vi Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
Faculty of Information Technology (FTI) is one of the newest faculties of Maranatha Christian University (UKM). It has been well accepted by the community to this moment and has 3 (three) main study programs, which are, S1 Teknik Informatika, S1 Sistem Informasi and D3 Teknik Informatika. The main 2 (two) processes involved in FTI are academic and administration processes. These 2 (two) processes are crucial to the development and improvement of FTI. FTI operates fully with high contribution from individuals such as TET, TAT/TKT, students and other supporting individuals. The overall task conducted in FTI is a system that contains procedures that must be obeyed by overall individuals involved in FTI, in order to manage quality management system continually. The final project conducted in FTI was focused on analysis and design of FTI Standard Operating Procedures (SOPs) documentation. The SOPs were designed for overall procedures involved in both academic and administration processes, which were established by the FTI. The ISO 9001:2000 standard was used as a standard guideline in analysis, design and writing of SOPs (procedures and forms). The main goal of this final project is to provide SOPs documentation required by the FTI in order to achieve its Quality Management System implementation.
vii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN... ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA... iii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN TUGAS AKHIR... iv
PRAKATA…..……….. v
I.6 Metode dan Teknik Penelitian...……… ………. 4
I.7 Sistematika Penyajian....……… ………. 5
BAB II KAJIAN TEORI……… 7
II.1 Pengertian Proses, Prosedur dan Sistem………..……….. 7
II.1.1 Pengertian Proses……….. 7
II.1.2 Pengertian Prosesedur.………. 7
II.1.3 Pengertian Sistem.………. 8
II.2 Standard Operating Procedure(SOP)……….. 8
II.2.1 Pengertian SOP………... 8
II.5 International Organization for Standardization (ISO)..…………… 16
II.5.1 Latar Belakang Kumpulan Standar Kualitas ISO 9000…………... 16
II.5.2 Latar Belakang Standar ISO 9001:2000……… 17
II.5.3 ISO 9001:2000 dan ISO 9004:2000………... 20
II.5.4 Komparabilitas ISO 9001:2000 dengan ISO 14000:1996……….. 21
II.5.5 Standar-standar dari family ISO 9000:2000……….. 22
II.6 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000..……….. 23
II.6.1 Pendahuluan ISO 9001:2000……….. 23
II.6.2 Model Proses dari ISO 9001:2000………. 25
viii Universitas Kristen Maranatha
II.6.4 Pengertian Kualitas...……… 27
II.6.5 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 28 II.6.6 Implementasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000……... 29
II.7 Klausul 4 (Sistem Manajemen Kualitas) ISO 9001:2000..………. 31
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN………..…… 34
III.1 Informasi Fakultas Teknologi Informasi………... 34
III.1.1 Sejarah……….. 34
III.1.2 Visi, Misi dan Tujuan……….. 35
III.1.3 Nilai-nilai……….……….. 37
III.1.4 Struktur Organisasi……..………….……….. 38
III.2 Analisis Proses pada FTI UKM………..………... 39
III.3 Perancangan Prosedur……….………..………... 40
III.4 Analisis Formulir……….………..………..………. 45
III.5 Perancangan Formulir……….………..……….……… 47
BAB IV HASIL TERCAPAI……….……… 50
IV.1 Prosedur………... 50
IV.1.1 Prosedur Akademik………. 50
IV.1.2 Prosedur Administrasi………. 51
IV.2 Hasil Formulir……….. 53
IV.2.1 Formulir Hasil Analisis………. 53
IV.2.2 Formulir Hasil Rancangan……….. 55
BAB V PENUTUP……….……….. 58
V.1 Kesimpulan……… 58
V.2 Saran-saran……….. 59
ix Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Tabel I Penjelasan Simbol Diagram Alir ... 15
Tabel II Daftar Prosedur Hasil Rancangan untuk Proses Akademik ... 50
Tabel III Daftar Prosedur Hasil Rancangan untuk Proses Administrasi ... 51
Tabel IV Daftar Formulir Hasil Analisis untuk Proses Akademik ... 53
Tabel V Daftar Formulir Hasil Analisis untuk Proses Administrasi ... 55
Tabel VI Daftar Formulir Hasil Rancangan untuk Proses Akademik ... 56
x Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Latar Belakang ISO 9001:2000 ... 17
Gambar 2 Sertifikasi ISO 9001:2000 ... 20
Gambar 3 Model Proses Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 ... 26
Gambar 4 Diagram alir Proses Implementasi SMK ISO 9001:2000 ... 31
Gambar 5 Struktur Organisasi Fakultas Teknologi Informasi ... 39
Gambar 6 Kepala Prosedur ... 43
xi Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
xiii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISTILAH
input masukan yang dibutuhkan dalam suatu proses
output hasil yang diperoleh dari suatu proses
training pelatihan
1 Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang Masalah
Fakultas Teknologi Informasi (FTI) adalah salah satu fakultas termuda di Universitas Kristen Maranatha (UKM), yaitu fakultas ke-7 berdasarkan urutan, yang baru diresmikan dengan SK Rektor No. 007/SK/UKM/I/2005 pada tanggal 1 Februari 2005. Hingga kini keberadaan FTI mendapat sambutan yang baik dari masyarakat. FTI memiliki 3 (tiga) jurusan yaitu S1 Teknik Informatika, S1 Sistem Informasi dan D3 Teknik Informatika.
Dengan meningkatnya kinerja FTI, aktifitas pekerjaan berhubungan dengan proses akademik maupun administrasi mengalami peningkatan kompleksitas serta melibatkan berbagai pihak. FTI beroperasi dengan kontribusi yang tinggi dari pihak-pihak seperti TET, TAT/TKT, mahasiswa dan pihak-pihak penunjang lainnya. Seluruh aktifitas pekerjaan yang dilakukan di FTI adalah suatu sistem kesatuan yang berisi prosedur-prosedur yang harus ditaati oleh seluruh pihak yang terlibat di dalamnya guna mengatur sistem manajemen kualitas secara berkelanjutan.
2
Universitas Kristen Maranatha Masalah utama yaitu karyawan (TAT/TET) FTI tidak memiliki panduan langkah-langkah tertulis dalam mengerjakan suatu tugas sehingga terdapat kemungkinan pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan aturan yang ditentukan pihak manajemen atas FTI atau UKM. Selain itu terdapat masalah yaitu kesulitan dalam pergantian jabatan pekerjaan yang baru karyawan FTI (TET, TAT/TKT). Oleh karena tidak tersedianya dokumentasi sistem SOP, maka timbul kendala dalam memahami peran, tugas dan tanggung jawab dalam suatu proses. Sebaliknya, apabila FTI memiliki sistem SOP yang terdokumentasi secara tertulis dan tersosialisasikan, maka bersifat efektif dan efisien bagi karyawan baru untuk memahami peran dan tugas serta tanggung jawab.
Masalah yang dipaparkan diatas mempengaruhi dan memperburuk kinerja dan kualitas proses bisnis di FTI. Oleh karena itu dengan adanya Tugas Akhir ini, yang berfokus pada analisis dan perancangan dokumentasi SOP FTI, diharapkan penulis dapat menganalisis dan merancang SOP untuk proses akademik dan administrasi berdasarkan standar ISO 9001:2000. Sehingga FTI memiliki manual kualitas yang terdokumentasi secara efektif dan terstandar, guna mengimplementasi dan memelihara sistem manajemen kualitas internal organisasi FTI. Dengan penerapan sistem SOP, maka FTI dapat memberikan layanan administrasi atau akademik yang berkualitas dan sesuai bagi karyawan FTI (TAT/TKT/TET), mahasiswa FTI dan pihak terkait lainnya. Pada akhirnya, FTI mampu bersaing baik secara lokal maupun global dan mencapai visi dan misi serta tujuan yang ingin dicapai.
I.2
Rumusan Masalah
3
Universitas Kristen Maranatha 2. Bagaimana membuat SOP yang mengikuti standard ISO
9001:2000?
3. Bagaimana merancang formulir yang dibutuhkan prosedur? 4. Prosedur-prosedur apa saja yang dibutuhkan untuk proses
administrasi?
5. Prosedur-prosedur apa saja yang dibutuhkan untuk proses akademik?
6. Apakah prosedur-prosedur yang baru dirancang telah bersifat efektif dan efisien untuk sistem manajemen kualitas FTI?
Pertanyaan tersebut diatas merupakan perumusan masalah dari Tugas Akhir ini.
I.3
Tujuan Pembahasan
Tujuan dari Tugas Akhir ini yang berfokus pada analisis dan perancangan SOP untuk FTI, yakni:
1. Mendeskripsikan cara untuk mengidentifikasi SOP yang dibutuhkan FTI.
2. Mendeskripsikan cara pembuatan SOP yang mengikuti standar ISO 9001:2000.
3. Mendeskripsikan perancangan formulir yang dibutuhkan prosedur.
4. Menentukan prosedur-prosedur yang dibutuhkan untuk proses administrasi.
5. Menentukan prosedur-prosedur yang dibutuhkan untuk proses akademik.
6. Menentukan keefektifan dan keefisienan prosedur-prosedur yang baru untuk sistem manajemen kualitas FTI.
I.4
Ruang Lingkup Kajian
4
Universitas Kristen Maranatha Tekonologi Informasi (FTI) UKM yang mengikuti standar ISO 9001:2000. Terdapat 2 (dua) cakupan proses dalam FTI yaitu:
1) Proses Akademik adalah proses yang berhubungan langsung dengan kegiatan belajar mengajar untuk level fakultas.
2) Proses Administrasi adalah proses yang berhubungan dengan kegiatan administrasi Tata Usaha FTI untuk level fakultas. primer yaitu langkah-langkah dalam suatu proses tertentu (akademik atau administrasi) di FTI, misalnya alur proses dari Prosedur Pengajuan Ujian Khusus di FTI. Selain itu, terdapat formulir dan surat yang digunakan untuk mendukung suatu prosedur tertentu, misalnya Formulir Pengajuan Ujian Khusus, Surat Keputusan Dekan FTI, dll. 2) Data Sekunder, yaitu prinsip, teori pendukung, dan
keterangan atau pendapat para ahli atau pakar tentang sistem manajemen kualitas berdasarkan standar ISO 9001:2000, definisi SOP, teknik penulisan SOP, dan manfaat SOP bagi organisasi
I.6
Metode dan Teknik Penelitian
5
Universitas Kristen Maranatha dan akademik FTI dibahas, dianalisis dan dikaji dengan penjelasan, perincian, dan penjabaran secara spesifik untuk setiap proses yang terlibat. Proses dijabarkan dari awal hingga akhir beserta dengan pihak yang terlibat dan dokumen yang dibutuhkan.
Teknik yang diterapkan pada proses pengumpulan data pada Laporan Tugas Akhir ini, yakni:
1) Data primer diperoleh melalui wawancara dengan pihak manajemen atas FTI dan pihak-pihak penunjang lainnya seperti Pembantu Dekan FTI, Kepala Tata Usaha FTI, belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, metode dan teknik penelitian dan sistematika penyajian Laporan Tugas Akhir. Bab II Kajian Teori
6
Universitas Kristen Maranatha 9001:2000; klausul 4 (Sistem Manajemen Kualitas) ISO 9001:2000.
Bab III Analisis dan Perancangan
Berisi analisis data umum organisasi FTI, yaitu sejarah singkat FTI, visi dan misi FTI, struktur organisasi FTI, program pendidikan serta mahasiswa dan karyawan FTI. Bab ini berisi daftar prosedur dan formulir yang dirancang/dianalisis. Selain itu berisi pula deskripsi format prosedur dan formulir yang berdasarkan standar ISO 9001:2000.
Bab IV Hasil Penelitian
Berisi daftar hasil prosedur-prosedur yang dirancang penulis, baik prosedur untuk proses administrasi maupun proses akademik. Bab ini berisi pula daftar dari seluruh prosedur yang dirancang dan dianalisis untuk proses akademik dan proses administrasi. Daftar hasil prosedur dan formulir yang dispesifikasikan pada Bab III.
Bab V Penutup
xiv Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
[1] Suardi, R. (2001). Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000: Penerapannya untuk mencapai TQM. Jakarta: Penerbit PPM. [2] Gaspersz, V. (2001). ISO 9001:2000 and Continual Quality
Improvement. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka Utama.
[3] Clements, R.C. (1993). Quality Manager’s complete guide to ISO 9000: interpretation, application, implementation, registration, and benefits of the ISO 9000 standard. Prentice Hall.
[4] Imbar, R.V. (2005). Sistem Manajemen Kualitas Perguruan Tinggi berdasarkan ISO 9001:2000. Studi kasus: Sistem Akademik S1 Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Maranatha. Majalah Ilmiah Maranatha Volume XXVIII/Tahun ke-XII, p.54-68. [5] EPA Quality System. Quality Management Tools -Standard
Operating Procedures. Retrieved September 10, 2008, from http://www.epa.gov/quality1/sops.html
[6] EPA Quality System. Frequent Questions - Standard Operating Procedures (SOPs). Retrieved September 10, 2008, from http://www.epa.gov/quality1/faq7.html#what
[7] Family Health International. Writing Standard Operating
Procedures. Retrieved September 10, 2008, from
http://www.icssc.org/Documents/Presentations/NewDelhiSep2007/1 1-Unit_12_-_Writing_SOPs.pdf
[8] Grusenmeyer, D. Cornell University: Developing Effective Standard Operating Procedures. Retrieved September 10, 2008, from http://www.ansci.cornell.edu/prodairy/hrm/sopsdir.pdf
[9] Waller, J., Allen, D., Burns, A. (1994). Menulis Manual Manajemen Mutu: ISO Desain 9000. Penerjemah: Djarot Suseno. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.
xv Universitas Kristen Maranatha [11] Djajalaksana, Y.M. (2005). Slide Materi ke-7 Mata Kuliah
Proses Bisnis: Menggambarkan Proses dengan Diagram Alir (Flowchart).
[12] Universitas Kristen Maranatha (2007). Buku Panduan Fakultas Teknologi Informasi Tahun Akademik 2007-2008.
