iv
ABSTRAK
Jurusan Teknik Industri merupakan salah satu Jurusan yang berdiri pada tahun 1985 di Universitas Kristen Maranatha. Dalam menjalankan kegiatan administrasi akademiknya, Jurusan Teknik Industri membutuhkan sistem, prosedur, dan formulir yang jelas dan terdokumentasi agar kegiatan administrasi di jurusan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Sistem dan prosedur administrasi akademik di Teknik Industri masih belum berjalan dengan baik dan terdokumentasi sehingga hal tersebut dapat membingungkan bagi Staf Tata Usaha maupun mahasiswa/i.
Setelah mengetahui masalah apa yang terjadi di Tata Usaha Teknik Industri, lalu dikumpulkan data-data prosedur dan formulir saat ini, selanjutnya dilakukan analisis dan diberikan usulan agar prosedur dan formulirnya menjadi lebih baik.
Metode / cara yang digunakan untuk mengumpulkan prosedur tersebut adalah dengan cara wawancara dengan Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kabag Pendidikan&Pengolahan Nilai dan Staf Tata Usaha Teknik Industri.. Prosedur administrasi akademik yang ada saat ini berjumlah 21 buah prosedur dengan jumlah formulir sebanyak 27 buah
Dari hasil analisis terhadap prosedur dan formulir terdapat beberapa prosedur dan formulir yang diperbaiki. Jumlah prosedur yang dirancang ada 6 (enam) buah yaitu Prosedur Pembuatan SAP dan Bahan Kuliah, Prosedur Perwalian, Prosedur Kartu Rencana Studi Hilang, Prosedur Penerbitan Daftar Nilai, Prosedur Semester Pendek(Pendaftaran), Prosedur Kerja Praktek. Terdapat Formulir yang direvisi maupun yang belum ada (dirancang), jumlah total formulir yang direvisi dan dirancang ada 7 buah yaitu Formulir Permohonan Pengajuan Ujian Khusus, Form Registrasi Kerja Praktek, Form Persetujuan Bimbingan Kerja Praktek, Berita Acara Seminar Proposal, Formulir Permohonan Penghapusan Nilai, Form Pengembalian OMR, dan Form Penerbitan Daftar Nilai. Prosedur-prosedur dianalisis berdasarkan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), sedangkan formulir-formulir dianalisis berdasarkan sifat-sifat formulir yang baik.
DAFTAR ISI
ABSTRAK……… KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMA KASIH...………… DAFTAR ISI ……… DAFTAR TABEL……….…… DAFTAR GAMBAR………..… DAFTAR LAMPIRAN………..… BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ……….. 1.2 Identifikasi Masalah ……… 1.3 Pembatasan Masalah ……… 1.4 Perumusan Masalah……… 1.5 Tujuan Penelitian……… 1.6 Sistematika Penelitian……… BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem dan Prosedur……… 2.1.1 Definisi dan Sistem Prosedur……… 2.1.2 Ciri dan Kriteria Prosedur yang Baik……… 2.1.3 Hubungan Antara Sistem dan Prosedur……… 2.1.4 Peranan Sistem dan Prosedur Dalam Manajemen……… 2.1.5 Manfaat Sistem dan Prosedur……… 2.1.6 Peranan Sistem dan Prosedur……… 2.1.7 Simbol yang Digunakan Dalam Menetapkan Sistem dan Prosedur… 2.1.8 Formulir……… 2.1.9 Manfaat Penggunaan dan Pengendalian Formulir……… 2.1.10 Informasi……… 2.1.11 Diagram Alir (Flow Chart)……… 2.2 Keberhasilan Pengembangan Sistem………
2.3 Pengertian Mutu……… 2.4 Pengertian Manajemen Mutu……… 2.5 Standar Sistem Manajemen Mutu ISO seri 9000...
2.5.1 Sejarah Standar ISO... 2.5.2 Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9000... 2.5.3 Struktur Dokumen Sistem Mutu... 2.5.3.1 Manual Mutu……… 2.5.3.2 Dokumen Kerja……… 2.5.3.3 Catatan Mutu……… 2.5.4 Tahapan Penerapan ISO 9000:2000... 2.5.5 Cara Pihak Berwenang Menilai Suatu Perusahaan Untuk
Memperoleh Sertifikat ISO 9000………. BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4.1 Data Umum mengenai Jurusan Teknik Industri... 4.1.1 Sejarah Singkat Jurusan Teknik Industri... 4.1.2 Visi dan Misi Teknik Industri... 4.1.3 Program Pendidikan... 4.1.4 Mahasiswa dan Karyawan... 4.1.5 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Industri... 4.2 Prosedur Administrasi Akademik yang ada di Jurusan Teknik Industri...
4.2.1 Prosedur Persiapan Kuliah... 4.2.2 Prosedur Perwalian... 4.2.3 Prosedur Perubahan Kartu Rencana Studi... 4.2.4 Prosedur Kartu Rencana Studi Hilang... 4.2.5 Prosedur Dispensasi perkuliahan... 4.2.6 Prosedur Perhitungan Kuliah... 4.2.7 Prosedur Ujian... 4.2.8 Prosedur Pengumpulan, Pengolahan, dan Publikasi Nilai... 4.2.9 Prosedur Komplain Nilai... 4.2.10 Prosedur Pergantian Nilai...
4.2.11 Prosedur Posting Nilai... 4.2.12 Prosedur Penerbitan Daftar Nilai... 4.2.13 Prosedur Transfer Nilai... 4.2.14 Prosedur Cuti Akademik... 4.2.15 Prosedur Aktif Kembali... 4.2.16 Prosedur Semester Pendek... 4.2.17 Prosedur Kelas Malam... 4.2.18 Prosedur Kerja Praktek... 4.2.19 Prosedur Seminar... 4.2.20 Prosedur Sidang Tugas Akhir... 4.2.21 Prosedur Akhir Masa Studi... 4.3 Formulir Administrasi Akademik yang digunakan di Tata Usaha
Teknik Industri saat ini... BAB 5 ANALISIS DAN USULAN
5.1 Analisis Prosedur dan Formulir Administrasi Akademik... 5.1.1 Analisis Prosedur Administrasi Akademik... 5.1.2 Analisis Formulir Administrasi Akademik... 5.2 Usulan Prosedur dan Formulir Administrasi Akademik... 5.2.1 Usulan Prosedur Administrasi Akademik... 5.2.2 Usulan Formulir Administrasi Akademik... 5.2.2.1 Usulan Formulir Administrasi Akademik Saat Ini... 5.2.2.2 Usulan Formulir Administrasi Akademik yang Belum Ada... 5.3 Analisis Perbandingan Prosedur Saat Ini Dengan Prosedur Usulan... 5.4 Analisis Perbandingan Formulir Saat Ini Dengan Formulir Usulan... 5.5 Analisis Sistem Prosedur Saat Ini... BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
4.1 Prosedur Administrasi Akademik Saat Ini 4 – 4 4.2 Formulir Administrasi Akademik Saat Ini 4 – 34 4.3 Dokumen Administrasi Akademik Saat Ini 4 – 35
5.1 Sifat-sifat Formulir 5 – 20
5.2 Perbandingan Prosedur Saat Ini dan Usulan 5 – 32 5.3 Perbandingan Formulir Saat Ini dan Usulan 5 – 34
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
2.1 Piramida Dokumen 2 – 18
3.1 Metodologi Penelitian 3 – 1
4.1 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Indsutri 4 – 2
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Judul Halaman
1 Flow Chart Prosedur Administrasi Akademik L1 – 1
2 Formulir Administrasi Akademik L2 – 1
3 Usulan Flow Chart Prosedur Administrasi Akademik L3 – 1 4 Usulan Formulir Administrasi Akademik Saat Ini L4 – 1 5 Usulan Formulir Administrasi Akademik yang Belum Ada L5 – 1
6 Dokumen-Dokumen L6 – 1
7 Dokumentasi Prosedur Administrasi Akademik L7 – 1 8 Dokumentasi Formulir Administrasi Akademik L8 – 1 9 Daftar Distribusi dan Tabel Revisi Pendokumentasian L9 – 1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Pendidikan adalah salah satu hal yang sangat berguna di dalam kehidupan manusia yang dapat membuka wawasan berfikir seseorang menjadi lebih luas. Pendidikan itu tidak hanya 12 tahun melainkan dapat dilanjutkan menuju jenjang yang lebih tinggi yaitu perguruan tinggi.
Universitas Kristen Maranatha adalah salah satu perguruan tinggi di kota Bandung, yang telah cukup terkenal di lingkungan masyarakat sekitar maupun kota lainnya. Hingga saat ini, Universitas Kristen Maranatha telah memiliki 7 Fakultas, yaitu Fakultas Kedokteran, Fakultas Teknik yang terdiri dari Jurusan Teknik Sipil, Jurusan Teknik Elektro, dan Jurusan Teknik Industri, Fakultas Psikologi, Fakultas Sastra yang terdiri dari Jurusan Sastra Inggris, Jurusan Sastra Jepang, Jurusan DIII Sastra Inggris, dan Jurusan DIII Sastra Mandarin, Fakultas Ekonomi yang terdiri dari Jurusan Ekonomi Manajemen, dan Jurusan Ekonomi Akuntansi, Fakultas Teknologi Informasi yang terdiri dari Jurusan Teknik Informatika, Jurusan Sistem Informasi, dan Jurusan DIII Teknologi Informasi, dan yang terakhir yaitu Fakultas Seni Rupa dan Desain yang teridiri dari Jurusan S1 Seni Rupa Murni, Jurusan S1 Desain Interior, Jurusan S1 Desain Komunikasi Visual, dan Jurusan DIII Seni Rupa dan Desain.Serta 3 program Magister, yaitu Magister Manajemen, Magister Bussiness Administration dan Magister Psikologi.. Salah satunya Jurusan Teknik Industri berdiri pada tahun 1985. Rata-rata jumlah mahasiswa/i 180 orang.
Setiap jurusan memiliki prosedur-prosedur untuk mengikuti perkuliahan baik tertulis maupun tidak tertulis. Dibandingkan dengan fakultas yang lain, Jurusan Teknik Industri ingin memiliki standarisasi yang lebih baik karena ingin menetapkan standar ISO 9001:2000 pada Jurusannya.
Laporan Tugas Akhir 1 - 1
Bab 1 Pendahuluan 1 - 2
Setiap kegiatan akademik memiliki prosedurnya masing-masing, tetapi pada Jurusan Teknik Industri tersebut masih terdapat hal-hal yang membingungkan petugas Tata Usaha dalam menjalankan tugasnya sehingga menghambat kelancaran proses penyelesaian administrasi akademik. Berikut contoh perihal yang masih terjadi yaitu : transkrip nilai yang nilainya terlambat 1 semester, prosedur mengenai hilangnya Kartu Rencana Studi (KRS) yang belum berjalan efektif, proses pendaftaran semester pendek yang sangat kacau sehingga membuat mahasiswa/i tidak puas dengan pelayanan dan hasil yang ada, kekacauan tersebut juga membawa imbas kepada staff yang berjaga sehingga mereka menjadi malas dan jenuh dalam memberi pelayanan kepada mahasiswa/i.
Prosedur yang nantinya diperbaiki adalah prosedur akademik yang memacu pada ISO 9001:2000. Seperti yang telah diketahui bahwa setiap jurusan memiliki prosedur-prosedur akademik untuk setiap kegiatan perkuliahan, baik tertulis maupun tidak tertulis.
Oleh karena itu penulis berupaya untuk mengadakan perbaikan dalam pembuatan prosedur-prosedur kegiatan akademik dengan efektif dan efisien sengat dibutuhkan, sehingga memberikan rasa kepuasan kepada mahasiswa/i dan staff Tata Usaha Teknik Industri.
1.2Identifikasi Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan maka dapat diidentifikasikan permasalahan yang ada. Masih adanya pendokumentasian administrasi akademik yang tidak tertulis, dimana dokumen ini digunakan sebagai acuan dalam melakukan pekerjaan yang tidak tertulis sehingga terjadi ketidakjelasan dalam pelaksanaannya dan adanya prosedur yang belum berjalan dengan baik.
1.3Pembatasan Masalah
Batasan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Penelitian yang dilakukan hanya sebatas pada Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha bagian Administrasi Akademik.
Bab 1 Pendahuluan 1 - 3
1.4Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem, prosedur dan formulir/dokumen yang telah ada dan dijalankan saat ini?
2. Prosedur apa saja yang perlu diperbaiki berdasar pada ISO 9001:2000? 3. Prosedur dan Dokumentasi akademik apa saja yang perlu disusun
berdasarkan ISO 9001:2000?
1.5Tujuan Penelitian
Sehubungan dengan perumusan masalah diatas, tujuan penelitian adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui sistem dan prosedur yang telah ada dan dijalankan saat ini. 2. Memperbaiki prosedur yang telah ada berdasar pada ISO 9001:2000. 3. Menyusun prosedur yang belum tertulis atau yang belum ada berdasar
pada ISO 9001:2000.
1.6Sistematika Penelitian
Agar dapat memberikan gambaran yang jelas dan lengkap serta untuk mempermudah pembahasannya. Sistematika pembahasan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam Bab satu yaitu Bab Pendahuluan, penulis menjelaskan tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, dan sistematika penelitian.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Dalam Bab kedua yaitu Bab Landasan Teori, penulis memaparkan tentang semua teori-teori yang menyangkut dengan judul yang penulis buat.
Laporan Tugas Akhir
Bab 1 Pendahuluan 1 - 4
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Dalam Bab ketiga yaitu Bab Metodologi Penelitian, penulis memaparkan semua langkah-langkah dari awal memulai membuat laporan kerja tugas akhir hingga akhir.
BAB IV PENGUMPULAN DATA
Dalam Bab keempat yaitu Bab Pengumpulan Data, penulis memaparkan tentang sejarah jurusan teknik industri, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk penelitian.
BAB V USULAN DAN ANALISIS
Dalam Bab kelima yaitu Bab Pengolahan Data dan Analisis, penulis mengolah data, dan menganalisa semua hasil-hasil data yang telah diolah.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab keenam yaitu Bab Kesimpulan dan Saran, penulis memaparkan tentang kesimpulan yang telah diteliti secara terpadu(singkat, padat, dan jelas) dan saran yang mampu memberikan masukan atau manfaat untuk pengembangan di masa yang akan datang.
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1Kesimpulan
• Jumlah prosedur dan formulir bagian administrasi akademik saat ini di Teknik Industri ada 21 buah prosedur dan 27 buah formulir. Secara keseluruhan sistem, prosedur, dan formulir bagian administrasi akademik saat ini di Teknik Industri sudah cukup baik.
• Jumlah prosedur dan formulir bagian administrasi akademik yang diusulkan di Teknik Industri ada 6 buah prosedur dan 7 buah formulir.
• Prosedur yang diusulkan tersebut yaitu :
1. Prosedur Pembuatan SAP dan Bahan Kuliah 2. Prosedur Perwalian
3. Prosedur Kartu Rencana Studi Hilang 4. Prosedur Penerbitan Daftar Nilai
5. Prosedur Semester Pendek (Pendaftaran) 6. Prosedur Kerja Praktek.
• Formulir yang diusulkan tersebut yaitu :
1. Formulir Permohonan Pengajuan Ujian Khusus 2. Form Registrasi Kerja Praktek
3. Form Persetujuan Bimbingan Kerja Praktek 4. Berita Acara Seminar Proposal
5. Formulir Permohonan Penghapusan Nilai
• Formulir yang belum ada sehingga perlu dirancang yaitu : 1. Form Pengembalian OMR
2. Form Penerbitan Daftar Nilai
Laporan Tugas Akhir 6 - 1
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6 - 2
6.2Saran
• Bahan kuliah yang akan diajarkan kepada mahasiswa/i agar dapat dirapatkan terlebih dahulu dengan Tim Dosen Mata Kuliah.
• Form-form yang belum ada agar dapat digunakan agar dapat mempermudah pengarsipan.
• Prosedur-prosedur yang sudah didokumentasikan agar dipublikasikan kepada mahasiswa/i.
• Penelitian Lanjutan :
¾ Adanya prosedur yang baru yaitu prosedur perwalian SAT sehingga perlu adanya penelitian lanjutan.
¾ Menambahkan kepuasan mahasiswa atau kualitas pelayanan atau standar akreditasi pada tiap Prosedur.
DAFTAR PUSTAKA
1. Christina.; “Sistem Informasi Manajemen : Pendahuluan”, Diktat Kuliah, Jurusan Teknik Industri, UKM, Bandung, 2005.
2. Christina.; “Pengembangan Sistem”, Diktat Kuliah, Jurusan Teknik Industri, UKM, Bandung, 2005.
3. Gaspersz, Vincent.; ”ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement”, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2002.
4. Hastuti, Lestari Yuli.; Sistem dan Prosedur”, “Diktat Kuliah, Jurusan Teknik Industri, UKM, Bandung, 2005.
5. “Buku Panduan”, Teknik Industri, UKM, Bandung, 2002.
6. HM. Jogiyanto.; “Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Penerbit Andi, Yogyakarta,
1999.
7. Parker, Charles.; “Management Information Systems : Strategy and Action”, Mitchell McGraw-Hill, Watsonville, 1993.
8. “Laporan Tugas Akhir”, Teknik Industri, ITB, Bandung, 1996.
xiii
