Standar Operasional Prosedure (SOP)

• Pengelolaan Instalasi Komputer

• Dokumentasi

• SOP

• Keamanan Sistem Informasi

• BCP

LATAR BELAKANG

• Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan

dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau

mengurangi resiko/kesalahan

• Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan,

maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadi

korban.

• Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur,

maka pasien dapat meninggal atau cacat.

• Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai

dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa

dan materi.

• Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari

masyarakat) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.

Pengertian Standar

1 Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsesus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat keselamatan, keamanan, kesehatan, lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP 102 tahun 2000).

2 Standar adalah suatu patokan pencapaian berbasis pada tingkat (dr. Yodi Mahendrata).

3 Standar adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati bersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Reyers, 1983).

Pengertian SOP

Mencapai tujuan organisasi yang efektif

dan efisien

1.Standar/pedoman tertulis

2.Tatacara atau tahapan yang harus

dilalui

PENGERTIAN SOP :

• Prosedur/tata cara kerja/tata urutan pelaksanaan

kerja yang sudah ditetapkan dengan standart

tertentu.

• Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja

secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis.

• Tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang

harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses

kerja tertentu

Standard Operating Prosedur (SOP)

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya

adalah

pedoman

yang

berisi

prosedur-prosedur

operasional standar yang ada dalam suatu organisasi

yang digunakan untuk memastikan bahwa semua

keputusan dan tindakan, serta penggunaan

fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam

organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten,

standar dan sistematis.

1.Standard operating procedure (SOP)

2.Standar Prosedur Operasional (SPO)

3.Prosedur tetap (Protap)

4.Prosedur kerja

5.Prosedur tindakan

6.Prosedur penatalaksanaan

7.Petunjuk pelaksanaan

8.Petunjuk teknis

Istilah SOP

1.Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas

atau tim

2.Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap

posisi

3.Memperjelas alur tugas, wewenang dan

tanggung jawab

4.Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek

5.Menghindari kegagalan/kesalahan

1.Memperlancar tugas petugas atau tim

2.Dasar hukum bila terjadi penyimpangan

3.Mengetahui hambatan yang terjadi dan mudah

dilacak

4.Mengarahkan petugas disiplin dalam bekerja

5.Pedoman melaksanakan pekerjaan rutin

1. Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan

2. Bisa berubah

3. Memuat segala tahapan, indikasi, dan

syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap kegiatan

pelayanan.

4. Harus didokumentasikan.

Bentuk SOP

1. Simple Steps

2. Hierarchical Steps

3. Graphic Procedures

4. Flow Chart

• Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikan

kalkulator,"

"Mengoperasikan

timbangan,"

"Mengoperasikan pembuatan minuman kopi,"

"Mengoperasikan mesin fotocopy? Kita sepakat

tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya

karena tidak menyebabkan kerusakan atau

kecelakaan besar, tidak memerlukan tanggung

jawab dan akuntabilitas, pekerjaannya tidak

rumit.

JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP:

1. SOP PELAYANAN PROFESI :

–

SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN : SOP

MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI,

PENELITIAN, DSB.

–

SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP

KEWENANGAN.

2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI

–

SOP PELAYANAN

–

SOP PELAPORAN

FORMAT SOP:

1. Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya

terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat

dan tidak rinci

2. Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat

langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak

keputusan-keputusan yang harus dilakukan.

3. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan

gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.

4. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan

dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja

baik secara fisik maupun logis

CONTOH SOP SEDERHANA

• SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK :

– PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK

– PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI

– PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA BAGIAN

YANG DITUJU

CONTOH SPOP HIRARKHI:

• SOP SURAT MASUK

– PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK

– PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI

– PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI BAGIAN

– SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT – UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK MEMBUKA

SOP GRAFIS:

SOP FLOWCHARTS:

SOP SURAT MASUK

MENERIMA SURAT

MENCATAT MENGKLASIFIKASIKAN

SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN

• Manual Sop: dilakukan secara manual

contoh: penyerahan surat pelanggaran lalu lintas,

sidang pengadilan, pengurusan ijin, dsb.

• Computerisasi: online/ menggunakan sistem

software

untuk mengatur alur kerja. contoh:

sistem operator telepon, hotline, reservasi

penerbangan/hotel, pembayaran via credit card,

dsb

• Semi Komputerisasi : campuran antara manual

dan

computerized.

contoh:

pelayanan

ktp/sim/stnk.

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN :

1. Merumuskan tujuan protap

2. Menentukan

kebijakan-kebijakan

yang

berkaitan

dengan

sop/protap:

menterjemahkanpolicy/kebijakan

dengan maksud untuk : terjaminnya suatu

kegiatan pelayanan dan membuat standar

kinerja

3. Membuat aliran proses

4. Menyusun prosedur atau pelaksanaan

kegiatan

SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP ?

• SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG

MEWAKILI LEMBAGA

• DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN

KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI

LINGKUNGANNYA.

• SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU.

• SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN

SOP DI LEMBAGA LAIN

• Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai

tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami

perkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan

pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif

dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak

dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah.

Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO;

dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam

pembuatan SOP

• SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut.

• Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang pegawai menggunakan stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf dari kasubag, merupakan pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

SOP PELAYANAN KTP

SURAT PENGANTAR RT/RW

KELURAHAN

KSK FORMULIR KTP MEMBAYAR ADM KECAMATAN

PEMBAYARAN LEGALISASI FOTO RETRIBUSI

SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR

RT/RW

MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK PEMBERIAN STAMPEL RT PEMBERIAN STEMPEL RW

SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI

KELURAHAN

PENGANTAR RT/RW MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK

MENGISI FORM PEMBAYARAN RETRIBUSI

SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN

FORMULIR DARI KELURAHAN

LOKET PENERIMA

MEMBAYAR LEGALISASI

RETRIBUSI

FOTO

YANG HARUS DIPERHATIKAN :

• SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN SECARA

SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH.

• TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN

DIMENGERTI DENGAN CEPAT.

• GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF BUKAN

KALIMAT PASIF.

• SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TO-DATE), HARUS

DIEVALUASI SECARA PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU

MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG

KESEHATAN (CLINIC) MINIMAL18 BULAN SEKALI.

HAMBATAN PELAYANAN:

• SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN KEPADA

MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK INTERNAL)

• SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI

• PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG DISIPLIN: – MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM KERJA

– BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA

– LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA TARGET

WAKTU)

• ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK JELAS,

KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU:

– CUTI – SAKIT

– TIDAK MASUK MENDADAK – IJIN