Pengertian SOP Perusahaan | Standar Operasional Prosedur
Pengertian SOP Perusahaan adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan
suatu proses kerja tertentu.
Tujuan SOP Perusahaan
Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Fungsi SOP Perusahaan
Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Kapan SOP Perusahaan diperlukan ?
1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
Keuntungan adanya SOP Perusahaan
1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan
Contoh SOP Standar Operasional Prosedur Perusahaan Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, bentuk dan jenis SOP yang dibuat harus sesuai dengan budaya dan sistem organisasi itu sendiri. Kalau ada Contoh SOP perlu di sesuaikan kembali agar cocok dengan lingkungan organisasi kita. dikarena kan tujuan dari pembuatan SOP ini adalah untuk memudahkan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak.
Menurut Stup (2001), ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar
Operasional Prosedur (SOP), yaitu :
1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi
tujuan dari suatu prosedur.
4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan.
Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda. Ada beberapa symbol-simbol dari flowchart ini yaitu :
Diposkan 18 minutes ago oleh muhfaiq alfatah
Label: Pengertian SOP Perusahaan Standard Operating Procedure 0
Tambahkan komentar
Aug 16
SOP PERUSAHAAN | STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUSAHAAN
SOP Perusahaan adalah Standard Operating Procedure atau sering disingkat dengan S.O.P merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu proses bisnis dari suatu aktivitas bisnis pada perusahaan.
Dengan melakukan S.O.P, perusahaan dapat memastikan suatu aktivitas bisnis bisa berjalan sesuai dengan standard yang diharapkan.
Standard Operating Procedure (S.O.P) diperlukan untuk menghasilkan system yang
berkualitas, teknis yang konsisten dan mempertahankan kualitas kontrol serta menjaga proses bisnis tetap berjalan.
Design S.O.P yang salah atau tidak tepat bisa menyebabkan proses bisnis di internal perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang. Oleh karena itu design S.O.P harus bisa dijalankan sedemikian rupa, jelas serta detail sehingga individu/sumber daya manusia (SDM) yang bekerja di dalamnya juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.
SOP Perusahaan
Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Operasional perusahaan lebih banyak didasarkan pada kebiasaan yang sudah dijalankan selama bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti
kebiasaan para karyawan sebelumnya. Hasilnya dapat dilihat apabila seorang karyawan yang memegang suatu pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan yang menggantikannya karena tidak mengetahui proses kerja. Tentu saja hal ini akan sangat menghambat operasional perusahaan, maka diperlukan adanya berbagai tahapan standar yang dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. Sistem tersebut yang kemudian dikenal sebagai sistem standar operasional (Standard Operating Procedures / SOP).
Pengertian SOP Perusahaan
Definisi SOP Perusahaan
Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function (International Conference on Harmonisation / ICH)).
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M
Tambunan)
1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
3. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Tujuan Pembuatan SOP Perusahaan
Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Fungsi SOP Perusahaan
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Kapan SOP Perusahaan itu dibuat ?
Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Keuntungan menggunakan SOP Perusahaan
1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)
Jenis-jenis SOP Perusahaan
1. Sederhana, dengan langkah – langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
2. Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
3. Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan
Bentuk SOP Perusahaan
Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)
Untuk siapa SOP Perusahaan dibuat ?
1. SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan
yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.
2. Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah- langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.
Siapa pembuat SOP Perusahaan?
Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut.
Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar. Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).
Prosedur dan Langkah Pembuatan SOP Perusahaan
1. Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll.
Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
2. Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan produksi dan lain – lain.
3. Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.
Cara Menyusun SOP Perusahaan Secara Efektif dan Efisien
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
SOP yang efektif adalah SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP
Kriteria Manual SOP Perusahaan
1. Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional,
kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
2. Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
3. Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak tafsiran.
4. Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi.
5. Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
6. Layak Audit
7. Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
Pembuatan SOP Perusahaan
1. Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
2. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
3. Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
4. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
5. Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
6. Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan 7. Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
8. Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan 9. Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
10. Buat draft terlebih dahulu
11. Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
12. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Prinsip Dalam Pembuatan SOP Perusahaan
1. Panjang vs Pendek2. Jelas vs Tidak Jelas
3. Bertelete – tele vs Ringkas
Tingkat Rincian SOP Perusahaan
Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan dapat terjawab.
Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti Format SOP Perusahaan
Nama Modul Tujuan
Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana
Prosedur kerja
Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis,
dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong:
misalnya ganti halaman.
Simbol – Simbol Diagram Alir SOP Perusahaan
Tahapan Pembuatan SOP Perusahaan
Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :
Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga interview bila diperlukan.
Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
Hambatan Dalam Penyusunan SOP Perusahaan
1. Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.
2. Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri- ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional; Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.
3. Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis;
dan tekanan Manajerial.
4. Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi
Implementasi SOP Perusaan
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.
Review SOP Perusahaan
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1 (satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
