Strategi Pengembangan Repository Perpustakaan ITS

(1)

Seminar Nasional Pemeringkatan Web Institusi dengan tema “Pengukuran Kinerja Web dan Keunggulan Institusi”,

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 1

Strategi Pengembangan Repository Perpustakaan ITS

Oleh

Mansur Sutedjo

Pustakawan UPT Perpustakaan ITS Abstrak

Perpustakaan digital merupakan konsep baru dalam bidang perpustakaan, lahir akibat perkembangan teknologi informasi. Data disimpan dalam bentuk digital, dilengkapi dengan sistem temu kembali serta diperlukan jaringan komputer atau internet untuk operasionalnya. Perpustakaan digital merupakan sarana yang tepat untuk mempublikasikan karya ilmiah yang sifatnya lokal, yang semula hanya bisa dinikmati kalangan terbatas pada akhirnya dapat dinikmati masyarakat luas. Konsep perpustakaan digital atau dikenal dengan Repository pada perkembangannya telah melahirkan berbagai repository termasuk Repository Perpustakaan ITS atau ITS Digital Repository atau ITS Repository. Keberhasilan dari Repository Perpustakaan ITS menempati ranking pertama di Indonesia tidak terlepas dari kerja keras seluruh staf Perpustakaan, dukungan Pimpinan ITS, dana cukup tersedia dan strategi pengembangan yang dicanangkan. Strategi pengembangan yang ditempuh adalah mengembangkan Repository yang sudah dibangun 2006-2007 (sebagai modal awal) kemudian mengusulkan draft SK Rektor Tentang Wajib Simpan Karya Ilmiah ke Perpustakaan; memperbesar kapasitas simpan (server); mengembangkan viewer dan watermark serta mengembangkan fasilitas unggah mandiri. Selanjutnya mengajukan proposal kegiatan setiap tahun dengan target kegiatan dan besarnya dana yang diperlukan kepada Rektor ITS. Rektor menerbitkan Surat Keputusan Pembentukan Tim Pelaksana Digitalisasi Koleksi Konten Lokal UPT Perpustakaan ITS, sehingga dengan SK tersebut Tim bisa melaksanakan kegiatan unggah karya ilmiah dengan target yang telah ditentukan.

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi Informasi dan komunikasi, telah menunjukkan pengaruh yang luar biasa disetiap sendi kehidupan manusia, terutama jaringan internet. Hal tersebut telah merambah pula ke Perpustakaan. Dampaknya, perpustakaan sedikit demi sedikit mulai ditinggalkan pemustakanya, mereka lebih memilih internet untuk merawak informasi dibanding merawak koleksi informasi di Perpustakaan. Hal tersebut dapat dipahami, karena internet menawarkan kecepatan, ketepatan dalam penelusuran informasi. Sehingga pemustaka yang selama ini memilih pemanfaatan koleksi cetak, telah beralih ke koleksi digital. Oleh karena itu muncul konsep baru dalam perpustakaan yaitu berupa konsep Perpustakaan Digital. Lesk memberikan definisi sebagaimana dikemukakan Pendit (2007: 29) dalam Perpustakaan digital: perspektif perpustakaan perguruan tinggi, yaitu “organized collections of digital information.” Pengertian lain tentang perpustakaan digital sebagaimana dinyatakan Arm dalam Deegan (2002:20) yaitu “ A Manage collection of

(2)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 2 information, with associated services, where the information is stored in digital formats and accessible over network. A Crucial part of this definition is that the information is managed.” Berdasarkan pengertian di atas bagaimana sebuah Perpustakaan dapat mengelola koleksi informasi yang dihubungkan dengan layanan perpustakaan, dimana informasi disimpan dalam bentuk digital dan dapat diakses melalui jaringan komputer.

Munculnya konsep baru tersebut telah mendorong pimpinan Perpustakaan ITS mulai memikirkan bagaimana mengembangkan Perpustakaan Digital. Sampai pada tahap memutuskan koleksi mana yang patut diunggah, maka pilihan jatuh pada Koleksi Lokal yang layak untuk diunggah ke dalam Digilib.its.ac.id. Koleksi lokal yang dimaksud adalah karya ilmiah lokal seperti Skripsi, Tesis, Disertasi, Laporan Penelitian, Artikel jurnal Ilmiah, Pidato Pengukuhan, Pidato ilmiah, Prosiding dan lainnya. Pertimbangannya agar nilai yang terkandung di dalam koleksi lokal karya sivitas akademika ITS dapat dimanfaatkan oleh kalangan yang lebih luas lagi

tidak hanya sivitas akademika ITS, sehingga bisa memberikan manfaat bagi perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan itu sendiri, baik ditingkat lokal, nasional dan inetrnasional.

Tahun 2004 pimpinan Perpustakaan ITS sesuai visi-misi waktu itu yaitu “menjadikan perpustakaan unggulan dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi komunikasi dan informasi,” mulai merintis dan melakukan berbagai pembenahan sebagai persiapan mewujudkan Perpustakaan Digital. KMRG-ITB melalui aplikasi program Ganesha Digital Library (GDL) menawarkan gratis untuk diaplikasikan di Perpustakaan ITS. Tahun 2005, mulai dilakukan digitalisasi koleksi Tugas Akhir dan Laporan Penelitian mulai hanya halaman judul, abstrak dan daftar isi hingga fulltext sejumlah 6525 judul (Tugas Akhir) dan 181 judul Laporan Penelitian. Dalam perjalanan banyak kendala yang dijumpai, masalah program aplikasinya, ketergantungan SDM khususnya menyangkut aplikasi program dengan KMRG-ITB. Seiring dengan perjalanan waktu, Perpustakaan ITS mendapatkan Block Grant INHERRENT untuk mengembangkan perpustakaan, yang peruntukannya untuk memberdayakan Perpustakaan dengan teknologi informasi dan komunikasi. Tahun 2006-2007 telah dikembangkan secara mandiri program Digital Library Search In Context, dengan menggunakan dana Block Grant INHERRENT. Bersamaan dengan itu GDL mengalami kerusakan akibat ulah hacker, data banyak yang corrupt. Akhir 2006 Digital Library Search In Context selesai dikembangkan dan dimulailah pekerjaan dari memindai (scanning) sampai dengan mengunggah (uploading) meta data ke dalam database. Pertama yang di unggah ke dalam database adalah 1500 judul Tesis mahasiswa S2, pekerjaan ini dilaksanakan sampai akhir 2007.

(3)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 3 Dalam pelaksanaan seputar pekerjaan digitalisasi koleksi Tesis yang sudah dilakukan ini ternyata menimbulkan pro dan kontra di Kampus ITS. Utamanya terkait dengan dosen yang berkepentingan terhadap karya tulis mahasiswa yang dibimbingnya dan masalah lainnya. Secara garis besar masalah yang timbul dalam mewujudkan Perpustakaan Digital yang berhasil diidentifikasi adalah masalah sepinya dukungan sivitas akademika dalam mewujudkan Perpustakaan Digital (staf pengajar); copyright; software pendukung; hardware, tenaga yang terbatas, bandwith, dana dan lainnya. Berangkat dari permasalahan sebagaimana telah diuraikan di atas, maka perlu ditempuh langkah langkah strategis untuk mengembangkan Perpustakaan Digital ITS atau ITS Repository agar menjadi lebih baik. Mudah untuk digunakan, dimanfaatkan dan aman dan serta mudah ditemukan cantumannya.

2. Strategi Pengembangan

Strategi pengembangan Repository Perpustakaan ITS dimulai April 2008, dimana terjadi estafet kepemimpinan dari kepala perpustakaan yang lama ke yang baru. Apa yang telah dilakukan pendahulu adalah modal berharga untuk melangkah menjadi lebih baik. Segala hal yang sudah baik dipertahankan yang kurang dilengkapi dan yang tidak tepat disisihkan. Dengan visi-misi Perpustakaan yang baru yaitu “Perpustakaan sebagai pusat sumber belajar atau learning resource center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi,” telah ditempuh langkah-langkah strategis secara bertahap melalui program kerja tahunan UPT Perpustakaan ITS sebagai berikut:

a. Mengusulkan draft Surat Keputusan Rektor Tentang Wajib Serah Simpan Karya Ilmiah ke Perpustakaan ITS

b. Meremajakan Server Digilib.its.ac.id dengan meningkatkan kapasitas simpan.

c. Mengembangkan Viewer dan Watermark, sebagai salah satu pengamanan data pada Digital Library Search in Context

d. Mengembangkan fasilitas Upload Mandiri pada Digital Library Search in Contet

Selanjutnya dibahas lebih detil langkah-langkah untuk pengembangan Repository Perpustakaan ITS guna mewujudkan Perpustakaan sebagai pusat sumber belajar atau learning resource center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi.

(4)

2.a. Surat Keputusan Rektor Tentang Wajib Serah Simpan Karya Ilmiah

Koleksi informasi lokal yang telah berhasil diunggah selama ini kebanyakan berasal dari calon wisudawan yang terjaring lewat peraturan akademis. Dimana setiap calon wisudawan wajib mengurus bebas pustaka di Perpustakaan ITS bersamaan dengan itu wajib menyerahkan hardcopy Tugas Akhir/Skripsi/Tesis dan Disertasi dan softcopynya. Setelah diverifikasi oleh petugas Perpustakaan dan dinyatakan benar serta memenuhi persyaratan baru diberikan form bebas pustaka. Bila semua prosedure bebas pustaka telah dilalui, diketahui tidak ada masalah (pinjaman buku, denda dan lainnya) maka calon wisudawan dibuatkan Surat Keterangan Bebas Pustaka. Staf pengajar yang kebetulan studi di ITS, maka yang bersangkutan dapat dipastikan sudah menyerahkan karya ilmiahnya. Namun yang studi di luar ITS baik di dalam negeri maupun di luar negeri agak sulit dijaring. Oleh karena itu Perpustakaan memerlukan payung hukum agar ada peraturan yang mewajibkan semua sivitas akademika ITS menyerahkan karya ilmiahnya ke Perpustakaan. Tahun 2008 Perpustakaan mengusulkan draft Surat Keputusan Rektor tentang Wajib Serah Simpan Karya Ilmiah dan alhamdulillah 23 September 2008 telah disetujui dan ditandatangani Bapak Rektor untuk menjadi SK Rektor No.5455.5/12/LL/2008 tentang Wajib Simpan Karya Ilmiah. Dengan diterbitkannya SK Rektor No. 5455.5/12/LL/2008, tentang Wajib Simpan Karya Ilmiah diharapkan dapat menggugah hati sivitas akademika khususnya penghasil informasi karya ilmiah, yang pada akhirnya melahirkan kesadaran untuk menyerahkan hasil karya ilmiahnya untuk disimpan di Perpustakaan (sebagai lembaga deposit ITS). Selanjutnya pustakawan berkewajiban untuk mendistribusikan kepada pemustaka untuk dimanfaatkan, baik melalui informasi bibliografi yang dibuat pustakawan maupun melalui internet (http://www.digilib.its.ac.id maupun http://www.perpus.its.ac.id). Awal-awal pelaksanaan, masih menemui kendala, sehingga sampai-sampai Pembantu Rektor I ITS mentriger sivitas akdemika ITS dengan iming-iming reward. Barang siapa yang menyerahkan artikel jurnal ilmiah ke Perpustakaan ITS untuk diunggah di Repository Perpustakaan akan diberikan reward, dengan catatan setelah artikel tersebut nyata sudah tersimpan dan dapat ditelusur.

Di samping itu pustakawan juga melakukan perburuan informasi karya ilmiah kepada panitia seminar untuk meminta prosiding seminar, menghadiri Pengukuhan Guru Besar untuk mendapatkan dokumen ilmiah, menghadiri acara Dies ITS untuk mendapatkan pidato ilmiah dan meminta dokumen karya penelitian sivitas akademika ITS ke LPPM. Dokumen yang

(5)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 5 diperoleh tersebut selanjutnya discan dengan alat Scan “Cannon DR-9080C.” Yang menggembirakan, setelah terbitnya SK Rektor tentang Wajib Simpan Karya Ilmiah ini mahasiswa calon wisudawan dari jurusan/program studi yang sebelumnya tidak menyerahkan (wajibnya hanya di jurusan/program studi) TA/Skripsi/Tesis seperti Arsitektur, Planologi, Disain Produk dan Teknik Kimia pada menyerahkan karya ilmiahnya ke Perpustakan ITS.

2.b. Meremajakan Server

Dengan mulai tumbuhnya kesadaran sivitas akademika ITS menyerahkan karya ilmiah ke Perpustakaan, makin banyak karya ilmiah yang diterima Perpustakaan untuk disimpan dan diunggah ke digilib.its.ac.id. Seiring dengan perkembangan yang terjadi dan untuk mengantisipasi, permasalahan yang timbul akibat berkembangnya cantuman yang terunggah telah dilakukan peremajaan server dari 150 GB menjadi 1 Tera, pada tahun 2009. Diharapkan dengan peremajaan server, diperkirakan sampai ± 7 tahun ke depan masih mampu menampung hasil unggah karya ilmiah sivitas akademika ITS.

Tabel 1 : Perkembangan Unggah Karya Ilmiah Tahun 2007-2011

No JENIS KOLEKSI 2007 2008 2009 2010 2011 JML JUDUL _{SAAT INI}

1 Tugas Akhir (TA) 904 2.562 5.005 2.668 11.139

2 Tesis (S2) 1.500 121 493 861 484 3.459 3 PhD Disertasi (S3) 5 30 11 46 4 Non Degree 765 600 1.365 5 Clipping 6 Discussion rials 7 Book 8 Image 9 Proceedings 2 11 1 1 15 10 Research report 245 149 1 395

11 Scientific Oration (Orasi Ilmiah) 4 1 8 13

12 Scientific journal articles 62 102 29 193

13 Course Material 14 Distance Learning 15 Journal 12 11 23 16 Multi Media 2 2 17 Publication 3 3 18 Grey Litetature 10 10

19 Inauguration Speech/Pidato pengukuhan 16 14 13 43

20 ITS Heritage 1 5 6

21 Student paper and Presentation

22 Brochure and Documentation

(6)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 6 Menurut perkiraan Tim IT Perpustakaan ITS, hingga saat ini diperkirakan “server baru” sudah terpakai sekitar 40%.

Adapun spesifikasi Server Repository Perpustakaan ITS yang telah diremajakan adalah • HP Intel Xeon 2 GHz • Memory 2 GB • Kapasitas penyimpanan 2 x 500 GB • OS Linux Debian 5 • Script PHP 5 • Database My SQL

Dengan server baru, Perpustakaan mentargetkan mampu melakukan unggah karya ilmiah setiap tahun 3000 judul. Oleh karena itu setiap tahun diajukan proposal kegiatan kepada Rektor untuk mengunggah 3000 judul karya ilmiah. Selanjutnya Rektor menerbitkan Surat Keputusan Pembentukan Tim untuk melaksanakan digitalisasi (unggah) karya ilmiah. Gambaran hasil unggah karya ilmiah dari tahun 2007 -2011 dapat dilihat di Tabel 1 di atas.

2.c. Mengembangkan Viewer Dan Watermark

Awal pelaksanaan unggah karya ilmiah telah menimbulkan pro dan kontra. Dari kelompok yang pro tidak masalah, kelompok ini sangat mantap dan tidak ada kekhawatiran sama sekali. Kelompok ini yakin pelaku plagiasi akan berfikir seribu kali bila ingin menjiplak, karena dokumen yang terunggah akan dibaca jutaan orang dan banyak pula yang mengetahui bahwa judul karya ilmiah yang akan dijiplak ada di Repository Perpustakaan ITS. Sehingga diyakini pasti cepat ketahuan. Kelompok kontra, ada kekhawatiran akan terjadi plagiasi; nanti akan didownload oleh pengakses semaunya; dosen pembimbing merasa keberatan karena karya ilmiah mahasiswa bimbingannya punya potensi untuk dipatenkan, nanti kedahuluan dijadikan orang yang tidak bertanggungjawab menjadi artikel jurnal ilmiah dan lainnya. Oleh karena itu untuk menjawab kekhawatiran tersebut, tahun 2009-2010 telah dikembangkan software viewer dan watermark. Viewer merupakan fasilitas yang dikembangkan dengan tujuan karya ilmiah yang ada di Repositry Perpustakaan ITS hanya dapat dibuka dan dibaca perhalaman dengan mengklik nomor halaman yang tersedia di bagian atas. Sedangkan Watermark (tanda air, gambar bayangan berupa logo ITS) untuk memberikan identitas pada setiap halaman dokumen

(7)

Gambar 1: Tampilan PDF online , Viewer dan Watermark

Hal tersebut untuk menunjukkan bahwa dokumen tersebut milik ITS. Watermark yang diterapkan di Repository Perpustakaan ITS dibuat berbeda dengan kebanyakan Repository yang ada. Logo watermark dibuat kecil, tetapi meliputi satu margin halaman tulisan atau gambar. Gambar 1 di atas merupakan contoh tampilan PDF online, lengkap dengan viewer dan watermark.

(8)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 8 Format penyimpanan koleksi menggunakan format Portable Document Format (PDF) untuk jenis teks dan gambar. Khusus jenis koleksi video dan audio disimpan dalam bentuk Flash Video (FLV) . Penggunaan dua jenis format ini sengaja dipilih untuk memudahkan pengunjung melihat koleksi menggunakan bantuan aplikasi Penampil Dokumen Online yang telah tersedia. Penggunakan aplikasi penampil dokumen online bertujuan agar pengunjung hanya dapat melihat isi koleksi secara online tanpa perlu menanam aplikasi tambahan di komputer mereka. Aplikasi sebagaimana telah diuraikan Viewer, Watermark dan format penyimpanan dimaksudkan sebagai bantuan proteksi agar dokumen tidak bisa diunduh secara langsung. Hal ini penting mengingat masih banyak kontributor yang belum menyetujui hasil karya mereka diunduh secara bebas oleh pihak lain. Sebagai respon atas kepercayaan kontributor Repository Perpustakaan ITS tidak menyediakan fasilitas download dan untuk alasan demi keamanan database. Teknis penyimpanan dokumen, dipecah per Bab dengan maksud agar tidak berat/lambat ketika ditelusur, ditemukan dan dibaca serta terindeks lebih banyak oleh mesin pencari (browser Google, Yahoo, Live Search/Bing dan Exalead). Judul bahasa Indonesia, judul bahasa Inggris, abstrak bahasa Indonesia, abstrak bahasa Inggris, daftar isi/tabel/gambar, Bab I, Bab II, Bab III, Bab IV, Bab V dan Daftar Pustaka/Bibliografi masing masing tersimpan dalam file yang terpisah.

Menyangkut bahasan masalah copyright, Pimpinan ITS menetapkan kebijakan menempuh jalan kompromistis dengan para kontributor, sivitas akademika ITS. Kebijakan unggah wajib meliputi seluruh dokumen (fulltext) untuk semua jenjang pendidikan (Diploma, S1, S2, S3) dan semua unsur sivitas akademika ITS. Sedangkan untuk publikasinya dalam Repository Perpustakaan ITS diatur sebagai berikut:

• Diploma dan S1 publikasi (ditampilkan) fulltext untuk semua dokumen (seluruh bab) kecuali yang keberatan (biasanya dosen pembimbing atau perusahaan tempat riset dilaksanakan) karena alasan untuk patent dan artikel jurnal ilmiah serta rahasia perusahaan Bab II, Bab III dan Bab IV tidak ditampilkan (tidak bisa diakses dan dibaca)

• S2 dan S3 publikasi yang telah menjadi ketetapan Bab II, Bab III dan Bab IV tidak boleh ditampilkan (tidak bisa diakses dan dibaca); yang diijinkan untuk ditampilkan Bab I dan Bab V, judul, abstrak,daftar isi, daftar tabel, daftar gambar serta bibliografi.

(9)

Gambar 3: Form Lembar Penyerahan Karya Ilmiah

Hak Copyright dari sisi kontributor (sivitas akademika ITS) telah dibuatkan form tersendiri, diisi waktu menyerahkan Tugas Akhir/Tesis/Disertasi di bagian pengadaan. Dimana dalam form tersebut dinyatakan bahwa kontributor bertanggungjawab penuh terhadap karya ilmiahnya apabila terjadi pelanggaran Hak Cipta tanpa melibatkan Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Kontributor menyetujui untuk memberikan kepada Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif (Non-Exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiahnya. Dengan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif ini Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya berhak menyimpan, mengalih-media/format-kan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya, dan menampilkan/ mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta. Institut Teknologi Sepuluh Nopember dalam hal ini Perpustakaan ITS yang berhak melaksanakan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif mempublikasikan karya ilmiah di Repository Perpustakaan ITS.

2.d. Mengembangkan Fasilitas Unggah Mandiri

Tahun 2009-2010 mengembangkan software untuk unggah mandiri, dasar pemikirannya kemampuan staf dalam melaksanakan unggah karya ilmiah dengan jumlah dokumen karya ilmiah tidak seimbang lagi. Petugas harian yang melaksanakan digitalisasi karya ilmiah hanya 3 orang, sementara jumlah wisudawan yang menyerahkan karya ilmiahnya ± 2000 orang atau ± 2000 judul. Padahal waktu calon wisudawan untuk mengurus Surat Keterangan Bebas

(10)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 10 Pustaka dan mengupload karya ilmiahnya sangat pendek, sehingga bisa menimbulkan antrian yang sangat panjang dan ber hari-hari. Disamping hal tersebut juga untuk mengantisipasi rencana lahirnya beberapa Fakultas baru yakni Fakultas Kebumian, Fakultas Desain Industri Kreatif dan Fakultas Teknik Elektro. Alhamdulillah akhir Januari 2010 software baru sebagai fasilitas Unggah Mandiri sudah selesai dikerjakan, dan sivitas akademika yang akan wisuda periode Maret 2010 sudah mulai melaksanakan unggah mandiri. Prosedur untuk unggah mandiri harus dalam proxy its, di luar proxy ITS belum bisa dilaksanakan. Dalam sub menu digilib.its.ac.id terdapat menu unggah mandiri, dimana masing-masing calon wisudawan yang akan menyerahkan bisa mengklik dan mengisi form yang tersedia secara online dan masing-masing diberikan pin agar bisa mengisi form yang tesedia dan demi keamanan data mereka sendiri. Selanjutnya petugas bagian IT Perpustakaan melakukan verifikasi terhadap keabsahan Tugas Akhir/Tesis/Disertasi, tanda tangan pembimbing apakah sudah ada, stempel jurusan/program studi, kelengkapan dokumen dari halaman judul sampai dengan daftar pustaka, apakah setiap file sudah dilengkapi viewer dan watermark. Apabila sudah lengkap dan benar maka untuk pekerjaan unggah mandiri ditandatangani atau diberi paraf, selanjutnya calon wisudawan baru bisa mengurus Surat Keterangan Bebas Pustaka. Dengan selesainya pekerjaan unggah mandiri yang dilakukan calon wisudawan bukan berarti selesai pekerjaan unggah mandiri, sebab dokumen yang diunggah calon wisudawan masih perlu dilengkapi kata kunci, subjek, nomor induk dan nomor klasifikasi. Data hasil unggah mandiri tersimpan di folder penyimpanan sementara sebelum di unggah ke dalam Repository Perpustakaan ITS. Tugas untuk melengkapi pekerjaan tersebut dilakukan pustakawan bagian pengolahan yang menerima dokumen cetak (hardcopy) dan softcopy (CD) dari bagian pengadaan.

Apabila sudah selesai pekerjaan melengkapi data sebagaimana diuraikan diatas, tidak harus menunggu sampai selesai semuanya, sudah bisa dilakukan pekerjaan unggah karya ilmiah yang sesungguhnya ke dalam Repository Perpustakaan ITS bagi dokumen yang sudah dilengkapi datanya . Mengingat besarnya volume pekerjaan untuk mengunggah karya ilmiah ke dalam Repository Perpustakaan ITS, maka pekerjaan dilakukan dalam format “extra time” dan dikerjakan lebih kurang 20 staf perpustakaan dan pustakawan dari semua unit kerja di Perpustakaan ITS.

Gambar berikut menjelaskan alur pelaksanaan kegiatan unggah mandiri yang dilakukan calon wisudawan sivitas akademika ITS.

(11)

Gambar 4: Alur Sistem Unggah Mandiri

3. Repository Perpustakaan ITS

Repository Perpustakaan ITS merupakan repository yang didesain untuk berkembang dan dikembangkan sesuai kebutuhan. Awal dibangun tahun 2004-2005 menggunakan GDL KMRG-ITB, kemudian 2006-2007 beralih ke Digital Library Search in Context proyek INHERRENT hingga saat ini. Perubahan telah banyak dilakukan, sebelumnya dalam penyimpanan sebuah dokumen dipecah dalam 3-4 file (judul, abstrak, daftar isi/tabel/gambar dan Bab), saat ini dipecah masing-masing menjadi satu file terpisah satu dengan yang lain (judul, abstrak, daftar isi/tabel/gambar, Bab I, Bab II, Bab III, Bab IV, Bab V dan Bibliografi/Daftar Pustaka). Dahulu belum dilengkapi viewer dan watermark, saat ini sudah dilengkapi.

Perubahan yang dilakukan menunjukkan bahwa Repository Perpustakaan ITS akan selalu berubah dan berkembang sesuai dengan kebutuhan. Bahasan lebih lanjut mengenai Repository Perpustakaan ITS atau ITS Repository akan diuraikan satu persatu.

(12)

3.a. Arsitektur Repository Perpustakaan ITS

Sistem aplikasi Repository Perpustakaan ITS dibangun menggunakan perangkat lunak “opensource.” Maksud menggunakan opensource agar dari sisi pengembangan ke depan dapat dilakukan dengan mudah karena tersedia dukungan informasi yang lengkap dari komunitas opensource (lihat spesifikasi server di poin 2.b.).

Repository Perpustakaan ITS dalam implementasinya menggunakan tiga komponen/modul utama: 1) Mesin pencari; 2) Repository Explorer ; dan 3) OAI Data Provider. Sedangkan modul lainnya hnya digunakan sebagai modul tambahan yang dibangun dan digunakan sesuai kebutuhan sistem di lingkungan ITS.

Gambar 5: Sistem Arsitektur Repository Perpustakaan ITS

3.b. Manajemen Keanggotaan

Repository Perpustakaan ITS menerapkan sistem keanggotaan bagi pemustaka yang ingin mengakses. Artinya pemustaka harus menjadi anggota terlebih dahulu. Prosedur menjadi anggota dilakukan secara online dimana formulir disediakan di halaman utama www.digilib.its.ac.id, pilih member dan klik. Kemudian muncul tampilan formulir lembar isian, dimana pemustaka diminta untuk mengisi dengan data yang benar dan lengkap. Klik accept, tunggu sampai admin mengaktivasi. Waktu aktivasi paling lambat 3 x 24 jam, namun dalam prakteknya kurang dari waktu tersebut atau lebih cepat dari waktu yang ditentukan. Tanda diterima menjadi anggota akan muncul tulisan dalam banner berjalan warna kuning “Selamat Datang. Silahkan menikmati layanan kami.”

(13)

Gambar 6: Halaman Utama Repository Perpustakaan

Gambar 7: Formulir Keanggotaan Online

(14)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 14 Di bagian bawah sisi kiri dibawah control pannel juga muncul alamat email anggota yang diterima, contoh sutedjo05@yahoo.com sebagai Member/Guest. Selanjutnya setelah dinyatakan diterima, pemustaka dapat memanfaatkan untuk penelusuran karya ilmiah yang tersimpan di Repository Perpustakaan ITS. Hasil penelusuran untuk semua jenis dokumen dapat dibaca dengan menggunakan fasilitas viewer, kecuali untuk dokumen tertentu seperti Tesis dan Disertasi masih terbatas Bab I (pendahuluan) dan Bab V (Kesimpulan) yang bisa dibaca fulltext. Dokumen hanya bisa dibaca tidak bisa di download, karena memang tidak disediakan fasilitas download.

Berdasarkan data dari sistem pencatatan pengunjung, Repository Perpustakaan ITS tidak hanya diakses pengunjung dari dalam negeri tetapi juga dari luar negeri. Saat ini telah terdaftar 31.025 member yang didominasi dari kalangan Perguruan Tinggi di Indonesia. Setiap harinya terdapat permintaan menjadi member dengan rata-rata 50-100 pemohon

Gambar 9: Grafik Anggota Repository Perpustakaan ITS

Jumlah anggota dari kalangan mahasiswa 20.237, Staf/Karyawan 1.792, Pelajar 7.024, Peneliti 210, Dosen 1.424 dan Guru 338.

Kelompok keanggotaan dalam sistem Repository Perpustakaan ITS dibedakan menjadi 5, yaitu:

1. Administrator, merupakan akun yang mempunyai wewenang tertinggi sehingga dapat mengakses berbagai menu dalam sistem

(15)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 15 2. Operator, akun yang digunakan untuk menangani berbagai proses yang berhubungan

dengan pengolahan data koleksi

3. Kontributor, akun yang mempunyai wewenang untuk berkontribusi dalam memasukkan data koleksi. Data yang dimasukkan kontributor akan diverifikasi oleh operator dahulu sebelum dipublikasi ke dalam sistem. Akun ini biasanya diberikan kepada pustakawan di Ruang Baca Jurusan.

4. Guest, merupakan akun yang hanya digunakan untuk melihat koleksi yang bersifat privat (harus login)

5. Member, akun ini pada prinsipnya memiliki kesamaan dengan akun Guest. Perbedaannya terletak pada kemampuannya untuk dapat berkontribusi sebagaimana layaknya akun kontributor.

3.c. Pemetaan Metadata

Repository Perpustakaan ITS menggunakan metadata standar Dublin Core (http://www.dublincore.org) yang terdiri dari 15 kolom untuk memetakan informasi yang dimiliki, yaitu:

1. Title (judul), judul utama dan judul tambahan/alternative dari hasil karya ilmiah. Judul tambahan: alternative title dan short title

2. Creator, pembuat/penulis karya ilmiah

3. Contributor, pihak yang terlibat membantu hasil penciptaan sebuah karya ilmiah

4. Subject, pokok bahasan sumber informasi karya ilmiah; tambahan: Keyword, Call Number 5. Identifier, nomor induk yang digunakan mengidentifikasi karya ilmiah

6. Description, menggambarkan isi karya ilmiah misal: abstrak, daftar isi atau uraian; tambahan: alternative description

7. Publisher, badan yang mempublikasikan karya ilmiah 8. Date, tanggal penciptaan karya ilmiah

9. Type, jenis karya ilmiah

10. Format, bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi dan sumber informasi 11. Source, rujukan ke sumber asal suatu karya ilmiah

12. Language, bahasa intelektual yang digunakan oleh karya ilmiah

(16)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 16 14. Coverage, cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu dari sebuah karya

ilmiah

15. Right, pemilik hak cipta karya ilmiah yang biasanya ditampilkan dalam bentuk pernyataan

3.d. Protokol Komunikasi

Untuk mendukung proses interoperabilitas dengan sistem yang lain, Repository Perpustakaan ITS menyediakan dua jenis protokol komunikasi yaitu SOAP SimpleXML dan OAI-PMH. Protokol SOAP digunakan untuk koneksi internal dengan sistem lain di lingkungan ITS, sedangkan OAI-PMH digunakan untuk melakukan koneksi dengan sistem di luar ITS.

Gambar 10: Protokol Komunikasi Data

3.e. Integrasi Sistem Repository Perpustakaan ITS dengan Sistem Informasi di

Lingkungan ITS

Repository Perpustakaan ITS, di lingkungan akademik ITS mempunyai peranan aktif sebagai sumber rujukan utama dari berbagai sistem informasi pembelajaran yang telah diimplementasikan di ITS. Sistem-sistem tersebut dapat melakukan koneksi ke sistem Repository Perpustakaan ITS melalui protokol komunikasi yang telah disediakan yaitu protokol OAI dan SOAP SimleXML.

(17)

Gambar 11: Integrasi Repository Perpustakaan ITS dengan Sistem Informasi ITS

3.f. Sistem Penelusuran Berbasis Pendekatan Konteks

Sistem temu kembali Repository Perpustakaan ITS dibangun dengan tujuan agar pemustaka/ pengunjung ketika melakukan penelusuran tidak mengalami kejenuhan dan merasa senang. Biasanya penelusuran informasi yang berlarut-larut akan membuat pemustaka/pengunjung menjadi jenuh dan malas untuk melanjutkan. Akibatnya, pemustaka/pengunjung malas untuk melakukan penelusuran kembali dan akan menyebarkan berita atau isu dari pengalaman yang kurang menyenangkan ketika melakukan penelusuran.

Oleh karena itu Repository Perpustakaan ITS mengembangkan sebuah sistem penelusuran yang mampu menyajikan informasi tidak saja berdasarkan kata kunci (keyword matching) tetapi juga conceptual matching. Hasil penelusuran berupa tampilan informasi yang memiliki relevansi secara konteks (related in meaning) dari proses penelusuran dengan bantuan kata kunci yang dimasukkan. Misalnya pemustaka/pengunjung memasukkan kata kunci “Mesin bajak sawah,” maka informasi yang akan ditampilkan adalah informasi yang di dalamnya mengandung kata kunci “mesin + bajak + sawah.” Namun, bisa juga informasi yang ditampilkan tidak mengandung kata kunci tersebut sama sekali, tetapi hasil penelusuran menampilkan informasi yang masih memiliki relevansi dengan kata kunci “mesin bajak sawah.” Dengan sistem penelusuran informasi berbasis pendekatan konteks (Digital Library

(18)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 18 Search in Context) ini, diharapkan dapat membantu pemustaka/pengunjung dalam menemukan kembali informasi yang dibutuhkan secara singkat.

Gambar 12: Alur Algorithma Pencarian

4. Catatan Akses ke Repository Perpustakaan ITS

Pertama, Repository Perpustakaan ITS sejak pertama kali dikembangkan menunjukkan bahwa informasi yang disimpan didalamnya sangat diminati. Kedua, membuktikan bahwa sistem temu kembali informasi yang dikembangkan sangat membantu pemustaka dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan tepat. Ketiga, sistem keanggotaan yang diterapkan bagi pemustaka/pengunjung yang ingin mengakses informasi secara fulltext tidak menghalangi minat pemustaka.

Bukti dari semua itu adalah rekaman pemustaka/pengunjung yang mengakses Repository Perpustakaan ITS selalu menunjukkan lonjakan yang signifikan setiap tahunnya. Tahun 2007, baru dikunjungi 592.282 pemustaka, setahun kemudian melonjak 3.778.190 pemustaka, naik 637%. Begitu juga tahun 2009 terekam 17.056.588 pemustaka, tahun 2010 kenaikannya 189% yaitu 32.380.989 pemustaka dan pada tahun 2011 mencatat 60.500.418 pemustaka yang mengakses. Keberhasilan dalam meraih peringkat pertama urutan Repository tingkat nasional , tidak lain juga didukung besarnya jumlah pemustaka/pengunjung yang mengakses dan memanfaatkan Repository Perpustakaan ITS.

(19)

Tabel 2: Hit Repository Perpustakaan ITS (www.digilib.its.ac.id) 2007-2011

6. Capaian Repository Perpustakaan ITS

Isu tentang “World Class University” dewasa ini menjadi pembicaraan hangat di kalangan perguruan tinggi baik negeri maupun swasta. Hal tersebut dapat dipahami karena predikat “World Class University” menjadi idaman bagi setiap institusi pendidikan tinggi (baca Perguruan Tinggi). Salah satu metode pengukuran yang digunakan saat ini adalah dengan mengukur seberapa besar kontribusi perguruan tinggi dalam mempublikasikan karya ilmiah yang dihasilkan melalui media internet. Metode pengukuran tersebut dikenal dengan “Webometrics” yang dapat dilihat melalui situs http://www.webometrics.info. Posisi atau ranking masing-masing perguruan tinggi di seluruh dunia akan diumumkan dalam dua periode pada bulan Januari dan Juli, setiap tahunnya serta dapat dipantau melalui alamat berikut:

• http://www.webometrics.info/rank_by_country.asp?country=id • http://repositories.webometrics.info/top800_rep_inst.asp Ada 4 kriteria yang menjadi penilaian webometrics, yaitu:

1. Size (bobot 20%) menyatakan jumlah halaman website/repository Institusi yang tertangkap oleh empat mesin pencari (Google, Yahoo, Live search/Bing dan Exalead)

Bulan\Thn 2007 2008 2009 2010 2011 Jan 27.078 217.124 612.519 2.789.198 3.518.683 Feb 19.457 240.051 594.997 6.063.566 4.152.533 Mar 20.513 199.523 401.372 3.367.713 3.874.284 Apr 25.956 300.569 465.761 1.583.274 3.224.662 Mei 44.710 279.677 1.386.996 1.470.106 3.506.733 Jun 48.279 270.382 1.273.530 1.571.512 3.497.711 Jul 38.514 203.026 1.914.463 2.241.224 7.965.200 Ags 37.769 266.187 1.313.195 1.319.922 6.594.177 Sep 44.774 436.981 2.609.129 2.641.809 5.247.250 Okt 44.285 387.653 1.328.202 2.837.263 5.555.075 Nop 118.078 471.832 2.404.897 2.753.115 6.460.965 Des 122.869 505.185 2.751.527 3.742.287 6.903.145 TOTAL 592.282 3.778.190 17.056.588 32.380.989 60.500.418

(20)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 20 2. Visibility (bobot 50%) menyatakan jumlah eksternal link yang unik (backlink) yang diterima

oleh domain website/repository Institusi (inlinks) yang tertangkap oleh empat mesin pencari (Google, Yahoo, Live search/Bing dan Exalead)

3. Rich Files (bobot 15 %) menyatakan jumlah file dokumen [Adobe Acrobat (.pdf), Adobe PostScript (.ps), Microsoft Word (.doc), Microsoft Powerpoint (.ppt)] milik website/repository Institusi yang tertangkap oleh 4 (empat) mesin pencari (Yahoo, Google, Live Search/Bing, dan Exalead)

4. Scholar (bobot 15%) menyatakan jumlah paper dan jumlah sitasi milik website/repository Institusi yang tertangkap di Google Scholar (http://scholar.google.com)

Capaian Repository Perpustakaan ITS pada periode Juli 2010 masih menduduki peringkat ke-7 dan Digital Repository masih menduduki peringkat ke-4 untuk kelompok Rank by Country. Periode Januari 2011 Institusional Repositories menduduki peringkat ke-1 nasional dan peringkat 64 dunia. Sedangkan pada periode July 2011 Institusional Repositories menduduki peringkat ke-1 nasional dan peringkat ke-23 dunia. Capaian pada periode January 20ke-12 peringkat Repository Perpustakaan ITS makin membaik, baik kategori Institusional Repositories maupun Web Of World Repositories.

Tabel 3: Ranking Institutional Repositories January 2012

RANKING

REPOSITORY POSISI

Nasional Dunia Size Visibility Rich Files Schoolar

1 10 Institut Teknologi Sepuluh Nopember 1 115 3 17

2 21 Universitas Sumatera Utara 39 116 7 11

3 26 Universitas Diponegoro 180 79 35 6

4 84 Universitas Muhammadiyah Surakarta 338 136 20 380

5 115 Institut Pertanian Bogor 11 670 6 7

6 238 Universitas Kristen Petra Surabaya 127 223 868 32

7 239 Institut Teknologi Bandung 51 185 880 241

8 249 Universitas Negeri Yogyakarta 259 447 285 155

9 411 Universitas Gunadarma 870 168 297 960

(21)

Tabel 4: Ranking Web of World Repositories January 2012

7. PENUTUP

Repository Perpustakaan ITS dengan strategi pengembangan yang telah dijalankan memang telah berbuah manis, berhasil menduduki peringkat ke 1 di Indonesia selama 3 periode Januari – Juli 2011 dan Januari 2012. Bahkan untuk peringkat dunia posisinya makin baik dari peringkat ke-64 pada Januari 2011, peringkat ke-23 pada Juli 2011 dan peringkat ke-10 Januari 2012. Namun harus diakui masih banyak kendala dan permasalahan yang harus diatasi dan dibenahi. Perpustakaan ITS masih belum memiliki tenaga atau staf khusus di bidang hardware dan jaringan; tenaga programmer dan analis system baru satu orang, diperlukan 1 (satu) orang lagi agar lebih responsif bila ada gangguan system; tenaga untuk unggah karya ilmiah baru 4 (empat) orang dengan kualifikasi D1 komputer 2 (dua) orang D3 Perpustakaan 1 (satu) orang dan SMA 1 (satu) orang, D 3 Perpustakaan masih diperlukan 3 (tiga) orang lagi untuk menyongsong seruan Dikti bagi mahasiswa S1 wajib membuat karya ilmiah berupa artikel jurnal ilmiah dan bagi dosen yang naik pangkat atau akan menjadi Guru Besar ada kewajiban untuk mengunggah karya ilmiah ke portal PT/Repository Perguruan Tinggi dalam hal ini Repository Perpustakaan ITS. Perlu dikembangkan fasilitas unggah mandiri bagi dosen, agar keperluan dan persyaratan untuk unggah karya ilmiah di Repository Perpustakaan ITS dapat dilakukan oleh dosen yang akan naik pangkat atau yang akan menjadi Guru Besar. Tampilan web repository perlu dibenahi lagi agar menarik, tidak membosankan dan bagus.

RANKING

REPOSITORY POSISI

Nasional Dunia Size Visibility Rich Files Schoolar

1 13 Institut Teknologi Sepuluh Nopember 1 139 4 13

2 26 Universitas Sumatera Utara 49 140 8 8

3 34 Universitas Diponegoro 198 100 40 12

4 104 Universitas Muhammadiyah Surakarta 363 161 21 385

5 116 Institut Pertanian Bogor 16 720 7 16

6 265 Universitas Kristen Petra Surabaya 143 254 916 43

7 268 Institut Teknologi Bandung 61 213 928 225

8 270 Universitas Negeri Yogyakarta 281 490 301 135

9 456 Universitas Gunadarma 915 195 310 983

(22)

Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC) 22 Folder untuk Jurnal Ilmiah perlu ditata ulang, karena jumlah cantuman tidak mencerminkan jumlah judul jurnal ilmiah yang terunggah. Harapan ke depan, jurnal yang diterbitkan oleh masing-masing jurusan atau program studi sudah punya ruang tersendiri di www.digilib.its.ac.id , pengelola jurnal dapat mengunggah sendiri terbitannya ke Repository Perpustakaan ITS.

Repository Perpustakaan ITS bukan Repository terminal yang harus berhenti, tetapi Repository yang dinamis harus berubah dan berkembang lebih jauh dan lebih baik lagi. Dengan perubahan dan pengembangan Repository Perpustakaan ITS yang akan dilakukan, diharapkan dapat memberikan manfaat yang lebih besar lagi bagi pemustaka/pengunjung, masyarakat, bangsa dan negara. Repository Perpustakaan ITS mampu mempertahankan capaian di tingkat nasional dan dapat memperbaiki capaian di tingkat Internasionl.

8. Daftar Pustaka

Deegan, Marilyn and Simon Tanner (2002), “ Digital futures: strategy for information age,” London: Library Association Publishing,

Hasan, Nur, (2010), “Digital libray pada perguruan tinggi: Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya,” makalah disampaikan pada Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia (KPDI) ke-3, yang diselenggarakan Perpustakaan Nasional RI di Hotel Horison Bandung

Laporan tahunan UPT Perpustakaan ITS tahun 2011 Laporan tahunan UPT Perpustakaan ITS tahun 2010 Laporan tahunan UPT Perpustakaan ITS tahun 2009 Laporan tahunan UPT Perpustakaan ITS tahun 2008 Laporan tahunan UPT Perpustakaan ITS tahun 2007

Pendit, Putu Laxman, et.al. (2007), “Perpustakaan digital: perpspektif perpustakaan perguruan tinggi Indonesai,” Jakarta: Sagung Seto,