarta e-mail: rahmono.atra934@gmail.com
Abstract
Accreditation is an activity assessment to determine the feasibility Study Programs and Universities. Value accreditation also gives an account of the quality of the institution as an education provider. Information Systems, is a study program organized by the College management of Informatics and Computer Science El Rahma Yogyakarta with a value of accreditation, please, a lot of factors that affect the value of the accreditation of a course of study, one of which is the process of preparation, collection and compilation of data required at the time of accreditation, a process that is still done manually and also has not explained the value to be obtained makes less than the maximum accreditation activities.
Methods of data collection is done by observation, interview and library method that produces a data to support the research process.
The study, entitled Information Systems Assessment Accreditation Program Accreditation STMIK El Rahma Yogyakarta is a research aimed to facilitate the institution in the process of preparation, formulation and filling of the accreditation forms, the system also provides a form accreditation assessment will be consideration of how the value that would be obtained by each -masing point of accreditation. Making the system uses the PHP programming language.
Keywords: Information Systems, Accreditation Prodi, PHP, MySQL.
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang
Akreditasi merupakan kegiatan penilaian untuk menentukan mutu dan kelayakan penyelenggara pendidikan. Pada lembaga sekolah tinggi, akreditasi memiliki tiga peringkat terakreditasi yang sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 Pasal (3) Ayat (3) Tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi bagian Kebijakan Akreditasi, yaitu perguruan tinggi memiliki luaran akreditasi terdiri atas terakreditasi dan tidak terakreditasi.
Dijelaskan pada Pasal (3) Ayat (4) bahwa peringkat terakreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf (a) terdiri dari terakreditasi baik, terakreditasi baik sekali dan terakreditasi unggul. Makna peringkat terakreditasi juga dijabarkan pada Pasal (3) Ayat (5) huruf (a) yang berbunyi terakreditasi baik, yaitu memenuhi Standar Nasional Pendidikan Tinggi kemudian pada huruf (b) berbunyi terakreditasi baik sekali dan terakreditasi ungul, yaitu melampaui standar nasional pendidikan tinggi. Tingkat pelampauan Standar Nasional Pendidikan Tinggi ditetapkan oleh BAN-PT yang berwenang dalam proses akreditasi penyelenggara pendidikan.
Sistem Informasi, merupakan Program Studi yang diselenggarakan oleh Sekolah Tinggi Menejemen Informatika dan Ilmu Komputer El Rahma Yogyakarta, memiliki profil lulusan sebagai IT Manager, Projeck Manager, System Analist, Database Administrator, Web Development, Wirausahawan dan Konsultan. Akreditasi yang
dimiliki program studi sistem informasi saat ini adalah Cukup. Keyakinan serta keseriusan yang diberikan oleh pihak STMIK El Rahma dalam mendapatkan pengakuan akreditasi Baik dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) sudah optimal, tetapi banyaknya data yang harus disiapkan seperti data program studi, kepengurusan, mahasiswa, lulusan, sarana prasarana dan sebagainya menuntut semua elemen perguruan tinggi bekerja keras untuk mengumpulkan data serta persyaratan-persyaratan lainnya yang dibutuhkan.
Dalam prakteknya, proses persiapan data untuk akreditasi program studi sistem informasi masih dilakukan secara manual, seperti pada pengumpulan data, evaluasi data dan lembar pengisian nilai borang akreditasi masih menggunakan media kertas dalam implementasinya. Hal tersebut memiliki beberapa kekurangan, seperti kesalahan dalam proses dokumentasi data yang berulang, serta akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mengidentifikasi setiap lembar data yang dibutuhkan untuk akreditasi.
Karena adanya kemungkinan kesalahan yang terjadi pada saat persiapan pengumpulan data, maka harus ada tindakan guna mengantisipasi kemungkinan kesalahan tersebut. tindakan tersebut berupa dibuatnya sistem informasi borang akreditasi yang dapat memberikan kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan data serta pengolahan data. Sistem yang akan dibangun juga menyediakan form penilaian yang dimaksudkan untuk mendokumentasikan dan mengetahui nilai dari isian borang akreditasi.
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka didapat rumusan masalah yaitu
a. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk meninjau data.
b. Membuat sistem informasi pengolahan data borang akreditasi yang menyediakan form penilaian.
3. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini antara lain sebagai berikut a. Sistem hanya membahas tentang borang akreditasi program studi
b. Sistem melakukan input data prodi, standar akreditasi, nilai standar akreditasi, dokumen lain atau lampiran dan backup data akreditasi.
4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sebuah sistem informasi penilaian akreditasi Program Studi STMIK El Rahma Yogyakarta.
5. Manfaat Penelitian
Dalam melaksanakan penelitian ini, manfaat yang diperoleh adalah membantu manajemen STMIK El Rahma dalam proses persiapan akreditasi seperti pengumpulan data dan pengolahan data agar lebih mudah, cepat serta akurat.
METODE PENELITIAN
Metodologi merupakan analisis teoritis mengenai suatu cara atau metode penyelidikan yang sistematis untuk meningkatkan sejumlah pengetahuan dan menyelidiki masalah tertentu.
1. Tempat penelitian
Pengumpulan data dan pengambilan data pada penelitian penyusunan skripsi ini dilakukan di Perguruan Tinggi Swasta STMIK EL RAHMA, yang beralamatkan di Jl.
Sisingamangaraja No. 76 Yogyakarta.
2. Metode pengumpulan data
Data dan informasi yang didapatkan dalam mendukung penelitian ini berasal dari pihak – pihak yang terkait dengan pembangunan sistem akreditasi ini yakni Ketua STMIK El Rahma, Kaprodi Sistem informasi, mahasiswa program studi sistem informasi dan dosen puskom STMIK El Rahma yang fokus pada aspek sistem informasi yang ada dilingkungan perguruan tinggi.
a. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara penelitian langsung, mengadakan pengamatan terhadap permasalahan yang diteliti dalam hal ini Program Studi Sistem Informasi. Dalam melakukan observasi dapat juga sekaligus melakukan validasi terhadap informasi yang diberikan pada saat wawancara.
b. Metode Wawancara
Metode wawancara adalah metode tanya jawab secara langsung yakni kepada Ketua STMIK El Rahma, Kaprodi sistem informasi, mahasiswa program studi sistem informasi dan dosen Puskom STMIK El Rahma, guna memperoleh data yang tepat sehingga pembangunan sistem informasi ini sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
c. Metode Kepustakaan
Disamping menggunakan metode diatas, untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini proses pengumpulan data juga dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang terdapat di perpustakaan dengan mempelajari litaratur atau buku – buku yang berhubungan dengan permasalah yang dihadapi.
3. Metode perancangan sistem a. Analisa Kebutuhan
Analisa adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan input dan output yang digunakan berdasarkan data yang diperoleh.
b. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan yang dilakukan untuk membuat sebuah rancangan program berdasarkan input dan output yang diinginkan. Setelah variabel – variabel yang merupkan catatan prosedur dan berkas – berkas data Prodi Sistem Informasi diketahui, maka variabel yang relevan antara teori dan dan kenyataan selanjutnya digunakan untuk model dan program komputer yang menyangkut hal –hal penetapan input dan output.
c. Implementasi Sistem
Setelah pembuatan perancangan sistem meka langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan hasil perancangan ke dalam program ( MySQL dan PHP ), selanjutnya setelah program selesai maka akan diuji coba entry data program studi, berkas kegiatan mahasiswa dan berkas – berkas lain yang dibutuhkan berupa lembaran – lembaran formulir kedalam sistem informasi akreditasi.
d. Evaluasi Sistem
Evaluasi merupakan langkah setelah data Program Studi Sistem Informasi di entry dan kemudian dilakukan pengaksesan data untuk mengetahui kesalahan atau trouble yang mungkin terjadi, sampai dipastikan sistem dapat berjalan dengan sempurna.
e. Pemeliharaan
Tahap ini dilakukan setelah sistem pengolahan data Prodi Sistem Informasi berbasis web bebas dari kesalahan atau trouble, tahap ini penting dilakukan karena bagi pengguna atau admin sesuatu yang baru dan perlu dilatih bagaimana cara mengoperasikan sistem ini secara keseluruhan dari entry data Prodi Sistem Informasi sampai mencetak atau membuat laporan.
4. Penulisan laporan
Penulisan laporan merupakan tahap akhir dari penelitian, pada tahap ini meliputi semua bagian yang akan dijelaskan mulai dari perancangan sampai ke implementasi sistem yang dibuat. Dalam penulisan laporan ini ada enam bab yang dimuat yaitu pendahuluan, tinjauan pustaka, landasan teori, analisa dan perancangan sistem, implementasi sistem, dan penutup. masing – masing bab mempunyai sub bab lagi yang akan menjelaskan secara rinci penulisan laporan.
5. Tinjauan pustaka
Sistem informasi akreditasi telah menjadi perhatian, penelitian yang dilakukan pada dasarya membahas tentang penilaian akreditasi untuk mempermudah instansi dalam perencanaan dan persiapan proses akreditasi. Dari hasil kajian pustaka yang dilakukan, ditemukan beberapa buku, paper, artikel, maupun jurnal ilmiah yang membahas mengenai sistem informasi akreditasi.
Nugroho (2011), melakukan penelitian tentang sistem informasi borang akreditasi jurusan D III teknik informatika universitas sebelas maret surakarta berbasis web.
Dengan tujuan untuk memudahkan dalam menyimpan dan mendapatkan informasi dari Borang Akreditasi. Sistem dikembangkan dengan bahasa pemrograman PHP untuk layanan web service dengan MySQL sebagai basis datanya.
Dinata,dkk (2012), melakukan penelitian tentang sistem informasi dokumentasi borang akreditasi studi sistem informasi berbasis web. Dengan tujuan untuk mempermudah proses dokumentasi dokumen borang akreditasi, sehingga dengan memanfaatkan aplikasi berbasis web ini akan lebih mudah mengetahui paparan mengenai program studi Sistem Informasi dan gambaran dalam kondisi institusi sampai saat ini.
Endi (2014), melakukan penelitian tentang aplikasi sistem penyusunan borang akreditasi program studi (buku III-A) berbasis web. Dengan tujuan memudahkan penyusunan borang akreditasi dan mengelola berkas pendukung secara lebih baik.
6. Landasan teori
a. Konsep dasar sistem
Sistem secara umum memiliki pengertian yang luas. Sistem dapat didefinisikan sebagai kelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai sebuah tujuan (McLeod,2004).
Sistem juga dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (yang disebut sub sistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005).
Selain itu, sistem juga dapat diartikan sebagai suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Wahyono, 2004).
Dari ketiga pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi, berintegrasi dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama.
b. Konsep dasar informasi
Sebuah konsep dasar informasi yang diperoleh dari buku karya Jogiyanto (2005) yang menyatakan bahwa informasi merupakan suatu hal yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Karena, informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, jika tubuh tersebut kurang mendapatkan informasi maka akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.
Pengertian informasi itu sendiri adalah data yang diolah untuk menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Keluaran dari sumber suatu informasi adalah data yang merupakan informasi mentah yang didapatkan dari kejadian
dan kesatuan yang nyata. Data atau informasi mentah tersebut akan ditangkap sebagai input,diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya yang disebut dengan siklus informasi ( information cycle ). Siklus ini juga disebut dengan siklus pengolahan data ( data processing cycles).
c. Konsep dasar siste informasi
Menurut Jogiyanto ( 2005 ) Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang dibutuhkan.
Sistem informasi terdiri dari komponen – komponen yang dsebut dengan istilah blok bangunan ( building block ) yaitu :
a. Blok masukkan ( input block )
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termask metode – metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
b. Blok model ( model block )
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cata tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok keluaran ( output block )
Produk dari sistem inormasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dikumentasi yang berguna untuk semua tingkatan menejemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi ( teknologi block )
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan.
e. Blok basis data ( data base block )
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok kendali ( control block )
Banyak faktor dapat merusak sistem informasi. Misal bencana alam, kebakaran, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan – kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan –kesalahan ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalianperlu dirancang untuk diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatas.
d. Data Flow Diagram
Menurut jogiyanto ( 2005 ) DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang aan dikembangan secata logis tampa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Terdapat dua DFD ( Data Flow Diagram ), yaitu diagram arus data fisik yang lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada ( sistem yang lama ) yang lebih ditekankan pada bagaimana proses – proses dari sitem diterapkan ( dengan catatan apa, oleh siapa dan dimana ), termasuk proses – proses manual. Dan Data Flow Diagram logika lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan ( sistem
yang baru ). Tidak menekankan pada bagian sistem diterapkan, tetapi penekanannya hanya pada logika.
e. Basisdata
Menurut Sutanta ( 2004 ) basis data didefinisikan kumpulan dari file – file yang mempunyai kaitan saru file dengan file yang lainnya sehingga membentuk suatu hubungan data untuk memberikan informasi dalam batasan tertentu. Pemakaian basis data berhubungan erat dengan pemrosesan data dan sistem informasi.
Sistem basis data merupakan lingkup yang lebih luas dari pada basis data. Sistem basis data memuat sekumpulan basis data dalam suatu sistem yang mungkin tidak ada hubungan satu sama laun, tetapi secara keseluruhan mempunyai hubungan sebagai sebuah sistem dengan didukung oleh komponen lainnya.
Penyusunan basis data digunakan untuk mengatasi permasalahan – permasalahan pada saat pengolahan data. Basis data yang dikembangkan dengan benar.
f. Entity Relationship Digram
Menurut Sutanta ( 2004 ) ERD ( Entity Relationship Diagram ) tersusun atas tida komponen, yaitu entitas, atribut dan kerelasian antar entitas. Secara garis besar, entitas merupakan objek dasar yang terlibat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelas entitas dan kerelasian menunjukkan hubungan yang terjadi di antara dua entitas.
g. Relasi antar tabel
Menurut Sutanta ( 2004 ) relasi antar tabel menjelaskan kepada pemakai tentang hubungan antar data dalam basis data dengan merepresentasikannya ke dalam bentuk relasi – relasi berupa tabel mendatar ( flat file ) yang terdiri dari atas sejumlah baris yang menunukkan recird dan koom uang menunjukkan atribur tertentu. Relasi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghilangkan kerangkapan data yang tidak berguna.
Dalm sebuah basis data, kerelasian antar relasi sati dengan yang lainnya ditunjukkan dengan menggunakan Foreign key/FK atau relasi yang bertipe relasi.
h. Bagan alir sistem (flowchart)
Menurut Jogiyanto ( 2005 ) System Flowchart atau bagan alir sistem adalah bagan yang menunjukan aliran didalam program atau prosedur secara logika. Bagian ini menjelaskan urut – urutan dari prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
i. Bagan alir sistem program (flowchart program)
Bagan alir program ( flowchart program ) merupakan bagian yang menjelaskan secara rinci langkah – langkah dari proses program. Bagian alir program dibuat dari verifikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol – simbol.
7. Perancangan sistem
Dalam perancangan sistem, proses yang dilakukan adalah sebagai berikut.
a. Diagram konteks
Gambar 1. Diagram konteks b. DFD level 0
Gambar 2. DFD level 0
c. DFD level 1 input data
Gambar 3. DFD level 1 input data d. DFD level 1 proses
Gambar 4. DFD level 1 proses
e. DFD level 1 laporan
Gambar 5. DFD level 1 laporan f. ERD
Gambar 6. ERD
g. Relasi antar tabel
Gambar 7. Relasi antar tabel h. Flowchart program
Standar Sub standar Sub sub standar Sub sub sub
standar Dokumen lain
Simpan sub standar
Simpan standar Simpan sub sub Simpan
sub standar Simpan sub sub
standar
Dokumen lain Sub sub sub
standar Sub sub
standar Sub standar
Standar
Cetak data dokumen lain Cetak data sub
sub sub standar Cetak data sub
sub standar Cetak data sub
standar Cetak data
standar
Laporan data dokumen lain Laporan data
sub sub sub standar Laporan data
sub sub standar Laporan data
sub standar Laporan data
standar
Data Prodi
Simpan
Data Prodi
Cetak data Prodi
Laporan data Prodi
Gambar 8. Flowchart program
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Implementasi
Implementasi merupakan tahapan akhir dari proses penerapan sistem baru yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan dapat berjalan sesuai dengan harapan.
2. Hasil implementasi
a. Tampilan form utama
Gambar 9. Tampilan form uutaa b. Form login admin
Gambar 10. Halaman pencarian
c. Halaman admin
Gambar 11. Halaman admin d. Tampilan menu borang
Gambar 12. Tampilan menu borang
e.
Tampilan menu standarGambar 12. Tampilan menu standar
f. Tampilan menu tambah standar
Gambar 13. Tampilan menu tambah standar
g. Tampilan menu ganti password
Gambar 13. Tampilan menu ganti password
h. tampilan laporan
Gambar 14. Halaman transaksi KESIMPULAN
Berdasarkan dari semua proses penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan :
a. Sistem Informasi Akreditasi ini mampu memberikan kemudahan kepada penggunanya, karena tampilan yang user frendly.
b. Sistem informasi akreditasi dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan pengguna dalam menyimpan data serta dalam proses persiapan data akreditasi program studi STMIK El Rahma.
c. Sistem informasi akreditasi dapat memberikan perkiraan nilai yang akan didapatkan pada saat proses akreditasi dengan adanya fasilitas form penilaian yang gunakan untuk menilai setiap standar akreditasi.
SARAN
Dalam pelaksanaan penelitian ini disarankan untuk melakukan pengembangan sistem yang lebih baik dan perlu adanya pengembangan lebih lanjut seperti sistem yang dapat memberikan nilai secara otomatis pada saat data di inputkan dan pengenalan kata untuk mengurangi kesalahan human error pada saat pengisian borang akreditasi.
DAFTAR PUSTAKA
Nugroho, B. 2011. sistem informasi borang akreditasi jurusan D III teknik informatika universitas sebelas maret surakarta berbasis web. Diakses pada tanggal 06 April 2016.
Dinata . dkk. 2012, Sistem Informasi Dokumentasi BorangAkreditasi Pada STMIK GI MDP, http://eprints.mdp.ac.id/1442/1/Jurnal%20Indrawan % 20, dan%20 Daniel.pd. Diakses pada tanggal 06 April 2016.
Endi. 2014, Aplikasi Sistem Penyusunan Borang Akreditasi Program Studi (buku III-A), jurnal jurusan sistem informasi, Universitas Kristen Krida Wacana, Jakarta Barat McLeod. 2004. Sistem Informasi Manajemen. PT. Indeks. Jakarta.
Jogiyanto. 2005, Analis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.
Wahyono, T. 2004 Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis, Desain dan Implementasi).
Graha Ilmu, Yogyakarta.
Sutanta, E. 2002, Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Yogyakarta
Jogiyanto. 2004, Pengenalan Komputer, Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan, Andi, Yogyakarta.
Sindikker.dikti.go.id/.../Permendikbud-Nomor-87-Tahun-2014_AKREDITASI.pdf.
Diakses pada tanggal 30 Maret 2016
