289
K.Y.E. Aryanto1, I.K.R Arthana2
ABSTRACT
ABSTRAK
SISTEM INFORMASI PENYUSUNAN BORANG AKREDITASI
DARING UNTUK PROGRAM STUDI DIPLOMA, SARJANA DAN
FAKULTAS
1Jurusan Manajemen Informatika FTK Undiksha; 2 Jurusan Pendidikan Teknik Informatika FTK Undiksha Email:yota.ernanda@undiksha.ac.id
The filling of accreditation forms of the study program or faculty is a first step in the evaluation of a study program, diploma or bachelor program. Since there are numerous elements that are included in a accreditation forms, very often errors and difficulties were done and experienced within the manual process of filling the forms.
In this research, a prototype of an information system were built to facilitate the filling of accreditation forms for study program or faculty which has been adapted to the standards of the National Accreditation Board of the Higher Education (BAN-PT). The development of the prototype was done using the rapid application development (RAD) approach that consists of four phase flows including requirement planning, system design, development, and cutover phase. The filling process used data from various related information systems that are existed within the environment of Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha).
The resulting prototype was tested inside the Faculty of Engineering and Focational (FTK) Undiksha Singaraja. The test has proven that the information system was able to provide accurate data in accordance with the requirements of the accreditation standards in the level of Diploma or Bachelor study program and also for the faculty forms. The prototype was built based on seven standards for the accreditation forms but has its flexibility in following the changes of the standards in the future.
Keywords: accreditation forms, BAN PT, accreditation standards, information system
Proses penyusunan borang akreditasi program studi maupun fakultas merupakan sebuah langkah awal yang penting dalam proses penilaian kelayakan sebuah program studi. Dikarenakan banyaknya unsur yang harus disertakan dalam sebuah borang akreditasi tersebut, tak jarang terjadi banyak kesalahan serta kesulitan dalam penyampaian informasi di borang tersebut terutama pada proses pengisian manual.
Dalam penelitian ini, telah dibangun sebuah purwarupa sistem informasi yang mampu mempermudah penyusunan borang akreditasi program studi maupun fakultas yang bersesuaian dengan standar Badan Akreditasi Nasional untuk Pendidikan Tinggi (BAN-PT). Pengembangan purwarupa sistem ini dilaksanakan dengan memanfaatkan metode rapid application development (RAD) yang terdiri atas sebuah alur empat fase, meliputi fase perencanaan, perancangan, implementasi, dan diakhiri dengan fase cutover. Data dalam penyusunan borang melalui sistem ini diperoleh dari beragam sistem informasi yang ada di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha).
Purwarupa yang dihasilkan diujicobakan dalam lingkup Fakultas Teknik dan Kejuruan (FTK), Undiksha Singaraja. Dari hasil pengujian, diperoleh sebuah sistem informasi yang mampu memberikan data akurat sesuai dengan yang dibutuhkan dalam borang akreditasi, baik dalam tingkatan program studi diploma tiga (D3) ataupun strata-satu (S1) serta di tingkat fakultas. Purwarupa yang disusun disesuaikan dengan acuan tujuh standar pengisian borang namun memiliki fleksibilitas yang cukup tinggi untuk dapat menyesuaikan dengan perubahan standar ke depannya.
290
PENDAHULUANUntuk menghasilkan sebuah sistem pendidikan yang bermutu, maka perguruan tinggi memiliki tanggung jawab untuk menjaga kelayakan tiap-tiap program studi atau jurusannya dalam menyelenggarakan kegiatan akademik. Penentuan kelayakan program dan/atau satuan pendidikan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dilakukan melalui sebuah kegiatan penilaian akreditasi. Hal tersebut sudah pasti menuntut institusi pendidikan untuk memiliki sebuah sistem yang mampu menjamin kualitas penyelenggaraan kegiatan akademik, seperti tersedianya standarisasi kerja, akuntabilitas penyelenggara pendidikan dan kemampuan untuk bersiang secara Nasional maupun Internasional.
Perihal penilaian kelayakan satuan pendidikan tersebut diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 Tentang Akreditasi Program Studi Dan Perguruan Tinggi [1]. Status akreditasi sebuah program studi mencerminkan mutu dan efisiensi kinerja dari program studi yang bersangkutan. Status akreditasi tersebut memiliki pengaruh yang besar terhadap minat calon mahasiswa untuk mendaftarkan diri ke suatu program studi [2,3]. Oleh sebab itu, tiap program studi diwajibkan untuk mengusulkan proses penilaian kelayakan yang dilaksanakan berdasarkan tahapan-tahapan yang tercantum dalam peraturan perundangan tersebut.
Berdasarkan aturan tersebut, proses penilaian terhadap program studi dan perguruan tinggi dilakukan dengan menggunakan instrumen akreditasi yang disusun berdasarkan interaksi antarstandar di dalam Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Dengan demikian, penyiapan instrumen-instrumen akreditasi tersebut menjadi langkah awal yang penting untuk dapat memberikan sebuah rangkuman yang menggambarkan kualitas program studi atau institusi yang akan dinilai. Program studi menyusun borang Akreditasi Institusi dan
Perguruan Tinggi (AIPT) dan evaluasi-diri sesuai dengan standar-standar yang telah ditentukan dalam pedoman yang ada [4]. Dikarenakan banyaknya unsur yang harus disertakan dalam sebuah borang akreditasi tersebut, tak jarang terjadi banyak kesalahan serta kesulitan dalam penyampaian informasi di borang tersebut. Kesalahan ini umumnya terjadi pada proses pengisian borang yang dilaksanakan secara manual. Lebih jauh, pengisian borang juga idealnya memiliki kesinkronan antara borang program studi, fakultas, dan institusi. Kondisi tersimpannya data yang tersebar di masing-masing satuan unit/lembaga juga akan menjadi permasalahan dalam penyusunan borang tersebut. Hal ini membutuhkan sebuah skema pemanfaatan data yang optimal agar dapat mendukung proses akreditasi yang baik bagi sebuah program studi. Pemanfaatan pangkalan data yang telah berbasis teknologi informasi dapat menjadi kunci penting dalam mempermudah sebuah program studi untuk menghasilkan draft borang akreditasi yang bersesuaian dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Oleh sebab itu, sebuah sistem informasi untuk penyusunan borang akreditasi, selanjutnya disebut SIBorang disusun untuk dapat menjadi pilot dalam pemanfaatan teknologi informasi di Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha). SIBorang dibangun dan dikembangkan untuk dapat bersifat scalable dimana pemanfaatannya ke depan tidak hanya terbatas pada FTK saja, namun juga dapat diimplementasikan secara melembaga. SIBorang dikembangkan dengan memanfaatkan aplikasi dan perangkat berbasis teknologi web yang memiliki kebermanfaatan dalam aksesibilitas data secara daring.
METODE
Sistem dengan skema yang hampir serupa juga pernah dikembangkan dalam penelitian-penelitian sebelumnya. Wibowo [5] telah mengembangkan sistem informasi
291
penjaminan mutu perguruan tinggi. Dari penelitian tersebut diperoleh bahwa sistem yang dikembangkan telah bersesuaian dengan borang akreditasi BAN-PT. Namun sistem yang dikembangkan tersebut masih melakukan pengumpulan dan pemasukan data secara manual. Kemudian penelitian oleh Nugroho [6] juga menghasilkan sebuah sistem informasi borang akreditasi Jurusan Teknik Informatika di Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hasil yang diperoleh juga telah mengakomodasi kemudahan perolehan informasi dalam proses penyusunan borang akreditasi program studi/jurusan. Namun sistem tersebut masih memiliki kelemahan dari sisi fleksibilitas perubahan standar serta belum terhubungnya sistem yang dibuat dengan pangkalan data-pangkalan data yang ada di institusi terkait.Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan piranti lunak, dimana sasaran akhir yang diharapkan adalah berupa produk sistem informasi yang sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. Adapun metode yang digunakan adalah rapid application
development (RAD) yang merupakan sebuah paradigma pengembangan piranti lunak untuk menghasilkan produk akhir dengan lebih cepat dan berkualitas tinggi melalui pengumpulan kebutuhan melalui kelompok-kelompok dengan fokus khusus, prototyping dan pengujian desain kepada pengguna di awal fase, pemanfaatan ulang komponen piranti lunak, jadwal yang ketat dan cepat [7]. Metode ini dipilih dikarenakan keunggulannya dari sisi waktu, biaya, keterlibatan stakeholder, fokus pengerjaan, fleksibilitas proses, dan kesesuaiannya dengan harapan pengguna [8]. Alur empat fase dari RAD dapat dilihat dalam gambar 1. Metode ini dilaksanakan melalui empat fase yang meliputi fase perencanaan kebutuhan, fase perancangan bersama pengguna, fase konstruksi atau implementasi, dan fase
cutover. Dalam RAD komponen
dikembangkan secara paralel.
Gambar l. Alur fase-fase dalam pendekatan Rapid Application Development yang meliputi perencanaan kebutuhan, perancangan, fase konstruksi, dan cutover
Penelitian ini dilaksanakan di Laboratorium Komputer Jurusan Manajemen Informatika dan Laboratorium Jurusan Pendidikan Teknik Informatika, FTK Undiksha. Evaluasi akhir dari penelitian ini dilakukan dengan
memanfaatkan teknik random sampling. Sampel yang digunakan adalah data kebutuhan akreditasi dari seluruh jurusan yang ada di FTK yang telah
terdokumentasikan di masing-masing pangkalan data dalam sistem informasi di lingkungan Undiksha.
Basisdata dirancang bersesuaian dengan segala kebutuhan data dalam pengisian borang ini dan dapat dilihat pada gambar 2 berikut.
292
Gambar 2. Basisdata dari sistem informasi penyusunan borang akreditasi FTK Undiksha
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Informasi penyusunan borang akreditasi (SIBorang) dibangun untuk guna mempermudah program studi-program studi di Undiksha dalam proses penyusunan borang hingga pengusulan akreditasinya. Hampir seluruh data yang dibutuhkan dalam penyusunan borang akreditasi program studi telah terekam di beberapa pangkalan data yang disediakan oleh unit atau lembaga terkait. Misalkan untuk data penelitian telah tersimpan dalam pangkalan data yang terdapat di Lembaga Penelitian Undiksha.
Dalam proses penyusunan yang dilakukan secara manual, maka data tersebut harus dikumpulkan kembali dan dirangkum secara manual juga untuk memperoleh rangkuman sebuah kinerja penelitian dari masing-masing dosen dalam program studi tersebut ke dalam borang akreditasi. Proses manual ini sudah tentu akan memerlukan usaha dan waktu yang tidak sedikit dan juga melelahkan. Oleh sebab
itu, dengan adanya sistem yang berbasis teknologi informasi terkini, seperti teknologi jaringan dan web, maka proses melelahkan tersebut dapat diminimalisir. Data dari masing-masing sistem yang menangani pangkalan data dapat diperoleh untuk kemudian secara otomatis diletakkan dalam masing-masing bagian standar akreditasi yang bersesuaian. Posisi SIBorang terhadap masing-masing pangkalan data dapat dicermati pada gambar 3.
293
Gambar 3. Posisi SIBorang dalamhubungannya dengan pengguna dan pangkalan data
Adapun langkah awal yang dilakukan dalam penggunaan sistem informasi ini adalah dengan melakukan proses login ke dalam sistem. Dengan melakukan proses ini, maka pengisian akan diarahkan kepada program studi yang bersesuaian. Adapun yang dibutuhkan pada saat proses login adalah username dan password yang merupakan akses dari program studi yang bersangkutan, seperti terlihat pada gambar 4.
Gambar 4. Form login untuk dapat masuk ke dalam SIBorang
Apabila telah masuk ke dalam sistem, maka langkah berikutnya adalah dengan memilih tahun akademik penuh yang akan diposisikan sebagai tahun sekarang (TS). Kemudian dalam form yang sama akan terdapat pula tahun sosialisasi standar yang digunakan. Hal
ini dikarenakan adanya kemungkin penggunaan standar-standar yang berbeda yang disesuaikan dengan tahun pengisian yang dipilih. Halaman tersebut dapat dilihat pada gambar 5 berikut.
Gambar 5. Halaman pemilihan tahun akademik penuh aktif dan tahun sosialisasi
borang
Selanjutnya adalah proses pengisian borang seperti yang dikehendaki. Dalam purwarupa SIBorang ini, terdapat tujuh standar yang digunakan sesuai dengan standar borang yang dikeluarkan oleh BAN-PT saat ini. Seluruh navigasi pengisian borang sesuai dengan standar-standar yang ada diberikan di sebelah kiri antarmuka yang terdiri atas tahun penyusunan borang, identitas program studi, identitas pengisi borang, standar 1 hingga 7, dan fitur pencetakan dokumen borang. Antarmuka navigasi penyusunan borang terlihat pada gambar 6 berikut. Selain pengisian borang, disertakan pula panduan dari masing-masing standar yang ada.
294
Gambar 6. Navigasi pengisian borangakreditasi yang terletak pada sisi kiri antarmuka SIBorang
Segala kebutuhan data akan diperoleh melalui sebuah layanan web yang terhubung dengan masing-masing sistem informasi dan pangkalan-pangkalan data yang ada di lingkungan Undiksha. Walaupun demikian, beberapa isian masih membutuhkan masukan secara manual. Oleh sebab itu, fitur pengubahan data isian masih disertakan untuk mengakomodir hal tersebut. Akhir dari proses pengisian adalah dengan melakukan pencetakan isian ke dalam sebuah format aplikasi pengolah kata, sehingga penyempurnaan isi borang masih bisa dilakukan dan disusun sesuai dengan format yang diharapkan sebelum dilakukan pencetakan dalam bentuk hard copy.
SIMPULAN
Penelitian ini telah menghasilkan sebuah purwarupa sistem informasi yang mampu memberikan data akurat sesuai dengan yang dibutuhkan dalam borang akreditasi, baik dalam tingkatan program studi diploma tiga (D3) ataupun strata-satu (S1) serta di tingkat fakultas. Purwarupa yang disusun disesuaikan dengan acuan tujuh standar pengisian borang namun memiliki fleksibilitas yang cukup tinggi untuk dapat menyesuaikan dengan perubahan standar ke depannya.
DAFTAR RUJUKAN
[1] Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia, 2014, Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 Tentang Akreditasi Program Studi Dan Perguruan Tinggi, Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia, Jakarta.
[2] Dita Verawati, 2016, Pengaruh Motivasi, Akreditasi Prodi, Fasilitas Pendidikan, Konsentrasi Jurusan, Biaya Pendidikan dan Reputasi Pendidik Terhadap Minat Mahasiswa untuk Melanjutkan Magister Akuntasi (Studi Empiris pada Mahasiswa Akuntansi di UMS), Universitas Muhamadiyah Surakarta, Surakarta. [3] Nurul Qomariah, 2011, Pengaruh Kualitas
Layanan dan Citra Institusi terhadap Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan, Jurnal Aplikasi Manajemen, Jember.
[4] Badan Akreditasi Nasional – Perguruan Tinggi, Standar dan Prosedur AIPT, 2011, Jakarta
[5] Agus Wibowo, 2016, Rancang Bangun Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Menggunakan Metode Throwaway Prototyping Development, Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia, Yogyakarta.
[6] Bambang Nugroho, 2011, Pembuatan Sistem Informasi Borang Akreditasi
295
Jurusan D Iii Teknik Informatika Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tugas akhir, Solo.[7] Shetty, K., 2012, Rapid Application Development For Small and Medium Businesses, A Case Study Disertasi, Kansas.
[8] CMS, Centers for Medicare and Medicaid Services, 2014, Selecting a development
approach. Tersedia melalui
https://www.cms.gov/Research-Statistics- Data-and-Systems/CMS-Information-Technology/XLC/Downloads/SelectingD evelopmentApproach.pdf, diakses tanggal 10 Februari 2014.
