Disiapkan Diperiksa Disahkan
TIM ISO QMR KS
Tim ISO / Staf Unit Kerja
Ka Unit Kerja / Sek. Prog / Ur
KS /
Ka Unit Kerja Pengguna
Pemeriksa kecukupan isi
dokumen Penyiapan
dokumen
Pelaksanaan Diklat Cukup
Pengesahan dokumen
Penerimaan dokumen terkendali Identifikasi dan
penomoran dokumen
Pengendalian distribusi dokumen
Kompeten Y
T
1. Tujuan
Prosedur ini menguraikan tata cara mengendalikan semua dokumen yang berhubungan dengan SMM, sehingga dokumen-dokumen itu dapat dikelola dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini diberlakukan pada dokumentasi SMM yang diterapkan di sekolah 3. Referensi
PM Klausul 4.2.3. tentang Pengendalian Dokumen 4. Istilah dan Definisi
4.1. Dokumen
Dokumen yang dirnaksud dalam prosedur ini adalah dokumen yang dipersyaratkan SMM ISO 9001:2008 dan dokumen lain yang diperlukan, yaitu :
4.1.1. P M 4.1.2. POS 4.1.3. IK
4.1.4. Formulir, Check list 4.1.5. Brosur
4.1.6. Dokurnen hasil pemelajaran (Ijazah, Transkip, KHS, SKHUN, Sertifikat. kompetensi, Sertifikat Pelatihan)
4.1.7. Dokumen luar 4.1.8. Dokumen elektronik 4.2. Pengendalian
Sehubungan dengan cara pengendaliannya, maka dokumen dikelompokan menjadi dua jenis, yaitu
4.2.1. Dokumen TERKENDALI
Adalah dokumen yang masih menjadi tanggung jawab pemegang kendali, baik materi dan revisinya.
4.2.2. Dokumen TIDAK TERKENDALI
Adalah dokumen yang tidak menjadi tanggung jawab pemegang kendali, baik materi dan revisinya.
5. Prosedur
5.1. Sehubungan dengan pengendaliannya, maka dokumen yang diterbitkan oleh sekolah diatur sebagai berikut :
No Nama / Jenis
Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan Didistribusikan
1 PM Tim ISO QMR KS QMR
2 POS Tim ISO DQMR QMR QMR
3 IK Staf Unit kerja Sek. Unit Kerja Ka. Unit Kerja
Ka. Unit Kerja 4 Formulir
Check List
Staf Unit kerja Sek. Unit Kerja
Ka. Unit Kerja
Ka. Unit Kerja
5 Brosur Unit Kerja WK2 KS WK2
6 Dokumen hasil proses
pemelajaran
Unit Kerja WK1 KS WK1
7 Dokumen luar Staf Unit Kerja Ka. Unit Kerja QMR Ka. Unit Kerja 8 Dokumen
elektronik
Unit Kerja Ka. Unit Kerja Ka. Unit Kerja
5.2. Pengendalian Penyiapan
5.2.1. Penyiapan naskah perdana maupun revisi PM dan POS dilakukan oleh tim ISO di bawah koordinasi QMR
5.2.2. Penyiapan naskah perdana maupun revisi dokumen selain PM dan POS dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
5.3. Pengendalian Pemeriksaan
5.3.1. Setelah naskah disiapkan, baik perdana maupun revisi, kemudian dilakukan pemeriksaan tentang kecukupan naskah.
5.3.2. Pemeriksaan kecukupan isi naskah PM dilakukan oleh QMR 5.3.3. Pemeriksaan kecukupan isi naskah POS dilakukan oleh DQMR
5.3.4. Pemeriksaan kecukupan isi naskah IK, formulir/Check List dilakukan oleh Sekretaris Unit Kerja
5.3.5. Pemeriksaan kecukupan isi naskah Brosur dilakukan oleh WK2
5.3.6. Pemeriksaan kecukupan isi naskah Dokumen hasil proses pemelajaran dilakukan oleh WK1.
5.3.7. Pemeriksaan kecukupan isi naskah dokumen luar dan dokumen elektronik dilakukan oleh Ka. Unit Kerja.
5.4. Pengendalian Identifikasi dan Penomoran 5.4.1. PM
5.4.1.1. Identifikasi dan penomoran PM dilakukan oleh Tim ISO.
5.4.1.2. PM terdiri bagian-bagian yang dinamakan bab
5.4.1.3. Bab-bab PM diindentifikasi berdasarkan kaitan langsung atau tidak langsung isi PM dengan klausul-klausul ISO 9001:2008
5.4.1.3.1. Bab-bab PM yang isinya tidak langsung berkaitan dengan klausul ISO 9001:2008 diberi nomor dokumen PM/i, PM/ii, PM/A, PM/B, dan seterusnya.
5.4.1.3.2. Bab-bab PM yang isinya langsung berkaitan dengan klausul ISO 9001:2008 diberi nomor dokumen : PM/1, PM/2, dan seterusnya, sampai dengan PM/8, sesuai kaitan isi PM dengan klausul-klausul ISO 9001:2008.
5.4.1.4. Identitas bab PM terdiri dari 5.4.1.4.1. Nomor dokumen 5.4.1.4.2. Tanggal mulai berlaku
5.4.1.4.3. Nomor halaman dari jumlah halaman bab
5.4.1.4.4. Status revisi (keterangan 2 artinya dokumen telah direvisi untuk yang ke-2 kalinya)
5.4.1.4.5. Nama file disimpan di dalam komputer.
Identitas ini dicantumkan pada setiap halaman PM, kecuali halaman sampul.
5.4.2. POS
5.4.2.1. Identifikasi dan penomoran POS dilakukan oleh Tim ISO 5.4.2.2. POS diidentifikasi berdasarkan kaitan isinya dengan PM 5.4.2.3. Penomoran, POS berdasarkan nomor klausul.
5.4.2.4. POS diberi nomor : POS/nomor klausul
Contoh : POS yang terkait dengan klausul POS/4.2.3. diberi nomor dokumen : POS/423
5.4.2.5. Identitas terdiri dari :
5.4.2.5.1. Nomor dokumen 5.4.2.5.2. Tanggal mulai berlaku
5.4.2.5.3. Nomor halaman dari jumlah halaman dari dokumen
5.4.2.5.4. Status revisi (keterangan 2 artinya dokumen telah direvisi untuk yang ke 2 kalinya)
5.4.2.5.5. Nama file bila disimpan di dalam komputer.
Identitas ini dicantumkan pada setiap halaman POS.
5.4.3. IK
5.4.3.1. Identifikasi dan penomoran IK dilakukan oleh unit kerja.
5.4.3.2. IK diindentifikasi berdasarkan kaitan isinya dengan klausul PM atau POS
5.4.3.3. IK diberi nomor : IK/nomor klausul PM atau POS/unit penerbit IK/nomor urut.
5.4.3.4. Nomor urut diisi angka 0 bila IK tersebut satu-satunya yang terkait dengan POS sesuai unit penerbit masing-masing atau angka urut mulai dari 1 bila ada IK lain yang terkait dengan POS yang sama.
Contoh :
• IK yang terkait dengan POS/72, diberi nomor : IK/72/WK2/3
5.4.3.5. Identitas IK terdiri dari 5.4.3.5.1. Nomor dokumen 5.4.3.5.2. Tanggal mulai berlaku
5.4.3.5.3. Nomor halaman dari junilah halaman dokumen 5.4.3.5.4. Status revisi (keterangan 2 artinya dokumen telah
direvisi untuk yang ke-2 kalinya)
5.4.3.5.5. Nama file bila disimpan didalam komputer.
Identitas ini dicantumkan pada setiap halaman IK.
5.4.4. Formulir dan Check List
5.4.4.1. Identifikasi dan penomoran formulir dan check list dilakukan oleh unit kerja.
5.4.4.2. Formulir dan Check List diidentifikasi berdasarkan kaitan isinya dengan suatu PM atau POS atau IK.
5.4.4.3. Formulir dan Check List diberi nomor
• Untuk Formulir : F/nomor klausul PM atau POS atau IK/unit kerja penerbit/nomor urut.
• Untuk Check List : CL/nomor klausul PM atau POS atau IK/unit kerja penerbit/nomor urut.
5.4.4.4. Nomor urut diisi dengan angka 0 bila formulir atau check list tersebut satu-satunya formulir atau check list yang tcrkait dengan PM atau POS atau. IK. Angka urut mulai dari 1 bila ada formulir atau check list lain yang terkait dengan PM atau POS atau IK yang sama.
Contoh .
• Formulir yang berkaitan dengan POS/72 diberi nomor F/72/WK2/l.
• Check List yang berkaitan dengan POS/72 diberi nomor CL/72/WK2/0
5.4.4.5. Identitas dari formulir dan check list bentuknya berupa text box di kanan atas, yang berisi
5.4.4.5.1. Nomor dokumen 5.4.4.5.2. Tanggal mulai berlaku
5.4.4.5.3. Nomor halaman dari jumlah halaman
Contoh
F/751/WK1/8 1 Oktober. 2006 1 dari 2 Identitas ini dicantumkan pada setiap halaman dari Formulir atau Check List.
5.4.5. Brosur
5.4.5.1. Identifikasi Brosur dilakukan oleh WK2.
5.4.5.2. Identitas brosur terdiri dari : judul brosur dan tanggal terbit yang dicantumkan halaman sampul brosur.
5.4.6. Dokumen hasil proses pemelajaran
5.4.6.1. Identifikasi dokumen hasil proses pemelajaran diatur sesuai dengan petunjuk identifikasi yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
5.4.6.2. Dituliskan tanggal saat ditandatangani.
5.4.7. Dokumen Luar
5.4.7.1. Identifikasi dan penomoran dokumen luar yang digunakan sebagai referensi, dilakukan oleh unit kerja.
5.4.7.2. Dokumen luar tersebut diberi nomor : REF/nomor urut / jumlah dokumen luar / nomor pembaharuan.
Contoh : REF / 1 / 21 / 0 , yang berarti
• Nomor urut dokumen luar, yang dimulai dari 1
• Angka petunjuk jumlah dokumen luar sama, yang dimulai dari 1
• Angka petunjuk nomor pembaharuan karena yang lama tidak diberlakukan lagi, dimulai dari angka 0 5.4.7.3. Identitas dokumen luar, berupa tex box, yang terdiri dari
Dokumen Luar /Referensi Nomor Dokumen REF/1/ 21/ 0 Ditinjau
Disahkan Berlaku MT Disimpan di
5.4.7.4. Dokumen luar yang akan digunakan sebagai referensi harus ditinjau QMR dan disahkan oleh KS
5.4.8. Dokumen elektronik
5.4.8.1. Identifikasi nama file disesuaikan dengan jenis dokumen 5.5. Pengendalian Pengesahan
5.5.1. Yang berwenang mengesahkan dokumen PM dan POS adalah KS 5.5.2. Yang berwenang mengesahkan dokumen IK dan Formulir atau
Check List adalah Ka. Unit Kerja.
5.5.3. Bukti pengesahan berupa tanda tangan menggunakan tinta selain hitam, yang dicantumkan pada halaman pertama naskah asli (copy master) dari setiap dokumen.
5.5.4. Dokumen yang sudah tidak berlaku distempel KADALUWARSA 5.6. Pengendalian Penyimpanan
5.6.1. Naskah asli dokumen mutu disimpan dan dikendalikan oleh.unit kerja penerbit
5.6.2. Salinan terkendali dokumen mutu disimpan dan dikendalikan oleh unit kerja penerima salinan terkendali dokumen mutu.
5.7. Pengendalian distribusi salinan terkendali
5.7.1. Setiap penerbitan dokumen mutu ataupun revisinya oleh unit kerja, harus menyerahkan salinan terkendali kepada QMR.
5.7.2. Penanggung jawab pengendalian distribusi salinan terkendali PM dan POS adalah QMR
5.7.3. Penanggung jawab pengendalian distribusi salinan terkendali IK dan Fomulir atau Check List adalah Ka. Unit Kerja.
5.7.4. Penanggung jawab pengendalian distribusi salinan terkendali Brosur adalah WK2
5.7.5. Penanggung jawab pengendalian distribusi salinan terkendali Dokumen basil proses pemelajaran adalah WK1.
5.7.6. Penanggung jawab pengendalian distribusi salinan terkendali Dokurnen luar adalah Ka. Unit Kerja.
5.7.7. Pengelola Daftar Pemegang Salinan Terkendali adalah penanggung jawab pengendali distribusi salinan terkendali, disahkan oleh QMR,
5.7.8. Bukti atas telah diterimanya salinan terkendali berupa rekaman berjudul Tanda Terima Salinan Terkendali
5.8. Pengendalian Revisi
5.8.1. Penanggumg jawab pengendalian revisi adalah QMR
5.8.2. Revisi dokumen dapat diusulkan oleh setiap personil sekolah dengan menggunakan formulir Nota SMM perihal revisi kepada unit kerja penerbit.
5.8.3. Setelah disiapkan oleh unit kerja penerbit sesuai dengan nomor 5.1, dari dokunien ini diajukan kepada dilampiri Nota SMM.
5.8.4. Setelah diperiksa oleh QMR dan disahkan KS
5.8.5. Riwayat Revisi dapat dibaca pada kumpulan Nota SMM perihal revisi yang dikelola oleh QMR /WK/Ka.Unit Kerja.
5.9. Peninjauan Dokumen SMM
5.9.1. Dokumen harus ditinjau kesesuaiannya dengan kebijakan dari sasaran mutu sekolah dan untuk memastikan dapat dibaca dan mudah dikenali.
5.9.2. Peninjauan dokumen mutu dilakukan oleh unit kerja penerbit sekurang kurang sekali setahun.
5.9.3. Dokumen yang sudah tidak memenuhi kesesuaian dengan kebijakan dan sasaran mutu harus dilakukan revisi.
5.9.4. Dokumen yang sudah tidak dapat dibaca dan dikenali harus dicetak ulang dengan identifikasi dan penomoran dokumen yang sama.
Kemudian distempel.
CETAK ULANG Tanggal
Disahkan
5.9.5. Dokumen cetak ulang harus diperiksa kesesuaian isinya oleh Ka Unit dan disahkan. Dokumen asli harus tetap dipelihara dan dikendalikan.
5.9.6. Dokumen yang tetap digunakan setelah dilakukan peninjauan harus distempel :
TELAH DITINJAU Tanggal
Oleh Paraf 6. Dokumentasi
• IK/423/QMR/1 : Perawatan Soft Copy
• IK/423/QMR/2 : Perawatan Hard Copy
• IK/423/QMR/3 : Penyimpanan Dokumen
• IK/423/QMR/4 : Peminjaman Dokumen
• IK/423/QMR/5 : Pemusnahan Dokumen
• F/423/QMR/1 : Daftar Pemegang Salinan Terkendali Pedoman Mutu
• F/423/QMR/2 : Lembar Pengendalian Pedoman Mutu.
• F/423/QMR/3 : Daftar Prosedur Operasi Standar
• F/423/QMR/4 : Daftar Penerima Salinan Terkendali POS
• F/423/QMR/5 : Lembar Pengendalian POS
• F/423/QMR/6 : Nota SMM
• F/423/QMR/7 : Daftar Form
• F/423/QMR/8 : Daftar Instruksi Kerja
• F/423/QMR/9 : Daftar Pedoman Mutu
• F/423/QMR/10 : Formulir Peminjaman Dokumen
• F/423/QMR/11 : Daftar Perundang-Undangan Yang Berlaku
• F/423/QMR/12 : Kalender SMM
