Enterprise Asset Management

(1)

(2)

2

Enterprise Asset Management

[Menyusul]:

 [Menyusul]

Note: [Menyusul].

(3)

3

Proses 1: Work Order Unschedule

Dalam Proses ini kita akan mencoba beberapa proses yang berhubungan dengan Work Order Unschedule. Setiap adanya event breakdown, maka pihak Plant harus menerbitkan work order sebagai record data Breakdown dan perhitungan Equipment Performance. Work Order juga sebagai dasar untuk penerbitan permintaan Part ke Warehouse

Task 1 – Pembuatan Work Order Unschedule | Pit Control

Laporan kerusakan unit yang dilaporka operator akan dicatat oleh Pit Control untuk kemudian dibuatkan Work Order Unschedule nya.

1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Work Order Unschedule.

2. Buat Work Order Unschedule.

Field Deskripsi Cara Isi

Client Nama perusahaan Default

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default

Document Type Tipe dokumen Default

Work Order (OT) No dokumen WO, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

Equipment No Unit No yang rusak Pilih

SMU Hours Hour Meter dari unit yang rusak Isi

Breakdown Date Tanggal dan jam unit dilaporkan rusak Isi

Job Location Lokasi dari unit yang rusak Isi

(4)

4 Description of

Trouble

Laporan kerusakan Isi

3. Catat nomor Work Order lalu laporkan ke Plant 4. Tutup menu.

Task 2 – Update Work Order | Plant User

Setelah dikoordinasikan dengan mekanik, ternyata perbaikan memerlukan beberapa part. Plant user akan melakukan update terhadap work order yang sudah dibuat sebelumnya untuk mencatat kebutuhan penggunaan part-part tersebut.

1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Work Order.

2. Lakukan pencarian untuk nomor Work Order yang dilaporkan Pit Control.

3. Lakukan update terhadap work order, jika diperlukan.

Component Komponen yang mengalami kerusakan Pilih Component

Position

Posisi dari komponenyang rusak Pilih

Job Progress Ktereangan progress dari aktivitas yang dikerjakan Isi

4. Klik tab Breakdown Activity untuk mencatat aktifitas Waiting Part dari part yang diperlukan.

(5)

5

Start Date Tanggal dan Jam aktivitas dimulai Isi

Breakdown Type Tipe breakdown Pilih

Status Status aktivitas Pilih

5. Tutup menu.

Task 3 – Print WO

1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Work Order (OT).

2. Buka WO.

3. Klik tombol Print

(6)

6 4. Tutup menu.

Note:Jika status dokumen WO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark Continue. Jika sudah Complete watermarknya Ready for Use.

Task 4 – Pengecekan Part Availibility | Plant User

Jika diperlukan, Plant user dapat mengecek ketersedian part yang dibutuhkan di warehouse termasuk part subtitusinya jika part awalnya tidak tersedia. Tujuan nya adalah supaya bisa diantisipasi dari awal jika memang part utama yang diminta tidak ada dan masih bisa digantikan oleh part subtitusinya maka waktu pembuatan SRO part yang digunakan adalah part subtitusinya.

1. Di Home, klik View | Product Info

2. Lakukan pencarian untuk part yang diperlukan.

(7)

7

Field Deskripsi

Search Key Part No

Name Nama part

Available Quantity Quatity yang tersedia

On Hand Quantity Quantity yang ada di warehouse, termasuk yang sudah di reserverd

Reserved Quantity Quantity yang sudah di reserved, tidak termasuk dalam hitungan Available Quantity

Ordered Quantity Quantity yang sedang dalam proses pembelian

3. Jika part yang dicari tidak tersedia (kolom Available Quantity = 0), klik tab Subtitute untuk mengecek part penggantinya

4. Tutup menu.

Note:Untuk kasus quantity part yang dipesan lebih besar dari yang tersedia di warehouse, hasilnya kolom Available Quantity akan menjadi negatif. Hasil ini sudah sesuai dan menjadi kontrol untuk MM User untuk segera membuat Material Requisition – SRO yang akan dibahas di bagian berikutnya.

Proses 2: Pembuatan Service Request Order

Untuk melakukan pemesanan pengambilan part dari warehouse (biasa disebut Material Requirement Planning), Plant User harus membuat dokumen Service Request Order (SRO) terlebih dahulu.

Task 1 – Pembuatan SRO | Plant User

1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Service Request Order.

2. Buat SRO.

(8)

8

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan

format penomoran dokumen

Otomatis

Target Document Type

Tipe dokumen Default

User Contact PIC dari SRO Pilih

Work Order Referensi no work order Pilih

Equipment No Unit No, terisi dari pilihan WO Pilih SMU Hour meter dari WO, terisi dari pilihan WO Otomatis Model Model dari unit, terisi dari pilihan WO Otomatis

3. Klik tab Order Line untuk memasukan informasi part yang akan dipesan.

(9)

9

Product Nama part, masukkan part no atau nama part nya Pilih Last SRO No dokumen SRO terakhir dari unit no untuk part no

yang sama

Otomatis

Last SRO Date Tanggal SRO terakhir dari unit no untuk part no yang sama

Default

Description Terisi dari deskripsi part yang dipilih Otomatis

Quantity Jumlah part yang dipesan Isi

UOM Satuan barang dari part yang dipilih Otomatis

Fully Supply Flag bahwa part yang dipesan harus di supply secara full atau bisa sebagian

Checkbox

Klik tombol New untuk menambahkan part yang lainnya.

4. Jika ternyata quantity yang dipesan lebih besar dari yang tersedia di warehouse, warning di bawah akan muncul

Klik tombol OK untuk melanjutkan.

5. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO.

6. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Plant.

7. Tutup menu.

(10)

10

Note:Kolom Last SRO dan Last SRO Date digunakan sebagai kontrol apakah pemesanan part yang dibuat sesuai dengan kewajaran life time dari part yang dipesan.

Task 2 – Approval SRO | Head of Plant Dept

Workflow dari approval SRO adalah sebagai berikut:

Drafted  In Progress  Approval by Head of Plant  Completed  Notifikasi Plant User & MM User

1. Head of Plant akan menerima email notifikasi untuk approval SRO seperti di bawah:

2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.

3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.

(11)

11

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen SRO nya.

4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK.

5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang.

6. Status dokumen akan berubah dari in Progress menjadi Complete.

7. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada dua email notifikasi:

 Untuk Plant User bahwa dokumen SRO nya sudah mendapat approval.

 Untuk MM User bahwa ada dokumen SRO yang baru untuk dipersiapkan part yang dipesan.

(12)

12

8. Dokumen SRO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete.

9. Tutup menu.

Task 3 – Print SRO

1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Service Request Order.

2. Buka SRO.

(13)

13 4. Tutup menu.

Note:Jika status dokumen SRO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT.

Task 4 – Pengecekan Part Reservation | Plant User

Setelah status dokumen SRO nya Complete, Plant User bisa memastikan bahwa quantity part yang dipesan status availibility di view Product Info nya akan berubah menjadi Rerserved Quantity.

2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan, maka status availibility nya sudah reserved.

(14)

14 3. Tutup menu.

(15)

15

Material Management

[Menyusul]:

 [Menyusul]

(16)

16

Proses 1: Pembuatan Issued Slip

Setelah dokumen SRO status nya Complete, maka status part yang dipesan adalah reserved. Selanjutnya bagian plant akan mengambil part tersebut untuk kemudian dipergunakan dalam proses maintenance dari WO yang dijadikan dasar pembuatan SRO. Proses pengeluaran barang dari warehouse ini akan menggunakan dokumen Issued Slip.

Task 1 – Pembuatan Issued Slip | MM User

1. Masuk ke menu Material Management | Material Requisition | Issued Slip.

2. Buat Issued Slip.

Issued No No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

SRO No dokumen SRO yang menjadi dasar pengambilan par

Pilih

SRO Date Tanggal SRO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis User SRO PIC SRO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis Unit No Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis Model Model Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan

SRO

Otomatis

Cost Center Cost center Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO

Otomatis

Activity Activity dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis

(17)

17

3. Selanjutnya klik tab Shipment Line, untuk mencatat detil part yang diambil.

Issued Slip No dokumen Issued Slip Default

Document No No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

SRO Line SRO Line dari yang akan dibuatkan line Issued Slip nya. SRO Line yang muncul akan sesuai dengan SRO yang dipilih sebelumnya dan yang belum pernah dibuatkan Issued Slip Line sebelumnya.

Pilih

Product Part No, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis Full Supply Flag Full Supply, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis Quantity Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan SRO

Line. Edit nilai quantity yang akan dikeluarkan jika berbeda dengan quantity yang dipesan dalam SRO nya.

Otomatis, Edit jika diperlukan

UOM Satuan part, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis

Klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya.

4. Jika semua data sudah terinput, klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen.

5. Tutup menu.

Task 2 – Pengecekan Part Reservation | Plant User & MM User

(18)

18

Setelah status dokumen Issued Slip nya Complete, Plant User & MM User bisa memastikan bahwa quantity part yang sudah di ambil statusnya sudah tidak reserved lagi and Quantity on Hand nya berkurang sebanyak quantity part yang diambil.

Untuk Plant User juga bisa memastikan di SRO Line kolom Delivered Quantity nya akan terupdate sesuai dengan quantity part yang diambil.

SRO sebelum

SRO sesudah

Product Info sebelum

Product Info sesudah

(19)

19 3. Tutup menu.

Financial – Issued Slip

Berikut adalah efek financial dari proses Issued Slip.

1. Hasil posting GL dari Issued Slip

Db 6-5130 - Expense Maintenance 1.037.500 Cr 1-8110 – Asset Sparepart 1.037.500 Cost Center Unit No dari WO

Activity Jenis aktivitas dari WO 2. Hasil Trial Balance nya

(20)

20 3. Hasil Income Statement nya

4. Tutup menu.

(21)

21

Proses 2: Pembuatan Material Requisition - SRO

Jika ternyata part yang dipesan oleh dokumen SRO tidak tersedia di warehouse dan harus melakukan proses pembelian terlebih dahulu, maka Warehouse User akan membuatkan dulu dokumen Material Requisition – SRO (MR SRO) sebagai dokumen purchase requisition (PR) nya.

Task 1 – Pembuatan Material Requisition – SRO | MM User

1. Masuk ke menu Material Management | Material Requisition | Material Requisition - SRO.

2. Buat MR SRO.

MR No No dokumen MR - SRO, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

SRO No dokumen SRO yang menjadi dasar pembuatan MR - SRO

Pilih

SRO Status Status SRO, terisi dari pilihan SRO Otomatis

User/Contact PIC dari MR – SRO Pilih

Note Note Isi

Supply Status Status supply Pilih

Order Date Tanggal pembuatan dokumen, default hari ini Default Estimation Date Tanggal diharapkan part diterima di warehouse Isi 3. Klik tab Requisition Line untuk memasukkan part yang dipesan

(22)

22

MR No No dokumen MR – SRO Default

SRO Line SRO Line dari yang akan dibuatkan line MR - SRO nya. SRO Line yang muncul akan sesuai dengan SRO yang dipilih sebelumnya dan yang belum pernah dibuatkan MR - SRO Line sebelumnya.

Pilih

Line No Nomor urut line Otomatis

Product Part No, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis Quantity Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan SRO

Line. Edit nilai quantity yang akan dikeluarkan jika berbeda dengan quantity yang dipesan dalam SRO nya.

Otomatis, Edit jika diperlukan

UOM Satuan part, terisi dari pilihan product SRO Line Otomatis Remark Deskripsi part, terisi dari pilihan product SRO Line Otomatis

Klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya.

4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO.

5. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of MM.

6. Tutup menu.

Task 2 – Approval Material Requisition - SRO | Head of MM – Head of Project

Workflow dari approval MR - SRO adalah sebagai berikut:

(23)

23

Drafted  In Progress  Approval by Head of MM  Approval by Head of Project  Completed  Notifikasi MM User & Buyer

1. Head of MM akan menerima email notifikasi untuk approval MR - SRO seperti di bawah:

(24)

24

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya.

6. Selanjutnya Head of Project akan menerima email notifikasi approval seperti berikut:

7. Lakukan seperti Langkah 2 – Langkah 4 untuk melakukan approval.

8. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada dua email notifikasi:

 Untuk MM User bahwa dokumen MR - SRO nya sudah mendapat approval.

(25)

25

 Untuk Buyer User bahwa ada dokumen MR - SRO yang baru untuk dipersiapkan dokumen purchase order (PO) nya.

9. Dokumen MR - SRO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete.

10. Tutup menu.

Task 3 – Print Material Requisition – SRO | MM User

1. Masuk ke menu Material Management | Material Requisition | Material Requisition - SRO.

2. Buka MR - SRO.

(26)

26 4. Tutup menu.

Note:Jika status dokumen MR - SRO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT.

Proses 3: Material Receipt

Material receipt adalah proses penerimaan barang dan jasa dari vendor di warehouse berdasarkan dokumen purchase order yang sudah diterbitkan sebelumnya oleh bagian Procurement.

Task 1 – Pembuatan Material Receipt - Standard | MM User

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Material Receipt.

2. Buat Material Receipt.

(27)

27

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Receipt No No dokumen receipt, terisi sesuai dengan urutan

dan format penomoran dokumen

Otomatis

Order Reference Dapat diisi dengan nomor manifest pengantaran barang dari Vendor

Isi

Receipt Routing Receipt routing yang digunakan. Kosongkan jika receipt dilakukan secara regular.

Pilih

Description Deskripsi receipt Isi

Receipt Date Tanggal receipt Isi

Business Partner Nama Vendor Pilih

Partner Location Lokasi dari Vendor yang dipilih Default

Transportir Nama transportir Isi

Warehouse Warehouse yang melakukan receipt Default

Priority Prioritas dari receipt Pilih

Receiver/Fuelman User yang melakukan receipt Pilih

Note:Untuk pilihan Receipt Routing akan dibahas di Proses berikutnya.

3. Klik tombol Create lines from untuk memilih PO atas nama Vendor yang dipilih yang akan dilakukan proses receipt barang dan jasa

(28)

28

Business Partner Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada waktu pembuatan receipt header sebelumnya

Default

Purchase Order Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di receipt

Pilih

Quantity Edit sesuai quantity barang yang di receipt Default Select Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk

yang di receipt

Pilih

Note:Setelah PO dipilih otomatis PO Line yang belum atau baru sebagian di receipt akan digenerate.

4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO.

5. Tutup menu.

Task 2 – Pembuatan Material Receipt – Receipt Routing | MM User

Ada kalanya Vendor tidak bisa mengantarkan barangnya sampai ke warehouse tujuan, tapi hanya sampai ke warehouse terdekat saja. Untuk itu diperlukan receipt routing, yaitu proses receipt yang melibatkan routing beberapa warehouse sampai ke warehouse tujuan. Tujuannya supaya barang yang di receipt benar dilakukan oleh warehouse yang melakukan pemesanan barang karena dia lah yang paling tahu spesifikasi barang yang dia pesan.

(29)

29

Pada dasarnya cara material receipt menggunakan receipt routing dengan yang standard hampir sama. Yang membedakan adalah isi pilihan Receipt Journal nya. Bedanya adalah sebagai berikut:

 Receipt Routing 2

Pada waktu dokumen Material Receipt disubmit, proses selanjutnya adalah konfirmasi dari dua warehouse sebelum akhirnya status material receipt nya menjadi Complete.

 Receipt Routing 3

Pada waktu dokumen Material Receipt disubmit, proses selanjutnya adalah konfirmasi dari tiga warehouse sebelum akhirnya status material receipt nya menjadi Complete.

1. Lakukan Langkah 1 – 4 seperti di Material receipt Standard sebelumnya.

2. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk konfirmasi akan terkirim ke MM2 User.

3. Tutup menu.

Task 3 – Konfirmasi Receipt Routing | MM2 User – MM3 User

Workflow dari approval Receipt Routing adalah sebagai berikut:

Receipt Routing 2

Drafted  In Progress  Konfirmasi MM2 User  Completed Receipt Routing 3

Drafted  In Progress  Konfirmasi MM2 User  Konfirmasi MM3 User Completed

1. MM2 User akan menerima email notifikasi untuk konfirmasi seperti di bawah:

(30)

30

3. Selanjutnya pilih record yang akan dikonfirmasi.

(31)

31

4. Untuk melakukan konfirmasi klik tombol Receipt MM2 untuk membuka window Material Receipt.

5. Selanjutnya lakukan konfirmasi, seperti misalnya:

 Merubah quantity barang yang diterima jika ternyata berbeda dengan tercatat

 Menghapus receipt line nya jika ternyata barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan untuk kemudian barangnya dikembalikan.

6. Selanjutnya kembali lagi ke halaman konfirmasi dan klik tombol OK.

7. Untuk Receipt Routing 2 prosesnya sudah selesai dan status dokumen sudah berubah dari In Progress menjadi Complete.

Untuk Receipt Routing 3 masih ada satu konfirmasi lagi untuk MM3 User. Lakukan langkah 2 – 6 untuk melakukan konfirmasi

8. Tutup menu.

Task 4 – Pengecekan On Hand Quantity | MM User

Untuk barang yang sifatnya Stock, proses material receipt akan menambah On Hand Quantity barang tersebut sebesar quantity yang di receipt dan secara financial akan menambah nilai inventory.

Note:Untuk Jasa mapupun barang yang sifatnya Non Stock setelah proses material receipt tidak akan merubah On Hand Quantity.

Product Info sebelum material receipt

On Hand Quantity 104

(32)

32

Ordered Quantity 100 + 1

Product Info sesudah material receipt

On Hand Quantity 204

Ordered Quantity 1

Financial – Material Receipt

PO Line yang di receipt adalah sebagai berikut:

Line Price Tipe Tax Tax

Amount

Total

001-01010- 61220_Bolt

10.000.000 Barang PPn 10% 1.000.000 11.000.000

W1502_Penerbangan Dalam Negeri

1.000.000 Jasa PPh 15 – 1.2%

(12.000) 988.000

Total setelah PPn 12.000.000 Total setelah dipotong PPh 11.988.000

Berikut adalah efek financial dari proses Material Receipt.

1. Hasil posting GL dari window Material Receipt

(33)

33

Db 1-1810 – Inventory Sparepart 10.000.000

Cr 2-1122 – GRNI 10.000.000

2. Hasil Trial Balance nya

3. Hasil Balance Sheet nya:

(34)

34 4. Tutup menu.

Note:Pada proses material receipt, yang diperhitungkan secara finance baru untuk barang yang sifatnya stock karena langsung menambah nilai inventory. Sedangkan untuk jasa dan barang non stock baru akan timbul pada waktu matching invoice

Note:Proses selanjutnya adalah proses Account Payable di modul Finance

(35)

35

Procurement

[Menyusul]:

 [Menyusul]

(36)

36

Proses 1: Pembuatan Purchase Order

[Deskripsi Proses].

Task 1 – Pembuatan Purchase Order dari Material Requisition | Buyer

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Create PO from Requisition.

2. Pilih MR yang akan dibuatkan PO nya.

Kilk tombol OK.

3. Hasilnya adalah konfirmasi bahwa PO berhasil dibuat.

4. Klik no PO yang dihasilkan untuk membuka dokumen PO nya, lalu edit isian yang perlu disesuaikan.

(37)

37

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default PO No No dokumen PO, terisi sesuai dengan urutan dan

format penomoran dokumen

Otomatis

Order Reference Bisa diisi dengan nomor quotation dari Vendor Isi MR No No dokumen MR yang menjadi dasar pembuatan

PO

Otomatis

Note Catatan Isi

Order Date Tanggal dokumen PO dibuat Default

Estimation Date Tanggal part diharapkan tiba di warehouse Isi

Business Partner Nama vendor Pilih

Partner Location Lokasi dari vendor yang dipilih Default Warehouse Warehouse yang akan menerima barang Default

Priority Prioritas dari PO Pilih

Currency Currency sesuai dengan quotation dari Vendor Pilih

Purchaser Nama buyer pilih

Payment Rule Metode pembayaran Pilih

Payment Term Jangka waktu pembayaran Pilih

Total Lines Nilai total PO sebelum PPn Otomatis

Grand Total Nilai total PO setelah PPn Otomatis

5. Klik tab PO Line untuk melengkapi informasi part yang dipesan.

(38)

38

Purchase Order No PO Default

Line No No urut PO Line Otomatis

Product Nama produk berupa barang Pilih

Tax Charge Nama produk berupa jasa Pilih

Description Deskripsi produk Isi

Quantity Quantity produk, jika produk berupa jasa isikan 1 Isi UoM Satuan produk, terisi berdasarkan product yang

dipilih

Otomatis

Price Harga sesuai dengan quotation dari vendor Isi

List Price Patokan harga dari budget Isi

Tax Pilihan apakah kena PPn atau tidak Pilih

Jika diperlukan klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya.

6. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO.

7. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Purchasing.

8. Tutup menu.

Note: Untuk PPh akan diperhitungkan berdasarkan pilihan Tax Charge (Jasa) yang digunakan.

Perhitungannya akan dilakukan pada waktu penerimaan Invoice Vendor dan potongan pajak nya diaplikasikan pada waktu pembayaran invoice.

(39)

39

Task 2 – Approval Purchase Order | Head of Purchasing – Head of Project - Director

Workflow dari approval Purchase Order adalah sebagai berikut:

Drafted  In Progress  Approval by Head of Purchasing  Approval by Head of Project  Approval by Director  Completed  Notifikasi Buyer User

1. Head of Purchasing akan menerima email notifikasi untuk approval MR - SRO seperti di bawah:

(40)

40

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya.

6. Selanjutnya Head of Project akan menerima email notifikasi approval seperti berikut:

7. Lakukan seperti Langkah 2 – Langkah 4 untuk melakukan approval.

8. Selanjutnya Director akan menerima email notifikasi approval seperti berikut:

(41)

41

9. Lakukan seperti Langkah 2 – Langkah 4 untuk melakukan approval.

10. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada email notifikasi ke Buyer bahwa purchase order sudah mendapat approval.

11. Dokumen PO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete.

12. Tutup menu.

Task 3 – Print Purchase Order | Buyer User

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Create PO from Requisition.

2. Buka PO.

(42)

42 4. Tutup menu.

Note:Jika status dokumen PO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT

Note:Setelah pembuatan purchase order, proses selanjutnya adalah Material Receipt di modul Material Management.

(43)

43

Finance – Account Payable

[Menyusul]:

 [Menyusul]

(44)

44

Proses 1: Matching Invoice Vendor

[Deskripsi Proses].

Task 1 – Penerimaan Invoice Vendor | AP User

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Invoice (Vendor).

2. Buat Invoice Vendor.

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Purchase Order No dokumen PO, terisi setelah proses three-way

matching

Otomatis

Date Ordered Tanggal dokumen PO, terisi setelah proses three- way matching

Otomatis

Document No No dokumen Invoice (Vendor), terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

Order Reference Referensi dokumen Isi

Description Deskripsi dokumen Isi

Date Invoiced Tanggal penerimaan invoice Default

Account Date Tanggal accounting Default

Partner Location Lokasi vendor, terisi dari Vendor yang dipilih Default 3. Kemudian klik tombol Create lines from untuk melakukan proses Three-way matching

(45)

45

Business Partner Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada waktu pembuatan matching invoice header sebelumnya

Default

Purchase Order Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di matching invoice

Pilih

Receipt Daftar material receipt atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di matching invoice

Pilih

Select Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk yang di matching invoice

Pilih

4. Setelah proses matching selesai dilakukan maka di tab Invoice Line akan ter-generate record sesuai dengan hasil matchingnya.

5. Di tab header Invoice juga akan terbentuk nilai total dari invoice yang dterima sebagai berikut:

(46)

46

Line Price Tipe Tax Tax

Amount

Grand Total

001-01010-61220 Bolt

10.000.000 Barang PPn 10% 1.000.000 11.000.000

W1502_Penerbangan Dalam Negeri

1.000.000 Jasa NA 0 1.000.000

Total 11.000.000 1.000.000 12.000.000

Note:Proses perhitungan PPh belum dilakukan pada proses penerimaan invoice. Verifikasi perhitungannya akan dilakukan oleh bagian Tax untuk memastikan tarif pajak nya sudah sesuai. Untuk perhitungan PPn sudah langsung dilakukan ke line yang tipe nya barang.

6. Klik tombol Generate Withholding untuk men-generate perhitungan PPh.

Selanjutnya muncul konfirmasi, klik tombol OK. Hasilnya di tab Withholding akan terbentuk hasil perhitungan PPh nya.

7. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen Invoice (Vendor).

8. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk konfirmasi pajak akan terkirim ke Tax User.

9. Tutup menu.

(47)

47

Task 2 – Konfirmasi Tax | Tax User

Workflow dari approval konfirmasi tax adalah sebagai berikut:

Drafted  In Progress  Konfirmasi Tax User  Completed

1. Tax User akan menerima email notifikasi untuk konfirmasi seperti di bawah:

3. Selanjutnya pilih record yang akan dikonfirmasi.

(48)

48

Untuk melakukan konfirmasi klik tombol Konfirmasi Tax untuk membuka window Invoice (Vendor).

4. Lakukan verifikasi apakah tarif pajak nya sudah sesuai atau belum. Jika ada yang belum sesuai untuk merubahnya adalah dengan merubah pilihan di isian Tax Charge nya.

5. Selanjutnya kembali lagi ke halaman konfirmasi dan klik tombol OK.

6. Dokumen Invoice (Vendor) akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete.

7. Tutup menu.

Task 3 – Matched Invoice | AP User

Proses matching di Task 1 juga akan menghasilkan record matched invoice. Record ini tujuannya untuk membentuk hubungan antara Invoice Line dengan Material Receipt Line. Jika ternyata ada perbedaan harga antara Invoice Line dengan PO Line maka di hasil posting window Matched Invoice akan disertakan juga selisih harganya.

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Matched Invoices.

2.

3. Tutup menu.

(49)

49

Task 4 – Open Items | AP User

Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items).

1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.

2. Lakukan pencarian berikut

Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah

4. Tutup menu.

Financial – Matching Invoice

Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice.

1. Hasil posting GL dari window Invoice (Vendor)

(50)

50

Db 1-1640 – PPn Masukan 1.000.000

Db 5-3110 – Inventory clearing 10.000.000

Db 9-2400 - Expense 1.000.000

Cr 2-1100 – AP 12.000.000

2. Hasil posting GL dari window Matched Invoice

Db 2-1122 – GRNI 10.000.000

Cr 5-3110 – Inventory clearing 10.000.000

3. Hasil net off nya bersama dengan proses material receipt adalah

Material Receipt Db 1-1810 – Inventory Sparepart 10.000.000

Cr 2 1122 GRNI 10.000.000

Invoice (Vendor) Db 1-1640 – PPn Masukan 1.000.000 Db 5 3110 Inventory clearing 10.000.000

Db 9-2400 - Expense 1.000.000

Cr 2-1100 – AP 12.000.000

Matched Invoice Db 2 1122 GRNI 10.000.000

Cr 5 3110 Inventory clearing 10.000.000 Hasilnya akhirnya adalah

Db 1-1810 – Inventory Sparepart 10.000.000

Db 1-1640 – PPn Masukan 1.000.000

(51)

51

Db 9-2400 - Expense 1.000.000

Cr 2-1100 – AP 12.000.000

Note:Sampai tahap ini account PPh memang belum terposting karena pemotongan PPh baru akan dilakukan pada waktu proses Payment

4. Hasil Trial Balance nya

5. Hasil Income Statement nya

6. Hasil Balance Sheet nya

(52)

52

Proses 2: Payment

(53)

53 [Deskripsi Proses].

Task 1 – Pembuatan AP Payment | AP User

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Open Items | Payment.

2. Buat AP Payment

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen AP payment, terisi sesuai dengan

urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

Bank Account Akun bank yang digunakan untuk melakukan pembayaran

Pilih

Transaction Date Tanggal pembayaran Isi

Account Date Tanggal accounting Isi

Invoice Invoice dari vendor yang akan dibayar Pilih

3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding pembayarannya.

4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi

(54)

54

Payment Amount Nilai dari payment, termasuk PPn jika ada Otomatis Currency Currency dari invoice yang dipilih Otomatis

Write-off Amount Nilai potongan PPh Otomatis

5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen AP payment.

6. Tutup menu.

Task 2 – Payment Allocation

Setelah dokumen AP Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk.

Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AP dengan Invoice Vendor yang sudah dialokasikan pembayarannya.

1. Masuk ke menu Open Items | View Allocation.

2. Lalu klik tab Allocation Line.

(55)

55 3. Tutup menu.

Task 3 – Bank Statement

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Open Items | Bank/Cash Statement.

2. Buat Bank Statement.

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Bank Account Akun bank yang digunakan untuk pembayaran Pilih

Name Nama bank statement Isi

Statement Date Tanggal bank statement Isi

Description Deskripsi bank statement Isi

(56)

56 Beginning

Balance

Saldo awal Default

Statement Difference

Jumlah total nilai pembayaran Otomatis

Ending Balance Saldo akhir Otomatis

3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya.

4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK.

5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih.

Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih.

(57)

57

6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement.

7. Tutup menu.

Task 4 – Open Items setelah Payment | AP User

Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items).

Lalu klik tombol ReQuery

(58)

58 3. Hasilnya adalah

Sebelum payment

Sesudah payment

5. Tutup menu.

Financial – AP Payment

1. Hasil posting GL dari window Payment

Db 2-1500 – Payment Selection 11.988.000 Cr 1-1211 – Bank In Transit 11.988.000 2. Hasil posting GL dari window View Allocation

(59)

59

Db 2-1100 – AP 12.000.000

Cr 2-1500 – Payment Selection 11.988.000

Cr 1-1610 – PPh 12.000

3. Hasil posting GL dari window Bank/Cash Statement

Db 1-1211 – Bank In Transit 11.988.000

Cr 1-1211 – Bank 11.988.000

4. Hasil net off nya

Payment Db 2 1500 Payment Selection 11.988.000

Cr 1 1211 Bank In Transit 11.988.000

View Allocation Db 2-1100 – AP 12.000.000

Cr 2 1500 Payment Selection 11.988.000

Cr 1-1610 – PPh 12.000

Bank/Cash Statement

Db 1 1211 Bank In Transit 11.988.000

Cr 1-1211 – Bank 11.988.000

Hasilnya akhirnya adalah

Db 2-1100 – AP 12.000.000

Cr 1-1610 – PPh 12.000

Cr 1-1211 – Bank 11.988.000

(60)

60 6. Hasil Balance Sheet nya

(61)

61

(62)

62

Finance – Account Receivable

[Menyusul]:

 [Menyusul]

(63)

63

Proses 1: Invoice Customer

[Deskripsi Proses].

Task 1 – Pembuatan Invoice Customer | AR User

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Invoice (Customer).

2. Buat Invoice Customer.

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen invoice customer, terisi sesuai dengan

Otomatis

Order Reference Referensi dokumen Target Document

Type

Date Invoiced Tanggal invoice Isi

Business Partner Nama customer Pilih

Partner Location Lokasi customer yang dipilih Default

Price List Price list Pilih

(64)

64

Currency Mata uang yang digunakan, terisi dari price list yang dipilih

Otomatis

Sales

Representative

PIC invoice Pilih

3. Klik tab Invoice Line untuk memasukan line invoice

Invoice No invoice Default

Line No No urut line Otomatis

Product Nama barang atau jasa yang ditagihkan Pilih Description Deskripsi line

Quantity Quantity yang ditagihkan Isi

Price Harga sesuai dengan quotation dari vendor Isi

4. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen invoice customer.

5. Tutup menu.

Task 2 – Open Items | AR User

(65)

65

Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya piutang terhadap customer (Open Items).

6. Tutup menu.

Proses 2: AR Payment

[Deskripsi Proses].

Task 1 – Pembuatan AR Payment | AR User

[Deskripsi task 1].

(66)

66 1. Masuk ke menu Open Items | Payment.

2. Buat AR Payment

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen AR payment, terisi sesuai dengan

Otomatis

Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima pembayaran

Pilih

Business Partner Nama Customer Pilih

Invoice Invoice dari customer yang ditagihkan Pilih

3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding

(67)

67

Payment Amount Nilai payment, termasuk PPn jika ada Otomatis Currency Currency dari invoice yang dipilih Otomatis

5. Tab Withholding akan otomatis ter-generate hasil perhitungan PPh nya

6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen payment.

7. Tutup menu.

Task 2 – Payment Allocation

Setelah dokumen AR Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk.

Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AR dengan Invoice Customer yang menjadi tagihannya.

(68)

68 3. Tutup menu.

Task 3 – Bank Statement

[Deskripsi task 1].

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima

pembayaran

Pilih

(69)

69

Beginning Balance

Saldo awal Default

(70)

70

7. Tutup menu.

Task 4 – Pengecekan saldo bank setelah bank statement | AR User

1. Masuk ke menu System Admin | Organization Rules | Bank / Cash.

2. Pilih record bank yang akan dicek.

3. Klik tab Account. Saldo dapat dilihat di kolom Current Balance.

(71)

71 4. Tutup menu.

Financial – AR Payment

1. Hasil posting GL dari window Invoice (Customer)

Db 1-1310 – AR 330.000.000

Cr 4-2100 – Revenue 300.000.000

Cr 2-1330 – Hutang Pajak PPn 30.000.000

2. Hasil posting GL dari window AR Payment

(72)

72

Db 1-1211 – Bank in transit 330.000.000 Cr 1-1212 – Unallocated Payment 330.000.000 3. Hasil posting GL dari window View Allocation

Db 1-1212 – Unallocated Payment 330.000.000

Cr 1-1310 – AR 330.000.000

4. Hasil posting GL dari window Bank Statement

Db 1-1127 – Bank 330.000.000

Cr 1-1211 – Bank in transit 330.000.000

(73)

73 5. Hasil net off nya

Invoice (Customer)

Db 1 1310 AR 330.000.000

Cr 4-2100 – Revenue 300.000.000

Payment Db 1 1211 Bank in transit 330.000.000

Cr 1 1212 Unallocated Payment 330.000.000 View Allocation Db 1 1212 Unallocated Payment 330.000.000

Cr 1 1310 AR 330.000.000

Bank Statement Db 1-1127 – Bank 330.000.000

Cr 1 1211 Bank in transit 330.000.000

Cr 4-2100 – Revenue 300.000.000

Db 1-1127 – Bank 330.000.000

(74)

74 7. dssd

(75)

75

Sales

[Menyusul]:

 [Menyusul]

(76)

76

Proses 1: Sales Order

[Deskripsi Proses].

Task 1 – Pembuatan Sales Order | Sales User

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Orders | Sales Order.

2. Buat Sales Order.

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen sales order, terisi sesuai dengan urutan

dan format penomoran dokumen

Otomatis

Order Reference Referensi dokumen Isi

Date Ordered Tanggal pemesanan Isi

Partner Location Lokasi customer, terisi sesuai dengan pilihan customer

Default

(77)

77

Invoice Partner Nama customer untuk penagihan invoice, terisi sesuai dengan pilihan customer

Default

Invoice Location Lokasi custome untuk penagihan invoicer, terisi sesuai dengan pilihan customer

Default

User/Contact PIC dari dokumen sales order Pilih

Invoice Contact PIC customer untuk penagihan invoice Pilih

Warehouse Warehouse untuk pengiriman part Pilih

Invoice Rule Metode invoice Pilih

Price List Price list yang digunakan Pilih

Currency Mata uang yang digunakan Pilih

Sales

Representative

Nama sales Pilih

3. Klik tab Order Line untuk memasukkan detil part yang dipesan.

Order No sales order Default

Date Promised Tanggal barang dijanjikan sampai ke lokasi customer Isi

Date Ordered Tanggal pemesanan Default

Line No No urut SO Line Otomatis

Product Part yang dipesan Pilih

Description Deskripsi produk Isi

Quantity Quantity part yang dipesan Isi

(78)

78

UoM Satuan produk, terisi berdasarkan product yang dipilih

Otomatis

Price Harga part yang ditawarkan Isi

Discount Rate diskon yang ditawarkan Isi

Jika diperlukan klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya.

4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header.

5. Isian Total Lines dan Grand Total akan terisi nilai total part yang dipesan sebelum dan sesudah PPn.

6. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SO.

7. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Sales.

8. Tutup menu.

Task 2 – Approval Sales Order | Head of Sales

Workflow dari approval Sales Order adalah sebagai berikut:

Drafted  In Progress  Approval by Head of Sales  Completed  Notifikasi Sales User

1. Head of Sales akan menerima email notifikasi untuk approval SO seperti di bawah:

(79)

79

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen SO nya.

(80)

80

6. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada email notifikasi ke Sales User bahwa SO sudah mendapat approval.

7. Dokumen SO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete.

8. Tutup menu.

Task 3 – Print Delivery Note | Sales User

1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Orders | Sales Order.

2. Buka SO.

4. Tutup menu.

Note:Jika status dokumen SO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT

Proses 2: Shipment

Setelah dokumen SO status nya Complete, secara otomatis dokumen shipment nya terbentuk dan statusnya sudah Complete.

(81)

81

Task 1 – Inquiry Shipment (Customer) | Warehouse

1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Shipments | Shipment.

2. Lakukan pencarian sesuai dengan no dokumen SO nya.

3. Buka dokumen Shipment (Customer) nya

Order No dokumen SO Default

Date Ordered Tanggal pemesanan Default

Document No No dokumen shipment, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

Order Reference Referensi dokumen Pilih

Movement Date Tanggal pengiriman Default

(82)

82

Account Date Tanggal pencatatan accounting Default

Business Partner Nama customer Default

Partner Location Lokasi customer Default

Warehouse Warehouse pengiriman part Default

Delivery Rule Metode delivery Default

4. Klik tab Shipment Line untuk melihat detil part yang dikirim.

Shipment/Receipt No dokumen shipment Default

Sales Order Line Line dari sales order yang dikirim Default

Line No No urut Shipment Line Otomatis

Product Part yang dikirm, terisi berdasarkan Sales Order Line yang terpilih

Otomatis

Description Deskripsi part yang dikirim Otomatis

Quantity Quantity part yang dikirim, terisi berdasarkan Sales Order Line yang terpilih

Otomatis

UoM Stauan part yang dikirim, terisi berdasarkan product yang terpilih

Otomatis

5. Tutup menu.

(83)

83

Financial – Shipment (Customer)

Berikut adalah efek financial dari proses shipment ke customer.

Db 5-1100 – COGS 1.000.000,00

Cr 1-1810 – inventory Part 1.000.000,00

Db 5-1100 – COGS 1.005.000,00

Db 5-1100 – COGS 1.007.674,42

(84)

84

Finance – Sales Account Receivable

[Menyusul]:

 [Menyusul]

(85)

85

Proses 1: Invoice Customer

[Deskripsi Proses].

Task 1 – Pembuatan Invoice Customer | AR User

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Invoice (Customer).

2. Buat Invoice Customer.

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen invoice customer, terisi sesuai dengan

Otomatis

Order Reference Referensi dokumen Target Document

Type

Date Invoiced Tanggal invoice Isi

Partner Location Lokasi customer yang dipilih Default

Price List Price list Pilih

Currency Mata uang yang digunakan, terisi dari price list yang dipilih

Otomatis

Sales

Representative

PIC invoice Pilih

(86)

86

3. Klik tombol Create lines from

4. Selanjutnya akan muncul window Invoices Create lines from

Pilih dokumen SO atau shipment yang akan ditagihkan, lalu klik tombol Select All untuk memilih seluruh lines nya, kemudian klik tombol OK.

5. Selanjutnya tab Invoice Line akan tergenarte otomatis sesuai dengan line yang dipilih sebelumnya.

(87)

87

Invoice No invoice Default

Line No No urut line Otomatis

Product Nama barang atau jasa yang ditagihkan Otomatis Description Deskripsi line

Quantity Quantity yang ditagihkan Otomatis

Price Harga sesuai dengan quotation dari vendor Otomatis

List Price Patokan harga dari budget Otomatis

Tax Pilihan apakah kena PPn atau tidak Otomatis

6. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header.

7. Isian Total Lines dan Grand Total akan terisi nilai total part yang dipesan sebelum dan sesudah PPn.

8. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen invoice customer.

9. Tutup menu.

Task 2 – Print Invoice & Sales Order | AR User

1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Invoice (Customer)..

2. Buka Invoice Customer.

(88)

88 4. Tutup menu.

Note:Jika status dokumen SO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT

Task 3 – Open Items | AR User

(89)

89 Lalu klik tombol ReQuery

3. Hasilnya adalah Sebelum

Sesudah

7. Tutup menu.

Proses 2: AR Payment

[Deskripsi Proses].

Task 1 – Pembuatan AR Payment | AR User

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Open Items | Payment.

2. Buat AR Payment

(90)

90

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen AR payment, terisi sesuai dengan

Otomatis

Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima pembayaran

Pilih

Business Partner Nama Customer Pilih

Invoice Invoice dari customer yang ditagihkan Pilih

3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding

(91)

91

Payment Amount Nilai payment, termasuk PPn jika ada Otomatis Currency Currency dari invoice yang dipilih Otomatis

5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen payment.

6. Tutup menu.

Task 2 – Payment Allocation | AR User

Setelah dokumen AR Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk.

Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AR dengan Invoice Customer yang menjadi tagihannya.

3. Tutup menu.

(92)

92

Task 3 – Bank Statement | AR User

[Deskripsi task 1].

Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima

pembayaran

Pilih

Beginning Balance

Saldo awal Default

(93)

93

7. Tutup menu.

(94)

94

Task 4 – Pengecekan saldo bank setelah bank statement | AR User

1. Masuk ke menu System Admin | Organization Rules | Bank / Cash.

2. Pilih record bank yang akan dicek.

3. Klik tab Account. Saldo dapat dilihat di kolom Current Balance.

4. Tutup menu.

(95)

95

Task 5 – Open Items setelah Paymnet | AR User

Sebelum

Sesudah

(96)

96 8. Tutup menu.

Financial – Sales AR Payment

Berikut adalah efek financial dari proses AR Payment dari transaksi sales.

Db 1-1310 – AR 3.316.500,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.000.000,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.005.000,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.010.000,00

Cr 2-1330 – Hutang Pajak PPn 301.500,00 2. Hasil posting GL dari window AR Payment

(97)

97

Db 1-1211 – Bank in transit 3.316.500,00 Cr 1-1212 – Unallocated Payment 3.316.500,00 3. Hasil posting GL dari window View Allocation

Db 1-1212 – Unallocated Payment 3.316.500,00

Cr 1-1310 – AR 3.316.500,00

4. Hasil posting GL dari window Bank Statement

Db 1-1127 – Bank 3.316.500,00

Cr 1-1211 – Bank in transit 3.316.500,00

(98)

98 5. Hasil net off nya

Invoice (Customer)

Db 1 1310 AR 3.316.500,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.000.000,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.005.000,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.010.000,00

Cr 2-1330 – Hutang Pajak PPn 301.500,00

Payment Db 1 1211 Bank in transit 3.316.500,00

Cr 1 1212 Unallocated Payment 3.316.500,00 View Allocation Db 1 1212 Unallocated Payment 3.316.500,00

Cr 1 1310 AR 3.316.500,00

Bank Statement Db 1-1127 – Bank 3.316.500,00

Cr 1 1211 Bank in transit 3.316.500,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.000.000,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.005.000,00

Cr 4-9230 – Revenue 1.010.000,00

Cr 2-1330 – Hutang Pajak PPn 301.500,00

Db 1-1127 – Bank 3.316.500,00

(99)

99

(100)

100

AstinaERP

AstinaERP adalah solusi manajemen bisnis yang terintegrasi dan flexible yang akan mengoptimalkan proses Financial, Supply Chain, Inventory, dan Asset Management perusahaan.

Solusi ini akan memudahkan anda untuk dapat mengambil keputusan perusahaan dengan lebih cepat dan akurat.

Enterprise Asset Management