BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit
Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum adalah sebuah rumah sakit umum kelas madya (C) yang merupakan salah satu unit kerja dari Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum (YAKKUM), yaitu sebuah yayasan kesehatan kristen yang berdiri sebagai hasil kerjasama antara Sinode Gereja Kristen Jawa dan Sinode Gereja Kristen Indonesia.
Pendirian Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum tidak dapat dipisahkan dengan keberadaan Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa yang didirikan pada 19 Januari 1950 di Jl.Dr.Cipto No.50 Semarang.
Pada tahun 1966, para pengurus yayasan mencetuskan ide untuk membangun Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa di lokasi lain karena tempat yang lama sudah tidak memungkinkan dilakukan perluasan gedung baru. Setelah beberapa lama mencari lokasi yang tepat, pada bulan Mei 1969 diperoleh sebidang tanah di kelurahan Mlatiharjo, tepatnya di Jalan Citarum 98 Kelurahan Mlatiharjo, Kecamatan Semarang Timur.
Pembangunan rumah sakit ini dimulai dengan peletakan batu pertama pada tanggal 8 November 1969. Proyek pembangunan dipimpin oleh Dr. A. Hoogerwerf dan pelaksananya Bapak Ko Kian Giem (Djoni Mandali) sedangkan pendanaan dari pembangunan ini
28
diperoleh dari Pemerintah Negeri Belanda. Pembangunan rumah sakit ini diselesaikan pada tanggal 25 April 1973 di atas tanah seluas 22.528 M
2dengan luas gedung 10.557 m
2.
Seusai pembangunan tersebut, pada tanggal 5 Mei 1973, Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa di Jl.Citarum No.98 yang memiliki fasilitas pelayanan kesehatan berupa : Pemeriksaan ibu hamil, tindakan persalinan dan perawatan paska persalinan, Keluarga Berencana, pemeriksaan anak dan merawat anak-anak sakit, Imunisasi, serta diperlengkapi dengan institusi pendidikan berupa Sekolah Bidan dengan lama pendidikan 4 tahun, dires- mikan oleh Menteri Kesehatan R.I. yang diwakili oleh Dr. Suhasan, Kepala Direktorat Kedokteran.
Pada tahun 1980 Rumah Sakit Bersalin Panti Wilasa Citarum mengajukan perubahan status Rumah Sakit Bersalin menjadi Rumah Sakit Umum yang kemudian dikenal dengan nama RSU Panti Wilasa I yang dikeluarkan oleh Depkes RI No.
807/Yan.Kes/RS/80 tertanggal 22 Mei 1980. Perubahan status
tersebut membawa dampak pada perubahan pelayanan rumah sakit
yang sudah ada. Pada bagian rawat jalan terdapat pelayanan Unit
Gawat Darurat dan pelayanan poliklinik, sedangkan dibagian rawat
inap terdapat bangsal yang digunakan untuk merawat pasien paska
persalinan, penyakit anak dan penyakit umum. Disamping itu
Sekolah Bidan yang ada , dikonversi menjadi Sekolah Perawat
Kesehatan (SPK) dengan didasarkan kepada Surat Keputusan
Menteri Kesehatan RI Nomor : 93/KEP/DIKLAT/KES/81 tanggal 26
Mei 1981. Pelayanan lain yang ditambahkan di tahun yang sama dalam rangka mewujudkan pelayanan yang bersifat holistik adalah pelayanan Pastoral (kerohanian) dan Pelayanan Unit peningkatan Kesehatan Masyarakat (UPKM).
Pada acara peringatan HUT RS.Panti Wilasa 1 ke-21 tanggal 5 Mei 1994, oleh Ketua Pengurus YAKKUM Cabang Semarang (Drs. Soegarno Hadijoedopramono) dicanangkan perubahan nama dari RS. Panti Wilasa I menjadi RS. Panti Wilasa (Citarum) sedangkan RS. Panti Wilasa II diganti dengan nama RS. Panti Wilasa (Dr. Cipto). Hal ini di dasarkan pada pentingnya untuk melakukan antisipasi terhadap kerancuan persepsi antara RS. Panti Wilasa I dan RS. Panti Wilasa II sehingga masing-masing mempunyai nama sendiri-sendiri. Dan mulai tanggal 29 Agustus 1995 Rumah Sakit Panti Wilasa I resmi berubah nama menjadi RS.
Panti Wilasa (Citarum) Semarang dengan SK Dirjen pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI No. YM. 02.04.3.5.3830.
Pada bulan Januari 2001 mulai dioperasikan Bangsal Geriatri
(bangsal perawatan lansia) dengan kapasitas 12 tempat tidur,
Ruang Aula dengan kapasitas 300 orang dan Ruang Hemodialisa
(unit cuci darah ), serta pada tanggal 1 september 2001 diresmikan
gedung Akademi Kebidanan Panti Wilasa. Seiring dengan dengan
perkembangan waktu, beberapa pengembangan fisik bangunan
juga terus dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum
sehingga luas gedung rumah sakit menjadi 11.492 m
2dan luas
tanah menjadi 21.737 m
2. Selain perubahan fungsi dari ruangan
perawatan Geriatri pada tanggal 1 Februari 2007 yang semula difungsikan sebagai ruang perawatan pasien lansia, menjadi ruang High Care Unit yang berfungsi sebagai ruang perawatan pasien yang memiliki kebergantungan tinggi dalam perawatannya.
Untuk lebih memberikan keleluasaan bidang kependidikan, maka terhitung tanggal 1 Juli 2008 Akademi Kebidanan Panti Wilasa menjadi akademi dengan manajemen yang mandiri dan terpisah dengan manajemen rumah sakit.
Mulai tahun 2011 untuk memenuhi standar pelayanan medic telah dilakukan pembangunan gedung medik sentral di lokasi ruang ICU, kamar bersalin dan komplek perkantoran dan telah beroperasi mulai tahun 2012. Bangunan gedung medik sentral terdiri dari 4 lantai seluas 500 M
2yang difungsikan untuk lantai 1 : Pelayanan IGD dan Kamar Bersalin , lantai 2 : Pelayanan Kamar Operasi dan Ruang ICU, lantai 3 : Pelayanan perinatal Resiko Tinggi (Peristi), High Care Unit (HCU) dan Haemodialisa, dan lantai 4 : Ruang VIP.
Sedangkan ruang perkantoran direlokasi di bagian belakang bangunan rumah sakit.
2. Letak Geografis
Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum terletak dijalan citarum
no.98 semarang, tepatnya di Kelurahan Mlatiharjo, Kecamatan
Semarang Timur. Luas gedung rumah sakit 11.492 m
2dan luas
tanah 21.737 m
2. Lokasinya yang cukup strategis karena masih
berada dilingkup kota.
3. Visi, Misi, Etos Kerja dan Motto Rumah Sakit a. Visi
Rumah Sakit yang profesional, aman, dipercaya, dan penuh kasih.
b. Misi
1) Peningkatan pelayanan kesehatan yang bermutu, holistik dan aman untuk masyarakat kelas menengah, bawah tanpa mengabaikan kelas atas.
2) Optimalisasi SDM yang kompeten dan berbudaya Yakkum.
3) Efisiensi dan akuntabilitas pengelolaan menuju sustainabilitas dan pertumbuhan institusi.
4) Membangun dukungan masyarakat dan kemitraan untuk peningkatan jangkauan pelayanan serta advokasi pelayanan kesehatan.
c. Etos Kerja
Tanggap, Senyum, Trampil
d. Motto
Cermat, Aman, Responsif, Empati (CARE)
4. Gambaran Umum Unit Rekam Medis a. Struktur Organisasi
Terlampir di lampiran
b. Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan URM RS Panti Wilasa Citarum Semarang
1) Kepala Instalasi Rekam Medis a) Pelaksanaan Tugas :
(1) Merencanakan sistem dan prosedur yang akan digunakan sebagai acuan dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
(2) Merencanakan tata ruang yang dinamis, efektif dan efisen serta menginven-tarisasi peralatan yang dibutuhkan guna menunjang pelayanan rekam medis yang efektif, elisien dan berkesinambungan.
(3) Menerapkan dan mengevaluasi sistem prosedur dan kebijakan yang telah dibuat dan ditetapkan dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan dilapangan.
(4) Memberi contoh dan petunjuk tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan sesuai uraian tugas dan staf yang bersangkutan.
(5) Menganalisa, mengelola. dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
(6) Merencanakan. mengembangkan, dan membina
SDM yang ada, agar kinerja dan prestasi kerja
dapat terjaga dan Iebih ditingkatkan
(7) Merencanakan kebutuhan tenaga, peralatan dan anggaran yang dibutuhkan untuk membantu dan menunjang dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
(8) Mengadakan koordinasi dengan staf rekam medis dalam rapat rutin yang diadakan minimal 1 kali dalam sebulan.
(9) Menghadiri rapat – rapat di rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis.
(10) Membina kerja sama dengan unit terkait agar terjalin hubungan yang harmonis dan saling membantu.
(11) Membina kerja sama dengan organisasi di luar rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis.
b) Tanggung Jawab :
(1) Merencanakan, melaksanakan, menganalisa serta menindaklanjuti dalam penyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis sesuai standar pelayanan yang diberlakukan di rumah sakit.
(2) Menentukan serta merumuskan arah kebilakan yang dijabarkan dalam bentuk SOP / protap.
(3) Membuat perencanaan tahunan
(4) Mengusulkan pengadaan sarana dan prasarana guna menunjang pelayanan rekam medis yang lebih efektif, efisien dan berkesinambungan.
(5) Memberikan arahan tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan sesuai uraian tugas dan staf yang bersangkutan.
(6) Menganalisa. mengelola. dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
(7) Memberikan arahan tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan sesuai uraian tugas dari staf yang bersangkutan.
(8) Menganalisa, mengelola, dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
c) Wewenang :
Merencanakan, mengorganisasi dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis di rumah sakit sesuai dengan standart pelayanan yang ada, agar berjalan lancer, efektif dan berkesinambungan.
2) Peneriman Pasien Rawat Jalan a) Pelaksanaan Tugas :
(1) Menerima pendaftaran pasien baru dan pasien lama
(2) Menyiapkan catatan dan DRM antara lain : (a) Kartu Indeks Berobat (KIB)
(b) Buku register pendaftaran pasien (c) Buku bank nomor RM
(d) Tracer
(e) Buku ekspedisi serah terima DRM
(3) Bagian pendaftaran harus memastikan dulu, apakah pasien sudah pernah berobat di rumah sakit ini atau belum dapat dilihat pada indeks di komputer.
(4) Jika pasien sudah pernah berobat pasien diminta menunjukkan KlBnya kemudian catat nomor RM di tracer guna mencari dokumen RM lama. Bila pasien tidak membawa KIB tanyakan nama, alamat dan umur untuk dicari nomor RMnya di komputer.
(5) Bila pasien belum pernah berobat, buatkan KIB baru, mencatat data dasar pasien pada dokumen RM rawat jaIan dengan Iengkap. jelas dan benar kemudian diinput ke komputer
(6) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan agar dibawa setiap pasien berobat di rumah sakit ini.
(7) Bila kegiatan pendaftaran pasien selesai, pasien
dipersilakan membayar dahuIu biaya pemeriksaan
sesuai dengan dokter / poliklinik yang dikehendaki.
(8) Identitas pasien dicatat di buku register pendaftaran untuk keperluan pengecekan jumlah pasien yang terdaftar di pendaftaran setiap harinya.
(9) Menerima dokumen RM lama dan bagian filling dengan menggunakan buku ekspedisi.
(10) Melayani pendaftaran pasien peserta BPJS dengan menggunakan sistem sesuai prosedur yang ditetapkan.
(11) Memberi usulan/masukan yang bertujuan untuk perbaikan pelayanan di Rawat Jalan
(12) Membantu tugas Kepala Rekam Medis dan dalam peIaksanaan harian bila dibutuhkan.
b) Tanggung Jawab :
(1) Ketepatan dalam menginput data pasien baik Rawat Jalan/Rawat Inap
(2) Ketepatan dalam pemberian No RM
(3) Mempunyai kemampuan dalam mengkoordinir dan mengelola pasien di rawat jalan
(4) Inisiatif, loyalitas dan punya dedikasi.
c) Wewenang :
(1) Mendaftar pasien baik pasien datang sendiri maupun rujukan
(2) Menginput data pasien rawat jalan dan rawat inap
(3) Memanggilkan dokter sewaktu jam praktek
3) Penerimaan Pasien Rawat Inap a) Pelaksanaan Tugas :
(1) Menyiapkan bahan dan alat kerja; ATK, tracer, dokumen RM dll.
(2) Menerima pasien yang akan rawat inap baik yang datang sendiri maupun pasien rujukan.
(3) Menyiapkan catatan dan dokumen RM antara lain : (a) Buku register pasien rawat inap
(b) Tracer
(c) Menyediakan Formulir untuk pasien yang akan rawat inap
(4) Membantu pasien untuk memilih kamar perawatan (5) Mempersilahkan pasien untuk menandatangani surat
pernyataan untuk dirawat
(6) Apabila pasien menggunakan asuransi kesehatan maka petugas akan segera rnenghubungi pihak asuransi untuk mendapatkan nomor jaminan
(7) Pasien dipersilahkan menuju Ruang Penerimaan Pasien (RPP) untuk segera mendapatkan perawatan sebelum masuk ke bangsal perawatan
b) Tanggung Jawab :
(1) Ketepatan pengambilan dokumen rekam medis
(2) Membantu pasien untuk mencari tempat perawatan
(3) Menginput data pasien yang akan rawat inap
(4) Menjadikan satu formulir RM kosong yang akan digunakan untuk pasien yang akan rawat inap
(5) Menghubungi pihak asuransi untuk mendapatkan nomor jaminan
c) Wewenang :
(1) Menerima pasien yang akan rawat inap
(2) Ketepatan dalam menginput data pasien rawat inap
4) Assembling
a) Pelaksanaan Tugas :
(1) Menyediakan DRM baru dan kelengkapan formulir di daIamnya
(2) Mencatat setiap penggunaan DRM ke dalam buku pengendaIian penggunaan dokumen RM
(3) MengendaIikan penggunaan nomor RM agar tidak terjadi satu pasien memperoleh Iebih dari satu nomor RM
(4) Mencatat penggunaan nomor RM ke dalam buku penggunaan nomor RM
(5) Menerima pengembalian dokumen RM dan sensus harian rawat inap
(6) Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang
tertulis pada sensus harian dan buku ekspedisi
(7) Membuat Kartu Kendali (KK) pada setiap dokumen RM dan nomor RM serta identitas pasien ditulis pada KK tersebut
(8) Meneliti kelengkapan isi dokumen Apabila tidak lengkap :
(a) Menulis ketidakIengkapannya pada kertas kecil kemudian tempelkan pada cover untuk memudahkan dokter dalam melengkapinya.
(b) Menulis tanggal penerimaan dokumen RM, ruang, ketidaklengkapan dokter yang bertanggung jawab, tempat /bagian yang dititipi dan tanggal penitipan di buku kendali
(c) Siapkan dokumen RM yang tidak Iengkap tersebut dalam map masing - masing dokter dan disimpan dalam suatu rak khusus,untuk kemudian diserahkan kepada bagian yang bersangkutan, misalnya bangsal atau poklinik dengan menggunakan buku ekspedisi
(d) Permintaan kelengkapan dokumen RM disesuaikan dengan jam praktek dokter yang bersangkutan atau visit ruangan.
(e) Map yang berisi dokumen yang tidak lengkap
tersebut, diambil kembali setelah 1 x 24 jam dari
tanggaI penyerahan.
(9) Apabila sudah lengkap diserahkan ke bagian koding / indeksing untuk diproses Iebih lanjut
(10) Petugas merakit dan memberi map pada DRM yang diberi map
(11) Dokumen yang sudah dirakit kemudian diinput ke komputer untuk penyimpanan kemudian diserahkan ke bagian Filling dan bagian Filling menyimpan DRM ke rak Filling.
(12) Sensus harian setelah cocok dengan DRM, diteliti kebenaran pencatatannya, biIa belum benar Kepala Instalasi Pelayanan harus melengkapi terlebih dahulu.
b) Tanggung Jawab :
(1) Sebagai tempat pengendali penggunaan dokumen serta sebagai pintu pertama penerimaan DRM yang telah diisi oleh unit diluar IRM
(2) Memeriksa kelengkapan DRM dan menyerahkan dokumen yang tidak Iengkap kepada dokter penanggung jawab pelayanan yang bersangkutan untuk dilengkapi.
(3) Menulis nomor RM pada formulir yang belum terisi nomornya
(4) Melepas formuIir yang tidak terpakai dan merakit kembali formuir yang sudah lengkap.
(5) Mengurutkan jenis formulir sesuai nomor formulir atau
riwayat pelayanan
c) Wewenang :
(1) Menyediakan dan menyimpan DRM
(2) Melakukan assembling dokumen rekam medis rawat inap
(3) Memasukkan fotokopi hasil PA (Laboratorium)
(4) Menggunakan fasilitas yang dibutuhkan di Instalasi Rekam Medis
5) Filing
a) Pelaksanaan Tugas :
(1) Mengambil DRM untuk keperluan pemeriksaan dan keperluan lainnya
(2) Menyimpan DRM yang telah digunakan (3) Melakukan assembling DRM rawat jalan
(4) Melakukan retensi DRM sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan
(5) Melakukan pemusnahan DRM sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan
(6) Menginput keluar DRM sebelum didistribusikan ke PoIikIinik
(7) Mendistribusikan DRM rawat jalan ke Poliklinik (8) Menginput masuk DRM yang telah digunakan (9) Memberi map dokumen RM yang baru
(10) Pengadaan barang kebutuhan / ATK
b) Tanggung Jawab :
(1) Ketepatan pengambilan DRM
(2) Ketepatan penyimpanan DRM dengan metode TDF (3) Ketepatan dalam melakukan assembling DRM rawat
jalan
(4) Ikut serta dalam retensi dan pemusnahan DRM (5) Ketepatan dalam menginput DRM
(6) Ketepatan dalam mendistribusikan DRM c) Wewenang :
(1) Menyediakan dan menyimpan DRM (2) Melakukan assembling DRM rawat jalan
(3) Mengusulkan diadakan retensi dan pemusnahan DRM (4) Menggunakan fasilitas yang dibutuhkan di Instalasi
Rekam Medis
(5) Mendistribusikan DRM ke poliklinik
(6) Menginput keluar dan masuk DRM yang digunakan
6) Koding / Indeksing Rawat inap dan Rawat Jalan a) Pelaksanaan Tugas :
Rawat inap :
(1) Menerima DRM rawat inap yang lengkap dari bagian assembling
(2) Menginput diagnosa pasien, indeks penyakit, operasi
dan kematian di komputer, masing-masing jenis
penyakit operasi dan jenis sebab kematian
(3) Menandai setiap dokumen yang sudah diinput dengan membuat tanda centang pada formulir 1
Rawat Jalan :
(1) Menerima DRM rawat jalan dari masing-masing poliklinik
(2) Menginput diagnosa pasien di komputer
(3) Menyerahkan DRM rawat jalan ke bagian Filing dengan menggunakan buku ekspedisi
b) Tanggung Jawab :
(1) Membuat daftar penyakit yang sering ditulis dokter serta menentukan kode dengan ICD-10 dan ICD-9.
Daftar penyakit tersebut dibuat sebagai buku bantu (2) Mencari dan menentukan kode diagnose penyakit/
diagnose tindakan pasien berdasarkan kode ICD-10 dan ICD-9 dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis
(3) Pengkode dan pengindeks berfungsi sebagai pencatat kode dan indeks yang diperlukan untuk analisis data RM
(4) Membuat indeks penyakit, operasi, dan kematian disimpan sesuai urutan kode penyakit.
(5) Kerja sama dengan Pelaksana Pelaporan dalam
pnyediaan data dan intormasi baik setiap bulan,
tribulan dan tahunan
c) Wewenang :
(1) Menyediakan dan menyimpan DRM
(2) MengusuIkan diadakan retensi dan pemusnahan DRM (3) Menggunakan fasilitas yang dibutuhkan
7) Reporting / Analising a) Pelaksanaan Tugas :
(1) Mengumpulkan data baik rawat jalan maupun rawat inap
(2) Melaporkan hasil pengumpulan data tersebut ke pihak yang membutuhkan baik laporan secara internal maupun external
Laporan internal antara lain : (a) Laporan Data Situasi
(b) Laporan ketidak lengkapan DRM (c) Laporan Asuhan Keperawatan
(d) Laporan BOR (Bed Occupancy Ratio) harian ke direktur
(e) Laporan BOR (Bed Occupancy Ratio) bulanan ke direktur
(f) Laporan BOR (Bed Occupancy Ratio) Kelas tiap bulan ke lit bang
Laporan external antara lain : (a) LaporanHarian
(b) Laporan Mingguan
(c) Laporan Bulanan (Surveilans Terpadu RS Rawat Inap dan Rawat Jalan)
(d) KDRS (Kewaspadaan Dini RS)
(e) Laporan PTM (Penyakit Tidak Menular) RI dan RJ (f) Laporan Kematian
(g) Laporan STD (Sexual Desease) (h) Laporan wabah penyakit
(i) RL.5.1 Laporan pengujung RS (j) RL.5.2 Laporan kunjungan RJ (k) RL.5.3 Laporan 10 besar penyakit RI (l) RL.5.4 Laporan 10 besar penyakit RJ (m) Laporan KB
(n) Laporan triwulan ke Yakkum (o) Laporan tahunan ke Depkes b) Tanggung Jawab :
(1) Ketepatan dalam mengumpulkan data (2) Ketepatan dalam pengiriman laporan c) Wewenang :
(1) Meminta data ke bagian-bagian terkait untuk dilaporkan
(2) Ketepatan dan kecepatan dalam pengiriman Iaporan
(15)B. Hasil Pengamatan dan Pembahasan 1. Hasil Pengamatan
a. Karakteristik Responden
Tabel 4.1
Karakteristik Responden Kepala Rekam Medis, Petugas Assembling dan Petugas Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa
Citarum Semarang
No Nama Jabatan Umur (th) Pendidikan
Terakhir
1 K Kepala Rekam Medis 35 Dokter
2 A
1Petugas Assembling 45 DIII RMIK
3 A
2Petugas Assembling 26 DIII RMIK
4 A
3Petugas Assembling 22 DIII RMIK
5 F
1Petugas Filing 35 DIII RMIK
6 F
2Petugas Filing 25 DIII RMIK
7 F
3Petugas Filing 40 DIII RMIK
8 F
4Petugas Filing 26 DIII RMIK
9 F
5Petugas Filing 24 DIII RMIK
10 F
6Petugas Filing 25 DIII RMIK
11 F
7Petugas Filing 27 DIII RMIK
12 F
8Petugas Filing 22 DIII RMIK
Sumber : Hasil wawancara dengan Kepala Rekam Medis, Petugas Assembling dan Petugas Filing
b. Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh peneliti terhadap Kepala Rekam Medis dan 3 petugas assembling di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang terkait kebijakan pengembalian DRM dari assembling ke filing diperoleh presentase sebagai berikut :
Tabel 4.2
Prosentase Hasil Wawancara Terkait Kebijakan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang
No Pertanyaan
Ada Tidak ada
Frekuansi % Frekuensi %
1
Apakah terdapat kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di Rumah
Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang?
3 75% 1 25%
Sumber : Hasil Wawancara dengan Kepala Rekam Medis dan 3 Petugas Assembling
Berdasarkan hasil wawancara kepada 1 Kepala Rekam
Medis dan 3 petugas Assembling, diperoleh hasil wawancara
75% responden menyebutkan terdapat kebijakan pengembalian
DRM dari Assembling ke Filing. Sedangkan 25% menjawab tidak
terdapat kebijakan pengembalian DRM dari Assembling ke Filing.
Tabel 4.3
Hasil Wawancara Kepala Rekam Medis dan Petugas Assembling Mengenai Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing
di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang
No Responden Jawaban
1 K
Mengatakan terdapat kebijakan pengembalian DRM dari Assembling ke Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa
Citarum Semarang
2 A
1Hanya mengatakan terdapat kebijakan, tidak menjelaskan berbentuk apa kebijakan pengembalian
DRM dari Assembling ke Filing
3 A
2Mengatakan terdapat kebijakan berbentuk dokumen instruksi kerja tetapi masih dijadikan satu dengan kebijakan pengembalian DRM dari bangsal rawat inap.
4 A
3Hanya mengatakan tidak terdapat kebijakan Sumber : Hasil Wawancara dengan Kepala Rekam Medis dan Petugas Assembling
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang diketahui bahwa, rumah sakit belum memiliki kebijakan yang mengatur tentang pengembalian DRM dari Assembling ke Filing. Kebijakan yang digunakan sebagai pedoman petugas dalam pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing yaitu :
Kebijakan pengembalian DRM dari bangsal rawat inap.
Kebijakan yang ada di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang masih dijadikan satu dengan Standar Operasional Prosedur. Berikut ini merupakan kebijakan Pengembalian Dokumen Rekam Medis dari Bangsal Rawat Inap meliputi : 1) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum
Nomor:064/RS.PWC/SK/VIII/2013 tentang kebijakan Penyelenggaraan Pelayanan Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum
2) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Nomor:156/RS.PWC/SK/IX/2014 tentang Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum
c. SOP Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Tabel 4.4
Prosentase Hasil Wawancara Terkait SPO Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing
No Pertanyaan
Ada Tidak
Frekuensi % Frekuensi % 1 Apakah terdapat SPO
pengembalian DRM dari assembling ke filing di Rumah
Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang?
3 75% 1 25%
Berdasarkan hasil wawancara kepada 1 Kepala Rekam Medis dan 3 petugas Assembling, diperoleh hasil wawancara 75% responden menyebutkan terdapat SOP pengembalian DRM dari Assembling ke Filing. Sedangkan 25% menjawab tidak terdapat SOP pengembalian DRM dari Assembling ke Filing.
Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang belum ada SOP yang mengatur tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing. SOP yang digunakan sebagai pedoman petugas dalam pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing yaitu :
1) SOP pengembalian DRM dari bangsal rawat inap
a) Petugas bangsal atau perawat membawa DRM rawat inap pasien yang telah pulang dalam tempat tertutup ke instalasi rekam medis.
b) Petugas rekam medis menerima pengembalian DRM rawat inap dengan melakukan cek atau meneliti nama dan nomor DRM yang dikembalikan dengan yang tercatat pada buku pengembalian, setelah sesuai petugas akan memberi paraf pada buku pengembalian.
c) Petugas rekam medis akan melakukan input pada
komputer DRM yang kembali dan memiliki pengisian
DRM, yaitu lembar RM 1, identitas pada semua lembar
DRM, lembar RM 20 (resume medis), lembar RM 14,
asuhan keperawatan, informed consent, laporan operasi
Prosedur pengembalian DRM dari assembling ke filing telah diketahui oleh petugas rekam medis dari unit terkait, tetapi belum ada prosedur dalam bentuk tertulis.
d. Tugas Pokok dan Fungsi Assembling
Berdasarkan wawancara yang dilakukan peneliti terhadap 3 petugas assembling di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang didapatkan data tentang tugas pokok dan fungsi petugas assembling diperoleh presentase sebagai berikut :
Tabel 4.5
Hasil Wawancara tentang Tugas Pokok dan Fungsi Assembling
No Tugas pokok dan fungsi assembling Jawaban responden
Frekuensi Prosentase A
1A
2A
31 Merakit dan mengurutkan formulir- formulir dalam DRM
√ √ √ 3 100%
2 Meneliti kelengkapan data √ √ √ 3 100%
3 Mengendalikan DRM tidak lengkap √ √ √ 3 100%
4 Mendistribusikan DRM √ √ √ 3 100%
Sumber : Hasil Wawancara dengan 3 Petugas Assembling Keterangan :
√ = mengetahui
Berdasarkan pada tabel 4.2 didapatkan hasil wawancara bahwa dari 3 petugas assembling semuanya mengetahui tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Berdasarkan hasil observasi SOP di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang didapatkan tugas pokok dan fungsi assembling sebagai berikut:
1) Menerima DRM dari petugas koding indeksing
2) Petugas merakit DRM rawat inap sesuai urutan formulirnya 3) Petugas assembling mengurutkan episode perawatan
pasien mulai yang terdahulu
4) Petugas assembling memberi map pada DRM menggunakan kode warna yang sesuai dengan 2 digit angka akhir.
5) Petugas assembling menulis nama dan nomor rekam medis di map bila belum ada
6) Petugas assembling menginput nomor rekam medis di komputer.
7) Petugas assembling menyerahkan DRM ke bagian filing disertai print out daftar dokumen yang diserahkan kebagian filing.
8) Petugas assembling mengembalikan DRM yang belum lengkap kepada bangsal terkait untuk dilengkapi sesuai dengan jadwal praktek dokter penanggung jawab pasien.
9) Batas waktu pengisian kelengkapan DRM adalah 15 hari,
apabila dalam batas waktu tersebut DRM masih belum
lengkap, maka akan dilengkapi oleh dokter penanggung jawab ruang perawatan.
10) Dokumen yang sudah dilengkapi diberikan kepada unit koding dan indeksing
e. Sarana Pelacakan DRM di Filing Tabel 4.6
Hasil Wawancara tentang Sarana Pelacakan DRM di Filing Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang
No Responden
Sarana Pelacakan Tracer Bon
Pinjam
Buku Ekspedisi
Kode Warna
1 E V V V V
2 F V V V V
3 G V V V V
4 H V V V V
5 I V V V V
6 J V V V V
7 K V V V V
8 L V V V V
Sumber : Hasil Wawancara dengan Petugas Filing
Keterangan :
V = ada
_ = tidak ada
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan dibagian filing Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang didapatkan sarana pelacakan DRM sebagai berikut :
1) Tracer
Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah menggunakan tracer untuk melacak DRM yang belum kembali kefiling.
2) Bon Pinjam
Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah mengguakan bon pinjam untuk mencatat penggunaan DRM.
3) Buku Ekspedisi
Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah menggunakan buku ekspedisi untuk melacak DRM, tetapi buku ekspedisi sudah dalam bentuk komputerisasi
4) Kode Warna
Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sudah
menggunakan kode warna untuk mempermudah
penyimpanan, pelacakan dan pengambilan kembali DRM.
f. Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing
Berdasarkan hasil observasi tentang alur DRM dari rawat inap ke filing didapatkan hasil sebagai berikut :
Gambar 4.7 Alur DRM dari Rawat Inap ke Filing Keterangan :
1) DRM rawat inap dari bangsal dikembalikan ke unit rekam medis setelah pasien pulang perawatan.
2) Di unit rekam medis DRM diterima oleh petugas penerimaan DRM untuk di cek nama dan nomor rekam medis apakah sesuai dengan yang tercatat pada buku pengembalian.
1
2
3
4
5 6
Bangsal Rawat Inap
Unit Rekam Medis
Assembling Koding / Indeksing
Tidak Lengkap Lengkap
Meja Penerimaan Dokumen
Filing
3) Setelah DRM di cek, DRM rawat inap diberikan kebagian koding indeksing untuk dikoding dan diindeks.
4) Dari unit koding indeksing kemudian DRM diberikan ke unit assembling untuk dirakit kembali dan dianalisa kelengkapannya oleh petugas.
5) Apabila DRM sudah lengkap diserahkan ke unit filing disertakan print out daftar dokumen yang diserahkan ke unit filing.
6) Jika DRM belum lengkap maka akan dikembalikan kepada bangsal terkait untuk dilengkapi oleh DPJP (Dokter Penanggung Jawab Pasien), batas waktu pengisian kelengkapan DRM adalah 15 hari, dalam batas waktu tersebut jika DRM pasien masih belum lengkap maka akan dilengkapi oleh dokter penanggung jawab bangsal.
g. Sistem Pengendalian Ketidaklengkapan DRM
Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sistem pengendalian ketidaklengkapan menggunakan kartu kendali yang ditempelkan pada map DRM.
Apabila terdapat DRM yang belum lengkap maka DRM akan
dikembalikan ke bangsal yang bersangkutan agar dilengkapi oleh
dokter penanggung jawab pasien, dengan jangka waktu 1x24
jam. Setelah DRM kembali ke assembling, DRM di cek kembali
oleh petugas assembling, dan apabila masih belum lengkap juga
maka akan dikembalikan lagi untuk dilengkapi dengan batas
waktu pengisian kelengkapan DRM selama 15 hari, apabila dalam batas waktu tersebut DRM masih belim lengkap maka DRM akan dilengkapi oleh dokter penanggung jawab bangsal.
h. Pelaksanaan Prosedur Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing
Table 4.8 Observasi SOP
No Standart Operasional Prosedur Ya Tidak 1 DRM dari fungsi koding/indeksing
diterima oleh petugas assembling
√ -
2 DRM dirakit dan diteliti kembali kelengkapannya oleh petugas assembling
√ -
3 Apabila masih terdapat DRM yang belum lengkap, maka akan dikembalikan kebangsal terkait dengan menempelkan kartu kendali.
√ -
4 Untuk DRM yang sudah lengkap, langsung diserahkan ke bagian filing dengan melampirkan print out bukti penyerahan DRM dari assembling ke filing.
√ -
Berdasarkan observasi pelaksanaan prosedur pengembalian
DRM dari assembling ke filing sudah di lakukan dengan baik
sesuai prosedurnya, tetapi masih ada kendala yaitu dari petugas rawat inap bangsal itu sendiri, yang mengembalikan DRM ke Unit Rekam Medis tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Sehingga mengalami penumpukan di bagian assembling dan keterlambatan pengembalian DRM dari assembling ke Filing melebihi batas yang ditentukan oleh rumah sakit yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang.
2. Pembahasan
a. Kebijakan Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing Kebijakan adalah keputusan tetap, dicirikan oleh tindakan yang bersinambung dan berulang-ulang pada mereka yang membuat dan melaksanakan kebijakan.
(22)Kebijakan adalah serangkaian tindakan yang diajukan seseorang, grup, dan pemerintah dalam lingkungan tertentu dengan mencantumkan kendala-kendala yang dihadapi, serta kesempatan yang memungkinkan pelaksanaan usulan tersebut dalam upaya mencapai tujuan.
(23)Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketepatan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat secara terencana dan konsisten dalam mencapai tujuan tertentu .
Belum ada kebijakan yang mengatur tentang
pengembalian DRM dari assembling ke filing di Rumah Sakit
Panti Wilasa Citarum Semarang. Kebijakan pengembalian DRM
dari assembling ke filing masih menggunakan pedoman
kebijakan pengembalian DRM dari bangsal rawat inap dan masih dijadikan satu dengan SOP. Akibatnya, akan terjadi kerancuan oleh petugas yang bersangkutan antara SOP dengan kebijakan yang dijadikan satu. Manfaat adanya kebijakan adalah supaya tindakan atau langkah-langkah yang dilakukan tidak melenceng dari tujuan.
Kebijakan dalam SOP yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang sebagai berikut :
1) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Nomor:064/RS.PWC/SK/VIII/2013 tentang kebijakan Penyelenggaraan Pelayanan Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum.
2) Keputusan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Nomor:156/RS.PWC/SK/IX/2014 tentang Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum
Harus ada kebijakan tertulis secara terpisah yang menjelaskan tentang Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing, agar tidak terjadi kerancuan dengan pedoman kebijakan pengembalian DRM. Seharusnya kebijakan dan SOP dipisahkan tersendiri supaya petugas dapat lebih memahami isi dari kebijakan tersebut.
Jadi, peneliti akan mengusulkan rancangan revisi
kebijakan tentang Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing
di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. Adapun usulan
rancangan revisi kebijakan tersebut adalah sebagaimana terlampir.
b. SOP Pengembalian DRM dari Assembling ke Filing
SOP adalah standar operasional prosedur dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.Monitoring dan evaluasi berfungsi untuk selalu melihat dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal.
(8)Belum ada SOP yang mengatur tentang Pengembalian DRM dari Assembling Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. SOP yang digunakan sebagai pedoman petugas dalam pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing yaitu :
1) SOP pengembalian DRM dari bangsal rawat inap
Isi dalam SOP yang digunakan sebagai pedoman tersebut
sudah sesuai dengan kenyataanya dan telah diketahui oleh
petugas rekam medis dari unit terkait, petugas rawat inap tidak
mengetahui batas waktu pengembalian DRM dari Unit Rawat
Inap ke Unit Rekam Medis karena tidak dicantumkan dalam
SOP. Menurut teori batas waktu pengembalian DRM dari Unit
Rawat Inap ke Unit Rekam Medis selambat-lambatnya adalah
2x24 jam setelah pasien pulang.
(9)Harus ada protap tentang pengembalian DRM dari assembling ke filing yang isinya lebih terperinci dan detail mengenai langkah-langkah pelaksanaan pengembalian DRM dari assembling ke filing.
Peneliti menyarankan ditetapkan protap pengembalian DRM dari assembling ke filing sebagaimana terlampir danmenyarankan agar Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang mensosialisasikan isi SOP kepada seluruh petugas rekam medis ataupun petugas bangsal dan perawat yang bersangkutan agar petugas mengerti akan fungsi dan tugas pokoknya masing-masing,dan membagikan melalui surat edaran agar isi SOP dilaksanakan oleh petugas dengan baik
c. Tugas Pokok dan Fungsi Assembling
Tugas pokok adalah tugas yang paling pokok dari sebuah jabatan atau organisasi. Tugas pokok memberi gambaran tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan atau organisasi tersebut. Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat atau pelaksanaanya.
Tugas pokok dan fungsi adalah sasaran utama atau pekerjaan yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai dan dilakukan.
(17)Berdasarkan hasil wawancara tentang tugas pokok dan
fungsi assembling kepada 3 orang petugas assembling
didapatkan hasil wawancara 100% responden mengetahui tugas
pokok dan fungsinya yaitu merakit, meneliti, mengendalikan dan mendistribusikan DRM.
Petugas assembling sudah mengetahui dan melakukan tugas pokok dan fungsinya akan tetapi, masih terdapat penumpukan DRM. Penyebabnya adalah DRM yang diterima dari Unit Rawat Inap selalu terlambat karena tidak ada kesepakatan waktu pengembalian atau tidak tercantum didalam kebijakan maupun SOP rumah sakit. Fungsi mengendalian DRM pasien pulang adalah fungsi dari bagian filing dan hal ini seharusnya dicantumkan dalam SOP, apabila sudah dicantumkan dalam SOP dan ditaati maka DRM akan dikembalikan ke assembling sehingga setelah fungsi assembling dijalankan maka DRM masuk ke koding indeksing tepat waktu.
Peneliti menyarankan seharusnya setiap bangsal rawat
inap diberikan surat edaran SOP pengembalian DRM dari Unit
Rawat Inap ke Unit rekam medis agar isi SOP dilaksanakan
dengan baik oleh petugas rawat inap. Dengan demikian jika
petugas rawat inap dapat memahami dan mengetahui SOP
dengan baik dan benar maka petugas assembling akan
mengerjakan tugasnya dengan baik dan tidak mengganggu serta
menghambat fungsi kerja assembling yang lainnya. Kinerja
petugas assembling juga akan menjadi lebih baik
d. Sarana Pelacakan DRM di Filing
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sarana juga sebagai alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan didalam publik, karena pabila dilakukan tidak tersedia akan mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana.
(7)Sarana yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang adalah:
1)
TracerTracer adalah kartu yang digunakan sebagai
petunjuk keluarnya DRM dari rak filing. Fungsi tracer yaitu sebagai petunjuk keberdaan DRM, menghitung tingkat penggunaan DRM pada periode waktu dan sebagai pengganti DRM yang keluar.
(2)Tracer sudah digunakan sesuai fungsinya, tetapi
bahan yang digunakan sangat tipis, sehingga tidak jarang ketika memasukan tracer pada rak filing terjadi sobekan pada tracer atau terselip pada DRM lainnya. Dengan demikian, tracer tidak bisa digunakan sesuai dengan fungsinya yaitu untuk mengganti DRM keluar / outguid.
(4). Jadi, jika tracer terselip atau hilang, maka fungsi tersebut tidak akan tercapai. Sejauh ini belum ada antisipasi yang dilakukan oleh petugas rumah sakit.
Peneliti menyarankan agar kertas tracer diganti
dengan kertas label atau stiker label. Jadi setelah tracer di
cetak dengan kertas label yang sudah ada nama, nomor rekam medis serta pelayanan yang dituju, kemudian kertas label ditempel pada papan plastik yang lebih besar ukurannya dari DRM untuk diselipkan di sela-sela dokumen.
2) Bon Pinjam
Bon pinjam (out slip) adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam. Oleh karena itu bon pinjam harus ditempatkan pada tempat arsip yang dikeluarkan atau dipinjam.
(21)Di bagian filing sudah menggunakan bon pinjam sesuai dengan teori dan fungsinya menempel atau diselipkan pada tracer hal ini dimaksudkan supaya bagian filing mudah melacak data peminjaman.
3) Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti serah terima DRM, untuk mengetahui unit mana yang meminjam DRM dan untuk mengetahui kapan DRM tersebut akan dikembalikan pada unit filing.
(21)Di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang,
buku ekspedisi sudah dalam bentuk komputerisasi dan
sudah digunakan sesuai dengan fungsinya. Sehingga lebih
mudah dilacak dengan adanya komputerisasi.
4) Kode Warna
Kode Warna adalah kode yang dimaksudkan untuk memberi warna tertentu pada sampul rekam medis untuk mencegah kelliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah simpan.
(3)Pemberian kode warna dapat dilakukan pada metode penomoran angka akhir dan metode penomoran angka tengah, dengan cara member warna 2 angka kelompok terakhir untuk TDF dan kelompok tengah untuk MDF.Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi tanda warna tertentu :
Tabel 4.8 Kode Warna DRM
Angka Warna
1 Hitam
2 Merah
3 Hijau
4 Biru
5 Ungu
6 Coklat
