STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN PT. TRITAMA NUSANTARA
A. PENGERTIAN
Tritama Nusantara merupakan suatu kesatuan yang menyeluruh yang terdiri dari bag ian-bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi. Oleh karena itu diperlukan suatu standar operasional prosedur (SOP). SOP diarahkan untuk mencapai tujuan Tr itama Nusantara, yang secara umum berusaha untuk memberikan pelayanan yang memua skan kepada pelanggan. Kekurang berhasilan suatu perusahaan, dapat tercermin dar i kurang diinginkannya perusahaan tersebut atau reputasi yang kurang baik dalam pemberian perawatan maupun pada pelayanan yang lain, termasuk pelayanan administ rasi keuangan.
Sebagai indikator keberhasilan dari kegiatan perusahaan dapat diciptakan suatu t olok ukur keberhasilan dan tingkat kemajuan perusahaan yaitu dengan menciptakan standar operasional prosedur. Maka untuk ketertiban penyelenggaraan manajemen ke uangan perlu dibuat suatu Standar Operasional Prosedur Keuangan.
B. TUJUAN
Tujuan dibuatnya Standar Prosedur Operasional Keuangan sebagai berikut:
Memberikan standar pedoman penyelenggaraan administrasi keuangan pada pelaks ana-pelaksana di lapangan.
Memudahkan dalam mendeteksi jika terjadi kesalahan atau pelanggaran prosedur .
Dapat memberikan motivasi kerja agar lebih semangat. Sebagai indikator keberhasilan perusahaan
C. SUMBER DAYA MANUSIA KEUANGAN Bagian Keuangan terdiri dari :
Akuntansi : bertanggung jawab menjaga kas bank dan kas kecil, menerbitkan in voice, melakukan penagihan ke pelanggan serta membuat laporan keuangan.
Kasir : bertugas mencatat laporan kas kecil, merekap penerimaan dan pengelua ran kas kecil.
Pajak : bertanggung jawab pada laporan keuangan pajak baik bulanan maupun ta hunan.
Personalia : bertanggung jawab mengurusi segala kepegawaian Tritama Nusantar a
D. KEBIJAKAN UMUM KEUANGAN
Adapun kebijakan umum bidang keuangan PT. Tritama Nusantara adalah:
Semua penerimaan pembayaran harus menggunakan kwitansi bernomor sebagai bukti pembayaran.
Semua pengeluaran perusahaan melalui Bank / Giro, kecuali bagi kebutuhan rutin yang telah disetujui melalui kas kecil.
Pembayaran dari pelanggan dilakukan dengan cara penagihan baik via telep on, email maupun langsung datang ke tempat costumer.
Penagihan ke pelanggan harus menggunakan invoice resmi Tritama Nusantara baik untuk kantor pusat (Semarang) maupun kantor perwakilan (Surabaya dan Yogya karta)
Pembayaran dari pelanggan perusahaan dilakukan dengan cara penagihan ata r perusahaan dengan melalui mekanisme penagihan sesuai dengan Perjanjian Kerjasa ma yang disepakati.
Pembayaran dari pelanggan perorangan dilakukan segera setelah selesai pe layanan maupun diawal pelayanan dengan melalui mekanisme penagihan sesuai dengan Perjanjian Kerjasama yang disepakati.
Pebayaran kepada pemasok (supplier) secara jatuh tempo.
Pembayaran gaji komisaris, direktur dan karyawan dilakukan tiap tanggal 1 bulan berikutnya.
Pembayaran uang lembur, perjalanan dinas, klaim kesehatan dan fee antar, ambil dan cuci mobil bersamaan pembayaran gaji.
10. Pembuatan laporan kegiatan yang ditujukan Direktur sebagai berikut : Laporan Neraca
Laporan Laba Rugi Laporan Arus Kas
Laporan Piutang Sewa dan Hutang Sewa
E. PENERIMAAN PENDAPATAN
Penerimaan Pendapatan adalah merupakan penerimaan pembayaran atas jasa sewa mobi l maupun penerimaan diluar kegiatan pokok perusahaan yang dilakukan oleh petugas kasir Tritama Nusantara.
Sumber-sumber penerimaan pendapatan terdiri dari : Penerimaan pendapatan dari sewa kontrak
Penerimaan pendapatan dari sewa harian Penerimaan uang muka sewa
Penerimaan piutang sewa Jasa giro
Sedangkan prosedurnya secara lengkap dapat dilihat pada prosedur : Penerimaan pendapatan dari sewa kontrak
Penerimaan pendapatan dari sewa harian Penerimaan piutang sewa
F. Cara Pengendalian Penerimaan Pendapatan Dan Pengujian kelengkapan Penerimaan. Adanya penetapan tanggung jawab secara fisik penerimaan uang.
Semua penerimaan harus disetorkan ke bank atau disimpan di brankas sebagai c adangan kas kecil.
Adanya pemisahan fungsi antara petugas yang mengurusi uang secara fisik deng an petugas yang melakukan pencatatan / pembukuan.
Penyelenggaraan pencatatan memudahkan untuk dilakukan pemeriksaan.
Penggunaan kwitansi atau tanda terima sementara untuk penerimaan uang muka, dan jika sudah lunas semua akan segera diganti dengan kwitansi asli.
G. Prosedur dalam Bidang Keuangan
G.1. Prosedur Penerimaan Pendapatan dari Sewa Kontrak
Bagian keuangan (Akuntansi) menerima form order dari bagian mark eting dan copy surat kontrak dari bagian operasional untuk dijadikan acuan penag ihan ke pelanggan.
Bagian keuangan (Akuntansi) mencetak kuitansi, invoice dan faktu r pajak (bagi yang dikenakan PPN) untuk dikirim ke pelanggan.
Invoice dan kuitansi terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserahkan ke pelanggan, sedangkan lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan (Aku ntansi).
Faktur pajak terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserah kan ke pelanggan, sedangkan lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan (Pajak). Untuk memperjelas bagian keuangan juga mengirim invoice ke pelan ggan melalui email (bagi pelanggan yang mempunyai email).
Kuitansi diserahkan ke pelanggan jika pembayaran sudah dilakukan .
Jika kuitansi sudah langsung diserahkan sekalian dengan invoice dan faktur pajak, maka dari bagian keuangan mengeluarkan tanda terima atas penye rahan kwitansi dan kelengkapan tersebut, dan jika pelanggan sudah melakukan pemb ayaran maka tanda terima yang asli akan diserahkan ke pelanggan.
Seminggu dari pengiriman invoice bagian keuangan mengkonfirmasi ke pelanggan mengenai tagihan tindak lanjut invoice tersebut.
Pembayaran atas sewa tersebut dapat melalui rekening maupun tuna i. Pembayaran dengan cek atau BG dianggap sah jika sudah dicairkan Tritama Nusan tara.
Semua penerimaan yang melalui tunai masuk ke bagian keuangan (ka sir).
G.2. Prosedur Penerimaan Pendapatan dari Sewa Harian
Prosedur penerimaan pendapatan dari pelanggan perusahaan adalah sebagai berikut: Bagian keuangan menerima form order dari bagian marketing untuk dija dikan acuan penagihan ke pelanggan.
Untuk sewa harian yang biasanya langsung di bayar pelanggan langsung sesaat pelayan selesai, bagian marketing langsung menyerahkan pembayarn tersebu t langsung pada kasir, dalam hal ini bagian keuangan hanya menerbitkan tanda ter ima, karena order belum di proses ke dalam sistem. Dan di dalam form order diber i keterangan lunas oleh Bagian Marketing.
Untuk sewa harian yang tidak langsung dibayar costumer sesaat setela h pelayanan selesain disini Bagian keuangan mencetak kwitansi dan invoice berdas arkan form order yang diterima dari marketing untuk dikirim ke pelanggan, karena untuk sewa harian sebagian besar tidak dikenakan PPN maka keuangan tidak menerb itkan faktur pajak.
Invoice terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserahkan ke pe langgan, sedangkan lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan.
Kuitansi diserahkan ke pelanggan jika pembayaran sudah dilakukan. Seminggu dari pengiriman invoice bagian keuangan mengkonfirmasi ke p elanggan mengenai tagihan tindak lanjut invoice tersebut.
Pembayaran atas sewa tersebut dapat melalui rekening maupun tunai. P embayaran dengan cek atau BG dianggap sah jika sudah dicairkan Tritama Nusantara .
G.3. Prosedur Penerimaan Piutang Sewa Prosedur penerimaan piutang sewa meliputi :
Invoice yang sudah dikirimkan bagian keuangan jika sudah lebih dari 1 bulan dari tanggal pengiriman maka menjadi piutang sewa.
Bagian keuangan akan mengeluarkan surat tertanda direktur ke pelangg an tersebut untuk segera melakukan pembayaran.
Selain mengeluarkan surat resmi, bagian keuangan juga tetap aktif me nelepon dan mendatangi pelanggan tersebut dengan dibantu bagian operasional. Jika lebih dari 3 bulan tagihan belum terbayar, maka akan dikenakan penalty atau benda sewa atas keterlambatan tersebut.
G.4. Prosedur Pengeluaran Biaya / Kas Prosedur pengeluaran kas/bank meliputi : Pengeluaran kas / bank intern
Pengeluaran kas/bank intern adalah pengeluaran pengeluaran untuk lingkungan inte rn perusahaan sendiri misalnya ; Gaji, Honor, Lembur, Transport, Perjalanan dina s dan lain-lainnya.
2. Pengeluaran kas/bank ekstern
Pengeluaran kas/bank ekstern adalah pembayaran pembayaran tunai maupun pembayara n cek / BG kepada supplier atau pihak luar.
Untuk membiayai pengeluaran digunakan sistem kas kecil yang digunakan untuk memb iayai pengeluaran yang jumlahnya dibawah Rp. 250.000,00 ( Duaratus limapuluh rib u rupiah ). Dan diatas Rp. 250.000,00 sampai dengan Rp. 1.000.000,00 ( satu juta rupiah ) harus menyelenggarakan pengajuan tunai.
Sedangkan untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya besar atau jumlahnya diatas Rp. 1.000.000,00 ( satu juta ) harus digunakan cek/BG tidak dibayar tunai ( de ngan kas ).
Pada prinsipnya semua pengeluaran uang dari perusahaan harus pengajuan ke bagian keuangan dan mendapatkan otorisasi dari Direktur.
G.5. PROSEDUR PEMOTONGAN Dan PENYETORAN PPh Ps 21
Sebagai Pemotong pajak pph psl 21 Tritama Nusantara pada setiap bulan memotong p enghasilan karyawan yang sudah melebihi PTKP, dan akan menyetorkan pajak PPh 21 kepada bank yang ditunjuk. Pekerjaan sejak pemotongan sampai dengan penyetoran didukung dengan pembuatan Bukti Potong PPh Ps. 21.
Prosedur Pemotongan Dan Penyetoran PPh ps 21
Menerima setoran PPh 21 komisaris, direktur dan karyawan yang langsu ng dipotongkan dari gaji.
Mencatat besar penghasilan dan PPh Psl 21 ke dalam buku rekapan paja k.
Mengisi formulir PPh Psl 21 tahun berjalan dengan dilampiri bukti se toran PPh Psl 21 perbulan
Menyetor PPh Psl 21 yang diterima via Bank sebelum tanggal yang tela h ditetapkan oleh Direktorat Jendral Pajak
Melaporkan PPh Psl 21 yang telah dipotong ke Kantor Pajak sebelum ta nggal 20 bulan yang bersangkutan.
G.6. PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG SUPPLIER
Prosedur pembayaran hutang kepada supplier untuk pembelian sewa baik yang kontra k maupun harian sebagai berikut :
Pembayaran ke supplier dengan cara jatuh tempo yaitu dengan memberik an tanda terima terlebih dahulu setelah menerima invoice dari supplier, karena h arus dikroscek antara bagian keuangan dengan bagian operasional.
Pembayaran ke supplier dengan nominal dibawah Rp.1.000.000,- jatuh t empo 1 minggu.
Pembayaran ke supplier dengan nominal diatas Rp.1.000.000,- sd Rp.2. 000.000,- jatuh tempo 2 minggu.
Pembayaran ke supplier dengan nominal diatas Rp.2.000.000,- jatuh te mpo 1 bulan.
Pembayaran ke supplier dalam rangka ada event jatuh tempo 1 bulan sd 2 bulan.
Bagi supplier baru ketentuan diatas bisa dilaksanakan setelah ada so sialisasi dan setelah lebih dari 1 kali kerjasama dengan supplier tersebut. Pembayaran hutang supplier melalui rekening maupun tunai.
G.7. PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL
Untuk pengajuan kas kecil baik kantor Semarang, Yogyakarta dan Surabaya melalui prosedur :
Kasir (TRC Semarang), koordinator TRC Yogyakarta dan koordinator TRC Surabaya mengajukan permintaan kas kecil secara tertulis baik langsung maupun m elalui email ke bagian keuangan (akuntansi).
Bagian keuangan akan memverivikasi pengajuan tersebut, setelah diver ivikasi maka bagian keuangan akan meneruskan ke direktur untuk dimintakan perset ujuan.
Pengisian kas kecil sesuai dengan kebutuhan, jika kas kecil masih me ncukupi maka tidak perlu melakukan pengajuan cek ke direktur.
Baik kantor perwakilan Yogyakarta maupun Surabaya maksimal kas kecil yang boleh dipegang adalah Rp.7.500.000,-. Jika melebihi batas tersebut maka ke lebihan dari kas tersebut harus disetorkan ke kantor Semarang.
Untuk kantor Yogyakarta dan Surabaya dalam hal penerimaan sewa dan p embayaran hutang sewa dibawah Rp.1.000.000,- bisa langsung dilaksanakan dikantor masing-masing. Tetapi jika ada penerimaan sewa dan pembayaran supplier diatas R p.1.000.000,- maka langsung ke kantor pusat Semarang
