Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro Pengelolaan Data Hasil Kajian

(1)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK

‘‘PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MIKRO PENGELOLAAN DATA HASIL KAJIAN’’

Disusun Oleh : SUSILOWATI, S.IP NIP : 198109162009122001

PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II

KEMENTERIAN PERTANIAN

BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN

CIAWI – BOGOR

2021

(2)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 I

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK

JUDUL : Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro Pengelolaan Data Hasil Kajian

NAMA : SUSILOWATI, S.IP NIP : 198109162009122001

UNIT KERJA : SEKRETARIAT JENDERAL MPR RI

Telah diuji didepan penguji pada hari Rabu, Tanggal 3 November 2021

MENTOR PEMBIMBING/COACH

INDRI WAHYUNI, S.IP, M.A Drh. SUMARNO, M.M.

NIP. 19801003 200604 2 005 NIP. 19580412 198603 1 001

PENGUJI

IRFAN ARIFDHARMA, S.Sos., M.M.

NIP. 19730509 199803 1 001

(3)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 II

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT atas hidayah, nikmat dan karunia yang telah dilimpahkan-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Aksi Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan II Tahun 2021 yang berjudul “Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro Pengelolaan Data Hasil Kajian”.

Tujuan penyusunan dari laporan aksi perubahan ini adalah untuk mendorong Inovasi dari para Aparatur Sipil Negara agar mampu berfikir kreatif dan dapat menciptakan suatu Reformasi Birokrasi untuk mencapai good Government menuju Indonesia Maju. Selain itu, penulisan ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan II Tahun 2021 di Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pelatihan Ciawi- Bogor.

Dan penulis menyadari bahwa susunan laporan aksi perubahan ini masih jauh dari sempurna serta banyak kekurangan dan kelemahan baik secara substansi maupun kualitas penyajiannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi perbaikkan dan kesempurnaan rancangan ini.

Terselesaikannya penyusunan laporan aksi perubahan ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya bagi semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil baik langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan laporan aksi perubahan ini, sehingga dapat berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Pada kesempatan ini pula perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Drs. Yana Indrawan, M.Si selaku Kepala Biro Pengkajian Konstitusi yang telah memberikan ijin dan kesempatan serta dukungan penuh dalam pelaksanaan aksi perubahan;

2. Ibu Indri Wahyuni, S.IP, M.M. Kepala Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat, selaku Mentor yang telah memberikan arahan dan masukan kepada penulis dalam penyusunan aksi perubahan ini;

(4)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 III

3. Bapak Drh. Sumarno, M.M. selaku Pembimbing/coach yang banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis dalam penyusunan rancangan aksi perubahan ini;

4. Bapak Irfan Arifdharma, S.Sos, M.M. selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan yang berharga dalam penyusunan rancangan aksi perubahan ini;

5. Bapak Ibu Widya Iswara Pusat Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi-Bogor yang telah membekali ilmu dan membimbing saya dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan II Tahun 2021 di Ciawi-Bogor;

6. Bapak Ibu Staf Pusat Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi- Bogor yang membantu dan mengarahkan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan II Tahun 2021 di Ciawi-Bogor;

7. Seluruh Kasubbag dan staf di Bagian Pengelolaan kajian dan aspirasi masyarakat, Biro Pengkajian Konstitusi yang telah memberikan motivasi sehingga penulis dapat menyelesaikan rancangan aksi perubahan ini;

8. Keluarga tercinta yang telah mendukung dan mendoakan keberhasilan dalam kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan II Tahun 2021 di Ciawi-Bogor; dan

9. Bapak ibu rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan II Tahun 2021 di Ciawi-Bogor yang telah membantu, mendukung dan mengarahkan dalam rangka penyelesaian penyusunan aksi perubahan ini.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan penulis berharap semoga susunan laporan aksi perubahan ini dapat memberikan manfaat dan nilai tambah baik bagi penulis sendiri maupun bagi pembaca pada umumnya, serta diharapkan pula dapat diterapkan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal dalam pelaksanaan kedepannya.

Jakarta, November 2021 Penulis,

SUSILOWATI, S.IP

(5)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 IV

PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MIKRO PENGELOLAAN DATA HASIL KAJIAN

Oleh: Susilowati, S.IP.

ABSTRAK

Dalam melaksanakan kegiatan atau program kerja pengelolaan kajian dan keahlian, maka subbagian pengelolaan kajian dan keahlian memerlukan Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Oleh karena itu, aksi perubahan yang dilaksanakan dalam rangka meningkatkan kinerja subbagian pengelolaan kajian dan keahlian pada khususnya adalah dengan melakukan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro dalam melaksanakan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro, maka diharapkan pelayanan publik dapat berjalan dengan baik dan optimal, serta dapat melahirkan budaya kerja yang lebih baik dilingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI pada umumnya.

Kata kunci: pengelolaan kajian, SOP Mikro.

(6)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 V

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ………. i

KATA PENGANTAR ……….. ii

ABSTRAK ……… iv

DAFTAR ISI ……… v

DAFTAR GAMBAR ………. vii

DAFTAR TABEL ……….. x

DAFTAR LAMPIRAN ………. xi

BAB I PENDAHULUAN ……… 1

A. Latar Belakang ……… 1

B. Area dan Fokus Aksi Perubahan …..……… 3

C. Tujuan Aksi Perubahan ……….. 5

D. Manfaat Aksi Perubahan ……….. 6

E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ……… 7

BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN ………. 11

A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ……….. 11

B. Kinerja Organisasi Sekarang ……….. 13

C. Kinerja Organisasi Yang diharapkan ………. 14

BAB III ANALISIS MASALAH ……… 16

A. Permasalahan Yang Ada ……….. 16

B. Penyebab Masalah ……….. 17

C. Akar Penyebab Masalah ………... 21

D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ……… 22

E. Solusi Mengatasi Masalah ……… 22

BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ………. 25

A. Terobosan/Inovasi ……….. 25

B. Tahapan Kegiatan/Milestone ……….. 25

C. Sumberdaya (Peta dan pemanfaatan) ……… 30

D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan ………. 38

BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ………. 41

A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ……….. 41

1. Membangun Integritas ……….... 41

2. Pengelolaan Budaya Pelayanan ………. 43

3. Pengelolaan Tim ……….. 45

B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ……….. 48

1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Pelayanan ……… 48

2. Manfaat Aksi Perubahan ………. 53

(7)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 VI

C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ……….. 53 Tindak Lanjut Kegiatan Jangka Pendek dengan Menetapkan …. 53 Target Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang ………….. 54

BAB VI PENUTUP ……… 55

DAFTAR PUSTAKA ………. 56

LAMPIRAN ……….. 57

(8)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 VII

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi ……… 11

Gambar 2. Diagram Fishbone ………... 21

Gambar 3. Model Bisnis Kanvas Aksi Perubahan ……… 30

Gambar 4. Struktur Organisasi Tim Efektif ………. 32

Gambar 5. Pemetaan Stakeholder ………. 35

(9)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 VIII

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ………. 7

Tabel 2. Gambaran Kondisi Kinerja Organisasi ………..………. 14

Tabel 3. Analisis Penentuan Isu Aktual ……… 17

Tabel 4. Analisis Isu Menggunakan Metode USG ……… 19

Tabel 5. Alternatif Solusi dengan Metode CARL ……….. 23

Tabel 6. Pentahapan (Milestone) Jangka Pendek ……… 26

Tabel 7. Pentahapan (Milestones) Jangka Menengah ……….. 27

Tabel 8. Pentahapan (Milestone) Jangka Panjang ……….. 27

Tabel 9. Rencana Kerja dan Realisasi Aksi Perubahan Jangka Pendek ……… 27

Tabel 10. Daftar Stakeholder Internal dan Eksternal ……….. 34

Tabel 11. Pemetaan IPO OBI ……… 37

Tabel 12. Matriks Strategi Komunikasi ………. 39

Tabel 13. Identifikasi Potensi Kendala ……….. 39

Tabel 14. Pemberdayaan tim kerja aksi perubahan ……….. 44

Tabel 15. Struktur Tim Efektif dan Pembagian Tugas Dalam Aksi Perubahan 46

Tabel 16. Capaian Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan Dalam Jangka Pendek 49

(10)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 IX

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Melaksanakan Konsultasi dan Koordinasi dengan Mentor ……….. 57

Lampiran 2. Rapat awal dalam pembentukan Tim Efektif ……… 58

Lampiran 3. Penerbitan Surat Tugas Tim Efektif ……… 62

Lampiran 4. Pembagian kerja Tim Efektif ……… 65

Lampiran 5. Koordinasi awal dengan anggota Tim Efektif terkait penyusunan SOP mikro dalam peleksanaan program/kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian ……… 67

Lampiran 6. Konsultasi dan berkoordinasi dengan mentor ……….. 72

Lampiran 7. Rapat pembahasan penyusunan draf SOP Mikro pengelolaan data hasil kajian ……… 73

Lampiran 8. Konsultasi dan berkoordinasi dengan mentor ………... 78

Lampiran 9. Finalisasi Draf SOP Mikro Pengelolaan Data Hasil Kajian ………... 79

Lampiran 10. Pengesahan SOP Mikro Pengelolaan Data Hasil Kajian ……….. 83

(11)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perubahan Pasal 1 ayat (2) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 (UUD NRI Tahun 1945), telah membawa perubahan yang mendasar pada sistem ketatanegaraan Indonesia. Dengan perubahan tersebut, maka sudah tidak dikenal kembali istilah lembaga tertingi negara ataupun lembaga tinggi negara dan kedudukan setiap lembaga negara bergantung pada wewenang, tugas, dan fungsi yang diberikan oleh UUD NRI Tahun 1945.

Dengan ketentuan baru ini berarti terjadi perubahan fundamental dalam sistem ketatanegaraan Indonesia yaitu dari sistem yang vertikal hierarkis dengan prinsip supremasi MPR menjadi sistem yang horizontal-fungsional dengan prinsip saling mengawasi dan saling mengimbangi antar lembaga negara.

Berubahnya kedudukan Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) yang sebelum perubahan UUD NRI Tahun 1945 MPR berkedudukan sebagai lembaga tertinggi negara, pemegang dan pelaksana sepenuhnya kedaulatan rakyat, telah membawa perubahan pada wewenang MPR.

Dan wewenang MPR diatur dalam Pasal 3 dan Pasal 8 UUD NRI Tahun 1945, adalah:

1. Mengubah dan menetapkan Undang-Undang Dasar;

2. Melantik Presiden dan/atau Wakil Presiden;

3. Memberhentikan Presiden dan/atau Wakil Presiden dalam masa jabatannya menurut Undang-Undang Dasar;

4. Menetapkan Wakil Presiden menjadi Presiden sampai habis masa jabatannya dalam hal Presiden mangkat, atau tidak dapat melaksanakan kewajibannya dalam masa jabatannya;

5. Memilih Wakil Presiden dari dua calon yang diusulkan oleh Presiden apabila terjadi kekosongan jabatan Wakil Presiden dalam masa jabatannya;

6. Memilih Presiden dan Wakil Presiden apabila keduanya berhenti secara bersamaan dalam masa jabatannya, dari dua pasangan calon Presiden dan

(12)

Calon Wakil Presiden yang diusulkan oleh partai politik atau gabungan partai politik yang pasangan calon Presiden dan calon Wakil Presidennya meraih suara terbanyak pertama dan kedua dalam pemilihan umum sebelumnya, sampai berakhir masa jabatannya.

Sedangkan tugas dari MPR diatur dalam Pasal 5 Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 Tentang MPR, DPR, DPD dan DPRD, dan Pasal 6 huruf e dan huruf f Peraturan MPR Nomor 1 Tahun 2019 tentang Tata Tertib MPR yaitu:

1. Memasyarakatkan Ketetapan MPR;

2. Memasyarakatkan Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan Bhineka Tunggal Ika;

3. Mengkaji sistem ketatanegaraan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, serta pelaksanaannya;

4. Menyerap aspirasi masyarakat berkaitan dengan pelaksanaan Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

5. Menyelenggarakan sidang dalam rangka melaksanakan wewenang dan tugas.

Meninjau dan mengevaluasi pelaksanaan Ketetapan MPR RI Nomor I/MPR/2003 tentang Peninjauan terhadap Materi dan Status Hukum Ketetapan MPRS dan Ketetapan MPR RI dari Tahun 1960 sampai dengan Tahun 2002, khususnya Pasal 4 untuk ditindaklanjuti oleh DPR dan Pemerintah.

Berdasarkan Pasal 413 ayat 2 UU MD3 menjelaskan bahwa, Sekretariat Jenderal MPR RI berperan sebagai bagian dari sistem pendukung MPR RI yang susunan organisasi dan tata kerjanya diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 45 Tahun 2019 tentang Sekretariat Jenderal MPR RI. Dalam Peraturan Presiden tersebut, dijelaskan bahwa Sekretariat Jenderal MPR RI mempunyai tugas memberikan dukungan administrasi dan keahlian terhadap kelancaran pelaksanaan wewenang dan tugas MPR RI. Selain itu, Sekretariat Jenderal MPR RI sebagai instansi pemerintah melaksanakan tugasnya dan bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan MPR RI. Keunikan Sekretariat Jenderal MPR RI sebagai lembaga pemerintah yang memberikan dukungan langsung kepada MPR RI sekaligus menjalankan kewajiban sebagai aparatur negara.

(13)

Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Rebublik Indonesia Pasal 1 ayat (1) menjelaskan bahwa Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia yang selanjutnya dalam Peraturan ini disebut Sekretariat Jenderal merupakan instansi pemerintah yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia.

B. Area dan Fokus Aksi Perubahan B.1. Area Aksi Perubahan

Sesuai dengan layanan Sekretariat Jenderal MPR RI, salah satu fungsi dari Sekretariat Jenderal MPR adalah Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang pengkajian dan pemasyarakatan konstitusi, serta penyerapan aspirasi masyarakat kepada MPR RI. Salah satu fungsi layanan tersebut ada di dalam Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang pengelolaan kajian dan aspirasi masyarakat Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, serta dukungan keahlian.

Beberapa fungsi dari Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat sebagai berikut:

1) Penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat;

2) Penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengelolaan kajian Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, pemberian dukungan keahlian kepada Pimpinan MPR, Fraksi, kelompok Dewan Perwakilan Daerah dan alat kelengkapan, serta penyusunan konsep naskah makalah, sambutan, pidato dan ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR, dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, dan penyusunan konsep laporan kinerja dan rencana strategis MPR;

(14)

3) Penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengelolaan aspirasi masyarakat pada Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan; dan 4) Penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi di

lingkungan Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat.

Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat terdiri dari 2(dua) Kepala Subbagian yaitu:

a. Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian; dan b. Subbagian Pengelolaan Aspirasi Masyarakat

Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat adalah bagian baru yang merupakan revitalisasi dari bagian lama, dimana bagian baru terdiri dari 2 Kepala Subbagian dan di struktur yang lama bagian ini hanya terdiri dari 2 staf analisis saja. Adanya perubahan struktur baru maka mekanisme dan pola kinerja di Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat menjadi ada perubahan.

Dengan adanya struktur baru tersebut, diharapkan dapat memperkuat dan menunjang akuntabilitas kinerja di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi pada umumnya, serta di Bagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian khususnya menjadi lebih baik kedepannya. Oleh karena itu, area dari penyusunan aksi perubahan ini adalah di Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian, Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat, Biro Pengkajian dan Konstitusi.

Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian mempunyai tugas yaitu melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan hasil kajian Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, serta dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR, penyusunan konsep laporan kinerja dan rencana strategis MPR serta dukungan keahlian kepada Pimpinan MPR, Fraksi, Kelompok Dewan Perwakilan Daerah dan alat kelengkapan, penyiapan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal, penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan.

(15)

B.2. Fokus Aksi Perubahan

Dari penjelasan tugas Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian di atas, maka susunan aksi perubahan akan difokuskan pada penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian dari pelaksanaan program atau kegiatan Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan baik berupa FGD, Seminar, workshop, kajian dan lain-lain terkait khususnya dari evaluasi dan implementasi UUD NRI Tahun 1945.

Diharapkan dengan aksi perubahan yang akan dilaksanakan dapat mengelola data hasil kajian sehingga menghasilkan intisari hasil-hasil kajian yang telah dilakukan oleh Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan.

Dimana dari pengelolaan hasil kajian tersebut akan digunakan sebagai penyusunan rekomendasi penyusunan bahan kajian, peninjauan serta evaluasi putusan MPR, penyusunan konsep laporan kinerja dan rencana strategis MPR serta dukungan keahlian kepada Pimpinan MPR, Fraksi, Kelompok Dewan Perwakilan Daerah dan alat kelengkapan, penyiapan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal.

Oleh karena itu, pada aksi perubahan ini akan diarahkan pada penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Data Hasil Kajian yang berdasarkan pada cakupan dan besaran kegiatan merupakan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro, dimana Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro ini adalah bagian dari Standar Operasional Prosedur (SOP) makro yang sudah ada dan telah ditetapkan.

C. Tujuan Aksi Perubahan

Secara umum tujuan dari dilaksanakannya aksi perubahan terkait penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pengelolaan data hasil kajian adalah untuk dapat meningkatkan efektifitas mengelola data- data hasil kajian dari program atau kegiatan yang telah dilaksanakan dan dapat memperoleh himpunan dari hasil data kajian tersebut yang dapat digunakan untuk mengevaluasi dan mengetahui sejauh mana implementasi dari UUD NRI Tahun 1945, yang kedepannya diharapkan dapat menjadi data base dalam

(16)

memberikan rekomendasi terkait kajian-kajian yang akan dilaksanakan oleh Pimpinan MPR RI dan alat kelengakapannya dalam menjalankan tugas dan fungsi mereka.

1. Tujuan Jangka Pendek (2 bulan)

Penyusunan pedoman pengelolaan data hasil kajian dituangkan dalam SOP Mikro yang lebih komprehensif dan ditetapkan oleh Kepala Biro Pengkajian Konstitusi.

2. Tujuan Jangka Menegah (3 s.d. 12 bulan)

a. Pelaksanaan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro Pengelolaan Data Hasil Kajian dapat menjadi acuan bagi unit kerja terkait di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI khususnya Biro Pengkajian Konstitusi.

b. Dengan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro Pengelolaan Data Hasil Kajian diharapkan dapat menghimpun dan mengoptimalkan semua data hasil kajian dari program atau kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Badan Pengkajian, Komisi Kajian Ketatanegaraan dan Peneliti.

3. Tujuan Jangka Panjang (> 12 bulan)

Dapat melihat secara menyeluruh himpunan data hasil kajian yang telah dilaksanakan dari program atau kegiatan, sehingga dapat digunakan sebagai data based dalam memberikan rekomendasi terkait kajian dalam mengevaluasi implementasi UUD NRI Tahun 1945.

D. Manfaat Aksi Perubahan

Manfaat dari aksi perubahan yang diusung ini utamanya adalah dapat memberikan himpunan data hasil kajian yang telah dilaksanakan dan dapat dijadikan sebagai data based, sehingga diharapkan dapat mempermudah dalam memperoleh data terkait evaluasi dan implementasi UUD NRI Tahun 1945 yang akan digunakan sebagai rekomendasi oleh Pimpinan MPR RI dan Alat-alat Kelengkapannya dalam menjalankan tugas dan fungsi mereka.

(17)

E. Adopsi dan adaptasi Hasil Studi Lapangan

Kegiatan Studi Lapangan Pelayanan Publik yang dilakukan di Pemerintah Kabupaten Majalengka, Provinsi Jawa Barat melalui tatap muka virtual menggunakan media zoom. Inovasi yang dihasilkan adalah pelayanan publik berupa penganduan masyarakat yaitu melalui Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Nasional (SP4N LAPOR), dimana mendapat penghargaan Top 30 Instansi Pelayanan Publik Terbaik sekaligus Top 10 Penghargaan Pengelola dengan Perubahan dan Perbaikan Pengelolaan Pengaduan Terbaik.

Berikut adalah tabel Adopsi dan Adaptasi dari hasil Lesson Learned studi lapangan ke Pemerintah Kabupaten Majelengka terkait Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Nasional (SP4N LAPOR).

Tabel 1. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan

NO Arah

Perubahan

Lesson Learned Adopsi Adaptasi

1 Peran Kepimpinan

Komitmen pimpinan yang tinggi.

Komitmen pimpinan yang tinggi dalam melaksanakan program atau kegiatan.

Menyusun kebijakan

yang dapat

mendukung

peningkatan kualitas dalam melaksanakan program atau kegiatan

2 Inovasi pelayanan

Perubahan teknis pelayanan publik mulai dari manual menjadi

menggunakan teknologi.

Pentingnya manfaat inovasi dalam melaksanakan program atau kegiatan.

Menyusun panduan tata kelola yang digunakan dalam melaksanakan

program atau kegiatan.

3 Kompetensi dan

pemberdayaan SDM

Penambahan SDM dan Bimbingan Teknis

berkesinambungan

Dengan penambahan SDM secara kuantitas dan Pendidikan Latihan yang berkelanjutan dan berkesinambungan.

Membangun tim efektif dengan memaksimalkan potensi SDM yang ada dalam melaksanakan program atau kegiatan.

4 Penerapan Manajemen Mutu, Pengawasan dan

a. Penguatan kelembagaan dengan untuk jabatan khusus menangani

Penerapan manajemen mutu, pengawasan dan pengendalian sangat penting dalam

Adanya kegiatan evaluasi dan monitoring dari hasil melaksanakan

(18)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 8 Pengendalian

Pelayanan Publik

pengelolaan pengaduan b. Penguatan

pengendalian SP4N.

melaksanakan program atau kegiatan.

program atau kegiatan.

5 Pemanfaatan teknologi

a. Penggunaan teknologi SP4N Lapor.

b. Penggunaan media sosial dalam

melakukan sosialisasi.

Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi berupa sistem informasi dalam penyelesaian tugas penyusunan konsep sambutan atau pidato, rekomendasi, dan konsep laporan kinerja, sehingga konsep yang dihasilkan lebih update.

Dengan adanya sosial

media dapat

membantu untuk mempublikasikan kinerja dari program atau kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal MPR RI.

6 Manajemen kinerja

Standar Pelayanan dalam menjawab pengaduan

Standar pelayanan dalam melaksanakan program atau kegiatan harus terdapat standar pelayanan yang jelas berupa Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan.

Penyusunan standar pelayanan dalam melaksanakan

program atau kegiatan agar lebih optimal.

7 Strategi Komunikasi dengan Stakeholder

Membangun

kerjasama dengan stakeholders.

Perlu dilakukannya komunikasi yang optimal kepada stakeholders untuk dapat mendukung pelaksanaan program atau kegiatan dalam penyusunan konsep sambutan atau pidato, rekomendasi, dan konsep laporan kinerja.

Menggunakan gaya komunikasi asertif dalam melaksanakan program atau kegiatan dalam penyusunan konsep sambutan atau pidato, rekomendasi, dan konsep laporan kinerja.

Program Inovasi SP4N LAPOR yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kabupaten Majalengka, dalam pelaksanaan program inovasi tersebut dalam hal peran kepemimpinan yaitu memiliki komitmen yang tinggi. Dalam hal ini dapat di adopsi pada pelaksanaan aksi perubahan yang akan penulis lakukan yaitu memiliki komitmen yang tinggi dalam melaksanakan program atau kegiatan dan diadaptasi dimana diperlukan sikap kepemimpinan yang memiliki komitmen tinggi dalam menyusun kebijakan yang dapat mendukung peningkatan kualitas dalam melaksanakan program atau kegiatan.

(19)

Arah perubahan dari studi lapangan yang selanjutnya adalah Inovasi pelayanan dimana dari lesson learned yang dapat diambil Perubahan teknis pelayanan publik mulai dari manual menjadi menggunakan teknologi. Penulis dapat mengadopsi pada aksi perubahan yaitu pentingnya manfaat inovasi dalam melaksanakan program atau kegiatan, serta mengadaptasinya dalam aksi perubahan yaitu menyusun pedoman berupa Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro yang akan digunakan dalam melaksanakan program atau kegiatan.

Selanjutnya terkait Kompetensi dan pemberdayaan SDM dimana lesson learn yang dapat di ambil adalah penambahan SDM dan bimbingan teknis berkesinambungan. Penulis dapat mengadopsinya yaitu dengan penambahan SDM secara kuantitas dan pendidikan latihan yang berkelanjutan dan berkesinambungan, serta mengadaptasi yaitu Membangun tim efektif dengan memaksimalkan potensi SDM yang ada dalam melaksanakan program atau kegiatan.

Arah perubahan selanjutnya yang didapat dari lesson learned adalah Penerapan Manajemen Mutu, Pengawasan dan Pengendalian Pelayanan Publik yaitu Penguatan kelembagaan dengan untuk jabatan khusus menangani pengelolaan pengaduan. Penulis dapat mengadopsinya dalam aksi perubahan yaitu Penerapan manajemen mutu, pengawasan dan pengendalian sangat penting dalam melaksanakan program atau kegiatan dan mengadaptasinya yaitu Adanya kegiatan evaluasi dan monitoring dari hasil melaksanakan program atau kegiatan.

Pemanfaatan teknologi lesson learned yang dapat diambil dari studi lapangan adalah menggunakan inovasi berupa teknologi SP4N LAPOR. Penulis dapat mengadopsinya yaitu Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi berupa sistem informasi dalam penyelesaian tugas penyusunan konsep sambutan atau pidato, rekomendasi, dan konsep laporan kinerja, sehingga konsep yang dihasilkan lebih update. Dan mengadaptasinya yaitu Dengan adanya sosial media dapat membantu untuk mempublikasikan kinerja dari program atau kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal MPR RI.

(20)

Kemudian arah perubahan dari studi lapangan yakni Manajemen kinerja, lesson learned yang dapat diambil yaitu adanya standar pelayanan publik dan penulis dapat mengadopsinya yaitu dengan standar pelayanan dalam melaksanakan program atau kegiatan harus terdapat standar pelayanan yang jelas berupa SOP yang sudah ada dan telah ditetapkan.

Arah perubahan dalam studi lapangan selanjutnya adalah Strategi Komunikasi dengan Stakeholders, lesson learned yang dapat diambil Membangun kerjasama dengan stakeholders. Penulis dapat mengadopsinya yaitu Perlu dilakukannya komunikasi yang optimal kepada stakeholders untuk dapat mendukung pelaksanaan program atau kegiatan dalam penyusunan konsep sambutan atau pidato, rekomendasi, dan konsep laporan kinerja. Dan penulis juga dapat mengadaptasinya yaitu Menggunakan gaya komunikasi asertif dalam melaksanakan program atau kegiatan dalam penyusunan konsep sambutan atau pidato, rekomendasi, dan konsep laporan kinerja.

(21)

BAB II

PROFIL KINERJA PELAYANAN

A. Tugas Pokok Dan Fungsi Organisasi

Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Rebublik Indonesia Pasal 1 ayat (1) menjelaskan bahwa Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia yang selanjutnya dalam Peraturan ini disebut Sekretariat Jenderal merupakan instansi pemerintah yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia.

Gambar 1. Struktur Organisasi

(22)

Gambar 1 diatas adalah struktur organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Rebublik Indonesia.

Layanan Sekretariat Jenderal MPR dijabarkan dalam tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal MPR RI. Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Rebublik Indonesia Pasal 2 menjelaskan bahwa Sekretariat Jenderal mempunyai tugas memberikan dukungan administrasi dan keahlian terhadap kelancaran pelaksanaan wewenang dan tugas Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia.

Dan tugas-tugas dari Sekretariat Jenderal MPR RI adalah sebagai berikut:

1) Mendukung keperluan dan kegiatan MPR RI, alat kelengkapan, badan dan lembaga pengkajian, fraksi atau kelompok Dewan Perwakian Daerah dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya;

2) Membantu alat kelengkapan MPR RI dalam menyempurnakan redaksi rancangan keputusan MPR RI;

3) Membantu Pimpinan MPR RI menyempurnakan redaksional/teknis yuridis rancangan keputusan MPR RI;

4) Membantu menyiapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) MPR RI; dan 5) Membantu MPR RI dalam pengelolaan anggaran.

Sedangkan fungsi Sekretariat Jenderal MPR juga diatur dalam Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Rebublik Indonesia Pasal 3 yang menjelaskan bahwa fungsi dari Sekretariat Jenderal MPR yaitu:

1) Perumusan dan evaluasi rencana strategis Sekretariat Jenderal MPR RI;

2) Koordinasi dan pembinaan terhadap pelakasanaan tugas unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;

3) Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang pengkajian dan pemasyarakatan konstitusi, serta penyerapan aspirasi masyarakat kepada MPR RI;

(23)

4) Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang administrasi kepada MPR RI;

5) Perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;

6) Pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada MPR RI; dan 7) Pelaksanaan fungsi lain yang ditugaskan oleh MPR RI.

Sesuai dengan penjelasan diatas dalam profil layanan Sekretariat Jenderal MPR RI, salah satu fungsi dari Sekretariat Jenderal MPR adalah Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang pengkajian dan pemasyarakatan konstitusi, serta penyerapan aspirasi masyarakat kepada MPR RI.

B. Kinerja Organisasi Sekarang

Berdasarkan dari diagnosa yang telah dilakukan untuk menentukan area perubahan pada organisasi dapat diketahui bahwa kondisi saat ini pada Sub Bagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian adalah sebagai berikut:

1. Belum optimalnya dalam melakukan persiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan hasil kajian Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, serta dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR;

2. Terbatasnya sumber daya manusia dalam penyusunan konsep laporan kinerja dan rencana strategis MPR; menyiapkan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal dan penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan;

3. Terbatasnya sumber data atau data base untuk menyusun naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

4. Belum optimal dalam penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan.

(24)

C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan

Berdasarkan dari kondisi organisasi sekarang yang telah dijelaskan diatas, maka kondisi yang diharapkan dapat memecahkan permasalahan adalah sebagai berikut:

1. Dalam penyusunan persiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksnaan kegiatan di bidang pengelolaan hasil kajian Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, serta dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR diharapkan lebih optimal;

2. Diharapkan sumber daya manusia terpenuhi dalam penyusunan konsep laporan kinerja dan rencana strategis MPR; menyiapkan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal dan penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan;

3. Diharapkan sumber data atau data base dapat terpenuhi dalam mempersiapkan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

4. Dalam penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan diharapkan lebih optimal.

Tabel 2. Gambaran kondisi Kinerja Organisasi

Kondisi Saat ini Kondisi Yang Diharapkan 1. Belum optimalnya dalam melakukan

persiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan hasil kajian Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, serta dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR;

1. Dalam penyusunan persiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksnaan kegiatan di bidang pengelolaan hasil kajian Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan, serta dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR diharapkan lebih optimal;

(25)

2. Terbatasnya sumber daya manusia dalam penyusunan konsep laporan kinerja dan rencana strategis MPR;

menyiapkan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal dan penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan;

2. Diharapkan sumber daya manusia terpenuhi dalam penyusunan konsep laporan kinerja dan rencana strategis MPR; menyiapkan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal dan penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan;

3. Terbatasnya sumber data atau data base untuk menyusun naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

3. Diharapkan sumber data atau data base dapat terpenuhi dalam mempersiapkan naskah makalah, sambutan, pidato/ceramah Pimpinan MPR, Pimpinan Alat Kelengkapan MPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;

4. Belum optimal dalam penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan.

4. Dalam penyusunan konsep rekomendasi Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan diharapkan lebih optimal.

(26)

BAB III

ANALISIS MASALAH

A. Permasalahan Yang Ada

Dalam meningkatkan kinerja Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian yang berkorelasi terkait kepuasan Pimpinan MPR dan Alat kelengkapan MPR terhadap layanan yang diberikan, dan ini diperlukan gagasan atau inovasi untuk dapat meminimalisir kendala atau permasalah yang ada.

Penyelenggaraan tugas Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian saat ini masih menemui beberapa kendala atau permasalahan yaitu:

1. Hasil dari kajian yang telah dilaksanakan dari Alat kelengkapan MPR yaitu Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan belum diolah dan dihimpun, sehingga dalam melakukan persiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR masih harus mencari-cari data tersebut secara manual.

2. Keterbatasan kualitas SDM dalam penyelesaian tugas baik pengelolaan kajian, penyusunan konsep sambutan/pidato, konsep rekomendasi, dan konsep laporan kinerja.

3. Kurangnya koordinasi dalam penyelesaian tugas penyusunan konsep baik sambutan/pidato, rekomendasi, laporan kinerja maupun dalam mengelola hasil kajian.

4. Pelaksanaan program atau kegiatan dalam mengelola kajian dan keahlian belum berjalan efektif dan efisien sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah ada dan yang telah ditetapkan.

5. Monitoring dan evaluasi dari pelaksanaan program atau kegiatan dalam mengelola kajian dan keahlian belum efektif dan efisien.

(27)

B. Penyebab Masalah

Berdasarkan beberapa kendala atau permasalahan yang tersebut diatas, maka untuk dapat meningkatkan kinerja dalam pengelolaan kajian dan keahlian, diperlukan suatu metode pengukuran untuk menentukan skala prioritas dalam permasalahan tersebut yang akan diangkat dan menjadi isu permasalahan utama dalam rancangan aksi perubahan.

Dan salah satu metode yang digunakan untuk menentukan isu permasalahan utama adalah dengan menggunakan metode Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan/APKL. Metode APKL ini merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dapat dicarikan solusinya dalam kegiatan aksi perubahan. Metode APKL ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu.

Aktual, artinya isu atau pokok persoalan sedang terjadi atau akan terjadi dan sedang menjadi pembicaraan orang banyak. Problematik, artinya Isu yang memiliki permasalahan komplek dan harus segera dicarikan solusi permasalahannya. Kekhalayakan, artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak, artinya Isu tersebut masuk akal dan realistis untuk dipecahkan masalahnya.

Berikut tabel analisis penentuan prioritas dari isu aktual yang menjadi kendala atau permasalahan pada Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian, terutama kaitannya dalam meningkatkan kinerja, yaitu sebagai berikut:

Tabel 3. Analisis Penentuan Isu Aktual

No Isu Aktual

Kriteria Keterangan A P K L

1 Hasil dari kajian yang telah dilaksanakan dari Alat kelengkapan MPR yaitu Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan belum diolah dan dihimpun, sehingga dalam

√ √ √ √ OK

(28)

melakukan persiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR masih harus mencari-cari data tersebut secara manual.

2 Keterbatasan kualitas SDM dalam penyelesaian tugas baik pengelolaan kajian, penyusunan konsep sambutan/pidato, konsep rekomendasi, dan konsep laporan kinerja.

√ √ √ √ OK

3 Kurangnya koordinasi dalam penyelesaian tugas penyusunan konsep baik sambutan/pidato, rekomendasi, laporan kinerja maupun dalam mengelola hasil kajian.

√ √ √ √ OK

4 Pelaksanaan program atau kegiatan dalam mengelola kajian dan keahlian belum berjalan efektif dan efisien sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah ada dan telah ditetapkan.

√ √ √ √ OK

5 Monitoring dan evaluasi dari pelaksanaan program atau kegiatan dalam mengelola kajian dan keahlian belum efektif dan efisien.

√ √ √ X NO

(29)

Berdasarkan analisa dari motede APKL yang telah dilaksanakan, isu aktual nomor 1,2, 3 dan 4 memenuhi kriteria semua APKL, sedangkan isu aktual nomor 5 tidak memenuhi kriteria layak. Dari keempat isu aktual tersebut akan dilaksanakan analisis yang lebih lanjut dengan metode USG (Urgency, Seriousness, dan Growth) untuk dapat melakukan penetapan prioritas isu yang harus diselesaikan, serta untuk menguji seberapa mendesaknya isu tersebut yang dapat menimbulkan masalah lain apabila dibiarkan dalam kegiatan aksi perubahan dengan menggunakan rentang nilai 1-5 dan Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas.

Pengertian tentang USG untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Urgency, yaitu seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu terjadi;

2. Seriousness, yaitu seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain kalua masalah penyebab isu tidak dipecahkan; dan

3. Growth, seberapa kemungkinannya isu-isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan.

Berikut tabel analisis permasalahan yang menjadi isu utama dengan menggunakan motode USG, sebagai berikut:

Table 4. Analisis Isu Menggunakan Metode USG

No Masalah Utama U S G TOTAL Keterangan

1 Hasil dari kajian yang telah dilaksanakan dari Alat kelengkapan MPR yaitu Badan Pengkajian dan Komisi Kajian Ketatanegaraan belum diolah dan dihimpun, sehingga

4 4 4 12 IV

(30)

dalam melakukan persiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan penyusunan bahan kajian, peninjauan dan evaluasi putusan MPR masih harus mencari-cari data tersebut secara manual.

2 Keterbatasan kualitas SDM dalam penyelesaian tugas baik pengelolaan kajian, penyusunan konsep sambutan/pidato, konsep rekomendasi, dan konsep laporan kinerja.

4 5 5 14 II

3 Kurangnya koordinasi dalam penyelesaian tugas penyusunan konsep baik sambutan/pidato, rekomendasi, laporan kinerja maupun dalam mengelola hasil kajian.

5 4 4 13 III

4 Pelaksanaan program atau kegiatan dalam mengelola kajian dan keahlian belum berjalan efektif dan efisien sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah ada dan telah ditetapkan.

5 5 5 15 I

Berdasarkan analisa USG yang telah dilakukan, terpilih isu pertama sebagai priotas yaitu “Pelaksanaan program atau kegiatan dalam mengelola kajian dan keahlian belum berjalan efektif dan efisien sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah ada dan telah ditetapkan”.

(31)

LAPORAN AKSI PERUBAHAN BY SUSILOWATI PKP II 2021 21 Pelaksanaan program/kegiatan

dalam mengelola kajian dan keahlian

belum berjalan efektif dan efisien sesuai dengan SOP

yang telah ada Sumber Daya

Manusia

Methode/

proses

Machine/Tools Material

C. Akar Penyebab Masalah

Dari hasil analisis permasalahan menggunakan USG diatas dapat diambil kesimpulan bahwa “Pelaksanaan program atau kegiatan dalam mengelola kajian dan keahlian belum berjalan efektif dan efisien sesuai dengan SOP yang sudah ada dan telah ditetapkan”, sehingga perlunya dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro sebagai kombinasi dan pengembangan dari Standar Operasional Prosedur (SOP) makro yang sudah ada.

Untuk lebih mengetahui akar penyebab dari permasalahan belum berjalan efektif dan efisien sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sudah ada dan telah ditetapkan, selanjutnya akan akan dilakukan analisa dengan menggunakan methode Fishbone Diagram (Ishikawa) sebagai berikut:

Pada subbagian pengelolaan

Kajian dan keahlian hanya ada Belum optimalnya

2(dua) orang koordinasi dalam

menyelesaikan tugas

Pemahaman dan kemampuan dalam pengelolaan kajian dan keahlian tidak sama

Standar operasional yang ada Dokumen yang dihasilkan Belum efektif dan efisien belum memadai/belum

maksimal

Gambar 2. Diagram Fishbone

(32)

D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah

Merujuk pada isu permasalahan prioritas di atas maka dapat dicarikan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut dan penulis mengajukan 3(tiga) alternatif gagasan. Adapun alternatif gagasan yang dapat digunakan untuk penyelesaian isu permasalahan tersebut antara lain:

1.

Membangun suasana kerja yang harmonis untuk dapat meningkatkan kinerja tim dalam melaksanakan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian;

2. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian;

3. Membuat forum komunikasi di lingkup Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian.

E. Solusi Mengatasi Masalah

Ketiga alternatif gagasan tersebut di atas diambil alternatif solusi untuk dapat mengatasi permasalahan yang menjadi prioritas utama. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan prioritas solusi dari ketiga alternatif tersebut diatas adalah dengan menggunakan metode CARL, karena data yang tersedia adalah data kualitatif.

Metode ini dilakukan dengan menentukan skor atas kriteria tertentu dengan skala 0-5. Kriteria dalam metode CARL mempunyai arti sebagai berikut:

1. C adalah Capability, yaitu ketersediaan sumber daya (dana, sarana, peralatan;

2. A adalah Accessibility, yaitu kemudahan, masalah yang ada mudah diatasi atau tidak. Kemudahan dapat didasarkan pada ketersediaan metode/cara/teknologi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan atau juklak;

3. R adalah Readiness, yaitu kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan sasaran, seperti keahlian atau kemampuan motivasi; dan

4. L adalah Leverage, yaitu seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan yang lain dalam pemecahan masalah yang dibahas.

(33)

Setelah alternatif solusi diidentifikasi, kemudian dibuat tabel kriteria CARL dan diisi skornya. Nilai total merupakan hasil perkalian C x A x R x L, seperti yang terlihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 5. Alternatif Solusi dengan Metode CARL No Alternatif Solusi Kriteria

Total Urutan

C A R L

1 Membangun suasana kerja yang harmonis untuk dapat meningkatkan kinerja tim dalam melaksanakan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

5 4 4 4 320 II

2 Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

5 4 4 5 400 I

3 Membuat forum komunikasi di lingkup Subbagian Pengelolaan Kajian dan Keahlian.

5 4 4 3 240 III

Keterangan nilai dari tabel 5 di atas adalah sebagai berikut;

 Nilai 1 = sangat tidak capability, accessibility, readiness, dan leverage sebagai alternatif solusi gagasan dalam memecahkan permasalahan.

 Nilai 2 = tidak capability, accessibility, readiness, dan leverage sebagai alternatif solusi gagasan dalam memecahkan permasalahan.

 Nilai 3 = cukup capability, accessibility, readiness, dan leverage sebagai alternatif solusi gagasan dalam memecahkan permasalahan.

(34)

 Nilai 4 = sangat cukup menjadi capability, accessibility, readiness, dan leverage sebagai alternatif solusi gagasan dalam memecahkan permasalahan.

 Nilai 5 = sangat menjadi capability, accessibility, readiness, dan leverage sebagai alternatif solusi gagasan dalam memecahkan permasalahan.

Berdasarkan hasil analisis prioritas alternatif solusi gagasan pemecahan permasalahan seperti terlihat pada tabel 5 di atas, maka diperoleh solusi alternatif yang akan dilakukan untuk pemecahan isu adalah dengan menyusun SOP mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

(35)

BAB IV

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

A. Terobosan/Inovasi

Berdasarkan tahapan-tahapan analisis permasalahan yang telah dilakukan sampai dengan pemilahan isu-isu aktual menjadi isu aktual prioritas dengan menggunakan metode APKL. Kemudian, isu-isu aktual tersebut dianalisis kembali menjadi isu strategis dengan menggunakan metode USG, yang selanjutnya diakhiri dengan penentuan alternatif solusi gagasan dengan menggunakan metode CARL.

Isu strategis atau permasalahan yang terpilih oleh penulis untuk diangkat menjadi terobosan atau inovasi pada Aksi Perubahan ini adalah

“Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian”. Selanjutnya melakukan penentuan strategi penyelesaian permasalahan dengan menentukan Tahapan Kegiatan/Milestone, Identifikasi Stakeholder, Pemetaan Stakeholder, Analisis Sumber Daya dan manajemen pengendalian mutu pekerjaan dari Aksi Perubahan.

B. Tahapan Kegiatan/Milestone

Aksi perubahan yang akan dilakukan oleh penulis melalui beberapa tahapan, yaitu jangka pendek, menengah dan panjang. Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam masa Pelatihan Kepemimpinan Pengawas merupakan milestone jangka pendek pada aksi perubahan. Secara garis besar, kegiatan dalam rangka aksi perubahan terdiri dari:

a. Membentuk tim efektif/tim kerja dalam rangka mendukung pelaksanaan aksi perubahan dengan menerbitkan Surat Perintah Pembentukan Tim Kerja Aksi Perubahan yang ditandatangani oleh Plt. Kepala Biro Sumber Daya Manusia, Organisasi dan Hukum MPR RI;

b. Pembahasan bersama tim efektif dalam rangka menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian;

(36)

c. Mengumpulkan bahan dan data untuk penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

d. Rapat koordinasi dengan unit kerja terkait.

e. Penetapan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

f. Evaluasi dan monitoring dari penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

Seluruh tahapan kegiatan yang direncanakan dalam 3 periode yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagaimana dapat terlihat pada tabel di bawah ini:

1. Jangka Pendek ( 2 bulan)

Tabel 6. Pentahapan (Milestone) Jangka Pendek

NO KEGIATAN PENANGGUNG

JAWAB OUTPUT

1 Membentuk Tim Efektif a. Rapat Tim Efektif b. Penerbitan Surat Tugas c. Rapat Penyusunan Agenda

Kerja

Project Leader + Tim Kerja/Efektif

Surat Tugas

2 Mengumpulkan bahan dan data untuk penyusunan SOP mikro pengelolaan data hasil kajian.

Koordinasi dan penyiapan bahan dan data penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian dan keahlian.

Draft Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro.

3 Rapat koordinasi dengan unit kerja terkait a. Pembahasan penyusunan

Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan

pengelolaan kajian dan keahlian.

b. Pembahasan lanjutan penyusunan Standar

Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro.

(37)

NO KEGIATAN PENANGGUNG

JAWAB OUTPUT

Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

c. Pengesahan penyusunan SOP mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

2. Jangka Menengah (3 – 12 bulan)

Tabel 7. Pentahapan (Milestones) Jangka Menengah

No KEGIATAN PENANGGUNG

JAWAB

OUTPUT 1 Pelaksanaan penerapan terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP)

mikro pengelolaan data hasil kajian.

3. Jangka Panjang (> 12 bulan)

Tabel 8. Pentahapan (Milestone) Jangka Panjang

No KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB OUTPUT

1. Evaluasi dan Monitoring

Evaluasi dan monitoring terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

Project Leader dan Tim Teknis

Dokumen evaluasi dan monitoring

Tabel 9. Rencana Kerja dan Realisasi Aksi Perubahan Jangka Pendek

No Kegiatan Penanggung

Jawab

2021

Output

Sept Okt

I II III IV I II III IV 1 Pembentukan Tim Efektif

a. Rapat Tim Efektif Project Leader + Tim Kerja

Undangan, Laporan, Dokumentasi, Notulensi

(38)

Jawab

2021

Output

Sept Okt

I II III IV I II III IV b.Penerbitan Surat

Perintah

Tim Administrasi Surat Perintah

Sekretariat c. Rapat Penyusunan

Agenda Kerja

Project Leader + Administrasi

Dokumentasi + Notulensi 2 Mengumpulkan bahan- dan data untuk penyusunan SOP mikro pengelolaan data hasil

kajian.

a. Koordinasi dan pernyiapan bahan dan data

penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan

pengelolaan kajian dan keahlian

Project Leader + Tim Efektif

Dokumentasi, Undangan, Daftar hadir, Notulensi

3 Rapat koordinasi dengan unit kerja terkait a. Pembahasan

penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian

Undangan Rapat, daftar hadir, notulen rapat,

b. Pembahasan lanjutan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau

Undangan Rapat, daftar hadir, notulen rapat,

(39)

Jawab

2021

Output

Sept Okt

I II III IV I II III IV kegiatan

pengelolaan kajian dan keahlian c. Pengesahan

penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro dalam pelaksanaan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

Project Leader + Tim Teknis

Standar Operasional Prosedur (SOP) Mikro

(40)

C. Sumberdaya (Peta Dan Pemanfaatan) 1. Pemetaan Sumber Daya

Gambar 3. Model Bisnis Kanvas Aksi Perubahan

a) Customer Segments merupakan penjelasan terkait siapa klien atau target dari aksi perubahan. Target atau klien pada aksi perubahan adalah Seluruh unit kerja di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi.

b) Value Proposition merupakan nilai tambah yang dapat diberikan dalam pelaksanaan aksi perubahan. Dalam hal ini, nilai yang diberikan adalah Mampu menghasilkan output sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan dan Menghasilkan SDM yang memahami tugas dan fungsi dalam melaksanakan pengelolaan kajian dan keahlian.

c) Channel merupakan media yang digunakan dalam penyampaian solusi kepada klien. Channel yang dipakai pada aksi perubahan ini adalah dengan Kerja sama dengan pejabat di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi,

KEY

PARTNERSHIP

 Kepala Biro Pengkajian Konstitusi

 Kepala Bagian Pengelolaan Kajian dan Aspirasi Masyarakat

 Seluruh staf di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi

KEY ACTIVITIES

 Pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi.

VALUE PROPOSITION

 Mampu menghasilkan output sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan.

 Menghasilkan SDM yang memahami tugas dan fungsi dalam melaksanakan pengelolaan kajian dan keahlian.

CUSTOMER RELATIONSHIP

 Melalui penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian.

CUSTOMER SEGMENTS

 Seluruh unit kerja di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi.

KEY RESOURCES

 Seluruh staf di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi.

 Sarana dan prasarana kantor

 Bahan-bahan hasil kajian

CHANNELS

 Kerja sama dengan pejabat di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi, agar penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian dapat

dilaksanakan.

COST STRUCTURE

 Biaya yang dibutuhkan terdapat dalam anggaran Sekretariat Jendetal MPR RI Tahun 2021

REVENUE STREAM(S)

 Keuntungan yang diperoleh:

Mendapatkan pemahaman yang sama dalam melaksanakan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

 Sumber dana:

APBN

(41)

agar Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian dapat dilaksanakan dan berjalan secara efektif dan efisien.

d) REVENUE STREAM(S) merupakan profit atau keuntungan apa yang kita peroleh dari aksi perubahan ini. Keuntungan yang didapat yaitu mendapatkan pemahaman yang sama dalam melaksanakan program atau kegiatan pengelolaan kajian dan keahlian.

e) CUSTOMER RELATIONSHIP adalah membangun dan menjaga hubungan baik dengan Pelanggan. Dalam aksi perubahan menjaga dan membangun hubungan baik melalui Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian.

f) KEY ACTIVITIES menjelaskan aktivitas utama yang dilaksanakan agar rancangan aksi perubahan dapat berjalan, yaitu dengan pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) mikro pengelolaan data hasil kajian di lingkup Biro Pengkajian Konstitusi.

g) KEY RESOURCES menjelaskan sumber daya yang digunakan dalam rancangan aksi perubahan.

h) KEY PARTNERSHIP menjelaskan siapa yang menjadi patner dalam pelaksanaan aksi perubahan.

i) COST STRUCTURE merupakan komponen biaya yang dibutuhkan dalam menjalankan rancangan aksi perubahan.