BAB 3
DES KRIPS I UMUM PENGEMBANGAN APLIKAS I LEARNING MANAGEMENT SYSTEM PADA BIN US UNIVERS ITY
3.1. Sekilas BINUS University
BINUS University memiliki 3 kampus, antara lain:
a. Kampus Anggrek berlokasi di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530
b. Kampus Syahdan berlokasi di Jl. K.H. Syahdan 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480
c. Kampus Kijang berlokasi di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Palmerah Jakarta Barat 11480
BINUS University dipimpin oleh Rector of Binus University, Prof. Dr. Ir.
Harjanto Prabowo, MM. Universitas Bina Nusantara atau yang umum disebut BINUS University pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan komputer jangka pendek yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer Course. Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang.
Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya pertumbuhan, lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi Akademi Teknik Komputer (ATK) dengan jurusan M anajemen Informatika dan Teknologi
mendapat status Terdaftar dan berubah menjadi Akademi M anajemen Informatika dan Komputer (AM IK) Jakarta. Kemudian pada tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada tanggal 21 September 1985, AM IK Jakarta berganti nama menjadi AM IK Bina Nusantara.
Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emas ditoreh AM IK Bina Nusantara dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh Depdikbud melalui Kopertis Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 M aret 1986.
Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga andal dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah Tinggi M anajemen Informatika dan Komputer (STM IK) Bina Nusantara didirikan dengan Program Strata-1 (S1) jurusan M anajemen Informatika dan Teknik Informatika.
Bersamaan dengan itu juga dibuka jurusan Teknik Komputer (S1).
Pada tanggal 9 November 1987, AM IK Bina Nusantara dilebur ke dalam STM IK Bina Nusantara sehingga terbentuk sebuah lembaga yang menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1). STM IK Bina Nusantara berhasil memperoleh status "Disamakan" untuk semua jurusan dan jenjang pada tanggal 18 M aret 1992, dan pada tanggal 10 M ei 1993 mendapat kepercayaan untuk membuka Program M agister M anajemen Sistem Informasi, salah satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang tersebut.
Pada tanggal 8 A gustus 1996, Binus University berdiri dan secara sah diakui oleh pemerintah. STM IK Bina Nusantara kemudian melebur ke dalam Binus University pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga Binus University memiliki:
Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi & Bisnis, Fakultas Sains & Teknik,
Fakultas Bahasa & Budaya, Fakultas Psikologi, Fakultas Komunikasi & M ultimedia dan Program Binus Online Learning.
BINUS University memiliki unit-unit pendukung antara lain:
a. Academic Development
1. Instructional Development Center (IDC) 2. Lecturer Resource Center (LRC)
3. Character Building Development Center (CBDC) b. Operation & Resource Management
1. Student Registration And Service Center (SRSC) 2. Academic Operation Center (AOC)
3. Software Laboratory Center (SLC) 4. Library and Knowledge Center (LKC) c. Student Affairs and Community Development
1. Student Creativity Development Center (SCDC) 2. Student Advisory Center (SAC)
3. BINUS Career Center
4. Community Development Center 5. BINUS Square Program Development d. Collaboration and Institutional Development
1. BINUS Entrepreneurship Center (BEC) 2. BINUS Institutional Development Center 3. BINUS Collaboration Center (BCC) 4. BINUS International Office
f. Quality - Quality Management Center (QMC) g. Technology - Information Technology Directorate
Dari keseluruhan unit pendukung tersebut, ada dua unit yang berperan dalam pengembangan aplikasi LMS universitas, dua unit tersebut adalah IDC dan IT Directorate, peran kedua unit tersebut didasari oleh keterkaitan wewenang dan tanggung jawab masing-masing unit dengan pengembangan aplikasi LMS, wewenang dan tanggung jawab IDC dan IT Directorate akan dibahas lebih rinci pada bagian wewenang dan tanggung jawab.
3.2. Wewenang dan Tanggung jawab
3.2.1. Instructional Development Center (IDC)
IDC dipimpin oleh General Manager of IDC, Andreas S oegandi, S .Kom., MM. IDC merupakan unit pendukung dalam pengembangan kurikulum, materi pembelajaran, dan e-learning. IDC berkolaborasi dengan semua jurusan di BINUS University dalam mengembangkan kurikulum yang berbasis kompetensi dan sesuai dengan kondisi pasar, serta mempersiapkan materi pembelajaran yang mempermudah para dosen dan mahasiswa melaksanakan proses belajar-mengajar. Selain itu, IDC juga menjadi tulang punggung pengembangan Multi Channel Learning, yang merupakan penerapan e-learning di BINUS University, dengan mengembangkan modul- modul pembelajaran menggunakan teknologi multimedia interaktif, yang memungkinkan para Binusian dapat belajar kapan saja dan dari mana saja dengan cara yang menyenangkan.
3.2.2. Information Technology Directorate and Applied Technology Laboratories (ATL)
Salah satu kekuatan dari Binus University adalah aktifitas operasi akademis yang begitu kuat serta dukungan IT sebagai salah satu kunci kekuatan yang dimiliki oleh Bina Nusantara Group.
Pada bulan Agustus 2005, IT Directorate Bina Nusantara secara resmi dibentuk dalam bentuk departemen dan bertanggung jawab langsung kepada Bina Nusantara Group. IT Directorate bertanggung jawab untuk mendukung pengimplementasian IT pada seluruh bisnis unit yang ada pada Bina Nusantara Group. Saat ini, IT Directorate terletak pada Kampus Syahdan,gedung H lantai 2. IT Directorate dipimpin oleh General Manger of IT, Eddy S antosa Jaya, S .Kom., MM. IT Directorate memiliki lima fungsi utama yaitu :
a. IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Yosef Bernardus Wirian, S .Kom., S .Si. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup Binus University, Binus Business School, Binus Consulting & Training, BIS Simprug, BIS Serpong, Binus Center, Binus Square, Finance Directorate, M arketing Directorate, Strategic Planning &
Corporate Development Directorate, Widia Center of Excellence for Teaching and Learning, Talent M anagement Directorate, General Affair &
Legal Directorate dan Information Technology Directorate.
b. University IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Karto Iskandar, S .Kom., MM dan Specialist: Wihendro, S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup area Binus University, Binus Business dan Binus Online Learning.
c. S chool IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Lawrence Wibisono, M.S /M.S c.
Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup area Binus School Simprug, Binus School Serpong and perpustakaan pada Binus Group.
d. Technology Development
Departemen ini dikepalai oleh: Gintoro, S .Kom., MM.
Departemen ini bertanggung jawab untuk research teknologi-teknologi baru untuk diimplementasikan pada Bina Nusantara Group. Selain bertanggung jawab research teknologi baru, Techonolgy development department bertanggung jawab untuk me-manage human resources (Associate Member) serta sebagai mediator komunikasi antara IT Directorate dengan user.
e. IT Operation
Departemen ini dikepalai oleh: Johan Muliadi Kerta, S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung jawab untuk mendukung pengoperasian IT pada Bina Nusantara Group serta komunitas disekitarnya. IT Operation memiliki dua peran penting yaitu : Network and Communication, yang bertanggung jawab untuk infrastruktur jaringan untuk Binus Group. Data Center, bertanggung jawab untuk pengoperasian data untuk Binus Group.
Selain memiliki lima fungsi diatas, IT Directorate membangun lab yang disebut dengan Applied Technology Laboratory (ATL), yang bertujuan untuk membangun Binusian yang siap terap pada dunia kerja.
Lab dilengkapi dengan fasilitas computer dan IT service provides yang dapat digunakan oleh para mahasiswa yang menjadi Associate Member melalui proses seleksi. ATL juga memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mempelajari teknologi terbaru melalui pengimplementasian proyek yang sedang dikerjakan oleh IT dan ikut terlibat dalam pengembangan proyek tersebut.
3.3. S truktur Organisasi Universitas
Gambar 3.1 S truktur Organisasi BINUS University
3.4. Peranan Kelompok Internship
Dalam mengerjakan proyek untuk pengembangan aplikasi LMS BINUS University, Berikut rincian kegiatan kerja secara umum :
1. M elakukan pertemuan, komunikasi langsung, dan rapat dengan IDC dan IT Directorate, untuk mencari informasi kebutuhan sistem dan informasi mengenai LMS yang berjalan pada Universitas Bina Nusantara.
2. M erancang aplikasi LMS dan mengajukan rancangan tersebut untuk di verifikasi oleh IDC dan IT Directorate melalui pertemuan, komunikasi langsung atau rapat.
3. M embuat, menguji coba dan mengimplementasi aplikasi LMS
4. M emperbaiki kerusakan (error) aplikasi LMS baik error yang berasal dari hasil uji coba maupun yang berasal dari umpan balik (feedback) pengguna.
5. M erancang database LMS dan mengajukan rancangan tersebut untuk di verifikasi oleh IDC dan IT Directorate melalui pertemuan, komunikasi langsung dan rapat.
6. M embuat dan mengimplementasi database LMS
7. M erevisi database LMS, dimana revisi tersebut berasal dari hasil uji coba, pertemuan, komunikasi dan rapat dengan IDC dan IT Directorate.
8. M erancang migrasi data untuk memindahkan data dari database LMS lama ke database LMS baru dan mengajukan rancangan untuk di verifikasi oleh IDC dan IT Directorate melalui pertemuan, komunikasi langsung atau rapat.
9. M embuat, menguji coba dan mengimplementasi migrasi data dari database LMS lama ke database LMS baru.
10. M erevisi migrasi data, dimana revisi tersebut berasal dari hasil uji coba, pertemuan, komunikasi dan rapat dengan IDC dan IT Directorate.
11. M embuat rancangan basis data dan view model aplikasi Content LMS yang mendukung prosedur pembuatan, revisi dan pengesahan Course Outline.
3.5. Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan
LMS mengakomodasi penyebaran informasi mata kuliah berlandaskan SAP/MP untuk mendukung kegiatan perkuliahan. LMS secara garis besar terbagi menjadi proses penyusunan mata kuliah dan distribusi informasi mata kuliah.
LMS diawali dengan proses penyusunan mata kuliah. M ata kuliah direkam dan disimpan dalam database LMS, setiap mata kuliah memiliki materi pembelajaran dimana M ateri Pembelajaran tersebut tersimpan dalam database LMS dapat berupa teks maupun komponen multimedia, M ateri Pembelajaran tersebut terdiri dari :
a. Satuan Acara Perkuliahan (SAP) 1. Level Taksonomi.
2. Komposisi Penilaian.
3. Analisa Instruksional (AI).
4. Silabus.
5. Pustaka.
6. Online Reading.
7. Ketrampilan Profesi.
8. Evaluasi.
b. Modul Plan (MP)
1. Deskripsi mata kuliah.
2. Tujuan Instruksional Umum (TIU).
3. Aktivitas setiap pertemuan.
c. Course Outline (CO) 1. Peta Konsep.
2. M ateri Pokok.
3. M ateri Pendukung.
4. Soal.
d. M ateri lain
Proses penyusunan materi kuliah (M anajemen M ateri Pembelajaran) M eliputi :
a. Penugasan SME
1. Pembuatan dan penyerahan daftar status pembuatan dan revisi mata kuliah.
2. Pembuatan dan penyerahan daftar SME.
3. Pembuatan dan penyerahan memo ketidaksesuaian.
4. Pembuatan dan pendistribusian surat tugas dan kelengkapan.
5. Persetujuan SME.
b. Pembuatan SAP dan MP
1. Pembuatan dan penyerahan SAP dan MP.
2. Review dan perbaikan SAP dan MP.
3. Pengesahan SAP dan MP.
4. Pembuatan dan pendistribusian laporan status MCL.
c. Pembuatan CO (Digital Resources) 1. Pembuatan dan penyerahan CO.
2. Pembuatan multimedia untuk digunakan dalam CO.
3. Upload CO dan M ultimedia.
4. Review dan perbaikan CO.
5. Pengesahan CO.
LMS dioperasikan dalam aplikasi dengan sarana internet (media online) yakni website Binusmaya versi 2. LMS dapat diakses melalui situs BinusM aya (http://binusmaya.binus.ac.id). LMS menjadi satu kesatuan dengan fungsi-fungsi lainnya di dalam aplikasi Binusmaya versi 2.
Dalam pengoperasian LMS melalui aplikasi Binusmaya versi 2, server dipersiapkan untuk menjalankan proses pembelajaran selama 1 periode perkuliahan yang terdiri dari semester ganjil, semester genap, dan semester pendek. Sebelum terjadi pergantian semester, materi pembelajaran untuk periode semester berikutnya dipersiapkan pada database yang berbeda. Kemudian saat peralihan ke semester berikutnya, semua data transaksi di backup, lalu data pada database operasionalnya dihapus. Setelah itu, aplikasi binusmaya versi 2 akan mengganti database ke database dengan materi perkuliahan yang baru.
Adapun distribusi materi pembelajaran terbagi menjadi 2 bagian, yaitu distribusi materi kuliah dan distribusi forum kuliah. Binusmaya versi 2 menyajikan materi pembelajaran tersebut secara digital dengan cara menggunakan database LMS untuk memperoleh informasi materi pembelajaran. Proses distribusi materi kuliah yang termasuk didalamnya meliputi:
a. M elihat informasi bagan mata kuliah
Proses ini mencakup kegiatan : Permintaan bagan kuliah.
b. Distribusi materi utama
Proses ini mencakup kegiatan-kegiatan:
1. Download materi utama.
2. Upload jawaban tugas pada materi utama.
3. M engatur batas waktu pengumpulan tugas.
4. Pengecekan jawaban tugas.
5. Download jawaban tugas.
c. Distribusi materi tambahan
Proses ini mencakup kegiatan-kegiatan:
1. Upload materi tambahan.
2. Download materi tambahan.
3. Upload jawaban tugas pada materi tambahan.
4. M engatur batas waktu pengumpulan tugas tambahan.
5. Pengecekan jawaban tugas tambahan.
6. Download jawaban tugas tambahan.
Sedangkan pada distribusi forum diskusi meliputi : a. Proses pembuatan thread forum
b. M embalas thread forum
Proses ini mencakup kegiatan-kegiatan:
1. M embalas thread 2. M engubah thread c. M engatur thread
Proses ini mencakup kegiatan-kegiatan:
1. M engunci thread agar tidak bisa diedit dan dibalas 2. M elepas kunci thread
d. M elihat isi thread.
Untuk lebih jelasnya, proses LMS beserta kegiatannya secara umum digambarkan dalam DFD pada gambar 3.2 sampai dengan gambar 3.9.
3.5.1. Data Flow Diagram (Sistem yang Sedang Berjalan)
a. Diagram Konteks – Learning Management System (S istem yang Sedang Berjalan)
Gambar 3.2 Diagram Konteks – Learning Management System (S istem yang Sedang Berjalan)
b. Data Flow Diagram Rinci Nol – Learning Management System (S istem yang S edang Berjalan)
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Rinci Nol – Learning Management System (S istem yang S edang Berjalan)
c. DFD Rinci Satu (Sistem yang Sedang Berjalan)
1. DFD Rinci Satu – Proses 1. Learning Material Management (Sistem yang Sedang Berjalan)
Gambar 3.4 DFD Rinci S atu – Proses 1. Learning Material Management (S istem yang S edang Berjalan)
2. DFD Rinci S atu – Proses 2. Learning Material Distribution (Sistem yang S edang Berjalan)
Gambar 3.5 DFD Rinci S atu – Proses 2. Learning Material Distribution (Sistem yang S edang Berjalan)
d. DFD Rinci Dua (Sistem yang Sedang Berjalan)
1. DFD Rinci Dua – Proses 2.1. Course Material Distribution (Sistem yang S edang Berjalan)
Main Material Distribution Request Main Material
Upload Assignment Answer
Assignment Answer Request Course Outline
Set Assignment Deadline Download Assignment Answer
Check Assignment Main Material
Main Mater ial
Request Main Material
Main Material Details of Main Material
Additional Material Distribution Upload Assignment Answer - Additional Material
Request Additional Material
Additional Material Additional Material
Set Assignment Deadline - Additional Material New Additional Mater ial Donwload Assignment Answer - Additional Material
Check Assignment - Additional Material
Assignment Answer - Additional Material
Request Additional Material
Additional Material
View Course Outline Cour se Outline
Course Outline Details of Course Outline
Request Course Outline Course Outline
Dosen Mahasiswa
Details of Additional Mater ial
2.1.1*
2.1.2
2.1.3
Gambar 3.6 DFD Rinci Dua – Proses 2.1. Course Material Distribution (Sistem yang Sedang Berjalan)
2. DFD Rinci Dua – Proses 2.2. Course Forum Distribution (Sistem yang S edang Berjalan)
Gambar 3.7 DFD Rinci Dua – Proses 2.2. Course Forum Distribution (S istem yang Sedang Berjalan)
e. DFD Rinci Tiga (Sistem yang Sedang Berjalan)
1. DFD Rinci Tiga – Proses 2.1.2. Main Material Distribution (Sistem yang S edang Berjalan)
Gambar 3.8 DFD Rinci Tiga – Proses 2.1.2. Main Material Distribution (Sistem yang S edang Berjalan)
2. DFD Rinci Tiga – Proses 2.1.3. Additional Material Distribution (Sistem yang Sedang Berjalan)
Gambar 3.9 DFD Rinci Tiga – Proses 2.1.3. Additional Material Distribution (Sistem yang S edang Berjalan)
Pada LMS diatas, untuk gambaran lebih rinci mengenai Proses M anajemen M ateri Pembelajaran (Learning Material Management) dapat dilihat pada dokumen sah milik BINUS University yaitu pada Lampiran – Prosedur Penyusunan Materi Kuliah Jejang D3, D4, dan S 1 (5 Mei 2008).
3.6. Analisis Permalasahan
Berdasarkan prosedur LMS yang sudah berjalan saat ini, terdapat beberapa permasalahan yang dapat dikelompokkan.
Pertama, berdasarkan hasil keputusan IDC, WiTel dan Wakil Rektor 1 dalam rapat pembahasan untuk penyusunan materi perkuliahan, materi sebelumnya yang berlandaskan SAP/MP sudah dianggap tidak memenuhi kualitas standar internasional. Sehingga unit-unit terkait dalam pembuatan materi antara IDC, WiTel, Wakil Rektor 1, dan Dekan memutuskan untuk menggunakan konsep baru yaitu Course Outline.
Kedua, dikarenakan tidak dipersiapkan suatu sistem aplikasi untuk melihat data materi perkuliahan dari periode sebelumnya. M aka prosedur yang saat ini dilakukan adalah dengan melakukan restore database dari hasil backup database periode sebelumnya. Kemudian hasil backup tersebut dialokasikan ke dalam aplikasi tersendiri untuk selanjutnya digunakan untuk mengambil materi kuliah yang ingin di ambil. Pada prosedur ini tidak efisien dan kemudian ada permintaan dari dosen-dosen untuk mendapatkan materi histori tanpa harus menghubungi IDC sebagai pemilik konten atau IT Directorate sebagai pembuat aplikasi secara
Aplikasi LMS dapat diakses pada aplikasi binusmaya 2 melalui situs online binusmaya.binus.ac.id. Pada aplikasi ini LMS masih bergabung dengan fungsional lainnya. Sehingga apabila terjadi perubahan pada fungsi lain dan terjadi kesalahan, maka perubahan tersebut beresiko menggangu aplikasi LMS, sehingga dapat menyebabkan aplikasi LMS bermasalah. Begitu juga sebaliknya, apabila pada aplikasi LMS terjadi perubahan dan terjadi masalah, maka fungsi lainnya juga beresiko mengalami permasalahan.
Selanjutnya di dalam aplikasi LMS terdapat fasilitas penambahan materi pembelajaran oleh dosen. Berdasarkan permintaan dan keputusan dari Jurusan, bahwa diperlukan suatu fasilitas yaitu, proses pengadaan materi tambahan mata kuliah dari dosen lain untuk dapat diambil dan di-sharing, sehingga antar dosen dapat saling berbagi materi kuliah.
Keputusan selanjutnya adalah dibutuhkan suatu diskusi dengan kriteria tertentu yaitu diskusi yang hanya dapat dilakukan oleh antar dosen dalam satu mata kuliah, diskusi mahasiswa dan dosen dalam satu mata kuliah, diskusi mahasiswa dengan dosen di kelas parallel, diskusi mahasiswa dengan dosen dalam wujud team.
Dalam pembahasan pengembangan LMS, unit dari SLC juga membutuhkan suatu diskusi yang dapat dilakukan oleh antar mahasiswa dan asisten dalam kelas praktikum serta antara asisten dan dosen dalam satu mata kuliah.
Sedangkan pada proses penyusunan materi kuliah berlangsung secara semi- konvensional. Proses yang dimulai dari penunjukan dosen pembuat materi, persetujuan dekan, dan pembuatan materi masih dilakukan secara manual dan di entri oleh karyawan IDC di dalam aplikasi. Proses ini diharapkan dapat berjalan secara terkomputerisasi, sehingga semua proses tersebut dapat berjalan secara
online. Untuk mendukung sistem penyusunan materi kuliah ini, dibutuhkan suatu rancangan basis data dan rancangan layar yang mendukung sistem tersebut.
Untuk lebih jelas mengenai analisis permasalahan secara umum, dapat dilihat pada gambar 3.10.
Gambar 3.10 Rich Picture – Analisis Permasalahan Pengembangan Aplikasi LMS
3.7. Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan analisis permasalahan diatas maka dapat ditemukan permasalahan pada sistem yang berjalan, antara lain:
1. Aplikasi LMS tidak dapat mendukung sepenuhnya Course Outline.
2. Aplikasi LMS tidak mendukung penyimpanan data terdahulu.
3. Dari segi M anajemen Proyek, Aplikasi LMS masih dalam satu kesatuan M odul Proyek Binusmaya dengan aplikasi lain, hal ini menyebabkan sulitnya menjaga (maintenance) untuk perubahan pada tiap-tiap aplikasi Binusmaya.
4. Aplikasi LMS tidak mendukung fasilitas berbagi materi pembelajaran (shared material) yang diberikan dosen lain.
5. Aplikasi LMS tidak mendukung diskusi forum dengan kriteria-kriteria yang dibutuhkan.
6. Belum ada rancangan basis data dan rancangan layar untuk pengembangan aplikasi yang mendukung sistem penyusunan materi kuliah secara terkomputerisasi.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka dibutuhkan:
1. Aplikasi LMS yang mendukung penyediaan distribusi informasi Course Outline.
2. Rancangan basis data yang dapat mengakomodasi penyimpanan data terdahulu.
3. Aplikasi LMS yang independen terhadap fungsionalitas lainnya.
4. Aplikasi LMS yang mendukung penyediaan fasilitas berbagi materi pembelajaran (shared material) yang diberikan dosen lain.
5. Aplikasi LMS yang mendukung penyediaan diskusi forum dengan kriteria- kriteria yang dibutuhkan.
6. Rancangan basis-data dan rancangan layar untuk pengembangan aplikasi yang mendukung sistem penyusunan materi kuliah secara terkomputerisasi.
