1 PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi pada saat ini membawa pengaruh terhadap kemajuan suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya. Penerapan teknologi informasi sudah dapat ditemukan hampir di semua organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada laba maupun organisasi nirlaba (Sutabri, 2004: 6). Sistem informasi adalah salah satu contoh perkembangan teknologi yang berguna untuk memberikan informasi yang dibutuhkan suatu organisasi. Dalam sebuah perusahaan atau organisasi diperlukan suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan (Sutabri, 2004: 6). Dengan adanya sistem informasi maka diharapkan dapat lebih meningkat kinerja perusahaan atau organisasi tersebut.
Dalam perancangan sistem informasi, setiap organisasi atau perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk membuat sistem tersebut. Organisasi nirlaba bertujuan tidak untuk mencari laba dan hanya mendapatkan dana dari penyandang dana (Wilson dan Kattelus, 2004: 530). Hal ini membuat organisasi nirlaba menganggap pembuatan sistem informasi yang memerlukan biaya kurang begitu penting karena dana yang diberikan oleh penyandang dana pada umumnya hanya digunakan untuk aktivitas utama organisasi tersebut. Padahal sistem informasi yang dirancang dengan baik dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat serta mengurangi terjadinya kesalahan yang terjadi akibat human error (Diana dan Setiawati, 2010: 23). Wijaya (2004: 49) juga mengatakan bahwa jika sistem informasi yang baik, maka kesalahan dan keterlambatan pencatatan informasi bisa diminimalkan.
2
ada. Untuk membuat sistem informasi berbasis komputer yang baik maka dibutuhkan adanya perancangan database yang baik juga.
Pada penelitian sebelumnya, Nugroho (2007: 3) telah melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada sebuah organisasi profit dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access. Setelah mempelajari penelitian sebelumnya, penulis mencoba untuk melakukan penelitian yang berbeda dengan membuat sistem informasi keuangan untuk sebuah organisasi non profit yaitu Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) Salatiga dengan menggunakan aplikasi MySQL dan JavaNetbeans. SKB merupakan sebuah organisasi nirlaba yang bergerak di bidang pendidikan (Program Kejar Paket) dan pelatihan untuk masyarakat.
SKB Salatiga memiliki sistem informasi keuangan yang terdiri dari sistem penerimaan kas dan sistem pengeluaran kas. Dalam sistem informasi keuangan SKB Salatiga terdapat dua data yaitu data keuangan sebagai data utama dan data non keuangan sebagai penjelas dari data keuangan. Data non keuangan yang dimaksudkan sebagai penjelas dari data keuangan adalah data peserta didik yang berkaitan dengan pembayaran uang sekolah dan data tutor serta staf Tata Usaha (TU) SKB Salatiga yang berkaitan dengan pembayaran gaji.
3
file gaji dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membuat staf TU rentan melakukan kesalahan dalam pencatatan data.
Pengarsipan dokumen – dokumen yang berupa kumpulan kertas juga tidak dilakukan dengan baik. Dokumen – dokumen tersebut hanya disimpan begitu saja tanpa memperhatikan urutan pada dokumen tersebut. Hal ini menyebabkan staf TU membutuhkan waktu yang lama jika ingin mencari informasi dari dokumen tersebut. Selain itu dilihat dari fasilitas komputer dan perangkatnya yang ada di SKB Salatiga, seharusnya pengarsipan dokumen bisa dilakukan dengan sebuah aplikasi database sehingga bisa mengurangi penyimpanan dokumen dalam bentuk kumpulan kertas.
Dari masalah tersebut penulis merasa perlu adanya sebuah aplikasi untuk menyimpan data – data SKB Salatiga. Dengan adanya aplikasi, staf TU SKB Salatiga dapat menyimpan semua data – data yang ada baik data keuangan dan data non keuangan dalam satu database. Database akan menggabungkan data – data yang sebelumnya terpisah dari beberapa file ke dalam satu tempat pengumpulan data sehingga dapat dengan mudah dan cepat untuk mengakses informasi yang dibutuhkan (Romney dan Steinbart, 2009: 127).
Dari kaitannya dengan pernyataan di atas persoalan dari penelitian ini adalah (1) Bagaimana proses sistem informasi keuangan di SKB Salatiga (2) Bagaimana rancangan aplikasi database sistem informasi keuangan untuk SKB Salatiga. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang aplikasi database sistem informasi keuangan yang terkomputerisasi untuk SKB Salatiga. Dengan adanya aplikasi database sistem informasi keuangan tersebut diharapkan dapat membantu staf TU SKB Salatiga dalam mengarsipkan, memproses, dan mengakses informasi – informasi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas. Selain itu untuk peneliti dan pembaca, penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan tentang perancangan sistem informasi keuangan.
4
rancangan dan membuatkan aplikasi database sistem informasi baru untuk SKB Salatiga untuk pencatatan data keuangan maupun data non keuangan. (3) Memberikan hasil berupa laporan keuangan bulanan maupun tahunan bagi SKB Salatiga yang akan digunakan Kepala SKB Salatiga untuk pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan di SKB Salatiga.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Keuangan pada Organisasi Non profit
Menurut Wilson dan Kattelus (2004: 530) Definition of a not-for-profit organization is an entity that possesses the following characteristics that distinguish it from a business enterprise 1) Contribution of significant amounts of resource providers who do not expect commensurate or proportionate pecuniary return 2) Operating purposes other than to provide goods or services at a profit 3) Absence of ownership interests like those of business enterprise. Dari pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa organisasi nirlaba memiliki tiga karakteristik yang membedakannya dengan perusahaan bisnis, 1) Penyandang dana dari organisasi nirlaba tidak mengharapkan adanya pengembalian dana yang sepadan sebagai timbal balik dari dana yang sudah diberikan, 2) Operasional organisasi nirlaba dalam menyediakan barang atau jasa tidak bertujuan untuk mencari laba, 3) Tidak adanya kepentingan pemilik seperti pada perusahaan bisnis.
5
pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Akan tetapi pada organisasi non profit tidak melakukan aktivitas bisnis yang menyediakan barang dan jasa untuk mendapatkan keuntungan.
Menurut Romney dan Steinbart (2004: 5) sistem pengeluaran kas adalah suatu rangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Sistem pengeluaran kas pada organisasi non profit berisi tentang catatan – catatan pengeluaran kas untuk berbagai kegiatan.
Perancangan Sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2009: 26) System is a set two or more interrelated components that interact to achieve a goal. Kemudian menurut Romney dan Steinbart (2009: 27) Information is data that have been organized and processed to provide meaning to a user. Jika dikaitkan dengan pengertian sistem dan informasi menurut Romney dan Steinbart (2009: 26) maka pengertian dari sistem informasi adalah dua atau lebih komponen yang telah diatur dan diproses yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Sutabri (2004: 36) Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
6
tahap perencanaan sistem informasi yang akan dirancang, tahap analisis terhadap kebutuhan informasi pada sistem informasi tersebut, tahap perancangan sistem informasi, tahap penerapan sistem informasi yang telah dirancang, dan tahap evaluasi setelah penerapan sistem informasi tersebut.
Database
Menurut Romney dan Steinbart (2009: 65) database is a set of interrelated, centrally coordinated files. Dari kesimpulan tersebut dapat disimpulkan bahwa database merupakan serangkaian arsip (file) data yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi. Sistem database adalah kombinasi dari database, sistem manajemen database, dan program aplikasi yang memasukkan database melalui sistem manajemen database (Romney dan Steinbart, 2009: 127).
Untuk menggambarkan skema database dapat digunakan sebuah teknik grafis yang disebut Entity Relationship Diagram (ERD) (Romney dan Steinbart, 2009: 134). Menurut Whitten dan Bentley (2007: 207) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sebuah teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan data dari suatu sistem. Salah satu cara untuk menggambarkan ERD adalah dengan model data REA (Resource, Event, Agent). Menurut Romney dan Steinbart (2004: 68), model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasikan entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database sistem informasi akuntansi.
7
dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
Setiap entitas pada model data REA memiliki atribut. Atribut adalah karakteristik yang dimiliki oleh sebuah entitas. Terdapat tiga jenis atribut dalam model data REA yang terdiri dari primary key, foiregn key, dan non key atributte. Primary Key merupakan atribut yang unik dan dapat membedakan satu entitas dengan entitas yang lain. Foreign Key merupakan primary key entitas lain yang menjadi atribut pada sebuah entitas. Non Key Atributte merupakan atribut pelengkap yang bukan merupakan primary key ataupun foreign key dari sebuah entitas.
Dalam model data REA terdapat tiga jenis hubungan antar entitas yaitu one-to-one, one-to-many, dan many-to-many. Hubungan one-to-one menunjukan bahwa setiap satu entitas dengan entitas yang lain maksimal hanya memiliki satu hubungan saja. Hubungan one-to-many menunjukan bahwa setiap satu entitas dengan entitas yang lain maksimal memiliki hubungan masing – masing maksimal satu dan maksimal banyak. Sedangkan Hubungan many-to-many menunjukan bahwa setiap satu entitas dengan entitas yang lain dapat memiliki banyak hubungan.
Proses Desain Sistem Database
Menurut Romney dan Steinbart (2009: 178), proses desain sistem database memiliki enam tahapan, yaitu perencanaan, menganalisis, merancang atau mendesain, pengkodean (coding), implementasi, serta operasional dan pemeliharaan. Perencanaan dilakukan untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru. Analisis merupakan identifikasi kebutuhan informasi para pemakai yang akan dimasukan ke dalam sistem baru. Desain dimaksudkan untuk merancangkan poin – poin penting yang akan dimasukkan ke dalam sistem baru.
8
cara penggunaannya. Operasional dan pemeliharaan merupakan penggunaan sistem baru pengawasan untuk kehati – hatian atas kinerja sistem baru.
METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian, Objek Penelitian dan Metode Pengumpulan Data
Jenis penelitian pada penelitian ini adalah research and development. Sedangkan objek penelitiannya adalah salah satu Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) yang terletak di Kota Salatiga yaitu SKB Salatiga. Satuan analisis dalam penelitian ini adalah SKB Salatiga dan satuan pengamatannya adalah sistem informasi yang ada di SKB tersebut. Data primer dalam penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan observasi. Wawancara dilakukan dengan Kepala, Bendahara, dan staf TU SKB Salatiga untuk memperoleh informasi tentang proses dan prosedur dari sistem penerimaan dan pengeluaran kas untuk membantu pembuatan database sistem informasi. Sedangkan observasi dilakukan dengan mengamati proses dan prosedur sistem penerimaan dan pengeluaran kas di SKB Salatiga.
9 Teknik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini teknik analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, sedangkan langkah analisis yang digunakan oleh peneliti adalah :
1. Menganalisis sistem informasi keuangan yang dimiliki oleh SKB Salatiga. 2. Mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi keuangan SKB Salatiga. 3. Merancang database sistem informasi yang baru dengan menggunakan
JavaNetbeans sebagai aplikasinya dan MySQL sebagai databasenya dengan langkah – langkah sebagai berikut.
a) Langkah pertama adalah pembuatan form application, lalu mengisi atau menambahkan sebuah tools seperti menubar, toolbar, tabel dan button.
b) Langkah kedua membuat perintah-perintah dari langkah pertama diatas.
c) Langkah berikutnya melakukan uji coba memasukan atau menginput data. Setelah proses semuanya selesai dan uji coba berhasil.
d) Langkah terakhir melakukan encapsulation berbentuk software installer.
10 ANALISIS DAN PEMBAHASAN
ANALISIS SISTEM INFORMASI KEUANGAN SKB SALATIGA
Dalam perancangan sistem informasi keuangan pada SKB Salatiga, hal yang pertama kali harus dilakukan adalah menganalisis sistem informasi keuangan yang ada pada tempat tersebut. Proses analisis ini dilakukan untuk mengetahui struktur organisasi, pembagian tugas, hak akses data, dan sistem informasi keuangan yang ada pada SKB Salatiga. Dalam melakukan proses analisis sistem informasi keuangan SKB Salatiga digunakan flowchart untuk menggambarkan sistem informasi keuangan yang ada pada SKB Salatiga.
Sekilas tentang SKB Salatiga
Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) adalah unit pelayanan teknis daerah pendidikan nonformal yang memberikan pelayanan kepada warga masyarakat kurang beruntung yang disebabkan adanya beberapa faktor yaitu keadaan sosial ekonomi, tidak tertampungnya di sekolah formal maupun terbatasnya kemampuan intelektual. SKB Salatiga dibentuk berdasarkan PERDA No. 22 Tahun 2002, Tanggal 10 Oktober 2002. SKB Salatiga memiliki struktur organisasi sebagai berikut :
KEPALA SKB
BENDAHARA
TUTOR
STAF TU
11
Dalam SKB Salatiga, setiap pegawai memiliki tugasnya masing – masing. Berikut ini adalah pembagian tugas pada SKB Salatiga berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala SKB :
a. Kepala SKB
Menerima segala laporan yang ada di SKB Salatiga Menetapkan kebijakan – kebijakan untuk SKB Salatiga b. Bendahara
Membuat laporan keuangan yang dibutuhkan oleh kepala SKB Merekap transaksi – transaksi yang telah dilakukan oleh staff TU Mencocokkan transaksi – transaksi yang telah dicatat oleh staff TU
dengan bukti – bukti yang telah diterima
Mencatat transaksi pembayaran gaji pegawai SKB Salatiga c. Staff TU
Mencatat transaksi – transaksi yang ada di SKB Salatiga Menerima pembayaran SPP dari peserta didik
Melakukan cek persediaan sarana pembelajaran setiap 1 minggu d. Tutor
Melaksanakan kegiatan belajar mengajar Menjadi wali kelas untuk peserta didik
Dalam sistem informasi akuntansi, pembagian tugas tersebut jika dikaitkan dengan hak akses data sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing - masing dapat digambarkan dengan tabel sebagai berikut :
Tabel 4.1 Hak Akses Data SIK SKB Salatiga
Kepala Bendahara Staf TU Tutor
Data C R U D C R U D C R U D C R U D
Peserta Didik - √ - - - √ - - √ √ √ √ - √ - - Staf TU - √ - - - √ - - √ √ √ √ - √ - - Tutor - √ - - - √ - - √ √ √ √ - √ - - Penerimaan SPP - √ - - √ √ √ √ √ √ √ √ - - - - Sumbangan Orang Tua - √ - - √ √ √ √ √ √ √ √ - - - - Sumbangan Dana Pemerintah - √ - - √ √ √ √ √ √ √ √ - - - -
12 Pembelian Sarana
Pembelajaran
- √ - - √ √ √ √ √ √ √ √ - - - -
Kas - √ - - √ √ √ √ - √ - - - - Persediaan Sarana
Pembelajaran
- √ - - √ √ √ √ √ √ √ √ - √ - -
Keterangan : C = Create, R = Read, U = Update, D = Delete
Untuk mendukung sistem informasi keuangannya, SKB Salatiga memiliki empat komputer yang terdiri dari dua komputer berada di ruang staf TU, satu komputer untuk bendahara, dan satu komputer untuk kepala SKB Salatiga. Keempat komputer tersebut memiliki spesifikasi yang sama yaitu Intel Dual Core 1.6Ghz, RAM 2 GB ddr 3, dan harddisksata 500 GB. Masing – masing komputer telah terhubung dengan UPS (Uninterruptible Power Supply) Micropack 650 VA. Komputer – komputer tersebut juga terkoneksi dengan dua buah printer yaitu Epson TX 110 dan Epson L 110.
Dalam sistem informasi keuangan SKB Salatiga terdiri dari dua sistem yaitu sistem penerimaan kas dan sistem pengeluaran. Sistem penerimaan kas terdiri dari transaksi penerimaan SPP, penerimaan sumbangan dari orang tua, dan penerimaan dana dari pemerintah. Sedangkan sistem pengeluaran kas terdiri dari pembayaran gaji pegawai, pembayaran utilitas, dan pembelian sarana pembelajaran.
Sistem Penerimaan Kas SKB Salatiga
13
tanggal penerimaan dan uang pembayaran SPP akan diserahkan kepada bendahara.
Untuk proses penerimaan kas yang diperoleh dari sumbangan orang tua diawali dengan penyerahan sumbangan kepada staf TU. Staf TU akan membuat bukti penerimaan sumbangan rangkap dua. Kemudian staf TU akan memberikan bukti penerimaan sumbangan rangkap pertama kepada orang tua peserta didik yang memberikan sumbangan. Sedangkan bukti penerimaan sumbangan rangkap kedua akan disimpan oleh staf TU urut tanggal penerimaan dan uang sumbangan akan diserahkan kepada bendahara.
Proses penerimaan kas yang berasal dari dana pemerintah diawali dengan pemberian dana kepada staf TU. Selanjutnya staf TU akan membuat bukti penerimaan dana rangkap dua. Staf TU akan memberikan bukti penerimaan dana rangkap pertama kepada pemerintah. Kemudian bukti penerimaan rangkap kedua akan disimpan oleh staf TU urut tanggal dan dana dari pemerintah akan diserahkan kepada bendahara.
14
15
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Penerimaan Kas Lanjutan
Gambar 4.2 dan gambar 4.3 menunjukan flowchart sistem penerimaan kas yang ada saat ini. Berikut ini adalah temuan dan rekomendasi dari sistem penerimaan kas pada SKB Salatiga :
Tabel 4.2 Temuan dan Rekomendasi Sistem Penerimaan Kas
No. Temuan Rekomendasi
1. Pada aktivitas penerimaan kas yang berasal dari penerimaan SPP, penerimaan sumbangan dari orang tua, dan penerimaan dana dari pemerintah masih dicatat secara manual dan tidak disimpan pada database yang tidak terkomputerisasi sehingga akan terjadi kesulitan untuk melakukan pencarian data penerimaan kas dalam waktu yang cepat.
Sebaiknya data penerimaan SPP, sumbangan orang tua, dan penerimaaan dana pemerintah disimpan pada database yang komputerisasi sehingga dapat diakses oleh aplikasi yang dibuat secara cepat.
2. Pada bukti penerimaan yang dibuat berdasarkan penerimaan SPP, penerimaan sumbangan orang tua, dan penerimaan dana pemerintah hanya dibuat rangkap dua yang diberikan kepada pemberi uang dan
16 staf TU saja. Bendahara yang membuat laporan penerimaan kas hanya menerima uang yang menjadi dasar pembuatan laporan penerimaan kas. Hal ini berpotensi terjadinya kecurangan dalam pencatatan penerimaan kas.
staf TU.
3. Pada aktivitas penerimaan SPP, bukti penerimaan SPP disimpan urut tanggal. Padahal dalam satu hari bisa ada lebih dari satu penerimaan SPP sehingga akan sulit mencari data penerimaan SPP jika bukti penerimaan SPP disimpan urut tanggal penerimaan
Sebaiknya bukti penerimaan SPP disimpan menurut nomor bukti penerimaan SPP sehingga lebih mudah dalam melakukan pencarian data penerimaan SPP.
Berdasarkan temuan diatas, berikut gambar rekomendasi flowchart sistem penerimaan kas SKB Salatiga :
17
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Sistem Penerimaan Kas Lanjutan
Sistem Pengeluaran Kas SKB Salatiga
Dalam sistem pengeluaran kas SKB Salatiga terdapat tiga kegiatan yang terdiri dari pembelian sarana pembelajaran, pembayaran utilitas, dan pembayaran gaji. Staf TU yang melakukan pembelian dan perawatan sarana atau pembayaran utilitas dapat meminta uang terlebih dahulu kepada bendahara atau menggunakan uang staf TU terlebih dahulu yang nantinya akan diganti oleh bendahara dengan memberikan bukti pembelian atau bukti pembayaran kepada bendahara.
Staff TU akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembelian dua rangkap berdasarkan nota pembelian dan nota pembayaran. Kemudian akan menyerahkan bukti pembayaran rangkap pertama dan bukti pembelian rangkap pertama kepada bendahara. Sedangkan nota pembelian, nota pembayaran, bukti pembelian rangkap kedua, dan bukti pembayaran rangkap kedua.
18
daftar gaji untuk melakukan pembayaran gaji para pegawai. Laporan pengeluaran kas akan diberikan kepada Kepala SKB. Bendahara akan menyimpan bukti pembelian rangkap pertama, bukti pembayaran rangkap pertama, serta daftar gaji berdasarkan tanggal pembuatannya dan akan memberikan uang untuk pembelian sarana pembelajaran, pembayaran utilitas, dan pembayaran gaji. Berikut ini adalah gambar flowchart pengeluaran kas :
19
Gambar 4.7 Flowchart Sistem Pengeluaran Kas Lanjutan
Gambar 4.6 dan gambar 4.7 flowchart menunjukan sistem pengeluaran kas yang ada saat ini. Berikut ini adalah temuan dan rekomendasi dari sistem pengeluaran kas pada SKB Salatiga :
Tabel 4.3 Temuan dan Rekomendasi Sistem Pengeluaran Kas
No. Temuan Rekomendasi
1. Pada aktivitas pengeluaran kas SKB masih dicatat secara manual dan tidak disimpan pada database yang terkomputerisasi sama seperti aktivitas penerimaan kas SKB Salatiga sehingga dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari transaksi pengeluaran kas yang telah dicatat.
Sebaiknya aktivitas pengeluaran kas tersebut disimpan pada database yang terkomputerisasi sehingga dapat diakses dengan lebih cepat.
2. Pada aktivitas pembelian sarana pembelajaran dan pembayaran utilitas, nota pembelian dan nota pembayaran disimpan oleh staf TU
20 sehingga bendahara tidak bisa mencocokkan antara nota pembelian dan nota pembayaran dengan bukti pembelian dan bukti pembayaran. Hal ini berpotensi terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh staf TU.
mencocokkan antara nota pembelian dan nota pembayaran dengan bukti pembelian dan bukti pembayaran.
3. Pada aktivitas pengeluaran kas SKB semua bukti pengeluaran baik yang disimpan oleh staf TU ataupun bendahara disimpan urut tanggal. Padahal dalam satu hari bisa terjadi beberapa transaksi pengeluaran kas terutama transakasi pembayaran gaji pegawai yang semua transaksinya dilakukan pada hari yang sama. Sehingga akan sulit mencari data pengeluaran kas jika disimpan urut tanggal.
Sebaiknya bukti – bukti pengeluaran kas disimpan urut nomor bukti pengeluaran tersebut sehingga akan memudahkan pengguna dalam mencari data pengeluaran.
Berikut gambar rekomendasi flowchart sistem penerimaan kas SKB Salatiga :
21
Gambar 4.9 Rekomendasi Flowchart Sistem Pengeluaran Kas Lanjutan
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN INFORMASI PADA SISTEM INFORMASI KEUANGAN SKB SALATIGA
22
Tabel 4.4 Analisis Kebutuhan Informasi Sistem Informasi Keuangan SKB No. Kebutuhan
informasi
Untuk pengambilan keputusan
Pengguna Periodisasi
1. Laporan kas dan daftar pembayaran gaji
Pembayaran gaji Kepala, bendahara, tutor, staf TU
Setiap bulan
2. Laporan kas dan ketersediaan sarana pembelajaran Pembelian/perawatan sarana pembelajaran Kepala, bendahara, staf TU Setiap bulan
3. Laporan kas Pembayaran utilitas Kepala, bendahara, staf TU
Setiap bulan
4. Laporan kas dan daftar penerimaan SPP
Penetepan biaya SPP Kepala, bendahara
Setiap tahun
5. Laporan kas, daftar penerimaan SPP, daftar sumbangan orang tua, dan daftar dana pemerintah
Alokasi dana dan perencanaan anggaran tahun selanjutnya
Kepala, bendahara
Setiap tahun
6. Laporan kas dan daftar dana pemerintah
Pengajuan proposal untuk dana pemerintah
Kepala, bendahara
Setiap tahun
7. Daftar peserta didik dan daftar penerimaan SPP Pengajuan bantuan pendidikan Kepala, bendahara, tutor Setiap tahun
8. Laporan kas, daftar pembayaran gaji, daftar tutor, dan daftar peserta didik
Penambahan tutor Kepala, bendahara
Setiap tahun
Identifikasi Entitas dan Analisis Kardinalitas
Dalam pembuatan sebuah database, model data REA dapat memberikan petunjuk dalam merancang database dengan cara mengidentifikasikan entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database sistem informasi. Model data REA sistem informasi keuangan SKB Salatiga mempunyai beberapa entitas yaitu:
1. Resource (Sumber) yang terdiri dari Kas dan Persediaan Sarana.
23
3. Agent (Pelaku) yang terdiri dari Peserta Didik, Staf TU, Tutor, dan Bendahara.
Berikut akan dijelaskan atribut – atribut dari entitas sistem penerimaan kas:
Tabel 4.5 Entitas dan Atribut REA SKB Salatiga Entitas Atribut
Kas PK : Kode kas
NK : Tanggal dan jumlah uang Entitas Persediaan
Sarana Pembelajaran
PK : Kode Sarana Pembelajaran (KSP)
NK : Nama persediaan sarana, tanggal, dan jumlah persediaan. Penerimaan SPP PK : Nomor Bukti Penerimaan SPP (NBPSPP)
FK : Nomor Induk Siswa (NIS), Nomor Induk Pegawai (NIP), dan kode kas
NK : Tanggal penerimaan, nama peserta didik, jumlah penerimaan, dan nama staf TU.
Sumbangan Orang Tua Peserta Didik
PK : Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan Orang Tua (NBPSOT)
FK : Nomor Induk Siswa (NIS), Nomor Induk Pegawai (NIP), dan kode kas
NK : Tanggal penerimaan, nama peserta didik, jumlah penerimaan, dan nama staf TU.
Sumbangan Dana Pemerintah
PK : Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan Dana Pemerintah (NBPSDP)
FK : Nomor Induk Pegawai (NIP) dan kode kas
NK : Tanggal penerimaan, jumlah dana, dan nama staf TU. Pembayaran Gaji PK : Nomor Struk Gaji (NSG)
FK : Nomor Induk Pegawai (Tutor atau Staf TU) dan Nomor Induk Pegawai (Bendahara)
NK : Tanggal penyerahan gaji, nama pegawai, jumlah gaji, dan nama bendahara.
Pembayaran Utilitas PK : Nomor Bukti Pembayaran Utilitas (NBPU) FK : Nomor Induk Pegawai (NIP) dan kode kas
NK : Tanggal pembayaran, keperluan pembayaran, jumlah pembayaran, dan nama staf TU.
Pembelian Sarana Pembelajaran
PK : Nomor Bukti Pembelian (NBP)
FK : Nomor Induk Pegawai (NIP), Kode Sarana Pembelajaran (KSP), dan kode kas
NK : Tanggal pembelian, nama barang, jumlah barang, harga barang, total, dan nama staf TU.
Peserta Didik PK : Nomor Induk Siswa (NIS)
NK : Nama peserta didik, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat peserta didik, kelas, dan nama orang tua peserta didik.
Tutor PK : Nomor Induk Pegawai (NIP)
NK : Nama pegawai, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat pegawai, golongan, dan jabatan.
24
NK : Nama pegawai, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat pegawai, golongan, dan jabatan.
Bendahara PK : Nomor Induk Pegawai (NIP)
NK : Nama pegawai, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat pegawai, golongan, dan jabatan.
Keterangan : PK = Primary Key, FK = Foreign Key, NK = Non Key Atributte
Berdasarkan atribut di atas, berikut gambar model REA dari sistem informasi keuangan SKB Salatiga :
25
Berikut akan dijelaskan kardinalitas tiap entitas dari sistem penerimaan kas SKB Salatiga :
a) Hubungan entitas Penerimaan SPP dengan Peserta Didik
Event Penerimaan_SPP terhubung dengan minimal satu dan maksimal satu dengan agent Peserta_ Didik. Sedangkan agent Peserta_Didik terhubung dengan minimal satu dan maksimal banyak dengan event Penerimaan_SPP.
b) Hubungan entitas Sumbangan_Orang_Tua dengan Peserta_Didik
Event Sumbangan_Orang_Tua terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan agent Peserta_Didik. Sedangkan agent Peserta_Didik terhubung minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event Sumbangan_Orang_Tua.
c) Hubungan entitas Penerimaan_SPP dengan Staf_TU
Event Penerimaan_SPP terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event Penerimaan_SPP.
d) Hubungan entitas Sumbangan_Orang_Tua dengan Staf_TU
Event Sumbangan_Orang_Tua terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event Sumbangan_Orang_Tua. e) Hubungan entitas Dana_Pemerintah dengan Staf_TU
Event Dana_Pemerintah terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event Dana_Pemerintah.
f) Hubungan entitas Pembayaran_Utilitas dengan Staf_TU
26
g) Hubungan entitas Pembelian_Sarana_Pembelajaran dengan Staf_TU Event Pembelian_Sarana_Pembelajaran terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event Pembelian_Sarana_Pembelajaran.
h) Hubungan entitas Pembayaran_Gaji dengan Staf_TU
Event Pembayaran_Gaji terhubung dengan minimal satu dan maksimal satu dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung dengan minimal satu dan maksimal banyak dengan event Pembayaran_Gaji. i) Hubungan entitas Pembayaran_Gaji dengan Tutor
Event Pembayaran_Gaji terhubung dengan minimal satu dan maksimal satu dengan agent Tutor. Sedangkan agent Tutor terhubung dengan minimal satu dan maksimal banyak dengan event Pembayaran_Gaji. j) Hubungan entitas Pembayaran_Gaji dengan Bendahara
Event Pembayaran_Gaji terhubung dengan minimal satu dan maksimal satu dengan agent Bendahara. Sedangkan agent Bendahara terhubung dengan minimal satu dan maksimal banyak dengan event Pembayaran_Gaji.
k) Hubungan entitas Kas dengan Penerimaan_SPP, Sumbangan_Orang_Tua, dan Dana_Pemerintah
Entitas Kas terhubung dengan minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event Penerimaan_SPP, Sumbangan_Orang_Tua, dan Dana_Pemerintah. Sedangkan ketiga event penerimaan kas tersebut terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan entitas Kas.
l) Hubungan entitas Kas dengan Pembayaran_Utilitas, Pembelian_Sarana_Pembelajaran, dan Pembayaran_Gaji
27
m) Hubungan Entitas Persediaan_Sarana dengan
Pembelian_Sarana_Pembelajaran
Entitas Persediaan_Sarana terhubung minimal satu dan maksimal banyak dengan event Pembelian_Sarana_Pembelajaran. Sedangkan event Pembelian_Sarana_Pembelajaran terhubung minimal satu dan maksimal banyak dengan entitas Persediaan_Sarana.
28
Gambar 4.11 REA Detail Sistem Informasi Keuangan SKB Salatiga
PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SISTEM INFORMASI
KEUANGAN SKB SALATIGA
29
1. Membuat tabel data dan menentukan query yang akan dibuat dari tabel data tersebut.
2. Membuat form – form yang digunakan untuk mengakses data yang ada dalam database.
3. Membuat laporan yang dibutuhkan dari data yang ada dalam database. 4. Membuat tampilan menu untuk aplikasi tersebut serta melengkapinya
dengan menu log in. Tabel
Tabel merupakan kumpulan data dari suatu entitas. Ada dua bagian pada tabel yaitu kolom (bagian yang menurun) yang biasa disebut field dan baris (bagian yang mendatar) yang biasa disebut record. Berikut ini adalah tabel dari masing – masing entitas yang ada pada sistem informasi keuangan SKB Salatiga :
1. Tabel Peserta Didik
Tabel ini berisi data – data peserta didik di SKB Salatiga yang terdiri dari nomor induk siswa (NIS), nama peserta didik, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, kelas, dan nama orang tua. Nomor induk siswa terdiri dari lima digit angka dengan dua digit pertama sebagai urutan angkatan dan tiga digit berikutnya merupakan nomor urut pendaftaran. Berikut ini adalah tabel peserta didik :
Tabel 4.6 Peserta Didik
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Induk Siswa Number 5 Primary Key
Nama Text 50
Tempat Lahir Text 14
Tanggal Lahir Date/Time (button
calendar)
Jenis Kelamin Text 9 (button option)
Alamat Text 20
RT Text 2
RW Text 2
Kota/Kabupaten Text 14
Kode Pos Text 5
Kelas Text 2 (button
combobox)
30 2. Tabel Tutor
Tabel ini berisi data – data tutor atau pengajar yang ada di SKB Salatiga yang terdiri dari nomor induk pegawai (NIP), nama tutor, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, golongan, dan jabatan. Nomor induk pegawai terdiri dari empat digit angka dengan digit pertama sebagai kode yang membedakan antara tutor dengan staf TU dan tiga digit berikutnya merupakan nomor urut tutor tersebut bekerja di SKB. Jika digit pertama “1” berarti NIP tersebut milik tutor, jika digit pertama “2” berarti NIP tersebut milik staf TU. Berikut ini adalah tabel tutor :
Tabel 4.7 Tutor
Field Name Data Type Field Size Keterangan Nomor Induk Pegawai Number 4 Primary Key
Nama Text 50
Tempat Lahir Text 14
Tanggal Lahir Date/Time (button
calendar)
Jenis Kelamin Text 9 (button option)
Alamat Text 20
RT Text 2
RW Text 2
Kota/Kabupaten Text 14
Kode Pos Text 5
Golongan Text 2
Jabatan Text 10 (button
combobox)
3. Tabel Staf TU
31
Tabel 4.8 Staf TU
Field Name Data Type Field Size Keterangan Nomor Induk Pegawai Number 4 Primary Key
Nama Text 50
Tempat Lahir Text 14
Tanggal Lahir Date/Time (button
calendar)
Jenis Kelamin Text 9 (button option)
Alamat Text 20
RT Text 2
RW Text 2
Kota/Kabupaten Text 14
Kode Pos Text 5
Golongan Text 2
Jabatan Text 10 (button
combobox)
[image:31.595.100.519.129.636.2]4. Tabel Kas
Tabel ini menyimpan data kas yang ada di SKB Salatiga terdiri dari kode kas, tanggal, dan jumlah saldo kas. Kode kas terdiri dari dua angka yang menunjukan kas tersebut berada di bank atau dibawa oleh bendahara. Jika kode kas “1” kas tersebut berada di bank, jika kode kas “2” kas tersebut dibawa oleh bendahara.
Tabel 4.9 Kas
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode Kas Number 1 Primary Key
(button option)
Tanggal Date/Time - (button
calendar) Jumlah Saldo Kas Currency 12
5. Tabel Persediaan Sarana
32
[image:32.595.98.518.214.628.2]pendek atau yang biasa disebut perlengkapan seperti kertas, kapur, dan bolpoin. Untuk sarana jangka panjang akan diberi kode “1” dan untuk sarana jangka pendek akan diberi kode “2”. Dua digit berikutnya dari kode sarana pembelajaran merupakan nomor urut sarana pembelajaran.
Tabel 4.10 Persediaan Sarana
Field Name Data Type Field Size Keterangan Kode Sarana Pembelajaran Number 3 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Nama Persediaan Text 15
Jumlah persediaan yang tersedia Number 3
Satuan Text 6 (button
combobox)
6. Tabel Penerimaan SPP
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data penerimaan SPP dari peserta didik yang terdiri dari nomor bukti penerimaan SPP (NBPSPP), tanggal penerimaan, nomor induk siswa (NIS), nama peserta didik, nomor induk pegawai (NIP), nama staf TU, jumlah penerimaan, dan kode kas. Nomor bukti penerimaan SPP (NBPSPP) terdiri dari lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama “1” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit pertama “2” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal transaksi tersebut. Untuk penerimaan SPP menggunakan digit “1”, penerimaan sumbangan orang tua menggunakan digit “2”, dan sumbangan dana pemerintah menggunakan digit “3”. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.11 Penerimaan SPP
Field Name Data Type Field Size Keterangan Nomor Bukti Penerimaan SPP Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calender)
Nomor Induk Siswa Number 5 Foreign Key
Nama Peserta Didik Text 50
33
Nama Staf TU Text 50
Jumlah Penerimaan Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
7. Tabel Penerimaan Sumbangan Orang tua
[image:33.595.99.518.204.644.2]Tabel ini digunakan untuk menyimpan data penerimaan sumbangan orang tua dari orang tua peserta didik yang terdiri dari nomor bukti penerimaan sumbangan orang tua, tanggal, nomor induk siswa, nama perserta didik, nomor induk pegawai, nama staf TU, jumlah penerimaan, dan kode kas. Nomor bukti penerimaan sumbangan orang tua (NBPSOT) terdiri dari lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama “1” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit pertama “2” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal transaksi tersebut. Untuk penerimaan SPP menggunakan digit “1”, penerimaan sumbangan orang tua menggunakan digit “2”, dan sumbangan dana pemerintah menggunakan digit “3”. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.12 Penerimaan Sumbangan Orang tua
Field Name Data Type Field Size Keterangan Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan
Orang tua
Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calender)
Nomor Induk Siswa Number 5 Foreign Key
Nama Siswa Text 50
Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Jumlah Penerimaan Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
8. Tabel Penerimaan Sumbangan Dana Pemerintah
34
terdiri dari lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama “1” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit pertama “2” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal transaksi tersebut. Untuk penerimaan SPP menggunakan digit “1”, penerimaan sumbangan orang tua menggunakan digit “2”, dan sumbangan dana pemerintah menggunakan digit “3”. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.13 Penerimaan Sumbangan Dana Pemerintah
Field Name Data Type Field Size Keterangan Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan
Dana Pemerintah
Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time -
Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Jumlah Penerimaan Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
9. Tabel Pembayaran Gaji
35
Tabel 4.14 Pembayaran Gaji
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Struk Gaji Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar) Nomor Induk Pegawai Tutor/Staf TU Number 4 Foreign Key
Nama Pegawai Text 50
Nomor Induk Pegawai Bendahara Number 4 Foreign Key
Nama Bendahara Text 50
Jumlah Pembayaran Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
10.Tabel Pembayaran Utilitas
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pembayaran utilitas SKB Salatiga yang terdiri dari nomor bukti pembayaran utilitas (NBPU), tanggal, nomor induk pegawai, nama staf TU, keterangan, jumlah pembayaran, dan kode kas. Nomor bukti pembayaran utilitas terdiri dari lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama “1” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit pertama “2” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal transaksi tersebut. Untuk pembayaran gaji menggunakan digit “1”, pembayaran utilitas menggunakan digit “2”, dan pembelian sarana pembelajaran menggunakan digit “3”. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.15 Pembayaran Utilitas
Field Name Data Type Field Size Keterangan Nomor Bukti Pembayaran Utilitas Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar) Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Keterangan Text 50
Jumlah Pembayaran Currency 12
36 11.Tabel Pembelian Sarana Pembelajaran
[image:36.595.101.517.228.553.2]Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pembelian sarana pembelajaran SKB Salatiga yang terdiri dari nomor bukti pembelian (NBP), tanggal, nomor induk pegawai, nama staf TU, keterangan, jumlah pembayaran dan kode kas. Nomor bukti pembelian terdiri dari lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama “1” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit pertama “2” berarti transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal transaksi tersebut. Untuk pembayaran gaji menggunakan digit “1”, pembayaran utilitas menggunakan digit “2”, dan pembelian sarana pembelajaran menggunakan digit “3”. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.16 Pembelian Sarana Pembelajaran
Field Name Data Type Field Size Keterangan Nomor Bukti Pembelian Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar) Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Keterangan Text 50
Jumlah Pembayaran Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
12.Tabel Detail Pembelian
Tabel ini muncul karena adanya hubungan many to many antara entitas pembelian sarana pembelajaran dengan persediaan sarana. Tabel ini terdiri dari nomor bukti pembelian (NBP), kode sarana pembelajaran (KSP), tanggal, nama persediaan, jumlah persediaan yang tersedia, jumlah persediaan yang dibeli, harga persediaan, dan total. Kolom total merupakan perkalian dari jumlah persediaan yang dibeli dengan harga persediaan.
Tabel 4.17 Detail Pembelian
37
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Nama Persediaan Text 15
Jumlah yang tersedia Integer 3 Jumlah yang dibeli Integer 3
Satuan Text 6 (button
combobox)
Harga Currency 12
Total Currency 12
Query
Query merupakan tabel yang dibuat dengan menggabungkan data dari tabel lain dengan tujuan untuk mengelompokan data baru berupa tabel dengan sumber yang berasal dari tabel – tabel yang sudah ada. Berikut ini adalah query yang ada pada aplikasi keuangan SKB Salatiga :
Query Total Penerimaan Kas
Query ini dibuat untuk mengetahui semua penerimaan kas yang berasal dari transakasi penerimaan SPP, penerimaan sumbangan orang tua, dan penerimaan dana pemerintah. Query ini mengambil data dari tabel penerimaan SPP, tabel sumbangan orang tua, dan tabel sumbangan dana pemerintah. Query ini terdiri dari tanggal pemasukan, kode penerimaan kas yang diambil dari primary key tabel penerimaan SPP, penerimaan sumbangan orang tua, dan penerimaan dana pemerintah, nomor induk pegawai yang melakukan transaksi, nama pegawai, jumlah transaksi, dan kode kas yang dipilih. Berikut ini adalah query total penerimaan kas :
[image:37.595.101.515.109.680.2]38 Query Total Pengeluaran Kas
Query ini dibuat untuk menampilkan semua transaksi pengeluaran kas yang ada di SKB Salatiga. Query total pengeluaran kas mengambil data dari tabel pembayaran gaji, pembayaran utilitas, dan tabel pembelian sarana pembelajaran. Query ini nantinya akan menjadi dasar untuk pembuatan laporan pengeluaran kas. Query ini terdiri dari tanggal pengeluaran, kode pengeluaran kas yang diambil dari primary key tabel pembayaran gaji, pembayaran utilitas, dan pembelian sarana pembelajaran, nomor induk pegawai yang melakukan transaksi, nama pegawai, jumlah transaksi, dan kode kas yang dipilih. Berikut ini adalah query total pengeluaran kas :
Gambar 4.13 Gambar Query Total Pengeluaran Kas
Query Pemindahan kas
Query ini digunakan untuk mengetahui pemindahan kas yang dilakukan bendahara dari kas yang ada di bank ke kas yang dibawa oleh bendahara atau sebaliknya. Query ini terdiri dari tanggal, asal akun yang akan dipindahkan, tujuan akun, jumlah, saldo akun pengirim kas, dan saldo akun penerima kas. Untuk kolom saldo akun pengirim menggunakan rumus ([saldo kas akun asal] – [jumlah yang dipindahkan]). Untuk kolom saldo akun penerima kas menggunakan rumus ([saldo kas akun tujuan] + [jumlah yang dipindahkan]). Berikut ini adalah query pemindahan kas :
39 Query Pemakaian Sarana Pembelajaran
[image:39.595.97.516.125.693.2]Query ini digunakan untuk mengetahui jumlah pemakaian sarana pembelajaran dan mengetahui jumlah yang tersedia setelah pemakaian. Query ini terdiri dari tanggal, kode sarana pembelajaran (KSP), nama sarana, jumlah terpakai, dan saldo akhir setelah pemakaian. Pada kolom saldo akhir setelah pemakaian menggunakan rumus ([jumlah persediaan tersedia] – [jumlah pemakaian sarana pembelajaran]). Berikut ini adalah query pemakaian sarana pembelajaran.
Gambar 4.15 Gambar Query Pemakaian Sarana Pembelajaran
Form
Form merupakan salah satu objek pada aplikasi keuangan yang digunakan pengguna untuk mempermudah pengguna melakukan pengisian, penghapusan, pencarian, dan pengeditan data. Berikut ini adalah form - form yang ada di aplikasi keuangan yang ada di SKB Salatiga :
1. Form Peserta Didik
Form peserta didik digunakan untuk menambahkan, menghapus, mengedit, dan mencari data peserta didik. Informasi yang ada pada data peserta didik akan digunakan untuk mengisi data penerimaan SPP dan penerimaan sumbangan orang tua. Data ini terdiri dari nomor induk siswa (NIS), nama peserta didik, tempat dan tanggal lahir peserta didik, jenis kelamin, alamat peserta didik, kelas, dan nama orang tua peserta didik.
40
berikutnya klik button clean untuk membersihkan textfield pada form tersebut dari pengisian data sebelumnya.
[image:40.595.101.505.213.594.2]Untuk menghapus data peserta didik, staf TU harus mengisi NIS kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.16 Form Peserta Didik
2. Form Tutor
Form tutor digunakan untuk menambahkan, menghapus, mengedit, dan mencari data tutor. Informasi yang ada pada data tutor akan digunakan untuk mengisi data pembayaran gaji. Data ini terdiri dari nomor induk pegawai (NIP), nama tutor, tempat dan tanggal lahir tutor, jenis kelamin, alamat tutor, golongan, dan jabatan.
41
penyimpan data berikutnya klik buttonclean untuk membersihkan textfield pada form tersebut dari pengisian data sebelumnya.
[image:41.595.101.505.214.604.2]Untuk menghapus data tutor, staf TU harus mengisi NIP kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.17 Form Tutor
3. Form Staf TU
Form staf TU digunakan untuk menambahkan, menghapus, mengedit, dan mencari data staf TU. Informasi yang ada pada data staf TU akan digunakan untuk mengisi data penerimaan dan pengeluaran kas. Data ini terdiri dari nomor induk pegawai (NIP), nama staf TU, tempat dan tanggal lahir staf TU, jenis kelamin, alamat staf TU, golongan, dan jabatan.
42
lahir staf TU, jenis kelamin, alamat staf TU, golongan, dan jabatan. Setelah data – data diinput klik button simpan untuk menyimpan data. Untuk melakukan penyimpan data berikutnya klik button clean untuk membersihkan textfield pada form tersebut dari pengisian data sebelumnya.
Untuk menghapus data staf TU, staf TU harus mengisi NIP kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.18 Form Staf TU
4. Form Penerimaan SPP
43
Untuk menambahkan data penerimaan SPP, staf TU terlebih dahulu menuliskan NBPSPP dan memilih tanggal pada saat penerimaan terjadi. Kemudian memasukan NIS peserta didik yang melakukan pembayaran SPP dan NIP staf TU yang menerima pembayaran SPP. Setelah itu klik button cari pada NIS dan NIP, maka secara otomatis akan muncul nama peserta didik dan nama staf TU yang diambil dari data peserta didik dan data staf TU.
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang diterima dari penerimaan SPP dan pilih kode kas untuk menempatkan penerimaan kas tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data penerimaan SPP, staf TU harus mengisi NBPSPP kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.19 Form Penerimaan SPP
44
Form sumbangan orang tua ini digunakan untuk menambahkan transaksi penerimaan sumbangan orang tua di SKB Salatiga. Informasi yang ada pada data sumbangan orang tua akan digunakan untuk mengisi query total penerimaan kas. Data penerimaan sumbangan terdiri dari nomor bukti penerimaan sumbangan orang tua (NBPSOT), NIS, nama peserta didik, NIP, nama staf TU, jumlah uang, kode kas yang dituju untuk menambahkan penerimaan tersebut ke kas.
Untuk menambahkan data penerimaan sumbangan orang tua, staf TU terlebih dahulu menuliskan NBPSOT dan memilih tanggal pada saat penerimaan terjadi. Kemudian memasukan NIS peserta didik yang orang tuannya telah memberikan sumbangan dan NIP staf TU yang menerima sumbangan orang tua. Setelah itu klik button cari pada NIS dan NIP, maka secara otomatis akan muncul nama peserta didik dan nama staf TU yang diambil dari data peserta didik dan data staf TU.
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang diterima dari penerimaan sumbangan orang tua dan pilih kode kas untuk menempatkan penerimaan kas tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
45
Gambar 4.20 Form Sumbangan Orang Tua
6. Form Sumbangan Dana Pemerintah
Form sumbangan dana pemerintah ini digunakan untuk menambahkan transaksi penerimaan dana pemerintah di SKB Salatiga. Informasi yang ada pada data sumbangan dana pemerintah akan digunakan untuk mengisi query total penerimaan kas. Data penerimaan sumbangan pemerintah terdiri dari nomor bukti penerimaan sumbangan dana pemerintah (NBPSDP), NIP, nama staf TU, jumlah uang, kode kas yang dituju untuk menambahkan penerimaan tersebut ke kas.
46
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang diterima dari penerimaan sumbangan dana pemerintah dan pilih kode kas untuk menempatkan penerimaan kas tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
[image:46.595.97.501.222.658.2]Untuk menghapus data penerimaan sumbangan dana pemerintah, pengguna harus mengisi NBPSDP kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.21 Form Sumbangan Dana Pemerintah
7. Form Pembayaran Gaji
47
Untuk menambahkan data pembayaran gaji, bendahara terlebih dahulu menuliskan NSG dan memilih tanggal pada saat pengeluaran terjadi. Kemudian memasukan NIP pegawai yang mendapatkan gaji dan NIP bendahara yang mengvalidasi pembayaran gaji. Setelah itu klik button cari pada NIP pegawai dan NIP bendahara, maka secara otomatis akan muncul nama pegawai yang diambil dari data staf TU atau data tutor dan nama bendahara yang diambil dari data staf TU.
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang akan dibayarkan dan pilih kode kas untuk menempatkan pembayaran tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
48
Gambar 4.22 Form Pembayaran Gaji
8. Form Pembayaran Utilitas
Form pembayaran utilitas ini digunakan untuk menambahkan transaksi pembayaran utilitas pada data pembayaran utilitas. Informasi yang ada pada data pembayaran utilitas akan digunakan untuk mengisi query total pengeluaran kas. Data pembayaran utilitas terdiri dari nomor bukti pembayaran utilitas (NBPU), NIP staf TU, nama staf TU, jumlah uang, kode kas yang dituju.
Untuk menambahkan data pembayaran utilitas, staf TU terlebih dahulu menuliskan NBPU dan memilih tanggal pada saat pengeluaran terjadi. Kemudian memasukan NIP staf TU yang melakukan transaksi tersebut. Setelah itu klik button cari pada NIP staf TU, maka secara otomatis akan muncul nama staf TU yang diambil dari data staf TU.
49
dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
[image:49.595.100.501.224.613.2]Untuk menghapus data pembayaran utilitas, staf TU harus mengisi NBPU kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.23 Form Pembayaran Utilitas
9. Form Pembelian Sarana Pembelajaran
50
dari pembelian sarana pembelajaran akan digunakan untuk membuat query total pengeluaran kas. Data tersebut terdiri dari nomor bukti pembelian (NBP), tanggal pembelian, NIP staf TU, nama staf TU, keterangan pembelian, jumlah pembayaran, kode kas yang dituju.
Penambahan data pembelian sarana dimulai dengan mengisi NBP dan tanggal pembelian. Kemudian memasukan NIP staf TU yang melakukan transaksi pembelian dan klik button cari kolom NIP staf TU sehingga nama staf TU akan muncul secara otomatis pada kolom berikutnya. Setelah itu pengguna mengisi keterangan pembelian dan jumlah pembayaran. Selanjutnya pilih kode kas untuk menempatkan pembayaran tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data pembelian sarana, staf TU harus mengisi NBP kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut. Pada form detail pembelian pengguna harus mengisi detail apa saja yang telah dibeli. Pertama pengguna harus mengisi NBP, kode sarana pembelajaran (KSP), dan tanggal pembelian. Kemudian klik button cek pada kolom KSP untuk menampilkan nama persediaan dan jumlah persediaan tersedia dari data persediaan sarana. Setelah itu pengguna memasukan jumlah persediaan yang dibeli dan harga barang tersebut. Untuk mengetahui total pengeluaran dari persediaan tersebut klik button cek pada kolom total sehingga jumlah persediaan yang dibeli secara otomatis dikalikan dengan harga barang.
51
Gambar 4.24 Form Pembelian Sarana Pembelajaran (Transaksi Pembelian)
52 10. Form Kas
Form kas ini digunakan untuk mengecek saldo kas yang ada di akun kas dan untuk memindakan kas dari akun kas di bendahara ke akun kas di bank atau sebaliknya. Untuk mengecek saldo kas, pengguna harus memilih dulu akun kas yang akan dilihat saldonya. Kemudian klik button cek untuk melihat saldo akun kas tersebut.
[image:52.595.97.507.225.652.2]Untuk memindahkan kas, pengguna harus memilih akun kas mana yang akan dipindahkan dan akun kas mana yang akan menerima kas tersebut. Setelah itu klik button cek untuk menampilkan saldo dari kedua akun kas tersebut. Kemudian pengguna mengisi jumlah kas yang akan dipindahkan dan klik button pindah kas sehingga kas terpindah dan data pemindahan kas dapat disimpan.
Gambar 4.26 Form Kas
11.Form Persediaan Sarana Pembelajaran
53
setiap satu minggu sekali. Untuk mengecek persediaan sarana pembelajaran pengguna mengisi kolom KSP terlebih dahulu kemudian klik button cek maka nama persediaan dan jumlah yang tersedia akan ditampilkan. Jika terdapat sarana pembelajaran baru yang belum memilik KSP, maka staf TU bisa menambahkannya dengan klik button tambah. Staf TU juga dapat menghapus persediaan sarana pembelajaran tersebut dengan klik button hapus.
[image:53.595.99.514.163.661.2]Form persediaan sarana pembelajaran juga digunakan staf TU untuk melakukan pencatatan pemakaian sarana pembelajaran selama satu minggu. Staf TU mengisi kolom KSP terlebih dahulu dan klik button cek sehingga nama persediaan dan jumlah sarana yang tersedia dapat ditampilkan. Kemudian staf TU mengisi jumlah sarana yang dipakai dan klik button simpan sehingga data pemakaian sarana pembelajaran akan tersimpan dan jumlah sarana pembelajaran yang tersedia akan diperbarui.
54
Gambar 4.28 Form Sarana Pembelajaran (Pemakaian Sarana)
Report
Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data yang telah disimpan pada database. Berikut ini adalah report yang ada dalam aplikasi keuangan SKB Salatiga :
1. Report Data Peserta Didik
55
Gambar 4.29 Report Data Peserta Didik
2. Report Data Tutor
[image:55.595.101.508.109.723.2]Report data tutor digunakan untuk mengetahui data – data tutor yang ada pada SKB Salatiga. Report ini diambil dari tabel data tutor. Berikut ini adalah report data tutor :
56 3. Report Data Staf TU
[image:56.595.99.505.202.623.2]Report data staf TU digunakan untuk mengetahui data – data staf TU yang ada pada SKB Salatiga. Report ini diambil dari tabel data staf TU. Berikut ini adalah report data staf TU :
Gambar 4.31 Report Data Staf TU
4. Report Penerimaan SPP
57
Gambar 4.32 Report Penerimaan SPP
5. Report Sumbangan Orang Tua
[image:57.595.99.509.111.721.2]Report sumbangan orang tua digunakan untuk menampilkan data – data penerimaan sumbangan dari orang tua peserta didik. Report ini mengambil data dari tabel sumbangan orang tua. Berikut ini adalah report sumbangan orang tua :
58 6. Report Dana Pemerintah
[image:58.595.102.507.207.613.2]Report dana pemerintah digunakan untuk menampilkan data – data penerimaan sumbangan dari pemerintah untuk SKB Salatiga. Report ini mengambil data dari tabel sumbangan dana pemerintah. Berikut ini adalah report dana pemerintah :
Gambar 4.34 Report Dana Pemerintah
7. Report Pembayaran Gaji
59
Gambar 4.35 Report Pembayaran Gaji
8. Report Pembayaran Utilitas
[image:59.595.99.512.111.726.2]Report pembayaran utilitas digunakan untuk menampilkan data – data pembayaran utilitas yang ada di SKB Salatiga. Report ini mengambil data dari tabel pembayaran utilitas. Berikut ini adalah report pembayaran utilitas :
60 9. Report Pembelian Sarana Pembelajaran
[image:60.595.98.506.217.620.2]Report pembelian sarana pembelajaran digunakan untuk menampilkan data – data pembelian sarana pembelajaran yang dilakukan oleh SKB Salatiga. Report ini mengambil data dari tabel pembelian sarana pembelajaran. Berikut ini adalah report pembelian sarana pembelajaran :
Gambar 4.37 Report Pembelian Sarana Pembelajaran
10.Report Detail Pembelian Sarana Pembelajaran
61
Gambar 4.38 Report Detail Pembelian Sarana Pembelajaran
11.Report Total Penerimaan Kas
[image:61.595.98.509.101.733.2]Report total penerimaan kas digunakan untuk menampilkan semua data penerimaan kas yang ada di SKB Salatiga. Report ini mengambil data dari query total penerimaan kas. Berikut ini adalah report total penerimaan kas :
62 12.Report Total Pengeluaran Kas
[image:62.595.95.509.202.634.2]Report total pengeluaran kas digunakan untuk menampilkan semua data pengeluaran kas yang ada di SKB Salatiga. Report ini mengambil data dari query total pengeluaran kas. Berikut ini adalah report total pengeluaran kas :
Gambar 4.40 Report Total Pengeluaran Kas
13.Report Kas
63
Gambar 4.41 Report Kas
14.Report Pemindahan Kas
[image:63.595.99.510.105.745.2]Report pemindahan kas digunakan untuk mengetahui data – data pemindahan kas yang dilakukan oleh bendahara SKB Salatiga. Report ini mengambil data dari query pemindahan kas. Berikut ini adalah report pemindahan kas :
64 15.Report Ketersediaan Sarana Pembelajaran
[image:64.595.102.508.206.728.2]Report ketersediaan sarana pembelajaran digunakan untuk menampilkan data – data pemakaian yang telah dicatat oleh staf TU. Report ini mengambil data dari query pemakaian sarana pembelajaran. Berikut ini adalah report ketersediaan sarana pembelajaran :
Gambar 4.43 Report Pemakaian Sarana Pembelajaran
Menuboard
Menuboard digunakan untuk menjalankan aplikasi keuangan SKB Salatiga. Berikut ini akan dijelaskan hierarki dari menuboard aplikasi ini :
Menu Log In
Menu Utama Kepala
Database
- Peserta didik - Tutor
- Staf TU
Laporan
65 - Laporan dana pemerintah - Laporan pembayaran gaji - Laporan pembayaran utilitas - Laporan pembelian sarana - Laporan detail pembelian - Laporan kas
- Laporan pemindahan kas - Laporan ketersediaan sarana - Laporan total penerimaan - Laporan total pengeluaran Menu Utama Bendahara
Database
- Peserta didik - Tutor
- Staf TU
Input Data - Peserta didik - Tutor
- Staf TU
Transaksi Pemasukan - Penerimaan SPP - Sumbangan Orang Tua
- Sumbangan Dana Pemerintah
Transaksi Pengeluaran - Pembayaran Utilitas
- Pembelian Sarana Pembelajaran - Pembayaran Gaji
Cek Saldo - Kas
- Persediaan Sarana Pembelajaran
66 - Laporan penerimaan SPP - Laporan sumbangan orang tua - Laporan dana pemerintah - Laporan pembayaran gaji - Laporan pembayaran utilitas - Laporan pembelian sarana - Laporan detail pembelian - Laporan kas
- Laporan pemindahan kas - Laporan ketersediaan sarana - Laporan total penerimaan - Laporan total pengeluaran Menu Utama Staf TU
Input Data - Peserta didik - Tutor
- Staf TU
Transaksi Pemasukan - Penerimaan SPP - Sumbangan Orang Tua
- Sumbangan Dana Pemerintah
Transaksi Pengeluaran - Pembayaran Utilitas
- Pembelian Sarana Pembelajaran
Cek Saldo
- Persediaan Sarana Pembelajaran
67
[image:67.595.103.510.154.599.2]TU, bendahara, dan kepala SKB Salatiga telah memiliki user id dan password yang berbeda – beda. Berikut ini adalah menu log in :
Gambar 4.44 Menu Log in
Menu utama digunakan untuk menampilkan form dan report yang ada pada aplikasi keuangan SKB Salatiga. Pada aplikasi keuangan SKB Salatiga terdapat tiga menu utama yaitu menu utama bendahara, menu utama staf TU, dan menu utama kepala SKB Salatiga.
1. Menu Utama Bendahara
68
Gambar 4.45 Menu Utama Bendahara
Menu utama bendahara ini terdiri dari enam menu item yaitu menu database, menu input data, menu transaksi pemasukan, menu transaksi pengeluaran, menu cek saldo, dan menu laporan.
Menu Database
Menu database terdiri dari tiga sub menu yaitu peserta didik, tutor, dan staf TU. Menu ini digunakan untuk melihat data peserta didik, tutor, dan staf TU. Berikut ini adalah menu database:
Gambar 4.46 Menu Database Menu Input Data
69
Gambar 4.47 Menu Input Data Menu Transaksi Pemasukan
Menu transaksi pemasukan ini terdiri dari tiga sub menu yaitu penerimaan SPP, sumbangan orang tua, dan sumbangan dana pemerintah. Menu ini digunakan untuk menampilkan form penerimaan SPP, sumbangan orang tua, dan sumbangan dana pemerintah. Berikut ini adalah menu transaksi pemasukan :
Gambar 4.48 Menu Transaksi Pemasukan Menu Transaksi Pengeluaran
70
Gambar 4.49 Menu Transaksi Pengeluaran Menu Cek Saldo
Menu cek saldo terdiri dari dua sub menu yaitu kas dan persediaan sarana pembelajaran. Menu ini digunakan untuk menampilkan form kas dan pembelian sarana pembelajaran. Berikut ini adalah menu cek saldo :
Gambar 4.50 Menu Cek Saldo Menu Laporan
71
Gambar 4.51 Menu Laporan 2. Menu Utama Staf TU
Menu utama staf TU ini digunakan oleh staf TU yang ada di SKB Salatiga. Menu utama ini akan terbuka jika pada menu log in diisi dengan user id dari staf TU dengan password yang telah ditentukan. Menu utama ini dapat menampilkan semua form yang ada dalam aplikasi keuangan SKB Salatiga. Berikut ini adalah menu utama staf TU :
Gambar 4.52 Menu Utama Staf TU
72
Gambar 4.53 Menu Transaksi Pengeluaran Staf TU
Gambar 4.54 Menu Cek Saldo Staf TU 3. Menu Utama Kepala
73
Gambar 4.55 Menu Utama Kepala
Button
Pada aplikasi keuangan SKB Salatiga terdapat empat button utama yaitu simpan, hapus, cari, dan edit. Button simpan digunakan untuk menyimpan data ke dalam database. Button ini dilengkapi dengan pesan konfirmasi untuk meyakinkan pengguna apakah ingin benar – benar menyimpan data tersebut. Setelah data tersimpan maka akan muncul pemberitahuan bahwa data berhasil disimpan. Berikut ini adalah gambar pesan konfirmasi dan pemberitahuan button simpan :
